事業(yè)部文件編碼管理規(guī)則

1、文件名稱文件編碼管理規(guī)則文件版本a頁(yè) 次第 頁(yè)，共 頁(yè)定制部門外聯(lián)部發(fā)行日期2014.10.22文件編碼dc-wl-gl-001大創(chuàng)事業(yè)部文件編碼管理規(guī)則一、目的為有效管理大創(chuàng)事業(yè)部?jī)?nèi)外部各種文件及記錄表單等文件，使得各文件編號(hào)具有唯一性、統(tǒng)一性、識(shí)別性、可控性，達(dá)到信息資料可追溯性、可延伸性的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本規(guī)則。二、適用范圍本規(guī)則適用于大創(chuàng)事業(yè)部及下屬于各部門對(duì)內(nèi)以外所有文件及表單記錄文件的管理。三、文件編號(hào)要求3.1事業(yè)部文件分為管理類和項(xiàng)目類。3.2管理類包括事業(yè)部相關(guān)規(guī)章制度、行政指令、公示通告、請(qǐng)示匯報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等適用于全事業(yè)部的相關(guān)文件（不涉及具體項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的具體文件）；3

2、.3項(xiàng)目類僅適用于單個(gè)具體項(xiàng)目工程實(shí)施過(guò)程中所產(chǎn)生的所有文件。3.4所有文件，包括上報(bào)、平送、下發(fā)、對(duì)外往來(lái)文件均需編號(hào)存檔。四、管理類文件編號(hào)格式4. 1管理類文件編寫(xiě)格式 格式為：文件所屬部門+文件類型+序列號(hào)如： dc cw tg0001 指：為四位數(shù)的序列號(hào)，從0001起 指：該部門發(fā)出的相關(guān)通告 指：事項(xiàng)涉及的該管部門 指：指大創(chuàng)事業(yè)部代碼4. 2 文件所屬部門編碼部 門代碼部 門代碼部 門代碼大創(chuàng)本部dc設(shè)計(jì)部sj造價(jià)部zj外聯(lián)部wl監(jiān)理部jl工程部gc合約部hy采購(gòu)部cg后勤部hq 財(cái)務(wù)部cw4. 3 文件類型編碼序號(hào)文件類型代碼序號(hào)文件類型代碼1管理制度zd11聯(lián)系lx2管理規(guī)

3、定gd12報(bào)審bs3管理辦法bf13措施cs4通知tz14會(huì)議紀(jì)要jy5通報(bào)tb15報(bào)表bb6告示gs16函件hj7請(qǐng)示qs17復(fù)函fh8匯報(bào)hb189決定jd1910計(jì)劃jh20（上述文件類型及代碼若有增加時(shí)，由各部門填寫(xiě)后上報(bào)事業(yè)部核準(zhǔn)后實(shí)施，并在實(shí)施過(guò)程中逐步完善）五、項(xiàng)目類文件編號(hào)格式5.1項(xiàng)目類文件編碼格式格式為：項(xiàng)目代碼+部門代碼+文件類型+序列號(hào)如： 粵s001htht0001 指：為四位數(shù)的序列號(hào),從0001起 指：文件類型 指：部門代碼指：項(xiàng)目代碼5.2 文件類型編碼序號(hào)文件類型代碼序號(hào)文件類型代碼1112123134145156167178189191020（上述文件類型及

4、代碼由各部門填寫(xiě)后上報(bào)事業(yè)部核準(zhǔn)后實(shí)施，并在實(shí)施過(guò)程中逐步完善）5.3項(xiàng)目代碼編碼格式說(shuō)明a、事業(yè)部適用主項(xiàng)目代碼為dc000000（六位阿拉伯?dāng)?shù)字），僅適用于事業(yè)部本部與嘉龍公司往來(lái)的相關(guān)文件，編碼跨年不歸零。b、各單項(xiàng)項(xiàng)目代碼的編碼格式為：車牌號(hào)城市代碼加三位數(shù)序列號(hào)（如“粵s001”表示在東莞市區(qū)域內(nèi)的第一個(gè)項(xiàng)目），本編碼由事業(yè)部本部統(tǒng)一編制并下發(fā)，所有與該項(xiàng)目相關(guān)的文件均須列入本編碼項(xiàng)下。六、使用規(guī)定 1、受控文件包括編號(hào)文件、紙介文件以及電子文件。2、各部門在文件編寫(xiě)、整理、合同簽訂、歸檔等過(guò)程中，均須以此規(guī)定進(jìn)行編號(hào)管理。3、各部門進(jìn)行合同蓋章時(shí)，在申請(qǐng)單上注明合同號(hào)，交由合同部管理；其他文件編制、歸檔等由資料部建立臺(tái)帳管理，統(tǒng)一歸檔整理和管理。4、各文件的序列號(hào)均為四位數(shù)，從0001開(kāi)始，依次進(jìn)行，項(xiàng)目跨