如何成為會議高手

1、如何成為會議高手 會議高手會議高手 深度會談之藝術(shù)深度會談之藝術(shù) 如何成為會議高手 目 錄 C .前言 C .成功的會議 C .會議管理 C .與會規(guī)則 C .主席的職責(zé)與注意事項 C .如何開場、結(jié)論、使別人 願意發(fā)言及發(fā)問的技巧 如何成為會議高手 C .傾聽與記錄的技巧 C .主席的工作促動 C .會議中的問題 C .如何發(fā)言 C .報告的種類 目 錄 如何成為會議高手 C .論證的誤導(dǎo) C .感覺與事實 C .抱怨的種類及如何抱怨 C .主持會議的原則 C. 慶祝與檢討 目 錄 如何成為會議高手 會議是學(xué)習(xí)型組織的修煉場 深度會談的藝術(shù) 會議的能力是現(xiàn)代人必備的團(tuán)隊工作能力. 一夫當(dāng)關(guān)的

2、英雄時代已經(jīng)過去,我們必須 與他人愉快的合作才能順利成事. 會議正是團(tuán)隊合作最常用的溝通協(xié)調(diào)方式. 前 言 如何成為會議高手 會 議 內(nèi) 容 會議主題 會議目的 議程 決議 如何成為會議高手 成功的會議 有效有效藉蓍團(tuán)隊的藉蓍團(tuán)隊的, ,解決個人無法完解決個人無法完 成或突破的問題成或突破的問題, ,有效達(dá)到會議目標(biāo)。有效達(dá)到會議目標(biāo)。 和諧和諧營造和諧的氣氛營造和諧的氣氛, ,使成員對團(tuán)隊有安全使成員對團(tuán)隊有安全 感、信任感、認(rèn)同感感、信任感、認(rèn)同感, ,展露個人才能。展露個人才能。 參與參與參與的人參與的人, ,才能讓會議得到健才能讓會議得到健 全發(fā)展。全發(fā)展。 效率效率當(dāng)一個會議成功的要

3、素具備后當(dāng)一個會議成功的要素具備后, ,能在能在 完成開會完成開會, ,這就是效率。這就是效率。 學(xué)習(xí)學(xué)習(xí)在參與開會的同時有更多在參與開會的同時有更多的機(jī)會。的機(jī)會。 如何成為會議高手 會議的管理 會議的成本 會議召開的時機(jī) 重要的、緊急的議題 需要集思廣益的 無法私下協(xié)商的 如何成為會議高手 與會的資格 了解實況的人 有權(quán)做決定的人 重大關(guān)係的人(執(zhí)行者或關(guān)心此 會議的人) 如何成為會議高手 會議通知需知 會議名稱會議名稱: :明確點出主題明確點出主題, ,使人一目了然使人一目了然( (如如E_MAILE_MAIL主旨主旨) ) 目的目的: :應(yīng)詳盡說明應(yīng)詳盡說明, ,方便成員們做相關(guān)的資料

4、搜集方便成員們做相關(guān)的資料搜集 時間時間 地點地點 議程議程: :應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間應(yīng)包含開會預(yù)定結(jié)束時間 準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備資料 與會人員與會人員 主辦單位主辦單位 如何成為會議高手 會議通知範(fàn)例 會議名稱會議名稱: : 業(yè)務(wù)會議業(yè)務(wù)會議 目目 的的: : 公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退公司本季營業(yè)額嚴(yán)重衰退, ,本次會議將本次會議將 討論營業(yè)額下降原因討論營業(yè)額下降原因, ,並提出改善對並提出改善對 策。策。 時時 間間: 2002.03.18 AM10:00: 2002.03.18 AM10:00 地地 點點: : 大會議室大會議室 議議 程程: 1.: 1.現(xiàn)況說明現(xiàn)況說明 2.2.各部門報告各

5、部門報告 3.3.未來趨勢分析未來趨勢分析 4.4.振興方案振興方案 準(zhǔn)備資料準(zhǔn)備資料: : 與會各單位相關(guān)報表、資料與會各單位相關(guān)報表、資料 與會人員與會人員: : 客服課長、客服課長、MTQCMTQC、MTMT制程、制程、 MTMT技轉(zhuǎn)、設(shè)計人員技轉(zhuǎn)、設(shè)計人員 主辦單位主辦單位: : 營業(yè)部營業(yè)部 如何成為會議高手 決議追蹤 什麼事? 什麼時候完成? 什麼人負(fù)責(zé)? 什麼時候報告? 如何報告? 如何成為會議高手 議 程 設(shè) 計 由重要到不重要會議開始時即討論 重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。 由不尖銳到尖銳將尖銳議題挪后, 讓與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題, 使氣氛不尷尬。

6、 由容易到困難讓大家漸漸融入會議 進(jìn)行的節(jié)奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成 挫折感。 如何成為會議高手 與 會 規(guī) 則 要守時要守時,堅持到底 要做事前準(zhǔn)備要做事前準(zhǔn)備 針對主題主動發(fā)發(fā)言,簡短扼要 對事不對人,不做人身功擊 予以真誠的肯定及讚美 傾聽他人發(fā)言 用積極的話代替消極發(fā)言 以探詢、謙虛代替主觀論斷 如何成為會議高手 主席注意事項 獨(dú)占發(fā)言獨(dú)占發(fā)言避免冗長的發(fā)言,占用大家交流 意見的時間。 火爆浪子要能容納他人的發(fā)言,不可情緒 化與他人發(fā)生衝突。 優(yōu)柔寡斷要思路清晰要思路清晰, ,對決議事項要果斷、明確。對決議事項要果斷、明確。 加入衝突應(yīng)站在中立的立場應(yīng)站在中立的立場來化解衝突。

7、 操控議程應(yīng)依照流程引導(dǎo)會議的進(jìn)行,不可一人 操控整個會議的議程。 如何成為會議高手 如 何 開 場 背景:除了會議召開的背景,也可讓與會 人 員自我介紹,並說明對會議的期待, 以 促進(jìn)與會人員及會議氣氛的融洽 會議目的 議程:會議中欲討論之事項及其先後順 序 和預(yù)估時間。 會議期待 如何成為會議高手 開場舉例說明 近來公司的營運(yùn)狀況因為受到經(jīng)濟(jì)不景氣的影響近來公司的營運(yùn)狀況因為受到經(jīng)濟(jì)不景氣的影響, , 使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有使得本季的營收目標(biāo)達(dá)成率只有70%70%。 因此今天召開會議主要討論兩大問題因此今天召開會議主要討論兩大問題, ,第一就是如第一就是如 何刺激原市場的買氣何刺激原

8、市場的買氣, ,第二討論新市場的擴(kuò)展計劃。第二討論新市場的擴(kuò)展計劃。 首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀首先將由業(yè)務(wù)部周厚坤課長為我們說明目前市場狀 況況, ,再由各位一起討論再由各位一起討論, ,然後各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配然後各區(qū)市場督導(dǎo)會一一提出配 合方案合方案, ,最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。最後由行銷部門整合后提出執(zhí)行方案。 本次會議的進(jìn)行時間預(yù)估為本次會議的進(jìn)行時間預(yù)估為1.51.5小時。希望今天經(jīng)小時。希望今天經(jīng) 由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩由在場各位的相互討論及創(chuàng)意激蕩, ,能夠產(chǎn)生一套完整能夠產(chǎn)生一套完整 有效的業(yè)績提升計劃有效的業(yè)績提升計劃, ,大家加油大

9、家加油! ! 如何成為會議高手 如 何 總 結(jié) 宣達(dá)決議 激勵動機(jī) 評估目標(biāo)達(dá)成 過程回顧 懸念事項 如何成為會議高手 如何讓大家願意發(fā)言 塑造會議歡樂、和諧的氣氛。 建立包容、安全的討論環(huán)境。 保持客觀,對事不對人。 不以言立人,不以言廢人。 設(shè)置暗樁,帶動與會人員的熱烈參與,有 拋磚引玉的效果。 主動出擊,適時發(fā)問,塑造發(fā)言機(jī)會,且予 以正向的肯定與鼓勵。 有效傾聽與良好溝通。 如何成為會議高手 發(fā) 問 的 技 巧 開放與封閉 空投與指定 如何成為會議高手 傾聽的技巧 注視對方 不中途打斷 詢問不明之處 適當(dāng)歸納 不任意表露情緒 如何成為會議高手 記錄的技巧 活用5W2H:即what、wh

10、ere、when、who、why、 how、how much. 掌握主詞、動詞、形容詞 明確數(shù)字 運(yùn)用key word 列點說明:可了解發(fā)言重點,歸納出主題方向 一言以蔽之 如何成為會議高手 主席的工作 發(fā)言的促動發(fā)言的促動:讓大家想發(fā)言,並說出想表達(dá)的意見。 工作分配的促動:鼓勵大家主動認(rèn)領(lǐng)工作,掌握成 功的機(jī)會。 創(chuàng)意的促動:提出一些其他產(chǎn)品的優(yōu)點,激發(fā)大家 的 創(chuàng)意,將別人的優(yōu)點用於我們的產(chǎn)品上。 問題的促動:主席應(yīng)提出一些問題讓與會人員了解 問題的狀況。 感情的促動:主席除了要讓與會者體會到你的關(guān) 懷、感恩、自責(zé)、包容、肯定外,還 要讓與會者自動自發(fā)創(chuàng)造和諧的氣氛 如何成為會議高手 會

11、議中的問題 人身攻擊人身攻擊 對策: F 對雙方進(jìn)行安撫 F 重申議事規(guī)則 F 重提主題進(jìn)行討論 如何成為會議高手 離題 對策: 兜一圈切回主題兜一圈切回主題 給予肯定再切斷話題給予肯定再切斷話題 將離題的議題留置最後再做討論。將離題的議題留置最後再做討論。 請他做歸納或替他做歸納。請他做歸納或替他做歸納。 事先請將規(guī)則講清楚事先請將規(guī)則講清楚 發(fā)言限定時間發(fā)言限定時間 會議中的問題 如何成為會議高手 爭議不下爭議不下 對策對策: : 暫停會議休會暫停會議休會2020分鐘以上。分鐘以上。 參與第三者的意見參與第三者的意見 將雙方意見列表比較。將雙方意見列表比較。 進(jìn)行不記名投票。進(jìn)行不記名投票

12、。 重整雙方意見提出新的方案。重整雙方意見提出新的方案。 重申共同利益。重申共同利益。 會議中的問題 如何成為會議高手 抱怨抱怨 對策對策: : 同情其不滿的情緒。同情其不滿的情緒。 歸納其不滿的原因。歸納其不滿的原因。 尋求解決的方法。尋求解決的方法。 上級指導(dǎo)員發(fā)言過於投入上級指導(dǎo)員發(fā)言過於投入 對策對策: : 裝傻發(fā)問裝傻發(fā)問 重新提出問題重新提出問題 幽默有技巧的提醒長官。幽默有技巧的提醒長官。 會議中的問題 如何成為會議高手 短話長說短話長說 對策對策: : 適時的制止發(fā)言。適時的制止發(fā)言。 清其具體的想法。清其具體的想法。 時間不足時間不足 對策對策: : 選擇重要的議題進(jìn)行討論。

13、選擇重要的議題進(jìn)行討論。 限制發(fā)言人數(shù)限制發(fā)言人數(shù)( (可事先登記可事先登記) ) 限制發(fā)言時間。限制發(fā)言時間。 會議中的問題 如何成為會議高手 爭功諉過爭功諉過 對策對策: : 主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言主席應(yīng)制止不當(dāng)?shù)陌l(fā)言, ,並給予其適當(dāng)?shù)膩K給予其適當(dāng)?shù)?肯定。肯定。 引導(dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點引導(dǎo)組織成員彼此說出對方的優(yōu)點, ,讓大讓大 家都能受到適當(dāng)?shù)目隙?。家都能受到適當(dāng)?shù)目隙ā?為反對而反對為反對而反對 對策對策: : 請他提出更好的對策。請他提出更好的對策。 引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。引導(dǎo)他思考是否有考慮周延。 會議中的問題 如何成為會議高手 獨(dú)占發(fā)言獨(dú)占發(fā)言 對策對策: : 主席

14、制止其行為。主席制止其行為。 說明規(guī)則並強(qiáng)制執(zhí)行。說明規(guī)則並強(qiáng)制執(zhí)行。 消極的話消極的話 對策對策: : 發(fā)言者的情緒表示理解發(fā)言者的情緒表示理解 提振士氣提振士氣, ,擬定共同目標(biāo)。擬定共同目標(biāo)。 呼喊精神口號。呼喊精神口號。 會議中的問題 如何成為會議高手 如 何 發(fā) 言 積極的發(fā)言 明確的發(fā)言 尊重的發(fā)言 坦承的發(fā)言 客觀的發(fā)言 針對主題 如何成為會議高手 報 告 的 種 類類 工作完成的報告:你完成了什麼工作你完成了什麼工作, ,何時完成何時完成? ?完成的重點完成的重點? ? 工作異常的報告:工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差工作的預(yù)定進(jìn)度、現(xiàn)在進(jìn)度、差異進(jìn)度、差 異原因、處置對

15、策及何時會趕上進(jìn)度異原因、處置對策及何時會趕上進(jìn)度? ? 請示報告:背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。背景狀況、建議內(nèi)容、事情的經(jīng)過。 需要支援的報告:什麼事什麼事? ?原因原因? ?對策對策? ?現(xiàn)況如何現(xiàn)況如何? ?需要哪些支援需要哪些支援? ? 如何成為會議高手 論證的誤導(dǎo) 權(quán)威的誤導(dǎo)權(quán)威的誤導(dǎo) 經(jīng)驗的誤導(dǎo)經(jīng)驗的誤導(dǎo) 約化的誤導(dǎo)約化的誤導(dǎo) 參考點的誤導(dǎo)參考點的誤導(dǎo) 倒果為因的誤導(dǎo)倒果為因的誤導(dǎo) 引信的誤導(dǎo)引信的誤導(dǎo) 採因的誤導(dǎo)採因的誤導(dǎo) 如何成為會議高手 感覺與事實 感覺感覺即對事物主觀的意念即對事物主觀的意念, ,其中包其中包 含個人的價值判斷含個人的價值判斷, ,因此感覺的產(chǎn)生往往因此

16、感覺的產(chǎn)生往往 因人而異。因人而異。 事實事實即有具體、明確的訊息陳述即有具體、明確的訊息陳述, , 與實際所發(fā)生的事件相符。與實際所發(fā)生的事件相符。 如何成為會議高手 感覺與事實演練 昨日九點過後昨日九點過後,G,G珠寶珠寶 店里有一位商人正在收拾店里有一位商人正在收拾 店面店面, ,一位客人出現(xiàn)並要求一位客人出現(xiàn)並要求 鑑賞貨品鑑賞貨品, ,店主打開玻璃櫥店主打開玻璃櫥 窗窗, ,櫥窗內(nèi)的東西被人抓起櫥窗內(nèi)的東西被人抓起, , 忽然有個男人迅速跑出店忽然有個男人迅速跑出店 外外, ,突然間警鈴大響保安人突然間警鈴大響保安人 員迅速趕至現(xiàn)場。員迅速趕至現(xiàn)場。 如何成為會議高手 判 斷 問 題

17、 以下問題你認(rèn)為是事實者請打以下問題你認(rèn)為是事實者請打 為感覺者請打為感覺者請打 1.1.店主正在收拾店面時店主正在收拾店面時, ,有一個男人出現(xiàn)。有一個男人出現(xiàn)。 2.2.那個男人是強(qiáng)盜。那個男人是強(qiáng)盜。 3.3.此事件發(fā)生於昨晚九點過后。此事件發(fā)生於昨晚九點過后。 4.4.打開櫥窗的男人是店主。打開櫥窗的男人是店主。 5.5.強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)物品后迅速跑出店外。 6.6.有人打開櫥窗。有人打開櫥窗。 7.7.要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。要求鑑賞貨品的人在抓取櫥窗內(nèi)的物品后迅速逃走。 8.8.櫥窗內(nèi)有金飾櫥窗內(nèi)有金飾, ,且有許多貴重的寶石。

18、且有許多貴重的寶石。 9.9.強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。強(qiáng)盜威協(xié)店主並進(jìn)行搶劫。 10.10.這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。這個故事僅牽涉店主、客人、保安人員等三個角色。 如何成為會議高手 問問 題題 答答 案案 1. 1.客人未指明是男女客人未指明是男女 2.2.沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。沒有明確的線索顯示是強(qiáng)盜。 3. 3. 未指明是白天九點還是晚上九點未指明是白天九點還是晚上九點 4.4.沒有明確提出店主的性別沒有明確提出店主的性別 5.5.沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品沒有指明是強(qiáng)盜抓取櫥窗內(nèi)的物品 6.6. 7. 7.沒有指明是要求鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的沒有指明是要求

19、鑑賞貨品的人抓取櫥窗內(nèi)的 物品迅速逃走物品迅速逃走 8.8.只說有寶石只說有寶石, ,沒有指明是金飾沒有指明是金飾 9.9.均沒有在文中提到過均沒有在文中提到過 10.10.沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù)沒有明確的數(shù)字或說明顯示參與的人數(shù) 如何成為會議高手 抱怨的種類 復(fù)雜性的抱怨復(fù)雜性的抱怨 人身攻擊人身攻擊, ,在他人身上貼標(biāo)簽在他人身上貼標(biāo)簽 算舊帳算舊帳 消極性的抱怨消極性的抱怨 如何成為會議高手 如 何 抱 怨 抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括抱怨的內(nèi)容應(yīng)包括: : 到底發(fā)生了什麼事、這造成何種困擾到底發(fā)生了什麼事、這造成何種困擾? ?希望別希望別 人怎麼做或協(xié)助人怎麼做或協(xié)助? ? 或可以套用一個公式來作為抱怨的模式或可以套用一個公式來作為抱怨的模式: : 我了解我了解只是只是它會它會是不是可是不是可 以以 另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式另外可以採用更和緩、柔軟的抱怨方式, ,是從是從 感謝或自責(zé)開始感謝或自責(zé)開始 如何成為會議高手 主持會議的原則 以人為本以人為本主席應(yīng)尊重、肯定與會人員主席應(yīng)尊重、肯定與會人員, ,讓每讓每 位與會人員受尊重且能夠自我發(fā)位與會人員受尊重且能夠自我發(fā) 展。展。 停止操控停止操控應(yīng)在會議中集思廣益、促成組織應(yīng)在會議中集思廣益、促成組織 學(xué)習(xí)、培養(yǎng)與會能力。不可用職學(xué)習(xí)、培養(yǎng)與會能力