秘書的一般能力(一)

1、第二章第二章 秘書的一般能力秘書的一般能力 秘書的一般能力秘書的一般能力 能力概述能力概述 秘書的注意力秘書的注意力 秘書的想象力秘書的想象力 秘書的思維力秘書的思維力 秘書的記憶力秘書的記憶力 秘書的觀察力秘書的觀察力 第一節(jié)第一節(jié) 能力概述能力概述 一、一、什么是能力什么是能力 內(nèi)涵 能力是順利實(shí)現(xiàn)某種活動(dòng)的心理?xiàng)l件。能力是順利實(shí)現(xiàn)某種活動(dòng)的心理?xiàng)l件。 能力是一種直接影響活動(dòng)效率，使活動(dòng)順利能力是一種直接影響活動(dòng)效率，使活動(dòng)順利 完成的個(gè)性心理特征。完成的個(gè)性心理特征。 理解 能力表現(xiàn)在活動(dòng)中，并在活動(dòng)中得到發(fā)展。能力表現(xiàn)在活動(dòng)中，并在活動(dòng)中得到發(fā)展。 能力是一種特殊的心理特征。能力是一種

2、特殊的心理特征。 能力的產(chǎn)生和發(fā)展與社會(huì)生活分不開(kāi)。能力的產(chǎn)生和發(fā)展與社會(huì)生活分不開(kāi)。 1、“小王博覽管理群書，擁有先進(jìn)的管理理念， 讓他上任總經(jīng)理一定會(huì)成績(jī)非凡。”（小王一 定有管理能力嗎？） 2、“小李通曉計(jì)算機(jī)原理，又有打字技能，解 決計(jì)算機(jī)（軟硬件）難題對(duì)他來(lái)說(shuō)當(dāng)屬易事。” （小李的能力判斷可信嗎？） 3、小張從小就表現(xiàn)出較好的觀察力，再加上他 對(duì)繪畫的喜愛(ài)與刻苦練習(xí)，如今在學(xué)校的各種 繪畫活動(dòng)中他總有很好表現(xiàn)。（小張的很好表 現(xiàn)是能力嗎？） 實(shí) 例 辨 析 二、能力與知識(shí)、技能的關(guān)系 知識(shí)與技能 知識(shí)是人腦對(duì)客觀事物的主觀表征。知識(shí)是人腦對(duì)客觀事物的主觀表征。 技能是指人們通過(guò)練習(xí)而

3、獲得的動(dòng)作方式技能是指人們通過(guò)練習(xí)而獲得的動(dòng)作方式 和動(dòng)作系統(tǒng)，活動(dòng)方式有時(shí)表現(xiàn)為操作活和動(dòng)作系統(tǒng)，活動(dòng)方式有時(shí)表現(xiàn)為操作活 動(dòng)，有時(shí)表現(xiàn)為心智活動(dòng)。動(dòng)，有時(shí)表現(xiàn)為心智活動(dòng)。 與能力的關(guān)系 知識(shí)和技能是能力的基礎(chǔ)知識(shí)和技能是能力的基礎(chǔ) 知識(shí)、技能不等于能力，但有密切的關(guān)系。知識(shí)、技能不等于能力，但有密切的關(guān)系。 三、能力三、能力 的個(gè)別差的個(gè)別差 異異 能力發(fā)展的水平差異能力發(fā)展的水平差異 智商分?jǐn)?shù)的頻率分布智商分?jǐn)?shù)的頻率分布 各階段學(xué)習(xí)成績(jī)與智商的關(guān)系 能力表現(xiàn)早晚的差異能力表現(xiàn)早晚的差異 最早出現(xiàn)音樂(lè)能力的年齡階段 四、影響能力形成和發(fā)展的因素 案 例 分 析 六、能力測(cè)驗(yàn)六、能力測(cè)驗(yàn) 心

4、理測(cè)驗(yàn)：能力測(cè)驗(yàn)、成就測(cè)驗(yàn)、人格測(cè)驗(yàn)。 普通能力測(cè)驗(yàn)（智力測(cè)驗(yàn)）：斯坦福比內(nèi)智力 量表、韋氏智力量表、瑞文標(biāo)準(zhǔn)推理測(cè)驗(yàn)； 特殊能力測(cè)驗(yàn)：音樂(lè)、美術(shù)、體育、機(jī)械、飛 行等方面的特殊才能測(cè)驗(yàn) 第二節(jié) 秘書的觀察力 一、什么是觀察力 觀察力是人們有 意識(shí)地對(duì)事物進(jìn)行 知覺(jué)感受的能力， 是人們認(rèn)識(shí)事物的 必要前提。 （1）觀察的客觀性 正確地反映客觀事物的真實(shí)面貌，避 免主觀臆測(cè)、武斷偏見(jiàn)、假象迷惑等，是 能否獲得正確認(rèn)識(shí)的關(guān)鍵，是能否為領(lǐng)導(dǎo) 提供正確信息的關(guān)鍵。 （2）觀察的全面性 是對(duì)事物認(rèn)識(shí)、判斷的基本前提。要 多層次、多角度地看問(wèn)題，系統(tǒng)地觀察問(wèn) 題，避免以偏概全，先入為主的片面性看 問(wèn)題。

5、（3）觀察的敏銳性 迅速抓住那些反映事物本質(zhì)而又不易 察覺(jué)的現(xiàn)象。秘書觀察敏銳才能及時(shí)而準(zhǔn) 確地捕捉那些新穎的不易察覺(jué)的信息，才 能發(fā)現(xiàn)事物的新苗頭、新趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)別人 沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的新東西和不尋常的意義，使秘 書工作做在前面，這樣才能真正為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng) 好參謀與助手。同時(shí)能夠幫助秘書正確恰 當(dāng)?shù)靥幚砀鞣N復(fù)雜的人際關(guān)系。 案例：地圖的另一面案例：地圖的另一面 一天早上，一位貧困的牧師，為了轉(zhuǎn)移哭鬧不 止的兒子的注意力，將一幅色彩繽紛的世界地圖 撕成許多細(xì)小的碎片，丟在地上，許諾說(shuō)：“小約 翰，你如果能拼起這些碎片，我就給你兩角五分 錢?！蹦翈熞晃贿@件事會(huì)使約翰花費(fèi)上午的大部分 時(shí)間，但沒(méi)有十分鐘，小約翰便

6、拼好了。牧師說(shuō)： “孩子，你怎么拼得這么快？”小約翰很輕松地說(shuō)： “在地圖的另一面是一個(gè)人的照片，我把這個(gè)人的 照片拼在一起，然后把它反過(guò)來(lái)。我想，如果這 個(gè)人是正確的，這個(gè)世界也就是正確的?！蹦翈?微笑著給了兒子兩毛五分錢。 從這個(gè)案例中你得到什么啟示？從這個(gè)案例中你得到什么啟示？ 三、秘書觀察力在秘書活動(dòng)中的作用三、秘書觀察力在秘書活動(dòng)中的作用 1、秘書良好的觀察力是收集信息、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的重要 條件。 2、秘書良好的觀察力可以幫助秘書更深刻地認(rèn)識(shí)事 物，形成正確的觀念 四、秘書的觀察力的培養(yǎng)四、秘書的觀察力的培養(yǎng) 1、做好觀察的準(zhǔn)備，明確觀察的目的，培養(yǎng)觀察 的興趣和意向。 2、掌握正確的觀

7、察方法，做到有序、有系統(tǒng)地進(jìn) 行觀察 3、以正確的思想做指導(dǎo)，以一定的知識(shí)為前提。 第三節(jié) 秘書的注意力 一、什么是注意一、什么是注意 所謂注意，是指人 的心理活動(dòng)對(duì)一定對(duì) 象的指向和集中。 注意分兩種：一 種是無(wú)意注意：一種 是有意注意： 下面請(qǐng)大家看一張圖，圖上寫下面請(qǐng)大家看一張圖，圖上寫 著幾個(gè)數(shù)字，請(qǐng)大家看完后回答出著幾個(gè)數(shù)字，請(qǐng)大家看完后回答出 是什么數(shù)字？它們的總和是多少？是什么數(shù)字？它們的總和是多少？ 9 7 53 答案：數(shù)字分別是9，7，5，3 總和：24 問(wèn)：圖上寫著什么數(shù)字？ 它們的總和是多少？ 呈現(xiàn)的圖形都有哪些形狀？呈現(xiàn)的圖形都有哪些形狀？ 每種圖形的顏色分別是什么？每

8、種圖形的顏色分別是什么？ 圖形的順序是怎樣的？圖形的順序是怎樣的？ （1）注意的廣闊性：注意的廣闊性：也叫注意的范圍，是指人們 在同一時(shí)間內(nèi)能清楚地把握對(duì)象的較多數(shù)量。如 一目十行等。注意的廣闊性對(duì)于秘書迅速地收集 有價(jià)值的資料，提高工作效率有著重要影響，秘 書人員要有迅速閱讀，通覽文章的能力。 （2）注意的穩(wěn)定性注意的穩(wěn)定性：即注意的持久性，是指能夠 把注意保持在穩(wěn)定的對(duì)象或活動(dòng)上。作為秘書工 作者，其注意的穩(wěn)定性主要是指能夠長(zhǎng)時(shí)間地把 注意力集中在自己的工作上，不分心，不動(dòng)搖。 能夠反注意力集中到工作中的重要問(wèn)題上，而不 是東一下、西一下。 （3）注意的分配性：注意的分配性：是指在同一時(shí)間

9、內(nèi)注意分配到兩 種或幾種不同的對(duì)象上。一個(gè)秘書在工作中，有時(shí) 是邊看文件邊聽(tīng)電話，在做會(huì)議記錄時(shí)要既能聽(tīng)清 每個(gè)人的發(fā)言，又能迅速準(zhǔn)確地作出記錄，這些活 動(dòng)都需要有分配自己注意的能力。注意的分配不是 注意的分散。 （4）注意的轉(zhuǎn)換性：注意的轉(zhuǎn)換性：是指有目的地、及時(shí)地把注意從 一個(gè)對(duì)象轉(zhuǎn)移到另一個(gè)對(duì)象上。當(dāng)我們處理完畢一 件事情之后，必須將注意轉(zhuǎn)移到一個(gè)新的事情上去， 以便能夠適應(yīng)接受或處理新的事物。注意的轉(zhuǎn)換性 反映了一個(gè)人處理問(wèn)題的機(jī)動(dòng)性，表現(xiàn)出一個(gè)的應(yīng) 變能力的高低。 三、秘書注意力對(duì)秘書活動(dòng)的影響三、秘書注意力對(duì)秘書活動(dòng)的影響 1）良好的注意能力有利于秘書人員提高工作效率 2）良好的注

10、意能力有利于秘書人員充分利用時(shí)間 四、秘書注意力的培養(yǎng)四、秘書注意力的培養(yǎng) （1）興趣； （2）意志力即提高自制能力； （3）發(fā)現(xiàn)事物或工作中的規(guī)律和特征。 材 料 英國(guó)駐華大使館文化教育處文化參贊助理曹 薇說(shuō)，她一直在做涉外秘書，她的感受是做高級(jí) 秘書英文要很好，包括所有的聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫。 曹薇說(shuō)：“有的時(shí)候，我需要陪老板去開(kāi)會(huì)， 兩個(gè)小時(shí)的會(huì)上，其他參加會(huì)議的人累了，可以 發(fā)一下呆，如果對(duì)某個(gè)話題不感興趣，也不是你 負(fù)責(zé)的，就不用專心地聽(tīng)?？晌也恍校还苁裁?， 我都要記下來(lái)，回去還要分析，因?yàn)槟莻€(gè)記錄你 是要形成文件下發(fā)給所有同事的，但有些信息是 不能隨便公布的，這就考驗(yàn)?zāi)愕呐袛嗔α?。?

11、秘書良好的注意力有助于秘書集中精秘書良好的注意力有助于秘書集中精 力去解決工作中的主要問(wèn)題，以提高工作力去解決工作中的主要問(wèn)題，以提高工作 效率，幫助秘書充分地利用時(shí)間。作為秘效率，幫助秘書充分地利用時(shí)間。作為秘 書，必須善于控制自己的注意力，有選擇書，必須善于控制自己的注意力，有選擇 地、有目的地去完成那些適時(shí)而又緊迫的地、有目的地去完成那些適時(shí)而又緊迫的 事情。事情。 一、什么是記憶 記憶是指人腦對(duì)過(guò)去感知過(guò)、經(jīng)歷過(guò) 的事物的反應(yīng)。 記憶主要包括識(shí)記、保持、再認(rèn)和再 現(xiàn)四個(gè)基本階段。 遺忘是記憶的內(nèi)容不能保持或提取時(shí) 發(fā)生困難。 第四節(jié)第四節(jié) 秘書的記憶力秘書的記憶力 二、秘書記憶力的基本

12、要求 （一）記憶的敏捷性 指記憶的速度特征。秘書工作中有許多時(shí)效 性很強(qiáng)的工作，如聽(tīng)取口頭匯報(bào)時(shí)的數(shù)字、材料， 由于時(shí)間條件所限，不容許花太長(zhǎng)的時(shí)間去記憶， 須迅速把它們記住，這就需要記憶有敏捷性 （二）記憶的精確性 要求秘書能夠準(zhǔn)確而精細(xì)地記住識(shí)記對(duì)象，使 獲取的各種信息準(zhǔn)確無(wú)誤，而不能模糊猜測(cè) （三）記憶的持久性 記憶有適時(shí)記憶和長(zhǎng)時(shí)記憶，秘書記憶的持久 性對(duì)于處理日常工作是極為重要的，有時(shí)不允許 臨時(shí)去查資料 艾賓浩斯遺忘曲線 結(jié)論：遺忘的過(guò)程是不均衡的，在第一個(gè)小時(shí) 內(nèi)，保存在長(zhǎng)時(shí)記億中的信息迅速減少，然后， 遺忘的速度逐漸變慢先快后慢 。 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 12630 即時(shí)回憶即時(shí)回憶 2020分鐘分鐘 1 1小時(shí)小時(shí) 9 9小時(shí)小時(shí) 三、秘書記憶力的培養(yǎng) （一）重視秘書記憶力的培養(yǎng)（一）重視秘書記憶力的培養(yǎng) 1、秘書工作者應(yīng)該培養(yǎng)有意記憶的能力。 2、加深理解，融會(huì)貫通，增加意義記