世紀商務(wù)版操作手冊_流程式

1、乾坤物流管理系統(tǒng)世紀商務(wù)版流程操作手冊南京乾坤科技實業(yè)有限公司軟 件 開 發(fā) 部 編 制2007年1月目錄第一章：系統(tǒng)總體流程4第二章：采購管理流程5一、采購管理總體流程圖5二、采購業(yè)務(wù)各流程操作說明61、采購申請操作流程62、采購合同操作流程63、采購發(fā)運操作流程64、采購直發(fā)操作流程75、采購費用結(jié)算操作流程76、采購?fù)素洸僮髁鞒?第二章：庫存管理流程9一、庫存業(yè)務(wù)總體流程圖9二、庫存業(yè)務(wù)各流程操作說明101、采購入庫操作流程102、移庫入庫操作流程103、銷售退貨入庫操作流程104、加工成品入庫操作流程115、移庫操作流程116、庫存調(diào)整操作流程127、出庫操作流程128、倉儲及出入庫費

2、用結(jié)算操作流程129、庫存鎖定操作流程1310、庫存定價操作流程13第三章：銷售管理流程14一、銷售業(yè)務(wù)總體流程圖14二、銷售業(yè)務(wù)各流程操作說明151、銷售合同操作流程152、庫存銷售操作流程153、無庫存銷售（先開銷售單后開發(fā)票）操作流程164、無庫存銷售（先開發(fā)票后提貨）操作流程165、直發(fā)銷售操作流程176、銷售退貨操作流程187、銷售結(jié)算操作流程198、銷售費用結(jié)算操作流程19第四章：財務(wù)管理流程20一、財務(wù)業(yè)務(wù)總體流程圖20二、財務(wù)業(yè)務(wù)各流程操作說明201、收款操作流程202、付款操作流程213、銷售開票操作流程224、采購到票操作流程225、資金管理操作流程236、承兌匯票操作流程

3、23第五章：報表管理流程23一、綜合報表231、采購信息綜合查詢232、庫存信息綜合查詢233、銷售信息綜合查詢244、資金信息綜合查詢24二、往來報表24三、利潤報表24四、決策報表24五、考核報表24 第一章：系統(tǒng)總體流程合同號采購合同發(fā)運登記合同數(shù)據(jù)庫采購發(fā)票入庫發(fā)運單編號移庫出庫加工出庫采購?fù)素涱I(lǐng)料出庫入庫單編號銷售移庫入庫成品入庫加工單編號移庫單編號入庫費用入庫單編號銷售費用 銷售單編號銷售發(fā)票其他發(fā)票銷售發(fā)票數(shù)據(jù)庫入庫費用數(shù)據(jù)庫銷售費用數(shù)據(jù)庫收付款業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫 銷售單編號財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫業(yè)務(wù)調(diào)帳財務(wù)調(diào)帳預(yù)留到港登記合同號銷售退

4、貨直銷質(zhì)量異議鋼廠異議編號加工費用第二章：采購管理流程采購申請單一、采購管理總體流程圖采購申請采購申請審核財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫采購合同簽訂采購合同付款付款審核付款申請業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫采購單資源采購付款申請單付款單采購費用直接客戶租用倉庫港口碼頭供應(yīng)商倉庫公司采購部門先提出采購申請，經(jīng)審核通過后與供應(yīng)商簽訂采購合同，采購部門提出付款申請，財務(wù)審核通過后付全款或定金，供應(yīng)商在合同規(guī)定的時間交貨，貨物可以發(fā)運到港口，碼頭，倉庫，或直接客戶等，采購部門根據(jù)不同的業(yè)務(wù)流程采取不同的處理方法，如需要辦理入庫手續(xù)的貨物必須先填寫采購單，直接發(fā)運給客戶的貨物可以做采購直發(fā)。二、采購業(yè)務(wù)各流程操作說明1、采購申請操作流

5、程何人做此操作：公司采購人員。何時做此操作：公司采購部門需要進行外部采購時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“信息管理”“采購申請管理”“采購申請單登記”，采購部門輸入各項內(nèi)容后保存即完畢。2、采購合同操作流程何人做此操作：公司采購人員。何時做此操作：與供應(yīng)商簽訂采購合同后。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“信息管理”“采購合同管理”“采購合同登記”，采購部門輸入各項內(nèi)容后保存即完畢。3、采購發(fā)運操作流程何人做此操作：公司采購人員。何時做此操作：當貨物開始發(fā)運時，采購部門需填寫采購單。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“物流管理”“采購到貨管理”“采購單登記”，如果貨物是發(fā)運到港口碼

6、頭等，可以在系統(tǒng)的倉庫基礎(chǔ)資料中預(yù)設(shè)相應(yīng)的港口碼頭倉庫，采購發(fā)運的貨物即入庫到該倉庫即可。4、采購直發(fā)操作流程何人做此操作：公司采購人員。何時做此操作：當直接從供應(yīng)商給客戶發(fā)貨時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“物流管理”“采購到貨管理”“采購單廠方直發(fā)”，采購人員根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的采購合同，填寫采購廠發(fā)直發(fā)單，包括具體的品種規(guī)格、客戶名稱、重量、銷售價格等。保存后系統(tǒng)自動生成相應(yīng)的采購單、入庫單與銷售單。流程圖：采購合同簽訂采購合同采購單入庫單采購直發(fā)銷售單采購費用出庫單直接客戶5、采購費用結(jié)算操作流程何人做此操作：公司費用結(jié)算管理人員。何時做此操作：當運輸公司需要結(jié)算費用時。操作過程

7、：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“費用管理”“采購費用結(jié)算管理”“采購費用結(jié)算單制作”，費用結(jié)算人員調(diào)出所有相關(guān)的采購記錄，記錄每筆原始采購單上發(fā)生的運輸費用，編制運費結(jié)算單，并與運輸公司開來的發(fā)票進行核銷。6、采購?fù)素洸僮髁鞒毯稳俗龃瞬僮鳎汗静少彶咳藛T。何時做此操作：當需要辦理退貨時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“物流管理”“退貨管理”“采購?fù)素泦沃谱鳌?，在庫存中調(diào)出原來采購的貨物，然后填寫需要退貨的數(shù)量，最好倉庫辦理退貨的出庫手續(xù)，打印出庫單。退貨后庫存帳與應(yīng)付帳自動調(diào)整。流程圖：采購?fù)素泦尾少復(fù)素浿茊纬鰩靻尾少復(fù)素洺鰩旃?yīng)商第二章：庫存管理流程一、庫存業(yè)務(wù)總體流程圖采購移庫入庫單入

8、庫加工成品庫存調(diào)整銷售退貨庫存庫存調(diào)整單銷售出庫單移庫出庫加工領(lǐng)料采購?fù)素浂?、庫存業(yè)務(wù)各流程操作說明1、采購入庫操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當采購部門采購的貨物到達倉庫需要辦理入庫時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理入庫”“入庫單制作采購”，倉儲部人員調(diào)出采購部門的待入庫的貨物，輸入倉庫實際入庫驗收量、存放倉庫、庫位號、驗收說明等信息。2、移庫入庫操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當從別的倉庫移出的貨物到達本倉庫時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理入庫”“入庫單制作移庫”，倉儲部人員調(diào)出未入庫的移

9、庫清單，辦理入庫手續(xù)。3、銷售退貨入庫操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司銷售出去的貨物由于質(zhì)量異議等問題客戶把貨物退回來，當貨物運輸?shù)焦緜}庫時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理入庫”“入庫單制作退貨”，倉儲部人員調(diào)出未入庫的銷售退貨清單，辦理入庫手續(xù)。4、加工成品入庫操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司的庫存貨物進行了二次加工后，需要重新辦理入庫手續(xù)時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理入庫”“入庫單制作成品”，倉儲部人員調(diào)出未入庫的加工成品清單，辦理入庫手續(xù)。5、移庫操作流程何人做此操作：公

10、司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司的庫存貨物需要進行移庫時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理移庫”“移庫單登記”，倉儲部人員根據(jù)庫存貨物開出移庫單，指明本批貨物移往的倉庫，本倉庫辦理出庫手續(xù)。流程圖：庫存采購?fù)素泦我茙扉_單出庫單倉庫出庫貨物在途6、庫存調(diào)整操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司盤庫時發(fā)現(xiàn)庫存不明原因的盈或虧，需要進行庫存調(diào)整時，注意，這與庫存報溢報虧不是一個概念，報溢報虧是指庫存銷售完畢后的一個進出量總結(jié)。而此處是指由于不明原因，庫存多出來或少掉了，需要作調(diào)整。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理調(diào)整”“庫

11、存調(diào)整單登記”，倉儲部人員根據(jù)庫存盤點情況輸入庫存調(diào)整數(shù)。7、出庫操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司開出的銷售單、移庫單、加工領(lǐng)料單、采購?fù)素泦蔚日{(diào)撥單據(jù)需要辦理出庫手續(xù)時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“物流管理”“物流管理出庫”“庫存單制作”，倉儲部人員根據(jù)業(yè)務(wù)單據(jù)辦理出庫發(fā)貨手續(xù)，針對一筆提貨單，系統(tǒng)可以進行多次發(fā)貨，直到最終發(fā)貨完畢為止。8、倉儲及出入庫費用結(jié)算操作流程何人做此操作：公司費用結(jié)算管理人員。何時做此操作：當出入庫等過程產(chǎn)生的費用后，相應(yīng)的倉儲單位、個人、運輸公司等需要結(jié)算費用時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“費用管理”“庫存費用管理

12、結(jié)算”“庫存費用結(jié)算單制作”，費用結(jié)算人員調(diào)出所有相關(guān)的入庫記錄，記錄每筆原始入庫單上發(fā)生的相關(guān)費用，編制費用結(jié)算單，并與費用結(jié)算單位公司開來的發(fā)票進行核銷。9、庫存鎖定操作流程何人做此操作：公司倉儲部門人員。何時做此操作：當公司由于資源供應(yīng)量的變化、價格等因素因需要鎖定庫存資源，不允許業(yè)務(wù)員進行銷售時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“資源管理”“信息管理鎖定”“庫存鎖定單制作”，倉儲部人員根據(jù)庫存資源按庫卡、品種、規(guī)格等項目進行鎖定，相關(guān)的業(yè)務(wù)員即可以進行限量銷售。10、庫存定價操作流程何人做此操作：公司資源管理人員。何時做此操作：公司資源管理部門需要對采購的庫存資源進行掛牌定價和最低

13、限價，銷售部門銷售不同的資源時將受公司資源定價控制，但是針對不同權(quán)限的人員可以設(shè)定不同的浮動價格。操作過程：“世紀商務(wù)版”“庫存管理”“資源管理”“信息管理價格銷售定價”“定價表登記”，資源管理人員查詢出庫存資源，然后錄入掛牌價格和底價。第三章：銷售管理流程一、銷售業(yè)務(wù)總體流程圖訂期貨合同訂現(xiàn)貨合同審核直發(fā)銷售無庫存銷售庫存銷售銷售合同價格控制欠款控制業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫出庫單倉庫發(fā)貨提貨單銷售費用審核銷售提單銷售結(jié)算單銷售結(jié)算航天金稅據(jù)庫銷售發(fā)票銷售開票二、銷售業(yè)務(wù)各流程操作說明1、銷售合同操作流程何人做此操作：公司銷售合同管理人員。何時做此操作：當銷售人員與客戶簽訂合同后。操作過程：“世紀商務(wù)版

14、”“銷售管理”“信息管理”“信息管理合同”“銷售合同訂立”，合同管理人員在合同簽訂后錄入合同信息，跟蹤合同執(zhí)行情況。2、庫存銷售操作流程何人做此操作：公司銷售管理人員。何時做此操作：當對采購的庫存物資需要開單提貨時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“物流管理”“物流管理現(xiàn)貨”“銷售提單（現(xiàn)貨）制作”，開單人員調(diào)出采購入庫的庫存物資，如果該開單需要按合同發(fā)貨，此時還要選擇相應(yīng)的銷售合同，最后輸入開單量、開單價格、運費單價、開單客戶名稱等信息保存并打印出銷售提單。流程圖：庫存銷售倉庫發(fā)貨審核提貨單出庫單銷售費用價格控制欠款控制業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫庫存銷售合同3、無庫存銷售（先開銷售單后開發(fā)票）操作流

15、程何人做此操作：公司銷售管理人員。何時做此操作：當公司進行無庫存開單時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“物流管理”“物流管理現(xiàn)貨”“銷售提單（無庫存）制作”，開單人員無需根據(jù)庫存即可以直接開單，此時需要調(diào)出相應(yīng)客戶的銷售合同，然后輸入供貨單位、開單量、開單價格、運費單價、開單客戶名稱等信息，最后保存并打印出銷售提單。價格控制流程圖：欠款控制銷售合同出庫單倉庫實發(fā)提貨單銷售費用無庫存銷售業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫審核財務(wù)結(jié)算開票4、無庫存銷售（先開發(fā)票后提貨）操作流程何人做此操作：公司銷售管理人員。何時做此操作：當公司進行無庫存開單時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“票據(jù)管理”“票據(jù)管理結(jié)算”“

16、銷售結(jié)算單制作”，公司銷售管理人員先開出銷售結(jié)算單，此時系統(tǒng)會自動形成銷售單，然后財務(wù)根據(jù)銷售結(jié)算單開出發(fā)票，客戶最終還是根據(jù)銷售單去提貨，公司銷售管理人員還是打印出銷售單給客戶。同時發(fā)票也交給客戶。價格控制流程圖：欠款控制銷售合同銷售結(jié)算單銷售費用銷售結(jié)算業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫銷售發(fā)票財務(wù)開票銷售提單自動生成審核出庫單倉庫實發(fā)5、直發(fā)銷售操作流程何人做此操作：公司銷售管理人員。何時做此操作：當公司簽訂采購合同后，直接從供應(yīng)商發(fā)貨到客戶時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“物流管理”“采購到貨管理”“采購單廠方直發(fā)”，開單人員直接調(diào)出采購部門與供應(yīng)商簽訂的采購合同，如果有銷售合同還需要調(diào)出銷售合同

17、，然后輸入供貨單位、開單量、開單價格、運費單價、開單客戶名稱等信息，最后保存并打印出直發(fā)銷售提單。流程圖：采購合同銷售合同價格控制欠款控制業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫出庫單直發(fā)實發(fā)提貨單銷售費用審核直發(fā)銷售6、銷售退貨操作流程何人做此操作：公司銷售管理人員。何時做此操作：當客戶需要進行銷售退貨時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“物流管理”“物流管理退貨”“銷售退貨單制作”，銷售人員調(diào)出需要退貨的原始銷售單，然后填寫需要退貨的數(shù)量，退貨后，系統(tǒng)需要重新辦理入庫手續(xù)，并且客戶的應(yīng)收帳款自動減少。流程圖：銷售退貨單業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫銷售退貨入庫單庫存退貨入庫7、銷售結(jié)算操作流程何人做此操作：公司銷售管理人員。何

18、時做此操作：當客戶提出需要進行銷售開票結(jié)算時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“票據(jù)管理”“票據(jù)管理結(jié)算”“銷售結(jié)算單制作”，客戶提出需要進行開票結(jié)算后，銷售人員調(diào)出客戶已經(jīng)開出的銷售單及實際發(fā)貨總量信息，然后根據(jù)客戶要求填制銷售結(jié)算單，申請開票的數(shù)量及發(fā)票類型等，最后該結(jié)算單打印出來交給財務(wù)，財務(wù)根據(jù)結(jié)算單開出相應(yīng)的發(fā)票。銷售發(fā)貨流程圖：銷售結(jié)算單銷售結(jié)算銷售開票8、銷售費用結(jié)算操作流程何人做此操作：公司費用結(jié)算管理人員。何時做此操作：當運輸公司需要結(jié)算費用時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“費用管理”“銷售費用管理結(jié)算”“銷售費用結(jié)算單登記”，費用結(jié)算人員調(diào)出所有相關(guān)的銷售記錄，

19、記錄每筆原始銷售單上發(fā)生的費用，編制費用結(jié)算單，并與運輸公司開來的發(fā)票進行核銷。第四章：財務(wù)管理流程一、財務(wù)業(yè)務(wù)總體流程圖付款申請審 批付款單收 款收款單付款財務(wù)確認付出財務(wù)確認收到核銷采購單核銷銷售單銀行往來數(shù)據(jù)財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫業(yè)務(wù)往來數(shù)據(jù)庫采購到票銷售開票二、財務(wù)業(yè)務(wù)各流程操作說明1、收款操作流程何人做此操作：公司財務(wù)管理人員。何時做此操作：當客戶付款時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“財務(wù)管理”“收款管理”“收款管理”“收款登記單據(jù)”，輸入來款單位名稱、來款方式、來款金額、進帳銀行及帳號等，如果是承兌匯票還需要輸入貼息情況。財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫收款單收款銀行往來數(shù)據(jù)核銷銷售單2、付款操作流程何人做此操

20、作：公司財務(wù)管理人員。何時做此操作：當公司付款給供應(yīng)商時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“財務(wù)管理”“付款管理”“付款管理”“付款登記單據(jù)”，在付款單上輸入收款單位名稱、付款方式、付款金額、出帳銀行及帳號等，如果是承兌匯票還需要輸入貼息情況，對于付款如果業(yè)務(wù)人員填寫了付款申請單的，付款時需要調(diào)出申請單進行付款。付款申請單付款申請財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫付款單付款銀行往來數(shù)據(jù)核銷采購單3、銷售開票操作流程何人做此操作：公司財務(wù)開票人員。何時做此操作：當財務(wù)收到銷售管理部門提出的銷售結(jié)算（開票申請）后。操作過程：“世紀商務(wù)版”“銷售管理”“票據(jù)管理”“票據(jù)管理貨票”“銷售發(fā)票登記”，財務(wù)開票人員調(diào)出銷售部門開出的

21、銷售結(jié)算單，經(jīng)過確認保存后系統(tǒng)自動開出發(fā)票并傳遞到金稅開票系統(tǒng)中，然后生成發(fā)票并打印出來。流程圖：銷售結(jié)算銷售發(fā)票銷售開票財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫金稅發(fā)票數(shù)據(jù)核銷銷售單4、采購到票操作流程何人做此操作：公司財務(wù)進項發(fā)票管理人員。何時做此操作：當財務(wù)收到供應(yīng)商開來的發(fā)票后。操作過程：“世紀商務(wù)版”“采購管理”“票據(jù)管理”“發(fā)票采購貨票”“采購發(fā)票登記”，財務(wù)人員輸入供應(yīng)商的發(fā)票，然后調(diào)出公司從該供應(yīng)商采購的貨物清單進行發(fā)票與貨物的核銷。流程圖：采購發(fā)票采購到票核銷采購單財務(wù)往來數(shù)據(jù)庫5、資金管理操作流程何人做此操作：公司財務(wù)人員。何時做此操作：當財務(wù)進行資金類的操作時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“財務(wù)管理”“資金管理”，主要進行資金及銀行方面的管理，功能包括借款管理、貸款管理、還款管理、定金管理、銀行內(nèi)部轉(zhuǎn)款、其他銀行往來、客戶互沖往來等。6、承兌匯票操作流程何人做此操作：公司財務(wù)人員。何時做此操作：當財務(wù)進行承兌匯票相關(guān)的業(yè)務(wù)操作時。操作過程：“世紀商務(wù)版”“財務(wù)管理”“銀票管理”，此部分功能進行公司承兌匯票管理，主要有承兌匯票的開具、承付、貼現(xiàn)、解款等功能。第五章：報表管理流程一、綜合報表1、 采購信息綜合查詢包括采購合同執(zhí)行報表、采購明細報表、采購在途物資報表、按供應(yīng)商采