ERP操作手冊(cè)1——第一部分-采購(gòu)業(yè)務(wù)操作手冊(cè)

1、第一部分 采購(gòu)業(yè)務(wù)操作手冊(cè)采購(gòu)業(yè)務(wù)是物料進(jìn)入公司的源頭，也是公司成本控制的源頭?？傮w流程：采購(gòu)訂單 采購(gòu)到貨單 采購(gòu)入庫(kù)單 采購(gòu)發(fā)票 采購(gòu)結(jié)算，供應(yīng)商提供發(fā)票后，交財(cái)務(wù)辦理采購(gòu)結(jié)算。涉及系統(tǒng)單據(jù)：采購(gòu)訂單、到貨單、檢驗(yàn)單、采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、采購(gòu)結(jié)算單等。一、采購(gòu)訂單業(yè)務(wù)處理按照目前ERP業(yè)務(wù)流程規(guī)定，采購(gòu)訂單由采購(gòu)人員輸入系統(tǒng)，經(jīng)規(guī)劃部審核生效后作為整個(gè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的源頭數(shù)據(jù)。公司目前的采購(gòu)訂單是以采購(gòu)合同（包括招標(biāo)采購(gòu)與直接采購(gòu)）、市場(chǎng)采購(gòu)單（審計(jì)部審批）、零星采購(gòu)單（采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)審批）作為依據(jù)輸入系統(tǒng)。1采購(gòu)訂單輸入在已經(jīng)辦理好采購(gòu)合同或市場(chǎng)采購(gòu)單、零星采購(gòu)單（紙質(zhì)）以后，應(yīng)立即輸入系統(tǒng)。

2、菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)訂貨采購(gòu)訂單（見圖）。雙擊打開采購(gòu)訂單。單擊增加按鈕，出現(xiàn)新采購(gòu)訂單，逐一輸入相應(yīng)表頭及表體內(nèi)容。輸入內(nèi)容列表：字段名稱內(nèi)容說(shuō)明備注合同編號(hào)與紙質(zhì)合同等文檔一致。訂單編號(hào)系統(tǒng)按規(guī)則自動(dòng)生成。供應(yīng)商選擇訂貨供應(yīng)商。采購(gòu)類型選擇采購(gòu)的類型。業(yè)務(wù)員采購(gòu)業(yè)務(wù)員訂單日期應(yīng)與合同一致。采購(gòu)部門采購(gòu)人員所屬部門。備注可輸入必要的注釋。唯一可自由輸入的內(nèi)容。存貨代碼輸入（粘貼）或選擇。只接受已有檔案的數(shù)據(jù)。數(shù)量如果不正確可以修改。原幣含稅單價(jià)輸入采購(gòu)含稅單價(jià)。稅率默認(rèn)17%，如有不同須修改。計(jì)劃到貨日期選擇需要供應(yīng)商送貨的最晚日期。訂單保存：對(duì)輸入內(nèi)容確認(rèn)無(wú)誤后，單擊保存按鈕保存訂

3、單。 批量導(dǎo)入：為解決大批數(shù)據(jù)輸入問題，系統(tǒng)開發(fā)了批量導(dǎo)入功能，用戶根據(jù)規(guī)定的EXCEL數(shù)據(jù)格式準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，在訂單輸入界面點(diǎn)擊提取按鈕，按系統(tǒng)提示完成相應(yīng)的操作，即可導(dǎo)入表體數(shù)據(jù)。訂單修改：已經(jīng)保存但未審核的訂單，點(diǎn)擊菜單修改按鈕直接修改，包括增行、刪行或用鼠標(biāo)定位“存貨編碼”后直接增加或刪除，修改確認(rèn)以后，正式保存，提請(qǐng)審核。訂單刪除：已經(jīng)保存但未審核的訂單，可點(diǎn)擊菜單刪除按鈕直接刪除。草稿使用：在填制采購(gòu)訂單時(shí)，如果對(duì)輸入內(nèi)容不確定或僅擬作為草稿暫存，以便修改或防止單據(jù)保存后誤審，點(diǎn)擊草稿按鈕的，再點(diǎn)擊保存草稿按鈕，即可將當(dāng)前單據(jù)保存為草稿。如需將草稿轉(zhuǎn)為正式訂單，點(diǎn)擊草稿按鈕的，再點(diǎn)擊打開

4、草稿按鈕，選擇已保存的草稿，對(duì)單據(jù)進(jìn)行相應(yīng)修改，確定正確無(wú)誤后，保存訂單。模板使用：為減少相似單據(jù)重復(fù)錄入，可將單據(jù)的內(nèi)容保存為模板。點(diǎn)擊模板按鈕的，再點(diǎn)擊保存模板按鈕，即可將當(dāng)前單據(jù)保存為模板。再次填制類似采購(gòu)訂單時(shí)，只需點(diǎn)擊增加模板按鈕的，再點(diǎn)擊打開模板按鈕，選擇所需要的模板，并在現(xiàn)有模板的基礎(chǔ)上對(duì)單據(jù)進(jìn)行相應(yīng)修改，確認(rèn)無(wú)誤后，保存訂單即可。2查詢、定位采購(gòu)訂單菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)訂貨采購(gòu)訂單列表（見下圖）。雙擊打開“采購(gòu)訂單列表”過(guò)濾界面。輸入查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕，系統(tǒng)開始查詢，顯示如下采購(gòu)訂單列表:雙擊需要的采購(gòu)訂單就可以顯示該張單據(jù)。然后可以執(zhí)行“修改、刪除、棄審、審核，關(guān)

5、閉、打開”等操作。在查詢已關(guān)閉的采購(gòu)訂單時(shí)，需要在查詢條件中，將 “是否關(guān)閉”選為“是”，才能查到相應(yīng)單據(jù)；否則，系統(tǒng)默認(rèn)為“否”，無(wú)法查詢已關(guān)閉單據(jù)。采購(gòu)訂單查詢、定位也可以通過(guò)點(diǎn)擊采購(gòu)訂單頁(yè)面的菜單定位按鈕進(jìn)入采購(gòu)訂單列表過(guò)濾窗體，其它操作同上。還可以通過(guò)采購(gòu)訂單頁(yè)面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁(yè)查詢。3采購(gòu)訂單審核與棄審訂單審核：訂單輸入系統(tǒng)以后，規(guī)劃部審核人員登錄系統(tǒng)，查找定位單據(jù)，依據(jù)紙質(zhì)采購(gòu)合同或市場(chǎng)采購(gòu)單、零星采購(gòu)單等，逐一核對(duì)訂單內(nèi)容，確認(rèn)無(wú)誤后單擊菜單審核按鈕，訂單生效。訂單棄審：對(duì)于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購(gòu)訂單，如需進(jìn)行修改、刪除等操作，必須先行棄

6、審。棄審操作同樣需要查找定位單據(jù)，進(jìn)入采購(gòu)訂單頁(yè)面，點(diǎn)擊棄審按鈕即可。棄審操作同樣受權(quán)限控制，目前由規(guī)劃部審核人員完成。3審核后訂單修改菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)訂貨采購(gòu)訂單（同上）。訂單棄審：由具備“棄審”權(quán)限的人員棄審該訂單，見“訂單棄審”。訂單修改：采購(gòu)人員單擊修改按鈕后，修改訂單內(nèi)容。改后保存：采購(gòu)人員在修改完成后，單擊保存按鈕即可。改后審核：?jiǎn)螕魧徍税粹o（規(guī)劃部審核）。4審核后訂單變更對(duì)于已經(jīng)審核生效且已執(zhí)行的采購(gòu)訂單，如需修改，則必須進(jìn)行“變更”。同樣有具有單據(jù)變更權(quán)限的人員，定位到需要修改的采購(gòu)訂單，單擊變更按鈕，進(jìn)行訂單修改，確認(rèn)以后點(diǎn)擊保存按鈕即可（不需審核）。訂單變更以后

7、，單據(jù)尾部的“變更人”即會(huì)填寫相應(yīng)的人員姓名。注意事項(xiàng)： 只能對(duì)表體的數(shù)量、計(jì)劃到貨日期、價(jià)格、金額、等內(nèi)容進(jìn)行修改操作，表頭備注內(nèi)容可修改，其它項(xiàng)目均不可修改。 可以增行，未執(zhí)行的訂單行可以刪除。 已執(zhí)行的訂單行可以修改數(shù)量，但變更后的數(shù)量（主輔單位數(shù)量）不得少于訂單累計(jì)到貨量（到貨單保存即被確認(rèn)）。如擬采購(gòu)鋼板1000Kg,已經(jīng)累計(jì)到貨500Kg，只可將訂單內(nèi)容變更為500Kg以上，否則，系統(tǒng)拒絕受理。5刪除采購(gòu)訂單對(duì)于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購(gòu)訂單，如需刪除，可由具有“棄審”權(quán)限的人員定位到該訂單，并棄審該訂單，再由訂單輸入人員單擊刪除按鈕予以刪除。7關(guān)閉和打開采購(gòu)訂單對(duì)于已經(jīng)執(zhí)行完畢

8、或部分執(zhí)行但不需再執(zhí)行的訂單，可以予以關(guān)閉。對(duì)于已經(jīng)關(guān)閉的訂單需要繼續(xù)執(zhí)行時(shí)，需要打開。系統(tǒng)既支持整張訂單的關(guān)閉、打開，也支持單據(jù)中某一行或數(shù)行關(guān)閉與打開。訂單關(guān)閉：定位到需要關(guān)閉的采購(gòu)訂單，單擊關(guān)閉按鈕。訂單行關(guān)閉：定位到需要關(guān)閉的采購(gòu)訂單的行，單擊右鍵出現(xiàn)快捷菜單，左鍵點(diǎn)擊“行關(guān)閉”。訂單打開：定位到已經(jīng)關(guān)閉的采購(gòu)訂單，單擊打開按鈕。訂單行打開：定位到已經(jīng)關(guān)閉的采購(gòu)訂單的行，單擊右鍵出現(xiàn)快捷菜單，點(diǎn)擊“行打開”。8.訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表可以根據(jù)查詢條件，查看訂單記錄的執(zhí)行情況，用戶可以查詢某訂單或某存貨的執(zhí)行情況，還可以查詢某供應(yīng)商的訂單執(zhí)行情況等。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)訂貨

9、采購(gòu)訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表。雙擊打開采購(gòu)訂單執(zhí)行統(tǒng)計(jì)表過(guò)濾界面，輸入查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕即可。注意：可以從消息中心的預(yù)警消息，查看采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況。9.未完成業(yè)務(wù)執(zhí)行明細(xì)表未完成業(yè)務(wù)是指已經(jīng)采購(gòu)入庫(kù)而未進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算，即暫估采購(gòu)。用戶可以根據(jù)查詢條件，查看未完成業(yè)務(wù)的明細(xì)。注：貨到票未到為暫估入庫(kù)，票到貨未到為在途存貨。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理報(bào)表統(tǒng)計(jì)表未完成業(yè)務(wù)明細(xì)表。雙擊打開未完成業(yè)務(wù)明細(xì)表過(guò)濾界面，輸入查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕即可。二、采購(gòu)到貨業(yè)務(wù)處理1采購(gòu)到貨單生成系統(tǒng)訂單生效以后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)組織物料供應(yīng)。在物料到達(dá)以后，采購(gòu)人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際到貨生成采購(gòu)到貨單。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)到

10、貨到貨單。雙擊打開采購(gòu)到貨單。單擊增加按鈕，然后選擇生單，單擊生單下的“采購(gòu)訂單”，出現(xiàn)采購(gòu)訂單的過(guò)濾窗體，在此通過(guò)選擇“訂單號(hào)”、“供應(yīng)商編碼”、“業(yè)務(wù)員編碼”、“部門編碼”、“存貨編碼”等過(guò)濾條件來(lái)篩選采購(gòu)訂單。確定后，單擊過(guò)濾按鈕，出現(xiàn)符合過(guò)濾條件的“到貨單拷貝訂單表頭列表”。找到對(duì)應(yīng)的訂單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該訂單已經(jīng)選中，在下面“到貨單拷貝訂單表體列表”中出現(xiàn)對(duì)應(yīng)的明細(xì)，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊確定，返回到貨單。注意：ERP系統(tǒng)本可允許選擇多個(gè)訂單生成到貨單，但為統(tǒng)一、規(guī)范，公司規(guī)定到貨單只能由一張訂單生成。輸入內(nèi)容：僅需修

11、改或確認(rèn)本次到貨數(shù)量，其中單據(jù)顯示的數(shù)量為最大可到貨數(shù)量，不允許超出。輸入數(shù)量并確認(rèn)無(wú)誤后，單擊保存。公司存貨中存在“一物多庫(kù)”現(xiàn)象，而到貨單表體中初始顯示的倉(cāng)庫(kù)名稱為系統(tǒng)默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)，生成到貨單以后如有不符應(yīng)予修改。2查詢、定位到貨單菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)到貨到貨單列表（如圖）。雙擊打開“到貨單列表”過(guò)濾界面。輸入“單據(jù)號(hào)”、“存貨代碼”等相應(yīng)查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕。顯示到貨單列表。雙擊任意一條記錄，可以打開對(duì)應(yīng)的到貨單。然后可以執(zhí)行“修改、刪除、關(guān)閉、打開”等操作（已審核的到貨單在修改、刪除之前需要先棄審）。采購(gòu)到貨單也可以通過(guò)點(diǎn)擊采購(gòu)到貨單頁(yè)面菜單的定位按鈕進(jìn)入采購(gòu)到貨單列表的過(guò)濾界面

12、，其它操作同上。還可以通過(guò)采購(gòu)到貨單頁(yè)面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁(yè)查詢。3到貨單審核與棄審到貨單審核：對(duì)已經(jīng)保存的到貨單，確認(rèn)無(wú)誤后單擊菜單審核按鈕，到貨單生效。到貨單棄審：對(duì)于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的到貨單，如需進(jìn)行修改、刪除等操作，必須先行棄審。棄審操作同樣需要查找定位單據(jù)，進(jìn)入采購(gòu)到貨單頁(yè)面，點(diǎn)擊棄審按鈕即可。棄審操作同樣受權(quán)限控制。4到貨單報(bào)檢到貨單中如果有貨物是需要檢驗(yàn)的，那么在審核到貨單以后需要點(diǎn)擊報(bào)檢按鈕，如下圖：系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)選擇需要檢驗(yàn)的項(xiàng)目生成報(bào)檢單，點(diǎn)擊報(bào)檢后會(huì)彈出以下窗口提示報(bào)檢成功，點(diǎn)擊確定后完成操作。5修改到貨單已經(jīng)保存但未審核的到貨單，如需修

13、改或增刪表體內(nèi)容，須點(diǎn)擊菜單修改按鈕直接修改，包括增行、刪行或用鼠標(biāo)定位“存貨編碼”后直接增加或刪除，修改確認(rèn)以后，保存、審核。如果要修改的到貨單已經(jīng)生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單，需要先刪除采購(gòu)入庫(kù)（如果能夠刪除）單并將到貨單棄審后才能修改。6刪除到貨單已經(jīng)保存但未審核的到貨單，可以直接單擊刪除按鈕予以刪除；對(duì)于已經(jīng)審核生效但尚未執(zhí)行的采購(gòu)訂單，如需刪除，需先棄審到貨單，再單擊刪除按鈕予以刪除；如果該到貨單已經(jīng)生成對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單需要先刪除采購(gòu)入庫(kù)單并將到貨單棄審后才能刪除。7采購(gòu)?fù)素泦紊?、審核?dāng)需要退庫(kù)、退貨或進(jìn)行業(yè)務(wù)調(diào)整時(shí)，必須通過(guò)采購(gòu)?fù)素洏I(yè)務(wù)來(lái)辦理，退貨單相當(dāng)于“紅字”到貨單。菜單路徑：供應(yīng)鏈

14、采購(gòu)管理采購(gòu)到貨采購(gòu)?fù)素泦危ㄒ妶D）。雙擊打開采購(gòu)?fù)素泦?。單擊增加按鈕，然后選擇生單，單擊生單下采購(gòu)訂單或到貨單菜單。退貨單原則上應(yīng)由已入庫(kù)（入庫(kù)單保存）的到貨單生成，也可以通過(guò)采購(gòu)訂單生成。對(duì)于到貨單而言，只能對(duì)已經(jīng)入庫(kù)部分退貨，對(duì)未入庫(kù)的部分，必須由采購(gòu)訂單退貨。例如到貨單中某貨物的數(shù)量為10項(xiàng)，生成的入庫(kù)單數(shù)量同樣為10項(xiàng)，可以通過(guò)采購(gòu)訂單、采購(gòu)到貨單生單退貨。但是如果此時(shí)生成的入庫(kù)單數(shù)量?jī)H為5項(xiàng)，即還有部分沒有入庫(kù)，這種情況下可以通過(guò)采購(gòu)訂單或到貨單將已經(jīng)入庫(kù)的部分退庫(kù)，而對(duì)于未入庫(kù)部分，必須通過(guò)采購(gòu)訂單退貨。下面通過(guò)采購(gòu)訂單生成采購(gòu)?fù)素泦螢槔枰哉f(shuō)明，通過(guò)采購(gòu)到貨單生單過(guò)程與此類同。單

15、擊生單下采購(gòu)訂單彈出過(guò)濾窗口，輸入“供應(yīng)商編碼”、“存貨編碼”、“采購(gòu)部門”、“訂單編號(hào)”或“日期”等相應(yīng)的查詢條件，然后單擊過(guò)濾進(jìn)入“到貨單拷貝訂單列表“（如圖）。找到對(duì)應(yīng)的訂單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該訂單已經(jīng)選中，在下面“到貨單拷貝訂單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細(xì)存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊確定。點(diǎn)擊確定后，返回采購(gòu)?fù)素泦?，修改退貨單?shù)量，注意數(shù)量邏輯關(guān)系。然后保存、審核單據(jù)。三、采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)處理當(dāng)采購(gòu)人員組織物料到貨并生成采購(gòu)到貨單，如需入廠檢驗(yàn)需檢驗(yàn)合格后，將物料交管庫(kù)員，由管庫(kù)員檢查、清點(diǎn)，并經(jīng)ERP系統(tǒng)辦理入庫(kù)手續(xù)。1采購(gòu)入

16、庫(kù)單生成菜單路徑：供應(yīng)鏈庫(kù)存管理入庫(kù)業(yè)務(wù)采購(gòu)入庫(kù)單（見圖）。雙擊進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單。采購(gòu)入庫(kù)單必須通過(guò)生單來(lái)建立，根據(jù)不同的情況選擇不同的單據(jù)來(lái)源生成采購(gòu)入庫(kù)單，包括采購(gòu)到貨單（藍(lán)字）、采購(gòu)到貨單（紅字）或檢驗(yàn)單等。 通過(guò)采購(gòu)到貨單（藍(lán)字）或采購(gòu)到貨單（紅字）生成單擊生單下采購(gòu)到貨單（藍(lán)字）或采購(gòu)到貨單（紅字）按鈕，出現(xiàn)選擇到貨單的過(guò)濾窗體，在此通過(guò)選擇“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”、采購(gòu)“部門”、“存貨編碼”、“倉(cāng)庫(kù)”等過(guò)濾條件來(lái)篩選采購(gòu)到貨單。確定過(guò)濾條件后，單擊過(guò)濾按鈕，出現(xiàn)符合過(guò)濾條件的“到貨單生單表頭”列表。找到對(duì)應(yīng)的到貨單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該到貨單已經(jīng)選中，在下面“到貨

17、單生單表體”中選擇相應(yīng)的明細(xì)存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊確定，返回采購(gòu)入庫(kù)單。管庫(kù)員修改、確認(rèn)入庫(kù)數(shù)量以后，點(diǎn)擊菜單保存、審核按鈕。注意：?jiǎn)螕?jù)審核以后才正式生效，系統(tǒng)據(jù)此修改庫(kù)存數(shù)量，并可被參照進(jìn)行下游單據(jù)（業(yè)務(wù)）處理。目前存貨中存在一物多庫(kù)現(xiàn)象，而“到貨單生單表體”中顯示的“倉(cāng)庫(kù)”、“倉(cāng)庫(kù)編碼”為系統(tǒng)默認(rèn)倉(cāng)庫(kù)，生成入庫(kù)單以后可以修改，但在由到貨單生成入庫(kù)單時(shí)在“到貨單生單表體”中選擇的倉(cāng)庫(kù)必須唯一，如有不同倉(cāng)庫(kù)必須對(duì)應(yīng)生成多個(gè)入庫(kù)單。（2）通過(guò)檢驗(yàn)單生成如果到貨單中有存貨需要檢驗(yàn)，采購(gòu)入庫(kù)單必須根據(jù)檢驗(yàn)單生成。當(dāng)質(zhì)量保證部填制、審核檢驗(yàn)單后，管庫(kù)員點(diǎn)擊

18、采購(gòu)入庫(kù)單菜單生單按鈕，再選擇其下的檢驗(yàn)單，出現(xiàn)“來(lái)料檢驗(yàn)單”的過(guò)濾窗體，在此通過(guò)選擇“檢驗(yàn)單號(hào)”、“檢驗(yàn)日期”、“檢驗(yàn)員”、“到貨單號(hào)”、“供應(yīng)商”、采購(gòu)“部門”等過(guò)濾條件篩選檢驗(yàn)單，確定過(guò)濾條件后，單擊過(guò)濾按鈕，出現(xiàn)符合過(guò)濾條件的“來(lái)料檢驗(yàn)單生單列表”。找到對(duì)應(yīng)的檢驗(yàn)單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊確定，返回采購(gòu)入庫(kù)單。同樣由管庫(kù)員修改、確認(rèn)入庫(kù)數(shù)量以后，點(diǎn)擊菜單保存、審核按鈕，完成入庫(kù)作業(yè)。在由檢驗(yàn)單生成入庫(kù)單時(shí)在“列表”中選擇的倉(cāng)庫(kù)必須唯一，如有不同倉(cāng)庫(kù)必須對(duì)應(yīng)生成多個(gè)入庫(kù)單。注意：為便于核對(duì)訂單、到貨單執(zhí)行情況，入庫(kù)單應(yīng)由同一到貨單或完全入庫(kù)的數(shù)張

19、到貨單生成，但其采購(gòu)訂單必須唯一。2采購(gòu)入庫(kù)單查詢、定位菜單路徑：供應(yīng)鏈庫(kù)存管理單據(jù)列表采購(gòu)入庫(kù)單列表。雙擊打開采購(gòu)入庫(kù)單列表過(guò)濾界面，輸入或選擇“入庫(kù)單號(hào)”、“入庫(kù)日期”、“管庫(kù)員”、“采購(gòu)部門”、“存貨編碼”等查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕，顯示采購(gòu)入庫(kù)單列表。雙擊任意一條即可打開對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單，用戶可根據(jù)需要以進(jìn)行修改、刪除、審核、棄審等操作。采購(gòu)入庫(kù)單的查詢也可以通過(guò)點(diǎn)擊采購(gòu)入庫(kù)單頁(yè)面菜單的定位按鈕進(jìn)入采購(gòu)入庫(kù)單列表的過(guò)濾界面，其它操作同上。還可以通過(guò)采購(gòu)入庫(kù)單頁(yè)面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁(yè)查詢。3采購(gòu)入庫(kù)單修改單據(jù)審核前修改：查找到對(duì)應(yīng)單據(jù)，直接點(diǎn)擊修改按鈕，確認(rèn)

20、后點(diǎn)擊審核按鈕，單據(jù)正式生效。已審核單據(jù)修改：首先由具備棄審權(quán)限的人員棄審，再由管庫(kù)員點(diǎn)擊修改按鈕修改，修改完畢仍需點(diǎn)擊審核。注意：入庫(kù)單修改后必須保證對(duì)應(yīng)存貨的現(xiàn)存量0，否則，須先另行入庫(kù)或撤消出庫(kù)；如果該入庫(kù)單已經(jīng)生成發(fā)票，則需要?jiǎng)h除發(fā)票后再進(jìn)行操作；已經(jīng)記帳的單據(jù)不得修改，如有需要必須“紅沖”。4采購(gòu)入庫(kù)單刪除單據(jù)審核前刪除：查找到對(duì)應(yīng)單據(jù)，直接點(diǎn)擊刪除按鈕。已審核單據(jù)修改：首先由具備棄審權(quán)限的人員棄審，再由管庫(kù)員點(diǎn)擊刪除按鈕。注意同“采購(gòu)入庫(kù)單修改”。四、采購(gòu)結(jié)算業(yè)務(wù)處理當(dāng)采購(gòu)人員接到供應(yīng)商的采購(gòu)發(fā)票（專用和普通）和運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票后，在交財(cái)務(wù)部結(jié)算前，需要在系統(tǒng)中生成或錄入發(fā)票，包括專用采

21、購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票，運(yùn)費(fèi)發(fā)票由財(cái)務(wù)結(jié)算時(shí)錄入。1采購(gòu)發(fā)票（含紅字發(fā)票）生成或錄入菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)發(fā)票專用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票或運(yùn)（雜）費(fèi)發(fā)票（見圖）。 專用采購(gòu)發(fā)票、普通采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)人員雙擊打開專用或普通采購(gòu)（包括紅字）發(fā)票界面后，首先點(diǎn)擊增加按鈕，再點(diǎn)擊生單下入庫(kù)單按鈕。出現(xiàn)選擇入庫(kù)單過(guò)濾窗體，在此通過(guò)選擇“供應(yīng)商”、“業(yè)務(wù)員”、采購(gòu)“部門”、“存貨編碼”、“訂單號(hào)”、“入庫(kù)單號(hào)”、“采購(gòu)合同號(hào)”、“倉(cāng)庫(kù)”等條件來(lái)篩選采購(gòu)采購(gòu)入庫(kù)單。確定過(guò)濾條件后，單擊過(guò)濾按鈕，出現(xiàn)符合過(guò)濾條件的“發(fā)票拷貝入庫(kù)單表頭列表”。找到對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單在表體前端的“選擇”處雙擊，出現(xiàn)“Y”表示該單據(jù)已被

22、選中，在表頭中選擇入庫(kù)單必須為同一供應(yīng)商。在下面“發(fā)票拷貝入庫(kù)單生單表體列表”中選擇相應(yīng)的明細(xì)存貨，同樣在表體前端“選擇”處出現(xiàn)“Y”表示該存貨已選中，確定后點(diǎn)擊確定，返回采購(gòu)專用發(fā)票，錄入表頭、表體數(shù)據(jù)并確認(rèn)后單擊保存按鈕，發(fā)票生效。注意事項(xiàng)：一般情況下，不建議使用紅字發(fā)票。當(dāng)確有紅字入庫(kù)單時(shí)，可將紅字入庫(kù)單、對(duì)應(yīng)藍(lán)字入庫(kù)單共同生成發(fā)票（結(jié)算時(shí)相當(dāng)于沖抵）。當(dāng)有紅字、藍(lán)字入庫(kù)單共同生成發(fā)票，合計(jì)金額大于0，使用藍(lán)字發(fā)票，小于0，使用紅字發(fā)票，僅由紅字入庫(kù)單生成發(fā)票，金額小于0，使用紅字發(fā)票。系統(tǒng)發(fā)票金額和稅額一定要和實(shí)際發(fā)票一致，發(fā)票日期是實(shí)際發(fā)票上的日期，錄票日期是錄入采購(gòu)專用發(fā)票單據(jù)時(shí)的

23、日期，發(fā)票號(hào)為實(shí)際發(fā)票號(hào)。由于系統(tǒng)對(duì)應(yīng)入庫(kù)單中的物料是選取的，多張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)一張發(fā)票如有同一物料將會(huì)多次出現(xiàn)，但一張入庫(kù)單的同一物料不允許多次出現(xiàn)。建議一張入庫(kù)單對(duì)應(yīng)一張系統(tǒng)發(fā)票，必要時(shí)也可以一張發(fā)票對(duì)應(yīng)多張入庫(kù)單，但入庫(kù)單中的全部?jī)?nèi)容必須全部包含在內(nèi)，不得將一張入庫(kù)單分多次報(bào)銷，且一張發(fā)票對(duì)應(yīng)的入庫(kù)單也必須是一個(gè)訂單的內(nèi)容。禁止多張入庫(kù)單交叉對(duì)應(yīng)多張系統(tǒng)發(fā)票，甚至將一張入庫(kù)單的部分內(nèi)容與發(fā)票辦理結(jié)算。另外，發(fā)票的審核由財(cái)務(wù)人員在應(yīng)付模塊中完成。 運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票由于運(yùn)雜費(fèi)發(fā)票可能在采購(gòu)發(fā)票結(jié)算后到達(dá)，或在一定期間后累計(jì)開具，存在與采購(gòu)發(fā)票不同步的問題，因此，由財(cái)務(wù)人員輸入系統(tǒng)，并合理分?jǐn)偨o（有待結(jié)

24、算的）采購(gòu)物料。雙擊打開采購(gòu)運(yùn)費(fèi)發(fā)票界面，在表頭部分選擇填入“采購(gòu)類型”、“供應(yīng)商”、“采購(gòu)部門”、“發(fā)票日期”、“錄票日期”等信息。在表體中存貨編碼項(xiàng)下選擇相應(yīng)編碼，（對(duì)應(yīng)運(yùn)費(fèi)，對(duì)應(yīng)雜費(fèi)，對(duì)應(yīng)委外加工費(fèi)），輸入相應(yīng)的金額，點(diǎn)擊保存。運(yùn)費(fèi)也有紅字發(fā)票，一般不建議使用。如確有退費(fèi)或需要調(diào)整，則必須使用紅字發(fā)票。2采購(gòu)發(fā)票查詢菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)發(fā)票采購(gòu)發(fā)票列表（見圖）。雙擊打開采購(gòu)發(fā)票列表過(guò)濾界面，輸入或選擇“發(fā)票號(hào)”、“發(fā)票日期”、“管庫(kù)員”、“采購(gòu)部門”、“存貨編碼”、“供應(yīng)商”等查詢條件，單擊過(guò)濾按鈕，顯示采購(gòu)發(fā)票列表。雙擊任意一條即可打開對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票。采購(gòu)發(fā)票查詢也可以通過(guò)點(diǎn)擊

25、發(fā)票頁(yè)面的菜單定位按鈕進(jìn)入發(fā)票過(guò)濾窗體，其它操作同上。還可以通過(guò)發(fā)票頁(yè)面菜單“箭頭”按鈕第一張、前一張、下一張、最后一張翻頁(yè)查詢。3采購(gòu)發(fā)票修改和刪除如果要修改或刪除采購(gòu)發(fā)票，首先查看該發(fā)票是否已結(jié)算，如果已經(jīng)結(jié)算要先刪除結(jié)算單；如果已經(jīng)生成憑證則需要先刪除憑證，再刪除結(jié)算單。發(fā)票修改：查詢到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，單擊修改按鈕，再單擊保存按鈕。發(fā)票刪除：查詢到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票，單擊刪除按鈕。4. 采購(gòu)結(jié)算財(cái)務(wù)人員根據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票核算采購(gòu)入庫(kù)成本，采購(gòu)結(jié)算的結(jié)果是采購(gòu)結(jié)算單，它是采購(gòu)入庫(kù)單記錄與采購(gòu)發(fā)票記錄對(duì)應(yīng)關(guān)系的結(jié)算對(duì)照表。 采購(gòu)發(fā)票與入庫(kù)單結(jié)算由入庫(kù)單生成的采購(gòu)發(fā)票（含紅字），如

26、沒有運(yùn)雜費(fèi)需要攤銷，查找定位采購(gòu)發(fā)票，在專用、普通采購(gòu)發(fā)票界面中，點(diǎn)擊結(jié)算按鈕即完成采購(gòu)結(jié)算。 采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票與入庫(kù)單同時(shí)結(jié)算采購(gòu)結(jié)算時(shí)如有運(yùn)費(fèi)發(fā)票，財(cái)務(wù)需要將這些費(fèi)用分?jǐn)傆?jì)入采購(gòu)成本。ERP系統(tǒng)中有兩種分?jǐn)偰Ｊ?，一種是按照金額分?jǐn)?，另外一種是按照數(shù)量分?jǐn)偂，F(xiàn)在公司財(cái)務(wù)采用的是按照金額來(lái)分?jǐn)偂＿@時(shí)需要使用采購(gòu)結(jié)算模塊下的手工結(jié)算來(lái)進(jìn)行操作。菜單路徑：供應(yīng)鏈采購(gòu)管理采購(gòu)結(jié)算手工結(jié)算（見右圖）雙擊進(jìn)入手工結(jié)算界面，點(diǎn)擊選單。進(jìn)入結(jié)算選單界面點(diǎn)擊過(guò)濾項(xiàng)下的入庫(kù)單選單過(guò)濾或發(fā)票選單過(guò)濾，分別根據(jù)“供應(yīng)商”、采購(gòu)“部門”、“存貨編碼”等信息過(guò)濾“結(jié)算選入庫(kù)單”和“結(jié)算選發(fā)票”。也可直接點(diǎn)擊過(guò)濾按鈕將發(fā)票和入庫(kù)單同時(shí)過(guò)濾出來(lái)。選擇對(duì)應(yīng)的采購(gòu)發(fā)票、運(yùn)費(fèi)發(fā)票和入庫(kù)單后點(diǎn)擊確定。返回手工結(jié)算界面后點(diǎn)擊分?jǐn)?，系統(tǒng)計(jì)算完成后點(diǎn)擊結(jié)算。注意：在選單界面中過(guò)濾的發(fā)票為該供應(yīng)商所有未結(jié)算的發(fā)票，而過(guò)濾出的入庫(kù)單為該供應(yīng)商所有未結(jié)算的入庫(kù)單，包括未生成發(fā)票的入庫(kù)單，在選擇對(duì)應(yīng)入庫(kù)單時(shí)要注意。 藍(lán)字入庫(kù)單和紅字入庫(kù)單結(jié)算同一物料當(dāng)采購(gòu)入庫(kù)以后發(fā)票尚未結(jié)算時(shí)需要退庫(kù)（紅字入庫(kù)），可將對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單和紅字入庫(kù)單一起用“手工結(jié)算”辦理結(jié)算。選單時(shí)對(duì)應(yīng)選擇藍(lán)、紅入庫(kù)單，直接結(jié)算。注意數(shù)量、金額的對(duì)應(yīng)問題，結(jié)算數(shù)量合計(jì)必須為0，否則系統(tǒng)提示拒絕結(jié)算。多入少退時(shí)可以手動(dòng)調(diào)節(jié)入庫(kù)數(shù)量，僅將退庫(kù)數(shù)量