會務流程管理

1、會務流程管理一、會前準備（-）會議計劃和成本預算1. 會議計劃首先應明確會議的的和任務，確定會議的名稱、出席對象、主持人、規(guī)模、 規(guī)格、召開時間、需要時間、地點、議程等。（1）會議議題：XX學院慶祝第23個老年節(jié)暨表彰大會（2）會議名稱：XX學院慶祝第23個老年節(jié)暨表彰大會（3）出席對象：院、系領導，離退休代表、學生代表（4 ）主持人：趙小獅2. 會議成本預算（1）會場裝飾費400元，租用花卉禮儀300元；（2）設備費200元（3）文件資料費，即制作籌備400元，宣傳會議以及完成會 議議程所必需的各類文件的費用及相應的文具費150元（4）人工費，即會場布置者、禮儀生的報酬600元（5）茶水費8

2、00元（6）獎品費用2000元（7）餐費3000元?？傆嫞?830元3. 會議時間：2011年10月11日4. 會議地點：XX學院（老校區(qū)）2號樓大禮堂（二）文件準備1.開幕詞開幕詞是會議開始時會議主席所作的發(fā)言稿，一般帶有預告及禮儀性 質(zhì)，比較簡短。內(nèi)容大體包括三方面：（1）對來賓和與會人員表示歡迎；（2）對會議的內(nèi)容、任務、目的作簡要介紹；（3）預祝會議成功。2.工作報告工作報告是會議的主要文件，其中的主要內(nèi)容往往是會議討論的中心 議題。工作報告必須有實質(zhì)性的內(nèi)容，既可以是對前階段工作成果、經(jīng)驗、 缺點的回顧與總結(jié)，也可以是對后階段工作提出計劃、預算、部署或展望。 工作報告既要全面，乂要重

3、點突出。3. 發(fā)言稿這里指的是除工作報告之外的其他與會者的發(fā)言稿。發(fā)言稿也要有具 體的內(nèi)容，一般不宜太長。4. 其他會議文書除了文件之外，秘書還應準備好會議所用的技術(shù)性、程序性或服務性 額文書材料，如：會議通知、會議議程表、日程表、會議須知、作息時間 表、與會人員等等。（三）會場準備對會場的要求總體上是：整潔、安靜、明亮、空氣流通、大小適宜、 一應設備齊全、利于安全和XX。1. 會場布置會場除了整潔、安靜、明殼、通風、安全等要求以外，還應考慮形狀、 大小、桌椅安排等布置。本次會議在禮堂前方安排主席臺。主席臺為長方形桌，上鋪黑色桌布。2. 主席臺席位第一排的正中為首席，其次是左位，再次是右位，先

4、左后右，左高右 低，前排為主，后排為次，其他的依此類推。在席位前放置XX牌，便于按 位入座。3. 會場設施會場一應設施都必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片、 錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、 茶具等等。儀器、設備應事先反復檢查、調(diào)試（如擴音器的音量大?。?， 以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。本次會議采取中型會議模式。（四）會議議程、程序的擬定1. XX學院慶祝第23個老年節(jié)暨表彰大會議程時間：2010年10月11日（1）主持人宣布：請參加大會的院領導、系領導、離退休 老年同志其他與會者入座（2）奏國歌（3 ）院黨委副書記安建平宣讀受表彰先進單位及個人，院領

5、導向獲獎單位和個人頒發(fā)獎牌和證書。（4）與會代表發(fā)表講話（離退休代表、各系代表、學生代 表、院黨委副書記、院長姚紀歡，院黨委副書記趙小獅）（5）主持人宣布：XX學院慶祝第23個老年節(jié)暨表彰大會結(jié) 束。2.日程表時間活動名稱內(nèi)容地占參加對象主持人10月11日上午8 :00-12 :00舉行會議各 與會 人員 召開 會議老校區(qū)大禮堂各 與會人 員趙小獅10月11日中莘12：00-14 :00就餐就餐老校區(qū)小餐廳各 與會人 員趙小獅（五）會議通知的發(fā)送此次會議的通知方式主要有以下兒種:1、通知書送達會議通知XXX老師:茲定于2010年10月11日上午8： 0012： 00在老校區(qū)大禮堂 召開XX學院

6、慶祝第23個老年節(jié)暨表彰大會，請準時出席。院辦公室2010年10月7日2、通知口二、會間工作（-）會場的組織與服務1. 報到與簽到會議正式開始前，應做好與會者的報到與簽到工作，并準確統(tǒng)計人數(shù) （包括出席者XX,缺席者XX及原因），提交給會議主持人。本次會議與會者報到與簽到，采用簽到本簽到的方式。2. 材料發(fā)放與會者到達會址后，秘書應及時發(fā)放會議材料，以供在會議上學習、 參考之用。本次會議材料較多，秘書可事先集中放在材料袋內(nèi)，待與會者 報到時領取；3. 會場服務會場服務包括引導與會人員入席、退席，茶水供應，指引與會者使用 會場的生活設施，照顧與會人員會間休息，滿足與會人員的臨時需要等等。會場服務

7、還包括接聽會場外打來的，接待來訪的客人，盡可能排除會 場因素對會議的干擾。特別是本次會議，多數(shù)與會者為老年人，必須時刻 關(guān)注老年人的身體狀況。4. 會場臨時調(diào)度當會場發(fā)生意外惜況或意外事故時，秘書應及時建議會議主持人修改 會議程序或暫時中止會議，必要時協(xié)助主持人，組織與會人員撤離會場。（二）會議信息的收集與編發(fā)秘書人員應該做好本次會議的記錄、核實、匯總、整理和篩選、編寫、 發(fā)送或歸檔工作。（三）會議記錄本次會議的記錄以書面記錄為主，攝影記錄為輔。完整的書面會議記錄的內(nèi)容應包括：會議名稱；會議記錄人的XX、蓋 章；日期、時間（開始時間、結(jié)束時間）；會議地點；議題；主持人；出 席者；會議的經(jīng)過惜形

8、及結(jié)論；相關(guān)的資料；下次會議預定日期。重要會 議記錄需主持人簽名。會議記錄要求：（1）準確寫明會議名稱（要寫全稱），開會時間、地點、會 議性質(zhì)（2）詳細記錄下主持人、出席會議應到和實到人數(shù)，缺席、 遲到或早退人數(shù)及其XX、職位，記錄者的XX（3）忠實記錄會議上的發(fā)言和動態(tài)，記錄可分為摘要式和全 文倆種（4）記錄會議的結(jié)果，如：會議的決定、決議或表決等情況。（四）信息溝通：做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作：（1）秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，才能比較全面地 收集信息（2）要深入實際，掌握第一手資料（3）要注意信息的加工提煉，使成果讓上司、與會者、新聞 媒體都能方便利用（4）要注重時效，反映敬捷，重視反饋信息的收集。（五）做好會議的保衛(wèi)工作：做好會議的保衛(wèi)工作，確保與會重要人員人身安全、會議重要文件、 會議的各種設備用品與與會者私人貴重物品的安全。三會后工作（-）會場清理會場的臨時布置（如會標、彩旗、盆景等）應撤除，一應用具、用品 要清點、歸好。搬動過的桌椅要恢復原樣，會場地面、門窗應清掃、擦洗 干凈。尤其是會議所要參考、學習的文件應收齊、歸檔，廢棄的文書應回 收，用碎紙機銷毀，不留紙屑，這也防止泄密。（二）人員離會會后的送行與會前的迎接應同