章制度檔案室各項規(guī)章制度

1、3s 檔案室各項規(guī)章制度 河?xùn)|區(qū)香山道小學(xué) 檔案查、借閱、利用制度 一、查、借閱、利用學(xué)校檔案，必須持有單位介紹信，注明利用者身份，查檔內(nèi)容和 利用目的。嚴(yán)禁持信者查閱與本人有關(guān)的檔案材料。利用本局一般檔案，檔案工作人員可 直接提供，利用黨政重要機密檔案，需經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 二、本校教職工，查、借閱、利用本部門移交的檔案，可直接到檔案室辦理。查、借 閱、利用其他部門移交的檔案，須經(jīng)移交部門同意方可查閱。利用黨、政重要機密檔案需 經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 三、凡是查、借閱、利用本校檔案者都應(yīng)按規(guī)定填寫檔案查、借閱登記簿 、檔案 利用效果登記表、并及時反饋利用效果。利用者根據(jù)工作需要可以摘抄、復(fù)制有關(guān)

2、檔案內(nèi) 容。重要機密檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)范圍，并經(jīng)檔案人員審查同意，方可摘抄、復(fù)制。但不準(zhǔn)抄錄、 復(fù)制與查檔目的無關(guān)的檔案內(nèi)容，更不得持案卷到校外、社會上去復(fù)印。 四、本校檔案案卷不得外借，上級主管機關(guān)、局內(nèi)各部門工作需要借時，一般不超過 七天， 借出的檔案未經(jīng)檔案室同意不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借其他單位、部門或人員。 五、利用檔案資料要注意保守機密，不得翻閱與查檔目的無關(guān)的內(nèi)容，不得傳播檔案 內(nèi)容，要保守所用案卷的完整與安全、無損，嚴(yán)禁折卷、折疊、剪裁、涂改、增刪、抽頁， 要保持案卷清潔，不得弄臟、劃道。 六、檔案人員要熟悉室藏檔案情況，主動了解各項工作對利用檔案的需求，完善檢索 工作，搞好資料編研，開展多種形式的主

3、動服務(wù)，不斷提高檔案利用率。 文書保密工作制度 保守國家秘密是國家工作人員的義務(wù)和職責(zé)，每個黨員都必須嚴(yán)格遵守黨和國家的秘 密，并同泄露黨和國家秘密的現(xiàn)象作斗爭，保衛(wèi)黨和國家的安全和利益，因此必須做到： 1、認(rèn)真學(xué)習(xí)保密法提高思想認(rèn)識，增強保密意識和責(zé)任感及法制觀念，提高保密 工作的自覺性。 2、發(fā)放文件應(yīng)從工作需要出發(fā)，一般只發(fā)組織，不發(fā)個人。 3、文件的收發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等各個環(huán)節(jié)都應(yīng)履行登記制度，做到 事事有手續(xù)，件件有著落。 4、傳閱機密文件應(yīng)由指定人員或?qū)Ｈ私y(tǒng)一掌握，非經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自擴大機密文件的 閱讀范圍。 5、閱讀機密文件要在辦公室或閱文室進行。 6、在外出遞送

4、、領(lǐng)取機密文件過程中，不準(zhǔn)辦理與遞送、領(lǐng)取文件無關(guān)的事。 7、外出工作必須攜帶秘密文件的要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取安全措施。 8、機密文件必須存放在有保密保障的地方，并經(jīng)常檢查保管情況，不在不利于保密的 地方存放機密文件、資料，對平時工作使用的秘密文件應(yīng)隨手入柜加鎖。 9、工作調(diào)動時，必須把自己經(jīng)管的秘密文件全部移交、清點、核對并辦理移交手續(xù)。 10、機密文件要制定清查、清退制度，按時按數(shù)及時清退機密文件，在清查清理中發(fā) 現(xiàn)丟失要及時清查處理 文件立卷歸檔制度 1、歸檔文件材料要收集齊全、完整、教育局各科室形成的具有保存價值的文件都應(yīng)收 集齊全。 2、立卷時，案卷的組合要符合規(guī)定要求，按照文件形成

5、的規(guī)律，區(qū)分文件的價值，本 著今后查找利用的原則，以文件的內(nèi)容為主，靈活運用文件的內(nèi)容特征進行組卷。 3、立卷后，案卷標(biāo)題要簡明、確切、標(biāo)題至少要包括三個特征，即：時間、作者、問 題。（即案卷的概括內(nèi)容） 4、文書卷的裝訂和封面要整潔美觀。裝訂時首先要去掉文件材料中的金屬物，如：大 頭針、區(qū)別針、書釘?shù)龋荒艹霈F(xiàn)圓珠筆和鉛筆字跡，文書卷的右側(cè)和底邊要取齊，材料 一定要折疊整齊，裝訂牢固。 5、訂卷要用統(tǒng)一的卷皮，卷內(nèi)目錄和備考表。 6、案卷訂好后，由立卷人和科室負(fù)責(zé)人簽字。 文書檔案的管理制度 1、文書檔案資料保管工作的基本任務(wù)是積極采取切實可行的保護措施，科學(xué)系統(tǒng)的保 管文件檔案，維護文書檔

6、案的完整與安全，保證檔案及時準(zhǔn)確的為領(lǐng)導(dǎo)和各部門的工作提 供利用。 2、檔案要以全宗為單位，科學(xué)地進行分類、排列、編目。 3、檔案的排列，按不同保管期限，依次排列做到排放整齊。 4、檔案資料的管理，按分類大綱，隨時進行分類、登記、編目。 5、建立登記、統(tǒng)計制度，對檔案的接收、移出、整理、鑒定、銷毀、利用等方面要有 詳細的統(tǒng)計記錄，數(shù)字要準(zhǔn)確，做到案卷與目錄數(shù)字相符。 6、檔案保管要進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題要及時查明原因，并及時向領(lǐng)導(dǎo)報告。 7、檔案管理人員要了解每個檔案的性質(zhì)、任務(wù)、職權(quán)范圍和歷史情況，熟悉檔案內(nèi)容 和成份。 8、要研究和改進檔案保護技術(shù)，延長檔案壽命，對所保管的檔案定期檢查，發(fā)現(xiàn)被損 壞和字跡退色的重要檔案要及時修復(fù)和復(fù)制。 9、檔案的接收、移出、查閱要嚴(yán)格履行手續(xù)。 10、檔案保護方面要做到防塵、防潮、防曬、防蟲、防火，文檔室內(nèi)不準(zhǔn)吸煙。 11、檔案柜鑰匙要由專人統(tǒng)一管理。 12、人員調(diào)動時，對所保管的檔案必須辦理移交手續(xù)。 文件檔案的借閱制度 1、文檔工作人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)文檔的知識，提高對文檔工作的認(rèn)識，增強責(zé)任感。 2、嚴(yán)格借閱文件檔案的制度，履行借閱登記手續(xù)，并督促及時退回。 3、在一般情況下，文書檔案卷不得借閱離室，工