文管理制度范本

1、文件管理制度范本1總則1.1為使文件管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高辦文速度和發(fā)文質(zhì)量，充分發(fā) 揮文件在各項(xiàng)工作中的指導(dǎo)作用，根據(jù)公文的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我公司實(shí)際，特制定本制度。1.2文件管理內(nèi)容：上級(jí)黨政機(jī)關(guān)、上級(jí)行業(yè)主管部門來文；同級(jí)單位來文；本單位 上報(bào)下發(fā)的各種文件、資料。1.3本單位的各類文件（黨委和行政）統(tǒng)一由辦公室歸口管理。2收文的管理2.1公文的簽收2.1.1簽收文件時(shí)，要檢查收文單位或收件人姓名無誤后再進(jìn)行簽收。2.1.2簽收文件時(shí)，要對(duì)文件的份數(shù)、標(biāo)題等內(nèi)容逐份清查核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)其中一項(xiàng)不 對(duì)口，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。2.1.3簽收文件應(yīng)簽寫姓名并注明時(shí)間。2.2文件的登記編

2、號(hào)：對(duì)收到的文件，要分類逐件在收文登記薄上詳細(xì)登記。登記項(xiàng) 目一般包括：收到日期、順序編號(hào)、來文單位、發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題。參加各種會(huì)議帶回的 文件、材料，在傳達(dá)、匯報(bào)結(jié)束后應(yīng)交辦公室保管，個(gè)人不得存放。2.3文件的閱批與分轉(zhuǎn)2.3.1凡正式文件應(yīng)附上文件處理傳閱單”，由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)閱簽后， 由文書（或秘書）分送領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門閱辦，重要文件或急件應(yīng)立刻呈送領(lǐng)導(dǎo)（或分管領(lǐng)導(dǎo)） 閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應(yīng)在當(dāng)天閱簽完。232為加速文件運(yùn)轉(zhuǎn)，文書就在當(dāng)天或第二天將文件送到領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門，如關(guān)系到兩個(gè)以上部門，應(yīng)按批示、次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外

3、）。2.4文件的傳閱：2.4.1傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格遵守傳閱范圍和詳細(xì)規(guī)定，不得將有密級(jí)的文件帶回家里閱讀或隨身攜帶到公共場(chǎng)所，也不得將文件轉(zhuǎn)借其他人閱看。2.4.2閱讀文件應(yīng)抓緊時(shí)間，當(dāng)天閱完后應(yīng)在下班前將文件交給文書，閱批文件一般 不得超過兩天，閱后應(yīng)簽名以示負(fù)責(zé)，如有領(lǐng)導(dǎo)批示” 擬辦意見”辦公室應(yīng)責(zé)成有關(guān)部門和人員按文件所提要求和領(lǐng)導(dǎo)批示辦理有關(guān)事宜。2.4.3文件閱完后，應(yīng)交給文書，切忌橫傳。3發(fā)文的管理3.1辦公室負(fù)責(zé)文件的上報(bào)下發(fā)，各基層單位和部門一律不得自行向上、向下發(fā)送正 式文件。3.2發(fā)文的范圍：凡是以公司黨政名義上報(bào)、下發(fā)的各種文件均屬發(fā)文范圍。3.3發(fā)文的程序：3.3.1各職能

4、部門需要發(fā)文，應(yīng)事先向辦公室提出申請(qǐng)。3.3.2辦公室同意發(fā)文后，由職能部門草擬文稿。文搞擬就后，擬稿人應(yīng)填附發(fā)文稿 紙首頁(yè)，詳細(xì)寫明文件標(biāo)題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿單位與擬稿人。3.3.3部門負(fù)責(zé)人核稿并簽字。3.3.4辦公室文書對(duì)文稿內(nèi)容、格式進(jìn)行把關(guān)，確定分發(fā)或報(bào)送份數(shù)，辦公室主任進(jìn)行審核。3.3.5文書將文稿送公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.3.6經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽發(fā)后的文稿交由文書統(tǒng)一編號(hào)送打字室打印。337文件打印清樣，應(yīng)由核稿人校對(duì)，校對(duì)人員應(yīng)在發(fā)文稿上簽名。338文件打完后，由文書向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示是否需要在公司網(wǎng)站公布，如果需要，則上傳 文件。4文件的借閱和清退4.1文件的借閱4.1.1需要留用的文件

5、，需要向辦公室辦理借閱手續(xù)，明確責(zé)任人借閱時(shí)間和歸還時(shí) 間。4.1.2借閱人必須做好保密工作，不得翻印和復(fù)印，不能轉(zhuǎn)借他人，絕密文件在指定 地點(diǎn)閱讀。4.2文件的清退4.2.1文書應(yīng)定期對(duì)事情已經(jīng)辦妥的本單位文件和上級(jí)要求限期清退的文件，進(jìn)行收 繳清退工作。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者，并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。4.2.2清退時(shí)要加蓋清退戳記，保存好文件清退單。5文件的立卷歸檔5.1文件歸檔工作依照檔案法和公司檔案管理制度及時(shí)整理（立卷）、歸檔。5.2聯(lián)合辦理的文件，原件由主辦機(jī)關(guān)整理（立卷）、歸檔，其他機(jī)關(guān)保存復(fù)制件和 其他形式的文件副本。5.3存檔時(shí)，要求把文件的批復(fù)、正本、底稿、主件

6、、附件收集齊全，保持文件、材 料的完整性。5.4要堅(jiān)持平時(shí)立卷與年終立卷歸檔相結(jié)合的原則，重要工作、重要會(huì)議形成的文件 材料，要及時(shí)立卷歸檔。6文件的銷毀對(duì)已不具備歸檔和存查價(jià)值的文件應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)辦公室主任審核批準(zhǔn) 后，可以銷毀。銷毀秘密文件應(yīng)到指定場(chǎng)所，由兩人以上監(jiān)銷，保證不丟失、不漏銷。下發(fā) 至各基層單位、部室的無密級(jí)文件由其自行銷毀，并向辦公室上報(bào)銷毀清單。對(duì)于違反文件管理制度并造成影響和損失的人員，視情節(jié)輕重，給予行政處罰和經(jīng)濟(jì) 處罰，由辦公室拿出具體處理意見，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示后進(jìn)行處罰。7 解釋權(quán)歸辦公室。附：相關(guān)記錄表。,*.1立masss -i亠F矩位-年訊.1曰年冃a、重辦單位|.R|ill.1廷世Fl亦科知馬迴ae 1存碼事t 20 第 號(hào)，rl滯追牛應(yīng):號(hào):_: _:giEr :店1立件齢4標(biāo)H . 需； H20 年 月 曰.文 葉期