企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)方案設(shè)計(jì)

1、實(shí)用標(biāo)準(zhǔn)企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)建設(shè)方案文檔大連恒智科技發(fā)展有限公司目錄建設(shè)背景 4建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容 4建設(shè)方案 5一）企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案 5第一節(jié) 系統(tǒng)管理 5第二節(jié) 檔案收集 8第三節(jié) 檔案整理 1.1第四節(jié) 檔案管理 1.3第五節(jié) 檔案利用 1.4第六節(jié) 檔案借閱 1.5第七節(jié) 審批流管理 1.6.二）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方案 1.6.第一節(jié) 工作內(nèi)容 1.6第二節(jié) 工作標(biāo)準(zhǔn) 1.7三）應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建設(shè)方案 1.9.一、建設(shè)背景什么是檔案？檔案是人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保 存價(jià)值的原始記錄。 隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展， 我們已然迎來了大數(shù)據(jù)時(shí)代。 隨 之而來的，人

2、們?cè)絹碓街匾曅畔?，越來越重視檔案，越來越重視檔案的保存、利 用及檔案信息化的發(fā)展。我國(guó)早在 2000 年的全國(guó)檔案工作會(huì)議上，就已經(jīng)提出： “大力加強(qiáng)檔案信 息化建設(shè)”。并在隨后的幾年里發(fā)布了全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要、 電 子公文歸檔管理辦法、 關(guān)于加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的意見、 數(shù) 字檔案館建設(shè)指南、數(shù)字檔案室建設(shè)指南等一系列文件。2017 年 9 月國(guó)家檔案局正式發(fā)布了企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南。 企業(yè)檔案是企業(yè)生產(chǎn)、 經(jīng)營(yíng)、 管理活動(dòng)的真實(shí)記錄， 是企業(yè)有形資產(chǎn)的憑證和無 形資產(chǎn)的組成要素。 越來越多的企業(yè)開始懂得檔案的重要性， 懂得檔案信息化的 價(jià)值，紛紛加入了建設(shè)“企業(yè)數(shù)字

3、化檔案館（室）”的隊(duì)伍檔案中。二、建設(shè)目標(biāo)及內(nèi)容（一）建設(shè)目標(biāo)通過企業(yè)數(shù)字檔案館 （室）的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案工作提質(zhì)增效與創(chuàng)新發(fā)展， 全面提升檔案管理、 開發(fā)共享服務(wù)能力， 促進(jìn)企業(yè)提高管理水平， 增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng) 力，為企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展提供有力支撐。（二）建設(shè)內(nèi)容1、建設(shè)企業(yè)電子檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)企業(yè)數(shù)字檔案館 （室） 將檔案管理業(yè)務(wù)流程固化在電子檔案管理系統(tǒng)中， 實(shí) 現(xiàn)數(shù)字檔案資源的自動(dòng)化管理， 檔案的收、 管、存、用通過信息技術(shù)手段來實(shí)現(xiàn)。2、建設(shè)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源庫(kù)通過對(duì)企業(yè)各類信息系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和對(duì)紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案 進(jìn)行數(shù)字化加工，以數(shù)字形式存儲(chǔ)各種檔案信息， 并應(yīng)用于電子檔案管

4、理系統(tǒng)中。3、建設(shè)應(yīng)用及存儲(chǔ)體系企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)需要網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、 掃描設(shè)備、 服務(wù)器、存儲(chǔ)和應(yīng) 用軟件等基礎(chǔ)設(shè)施來實(shí)現(xiàn)。 因此， 在這個(gè)系統(tǒng)的建設(shè)中， 應(yīng)用及存儲(chǔ)建設(shè)也是不 可缺少的一環(huán)。三、建設(shè)方案（一）企業(yè)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方案第一節(jié) 系統(tǒng)管理一）系統(tǒng)登錄1. 用戶名和密碼登錄為了防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)文件或數(shù)據(jù)訪問，系統(tǒng)對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證， 系統(tǒng)使用用戶密碼驗(yàn)證。 如果驗(yàn)明他為合法用戶， 可接受他進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)相關(guān)的業(yè) 務(wù)訪問，如果驗(yàn)證不合格， 該用戶就會(huì)被拒之系統(tǒng)門外。 系統(tǒng)針對(duì)用戶的密碼實(shí) 行加密。2. 角色界面劃分登陸后顯示的個(gè)人門戶，根據(jù)用戶角色不同，顯示不同。3. 登錄痕

5、跡系統(tǒng)對(duì)用戶的每次登錄的時(shí)間和 IP 都會(huì)有記錄。二）用戶管理用戶信息支持與用友 NC 系統(tǒng)用戶信息同步，需提供接口規(guī)范。 用戶是檔案的最終管理、 使用與利用者， 因此有效的管理用戶對(duì)檔案的安全 起到了關(guān)鍵的作用。系統(tǒng)提供了角色 / 用戶的管理方式。系統(tǒng)支持新建系統(tǒng)用戶 信息，能對(duì)用戶信息進(jìn)行修改、刪除等操作，能查詢所有用戶信息，包括用戶角 色等。1. 角色擁有一定數(shù)量的權(quán)限，可以包含用戶 （以實(shí)現(xiàn)權(quán)限的繼承 ），角色內(nèi)用戶繼承 角色的權(quán)限。 即一個(gè)用戶屬于角色之中， 一個(gè)角色可以包括多個(gè)用戶。 其權(quán)限級(jí) 別低于用戶具體權(quán)限。2. 用戶權(quán)限的擁有者或主體 系統(tǒng)提供一個(gè)默認(rèn)角色：超級(jí)管理員，也可

6、以根據(jù)自己需要添加修改角色。 通過角色 / 用戶體系完成對(duì)用戶的分組分類，在賦予檔案權(quán)限時(shí)將提供更加靈活 方便的設(shè)置。三）角色功能管理因?yàn)闄n案是具有保密性， 所以權(quán)限的管理就是即要保證檔案的利用， 又要保 證相關(guān)密級(jí)的檔案受到訪問限制。 權(quán)限體系的建立是通過超級(jí)管理員的身份賦予 各個(gè)非檔案主管用戶檔案利用權(quán)限。 權(quán)限根據(jù)用戶與角色來分配。分為四個(gè)權(quán)限體系：1. 功能權(quán)限功能權(quán)限完成檔案員檔案業(yè)務(wù)權(quán)限設(shè)置。 例如錄入、刪除、統(tǒng)計(jì)等功能權(quán)限。2. 檔案權(quán)限檔案權(quán)限是用來建立檔案利用用戶對(duì)具體檔案庫(kù)的著錄項(xiàng)/條目 /原文的查看權(quán)限。條目 / 原文權(quán)限包括讀寫目錄、只讀目錄、只讀原文、讀寫原文、禁讀

7、原文，同時(shí)也可以定義具體的著錄項(xiàng)權(quán)限。受控文件， 用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為受控， 此類文件將不參加權(quán)限體系， 任 何用戶都必須通過借閱 / 審批機(jī)制進(jìn)行瀏覽。開放文件， 用戶設(shè)置檔案文件狀態(tài)為開放， 此類文件將不參加權(quán)限體系， 任 何用戶都能直接進(jìn)行瀏覽。記錄集/原文集權(quán)限的定義使利用人受到更加嚴(yán)格的權(quán)限控制。3. 文件權(quán)限文件權(quán)限是賦予用戶檔案文件的操作權(quán)限。4. 網(wǎng)站權(quán)限網(wǎng)站權(quán)限是賦予用戶利用平臺(tái)欄目的訪問權(quán)限。四）部門管理提供無限次層次的部門設(shè)置，可設(shè)置部門的排列順序。五）崗位管理可自定義崗位名稱，為用戶設(shè)置相應(yīng)崗位。六）個(gè)人桌面包含：公告通知板塊代辦事項(xiàng)板塊系統(tǒng)消息提醒板塊系統(tǒng)設(shè)置板塊七

8、）公告管理1、可添加公司公告，并可以有指定人自行編輯公告內(nèi)容。2、可選擇公告讀者，指定發(fā)送給需要的發(fā)送人。第二節(jié) 檔案收集一）檔案目錄用戶可以根據(jù)檔案的不同類型自定義無限層級(jí)樹形目錄結(jié)構(gòu)， 實(shí)現(xiàn)檔案集中 存儲(chǔ)。1.檔案庫(kù)管理體系提供靈活的檔案庫(kù)管理體系， 用戶可以自定義多級(jí)檔案室管理體系與自定義 多級(jí)錯(cuò)層檔案類別管理體系，以適應(yīng)多變的檔案管理業(yè)務(wù)與檔案管理制度的更 新。（1）多級(jí)檔案管理方式可將檔案管理分散到各檔案室管理， 集中控制， 也可以合成一級(jí)， 完全根據(jù) 實(shí)際情況而定。（2）多級(jí)多層次的檔案類別管理可以根據(jù)需要對(duì)檔案類別進(jìn)行定制， 形成多級(jí)別錯(cuò)層次的檔案類別。 完全根 據(jù)實(shí)際情況實(shí)行可

9、維護(hù)的檔案庫(kù)類別管理。2.可維護(hù)的檔案庫(kù)管理方式（1）多種模版供選擇系統(tǒng)在初期需要構(gòu)筑檔案的著錄項(xiàng)集、 報(bào)表等， 需要花費(fèi)大量時(shí)間， 為此系 統(tǒng)提供多種模版供選擇， 用戶可以選擇與自己行業(yè)相關(guān)的模版直接利用或者根據(jù) 需要調(diào)整后利用。 這種在模版基礎(chǔ)上做簡(jiǎn)單修改的管理方式， 將大大縮短了用戶 時(shí)間與縮小了難度。（2）著錄項(xiàng)可靈活定制對(duì)于已有的模版或用戶自己定制的檔案庫(kù)， 根據(jù)用戶使用習(xí)慣， 檔案庫(kù)著錄 項(xiàng)的使用程度，可對(duì)著錄項(xiàng)靈活定制，進(jìn)行增加、修改、刪除、移位管理。用戶 所需要常用的著錄項(xiàng)可意動(dòng)到醒目與常用位置，方便用戶操作。（3）多種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式可供選擇用戶在處理檔案數(shù)據(jù)的時(shí)候， 查看調(diào)整數(shù)

10、據(jù)是最常用到的， 因此系統(tǒng)提供多 種數(shù)據(jù)展現(xiàn)方式， 有表格式查看方式、 卡片式查看方式。 對(duì)于條目列表有 4 種模 式供用戶選擇，他們是全部、不展現(xiàn)任何記錄、最新記錄展現(xiàn)方式、分頁(yè)展現(xiàn)方 式。這樣用戶就能很好的對(duì)檔案條目進(jìn)行快速定位和處理。（4）靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)檔案庫(kù)與檔案庫(kù)之間的關(guān)系很重要， 如案卷關(guān)聯(lián)到案卷下的卷內(nèi)文件， 這對(duì) 管理檔案起到直接有效的管理。 系統(tǒng)提供靈活定義關(guān)聯(lián)檔案庫(kù)， 根據(jù)需要定義自 己的檔案庫(kù)之間關(guān)聯(lián)。實(shí)現(xiàn)檔案之間關(guān)系的靈活性。二）目錄權(quán)限控制可限制用戶對(duì)不同級(jí)別檔案的權(quán)限，檔案級(jí)別包括：公開、秘密、機(jī)密以及 絕密；可控制對(duì)不同所屬人的檔案的權(quán)限，包括：可以編輯所有，

11、只能編輯屬于 我的，可以看所有，只能看屬于我的和只能看屬于我部門的。三）檔案數(shù)據(jù)建立錄入是檔案員最基本常用的操作， 增加錄入的靈活性與方便性能提高檔案管 理人員工作效率。 為此提供了靈活的數(shù)據(jù)錄入方式： 列表式多行錄入， 卡片式錄 入及錄入控制功能。錄入的條目的位置與大小， 下拉選擇等也是影響檔案工作效率的， 因此，系 統(tǒng)提供了自定義錄入框的位置和大小， 可以自定義錄入?yún)⒄眨?使常用的字段無須 錄入，只需從數(shù)據(jù)字典選擇定義好的值即可， 如保管期限等。 系統(tǒng)提供用戶保管 期限與實(shí)體分類的維護(hù)功能。在錄入的過程中有時(shí)候會(huì)造成與上條記錄的重復(fù)， 因此系統(tǒng)又提供了錄入攜 帶功能，方便用戶在錄入下一個(gè)條

12、目時(shí)候， 把不需要錄入的重復(fù)的值直接攜帶過 來，以減少錄入時(shí)間 （上一條、下一條功能 ）。由于檔案的有些字段為必錄的項(xiàng)目，如果忘記錄入，會(huì)造成數(shù)據(jù)的不完整。 為此，系統(tǒng)提供了可以控制錄入的功能， 將關(guān)鍵錄入項(xiàng)目設(shè)置為必錄的， 這樣用 戶就不會(huì)遺漏所錄入的項(xiàng)目了。 系統(tǒng)通過格式化錄入編碼的功能保證用戶輸入內(nèi) 容規(guī)范化，一旦用戶沒有錄入或錄入錯(cuò)了， 系統(tǒng)會(huì)友好提示用戶重新輸入正確的。為了更好的方便用戶錄入， 系統(tǒng)對(duì)錄入的項(xiàng)目做了革新， 可以自定義錄入項(xiàng) 目缺省值， 自定義數(shù)據(jù)增長(zhǎng)方式以方便用戶以后可能增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)錄入項(xiàng)，可以 定義約束著錄保證錄入數(shù)據(jù)的規(guī)范。對(duì)于檔案條目列表系統(tǒng)提供 EXCEL 的操

13、作方式，用戶可以任意選擇多個(gè)單 元格復(fù)制或剪切其內(nèi)容到其他單元格中。 并且可以將選中的單元格內(nèi)容另存為其 他格式的外部文件。個(gè)性化的分組定義提供用戶自定義多層次的分組查看方式。系統(tǒng)提供七種批量處理功能： 按字符位置替換、 按字符內(nèi)容替換、插入字符、 合并著錄項(xiàng)、批量添加記錄、替換為序列、字符格式化。四）檔案電子化可以將掃描的原始檔案文件上傳至系統(tǒng)中， 實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案電子化， 電子化的 檔案文件直接上傳到檔案管理系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的目錄中。五）電子文件檔案收集1、支持電子文件上傳到檔案系統(tǒng)。2、支持 OA 、NC 系統(tǒng)內(nèi) word 、pdf 等格式文件數(shù)據(jù)及時(shí)流轉(zhuǎn)入檔案系統(tǒng)。六）音視頻文件檔案收集1、建立視

14、音頻條目，并將原文件收錄到系統(tǒng)、對(duì)重要的視頻內(nèi)容進(jìn)行關(guān)鍵詞著錄。2、支持導(dǎo)入音頻 MP3 、MP4 主流格式文件。3、支持導(dǎo)入視頻 MEPG、RMVB、AVI 等主流格式文件。4、支持對(duì)導(dǎo)入文件進(jìn)行關(guān)鍵詞設(shè)置。七）檔案收集進(jìn)度監(jiān)控1、檔案擔(dān)當(dāng)可實(shí)時(shí)監(jiān)控和督導(dǎo)各部門的檔案收集情況， 確保檔案的完整性。2、支持下達(dá)郵件提醒，催促檔案收集進(jìn)度情況。第三節(jié) 檔案整理一）檔案整理1.對(duì)一文一件整理支持撤件、調(diào)件、插件、系統(tǒng)批量整理。檔案經(jīng)過收集進(jìn)入系統(tǒng)后， 要對(duì)形成的各檔案進(jìn)行整理歸檔。 檔案整理分兩種方式，一種是傳統(tǒng)立卷，一種是一文一件整理方式。（1）歸檔文件整理對(duì)已經(jīng)收集錄入的檔案進(jìn)行一文一件歸檔，

15、 選擇要?dú)w的檔案與所歸的檔案目 標(biāo)庫(kù)，將檔案歸到需要的檔案里， 形成歸檔文件。 歸檔時(shí)可根據(jù)要求自己定義檔 號(hào)規(guī)則，自動(dòng)生成檔號(hào)。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（2）一文一件文件整理 對(duì)已經(jīng)按照一文一件歸檔方式歸檔的文件重新進(jìn)行調(diào)整， 包括整理斷號(hào)、 撤 件、調(diào)整件號(hào)。（3）傳統(tǒng)立卷 按照傳統(tǒng)立卷方式，對(duì)檔案進(jìn)行立卷，根據(jù)要求自動(dòng)生案卷級(jí)與文件級(jí)記錄， 用戶可以自定義檔號(hào)生成規(guī)則。支持預(yù)歸檔處理流程，流程由用戶自定義。（4）傳統(tǒng)立卷檔案調(diào)整 對(duì)已經(jīng)按照傳統(tǒng)立卷方式歸檔的檔案案卷、 檔案文件進(jìn)行整理， 包括案卷整 理、案卷撤卷、案卷調(diào)整及文件整理、文件撤件、文件調(diào)整、文件移卷、頁(yè)數(shù)轉(zhuǎn) 頁(yè)

16、號(hào)。2.支持單文件操作，支持多文件批量操作。二）檔案保管1、針對(duì)檔案類型、檔案產(chǎn)生部門，系統(tǒng)自動(dòng)生成保管期限和分類號(hào)。 2、支持檔案類型設(shè)定3、支持檔案保管期限規(guī)則設(shè)定，并且檔案類型與保管期限有對(duì)應(yīng)關(guān)系4、支持分類號(hào)規(guī)則設(shè)定，并且檔案類型與分類號(hào)有對(duì)應(yīng)關(guān)系三）檔案統(tǒng)計(jì)通過多種統(tǒng)計(jì)模式進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，并以圖形進(jìn)行展現(xiàn)打印。 圖形化統(tǒng)計(jì)，支持 EXCEL 表導(dǎo)出及打印。可以按規(guī)定要求制作并打印出各種的檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，檔案利用情況統(tǒng)計(jì)1、檔案分類別統(tǒng)計(jì)按照單位名稱、年度、檔案類別、目錄、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位、一個(gè)類 別一個(gè)目錄一年年度的檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目、單位、年度、檔案全宗號(hào)、類別號(hào)、目錄 號(hào)、案卷號(hào)

17、、年度累計(jì)，也可以一個(gè)類別累計(jì) 。2、一個(gè)單位檔案統(tǒng)計(jì)按照單位名稱、 檔案類別、統(tǒng)計(jì)出一個(gè)保存檔案單位的全部檔案統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目單位、檔案類別。本年增加、本年減少、實(shí)有數(shù)、逐年累計(jì)數(shù)。3、全檔案統(tǒng)計(jì) 統(tǒng)計(jì)出計(jì)算存儲(chǔ)的全檔案數(shù)， 按照檔案保存單位類別年度統(tǒng)計(jì)出每個(gè)年度的 檔案數(shù)，及逐年累計(jì)的檔案數(shù)，形成年度檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。第四節(jié) 檔案管理一）檔案利用統(tǒng)計(jì)對(duì)檔案利用者、檔案利用時(shí)間、 利用次數(shù)、利用目的進(jìn)行利用統(tǒng)計(jì)， 利用人、利用時(shí)間、利用次數(shù)、利用目的等等。檔案利用情況統(tǒng)計(jì)。按照年度查閱檔案保存單位， 統(tǒng)計(jì)出年度檔案利用情況統(tǒng)計(jì)， 統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目： 查 檔次數(shù)（查檔單位數(shù) ）、查閱檔案數(shù)、利用效果 （利用目的、

18、工作調(diào)研等 ），數(shù)字統(tǒng) 計(jì)。以上各項(xiàng)目由檔案查詢和借閱登記自動(dòng)累計(jì)產(chǎn)生，不必單獨(dú)錄入信息。二）檔案庫(kù)房管理圖形化方式模擬展示實(shí)體庫(kù)房密集架或檔案柜布局、 實(shí)體檔案擺放情況， 支持倉(cāng)庫(kù)布局及檔案柜基礎(chǔ)數(shù)據(jù)維護(hù)。三）檔案關(guān)鍵詞管理在系統(tǒng)錄入時(shí)自動(dòng)生成關(guān)鍵詞， 能夠全面地反映檔案內(nèi)容， 支持關(guān)鍵詞規(guī)則 設(shè)定。第五節(jié) 檔案利用一）檔案檢索（1）OCR 識(shí)別：檢索是用戶經(jīng)常查詢， 瀏覽檔案所必須的要求， 快速方便的檢索有助于提高 用戶的效率， 為此系統(tǒng)提供了多樣方便的檢索方式， 以方便用戶在龐大的檔案里 快速檢索到需要的檔案。（2）復(fù)合檢索由于檔案條目的項(xiàng)目多， 類型不一，檢索起來麻煩， 用戶要根據(jù)多種

19、條件來 查詢檔案條目。 復(fù)合檢索就是這樣一個(gè)好的檢索方式， 用戶可以選擇多個(gè)錄入項(xiàng) 目，并設(shè)置條件來查詢。要檢索的項(xiàng)目不固定，可以任意從檔案條目中提取，檢 索的條件也是多樣的， 包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右） 包含、空、非空等高級(jí)檢索條件。 這樣用戶就能準(zhǔn)確從檔案中檢索到需要的檔案。（3）跨庫(kù)檢索由于檔案庫(kù)類別很多， 有文書檔案， 科技檔案等， 檢索的時(shí)候常需要從不同 庫(kù)里同時(shí)檢索，為此跨庫(kù)檢索為用戶方便的從各個(gè)檔案庫(kù)中快速檢索提供了方 便。用戶輸入想要的條件，可選擇一個(gè)或多個(gè)庫(kù)查詢，或者直接檢索，系統(tǒng)自動(dòng) 從所有的檔案庫(kù)里檢索出用戶需要的檔案。（4）目錄檢索用戶在利用

20、檔案的時(shí)候， 常需要快速準(zhǔn)確的從網(wǎng)上找檔案， 系統(tǒng)提供了目錄 檢索的方式讓利用檔案的人快速找到需要的檔案。 用戶可以輸入將要查找內(nèi)容的 關(guān)鍵字后， 系統(tǒng)便會(huì)自動(dòng)從檔案庫(kù)里找出相匹配的所有檔案來。 這樣就給用戶查 找檔案縮小了范圍，檢索檔案也準(zhǔn)確。系統(tǒng)支持多關(guān)鍵字檢索。二）檔案文件瀏覽在系統(tǒng)中集成 office 、音頻和視頻播放器等插件， 提供在線瀏覽檔案文件的 功能。三）檔案授權(quán)1、電子檔案的“瀏覽”、“下載”、“打印”分離授權(quán)。2、支持角色分配，支持功能權(quán)限分配。四）檔案發(fā)布檔案信息發(fā)布，支持信息發(fā)布，支持消息分發(fā) 。五）檔案簽批簽字審批可提前在檔案管理系統(tǒng)中申請(qǐng)， 支持配置審批流程， 支持

21、郵件審批 和系統(tǒng)界面審批。第六節(jié) 檔案借閱一）檔案借閱申請(qǐng)?jiān)谙到y(tǒng)中提出檔案借閱的申請(qǐng)，包括借閱用途，借閱的檔案類型（電子、實(shí) 體），借閱時(shí)間、是否打印或下載等要求。管理員記錄每次的借閱人姓名、 借閱文件的有關(guān)信息、 借閱時(shí)間以及設(shè)置借 閱人的借閱期限。 另一方面， 還能用歸還管理對(duì)已借出的文檔進(jìn)行歸還管理， 利 用催還管理檢索到期未歸還的文檔， 利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還和未歸還 的文檔情況。 工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡， 而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況，因此，通過借閱功能，將大大提高了工作人員的效率。對(duì)于實(shí)體借閱的登記表

22、和效果簿用戶可以自定義報(bào)表。 同時(shí)可以根據(jù)借閱目的對(duì)利用次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，用戶可以自定義打印的統(tǒng)計(jì)表。二）檔案借閱審批根據(jù)審批流的節(jié)點(diǎn)， 進(jìn)行檔案借閱的審批， 審批人可對(duì)借閱人的需求進(jìn)行修改，包括借閱的時(shí)間，打印和下載等需求。三）檔案收回電子檔案借閱到期后， 自動(dòng)收回， 實(shí)體檔案借閱到期后， 系統(tǒng)以消息方式進(jìn)行提醒歸還。四）實(shí)體檔案借出和歸還實(shí)體檔案借出和歸還時(shí)都通過條碼掃描的方式進(jìn)行。第七節(jié) 審批流管理一）自定義審批流程系統(tǒng)支持用戶根據(jù)自身需要， 自定義業(yè)務(wù)流， 流程的數(shù)量和節(jié)點(diǎn)可由用戶自由制定。二）消息提醒業(yè)務(wù)流進(jìn)入節(jié)點(diǎn)后，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送即時(shí)消息給節(jié)點(diǎn)的響應(yīng)辦理人。（二）企業(yè)檔案數(shù)據(jù)資源建設(shè)方案

23、第一節(jié) 工作內(nèi)容1、完成紙質(zhì)檔案的整理歸檔2、紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案，在電腦中方便管理，檢索、查閱及打印利用。3、數(shù)據(jù)備份4、工作完成后，出一套適合本公司的檔案管理辦法及規(guī)定第二節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)一）紙質(zhì)檔案整理方案按照國(guó)家檔案法和國(guó)家檔案局整理的 10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔 案保管期限規(guī)定、歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2015 ）等相關(guān)規(guī)定，為 方便檔案的提供利用，對(duì)于各部門及下屬單位行政收、發(fā)文、業(yè)務(wù)檔案按照規(guī)范 組合、調(diào)整。1. 原文件的請(qǐng)示與批復(fù)是分開保管，現(xiàn)按規(guī)范將同一事件的請(qǐng)示、批復(fù)合 為一件整理。2. 原文件未分年代、部門、保管期限保管，現(xiàn)按照規(guī)范將文件的年代、部 門、保管期

24、限進(jìn)行整理。3. 原文件未加蓋歸檔章，未袪除釘。現(xiàn)按照規(guī)范將文件進(jìn)行袪釘，將一件 文件用不銹鋼釘固定，加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。4. 原文件未進(jìn)行編碼，現(xiàn)按照規(guī)范將一件文件按自然順序用黑色碳素筆進(jìn) 行編碼。5. 原文件未裝入正規(guī)的檔案盒內(nèi)，不利于檔案保護(hù)和提供利用，現(xiàn)按照規(guī)范將整理后的檔案裝入檔案專用檔案盒中，并填寫檔案盒信息（全宗號(hào)、 年度、保管期限、類目名稱、件號(hào)、盒號(hào)等）。二）電子檔案轉(zhuǎn)化方案電子檔案轉(zhuǎn)化需要完成檢索信息錄入、原文件掃描處理。1、檔案錄入在檔案數(shù)字化加工項(xiàng)目中，數(shù)據(jù)錄入依據(jù)檔案著錄規(guī)則中著錄項(xiàng)要求， 利用系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)錄入” 功能參照檔案實(shí)體以盒為單位逐盒、 逐件進(jìn)行檔案

25、目 錄信息的錄入。（1）著錄時(shí)應(yīng)尊重原文，不隨便添加修改一個(gè)字符。（2）數(shù)據(jù)字段中在著錄內(nèi)容時(shí)不要隨意增加空格。（3）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)統(tǒng)一使用半角空心符號(hào)。2、檔案掃描掃描時(shí)按照掃描頁(yè)頁(yè)碼的順序?qū)n案資料進(jìn)行掃描， 為保證檔案影像文件的掃描質(zhì)量，采用彩色掃描，分辨率采用三200dqi ,格式采用JPEG。（1）根據(jù)檔案幅面的大小和紙張狀況，選擇相應(yīng)掃描儀，具體對(duì)不同掃描 操作員對(duì)將整理好的檔案資料紙檔案掃描的處理工藝如下：普通紙張：采用高速掃描儀進(jìn)行連續(xù)高速掃描。 破損紙張：如破損嚴(yán)重，且極不平整，則采用平板掃描儀完成。 字跡較淺（如鉛筆字）：彩色掃描應(yīng)調(diào)節(jié)掃描亮度、對(duì)比度。（2）掃描圖像必須完整、不

26、偏斜、不能出現(xiàn)掃描的圖片缺少頁(yè)碼或字跡不 清晰等。清晰度且與原件一致，不得漏掃、多掃。（3）掃描完成每份材料后統(tǒng)一保存圖片格式為 JPEG。（ 4） 圖像文字清晰，便于清楚閱讀。（ 5） 圖像正文區(qū)影響可懂度的雜質(zhì)和非正文區(qū)應(yīng)去除，不留文字版面外的暗影，無干擾信息，但應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)原貌。（ 6） 圖像尺寸應(yīng)以實(shí)際尺寸為準(zhǔn)。（7） 對(duì)掃描過程中出現(xiàn)的偏斜圖像進(jìn)行整體糾正，數(shù)字圖像整體的偏斜度不得超過 0.5 度，不得出現(xiàn)圖像的部分傾斜或扭曲而影響閱讀的現(xiàn)象， 如原始材料存在部分傾斜，以頁(yè)面中標(biāo)題糾正為準(zhǔn)。（ 8） 處理后的圖像內(nèi)容必須完整，與紙質(zhì)檔案一致，圖像居中、整潔、美 觀

27、。（ 9） 最后成品圖像的頁(yè)數(shù)必須與材料頁(yè)數(shù)一致。（ 10 ） 材料必須按照分類編碼原有順序擺放，不可反方、倒放（ 11 ） 圖片不可裁剪過重，保證原有尺寸比例。（ 12 ） 掃描時(shí)候，材料必須擺放整齊，不可折邊掃描，不可壓邊掃描。（ 13 ） 圖片看不清的時(shí)候，適當(dāng)?shù)恼{(diào)節(jié)亮度與對(duì)比度。（14） 圖象文件的命名：第一層文件夾以檔號(hào)命名為全宗號(hào) -年度 -保管期 限-類目名稱， 第二層文件夾以件號(hào)命名， 件號(hào)文件夾內(nèi)存儲(chǔ)本件掃描 圖片，掃描圖片以自然順序命名。三）數(shù)據(jù)備份方案1、將通過驗(yàn)收的以下成品數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇刻錄 光盤，一式兩套進(jìn)行備份 .2、備份數(shù)據(jù)內(nèi)容為掃描原

28、件，及掛接后成品3、數(shù)據(jù)備份后在相應(yīng)的備份介質(zhì)上做好標(biāo)簽，以便查找和管理。四）檔案管理規(guī)定及辦法在工作中根據(jù)實(shí)際工作需要， 從檔案安全及規(guī)范角度， 在電子檔案完成后為 本公司制作檔案管理辦法如：檔案收集、歸檔、使用借閱、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等。（三）應(yīng)用及存儲(chǔ)體系建設(shè)方案系統(tǒng)硬件設(shè)施選型首先考慮用戶的實(shí)際應(yīng)用環(huán)境及應(yīng)用需求， 其次考慮作為 平臺(tái)的硬件產(chǎn)品的功能和性能， 第三要考慮國(guó)際國(guó)內(nèi)發(fā)展的主要流行趨勢(shì)， 第四 要考慮可能采取的策略和技術(shù)手段， 最后還要考慮項(xiàng)目投資概算及專業(yè)技術(shù)人員 的技術(shù)支持水平。應(yīng)遵循以下原則進(jìn)行系統(tǒng)硬件選型：1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的構(gòu)建要保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全、可用，數(shù)據(jù)傳輸?shù)臅惩ǎ?.掃描

29、設(shè)備的選擇要考慮功能和技術(shù)參數(shù)的先進(jìn)和操作的簡(jiǎn)單、高效；3. 服務(wù)器選擇要考慮系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全可用，運(yùn)行的高速穩(wěn)定；4. 存儲(chǔ)設(shè)備的選擇要考慮備份策略的完整和未來數(shù)據(jù)增量的擴(kuò)容；5. 考慮對(duì)現(xiàn)有的投資的保護(hù)，在充分考慮以上設(shè)計(jì)原則的基礎(chǔ)上，還需著重 考慮已有設(shè)備的投資；6. 在品牌方面要考慮現(xiàn)有主流品牌的可用性以及未來國(guó)產(chǎn)品牌的替換性，保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的可移植性，推薦使用國(guó)產(chǎn)品牌。一）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境選擇系統(tǒng)應(yīng)建立在獨(dú)立、 安全、暢通的網(wǎng)絡(luò)上， 整套系統(tǒng)都在統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)機(jī)房安 全防護(hù)內(nèi)，中心機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)部署有防火墻、 防病毒網(wǎng)關(guān)、 入侵檢測(cè)設(shè)備等網(wǎng)絡(luò)安全 設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)的訪問也應(yīng)配備相應(yīng)的安全防護(hù)系統(tǒng)，保證系統(tǒng)和

30、數(shù)據(jù)安全。二）影像掃描設(shè)備影像掃描設(shè)備是支撐系統(tǒng)進(jìn)行電子檔案采集的硬件設(shè)備，應(yīng)滿足以下要求：? 工作狀態(tài)下，單頁(yè)采集時(shí)間不超過 10s? 連續(xù)掃描速度應(yīng)不低于每分鐘 15 頁(yè)? 分辨率不低于 200dpi? 支持 SCSI、USB 或 IEEE 1394 等接口? 支持JPEG圖片輸出格式參數(shù)型號(hào)見表1:設(shè)備類型技術(shù)參數(shù)高拍儀掃描設(shè)備產(chǎn)品型號(hào):M1360掃扌田類型:雙平臺(tái)掃描：ADF自動(dòng)送稿掃描+平板掃描掃描技術(shù):雙面彩色光敏傳感器（CIS）光學(xué)分辨率:600 DPI光源:LED掃描模式:黑白、灰階、彩色三種掃描輸出掃描區(qū)域:ADF最大：216 x 356mm（A4加長(zhǎng)）ADF 最?。?0 x

31、 63.5 mm平板最大：216 X297mm（A4）掃描速度:30ppm/60ipm（A4,黑白模式,300dpi）30ppm/60ipm（A4,灰度模式,300dpi）30ppm/60ipm（A4,彩色模式,300dpi）平板：A4幅面、200dpi黑白、灰度、彩色5秒日掃描量:建議2000張ADF容量 50張（80克標(biāo)準(zhǔn)打印紙）輸出文件格式：支持jpg、多頁(yè)tiff、多頁(yè)pdf格式重張檢測(cè):超聲波重張檢測(cè)、長(zhǎng)度重張檢測(cè)影像特性:TWAIN驅(qū)動(dòng)帶有智能化處理的完美頁(yè)面掃描功能，自動(dòng)糾偏、自動(dòng)裁剪，可同時(shí)得到掃描稿件的黑白、灰度、彩色三種影像輸出接口方式:高速USB2.0接口驅(qū)動(dòng)接口 ：TWAIN Driver支持系統(tǒng):Win XP/Wi n2K/Vista/Wi n7隨機(jī)附贈(zèng)配件：隨機(jī)提供USB2.0接口線，一個(gè)ADF分紙墊片隨機(jī)附贈(zèng)軟件：Winmage Capture Tool耗材零件:送稿器的分紙墊片、進(jìn)紙滾輪可選附件:無工作環(huán)境:溫度為：攝氏10。至肢5 ,相對(duì)濕度為：10 85 %噪聲干擾:待機(jī)：45dB，使用中：50dB電源規(guī)格:輸入：100 240V , 50/60HZ 輸出：24V , 1A功率:20瓦夕卜觀尺寸：213.65mm x 285mm x 517.2