中調(diào)用excel的數(shù)據(jù)

1、Word 中調(diào)用 excel 的數(shù)據(jù)使用的合并功能可以完成很多重復(fù)項(xiàng)目的勞動(dòng)。 不知道大家是否意識(shí)到， 我們最熟悉的也是使用 這個(gè)完成的。 當(dāng)然， 我們不否認(rèn)很多專業(yè)化的考證制作工具已經(jīng)完全把這項(xiàng)任務(wù)承擔(dān)了， 但是作 為 Word 中實(shí)用又很重要的功能， 合并在日常工作中還是有重要的應(yīng)用。 我們以制作一高考的為 例，把整個(gè)過(guò)程展示給大家，希望您能在每個(gè)步驟中學(xué)到有用的東西。 需要說(shuō)明的是， 本實(shí)例僅 僅為熟悉 Word 操作而撰寫，請(qǐng)勿用于非法用途。1. 準(zhǔn)備數(shù)據(jù)庫(kù)，定立制作思路首先找一個(gè)的實(shí)例制定相應(yīng)的策略， 可從例子中學(xué)習(xí)知識(shí)是很有效的。 在著手制作之前分析一下文稿的特點(diǎn)， 以使你在后面的

2、過(guò)程中事半功倍，正所謂 “磨刀不誤砍柴工就本例而言，是一個(gè)獨(dú)立的頁(yè)面，需要完成頁(yè)面設(shè)置 （尺寸，頁(yè)邊距等等 ）、證件名稱、具體 信息和備注等等。還有一些特殊格式設(shè)置， 比如邊框、下劃線等。跟一般文檔的不同在于它是在 固定的容， 也就是母版上填充不同的數(shù)據(jù)， 如考生。 當(dāng)我們有打印要求時(shí)， 每一證件是都不同的， 依據(jù)的就是數(shù)據(jù)庫(kù)中一個(gè)個(gè)記錄。這就是 Word 合并的用處所在了。 首先應(yīng)該打好模板， 也就是 將頁(yè)面不變的部分整理好， 留出需要填充的空格， 再將它們 與數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)系起來(lái)， 最后完成輸出。我們從頁(yè)面的基本設(shè)置開始做起。2. 母版的制作根據(jù)的規(guī)格， 首先要把打開 Word 時(shí)默認(rèn)的紙改變成

3、需要的格式。 這里采取了一個(gè)近似的大 小，設(shè)置窗口長(zhǎng)寬為 1512cm 。關(guān)于頁(yè)面的設(shè)置都被放在了 Word“頁(yè)面設(shè)置 ”選項(xiàng)卡中，因?yàn)檫@ 是特殊的格式，所以要選擇 “自定義大小 ”來(lái)完成。（圖 2 ） 頁(yè)面設(shè)置好之后，就要將模板中的各個(gè)部分輸入并定位了。這個(gè)時(shí)候您應(yīng)該想到使用表格。 朋友們或許有疑問(wèn)，為什么要插入表格 ?要知道，我們完全可以采用添加空格的方法來(lái)對(duì)頁(yè)面的 容進(jìn)行定位，這是很多 Word 初學(xué)者理所當(dāng)然想到的。但我們很不提倡使用這樣的方法。 Word 頁(yè)面的格式定位最理想的方法就是使用表格， 這跟我們制作網(wǎng)頁(yè)時(shí)候的思路是一樣的。 尤其是面對(duì)復(fù)雜的各式需要更是如此， 朋友們一定要通

4、過(guò)例子熟悉起來(lái)。 從實(shí)例的照片可以看出。 按照行 列數(shù)從多的原則，插入一個(gè) 310 的表格。（圖 3 ） 下面就是按照位置進(jìn)行填充容，這可是一項(xiàng)基本功，所設(shè)計(jì)到的基本操作有：合并單元格、 移動(dòng)表格邊線位置。 表格對(duì)齊方式以及對(duì)表格中的字體格式進(jìn)行設(shè)置等等。 大家要在實(shí)踐中慢慢 摸索，熟練掌握，制作完成后如圖（因?yàn)檎掌囊蒙杂袕?fù)雜，我們暫時(shí)插入一圖片示意，實(shí)現(xiàn)方法在文后另附 ）。圖 4 )表格的邊線是不需要的。 文字部分完成之后， 要做的就是在視覺(jué)上轉(zhuǎn)變的重要一步了。 這就 是去除這些多余的表格線。當(dāng)然，并不是真正的刪除，只不過(guò)是把不必要的框線去掉或者隱藏， 將需要的框線改成需要的格式，比如本

5、例中的雙下劃線。設(shè)置框線顯示與否首先要選中單元格。 請(qǐng)注意， 選中單元格和選中單元格中的文字是不同的。 朋友們會(huì)發(fā)現(xiàn)如果單元格中沒(méi)有數(shù)據(jù)， 選擇起來(lái)會(huì)比較困難， 那么您只要往其中輸入一個(gè)空格就 可以了。選中單元格后，在 “段落 ”工具組中可以使用下拉菜單直接選擇需要的框線，您也可以右 鍵“單元格格式 ”中進(jìn)行設(shè)置。外圍的大框線框粗細(xì)和顏色都有不同，由于涉及到的部分比較多， 請(qǐng)大家務(wù)必細(xì)心。我們?cè)诖藘H展示最后的效果。（圖 5 ）大家注意， 在最后需要增添數(shù)據(jù)的地方也要設(shè)置好格式， 當(dāng)我們?cè)诤竺娴牟襟E進(jìn)行域合并時(shí) 會(huì)自動(dòng)按照預(yù)先設(shè)置的格式進(jìn)行填充。 我們只是照葫蘆畫瓢， 這并不代表最完美的頁(yè)面呈現(xiàn)

6、方式。 在制作過(guò)程中需要您盡力發(fā)揮自己的想象力， 把頁(yè)面的呈示做到最美， 這也是增長(zhǎng)技能最重要的 環(huán)節(jié)。3. 合并現(xiàn)在輪到進(jìn)行數(shù)據(jù)填充了，這個(gè)步驟在 Word 中被稱作 “合并 ”，主要意思就是在 Word 中將 模板與一個(gè)數(shù)據(jù)源進(jìn)行。 為了更好說(shuō)明這個(gè)步驟， 先來(lái)看一下我們的數(shù)據(jù)源， 一個(gè)預(yù)先設(shè)置好的 Excel 文件，大家可以看到，其中每一列數(shù)據(jù)都有加黑顯示的數(shù)據(jù)標(biāo)題，也稱之為數(shù)據(jù)項(xiàng)目。（圖 6 ）Word 中，打開 “合并分步向?qū)?”開始本實(shí)例的核心步驟第一步： 確認(rèn)數(shù)據(jù)已經(jīng)完好后轉(zhuǎn)回到注意一定要選擇合并類型為 “信函“瀏覽 ”找到數(shù)據(jù)源所在的表格（圖 7 ）第二步：選擇收件人，要在下方

7、選擇數(shù)據(jù)源，點(diǎn)擊第三步：接下來(lái)會(huì)出現(xiàn)這樣的窗口（圖 9 ）很多朋友到了這里往往摸不清楚怎么回事。其實(shí)稍加觀察就會(huì)發(fā)現(xiàn)，因?yàn)槲覀兲砑拥?excel 一個(gè)工作薄默認(rèn)是含有三個(gè)工作表， 名稱分別是 “sheet1 ”“ sheet2 ”“ sh，ee此t3處”不正是讓您來(lái)選 擇其中的數(shù)據(jù)表么 ? 我們選擇 “sheet1 。”可以根據(jù)數(shù)據(jù)表格的具體格式選擇“數(shù)據(jù)首行包含列標(biāo)題”，Excel 還是不能完全智能化，需要手工完成的部分依然有很多。第四步：將 Excel 中的數(shù)據(jù)項(xiàng)目跟 Word 中建立聯(lián)系，這叫做 “插入合并域 ”，這個(gè)過(guò)程是非 常簡(jiǎn)單的，首先將鼠標(biāo)移至相應(yīng)的區(qū)域，右側(cè)窗口中選擇 “其他項(xiàng)

8、目 ”，在對(duì)話框中選擇好對(duì)應(yīng)的 項(xiàng)目插入即可。建議您在制作表格時(shí)候就做好名稱的對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣不會(huì)使您的工作出錯(cuò)。（圖 10 ）這是插入完成后的樣子，各個(gè)區(qū)域還僅僅顯示域的名稱，未能顯示具體容（圖 11 ）此時(shí)，只要選擇 “預(yù)覽結(jié)果 ”，效果立刻就可以呈現(xiàn)，在右側(cè)的 “預(yù)覽信函 ”任務(wù)窗中可以使用 左右箭頭來(lái)依次查看各個(gè)容。圖 12 )現(xiàn)在我們看到的還僅僅是一個(gè)人的，怎樣怎樣看按照不同考生分列的呢?這就是最后的合并環(huán)節(jié)，意思是將結(jié)果整合在某個(gè)單元之中這個(gè)單元可以直接是打印機(jī)輸出，也可以是 Pdf 文檔在合并之前還可以選擇起始和結(jié)束的位置，相當(dāng)方便。如果您選擇合并到 PDF 文檔 ”，那么就可以分

9、文件生成生成獨(dú)立的 PDF 文檔圖 13 )至此，合并的步驟基本介紹完成了， 諸如此類需要數(shù)據(jù)源的證件都可以使用合并的方法來(lái)完 成。4.照片的合并回到我們還未完成的一個(gè)重要的問(wèn)題，那就是照片的合并，因?yàn)樗枰褂玫教厥獾姆椒ǎ?我們把他單列在最后。這里我們采用的是 cro 提出的解決方法，具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下。1. 在文件夾中建立統(tǒng)一的照片庫(kù)，編碼最好統(tǒng)一排序2. 在表格中輸入照片的完整路徑，并將“”改為（圖 14）3. 將光標(biāo)定位于需要插入照片的單元格，按“Ctrl+F9來(lái)”插入一個(gè)域，此時(shí)單元格會(huì)出現(xiàn)一對(duì)大括號(hào)，在其中輸入 “INCLUDEPICTURE MERGEFIELD 照片 ”不（含外邊引號(hào) ），其中的大 括號(hào)也是按“Ctrl+F9來(lái)”插入的，不可以自行添加。這樣就可以顯示照片了。這就是最