采購活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)

1、精品文檔采購活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款業(yè)務(wù)流程的起點(diǎn)是請購活動(dòng)， 這也是本業(yè)務(wù)的第一個(gè)關(guān)鍵控制點(diǎn)， 從請購活動(dòng)開始，采購活動(dòng)的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有： 請購活動(dòng)授權(quán)審批控制、 采購與付款制度規(guī)范控制、采購與付款實(shí)施過程控制、 采購商品的驗(yàn)收入庫控制、 采購與付款合同訂單控制、 采購與付款有關(guān)記錄控制和采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離控制。( 一 ) 請購活動(dòng)的授權(quán)審批控制請購商品和勞務(wù)是采購與付款業(yè)務(wù)的首要步驟，采購物料的使用部門或者倉庫部門負(fù)責(zé)根據(jù)企業(yè)物料的需求和庫存情況向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務(wù)部門根據(jù)自身的商品需求情況編制請購單交給倉庫或使用部門的請購人員，由他們進(jìn)行集中請購。一般來說， 企業(yè)對(duì)

2、正常經(jīng)營所需物資物料的采購都會(huì)進(jìn)行一般授權(quán)。例如，倉庫部門可以在現(xiàn)有庫存量達(dá)到再訂貨臨界點(diǎn)時(shí)就可以直接向采購部門提出來購申請，其他業(yè)務(wù)部門也可以對(duì)零星的物料需要或正常的維修工作和類似工作的需要，直接申請采購有關(guān)物料。 企業(yè)請購權(quán)限的安排要視企業(yè)的具體情況而定， 一般都是由經(jīng)常發(fā)生采購業(yè)務(wù)并且采購商品價(jià)值和數(shù)量較大的部門進(jìn)行集中控制。企業(yè)會(huì)不定期發(fā)生設(shè)備或價(jià)值量較大資產(chǎn)的采購，對(duì)于這類資本性支出和租賃合同的授權(quán)審批控制屬于例外事項(xiàng)， 企業(yè)的控制制度應(yīng)該作特別授權(quán)，在一般情況下只允許指定專門人員提出來購申請。 提出來購申請的過程中，最重要的控制環(huán)節(jié)是請購單憑證的控制，企業(yè)的請購單可以根據(jù)管理的需要

3、采取計(jì)算機(jī)記錄或文件記錄的形式。企業(yè)的請購活動(dòng)會(huì)頻繁地發(fā)生， 為了防止出現(xiàn)重復(fù)審批采購業(yè)務(wù)的現(xiàn)象，企業(yè)應(yīng)該對(duì)請購單進(jìn)行編號(hào)控制，由于采購申請的提出分散在各個(gè)部門， 很難由企業(yè)統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，但是每個(gè)部門的業(yè)務(wù)授權(quán)人員都會(huì)進(jìn)行請購單的審核， 所以可以將編號(hào)的責(zé)任分配給各部門有審批權(quán)的負(fù)責(zé)人，這些負(fù)責(zé)人定期將編號(hào)簿交給內(nèi)部審計(jì)部門進(jìn)行檢查。企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，要使采購審批制度層次化，即建立系統(tǒng)性的完備的分級(jí)分類分業(yè)務(wù)性質(zhì)的授權(quán)審批機(jī)制，明確不同類型、 不同級(jí)別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。( 二 ) 采購與付款制度規(guī)范控制采購與付款業(yè)務(wù)作

4、為企業(yè)重要的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，應(yīng)該使此業(yè)務(wù)的控制活動(dòng)規(guī)范化、制度化， 所以企業(yè)應(yīng)該制定有關(guān)采購與付款控制的規(guī)范和制度，作為采購與付款業(yè)務(wù)執(zhí)行的行為準(zhǔn)則，在企業(yè)各部門進(jìn)行推廣。在制度和規(guī)范中，至少應(yīng)該包含以下內(nèi)容：1 企業(yè)進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的控制原則采購與付款業(yè)務(wù)是由企業(yè)各個(gè)部門共同完成的，企業(yè)的控制制度不可能形成單一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣就限制了各部門的創(chuàng)造性，脫離了實(shí)際。 企業(yè)的規(guī)范和制度要體現(xiàn)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主要理念，應(yīng)該把內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的相關(guān)原則列入其中， 這樣就能使各部門在制定自己控制規(guī)范和制度時(shí)可以把握正確的方向。2企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的人員權(quán)責(zé)安排企業(yè)的控制規(guī)范和制度應(yīng)該說明有關(guān)人員和部門的責(zé)任和義務(wù)

5、，這樣既有利于采購與付款業(yè)務(wù)人員明確自身的責(zé)任， 開展好本職工作， 又有利于員工之間進(jìn)行相互監(jiān)督， 形成競爭的氛圍。企業(yè)的人員權(quán)責(zé)安排制度是分層次制定的，一般來說，重大的采購與付款業(yè)務(wù)，例如重大設(shè)備購買決策控制，是由企業(yè)的廠長或經(jīng)理層制定權(quán)責(zé)分配，而各部門的采購與付款業(yè)務(wù)是由部門經(jīng)理制定人員權(quán)限安排。3企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的一般程序采購與付款業(yè)務(wù)具有鮮明的程序化特征， 如果業(yè)務(wù)活動(dòng)能夠按照標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行， 就會(huì)達(dá)到非常好的控制效果， 而保證業(yè)務(wù)程序有效實(shí)施的前提是制定有效可行的業(yè)務(wù)程序規(guī)范和制。1 歡迎下載精品文檔度。企業(yè)在制定采購與付款業(yè)務(wù)制度、規(guī)范的過程中，應(yīng)該注意的問題有：力求實(shí)現(xiàn)控制程序的

6、完整， 將所有的重要環(huán)節(jié)都包括在內(nèi)；堅(jiān)持用最少的資源解決最多的問題的原則，注重制度和規(guī)范的執(zhí)行效率； 制定過程要發(fā)揮民主決策的優(yōu)勢， 充分征求各個(gè)級(jí)別管理者和普通員工的意見，這是保證制度規(guī)范有效實(shí)施和可行性的關(guān)鍵。4 企業(yè)采購與付款業(yè)務(wù)的修正和制度的調(diào)整機(jī)制企業(yè)的采購和付款業(yè)務(wù)受外界的影響較大， 特別是供應(yīng)商和市場供求關(guān)系， 所以企業(yè)在規(guī)范和制度中列出的業(yè)務(wù)程序和有關(guān)規(guī)定應(yīng)該隨著外部條件的變化而進(jìn)行必要的調(diào)整和修正。企業(yè)在有關(guān)的制度和規(guī)范中應(yīng)該建立溝通條款， 保證采購與付款業(yè)務(wù)程序始終有效并及時(shí)對(duì)規(guī)范和制度進(jìn)行調(diào)整。(三 ) 采購與付款實(shí)施過程關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款業(yè)務(wù)過程中的關(guān)鍵控制點(diǎn)主要有：

7、 采購物料的實(shí)物控制、 供應(yīng)商管理控制點(diǎn)、采購預(yù)算控制和采購業(yè)務(wù)中不相容職務(wù)分離控制。1 采購商品的實(shí)物控制采購與付款業(yè)務(wù)過程的實(shí)物控制主要有三個(gè)方面的控制點(diǎn)，第一，對(duì)于采購過程中重要物料的限制接近控制， 企業(yè)的監(jiān)督部門要隨時(shí)檢查采購人員的業(yè)務(wù)執(zhí)行狀況，并核對(duì)供貨商的發(fā)貨單和實(shí)際到貨情況， 防止貨物在運(yùn)輸途中的丟失和損壞，在必要的情況下要對(duì)在途采購商品進(jìn)行保險(xiǎn)； 第二，企業(yè)的倉庫管理部門要加強(qiáng)庫存采購商品的控制，對(duì)于接近來購商品的人員進(jìn)行授權(quán)審批控制， 任何未經(jīng)授權(quán)的人員都不能接近來購商品，有效防止采購商品的濫用和丟失。 同時(shí)，倉庫的驗(yàn)收部門應(yīng)該與倉庫保管部門進(jìn)行職務(wù)和崗位的必要分離，防止串通

8、舞弊行為的出現(xiàn)， 還要加強(qiáng)對(duì)退貨和退款的控制，退貨資金的使用要得到主管的審批；第三，與實(shí)物控制緊密相關(guān)的是實(shí)物資產(chǎn)的記錄控制，企業(yè)的記錄資料保管人員應(yīng)該對(duì)采購業(yè)務(wù)的重要記錄進(jìn)行限制接近控制，企業(yè)的各部門和人員在使用記錄之前，要履行有關(guān)的審批程序， 否則不得接近或借閱記錄資料，如果需要借用記錄資料， 應(yīng)該嚴(yán)格限定使用范圍和使用時(shí)間。 特別是會(huì)計(jì)部門， 要注意對(duì)采購支票的實(shí)物控制，支票的簽字人應(yīng)該負(fù)責(zé)支票的送交，不得由他人代理；尚未簽發(fā)的支票要妥善管理，防止丟失；對(duì)于已經(jīng)作廢的支票，要及時(shí)注銷，對(duì)于已付款的采購支票，財(cái)務(wù)人員應(yīng)該加蓋“付訖”印記，防止重復(fù)支付。2 供應(yīng)商環(huán)節(jié)的管理控制關(guān)鍵點(diǎn)對(duì)于采購

9、與付款業(yè)務(wù)來說， 供應(yīng)商的選擇、 采購部門和供應(yīng)商的關(guān)系， 是較容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，這些都是供應(yīng)商管理的關(guān)鍵控制點(diǎn)。具體的關(guān)鍵控制點(diǎn)有：(1) 供應(yīng)商選擇過程的控制。供應(yīng)商的選擇主要是由采購部門執(zhí)行，同時(shí)財(cái)務(wù)部門和其他有關(guān)部門也要參與談判等工作， 并對(duì)供應(yīng)商選擇結(jié)果進(jìn)行評(píng)價(jià)。 采購部門在采購業(yè)務(wù)開展之前，要向企業(yè)主要的供應(yīng)商索取采購商品的報(bào)價(jià)、規(guī)格、數(shù)量、信用條件等信息，并進(jìn)行經(jīng)濟(jì)效益分析， 選擇對(duì)企業(yè)最有利的供應(yīng)商， 在選擇供應(yīng)商的決策中， 應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的情況進(jìn)行綜合分析，不僅要對(duì)采購價(jià)格進(jìn)行考察，同時(shí)還要考慮運(yùn)輸條件、信用條件等。(2) 供應(yīng)商選擇的組織制度控制。企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行

10、供應(yīng)商的選擇評(píng)估，這就是供應(yīng)商評(píng)估小組或?qū)ｉT委員會(huì)，企業(yè)要對(duì)評(píng)估小組進(jìn)行一定的資金和人員支持，對(duì)供應(yīng)商的各種資格和財(cái)務(wù)、 信譽(yù)等情況進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)， 評(píng)估小組的成員一般包括以下部門： 財(cái)務(wù)部門、采購部門、 工程部門和倉庫質(zhì)量管理部門。供應(yīng)商評(píng)估小組的主要工作有：評(píng)價(jià)供應(yīng)商的主要經(jīng)營狀況，包括公司的財(cái)務(wù)狀況、歷史經(jīng)營業(yè)績、經(jīng)營信譽(yù)、管理者的品質(zhì)和生產(chǎn)規(guī)模等； 供應(yīng)商的生產(chǎn)制造能力，包括生產(chǎn)能力是否充分發(fā)揮、生產(chǎn)設(shè)備更新的速度、企業(yè)員工的業(yè)務(wù)素質(zhì)等；供應(yīng)商的研發(fā)能力，主要是技術(shù)研究水平和現(xiàn)有技術(shù)的先進(jìn)性、產(chǎn)品的新穎性和市場競爭力，具有較高技術(shù)研發(fā)能力的企業(yè)能提供更加優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品；供應(yīng)商的管理水平，即

11、供應(yīng)商的管理流程是否合理健全、管理系統(tǒng)的信息含量、生產(chǎn)和。2 歡迎下載精品文檔經(jīng)營管理過程的穩(wěn)定性以及定價(jià)系統(tǒng)的科學(xué)性； 供應(yīng)商的信譽(yù)評(píng)估， 進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)時(shí)要考察供應(yīng)商的誠信， 主要是考察供應(yīng)商的品質(zhì)和信譽(yù)管理制度以及員工的道德素質(zhì)教育狀況。評(píng)估小組還要根據(jù)上述考察內(nèi)容完成選擇供應(yīng)商、確定供應(yīng)商和建立供應(yīng)商檔案等工作。(3) 確定采購價(jià)格的控制點(diǎn)。 與供應(yīng)商協(xié)商采購商品價(jià)格是采購與付款業(yè)務(wù)的中心問題，企業(yè)確定采購價(jià)格的決策主要體現(xiàn)在選擇采購價(jià)格獲得方式。一般來說， 采購價(jià)格的確定可以來取以下方式： 最常用的是投標(biāo)和招標(biāo)采購，即企業(yè)將準(zhǔn)備采購的所有信息和條件公布于眾，并限定截止日期，供應(yīng)商

12、如果認(rèn)為有必要參加競標(biāo)，就及時(shí)與采購企業(yè)取得聯(lián)系，最后通過競標(biāo)方式確定采購價(jià)格；協(xié)議定價(jià)也是重要的方法，企業(yè)的采購人員與主要的供應(yīng)商進(jìn)行討價(jià)還價(jià)，協(xié)商確定價(jià)格； 對(duì)于采購數(shù)量非常巨大，單一供應(yīng)商很難滿足需求的采購業(yè)務(wù)，則要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨機(jī)定價(jià)；詢價(jià)直接采購， 如果企業(yè)和主要的供應(yīng)商保持了良好的業(yè)務(wù)聯(lián)系， 就可以根據(jù)自身的預(yù)算直接向供應(yīng)商報(bào)價(jià)，隨后在此基礎(chǔ)上決定價(jià)格；通過市場采購確定價(jià)格， 如果企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)不滿意， 還可以委派采購人員到商品市場進(jìn)行現(xiàn)場采購，通過公開交易的方式確定價(jià)格。3 采購預(yù)算控制關(guān)鍵點(diǎn)企業(yè)在進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)之前都要編制采購預(yù)算，通過預(yù)算指導(dǎo)采購與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的執(zhí)

13、行，在進(jìn)行采購與付款業(yè)務(wù)活動(dòng)的過程中，對(duì)預(yù)算的執(zhí)行進(jìn)行監(jiān)督是重要的控制點(diǎn)。采購預(yù)算監(jiān)督的主要控制點(diǎn)有： 檢查采購業(yè)務(wù)是否按照實(shí)物預(yù)算進(jìn)行，主要是檢查已完成的采購業(yè)務(wù)的入庫單和供應(yīng)商的發(fā)貨單是否與采購商品的數(shù)量、種類等內(nèi)容一致； 檢查付款業(yè)務(wù)是否按照采購資金預(yù)算進(jìn)行， 會(huì)計(jì)部門和監(jiān)督部門要對(duì)采購發(fā)票和結(jié)算憑證進(jìn)行審核，防止資金的濫用和貪污； 根據(jù)采購活動(dòng)的進(jìn)行調(diào)整采購預(yù)算，企業(yè)的采購預(yù)算對(duì)采購活動(dòng)只具有指導(dǎo)作用而不是指令性作用， 而且預(yù)算也具有預(yù)測性的特征，所以隨著采購活動(dòng)的進(jìn)行，會(huì)出現(xiàn)采購活動(dòng)和采購預(yù)算發(fā)生差異的現(xiàn)象，如果是采購預(yù)算不夠合理就需要對(duì)采購預(yù)算進(jìn)行調(diào)整；對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行考核，

14、企業(yè)制定采購預(yù)算的重要目的是控制采購成本，企業(yè)的采購活動(dòng)在進(jìn)行中會(huì)發(fā)生資金的支付和經(jīng)濟(jì)利益的流出，企業(yè)必須對(duì)已經(jīng)結(jié)束的采購業(yè)務(wù)進(jìn)行全面的預(yù)算考核，并對(duì)采購預(yù)算的結(jié)果進(jìn)行獎(jiǎng)懲。4 采購業(yè)務(wù)執(zhí)行過程中的不相容職務(wù)分離關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款業(yè)務(wù)的執(zhí)行涉及各部門的眾多業(yè)務(wù)人員，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)較大的采購環(huán)節(jié)，企業(yè)必須做好人員和崗位的職務(wù)分離工作。 具體的關(guān)鍵控制點(diǎn)有： 采購執(zhí)行職務(wù)與申請采購職務(wù)相分離， 如果這兩個(gè)職責(zé)由一個(gè)人擔(dān)任， 就可能導(dǎo)致采購申請權(quán)被利用， 使采購活動(dòng)不符合企業(yè)的實(shí)際需要； 采購業(yè)務(wù)執(zhí)行與采購業(yè)務(wù)記錄職務(wù)相分離，采購業(yè)務(wù)記錄包括會(huì)計(jì)記錄和管理記錄，是對(duì)采購執(zhí)行過程的監(jiān)督，兩種職務(wù)是不相容職

15、務(wù)；有關(guān)的審批和請購、采購業(yè)務(wù)執(zhí)行職務(wù)相分離，這是重要的制衡機(jī)制；還有驗(yàn)收與請購、采購業(yè)務(wù)執(zhí)行相分離。( 四 ) 采購與付款業(yè)務(wù)合同訂單關(guān)鍵控制點(diǎn)采購與付款合同是具有法律效力的文件，企業(yè)在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)必須對(duì)采購與付款合同重點(diǎn)控制， 對(duì)合同的關(guān)鍵控制點(diǎn)有：在與供貨商簽訂采購合同時(shí)，要在合同中明確自身的權(quán)利和義務(wù)， 并簽訂補(bǔ)充條款，盡量降低企業(yè)的采購風(fēng)險(xiǎn)；另外，企業(yè)的采購部門還要注意供應(yīng)商簽署的合同是否具有法律效力，必要的情況下可聘請律師參與合同的簽訂過程；最后，采購部門要及時(shí)將簽署的采購與付款合同送交企業(yè)的保管部門備案，并進(jìn)行嚴(yán)格的保管。采購與付款業(yè)務(wù)的訂單是整個(gè)業(yè)務(wù)過程中最常見、最重要的憑證

16、之一，在訂單中主要包括了以下內(nèi)容：采購商品的數(shù)量、規(guī)格；采購時(shí)間和貨款總價(jià)格，以及有關(guān)的稅費(fèi)附件等。企業(yè)對(duì)訂單控制的關(guān)鍵點(diǎn)有：加強(qiáng)訂單的審批控制，審核人員要審查訂單的內(nèi)容是否完整、合規(guī)合法； 及時(shí)將訂單傳遞到企業(yè)的財(cái)務(wù)、倉庫等管理部門，進(jìn)行有關(guān)的核算和記錄；妥善保管采購訂單，企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門要定期對(duì)訂單內(nèi)容進(jìn)行審計(jì)。3 歡迎下載精品文檔(五 ) 采購物料的驗(yàn)收入庫控制采購物料的驗(yàn)收入庫控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要有： 編制入庫商品清單， 進(jìn)行采購商品的驗(yàn)收、檢查采購商品的入庫存放情況、對(duì)收貨的過程進(jìn)行控制和及時(shí)傳遞采購業(yè)務(wù)信息。1 編制入庫商品清單記錄企業(yè)的采購部門應(yīng)該按照采購訂單或者采購合同編制采購商

17、品入庫明細(xì)單，并對(duì)這些單據(jù)進(jìn)行連續(xù)編號(hào)， 經(jīng)過主管部門的審核后歸檔保管。 清單記錄的內(nèi)容要與訂貨單的內(nèi)容相一致。2 采購商品的驗(yàn)收過程控制采購商品驗(yàn)收控制的關(guān)鍵點(diǎn)主要有：將實(shí)際到庫的采購商品發(fā)貨單和訂單進(jìn)行核對(duì)，并清點(diǎn)采購商品的數(shù)量；按照采購合同的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)到庫的采購商品進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，主要考察商品的外形是否有損壞、新舊程度和規(guī)格等； 對(duì)于采購的設(shè)備等需要測試的商品，要由專門的技術(shù)人員進(jìn)行調(diào)試，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)上報(bào)并由采購部門和供應(yīng)商取得聯(lián)系。采購商品的驗(yàn)收過程還要注意整個(gè)過程的銜接和協(xié)調(diào)，首先真實(shí)的訂購單說明企業(yè)已經(jīng)授權(quán)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)接受供應(yīng)商發(fā)運(yùn)來的商品，這為以后的工作提供了組織基礎(chǔ)。其次，采

18、購商品的驗(yàn)收工作要由獨(dú)立于請購、采購和會(huì)計(jì)部門的人員擔(dān)任，這是驗(yàn)收活動(dòng)的人員基礎(chǔ)。最后就是驗(yàn)收部門的工作過程，驗(yàn)收部門要按照訂單上的數(shù)量和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購商品執(zhí)行驗(yàn)收程序。驗(yàn)收部門應(yīng)該核對(duì)實(shí)際收到的商品與采購訂單上的要求是否相符，如商品的規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間等，然后要檢查商品在運(yùn)輸過程中有無損壞。對(duì)于需要安裝或測試的設(shè)備，驗(yàn)收部門在進(jìn)行了初步驗(yàn)收后，企業(yè)的技術(shù)部門要委派專門的技術(shù)人員對(duì)設(shè)備等采購商品進(jìn)行檢驗(yàn)、 安裝或測試， 并根據(jù)測試情況出具質(zhì)量驗(yàn)收意見。如果采購商品可以由業(yè)務(wù)部門直接使用， 則控制程序就相對(duì)簡單， 在驗(yàn)收部門完成驗(yàn)收工作后，使用部門及時(shí)按照原來提出的采購申請和供應(yīng)商的發(fā)票填制

19、收貨報(bào)告單，并由部門主管簽字確認(rèn)。驗(yàn)收后， 驗(yàn)收部門應(yīng)對(duì)已收貨的每張訂貨單編制一式多聯(lián)、預(yù)先編號(hào)的驗(yàn)收單，作為驗(yàn)收和檢驗(yàn)商品的依據(jù)。 驗(yàn)收人員將貨品送交倉庫或其他請購部門時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收，以確立他們對(duì)所采購的資產(chǎn)應(yīng)負(fù)的保管責(zé)任。驗(yàn)收人員還應(yīng)將其中的一聯(lián)驗(yàn)收單送交會(huì)計(jì)部門。3 對(duì)收貨過程的控制在收貨環(huán)節(jié)， 企業(yè)的倉庫和采購部門要做好相應(yīng)的職務(wù)分離工作，收貨負(fù)責(zé)人應(yīng)該和采購人員進(jìn)行職務(wù)分離，驗(yàn)收職責(zé)還要獨(dú)立于倉庫保管和記錄職責(zé)；驗(yàn)收部門要認(rèn)真檢查到貨的數(shù)量等， 要保證貨物在驗(yàn)收過程中的安全和質(zhì)量，防止損壞； 負(fù)責(zé)收貨的人員在執(zhí)行了有關(guān)的檢查程序之后，就要根據(jù)實(shí)

20、際收貨結(jié)果編制收貨憑證，并將供應(yīng)商提供的憑證或單據(jù)作為附件隨企業(yè)的收貨憑證一起進(jìn)行傳遞；收貨過程中可能出現(xiàn)實(shí)際情況與訂單的差異，分為正常差異和非正常差異，企業(yè)應(yīng)該規(guī)定正常差異的貨物價(jià)值，對(duì)于正常的損耗企業(yè)的收貨人員有權(quán)直接進(jìn)行處理，而對(duì)于超過限額的非正常差異，收貨人員必須向上級(jí)主管報(bào)告，再進(jìn)行處理； 企業(yè)的收貨人員要隨時(shí)關(guān)注同種類型采購商品的到庫和末到庫情況，并編制有關(guān)的記錄。4 檢查收入采購商品的存放情況企業(yè)的倉庫管理部門首先要將已經(jīng)檢驗(yàn)的和未經(jīng)檢驗(yàn)的采購商品進(jìn)行分離存放，防止將未經(jīng)檢驗(yàn)的采購商品投入使用過程，從而造成損失； 倉庫管理部門和人員還要根據(jù)采購商品的性質(zhì)、 環(huán)境要求以及使用情況對(duì)

21、其存放進(jìn)行分類，例如， 常用的采購商品應(yīng)該存放在較易挪動(dòng)、距離生產(chǎn)地點(diǎn)較近的倉庫，對(duì)于易燃、怕水的采購商品應(yīng)該考察存放環(huán)境的安全性。企業(yè)的倉庫管理人員同時(shí)還要做好采購商品存放情況的記錄，在記錄中應(yīng)該包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，第一，按照類別、倉庫或其他標(biāo)準(zhǔn)記錄采購存貨的存放情況和數(shù)量、規(guī)格等信息；第二，記錄保管存貨的人員責(zé)任的履行情況，對(duì)各個(gè)倉庫管理人員形成監(jiān)督。4 歡迎下載精品文檔5 采購驗(yàn)收信息的及時(shí)傳遞控制采購部門將采購商品交給驗(yàn)收或倉庫管理部門時(shí)，同時(shí)也將有關(guān)采購活動(dòng)的信息通過有關(guān)的合同、 憑證和單據(jù)傳遞給了企業(yè)的各個(gè)業(yè)務(wù)部門。 企業(yè)對(duì)采購驗(yàn)收信息的控制重點(diǎn)在于：企業(yè)的各業(yè)務(wù)人員要及時(shí)將采購驗(yàn)

22、收活動(dòng)過程中形成的流程記錄和分析記錄和信息反饋到企業(yè)的其他業(yè)務(wù)部門； 倉庫管理部門要將驗(yàn)收過程中的成本費(fèi)用和資金使用信息傳遞給企業(yè)的會(huì)計(jì)部門， 進(jìn)行及時(shí)的核算； 驗(yàn)收過程的參與人員要將需要經(jīng)過審批程序的業(yè)務(wù)活動(dòng)文件交給主管部門進(jìn)行審批和記錄。(六 ) 采購與付款業(yè)務(wù)的記錄控制采購業(yè)務(wù)過程中的記錄控制包括會(huì)計(jì)記錄控制和一般管理記錄控制兩種類型，會(huì)計(jì)記錄控制是指對(duì)于在采購業(yè)務(wù)過程中形成的企業(yè)負(fù)債和資金收付事項(xiàng)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的記錄。一般管理記錄是指除財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)記錄之外的管理信息記錄，主要是企業(yè)采購活動(dòng)過程中各業(yè)務(wù)程序執(zhí)行時(shí)形成的記錄。1會(huì)計(jì)記錄控制采購業(yè)務(wù)中最重要的記錄就是應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)的會(huì)計(jì)控制，

23、應(yīng)付賬款是記錄采購業(yè)務(wù)過程中負(fù)債和資金占用情況的主要記錄，對(duì)應(yīng)付賬款記錄控制的重點(diǎn)有：應(yīng)付賬款的記錄職務(wù)必須和采購、驗(yàn)收、請購、付款、審批、復(fù)核等職務(wù)相分離，保證采購業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)記錄真實(shí)、 可靠；應(yīng)付賬款的有關(guān)憑證和單據(jù)必須經(jīng)過必要的審核程序才能作為登記賬簿的依據(jù)，這些原始憑證主要包括采購部門的訂單和付款通知單和驗(yàn)收部門的驗(yàn)收單等；如果供應(yīng)商為企業(yè)提供了提前付款的折扣條件，會(huì)計(jì)部門要對(duì)折扣條件進(jìn)行分析，爭取最大的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)對(duì)企業(yè)享有的折扣進(jìn)行記錄與核算；采購業(yè)務(wù)結(jié)束后供應(yīng)商會(huì)向企業(yè)發(fā)來采購商品對(duì)賬單， 企業(yè)的會(huì)計(jì)人員要將有關(guān)的會(huì)計(jì)憑證、賬簿與對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，檢查企業(yè)的記錄控制是否存在錯(cuò)誤；企

24、業(yè)一般都會(huì)在經(jīng)常發(fā)生交易的供應(yīng)商處存放一定的預(yù)付賬款，企業(yè)的會(huì)計(jì)部門要記錄預(yù)付賬款的使用情況。2一般管理記錄控制企業(yè)在進(jìn)行采購業(yè)務(wù)時(shí)， 會(huì)隨著業(yè)務(wù)程序的進(jìn)行產(chǎn)生一些憑證、 票據(jù)記錄， 這些資料都能夠?yàn)槠髽I(yè)進(jìn)行采購業(yè)務(wù)管理提供信息。主要的記錄包括以下幾種：(1) 采購申請單。采購申請單由采購商品的使用部門編制，經(jīng)過本部門主管的審批后送交到采購部門， 各部門的采購單要進(jìn)行連續(xù)編號(hào)。 請購單的內(nèi)容主要包括： 采購商品的需求數(shù)量、庫存量、準(zhǔn)備采購數(shù)量和規(guī)格等。(2) 采購訂貨單。采購部門要根據(jù)采購預(yù)算以及與供應(yīng)商簽訂的采購合同，編制訂貨單。訂貨單的主要內(nèi)容包括：所需商品的采購數(shù)量、質(zhì)量要求、規(guī)格、采購

25、單價(jià)和有關(guān)費(fèi)用，還要對(duì)結(jié)算方式、采購截止日期進(jìn)行說明。(3) 采購商品驗(yàn)收單。倉庫管理部門要根據(jù)采購商品的驗(yàn)收情況填寫驗(yàn)收單，并提出驗(yàn)收意見。驗(yàn)收單的主要內(nèi)容是：收到商品的數(shù)量、質(zhì)量、各級(jí)別商品的比例等。(4) 退貨退款記錄單。采購商品經(jīng)過驗(yàn)收后，如果發(fā)現(xiàn)了購入商品存在質(zhì)量或數(shù)量等問題，企業(yè)的采購、驗(yàn)收部門要合作填寫退貨退款通知單，其主要的內(nèi)容有：采購合同編號(hào)和內(nèi)容摘要、退貨商品的數(shù)量、質(zhì)量、金額等信息以及企業(yè)提出退貨的原因。(七 ) 采購與付款業(yè)務(wù)的職務(wù)分離控制采購與付款業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)還包括不相容職務(wù)分離控制， 在前面的內(nèi)容中作過簡要和分散的介紹，在此對(duì)主要的關(guān)鍵控制點(diǎn)作系統(tǒng)分析。采購與付款業(yè)務(wù)的不相容職務(wù)包括：1 請購與審