數(shù)字化管理ERP日常運(yùn)行管理制度

1、公司數(shù)字化管理ERP日常運(yùn)行管理制度二 000 年 XX 月 XX 日目錄一、總則二、數(shù)字化管理操作使用管理制度三、計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度四、數(shù)字化管理人員管理（崗位責(zé)任制）制度五、數(shù)字化管理帳務(wù)處理制度六、數(shù)字化管理報(bào)表管理制度七、數(shù)字化管理系統(tǒng)（軟件及硬件）維護(hù)制度八、數(shù)字化管理檔案管理制度總則數(shù)字化管理的最終目的是利用核算手段及分析手段的現(xiàn)代化， 實(shí) 現(xiàn)企業(yè)管理工作的現(xiàn)代化， 為企業(yè)管理的現(xiàn)代化提供基礎(chǔ)。 ERP 系統(tǒng)是由系統(tǒng)各類人員，計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)、機(jī)房、核算軟件，及各類會(huì)計(jì) 信息組成的一個(gè)有機(jī)整體，為保證已建立的 ERP 系統(tǒng)的安全、可靠、 正常穩(wěn)定的運(yùn)行， 而且在運(yùn)行過(guò)程中不斷提高

2、運(yùn)行效率， 增強(qiáng)信息系 統(tǒng)的運(yùn)行效果，有必要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)、嚴(yán)密的管理，即：1、建立、健全各種組織控制措施，保證系統(tǒng)安全、正常、可靠、 穩(wěn)定運(yùn)行；2、加強(qiáng)對(duì)已建立的信息系統(tǒng)的管理，提高系統(tǒng)的運(yùn)行效率；3、充分利用系統(tǒng)提供的各種手段， 便利靈活地為管理提供服務(wù)。 根據(jù)以上目的，并結(jié)合財(cái)政部對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)字化的規(guī)定和 FAS2000 ERP系統(tǒng)的特殊性與我公司的實(shí)際情況，制定出我 公司 ERP 系統(tǒng)的管理制度。本制主要包括ERP系統(tǒng)的使用管理、帳務(wù)系統(tǒng)管理、報(bào)表系統(tǒng) 管理、人員組織管理、維護(hù)管理及檔案管理等內(nèi)容。本制度由 XX 部負(fù)責(zé)解釋說(shuō)明及監(jiān)督實(shí)施。 本制度是依照財(cái)務(wù)的有關(guān)規(guī)定并結(jié)合當(dāng)前 ERP

3、 系統(tǒng)的運(yùn)行實(shí)際 情況制定的，為滿足本公司數(shù)字化管理發(fā)展的客觀需要應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ) 充修改。本制度從公布之日開始執(zhí)行。 數(shù)字化管理操作使用管理制度 數(shù)字化管理就是把物料控制、生產(chǎn)計(jì)劃和管理等管理系統(tǒng)工程、 電子計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、 INTERNET 、網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科與會(huì)計(jì)理論和方法融 為一體，通過(guò)貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲(chǔ)、運(yùn)算和輸 出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)企業(yè)整 體工作方式的變革和人的解放， 并定期或不定期地提供計(jì)劃和控制經(jīng) 濟(jì)過(guò)程需要的會(huì)計(jì)信息和生產(chǎn)信息等， 為此，為保證數(shù)字化管理正常 運(yùn)轉(zhuǎn)并完成預(yù)定的任務(wù)，特制定數(shù)字化管理操作使用管理制度。此制度主要是通過(guò)對(duì)

4、系統(tǒng)運(yùn)行的管理， 保證系統(tǒng)正常運(yùn)行完成預(yù) 定的任務(wù)， 保證系統(tǒng)內(nèi)各類資源信息的安全與完整， 只有加強(qiáng)使用管 理才能避免非法舞弊行為和企業(yè)商業(yè)秘密泄露等的發(fā)生， 避免系統(tǒng)內(nèi) 數(shù)據(jù)由于誤操作而被破壞或丟失， 保證發(fā)生故障后能及時(shí)恢復(fù)， 出現(xiàn) 錯(cuò)誤后能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，及時(shí)糾正，保證輸出信息正確、真實(shí)。一、機(jī)房的管理：計(jì)算機(jī)屬公司常規(guī)而又重要辦公設(shè)備， 應(yīng)創(chuàng)造一個(gè)良好的運(yùn)行環(huán) 境，為保護(hù)計(jì)算機(jī)設(shè)備，軟件與數(shù)據(jù)的安全可靠，現(xiàn)規(guī)定如下：1、機(jī)房由系統(tǒng)管理人員和系統(tǒng)維護(hù)人員分工負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)管理、 非工作人員嚴(yán)禁入內(nèi)；2、保持機(jī)房環(huán)境衛(wèi)生，定期清潔（每周末下午）微機(jī)以及其它 設(shè)備的塵埃和贓物；3、嚴(yán)禁在微機(jī)前用水和吸

5、煙， 以免引起短路、 火災(zāi)或其它操作；4、為防止意外事故的發(fā)生，機(jī)房?jī)?nèi)杜絕一切火源，機(jī)房?jī)?nèi)所有 電器設(shè)備須經(jīng)電工安裝，其它人員不得隨意拆遷或安裝；5、在工作中突然停電，應(yīng)注意及時(shí)關(guān)閉有關(guān)設(shè)備電源，在操作 人員離開微機(jī)時(shí)應(yīng)關(guān)閉微機(jī)電源，下班前應(yīng)檢查電源的關(guān)閉 及 UPS 使用等情況；6、嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲盤；7、未經(jīng)許可，不準(zhǔn)對(duì)外服務(wù)，以防病毒傳入；8、機(jī)房無(wú)人時(shí)應(yīng)加鎖，確保主機(jī)安全。二、操作使用管理： 本管理是對(duì)計(jì)算機(jī)硬件和系統(tǒng)軟件在操作使用中的制度， 主要任 務(wù)是建立、健全和完善數(shù)字化管理運(yùn)行環(huán)境， 確保主系統(tǒng)內(nèi)各類信息資源 的安全、可靠及完整，防止違規(guī)操作，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失

6、真 和丟失，保證發(fā)生故障時(shí)能及時(shí)發(fā)現(xiàn)、及時(shí)糾正、及時(shí)恢復(fù)，同時(shí)保 證數(shù)字化管理信息資源的正確性、及時(shí)性、完整性和連續(xù)性。1、上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)的規(guī)定：（1）系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、數(shù)據(jù)錄入員、數(shù)據(jù) 審核員及經(jīng)系統(tǒng)管理員批準(zhǔn)的有關(guān)人員， 有權(quán)上機(jī)操作運(yùn)行 系統(tǒng)；（2）非指定人員不能上機(jī)運(yùn)行系統(tǒng)；（3）上機(jī)使用注意事項(xiàng)見附錄： （上機(jī)注意事項(xiàng)規(guī)定） ；（4）上機(jī)使用人員必須使用其真實(shí)姓名， 操作密碼注意保密， 一 旦泄漏，操作人員有權(quán)修改自己的口令，否則，出現(xiàn)問(wèn)題， 操作人員和系統(tǒng)管理人員有不可推卸的責(zé)任；（5）上機(jī)人員必須按照各自的操作權(quán)限進(jìn)入， 不得越權(quán)，為防止 此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員

7、操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；（6）應(yīng)及時(shí)作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；（7）不能使用來(lái)路不明的軟盤和各種非法拷貝工作， 以防止病毒 的傳入；（8）未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用初始化格式命令和刪除等 DOS 命令；（9）對(duì)各應(yīng)用軟件 word、excel 等的使用，必須建立自己的子目 錄，存入自己的文件，系統(tǒng)文件目錄不應(yīng)存任何非系統(tǒng)文件， 維護(hù)人員有權(quán)刪除這些非系統(tǒng)文件。 如被刪除， 文件編輯者 自負(fù)后果。2、上機(jī)使用人員職責(zé)和權(quán)限：A、系統(tǒng)管理員：對(duì)整個(gè)系統(tǒng)的運(yùn)行進(jìn)行負(fù)責(zé)。系統(tǒng)管理員必須根據(jù)天心財(cái)務(wù)軟件的特點(diǎn)和本單位會(huì)計(jì)核算的 實(shí)際 情況建立本單位的數(shù)字化體系和核算方式。會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必 須符

8、合會(huì)計(jì)度與本單位的核算管理要求，報(bào)表數(shù)據(jù)格式必須符合財(cái)政 部門和其它有關(guān)部門的要求。協(xié)調(diào)系統(tǒng)內(nèi)各類人員之間的工作關(guān)系； 負(fù)責(zé)組織和監(jiān)督系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境的建立和完善以及系統(tǒng)建立時(shí)的 各項(xiàng)初始化工作。負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作的安全性、正確性和及時(shí)性的檢查， 并做好上機(jī)記錄的整理工作，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)性歸檔。負(fù)責(zé)作好系統(tǒng)運(yùn)行情況的總結(jié)，提出更新軟件或修改軟件的需 求報(bào)告。B、系統(tǒng)維護(hù)人員:負(fù)責(zé)系統(tǒng)運(yùn)行中硬件和軟件的維護(hù)工作：負(fù)責(zé)系統(tǒng)維護(hù)工作，包括各環(huán)境庫(kù)的修改和更新操作；負(fù)責(zé)定期或不定期地檢查硬件和軟件的運(yùn)行情況；負(fù)責(zé)系統(tǒng)的安裝和調(diào)試工作；按規(guī)定程序?qū)嵤┸浖耐晟菩?、適應(yīng)性和正確性的維護(hù)；系統(tǒng)維護(hù)人員除實(shí)施數(shù)

9、據(jù)維護(hù)外，不允許隨意打開數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行操作，實(shí)施數(shù)據(jù)維護(hù)時(shí)不準(zhǔn)修改數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，其它上機(jī)人員一 律不準(zhǔn)實(shí)施數(shù)據(jù)庫(kù)操作。C、系統(tǒng)操作人員：系統(tǒng)操作人員是指有權(quán)進(jìn)入當(dāng)前運(yùn)行的數(shù)字化系統(tǒng)全部或部全功能的員。負(fù)責(zé)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)登錄、數(shù)據(jù)備份和輸出打印工作。嚴(yán)格按照系統(tǒng)規(guī)定進(jìn)行操作；負(fù)責(zé)軟盤備份及歸檔工作；負(fù)責(zé)輸出打印憑證、帳簿和報(bào)表，并管理及歸檔工作；日記帳應(yīng)當(dāng)天登錄，登錄后即打印出當(dāng)天的日?qǐng)?bào)表，做到日清 月結(jié)； 月底滿頁(yè)可打印所有的帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表； 記 帳憑證按規(guī)定隨時(shí)打印。D、數(shù)據(jù)錄入人員：檢查專職會(huì)計(jì)人員提供的記帳憑證是否合理、合法與正確，對(duì) 于違規(guī)記帳憑證不得錄入； 數(shù) 據(jù)錄入過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)有疑問(wèn)或錯(cuò)誤

10、時(shí)，應(yīng)及時(shí)詢問(wèn)有關(guān)人 員，不得擅自修改和作廢。 認(rèn) 真錄入數(shù)據(jù)，錄入完畢后檢查核對(duì)，核對(duì)無(wú)誤后交復(fù)核人員 進(jìn)行復(fù)核；日記帳數(shù)據(jù)錄入應(yīng)做到日清月結(jié)。E、數(shù)據(jù)審核人員：負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)錄入的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī) 范性和數(shù)據(jù)的正確性；復(fù)核人員不得進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入操作，復(fù)核時(shí)如發(fā)現(xiàn)錄入錯(cuò)誤時(shí)， 應(yīng)通知錄入人員修改，待修改后再進(jìn)行復(fù)核；負(fù)責(zé)輸出數(shù)據(jù)的審核；對(duì)不符合要求的憑證和不正確的輸出數(shù)據(jù)，不予簽字確認(rèn)。F、專職會(huì)計(jì)人員： 根據(jù)原始憑證編制記帳憑證，編制記帳憑證應(yīng)符合財(cái)務(wù)制度的要 求，做到內(nèi)容完整、數(shù)據(jù)正確、代碼準(zhǔn)確、摘要簡(jiǎn)明規(guī)范；G、檔案管理人員： 負(fù) 責(zé)數(shù)字化管理各類系統(tǒng)軟盤、各種文檔、種

11、類數(shù)據(jù)軟盤及輸出打印的記帳憑證，帳簿和報(bào)表等有關(guān)會(huì)計(jì)資料存檔管理；按規(guī)定時(shí)間催交入檔；對(duì)不符合要求的會(huì)計(jì)資料及軟盤不予接收； 做 好安全保密工作； 未 經(jīng)批準(zhǔn)，不得外借。附錄一：上機(jī)操作注意事項(xiàng)一、開機(jī)步驟：1、打開電源開關(guān)；2、打開 UPS 電源開關(guān)；3、打開打印機(jī)開關(guān)；4、打開顯示器開關(guān)；5、打開主機(jī)開關(guān)。二、關(guān)機(jī)步驟：1、關(guān)上主機(jī)開關(guān)；2、關(guān)上顯示器開關(guān)；3、關(guān)上打印機(jī)開關(guān)；4、關(guān)上 UPS 電源開關(guān)；5、關(guān)上電源開關(guān)。三、每次關(guān)機(jī)后再一次開機(jī)應(yīng)間隔一至三分鐘；四、工作完畢后一定要完全退出系統(tǒng)后離開；五、停電后 UPS 不間斷電源會(huì)發(fā)出警告，要及時(shí)將數(shù)據(jù)存盤，執(zhí)行上述操作步驟；六、使用鍵

12、盤時(shí)要輕擊，切記不可重打；七、嚴(yán)禁使用游戲盤，違者重罰。計(jì)算機(jī)上機(jī)操作記錄制度實(shí)際應(yīng)用ERP管理軟件的企業(yè)在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，必須規(guī)定對(duì)數(shù)字化 管理單位要求有“必要的上機(jī)操作記錄制度”，作為天心FAS2000ERP 系統(tǒng)也不例外，為保證我公司數(shù)字化管理的正常發(fā)展， 更好地完成系 統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時(shí)間以及處理方法和處理結(jié) 果等情況，嚴(yán)格微機(jī)管理制度，現(xiàn)規(guī)定如下：一、所有上機(jī)操作人員必須登記所有上機(jī)操作情況，要求填寫日 期、操作員姓名、操作內(nèi)容，運(yùn)行時(shí)間和運(yùn)行情況。二、登記操作記錄要認(rèn)真詳細(xì)，操作過(guò)程中沒(méi)有問(wèn)題，運(yùn)行情況 及備注欄填寫運(yùn)行正常字樣，若有問(wèn)題則應(yīng)及時(shí)登記錄 ，并向系統(tǒng)維

13、 護(hù)員報(bào)告。三、不得進(jìn)行未作登記記錄的任何軟硬件維護(hù)工作。四、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的異?，F(xiàn)象和處理方法， 處理 結(jié)果都應(yīng)有明確記載，對(duì)于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還 須另行填寫故障報(bào)告單。并向系統(tǒng)總負(fù)責(zé)人匯報(bào)。五、 操作記錄每月裝訂成冊(cè)，日常文檔由管理人員妥善保管，年 終整理歸檔。六、 要真實(shí)完整地填寫操作記錄，發(fā)生問(wèn)題不登記者，按有關(guān)制 度根據(jù)問(wèn)題的嚴(yán)重程度予以處理，請(qǐng)所有操作人員及維護(hù)人員必須嚴(yán) 格遵照?qǐng)?zhí)行。附錄二：上機(jī)操作記錄上機(jī)時(shí)間操作員姓名操作內(nèi)容運(yùn)行時(shí)間運(yùn)行情況備注數(shù)字化管理崗位責(zé)任制 為使我公司數(shù)字化管理工作進(jìn)程不斷加快， 保障數(shù)字化工作正常 開展，確保此項(xiàng)工作的合

14、法性、準(zhǔn)確性、安全性，特制定數(shù)字化管理 崗位責(zé)任性。一、 數(shù)字化管理崗位：根據(jù)企業(yè)的內(nèi)部物料、 制造管理和會(huì)計(jì)核算的特點(diǎn)及企業(yè)對(duì)數(shù)字 化管理崗位設(shè)置的要求， 在系統(tǒng)總管理員的領(lǐng)導(dǎo)下， 從各個(gè)崗位 出發(fā)圍繞數(shù)字化來(lái)開展工作， 更好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用， 特設(shè)如 下管理崗位：主管會(huì)計(jì)、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、 系統(tǒng)管理與維護(hù)、 業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作錄入、 業(yè)務(wù)復(fù)核、業(yè)務(wù)稽核、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理、檔案管理。二、崗位職責(zé)：（一）主管會(huì)計(jì)：對(duì)企業(yè)數(shù)字化發(fā)展方向、規(guī)模及重大硬件、軟 件、使用、應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行決策，保證數(shù)字化管理工作的健 康發(fā)展。（二）財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：制訂財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃，為主管會(huì)計(jì)提供 重大硬件、軟件使用、應(yīng)用項(xiàng)目的決

15、策依據(jù)，根據(jù)本企業(yè) 特點(diǎn)合理的設(shè)置數(shù)字化管理崗位及配備崗位人員，檢查崗 位人員的工作情況，嚴(yán)格按各崗位標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評(píng)。（三）系統(tǒng)管理維護(hù)崗：1、參與制定本廠財(cái)務(wù)數(shù)字化發(fā)展規(guī)劃及數(shù)字化管理制度；2、執(zhí)行對(duì)操作人員的管理和計(jì)算機(jī)檔案管理職能， 對(duì)會(huì)計(jì) 軟件進(jìn)行日常維護(hù)， 保證計(jì)算機(jī)軟件、 硬件財(cái)產(chǎn)安全可+, 靠；3、及時(shí)了解計(jì)算機(jī)故障情況， 并采取相應(yīng)處理措施， 遇到 重大的系統(tǒng)運(yùn)行故障必須根據(jù)故障的發(fā)展， 處理情況填 寫故障報(bào)告單并及時(shí)報(bào)給數(shù)字化主管人員；4、正確分配系統(tǒng)操作人員的使用權(quán)限及以后軟件開發(fā)工作；5、開發(fā)的軟件應(yīng)充分利用本公司已經(jīng)應(yīng)用的信息系統(tǒng)、 報(bào) 表系統(tǒng)的功能，并應(yīng)以易接受、易掌握

16、為原則；6、未經(jīng)各種主管、系統(tǒng)管理員核準(zhǔn)的開發(fā)項(xiàng)目， 不得上機(jī)；7、保證各種數(shù)字化管理規(guī)定的正確實(shí)施。（四）業(yè)務(wù)經(jīng)辦與操作：依照科目負(fù)責(zé)制的原則，設(shè)置成本核算、費(fèi)用核算、材料、銷 售、債權(quán)債務(wù)往來(lái)的核算、現(xiàn)金、銀行存款、固定資產(chǎn)、記帳、 二級(jí)核算等崗位，各崗位嚴(yán)格按照本公司財(cái)務(wù)制定的業(yè)務(wù)工作標(biāo) 準(zhǔn)進(jìn)行日常工作。做好記帳前對(duì)明細(xì)帳的審核，保證錄入數(shù)據(jù)正 確。充分使用計(jì)算機(jī)對(duì)帳、核銷等功能來(lái)完成工作，并按帳務(wù) 管理制度要求打印帳簿、報(bào)表。（五）數(shù)據(jù)錄入：1、執(zhí)行系統(tǒng)管理對(duì)崗位工作的具體指揮、要求；2、及時(shí)、 準(zhǔn)確地按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)輸入手工記帳憑證、 生成機(jī)制 憑證及帳表；3、通過(guò)系統(tǒng)管理員及時(shí)準(zhǔn)確地為領(lǐng)

17、導(dǎo)提供所需數(shù)據(jù)；4、系統(tǒng)管理員給本崗位設(shè)置的口令不得告知其他任何人；5、正確執(zhí)行數(shù)字化管理中的有關(guān)操作，使用等各項(xiàng)規(guī)定；6、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向系統(tǒng)管理員及財(cái)務(wù)主管負(fù)責(zé)人反映；（六）數(shù)據(jù)復(fù)核崗：1、對(duì)輸入計(jì)算機(jī)憑證質(zhì)量把關(guān)， 保證手工憑證與機(jī)制憑證 的一致性；2、對(duì)已錄入的憑證及時(shí)復(fù)核，最遲不得超過(guò)次日復(fù)核完畢；3、發(fā)現(xiàn)憑證錯(cuò)誤， 分析責(zé)任原因， 通知有關(guān)崗位人員進(jìn)行修改，復(fù)核人員不得擅自修改；4、填好上機(jī)操作及其有關(guān)事項(xiàng)登記表， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題通知有關(guān) 人員協(xié)調(diào)處理；5、按日整理復(fù)核后的手工憑證，交數(shù)據(jù)管理員進(jìn)行匯總、 打印匯總憑證；6、復(fù)核后的憑證要加蓋崗位人員印章，并對(duì)審核結(jié)果負(fù) 責(zé)。七）數(shù)據(jù)稽核

18、：1、審核原始憑證的合理、合法性及是否有經(jīng)辦人、 驗(yàn)收人、 主管領(lǐng)導(dǎo)簽字；2、審核記帳憑證是否符合會(huì)計(jì)制度要求， 借貸關(guān)系式是否 平衡，各種帳表相互之間數(shù)據(jù)是否一致， 保證帳帳相符、 帳表相符；3、發(fā)現(xiàn)不合法的原始憑證及手工記帳憑證填寫有誤時(shí)， 退 回業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員進(jìn)行協(xié)調(diào)處理；4、每周對(duì)所有原始憑證、機(jī)制憑證、報(bào)表進(jìn)行一次稽核， 確保錄入數(shù)據(jù)正確無(wú)誤；5、稽核后的憑證要加蓋崗位人員印章， 并對(duì)所有因人為因 素造成而未及時(shí)稽核發(fā)現(xiàn)的憑證問(wèn)題負(fù)責(zé)。八）數(shù)據(jù)管理崗：1、執(zhí)行系統(tǒng)管理員對(duì)本崗位工作的具體指揮、要求；2、根據(jù)復(fù)核后的計(jì)算機(jī)憑證， 按本匯總、 打印、輸出機(jī)制 憑證匯總表，粘貼在機(jī)制憑證上，

19、 保證機(jī)制憑證在內(nèi)容、 編號(hào)、金額上的正確性。3、對(duì)存貯在磁盤（含硬盤及軟盤）上的會(huì)計(jì)文件、憑證、帳表等要及時(shí)備份，備份軟盤要編號(hào)及蓋章歸檔；4、根據(jù)帳務(wù)管理制度有關(guān)規(guī)定，進(jìn)行及時(shí)對(duì)帳結(jié)帳、結(jié)轉(zhuǎn)下年；5、對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和作為正式的備份軟盤上的會(huì)計(jì) 數(shù)據(jù)不允許任何人進(jìn)行非會(huì)計(jì)系統(tǒng)許可的任何操作；6、注意保管、 查看計(jì)算機(jī)操作記錄， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)向系統(tǒng) 管理員報(bào)告并負(fù)責(zé)操作記錄的整理、裝訂及歸檔；7、按檔案管理要求移交檔案，填寫檔案移交單；8、對(duì)本崗位負(fù)責(zé)，在檔案移交單上蓋章。（九）檔案管理崗：1、嚴(yán)格按照檔案管理制度要求進(jìn)行日常工作；2、對(duì)會(huì)計(jì)核算結(jié)果的歷年資料要保存三份， 分別存放在不 同

20、地點(diǎn)；3、對(duì)購(gòu)置或自制開發(fā)的會(huì)計(jì)軟件， 要作為會(huì)計(jì)檔案妥善保 管，并負(fù)責(zé)督促計(jì)算機(jī)憑證、帳薄、報(bào)表的裝訂歸檔；4、注意查看檔案移交登記表 ，對(duì)接收的計(jì)算機(jī)檔案資 料負(fù)責(zé)。各崗位嚴(yán)格執(zhí)行制度要求， 相互協(xié)調(diào)工作， 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及 時(shí)反映，提出有利于數(shù)字化發(fā)展的建議， 保證我公司財(cái)務(wù)數(shù) 字化向著健康有效的方向發(fā)展。三、監(jiān)督、落實(shí) 本規(guī)定由財(cái)務(wù)主管及系統(tǒng)管理員監(jiān)督執(zhí)行。 帳務(wù)系統(tǒng)管理制度為保證帳務(wù)系統(tǒng)安全、正常、可靠的運(yùn)行，根 據(jù)天心軟件的實(shí)際要求及我公司的實(shí)際情況， 特制定帳務(wù)系統(tǒng)管理制 度。本制度包括帳務(wù)系統(tǒng)人員組織、 操作管理、 業(yè)務(wù)管理工作標(biāo)準(zhǔn)等 內(nèi)容一、人員的組織系統(tǒng)配備系統(tǒng)維護(hù)員、錄入員、操

21、作員、復(fù)核員、稽核員、數(shù) 據(jù)管理員，從業(yè)務(wù)管理及財(cái)務(wù)處理流程來(lái)分，系統(tǒng)配備系統(tǒng)管理 員，系統(tǒng)維護(hù)員，數(shù)據(jù)管理員，財(cái)務(wù)主管，主辦會(huì)計(jì)，出納，往 來(lái)會(huì)計(jì)，存貨會(huì)計(jì)，銷售管理員，具體配備見下表：編號(hào)崗 位姓名1系統(tǒng)管理員系統(tǒng)管理閻勇2系統(tǒng)維護(hù)員系統(tǒng)維護(hù)閻勇3數(shù)據(jù)管理員數(shù)據(jù)管理閻勇4財(cái)務(wù)主管稽核員張經(jīng)理5主辦會(huì)計(jì)復(fù)核、錄入、操作張經(jīng)理6出納錄入、操作張文靜7往來(lái)會(huì)計(jì)錄入、操作張文靜8存貨會(huì)計(jì)錄入、操作吳寶剛、梅沖9銷售管理員錄入、操作張淑京具體職責(zé)參看數(shù)字化系統(tǒng)崗位責(zé)任制二、操作管理制度（一）日常事務(wù)管理1、必須嚴(yán)格按照FAS2000天心企業(yè)管理軟件操作流程 完成各項(xiàng)工作；各操作人員及財(cái)務(wù)主管須按照天

22、心 FAS2000業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范及日上 FAS2000操作員 分工操作流程規(guī)范完成自己的工作，詳細(xì)操作流程及 方法可參照FAS2000天心企業(yè)管理全能系統(tǒng)操作手 冊(cè)（黃皮書）。2、必須以自己的名稱、密碼進(jìn)入本系統(tǒng)，工作完畢后應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，以免他人利用系統(tǒng)進(jìn)行其他操作；3、不得將口令泄漏給他人，并定期修改自己的口令；4、各操作員必須準(zhǔn)確輸入屬于自己的工作范圍內(nèi)的單據(jù)內(nèi)容，同時(shí)，必須輸入本系統(tǒng)中起主要作用的號(hào)碼，如：?jiǎn)螕?jù)號(hào)、訂單號(hào)（即大號(hào)）、制令單號(hào)、憑證號(hào)等。（二）日常業(yè)務(wù)管理各操作員必須按照日上 FAS2000操作員分工操作流程規(guī)范 中業(yè)務(wù)分工一覽表中的步驟單據(jù)及主營(yíng)業(yè)務(wù)操作流程來(lái)操作。一

23、般操作流程如下：月初：輸出上月財(cái)務(wù)報(bào)表，報(bào)稅，上繳利潤(rùn) 月中：輸入如下單據(jù)，查詢有關(guān)帳表步驟及單據(jù)操作員審核有關(guān)帳表1進(jìn)貨單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)米購(gòu)明細(xì)表米購(gòu)統(tǒng)計(jì)表 進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表存貨明細(xì)表 現(xiàn)存量明細(xì)表2進(jìn)貨退回單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)3進(jìn)貨折讓單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)4銷售訂單銷售管理存貨會(huì)計(jì)受訂明細(xì)/統(tǒng)計(jì)表5制令單存貨會(huì)計(jì)6領(lǐng)/退料單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)領(lǐng)料/退料明細(xì)表 進(jìn)銷存統(tǒng)計(jì)表 存貨明細(xì)表 現(xiàn)存量明細(xì)表 銷貨明細(xì)表 銷貨統(tǒng)計(jì)表 銷貨年度統(tǒng)計(jì)表 銷貨毛利分析表 借入還出明細(xì)表 借入租金明細(xì)表 借出還入明細(xì)表 借出租金明細(xì)表 調(diào)撥明細(xì)表，調(diào)整明細(xì)表7成品繳庫(kù)單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)8銷貨單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)9銷貨退

24、回單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)10銷貨折讓單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)11借入單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)12借入還出單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)13借出單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)14借出還入單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)15庫(kù)存調(diào)撥單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)16庫(kù)存調(diào)整單存貨會(huì)計(jì)存貨會(huì)計(jì)17單/多廠商付款單出納主管會(huì)計(jì)付款明細(xì)表，應(yīng)付帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表廠商帳戶變動(dòng)表18單/多客戶收款單出納主管會(huì)計(jì)收款明細(xì)表，應(yīng)收帳款明細(xì)表/統(tǒng)計(jì)表/匯總表/帳齡分析表客戶帳戶變動(dòng)表19其他費(fèi)用收入/支 出單出納主管會(huì)計(jì)其他費(fèi)用收入明細(xì)表/其他費(fèi)用支 出明細(xì)表20帳戶收支單出納主管會(huì)計(jì)帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯總表21帳戶調(diào)撥單出納帳戶收支明細(xì)表，帳戶收支匯

25、總表22票據(jù)異動(dòng)出納23審核憑證主管會(huì)計(jì)科目總帳，科目明細(xì)帳，日記帳， 現(xiàn)金帳，分錄帳，銷貨帳，進(jìn)貨帳， 匯總表，對(duì)象別帳24過(guò)帳、結(jié)轉(zhuǎn)憑證調(diào) 整憑證主辦會(huì)計(jì)月末：1、存貨會(huì)計(jì)監(jiān)督倉(cāng)庫(kù)盤點(diǎn)，將實(shí)際庫(kù)存數(shù)量經(jīng)過(guò)盤點(diǎn)處理，有誤差時(shí)調(diào)整實(shí)際庫(kù)存數(shù)量及金額。2、存貨會(huì)計(jì)進(jìn)行材料出庫(kù)成本計(jì)算，并結(jié)轉(zhuǎn)生成會(huì)計(jì)分錄傳 遞給總帳系統(tǒng)。3、出納根據(jù)銀行送來(lái)的對(duì)帳單生成銀行余額調(diào)節(jié)表。4、主辦會(huì)計(jì)審核完所有的會(huì)計(jì)憑證后結(jié)轉(zhuǎn)費(fèi)用、成本，形成 本月利潤(rùn)，輸出內(nèi)部報(bào)表（如：費(fèi)用表，成本表，現(xiàn)金流 量表等）。制作財(cái)務(wù)報(bào)表。要求：能由系統(tǒng)自動(dòng)生成的會(huì)計(jì)憑證不能直接存總帳中輸入，一般性非主 營(yíng)業(yè)務(wù)的收付款在銀行帳戶收支單中進(jìn)

26、行處理，不能直接在總帳中輸入憑證。附錄六：業(yè)務(wù)處理工作標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)金：1、核對(duì)手工憑證與輸入計(jì)算機(jī)憑證的正確性；2、要求日清月結(jié)（啟動(dòng)現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，每日打印，現(xiàn)金日?qǐng)?bào)表，核對(duì) 無(wú)誤后打兩份，一份上交主管負(fù)責(zé)人簽字，一份自己保存，并隨 時(shí)接受不定期檢查）；3、現(xiàn)金日記帳滿頁(yè)打??；4、出納員每天五點(diǎn)必須結(jié)帳，與庫(kù)存現(xiàn)金核對(duì)，打印日?qǐng)?bào)表；5、出納員應(yīng)每天核查原始憑證與記帳憑證；6、嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)金管理制度，庫(kù)存限額按要求存儲(chǔ)； 支票管理：1、發(fā)放及填寫支票，隨時(shí)進(jìn)行錄入，新購(gòu)入支票首先按整本、分帳 戶一次性錄入，待支票使用時(shí)修改日期、限額及用途，使用部門 及個(gè)人；2、報(bào)帳時(shí)及時(shí)核銷支票；3、月末按部門、經(jīng)辦人提

27、供未核銷支票的明細(xì)，催交報(bào)銷；4、作廢支票應(yīng)隨正式支票作為憑證的附件。 預(yù)付帳款、應(yīng)付帳款、其它應(yīng)付款： （收付款系統(tǒng)）1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2、隨時(shí)對(duì)新增單位進(jìn)行目錄維護(hù)， 并每整理一次， 每月 28 日前交部 門目錄管理員；3、記帳完畢后，定期（每月一次）對(duì)單位往來(lái)帳進(jìn)行核銷；4、根據(jù)管理的需要，對(duì)欠帳單位，用款部門，金額大小，提供有關(guān) 數(shù)據(jù)，經(jīng)常通知公司內(nèi)有關(guān)部門和人員清理債權(quán)債務(wù)。5、根據(jù)業(yè)務(wù)量大小，隨時(shí)與對(duì)方單位進(jìn)行核清帳目；6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來(lái)單位分戶；7、屬普通帳，統(tǒng)一打?。?預(yù)提費(fèi)用、待攤費(fèi)用： 嚴(yán)格劃清業(yè)務(wù)內(nèi)容，做到及時(shí)沖銷預(yù)提及攤銷費(fèi)用。 生產(chǎn)成本：1

28、、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確填制；2、利用總帳表進(jìn)行成本核算 （包括匯集費(fèi)用、 分配費(fèi)用、成本計(jì)算）；3、根據(jù)管理的需要，提供成本核算的有關(guān)數(shù)據(jù)；4、定期進(jìn)行成本分析；及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提供成本核算資料，對(duì)帶有傾向 性的成本變化要及時(shí)反映，以便于改進(jìn)；5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。6、按時(shí)核對(duì)明細(xì)帳，記帳憑證審核，當(dāng)日業(yè)務(wù)不超過(guò)次日。 其他應(yīng)收款、應(yīng)收帳款：1、按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2、隨時(shí)進(jìn)行目錄維護(hù)， 并每月整理一次， 于月終 28 日前交部門目錄 管理員；3、輸入單據(jù)時(shí)或在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)應(yīng)收帳款余額進(jìn)行核銷；4、根據(jù)管理的需要， 每月進(jìn)行一次帳齡分析， 關(guān)及時(shí)交部門領(lǐng)導(dǎo) （包 括清理欠款單位

29、的及時(shí)核銷） ；5、隨時(shí)與銷售部門核對(duì)應(yīng)收及預(yù)收貨款，及時(shí)、準(zhǔn)確提供欠款單位 及金額；6、必須進(jìn)行參照錄入，嚴(yán)格控制往來(lái)單位分戶；7、屬普通帳，統(tǒng)一打印。管理費(fèi)用：1、根據(jù)設(shè)置的明細(xì)科目，按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2、及時(shí)進(jìn)行部門目錄維護(hù)， 每月整理一次， 并于月終 28 日前交部門 內(nèi)目錄管理員；3、根據(jù)管理需要，及時(shí)進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算分析，按部門分項(xiàng)目列出節(jié)約 與超支數(shù)額；4、結(jié)合報(bào)表，填好數(shù)據(jù)反饋表，反饋到有關(guān)部門；5、屬普通帳，統(tǒng)一打印。銀行存款：1、錄入銀行對(duì)帳單，隨時(shí)錄入銀行對(duì)帳單；2、審核銀行帳， 審核未記帳銀行明細(xì)帳，（根據(jù)銀行結(jié)算單及銀行存 款的標(biāo)準(zhǔn)摘要）；3、打帳要求月清，月結(jié)，月打帳

30、；4、對(duì)帳，要求根據(jù)計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的待核銀行帳與銀行對(duì)帳單進(jìn)行對(duì)帳， 對(duì)帳后打印出余額調(diào)節(jié)表及單位未達(dá)帳和銀行未達(dá)帳；5、銀行帳業(yè)務(wù)分析，對(duì)于單位未達(dá)帳要求按部門，經(jīng)辦人等明細(xì)打 印，送交各部門催辦，銀行未達(dá)帳，送開戶銀行辦理； 產(chǎn)品銷售收入：1、根據(jù)已制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要制票；2、每月登記銷售收入明細(xì)帳；3、根據(jù)管理需要及時(shí)提供銷售收入及應(yīng)交稅金的金額；4、屬普通帳，統(tǒng)一打印；5、按規(guī)定正確計(jì)算利潤(rùn)及應(yīng)交稅金；材料核算：1、原材料、低值易耗：1）錄入依照標(biāo)準(zhǔn)摘要輸入；2）結(jié)合總帳報(bào)表提供內(nèi)部報(bào)表；3）明細(xì)帳和總帳進(jìn)行核對(duì)，與庫(kù)存材料明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì)；4）按一般帳統(tǒng)一打??；2、應(yīng)付帳款：1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要制票

31、錄入；2）屬普通帳統(tǒng)一打??；3、其他業(yè)務(wù)收入：1）按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入；2）正確提供其他銷售業(yè)務(wù)的有關(guān)數(shù)據(jù) （包括銷貨單位、 內(nèi)容及金 額）；3）屬普通帳，統(tǒng)一打??；固定資產(chǎn)：1、固定資產(chǎn)清理，輸入：1）按制定的標(biāo)準(zhǔn)摘要及資產(chǎn)名稱逐筆制票；2）隨時(shí)與固定資產(chǎn)明細(xì)帳進(jìn)行核對(duì)沖銷并結(jié)轉(zhuǎn)盈余；3）帳簿打印一般明細(xì)帳打?。?、固定資產(chǎn)原值、折舊：1）充分利用固定資產(chǎn)子系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)其功能；2）隨時(shí)利用帳務(wù)系統(tǒng)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行核實(shí)與調(diào)整；3）定期與實(shí)物行核對(duì)，做到及時(shí)清理；4）定期與使用部門進(jìn)行實(shí)物核對(duì)及時(shí)處理；在建工程：1、憑證依照標(biāo)準(zhǔn)摘要及時(shí)進(jìn)行填制；2、根據(jù)工程項(xiàng)目的增減及時(shí)修改項(xiàng)目目錄；3、按資金來(lái)源及用

32、途與有關(guān)部門進(jìn)行核對(duì)；4、根據(jù)管理需要，結(jié)合總帳報(bào)表建立專項(xiàng)管理報(bào)表，反映專項(xiàng)資金 情況；5、提供各項(xiàng)工程的完工程度及支款情況；6、及時(shí)進(jìn)行工程結(jié)轉(zhuǎn)；7、帳簿統(tǒng)一打??； 總帳、會(huì)計(jì)報(bào)表、應(yīng)交稅金、應(yīng)付工資、 其他應(yīng)交款、 本年利潤(rùn)、 營(yíng)業(yè)外收入、營(yíng)業(yè)外支出、長(zhǎng)期投資、短期投資、長(zhǎng)期借款。1、嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)計(jì)制度、稅務(wù)制度，正確設(shè)置會(huì)計(jì)科目；2、按標(biāo)準(zhǔn)摘要正確錄入，能準(zhǔn)確反映各科目的業(yè)務(wù)內(nèi)容；3、及時(shí)核對(duì)總帳與明細(xì)帳，做到帳帳相符；4、按規(guī)定正確填制報(bào)表，按時(shí)報(bào)送；5、準(zhǔn)確反映企業(yè)應(yīng)交及已交款數(shù)額；6、隨時(shí)提供長(zhǎng)期、短期借款科目的來(lái)源、金額、期限、償還時(shí) 間、支付利息等情況；7、按單位、投資構(gòu)成掌握

33、“長(zhǎng)期投資”科目?jī)?nèi)容及投資收回情 況；8、屬普通帳，一般打??；9、核對(duì)明細(xì)帳；10、負(fù)責(zé)所有會(huì)計(jì)帳務(wù)的總稽核，并對(duì)會(huì)計(jì)憑證、帳簿經(jīng)常性 的審核；數(shù)字化管理報(bào)表管理制度一、根據(jù)上級(jí)主管部門統(tǒng)一設(shè)計(jì)和布置的格式來(lái)編制上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào) 表。二、內(nèi)部管理的會(huì)計(jì)報(bào)表，根據(jù)公司管理需要經(jīng)主管會(huì)計(jì)審核設(shè)定。 對(duì)于內(nèi)部期層單位需要上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表格式也要由財(cái)務(wù)部、 主管會(huì)計(jì) 統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動(dòng)。三、根據(jù)帳簿數(shù)據(jù)準(zhǔn)確填制或由機(jī)器自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表。 帳表之間的 數(shù)據(jù)必須銜接一致。四、內(nèi)部基層單位上報(bào)的會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)將所屬單位的報(bào)表數(shù)據(jù)輸入機(jī)器 進(jìn)行匯總，保證表與表之間的勾稽嚴(yán)密，數(shù)據(jù)一致。五、每月的會(huì)計(jì)報(bào)表必

34、須軟盤和書面兩種形式保存。 軟盤報(bào)表和書面 報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致。六、存貯在硬盤上的會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。 備份次每月不 得少于一次。要做雙備份，做備份前要填寫備份數(shù)據(jù)登記表 （附 錄八）。七、每月的會(huì)計(jì)報(bào)表必須以書面的形式打印出來(lái)統(tǒng)一整理， 并經(jīng)會(huì)計(jì) 主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。九、每年年終時(shí)， 必須將一年會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù) （包括備份軟盤和打印書 面報(bào)表）統(tǒng)一整理并與檔案管理員辦理存檔手續(xù)，具體詳見數(shù) 字化管理檔案管理制度說(shuō)明。附錄七：會(huì)計(jì)報(bào)表系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖填制記帳憑證1錄入記帳（記帳憑證）帳中取數(shù)取攵損益表的數(shù)據(jù)填制轉(zhuǎn)帳憑證錄入記帳（轉(zhuǎn)帳憑證）帳中取數(shù)資產(chǎn)負(fù)債表資產(chǎn)負(fù)債表（續(xù)）應(yīng)上交及應(yīng)彌補(bǔ)

35、表表屮取數(shù) 財(cái)務(wù)狀況變動(dòng)表 工業(yè)企業(yè)指標(biāo)表 附錄八：備份數(shù)據(jù)登記簿備份日期備份內(nèi)容備份盤序號(hào)和盤數(shù)備份狀態(tài)操作員ERP系統(tǒng)的維護(hù)制度目前ERP系統(tǒng)已投入運(yùn)行，為及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)的問(wèn)題，滿足 財(cái)務(wù)管理適應(yīng)工作的變動(dòng)，進(jìn)一步增進(jìn)系統(tǒng)的功能等，必須加強(qiáng)對(duì)系 統(tǒng)的維護(hù)。系統(tǒng)的維護(hù)包括：維護(hù)任務(wù)、人員配備、維護(hù)人員的權(quán)限及軟硬件的維護(hù) 一、系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)：1、實(shí)施對(duì)系統(tǒng)硬件設(shè)備的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常 運(yùn)行；2、在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)，及時(shí)排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；3、根據(jù)數(shù)字化工作實(shí)際需要提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)行，報(bào)財(cái)務(wù)主管；4、在系統(tǒng)擴(kuò)充時(shí)負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，隨時(shí)做好適應(yīng)性

36、的維護(hù)工作；二、人員配備：1、配系統(tǒng)維護(hù)員一名，完成以上工作；三、系統(tǒng)維護(hù)人員的權(quán)限：1、系統(tǒng)維護(hù)只能由系統(tǒng)維護(hù)人員或指定的專人執(zhí)行，系統(tǒng)其它 人員不能實(shí)施；2、必須按規(guī)定的程序進(jìn)行軟件的修改操作；3、不得進(jìn)行任何未作登記的軟硬件維護(hù)操作；4、維護(hù)人員有權(quán)指正操作人員的違規(guī)操作。四、硬件設(shè)備的維護(hù)是指對(duì)主算機(jī)硬件進(jìn)行檢查，修復(fù)。一）硬件設(shè)備配置 數(shù)字化管理設(shè)備是指專門用于計(jì)算機(jī)及其配套設(shè)備， 包括計(jì) 算機(jī)主機(jī)、顯示器、打印機(jī)等。二）硬件設(shè)備的管理： 會(huì)計(jì)電算專用硬件設(shè)備由財(cái)務(wù)統(tǒng)一管理和使用， 其他部 門一般情況下， 不得使用， 確需使用時(shí)必須經(jīng)財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響數(shù)字化管理的正常工

37、作， 操作時(shí)必須進(jìn) 行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、 批準(zhǔn)時(shí)間。 會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)， 報(bào)表處 理系統(tǒng)及其他會(huì)計(jì)事務(wù)處理軟件。 任何人不得用于游戲， 不 得用于對(duì)外服務(wù)。為了避免計(jì)算機(jī)染上病毒，所有軟盤必須進(jìn)行病毒檢 測(cè)，若有病毒殺毒后才可進(jìn)行其他操作。 為保證硬件的安全， 不得帶電拔插任何接口線路，包括打印線，顯示器連線等。三）硬件設(shè)備的維護(hù)會(huì)計(jì)電算硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù) 人員負(fù)責(zé)進(jìn)行，一般維護(hù)人員工作需登記 系統(tǒng)維護(hù)登記表 即可，大的硬件維護(hù)需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告， 報(bào)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人及系 統(tǒng)管理員。系統(tǒng)維護(hù)登記表見附錄。四）硬件系統(tǒng)的安全與保護(hù)1、組織操作人員

38、對(duì)計(jì)算機(jī)，鍵盤和打印定期進(jìn)行全面的檢 查，清洗計(jì)算機(jī)和打印機(jī)。2、為了保障計(jì)算機(jī)安全正常運(yùn)行，機(jī)房應(yīng)裝置調(diào)溫設(shè)備， 以保持適當(dāng)溫度。3、機(jī)房?jī)?nèi)不準(zhǔn)抽煙， 杜絕一切火源。 為防意外事故的發(fā)生， 機(jī)房?jī)?nèi)應(yīng)配備滅火設(shè)備。4、機(jī)房?jī)?nèi)的一切電器設(shè)備必須經(jīng)過(guò)用電技術(shù)管理部門同意 后能安裝。5、工作中突然停電時(shí)必須及時(shí)關(guān)掉所有電器設(shè)備的開關(guān)。6、操作人員離開機(jī)房時(shí)應(yīng)關(guān)閉所使用設(shè)備。下班時(shí)必須關(guān) 閉電源開關(guān)。7、上機(jī)必須遵照以下順序：首先開 UPS 電源，其次開打印機(jī)、第三開顯示器、第四開 主機(jī)；下機(jī)順序相反。五、軟件的維護(hù)制度會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)， 提指保證會(huì)計(jì)軟件原設(shè)計(jì)功能的正常實(shí)現(xiàn)所能 實(shí)施的程序修正，會(huì)計(jì)軟

39、件參數(shù)調(diào)整和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與恢復(fù)等工 作。一） 會(huì)計(jì)軟件配置情況按照分步實(shí)施的方針，財(cái)務(wù)部配備了天心軟件二） 會(huì)計(jì)軟件的維護(hù)與管理1、由于財(cái)務(wù)部用天心公司的商品軟件，程序修正和會(huì)計(jì)軟 件的參數(shù)調(diào)整一般由天心公司實(shí)施，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的更正與 恢復(fù)一般由系統(tǒng)維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他操作人員一律不得 進(jìn)行維護(hù)操作。維護(hù)人員實(shí)施數(shù)據(jù)更正與恢復(fù)必須作好 詳細(xì)記錄。2、程序修正與會(huì)計(jì)軟件參數(shù)的調(diào)整手續(xù)操作使用人員在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)天心軟件的原設(shè)計(jì)功能未能正?，F(xiàn)時(shí)，立即作詳細(xì)記錄后報(bào)告系統(tǒng)管理員；系統(tǒng)管理員向天心公司提出程序修正和會(huì)計(jì)軟件參數(shù)調(diào)整 要求；財(cái)務(wù)部在收到天心公司修正程序或調(diào)整參數(shù)后的正確軟件 時(shí)，應(yīng)由系統(tǒng)管理

40、員進(jìn)安裝和運(yùn)行，測(cè)試后才能交操作人員使用 運(yùn)行。軟件維護(hù)后進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)登記。3、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù) 會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的修正與恢復(fù)操作必須由系統(tǒng)維護(hù)人員或天心 公司專職維護(hù)人員負(fù)責(zé)，其他人員均不得進(jìn)行維護(hù)操作。由于憑證填制或錄入錯(cuò)誤而導(dǎo)致會(huì)計(jì)帳簿數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤只能 通過(guò)憑證更正方法進(jìn)行數(shù)據(jù)的修正， 不得通過(guò)維護(hù)操作給予修正下述情況下只有維護(hù)人員才能實(shí)施數(shù)據(jù)的修正操作：A、未錄入年初余額或年初余額未平但已記帳；B、記帳時(shí)中斷；C、錯(cuò)誤操作引起的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤；一般情況下不允許實(shí)施數(shù)據(jù)恢復(fù)操作，只有當(dāng)硬盤數(shù)據(jù)已 破壞， 并無(wú)法修正或更換硬件設(shè)備時(shí)才能實(shí)施數(shù)據(jù)的恢復(fù)操作。A 、 數(shù)據(jù)修正與恢復(fù)的程序B、系統(tǒng)管理員對(duì)維

41、護(hù)人員提出數(shù)據(jù)修改和恢復(fù)要求；C、系統(tǒng)維護(hù)人員在系統(tǒng)管理員和會(huì)計(jì)人員的指導(dǎo)下修 正或恢復(fù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)；D、系統(tǒng)管理員對(duì)檢查修正或恢復(fù)后的數(shù)據(jù)，確定準(zhǔn)確 無(wú)誤后通知操作使用人員。4、會(huì)計(jì)科目的維護(hù)：會(huì)計(jì)科目不得隨意改動(dòng)、增刪，每年年底或年初，經(jīng)會(huì) 計(jì)主管批準(zhǔn)后并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動(dòng)， 原則上年中不許 改動(dòng)、增刪會(huì)計(jì)科目。 確需增刪改的，需報(bào)批準(zhǔn)，并做相應(yīng)的并帳、 分帳、撤帳等處理。5、會(huì)計(jì)軟件的升級(jí)：應(yīng)由系統(tǒng)管理維護(hù)人員報(bào)財(cái)務(wù)主管批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理 員組織，維護(hù)人員具體實(shí)施，并編寫升級(jí)報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔 案。6、會(huì)計(jì)軟件的管理：財(cái)務(wù)部門在獲得會(huì)計(jì)軟件后必須做好多套軟盤備份，并分別存 放在檔案室

42、、機(jī)房和財(cái)務(wù)人員辦公室的專有鐵柜內(nèi)，存放在檔 案室的備份由檔案管理員管理；存放在其他兩處的備份軟件由 數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。 運(yùn)行中的會(huì)計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安 裝。三、軟件系統(tǒng)的安全與保護(hù) 操作人員運(yùn)行的會(huì)計(jì)軟件必須是經(jīng)過(guò)編譯的程序；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)文 件存放的子目錄必須加密碼。 根據(jù)軟件提供的功能和工作需要設(shè)置操作人員的操作權(quán)限和密 碼，操作人員必須對(duì)自己的操作密碼嚴(yán)格保密，不得泄露。系統(tǒng)維護(hù)登記表時(shí)間報(bào)請(qǐng)人審批人維護(hù)人維護(hù)類型一、維護(hù)原因：二、維護(hù)操作：三、結(jié)果：四、備注：數(shù)字化管理檔案管理制度數(shù)字化管理檔案是指存貯在磁盤（硬盤和軟盤）或其它存貯介質(zhì) 上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和程序，

43、以及打印輸出的各種帳簿、報(bào)表、憑證等核算 數(shù)據(jù)和系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中的全套文檔資料。數(shù)字化管理檔案是ERP活動(dòng)的產(chǎn)物，又是數(shù)字化管理活動(dòng)的客 觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中具有史料和查證作用。 所以加強(qiáng)數(shù)字化管理的 檔案管理，是數(shù)字化企業(yè)管理工作連續(xù)進(jìn)行的保障，是ERP信息管理系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證，是數(shù)字化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保 證。一、檔案管理的任務(wù)：收集和整理應(yīng)入檔的會(huì)計(jì)資料；保管和利用好會(huì)計(jì)檔案；遵守會(huì)計(jì)檔案的保存期限。二、檔案管理制度的內(nèi)容：1、會(huì)計(jì)憑證的收集和整理：會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分， 是記載經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的書面證 明，是會(huì)計(jì)核算的重要依據(jù)。對(duì)憑證要做到裝訂整齊、完整、牢固， 妥善保管，便于查閱。首先，要把所有應(yīng)歸檔的會(huì)計(jì)憑證收集完全， 按憑證順序序號(hào)和 本號(hào)檢查是否有短缺，剔除不屬于會(huì)計(jì)檔案范圍和不必要?dú)w檔的一些 資料，補(bǔ)充遺漏的必不可少的核算資料。其次，與主要負(fù)責(zé)憑證打印， 裝訂工作的數(shù)據(jù)管理員辦理存檔手 續(xù)；第三， 根據(jù)適當(dāng)厚度按本統(tǒng)一裝訂， 避免裝訂過(guò)厚或過(guò)薄，過(guò)厚 則事后翻閱不便， 過(guò)薄則不好保管容易散失。 為克服憑證過(guò)多堆積則 規(guī)定憑證隔月裝訂。第四，認(rèn)真填好會(huì)計(jì)憑證