11合同及付款管理程序

1、合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 1頁共7頁合同及付款管理程序編制日期初審日期審核日期批準(zhǔn)日期修訂記錄日期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人批準(zhǔn)人合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 2頁共7頁1. 流程要素流程目標(biāo)：實(shí)現(xiàn)公司合同的規(guī)范化管理，避免法律風(fēng)險。流程主要責(zé)任崗位：總經(jīng)理辦公室。流程關(guān)鍵業(yè)績指標(biāo)（KPI）流程KPI責(zé)任部門/崗位數(shù)據(jù)來源合同的出錯（商業(yè)條款）率各業(yè)務(wù)部門糾紛的發(fā)生合同審核及時率總經(jīng)理辦公室、財務(wù)管理 部、成本管理部、分管領(lǐng)導(dǎo)、 總經(jīng)理業(yè)務(wù)部門反饋流程關(guān)鍵點(diǎn)（CP）流程關(guān)鍵點(diǎn)關(guān)鍵點(diǎn)說明支持文件合同的訂立詳見合同的審核、審核合同的執(zhí)行、監(jiān)控合同反饋2. 適用

2、范圍：公司設(shè)計、工程、營銷、管理類合同的簽訂、審核、審批、執(zhí)行，及歸檔、反饋3. 術(shù)語與定義4. 職責(zé)權(quán)限4.1. 經(jīng)辦業(yè)務(wù)部門4.1.1. 選擇確定合同單位。4.1.2. 起草合同文本。4.1.3. 辦理合同報批。4.1.4. 合同基本信息錄入信息系統(tǒng)。4.1.5. 合同交底。4.2. 成本管理部4.2.1. 審核合同價款合理性。4.2.2. 審核全部經(jīng)濟(jì)條款。4.2.3. 合同拆分的影響分析。4.2.4. 監(jiān)督并履行工程類合同中的經(jīng)濟(jì)條款。4.3. 財務(wù)管理部4.3.1. 審核付款條款合理性。合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 3頁共7頁4.32發(fā)票處理方式和稅務(wù)條款合理性。43

3、3.審核除工程合同外其他合同的經(jīng)濟(jì)條款。4.4. 總經(jīng)理辦公室（法律組）4.4.1. 對外業(yè)務(wù)合同審核。4.4.2 .代表公司進(jìn)行各類合同糾紛調(diào)解、仲裁或訴訟。4.4.3. 公司各類標(biāo)準(zhǔn)合同的組織制定、發(fā)布與管理？4.5. 分管領(lǐng)導(dǎo)4.5.1. 根據(jù)規(guī)定權(quán)限或總經(jīng)理臨時授權(quán)情況下對合同行使最終審批權(quán)。4.6. 總經(jīng)理4.6.1. 對合同業(yè)務(wù)的最終審批進(jìn)行授權(quán)。4.6.2. 對授權(quán)范圍內(nèi)的合同行使最終審批權(quán)。4.7. 執(zhí)行部門4.7.1. 代表公司執(zhí)行合同條款。4.7.2. 合同執(zhí)行中的內(nèi)部和外部溝通。4.7.3. 對合同執(zhí)行情況進(jìn)行評估和總結(jié)，提出改進(jìn)公司標(biāo)準(zhǔn)化合同的建議。4.7.4. 出現(xiàn)履

4、約糾紛時進(jìn)行協(xié)調(diào)。5. 工作程序合同訂立的原則書面合同原則：a）必須簽訂書面合同的三種情況：金額在人民幣1萬元人民幣（含）以上的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；金額在1萬元人民幣以下但涉及驗(yàn)收、保修、肖像權(quán)等無法即時清結(jié)的經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)；原合同單價、業(yè)務(wù)范圍、付款條件、結(jié)算時間等重要條款需要發(fā)生變化的， 須以補(bǔ)充協(xié)議的方式予以明確。b）可以不簽書面合同的三種情況：10000元以下的零星業(yè)務(wù)采用零星業(yè)務(wù)申請單直接委托；在原合同經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由于數(shù)量的變化所導(dǎo)致合同實(shí)際結(jié)算價超出原 合同價的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)；根據(jù)雙方所簽署的長期戰(zhàn)略合作協(xié)議而直接以訂單的形式進(jìn)行委托的；合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 4頁共7頁招標(biāo)原

5、則:合同單位應(yīng)通過招標(biāo)方式確定，但以下情形除外：某項(xiàng)業(yè)務(wù)或產(chǎn)品已經(jīng)集團(tuán)審批確定了長期合作伙伴； 政府、行業(yè)壟斷或媒體廣告等具有壟斷性質(zhì)的業(yè)務(wù)； 按其他程序文件要求可以直接采購的業(yè)務(wù)。標(biāo)準(zhǔn)文本原則：訂立合同應(yīng)當(dāng)采用公司統(tǒng)一制訂的合同標(biāo)準(zhǔn)文本；尚未制訂標(biāo)準(zhǔn)文本的, 參照區(qū)域最相類似的合同標(biāo)準(zhǔn)文本。事前簽訂原則：對應(yīng)該簽訂書面合同書并有款項(xiàng)收付內(nèi)容的業(yè)務(wù)需事先簽訂合同，然后 開始履行。特殊緊急情況下，應(yīng)有審批權(quán)限領(lǐng)導(dǎo)的郵件審批，但應(yīng)在一 周內(nèi)按已審批郵件簽訂書面合同，補(bǔ)全手續(xù)。標(biāo)準(zhǔn)合同管理合同標(biāo)準(zhǔn)文本由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出制定、修改與標(biāo)準(zhǔn)合同的執(zhí)行，法律部門負(fù) 責(zé)標(biāo)準(zhǔn)化合同的審核和定稿，總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)

6、標(biāo)準(zhǔn)化合同的統(tǒng)一發(fā)布實(shí)施。標(biāo)準(zhǔn)化合同制定以實(shí)現(xiàn)公司利益最大化為原則，合同簽署以簽署本公司標(biāo)準(zhǔn)化 合同和不改變標(biāo)準(zhǔn)化合同原條款為原則，但商務(wù)條款可視交易內(nèi)容、合作方地 位強(qiáng)弱等具體情形而有所變更。在客觀條件發(fā)生重大變化（如國家法律法規(guī)、政府法令、客戶重大投訴與訴訟、 市場變化等）使原有標(biāo)準(zhǔn)文本不再適用時，由業(yè)務(wù)部門提出修訂建議，由法律部 門進(jìn)行審核，并會同財務(wù)管理部、成本管理部等相關(guān)部門審定。法律部門是標(biāo)準(zhǔn)化合同的管理部門，負(fù)責(zé)持續(xù)評審、改進(jìn)格式合同文本。工程 性質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)化合同日常管理由采購管理部負(fù)責(zé)。合同的草擬合同由各部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)草擬，已制訂并實(shí)施公司標(biāo)準(zhǔn)合同文本的應(yīng)采用公 司標(biāo)準(zhǔn)文本。如簽

7、約雙方有特殊約定，可以增加補(bǔ)充條款或?qū)?biāo)準(zhǔn)條款進(jìn)行適 當(dāng)修改。政府有關(guān)部門有強(qiáng)制性規(guī)定、應(yīng)采用其提供的示范合同文本的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)根 據(jù)公司利益草擬補(bǔ)充條款；公司尚未制定或不宜采用合同標(biāo)準(zhǔn)文本的業(yè)務(wù)，應(yīng) 參照區(qū)域最相類似的合同示范文本擬定合同文本。合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 5頁共7頁廣告媒體代理、圖紙制作、印刷等業(yè)務(wù)合同可采取與合作方簽訂長期戰(zhàn)略合作 協(xié)議加訂單的形式進(jìn)行。合同的審批與簽署經(jīng)辦人員辦理合同審批時應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)（分為項(xiàng)目合同 /管理合同）填寫相應(yīng) 的合同（擬稿）審批表，將草擬好的合同根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)及公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)授權(quán)， 分別報部門經(jīng)理、成本部/財務(wù)部、法律部門等職能

8、部門審核，直至主管領(lǐng)導(dǎo)或 公司總經(jīng)理、區(qū)域或集團(tuán)審批，合同文本由公司法定代表人或授權(quán)代表人進(jìn)行 簽署（附授權(quán)委托書）。合同的簽署先后順序是先經(jīng)我司授權(quán)代表簽署蓋章后再交相對方簽字蓋章。我 司蓋章前應(yīng)將公司內(nèi)部各相關(guān)部門的意見與對方充分的溝通。公司各類業(yè)務(wù)合同的審批權(quán)限與程序因業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同而有差異（具體各類經(jīng) 濟(jì)業(yè)務(wù)審批權(quán)限參見公司有關(guān)規(guī)定執(zhí)行），但學(xué)校、幼兒園等教育設(shè)施及電力設(shè) 施資產(chǎn)移交協(xié)議、項(xiàng)目報批報建過程中的政府格式合同由經(jīng)辦部門經(jīng)理（或主 管）、成本部經(jīng)理、項(xiàng)目總經(jīng)理審簽。財務(wù)管理部審核的合同：a）公司管理類業(yè)務(wù)合同；b）不符合公司付款原則的合同；c）涉及境外采購、境外勞務(wù)合同；d）

9、總經(jīng)理或其他部門要求需財務(wù)協(xié)助審批的合同。成本管理部審核的合同：a）各類工程、材料采購、設(shè)計類合同；b）工程性質(zhì)的公司管理類業(yè)務(wù)合同；c）樣板房裝修、工程性包裝業(yè)務(wù)的營銷類合同。合同的履行及付款經(jīng)辦人員必須嚴(yán)格按合同條款履行，由于未依約履行而給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的， 需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。成本管理部負(fù)責(zé)更新合同管理系統(tǒng)中的合同預(yù)計結(jié)算和實(shí)際結(jié)算價格信息、錄 入付款計劃信息。經(jīng)辦人辦理付款時應(yīng)已經(jīng)取得對方開具的合法稅務(wù)發(fā)票?？铐?xiàng)結(jié)算一般采用轉(zhuǎn) 帳方式，特殊情況下必須采取現(xiàn)金結(jié)算的，應(yīng)事先報財務(wù)管理部審批。財務(wù)管合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 6頁共7頁理部要在付出款項(xiàng)后一天內(nèi)將實(shí)際支付合同

10、款項(xiàng)的數(shù)據(jù)錄入合同管理系統(tǒng)。詳 見付款作業(yè)指引。合同履行過程中，需要對來往函件或者單據(jù)進(jìn)行簽字的，應(yīng)報部門經(jīng)理審簽。 在合同對方已經(jīng)發(fā)生或可能發(fā)生違約、或者發(fā)生與合同有關(guān)的爭議時，經(jīng)辦人 員須及時向部門經(jīng)理報告同時抄送法律部門。合同一方當(dāng)事人提出解除合同或因客觀條件發(fā)生變化（如不可抗力）需要解除 合同的，應(yīng)按照該合同訂立的審批權(quán)限及流程履行審批手續(xù)后，才能簽訂補(bǔ)充 合同。當(dāng)合同約定的解除合同條件成就，合同對方據(jù)此要求解除合同或我方要求解除 合同的，經(jīng)辦人員應(yīng)立即報告法律部門及部門經(jīng)理，由法律部門負(fù)責(zé)解決，經(jīng) 辦人員予以協(xié)助。合同（文本）執(zhí)行情況反饋及處理。如果合同的執(zhí)行由于條款的模糊造成糾紛，

11、加強(qiáng)審核責(zé)任人或增加審核點(diǎn)； 如果因某些合同條款缺失造成糾紛，按照合同訂立原則，制定格式化條款，并 在以后合同中使用。合同的歸檔與保管業(yè)務(wù)部門對外簽訂合同時一般應(yīng)當(dāng)一式四份，業(yè)務(wù)部門可保留一份合同原件交 部門秘書或合同管理員歸檔，另一份合同原件交總經(jīng)理辦公室存檔。因履行合 同而發(fā)生的結(jié)算單據(jù)及發(fā)票由財務(wù)部負(fù)責(zé)保管。經(jīng)辦人員對合同履行過程中的各種雙方確認(rèn)的清單、確認(rèn)書、補(bǔ)充協(xié)議等文件 材料，也應(yīng)作為合同附件交部門秘書或總經(jīng)理辦公室及時歸檔；經(jīng)辦人員可留 合同文本及相關(guān)文件材料的復(fù)印件?？偨?jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司合同的編號管理，并對公司業(yè)務(wù)部門報送的和總經(jīng)理辦 公室認(rèn)為應(yīng)歸檔保存的合同進(jìn)行分類、編號、登

12、記及歸檔，以保證存檔的合同 內(nèi)容完整，具體審查以下內(nèi)容：C） 合同各方當(dāng)事人的簽字蓋章；d）合同規(guī)定的附件齊全；e）屬于合同保管范圍的其他材料。合同文本原件保管期限一般最短為合同實(shí)際履行完畢或終止后三年，但下列情 形除外：合同及付款管理程序編號.版號：A/0頁碼：第 7頁共7頁f）房地產(chǎn)項(xiàng)目合作合同、公司章程、土地使用權(quán)出讓或者轉(zhuǎn)讓合同、項(xiàng)目主體工程的設(shè)計、施工合同、外接物業(yè)委托管理合同應(yīng)永久保存；g） 商品房買賣合同以及其他與不動產(chǎn)有關(guān)的重大合同，保管期限最短為土 地使用權(quán)期滿后兩年；h）其他合同標(biāo)的金額在50萬元以上的合同，保管期限最短為履行期滿后 五年；涉及訴訟或仲裁的合同，相關(guān)人員應(yīng)在訴訟或仲裁生效并執(zhí)行完畢后一個月內(nèi) 隨案卷一起交總經(jīng)理辦公室存檔保存。合同的使用登記合同在歸檔之后，凡須調(diào)閱、復(fù)印的，應(yīng)在總經(jīng)理辦公室辦理登記手續(xù)；絕密 級合同的調(diào)閱，須經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人與調(diào)閱者所在的部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。歸