公司管理系統(tǒng)采購流程管理系統(tǒng)規(guī)章制度21780

1、公司采購管理程序 一、目的 為了提高公司采購效率、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需 求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 二、范圍 適用于本公司所有采購的物料及耗材品 三、定義 3.1 物料：指本公司所經(jīng)營所需之直接與間接物料 3.2 采購人員：采購部執(zhí)行采購業(yè)務(wù)人員 3.3 需求人員：各部門開具請購申請之人員 四、采購作業(yè)流程 4.1. 請購的定義：請購是指某人或者某部門根據(jù)市場及門店需求確定一種 或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫物料申請給部門經(jīng)理審核后提交 采購部。 4.2 采購作業(yè)是從接受物料需求一選擇適當(dāng)?shù)膹S商，并確定物料之名稱，規(guī) 格質(zhì)理交貨期等

2、要求，和訂單發(fā)出，確認(rèn)及物料接收并按時請款之過 程 4.3 應(yīng)在合格供應(yīng)商中選擇供應(yīng)商，如需采購物品現(xiàn)有的供貨商無法達(dá)成， 就在網(wǎng)上或朋友介紹開發(fā)新的供應(yīng)商，則由采購部對其供貨商進(jìn)行選 擇及評估流程對供應(yīng)商進(jìn)行選擇，考核等作業(yè)。如需采購的產(chǎn)品中有 被客戶批準(zhǔn)或指定的供應(yīng)商，則采購部在采購產(chǎn)品時，必須從客戶批 準(zhǔn)和指定的供應(yīng)商名單上采購有關(guān)產(chǎn)品，如采購部要從其他供貨商處 采購時，必須將此供貨商提供給客戶批準(zhǔn)，并經(jīng)客戶批準(zhǔn)被列與客戶 指定的供應(yīng)商后，采購方可從該供應(yīng)商處采購物料。如客戶有新批準(zhǔn) 的供應(yīng)商名單或客戶對原批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單做修改和更改時，采購人 員必須及時對此客戶批準(zhǔn)的供應(yīng)商名單進(jìn)行更新

3、 4.4 對直接購買的物料， 由采購人員收到請購單時對請購的物料進(jìn)行審核及 供應(yīng)商價格，數(shù)量及交期等的確認(rèn)。如果是重復(fù)性的采購，采購直接 在系統(tǒng)里生產(chǎn)采購訂單并打印，經(jīng)采購部主管經(jīng)理簽核后傳真給供應(yīng) 商，如果是新物料或新供應(yīng)商，則進(jìn)行供應(yīng)商選擇和評估及樣品評估 流程，進(jìn)行記錄。然后才能執(zhí)行采購流程傳真給供應(yīng)商。采購須進(jìn)行 采購追蹤及監(jiān)控采購的物料，及時準(zhǔn)確的到達(dá)公司入庫，然后財務(wù)根 據(jù)送貨單，入庫單進(jìn)行對賬。如供應(yīng)商無法按交期交貨時，采購應(yīng)征 求相關(guān)單位是否調(diào)料，或采取緊急對應(yīng)措施（自行提貨）如周期較長 的物料可先行訂貨，但要征求采購部門主管及經(jīng)理的同意 . 4.5 間接物料采購，由需求人員填

4、寫采購申請單，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并寫申請 單號后交采購人員進(jìn)行采購作業(yè)。采購人員對申請單進(jìn)行審核以及交 期確認(rèn)。如采購的產(chǎn)品之質(zhì)量對提交給客戶的產(chǎn)品質(zhì)量基本上無任何 影響的物料采購（如：文具，消耗品，勞保等）由需求部門根據(jù)其實 際工作需要報經(jīng)采購經(jīng)理審批，由采購員直接進(jìn)行采購作業(yè)。 4.6 采購產(chǎn)品的質(zhì)量要求應(yīng)在采購單上說明， 如所采購的產(chǎn)品質(zhì)量無法描述 清楚時，則需求部門或品質(zhì)部應(yīng)附上相關(guān)的采購產(chǎn)品的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，要 求。且采購須與供應(yīng)商確認(rèn)采購物料之版次是否相符。 五，供應(yīng)商選擇及評估流程 5.1 新供應(yīng)商的選擇 客戶指定之供應(yīng)商由客戶依據(jù)其本身規(guī)定進(jìn)行評估，須注明針對某客 戶，且不能因此而直接被

5、推存為成其他客戶的供應(yīng)商 5.2 供應(yīng)商的評估和考核 根據(jù)采購部的預(yù)選供應(yīng)商名單及供應(yīng)商評估調(diào)查表，采購部負(fù)責(zé)組織 SQA部門和采購人員組成評估小組到預(yù)選供應(yīng)商處進(jìn)行供應(yīng)商的評估和 考核，并將評估和考核的結(jié)果記錄與供應(yīng)商評估調(diào)查中，評估小組根據(jù) 質(zhì)量體系和特定的質(zhì)量保證要求和供應(yīng)商調(diào)查表中的項目及內(nèi)容對供 應(yīng)商提供的相關(guān)資料和樣品以及供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場和生產(chǎn)能力等進(jìn)行 評估和考核 5.3 合格供應(yīng)商核準(zhǔn) SQA部將供應(yīng)商評估和考核的結(jié)果及資料進(jìn)行整理后呈報公司領(lǐng)導(dǎo)核 準(zhǔn)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后的供應(yīng)商被列為合格供應(yīng)商，由SQA部將其登記 合格供應(yīng)商清冊，并將其資料整理建檔，同時將合格供應(yīng)商名單包采購

6、部。如供應(yīng)商符合或具備以下條件，只需對其建立供應(yīng)商評估調(diào)查表， 即可。無須對其進(jìn)行其他評估和考核，此資料經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)特準(zhǔn)后，可將 其列為合格供應(yīng)商。 5.4采購過程中產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)控 依公司對采購產(chǎn)品之質(zhì)量要求，檢驗員應(yīng)對供應(yīng)商所提供的采購產(chǎn)品 之質(zhì)量進(jìn)行統(tǒng)計，并將統(tǒng)計的結(jié)果和狀況記錄于供應(yīng)商績效監(jiān)控統(tǒng)計 表中，對連續(xù)3批檢驗不合格并拒收和退貨的供應(yīng)商，由SQA部按糾 正和預(yù)防措施程序填寫“糾正預(yù)防措施表”通知供應(yīng)商整改，并在 供應(yīng)商限期改善的時間內(nèi)對其執(zhí)行糾正和預(yù)防措施做效果確認(rèn) 5.5供應(yīng)商定期評估、考核 供應(yīng)商定期評分為月評估和年度考核，供應(yīng)商月評估：采購部每月應(yīng)對 供應(yīng)商的質(zhì)量、交期、配合度

7、或服務(wù)進(jìn)行評估(統(tǒng)計時段為上月結(jié)日一 本月月結(jié)日)于次月 10日前實施供應(yīng)商月評估經(jīng)采購經(jīng)理核準(zhǔn)后提交 SQA部，對于月交貨少的供應(yīng)商可以按季度進(jìn)行評估。 3. 3 .請購單及其提報規(guī)定 (1) 請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購 部門； (2) 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫提 報； (3) 其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式 填寫提報； (4) 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式 填寫提報； (5) 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份； (6) 涉及的請購數(shù)量過多

8、時可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該 清單的電子文檔也需一并提交； (7) 請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 4 .公司物資請購單的提報部門 (1) 公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門 提報； (2) 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦 公室提報； (3) 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 二、采購部接收請購單作業(yè)流程 1 、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、 清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不

9、采購， 圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4 ）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、請購單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理； （2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3 ）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1） 單次采購金額預(yù)算在 1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以 下采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天； （2）單次采購金額預(yù)算在 5萬元以下的項目比價采購，采購周期不應(yīng)

10、超 過15天； （3）單次米購金額預(yù)算在 20萬元以上的項目米購部自行招標(biāo)米購，米 購周期不應(yīng)超過 40天； （4）請購部門應(yīng)按照以上（1） - （3）條中規(guī)定的時間提前提寫請購單 采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因； （5）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略； 三、詢價及其規(guī)定 1 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技 術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通； 2 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； 4 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代 理或各種中介機構(gòu)

11、詢價就最好的； 5.對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替 代品； 6 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況，詢 價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表（擬 報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放訂單； 7 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價； 8 除固定資產(chǎn)外單次采購金額在5千以下項目可以自行采購；單次采購金 額預(yù)算金額在5千元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或 招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請三家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算 價格在1萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)

12、，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次 采購金額預(yù)算價格在 5萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代 理招標(biāo)； 文案大全 9 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供 或完成我公司所需物資和項目的能力； 10 .比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表(材料或設(shè)備詢價表)的格式或擬定 完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價； 11.在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價 1. 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)； 2. 對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低， 所報價格的綜合條件更加突出； 3 .收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公

13、司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議 價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格； 4. 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查, 如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5. 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與以合作單位或以中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的 進(jìn)一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總 1 .比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2 .比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出 報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出以選用單位及選用理由，按照一 定順序逐一審核； 3 .如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1 .合同

14、合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立 的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。 目前我們的采購工作主要涉及五金產(chǎn)品買賣合同。 (1) 合同正文應(yīng)包含的要素 1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 2) 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是 合同不可分割的部分； 3) 包裝要求； 4) 合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 5) 付款方式； 6) 質(zhì)量保證期； 7) 質(zhì)量要求及規(guī)范； 8) 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 9) 雙方的公司信息； 10) 其他約定。 (2) 合同簽訂及其規(guī)定 1)

15、如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任； 2）以定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 3）為防止合同訂單增加或增加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報 價清單； 4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來 場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù) 付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付 款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）

16、比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（ 合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進(jìn)行巡簽 審查； 12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報 送財務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1 .付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷 流程V1.修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的 相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八 （資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該

17、審批單巡簽完畢后提交財務(wù) 部付款； （4） 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行 和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2.合同執(zhí)行 （1）已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān) 督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及 公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任 的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié) 商并簽訂補充合同； 七、報驗與入庫 1 .報驗 (1) 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合

18、同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進(jìn)行驗 收； (2) 對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī) 定執(zhí)行； (3) 達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進(jìn)行質(zhì) 檢、驗收； (4) 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明 書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé) 任； (5) 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2入庫 (1) 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的 檢驗或驗收； (2) 合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及 時安排卸貨與搬運； (3

19、) 質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作 為暫存物資接受； (4) 質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單； (5) 外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫； (6) 質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。 附表一 固定資產(chǎn)購置申請表 企業(yè)名稱：編號: 申請部門 購置資產(chǎn)名稱 預(yù)算單價 購置原因： 購置后效益分析： 部門負(fù)責(zé)人 分管財務(wù)副總 申請時間 購置數(shù)量 預(yù)算金額 分管領(lǐng)導(dǎo) 總經(jīng)理 年 月曰 附表二 米購申請表 申請部門：填報日期：年 月 日 米購類別：材料 工程 服務(wù)其他 購置原因： 序 號 名稱 規(guī)格型號 /工程概況 數(shù)量 /工程量 估價（

20、總價） 交貨期 /工期 備注 1 2 3 4 5 6 7 8 備注： 編制人：部門經(jīng)理： 分管副總： 采購副總：財務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表三 物資采購審批 部門名稱年 月 日 序號 項目名稱 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 審批 備注 總經(jīng)理： 財務(wù)副總 分管副總： 財務(wù)審核： 合計金額大寫： ： 經(jīng)辦人：部門負(fù)責(zé)人：復(fù)核人: 附表四 擬報價/招標(biāo)單位名單 單位名稱：填報日期：年月日 序 號 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績情況 聯(lián)系人 電話/傳真 手機 電子郵箱 備注 1 2 3 4 5 經(jīng)辦人：采購部：技術(shù)副總：采購副總：財務(wù)副總：總經(jīng)理： 附表五 材料（設(shè)備）詢價表 日期：年 月曰需求單位： 序