如何編寫三級文件

1、如何編寫三級文件工作文件的概念 工作文件是針對崗位、工序或具體過程環(huán)節(jié)規(guī)定具體操作步驟、 內(nèi)容和方法的文件。它主要 是指工作細(xì)則 （ 規(guī)程）和作業(yè)指導(dǎo)書。工 作文件涉及到組織的各個部門及方方面面， 其中工作細(xì)則 （ 規(guī)程） 主要 是提供給科室和管理部門人員使用， 如部門崗位職責(zé)、 供應(yīng)商評估工 作細(xì)則 、庫房物料管理規(guī)程等等；作業(yè)指導(dǎo)書主要對現(xiàn)場工作人員 的操作步驟和要求提出具體的指導(dǎo)， 如工序作業(yè)指導(dǎo)書、 檢驗(yàn)或試驗(yàn) 指導(dǎo)書等等。工作文件和程序文件是有差別的， 程序文件一般用于管理層和各 部門、科室，而工作文件是 具體操作者使用的文件。程序文件主要 是對一項(xiàng)活動的職責(zé)、工作范圍、工作步驟作了

2、規(guī)定，對具體工作細(xì) 節(jié)通常都沒有進(jìn)行規(guī)定。工作文件是針對某一具體工作做的詳細(xì)規(guī) 定，并提 出了允許做和不允許做等注意事項(xiàng)。一般情況下程序文件 涉及到部門， 而工作文件只針對其具體的工作或作業(yè)， 只針對某一具 體崗位而制訂。它是在現(xiàn)場應(yīng)用較廣泛的文件。工作文件的編寫既要總結(jié)、 吸取以往工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)， 又要采 納先進(jìn)的技術(shù)和方法，它是 對怎樣工作或作業(yè)的科學(xué)描述。工作人 員在現(xiàn)場工作過程中， 如果確實(shí)按照工作文件的要求去操作， 就可以 避免出現(xiàn)差錯。 工作文件對工作細(xì)節(jié)的正確描述， 保證了現(xiàn)場工作各 個環(huán)節(jié) 準(zhǔn)確無誤地進(jìn)行，可以使現(xiàn)場處于受控狀態(tài)。由于工作文件是質(zhì)量管理體系文件的基礎(chǔ)性文件，是

3、程序文件 的支持性文件， 是以標(biāo)準(zhǔn)為依 據(jù)、以現(xiàn)場受控為目的的基礎(chǔ)性文件， 因此，建立和實(shí)施作業(yè)指導(dǎo)書，有利于現(xiàn)場工作的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化。 工作文件的作用(1) 提高工作質(zhì)量 工作文件對工作細(xì)節(jié)作了詳細(xì)的規(guī)定，特別是對于那些科研開發(fā)、作業(yè)復(fù)雜的工作，對其提 高工作質(zhì)量很有成效。它可以幫助工 作人員一步一步地按照工作要求去完成作業(yè)。 然后通過質(zhì)量記錄， 對 工作過程進(jìn)行必要的控制和鑒證。(2) 為管理層提供必要的質(zhì)量信息 現(xiàn)代管理已經(jīng)進(jìn)入到信息管理時代，利用信息進(jìn)行管理最為迅 速、經(jīng)濟(jì)、有效，而工作文件 明確地規(guī)定了完成某項(xiàng)工作或作業(yè)所 必須填寫的質(zhì)量記錄。這樣，就可以通過工作文件去檢查原始記錄，

4、 為管理層提供必要的質(zhì)量信息， 以便及時地發(fā)現(xiàn)存在的問題， 采取有 效的糾正 措施。(3) 有利于對組織職員開展培訓(xùn)，提高職員素質(zhì) 工作文件為職員培訓(xùn)提供了素材。 由于工作文件是現(xiàn)場工作過程 中應(yīng)用的文件，它具有很強(qiáng) 的針對性，所以利用工作文件對在崗的 職員進(jìn)行培訓(xùn)，常會取得良好的效果。尤其對新上崗的職員培訓(xùn)，可 以盡快地幫助他們熟悉工作，提高其素質(zhì)。工作文件的編制原則及其注意事項(xiàng)(1) 工作文件的編制原則 適宜性原則 在組織里，并不是每一項(xiàng)工作、每一個工作崗位都需要工作文件，一 般是在較復(fù)雜的、技術(shù) 要求高、容易出現(xiàn)問題的工作環(huán)節(jié)上使用。 一般情況下確定是否使用工作文件， 以如果沒有工作文件

5、就不能保證 服務(wù)質(zhì)量為原則。 指導(dǎo)性原則 工作文件詳細(xì)而準(zhǔn)確地描述工作或作業(yè)，對指導(dǎo)操作起著重要作用。 如作業(yè)指導(dǎo)書中規(guī)定了 作業(yè)目的、作業(yè)前的準(zhǔn)備工作、需確認(rèn)的事 項(xiàng)、作業(yè)的順序、 作業(yè)時應(yīng)注意的事項(xiàng)等方面，使從事該項(xiàng)作業(yè)的人 對作業(yè)有清楚而準(zhǔn)確的了解。 可操作性原則 工作文件的目的就是為了給操作者以足夠的指導(dǎo)， 以便幫助他們高質(zhì) 量地完成所規(guī)定的工作 ，所以應(yīng)具有很強(qiáng)的可操作性。應(yīng)能使從事 該項(xiàng)工作的人員，即使是一名新手，經(jīng)過短時間的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，也能 夠利用工作文件準(zhǔn)確無誤地按照其要求把工作做好。 可操作性是編寫 工 作文件的一個非常重要的原則。(2) 編寫工作文件應(yīng)注意的事項(xiàng) 語言準(zhǔn)確、

6、簡練 編寫工作文件所用的語言要盡量精練，意思要清楚，用詞要準(zhǔn)確，無 需用任何華麗的詞句，只要按要求寫清楚即可。 注意總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)工作文件不僅要把工作中成功的經(jīng)驗(yàn)敘述清楚，寫出：“應(yīng)該怎么 做”，而且要把教訓(xùn)總結(jié)出來， 如在作業(yè)指導(dǎo)書中往往還要寫出： “不 應(yīng)該怎么樣”。要寫好工作中的注意點(diǎn)及注意 事項(xiàng)，以避免作業(yè)者 出錯。作業(yè)指導(dǎo)書的基本內(nèi)容及格式 一般作業(yè)指導(dǎo)書需要統(tǒng)一格式，其內(nèi)容順序如下 :(1) 作業(yè)目的 作業(yè)目的是指完成此項(xiàng)工作所應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)和結(jié)果 , 也就是為什么要 進(jìn)行此項(xiàng)作業(yè) , 完成此作 業(yè)要達(dá)到的技術(shù)指標(biāo)等。(2) 作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)事項(xiàng) 作業(yè)前的準(zhǔn)備和確認(rèn)工作一般包括 : 設(shè)備的狀態(tài)確認(rèn)、作業(yè)圖紙和工 作指令的確認(rèn)、各種基 準(zhǔn)的確認(rèn)和作業(yè)前應(yīng)準(zhǔn)備的工具、作業(yè)臺的 整理等。(3) 作業(yè)流程 作業(yè)流程是指導(dǎo)完成該項(xiàng)作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的作業(yè)順序及步驟。 作業(yè)流程規(guī) 定了每一步驟的具體操 作要求和操作內(nèi)容等等。(4) 作業(yè)注意事項(xiàng)作業(yè)注意事項(xiàng)是指完成每作業(yè)步驟應(yīng)注意的問題 , 并且要寫上由于不 注意以上的要求可能發(fā) 生