(完整word版)文件管理制度流程0001

1、精心整理 文件管理制度 第一章總則 第一條 為了加強文件管理工作，建立高效的溝通平臺和機制，保證各 項指令和信息準確傳達和迅速執(zhí)行，特制定本規(guī)定。 第二條 本制度管理的范圍包括公司、各部門所發(fā)出的各種公文、表格、 計劃、總結(jié)、上報的各種請示、報告等紙質(zhì)文件和電子文件、電子郵件。 第二章外來文件處理 第三條收文的登記 Z I_ _ 1、外來文件統(tǒng)一由綜合辦公室收取。 2、外來文件必須在收文登記簿上登記來文的發(fā)文單位、文號、收 文時間、份數(shù)。 J j 第四條收文的簽批和傳閱 1、 外來文件由綜合辦公室貼上文件處理簽，然后分類處理：（1） 一般性文件，近需要有關(guān)人員知曉的，又綜合辦公室簽署傳閱范圍，

2、然后送 給相關(guān)人員傳閱；（2）重要文件或需要辦理的文件，由綜合辦公室報送總 經(jīng)理或總經(jīng)理委托的分管副總經(jīng)理簽署意見。綜合辦公室文員按照總經(jīng)理或 總經(jīng)理委托的分管副總經(jīng)理簽署的意見傳閱或交辦。 | | 2、傳閱人員應(yīng)抓緊時間閱讀文件，一般情況應(yīng)在接到文件后2小時內(nèi)閱 讀完畢，并在文件處理簽上簽署閱文者姓名和閱文日期。需要簽署意見 和建議的可以在文件的頁眉和頁腳簽署，簽署意見和建議必須署名。綜合辦 公室文員負責督促文件傳閱人盡快閱讀文件。 3、機密級文件在副總經(jīng)理、（含）以上人員間傳閱。 4、絕密級文件只由單位負責人閱讀，不得傳閱。 5、文件不得橫向傳閱。綜合辦公室文員將文件交給閱文者，閱文者閱

3、文完畢并簽署姓名、閱文時間及意見和建議后，將文件交回給綜合辦公室文 員，綜合辦公室文員再將文件交給下一位閱文者。 第五條 收文的辦理和結(jié)果反饋 1、需要辦理的文件，由綜合辦公室文員在總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的分管 副總經(jīng)理簽署意見后立即將文件和文件處理簽一并復印一份交給承辦人 員。承辦人員在接受文件復印件時，必須在收文傳遞單上簽字。 2、綜合辦公室文員負責督促承辦人在在總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的分管副 總經(jīng)理簽署的辦理期限或者文件要求的期限內(nèi)辦理完畢。 3、承辦人員在辦理過程中如果遇到問題，應(yīng)及時向分管副總經(jīng)理報告， 并同時將情況通報給綜合辦公室。 X I _ 4、承辦人員在期限內(nèi)沒有辦理完畢的，應(yīng)向方鍋

4、副總經(jīng)理和綜合辦公 室書面說明原因。如果承辦人員因自身能力而無法完成辦理任務(wù)，可以提前 I lz _ . 向分管副總經(jīng)理要求更換承辦人員。 -I I I 5、因承辦人員主觀原因沒有完成辦理任務(wù)，耽誤了公司的工作，承辦 人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。如果因此公司受到損失，承辦人員應(yīng)賠償相應(yīng)損失。 6、結(jié)果反饋。承辦人員在辦理完畢后應(yīng)及時向分管副總經(jīng)理報告辦理 結(jié)果，重大事項需向總經(jīng)理報告辦理結(jié)果。需要書面報告的必須以書面形式 報告。承辦人員在向分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理報告辦理結(jié)果的同時，應(yīng)將結(jié)果 通報給綜合辦公室。 I I 第六條收文的歸檔 1、不需要辦理的文件，在傳閱完畢后，由綜合辦公室文員將文件正本、 文

5、件處理簽一并存檔。 2、需要辦理的文件，在傳閱和辦理完畢后，綜合辦公室文員在文件處 理簽上注明辦理結(jié)果后將文件、文件處理簽、文件傳遞單、處理結(jié)果文字報 告一并存檔。 第三章公司文件系統(tǒng) 第七條外發(fā)文件管理 1、范圍。一是公司向上級有關(guān)部門報送的各種請示、報告、匯報材料 等；二是公司向有關(guān)部門、客戶、供應(yīng)商等發(fā)出的函件、情況通報、有關(guān)說 明等文件材料。 2、起草。外發(fā)非常規(guī)性綜合性文件由綜合辦公室負責起草，專業(yè)性文 件根據(jù)分工和指令由其他部門負責起草。常規(guī)性文件（計劃、統(tǒng)計報表、工 作總結(jié)、崗位責任制等）由各部門指定的專人復制起草。 3、審核。外發(fā)文件由分工副總經(jīng)理負責審核，并簽署審核意見。 4

6、、傳閱。需要有關(guān)人員傳閱的外發(fā)文件，由綜合辦公室貼發(fā)文傳閱 單按照分管副總經(jīng)理簽署的意見傳閱。傳閱人員必須在接到文件2小時內(nèi) 完成閱文。傳閱人員閱文完畢必須簽名并簽署明確意見和建議。 5、簽發(fā)。外發(fā)文件草案經(jīng)過分管副總經(jīng)理審核、有關(guān)人員傳閱并簽署 I 1/ 意見后，綜合辦公室經(jīng)過修改后按照文件類別報送簽發(fā)：以公司名義的外發(fā) 文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理簽發(fā)；以董事長、總經(jīng)理名義發(fā)出的 文件或材料必須由董事長、總經(jīng)理本人簽發(fā)。 6、辦理。（1 ）需要辦理的外發(fā)文件或辦理過程中產(chǎn)生的外發(fā)文件，由 綜合辦公室在印發(fā)后，將文件交給承辦人，承辦人在接受文件時，必須在發(fā) 文簽收單上簽字；（2）承辦人

7、員在辦理過程中如果遇到問題，應(yīng)及時向 分管副總經(jīng)理報告，并同時將情況通報給綜合辦公室。（3）承辦人員在期 限內(nèi)沒有辦理完畢的，應(yīng)向方鍋副總經(jīng)理和綜合辦公室書面說明原因。如果 承辦人員因自身能力而無法完成辦理任務(wù)，可以提前向分管副總經(jīng)理要求更 換承辦人員。（4）因承辦人員主觀原因沒有完成辦理任務(wù)，耽誤了公司的 工作，承辦人員應(yīng)承擔相應(yīng)責任。如果因此公司受到損失，承辦人員應(yīng)賠償 相應(yīng)損失。（5 ）承辦人員在辦理完畢后應(yīng)及時向分管副總經(jīng)理報告辦理結(jié) 果，重大事項需向總經(jīng)理報告辦理結(jié)果。需要書面報告的必須以書面形式報 告。承辦人員在向分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理報告辦理結(jié)果的同時，應(yīng)將結(jié)果通 報給綜合辦公室。

8、 7、歸檔。外發(fā)文件在印發(fā)時，應(yīng)留 2份用于存檔。不需要辦理的外發(fā) 文件，印發(fā)后將草稿、傳閱單、2份正式文件、發(fā)文簽收單一并存檔。需要 辦理的外發(fā)文件，應(yīng)在辦理完畢后，將文件草稿、傳閱單、 2份正式文件、 發(fā)文簽收單、辦理結(jié)果一并存檔。 第八條內(nèi)發(fā)文件管理 1、范圍。內(nèi)發(fā)文件包括三類：（1）以公司名義在公司內(nèi)部下發(fā)的正式 文件、規(guī)章制度、一般性通知、會議紀要、備忘錄等下發(fā)文件；（2）各部 門計劃、報表、總結(jié)等報送公司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總監(jiān)和各部門間傳遞的 文件；（3）公司內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)在電腦上共享的各類文件。 2、起草。（1）以公司名義在公司內(nèi)部下發(fā)的正式文件、規(guī)章制度、一 般性通知、會議紀要、

9、備忘錄等下發(fā)文件，一般由綜合辦公室起草，技術(shù)性 I lz _ . 或?qū)I(yè)性的文件由相關(guān)部門起草；（2）各部門計劃、報表、總結(jié)等報送公 |、 司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總監(jiān)和各部門間傳遞的文件由各部門指定專人起草； （3）公司內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)在電腦上共享的各類文件由公司總經(jīng)理或分管副總 經(jīng)理授權(quán)的專人起草。 3、審核。內(nèi)發(fā)文件一律由分管副總經(jīng)理審核，并簽署審核意見。需要 傳閱的文件，由審核人簽署傳閱范圍。 4、傳閱。需要傳閱的文件，綜合辦公室按照審核人簽署的傳閱范圍進 行傳閱。傳閱者閱文后必須簽署明確意見并簽名。 5、簽發(fā)。（1）以公司名義在公司內(nèi)部下發(fā)的正式文件、規(guī)章制度、一 般性通知、會議紀要、備忘錄

10、等下發(fā)文件草案經(jīng)過分管副總經(jīng)理審核、有關(guān) 人員傳閱并簽署意見后，綜合辦公室經(jīng)過修改后按照文件類別報送簽發(fā)：以 公司名義的文件由總經(jīng)理或總經(jīng)理委托的副總經(jīng)理簽發(fā)；以董事長、總經(jīng)理 名義發(fā)出的文件必須由董事長、總經(jīng)理本人簽發(fā)。（2）各部門計劃、報表、 總結(jié)等報送公司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總監(jiān)和各部門間傳遞的文件由分管副總 經(jīng)理或委托部門經(jīng)理簽發(fā)。（3）公司內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)在電腦上共享的各類文 件由公司或分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 6、辦理。內(nèi)發(fā)文件需要辦理的，按照文件規(guī)定辦理。一般內(nèi)發(fā)文件需 要辦理的是一個部門或幾個部門，各部門應(yīng)在接到文件后指定專人在文件規(guī) 定的期限內(nèi)辦完。因故不能按期完成的，要書面向分管副總經(jīng)

11、理和綜合辦公 室陳述理由，并確定辦理計劃。各部門在辦理過程中遇到問題或困難時應(yīng)及 時向分管副總經(jīng)理和綜合辦公室報告，以便及時研究解決問題。各部門在辦 理完成后應(yīng)及時將辦理結(jié)果報告給分管副總經(jīng)理和綜合辦公室。 7、歸檔。（1）以公司名義在公司內(nèi)部下發(fā)的正式文件、規(guī)章制度、一 般性通知、會議紀要、備忘錄等下發(fā)文件由綜合辦公室存檔；（2）各部門 計劃、報表、總結(jié)等報送公司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總監(jiān)和各部門間傳遞的文 件各部門分別存檔；（3）公司內(nèi)部經(jīng)過授權(quán)在電腦上共享的各類文件由各 I lz _ . 部門分別存檔。 -I I I 第九條公司文件蓋章和登記 1、凡是以公司或董事長、總經(jīng)理的名義發(fā)出的文件必

12、須在綜合辦公室 的發(fā)文登記簿上登記。登記時應(yīng)注明發(fā)文時間、文件名稱、簽發(fā)人、發(fā) 送范圍、文號等內(nèi)容。 2、 凡是用正式紅透文件的必須編制文號。公司文件統(tǒng)一文號為鄂恒藥 字XXXXXX號”，文號由綜合辦公室統(tǒng)一編號，其他任何部門不得隨意編 I I 號或使用別的文號。 3、凡是以凡是以公司或董事長、總經(jīng)理的名義發(fā)出的文件憑簽發(fā)的草 稿到管理人員處蓋章。蓋章時必須做好印章使用登記表上登記并簽名。 第十條文件印發(fā)和送達 1、以公司、董事長、總經(jīng)理名義發(fā)送的文件一律由綜合辦公室負責印 發(fā)。文件日期以簽發(fā)的日期為準。 2、綜合性文件由綜合辦公室負責送達，專業(yè)性文件由指定的部門負責 送達 3、各部門在接收內(nèi)

13、發(fā)文件時，接受文件的人員必須在發(fā)文簽收單 上簽字，并注明接收文件的份數(shù)和時間。內(nèi)發(fā)文件在下發(fā)時，同時用電子郵 件、傳真或MSN等方式向營銷中心送達，隨后用快遞或有人到武漢時送達 營銷中心。各部門向公司總經(jīng)理、畐応經(jīng)理、總監(jiān)報送的文件或部門間傳送 的文件時，可以使用電子郵件、共享文件、MSN等方式送達，逐步實現(xiàn)無 紙化辦公。外來文件需要以電子郵件回復、報送有關(guān)情況的，應(yīng)按照公司總 經(jīng)理或分管副總經(jīng)理簽署的要求及時以電子郵件報送。 第一條文件發(fā)文范圍 公司的下發(fā)文件實行分類下發(fā)： t _,I _ 第一類 公司的機密文件，下發(fā)范圍：公司董事會成員、總經(jīng)理、副總 經(jīng)理、總工程師、總監(jiān)、總經(jīng)理助理、副總

14、工程師。 I 1/ 第二類 公司的重要文件，下發(fā)范圍為部門經(jīng)理以上管理人員。 第三類 公司的一般性文件、公司的規(guī)章制度等，下發(fā)范圍為二級部門 負責人職位管理人員。 第四類 公司的員工守則及需要全體員工學習、了解的文件，下發(fā)范圍 為公司全體員工。 第四章文件的督辦 第十二條 文件承辦 外來文件和公司外發(fā)、內(nèi)發(fā)文件的辦理由總經(jīng)理 亠 I I 或分管副總經(jīng)理指定的人員承辦。 第十三條 檢查督辦 一般綜合性文件由綜合辦公室負責檢查督辦。專 業(yè)性文件由總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理指定的人員負責檢查督辦。負責督辦的人 員必須及時檢查辦理進度，發(fā)現(xiàn)問題及時向分管副總經(jīng)理報告，并幫助研究 解決辦法，督促承辦人按時按量

15、按質(zhì)完成承辦任務(wù)。 第五章檔案管理 第十四條 目的。建立一個檔案管理制度文件，嚴格規(guī)范檔案存檔、分 類、整理、外借等程序的操作 適用范圍：紙質(zhì)文件、技術(shù)資料、圖像資料、音像資料等。 第十五條檔案管理分工 檔案應(yīng)由專人管理，非專管人員不得擅自翻閱。公司的檔案按照分類管 理的原則管理： 1、綜合性文件由綜合辦公室文員負責管理。 2、技術(shù)性文件由質(zhì)保部資料室資料管理員負責管理。 3、銷售資料和文件由銷售服務(wù)部內(nèi)勤文員和營銷中心內(nèi)勤文員負責管 理。 4、新產(chǎn)品開發(fā)的文件和資料由新產(chǎn)品開發(fā)部短期存檔管理，一旦某種 新產(chǎn)品開發(fā)任務(wù)結(jié)束，應(yīng)將文件和資料交質(zhì)保部資料室存檔。 5、財務(wù)資產(chǎn)文件和資料由資產(chǎn)財務(wù)部

16、管理。 I 1/ 第十六條 檔案的收集、整理 -I I I 1、檔案收集應(yīng)經(jīng)?；?，各部門應(yīng)每月對文件清理一次，將文件按照第 十五條規(guī)定的分工交給相關(guān)人員，檔案管理人員的接收文件時，應(yīng)辦理文件 登記手續(xù)。 2、文件整理歸檔每年進行一次，一般本年的一月應(yīng)完成對上年度文件 的整理歸檔任務(wù)。文件必須按規(guī)定科學分類、整理、編目。分類科學、編目 準確、調(diào)卷方便。 亠 I I 第十七條檔案保管 1、檔案存放地點點應(yīng)遠離易燃、易爆物品，同時要防火、防盜、防蟲、 防塵、防光、防霉、防潮、防高溫、防有害氣體等措施。電子版本的檔案文 件應(yīng)存放專用電腦的C盤以外的硬盤上，并用專用 U盤或其他存儲器備份 2、檔案、資料

17、、裝置、設(shè)備等入柜前必須檢查、清潔、消毒，發(fā)現(xiàn)有 蟲、霉和被污染的檔案資料，應(yīng)及時殺蟲、去染、防霉。電子檔案文件要采 取有效手段避免感染病毒。 3、建立統(tǒng)計臺帳，嚴格檔案資料的接收、調(diào)出、借閱、銷毀審批、登 記手續(xù)，檔案人員變動時，交接手續(xù)清楚。 4、定期檢查全部檔案，如實填寫檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取 相應(yīng)措施。 第十八條 檔案的使用 1、公司檔案資料主要供本公司和上級主管部門利用。凡需使用，均須 填寫文件調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案密級，經(jīng)分工副總經(jīng)理簽批后方能調(diào) 閱。 2、利用公司檔案、資料必須填寫查閱檔案登記表。 3、檔案、案卷一般僅供檔案室閱看，原件一般不外借，立卷的文件、 I

18、_ 一- i 資料不外借。外借時，須經(jīng)主管領(lǐng)導或檔案管理負責人批準；密級檔案，特 殊重要的檔案借出時，須經(jīng)單位領(lǐng)導批準，借出時間不超過三個星期，至期 I lz _ . 歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。 I、 4、借閱者應(yīng)愛護檔案資料，確保資料的完整性砂得擅自涂改、勾畫、 剪裁、抽取、拆散或損毀。特殊情況需涂改時應(yīng)經(jīng)同意，并在旁邊簽名。借 出的檔案，資料要防止丟失、損壞，收回時要嚴格檢查，發(fā)現(xiàn)遺失或損壞時 應(yīng)及時報告主管領(lǐng)導。 5、外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)總經(jīng)理批準后方可借閱， 且不得帶離檔案室，其抄稿內(nèi)容也須經(jīng)總經(jīng)理同意且審核后方能帶出。 6、利用檔案者有義務(wù)將利用檔案資料產(chǎn)生的效

19、果反饋到檔案室，檔案 室將詳細填寫利用效果登記。 7、利用檔案者必須遵守中華人民共和國檔案法，未經(jīng)主管或主管 檔案室工作領(lǐng)導批準，不得擅自公布檔案。 第六章保密制度 第十九條保密范圍 公司秘密包括本制度第二條規(guī)定的下列秘密事項： 1、公司重大決策中的秘密事項。 2、公司尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及 經(jīng)營決策。 3、公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。 4、公司財務(wù)預決算報告及各類財務(wù)報表、統(tǒng)計報表。 5、公司所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息。 6、公司職員人事檔案資料。 7、其他經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。 一般性決定、決議、通告、通知、

20、行政管理資料等內(nèi)部文件不屬于保密 范圍。 _ Z I 嚴二_ _ _ 第二十條密級確定 1、公司秘密的密級分為 絕密” 機密” 秘密”三級。絕密是最重要的 I 1/ 公司秘密，泄露會使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的 公司秘密，泄露會使公司權(quán)益和利益遭受到嚴重的損害；秘密是一般的公司 秘密，泄露會使公司的權(quán)力和利益遭受損害。 2、公司秘級的確定： (1) 公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益和利益的重要決策文件資料為絕 密級； (2) 公司的規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、重要會議記錄、公司經(jīng)營情況為 機密級； (3) 公司人事檔案、合同、協(xié)議、職員工資性收入、尚未進入市場或尚未 公開的

21、各類信息為秘密級。 3、屬于公司秘密的文件、資料，應(yīng)當依據(jù)本制度第十九條、第二十條 的規(guī)定標明密級，并確定保密期限。保密期限屆滿，自行解密。 第二一條保密措施 1、屬于公司秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、 復制、摘抄、保存和銷毀，由總經(jīng)理辦公室或分管副總經(jīng)理委托專人執(zhí)行； 采用電腦技術(shù)存取、處理、傳遞的公司秘密由電腦部門負責保密。 2、 對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：（1 ）非 經(jīng)總經(jīng)理或主管副總公司批準，不得復制和摘抄；（2）收發(fā)、傳遞和外出 攜帶，由指定人員擔任，并采取必要的安全措施；（3）在設(shè)備完善的保險 裝置中保存。 3、屬于公司秘密的設(shè)備或者

22、產(chǎn)品的研制、生產(chǎn)、運輸、使用、保存、 維修和銷毀，由公司指定專門部門負責執(zhí)行，并采用相應(yīng)的保密措施。 4、在對外交往與合作中需要提供公司秘密事項的，應(yīng)當事先經(jīng)總經(jīng)理 批準。 5、具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保 密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據(jù)工作需要，限定參 I I p 加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項會議的人員予以指定；（3）依照 保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件。（4）確定會議內(nèi)容是否傳達及傳 達范圍。 6、嚴格遵守文件（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。秘密文 件存放在有保密設(shè)施的文件柜內(nèi)，計算機中的秘密文件必須設(shè)置口令，并將 口令報告公司總經(jīng)理。 7、嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文 亠 I I 件、資料、檔案，須經(jīng)總經(jīng)理批準。并按規(guī)定辦理借用登記手續(xù)。 &調(diào)職、離職時，必須將自己經(jīng)管的秘密文件或其他東西，交至公司 總經(jīng)理，切不可隨意移交給其他人員。 9、公司員工離開辦公室時，必須將文件放入抽屜和文件柜中。 10、禁令。（1）不得以任何方式向公司內(nèi)外無關(guān)人員散布、泄漏公司 機密或涉及公司機密。不準在私人交