商務(wù)部工作管理流程

1、商務(wù)部工作管理流程 商務(wù)部門的工作主要可以分為兩大板塊：外聯(lián)：和客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)交流， 合同管理及執(zhí)行收付款；內(nèi)勤：對項目進(jìn)度和計劃進(jìn)行跟蹤協(xié)調(diào)，收集相應(yīng) 項目信息，及時給相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)提供書面資料。 一、編制目的： 本流程用于規(guī)范項目的追蹤、聯(lián)系、洽談、承接等商務(wù)活動，分為工程 信息追蹤階段 投標(biāo)競標(biāo)階段 合同談判簽約等各階段，旨在通過商務(wù)管理 工作的系統(tǒng)化 程序化、標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)化，達(dá)到規(guī)避企業(yè)運行風(fēng)險 提高工 作效率的目的。 二、適用范圍： 本流程適用于公司承接的全部工程項目。 三、具體內(nèi)容及要求： （一）信息收集管理 1、初始信息獲取的渠道包括但不限于：國家及省市國土、規(guī)劃、建設(shè) 發(fā)改委等政

2、府部門、招標(biāo)信息網(wǎng)站 有關(guān)學(xué)會協(xié)會、報刊雜志、個人關(guān)系網(wǎng) 絡(luò)、相關(guān)社會資源（如老客戶 招標(biāo)代理單位、各類咨詢單位等），對有關(guān) 政策、招投標(biāo)項目等信息及時匯總，逐級上報。 2、為了保證項目承攬的連續(xù)性，各設(shè)計部門、商務(wù)人員及設(shè)計人員應(yīng) 及時將有關(guān)客戶信息包括單位名稱 地址、郵編 聯(lián)系電話等匯總至商務(wù) 部，建立客戶數(shù)據(jù)庫，便于業(yè)務(wù)聯(lián)系和回訪。 信息跟蹤處理流程 信息 總經(jīng)理 分管商務(wù)領(lǐng)導(dǎo) 商務(wù)部 其它部門 收集 篩選 階段 信息登記、立項審查 審查（項目規(guī)模、信息 來源、合作單位基本 確定一般和重點跟蹤信息 及項目跟蹤負(fù)責(zé)人 仁招標(biāo)信息獲取后 商務(wù)部應(yīng)組織總經(jīng)理辦、 設(shè)計部等有關(guān)部門對設(shè) 計投標(biāo)項

3、目的可行性、操作性進(jìn)行分析和評價，確定方案設(shè)計人員，確保投 標(biāo)項目的準(zhǔn)確性。 2、在準(zhǔn)備投標(biāo)資料過程中，特別是介紹信、授權(quán)委托書（法定代表人證 明書）,建設(shè)單位名稱、工程名稱、有效期、授權(quán)人及被授權(quán)人名稱與身份 證號碼、授權(quán)范圍、無受賄證明材料等應(yīng)認(rèn)真核對，確保 正確無誤。 3、設(shè)計人員應(yīng)在接到招標(biāo)文件后，及時展開設(shè)計工作，按照符合 性 完整性、準(zhǔn)確性的原則，編制滿足投標(biāo)文件需要的設(shè)計資料。項目負(fù)責(zé)應(yīng)做 好相關(guān)資料的收集、整理及歸檔工作，并做好相關(guān)工作記 錄。資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件 投標(biāo)文件(含經(jīng)濟(jì)標(biāo)、技術(shù)標(biāo))、圖紙 補 遺、答疑回復(fù)、與業(yè)主方的往來函件、預(yù)算分析等資料須歸檔留存。 4、按照誰

4、購買、誰負(fù)責(zé)的原則，妥善保管相關(guān)收據(jù)，并負(fù)責(zé)退還圖 紙、收回押金。 項目投標(biāo)階段控制流程 (1)嚴(yán)格執(zhí)行合同評審，在商務(wù)部初步簽署評審意見后，經(jīng)總經(jīng)理審 批同意后，方可簽訂。重要合同須同時報董事長審批。 (2) 合同管理部門審查的重點是：對方當(dāng)事人的主體資格和履約能 力。合同條款內(nèi)容的完備性 合法性。合同應(yīng)履行的審查手續(xù)。 (3) 財務(wù)部負(fù)責(zé)經(jīng)濟(jì)合同有關(guān)賬款的收繳工作。 2、合同的簽訂 (1) 合同由雙方負(fù)責(zé)人簽訂或由經(jīng)雙方負(fù)責(zé)人授權(quán)的委托代理人簽 訂。簽訂合同應(yīng)由簽約人簽字，注明日期，并加蓋合同專用章。 (2) 必須核對對方資信、履約能力等問題后，方可簽訂合同。 (3) 對資信不明或資信狀況

5、不好，又無可靠擔(dān)保單位的，不得與之 簽約。 (5) (4) 合同簽定時，應(yīng)驗證對方相關(guān)證明文件，核對無誤后方可正式 簽訂合同，對方交驗的證明文件要妥善保管。 合同文件的各項目要認(rèn)真填寫齊全 明確，不留空格 空行, 特殊要求應(yīng)在備注中注明，字跡要清楚，形式符合法定要求。 (6) 合同蓋章時需雙方同時進(jìn)行，因特殊情況與對方不能同時蓋章 時，需在對方蓋章后，并查對無誤的情況下我方方可蓋章。 (7) 法律、法規(guī)規(guī)定或者各公司認(rèn)為需要公證的合同，應(yīng)當(dāng)辦理公 證手續(xù)。 3、合同歸檔 (1) 建立合同管理檔案及合同臺帳，對已簽訂的合同要逐份進(jìn)行分 類、編號、登記，按年度裝訂成冊。 (2) 合同簽定完畢，合同承辦人要在三個工作日內(nèi)及時將合同材料 (如合同文本及分合同文件 合同評審記錄 審批文件、合同變更等與合同 有關(guān)的資料)，交給總務(wù)部統(tǒng)一管理，長期保存。 (3) 對已執(zhí)行完畢的合同要注明“存檔”標(biāo)記，并注明日期，按本 公司檔案管理規(guī)定進(jìn)