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文檔簡介
1、寧波錦程貨物運(yùn)輸有限公司攬到寧波捷程貨物之后的操作流程1.一份核銷單,核銷單上蓋章并且再電子口岸上備案2.一份藍(lán)色的報關(guān)單,拿2 張,以作備用3.一份報關(guān)委托書,關(guān)注境內(nèi)貨源地4.報關(guān)發(fā)票箱單,要蓋章(藍(lán)色的中英文章)接到要訂艙的通知時,先詢價,找到目標(biāo)貨代之后,做一份電子版的托書(以作訂艙用),然后跟貨代定好船期跟裝箱日期(時間全由你做決定,一般在川開前2 天到碼頭就好, 當(dāng)然要報關(guān)要在禮拜 5 之前,不過如果你先報關(guān)后裝箱是正常費(fèi)用,如果你裝箱后當(dāng)天沒來得及報關(guān)的話, 會有個落箱費(fèi)) 最后把上述資料整理好寄給貨代等裝箱后,會做一個提單確認(rèn)件,你要看清楚,買方,賣方,通知人是否正確,還有毛重
2、,件數(shù)(單位如果有 2 種或 2 種以上的最好用 PACKGES ),品名最后就是在核銷單過期前,把運(yùn)費(fèi)付了,拿到核銷單核銷即可。操作流程根據(jù)貨代部的工作特征, 日常工作中劃分為以下 “接單、 訂艙、拖車 /內(nèi)裝、報關(guān)、文件、費(fèi)收和其他 ”各環(huán)節(jié),各環(huán)節(jié)相輔相成。本流程即是各崗位的工作指導(dǎo),也作為主管評判各崗位工作達(dá)標(biāo)與否的標(biāo)準(zhǔn)。一、接單部分接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先 ”的工作環(huán)節(jié),一般要求接單必須快捷、高效,在第一時間內(nèi)用最短時間確認(rèn)業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。接單人員一般要求自接到委托書后15 分鐘內(nèi)完成以下三部分基本信息的確認(rèn)。(注)對于部分無法短時間內(nèi)確認(rèn)的信息, 依然必須及時
3、安排并予以跟蹤, 如根據(jù)客戶和操作需要流轉(zhuǎn)到下一環(huán)節(jié), 先安排流轉(zhuǎn)后跟進(jìn)處理, 以保證下一環(huán)節(jié)的有序操作。1、審核客戶委托內(nèi)容和確認(rèn)客戶服務(wù)要求(客服或者接單員)( 1)接單人員必須預(yù)先審核客戶的委托內(nèi)容??蛻舭l(fā)來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此:托運(yùn)人 /發(fā)貨人、船公司 /船期、起運(yùn)港、目的港 /中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型柜量、運(yùn)價條款與運(yùn)價、托運(yùn)人的簽字或蓋章等。( 2)接單人員必須預(yù)先確認(rèn)客戶服務(wù)要求。(客服或者接單員)普通服務(wù)要求一般包括是否需要:到 /預(yù)付訂艙、拖車 /內(nèi)裝、商檢和報關(guān)等。到 /預(yù)付訂艙確認(rèn)即對( 1)內(nèi)容的確認(rèn);對于拖車 /內(nèi)裝、商檢和報關(guān)的服務(wù)要求,必須同時確認(rèn)貨物和單
4、證備齊時間、服務(wù)要求時間等,注明在客戶訂艙單上。特殊服務(wù)要求一般包括是否需要:普通服務(wù)外其他的附加服務(wù)。對于特殊服務(wù)要求,必須得到部門主管和 /或者其他相關(guān)職能的核批后才可以接受和安排2、運(yùn)價核對、確認(rèn)(客服或者接單員)客服人員收到訂艙單后,必須對運(yùn)價和其他服務(wù)費(fèi)用進(jìn)行確認(rèn)。(1) 對來自銷售部的業(yè)務(wù),須與銷售員核對運(yùn)價和其他服務(wù)費(fèi)用是否正確,并由銷售員在訂艙單上簽字確認(rèn),然后再向相應(yīng)船公司訂艙。(注) 特殊情況可先口頭與銷售員確認(rèn), 待銷售員返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn)(2) 對于公司業(yè)務(wù),須與市場相關(guān)人員或航線主管人員及時確認(rèn)后再安排訂艙。3、艙位確認(rèn)(客服或者接單員)根據(jù)客戶委托,確認(rèn)反饋符合要
5、求的艙位。二、訂艙部分一般要求預(yù)定開航日 7 天前必須安排訂艙,對可以提前接受委托的船公司應(yīng)爭取頭批訂艙,旺季時候根據(jù)市場情況適當(dāng)提前;一般要求在預(yù)定開航日 5 工作日前完成訂艙,對于該時間限制以內(nèi)的業(yè)務(wù)委托一般要求在接單日內(nèi)完成訂艙,最遲一個工作日內(nèi)完成訂艙。1、新建委托(訂艙操作員 )訂艙操作員必須及時在操作系統(tǒng)內(nèi)創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號、新建業(yè)務(wù)檔案,輸入業(yè)務(wù)有關(guān)數(shù)據(jù)。輸入業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括但不限于此:業(yè)務(wù)各屬性、發(fā)收通信息、服務(wù)要求、提單要求、船名航次(如可能)、開航日期、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港、目的港、箱型箱量、貨名與數(shù)量,以及代理(如需要)等。2、訂艙過程(訂艙操作員)訂艙過程包括以下環(huán)節(jié): 膳制與發(fā)送訂艙
6、單、 訂艙號或提單號確認(rèn)、 預(yù)配和報關(guān)艙單發(fā)送確認(rèn)、 中轉(zhuǎn)港代碼確認(rèn)和場站收據(jù)制作等, 任何其中一環(huán)節(jié)未完成均視做訂艙未完成。訂艙完畢后, 應(yīng)及時將配艙信息輸入操作系統(tǒng), 輸入時應(yīng)確保準(zhǔn)確, 并特別注意以下信息:船公司名稱、訂艙號或者海單號、船名航次、開船日期、箱型箱量以及運(yùn)費(fèi) /運(yùn)輸條款等內(nèi)容的核對。3、艙位通知(訂艙操作員)無論是否需要我司代為提供當(dāng)?shù)馗黜?xiàng)服務(wù)的業(yè)務(wù), 訂艙確認(rèn)單或者配船通知單等都必須第一時間通知客戶, 確保上面的訂艙號與船名航次要清晰、 準(zhǔn)確,以免造成混淆。如有問題,積極配合客戶跟蹤處理預(yù)配和海關(guān)艙單等方面問題。三、拖車 /內(nèi)裝(調(diào)度)客戶委托的拖車、內(nèi)裝和 /或者報關(guān)等
7、要求,必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核, 對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風(fēng)險。1、拖車安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的拖車時間時間;如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 安排拖車前,根據(jù)前期約定的拖車服務(wù)時間要求,提前 2 工作日與客戶再次聯(lián)系確認(rèn)裝柜時間及地點(diǎn)(4) 同客戶確認(rèn)時間要求后,在同一工作日及時把信息通知拖車行進(jìn)行服務(wù)要求預(yù)約(5) 向拖車行委托時間,一般最遲必須在提供拖車服務(wù)時間的前一工作日的中午之前,并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排 (包
8、括拖車行是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、 提箱點(diǎn)的確認(rèn)已經(jīng)空箱狀況確認(rèn));對于特種箱業(yè)務(wù),必須同船公司確認(rèn)空箱狀況, 必要情況下通知船公司提箱時間。(6) 安排拖車時,需向拖車行發(fā)出書面委托。清晰注明配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號 /提單號、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、裝柜地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人及聯(lián)系電話、協(xié)議費(fèi)用等(7) 必要情況下,應(yīng)要求拖車行提供司機(jī)姓名,手機(jī)號碼、柜號,并報給工廠(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港(9) 其他注意事項(xiàng)在船公司的免費(fèi)用箱期內(nèi)安排拖柜進(jìn)場,避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)并登記對于客戶業(yè)務(wù)退關(guān)
9、, 需要確認(rèn)是否發(fā)生安排拖車的前期費(fèi)用。 若有發(fā)生預(yù)配打單費(fèi)等,需立即通知客戶,要求其書面確認(rèn)并登記2、內(nèi)裝安排(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排( 2)根據(jù)船公司、碼頭和航線等情況,前瞻判斷合適的裝箱時間,如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 根據(jù)前期約定的到貨時間, 提前 1 工作日與客戶再次核實(shí)送貨時間和預(yù)計(jì)到達(dá)時間(4) 向倉庫做內(nèi)裝委托,需向倉庫發(fā)出書面委托。清晰顯示配船信息(包括船公司、船名航次、訂艙號 /提單號、箱型箱量、起運(yùn)港、中轉(zhuǎn)港代碼、目的地等)、裝柜時間、貨物數(shù)據(jù)(包括件數(shù)、毛重、體積)、協(xié)議費(fèi)用等(5) 向倉庫委托時間,一般最遲必須在預(yù)約
10、貨物裝箱時間的前一工作日的中午之前,并在當(dāng)日下午 4 點(diǎn)前確認(rèn)安排 (包括倉庫是否已經(jīng)領(lǐng)取設(shè)備交接單、 提箱點(diǎn)的確認(rèn)、空箱狀況確認(rèn))(6) 向倉庫委托時,必要情況下應(yīng)注明提空柜的時間要求(7) 跟蹤到貨物情況(8) 跟蹤裝箱、裝箱單、進(jìn)港四、報關(guān)部分(操作員)(1) 得到相關(guān)銷售或者客服確認(rèn)后方能安排(2) 根據(jù)船公司、碼頭、航線和貨物等情況,前瞻判斷合適的報關(guān)時間。如同客戶具體情況有沖突,必須同客戶友好協(xié)商并告知可能的風(fēng)險(3) 最遲在同客戶約定報關(guān)日期的前一工作日,再次同客戶確認(rèn)報關(guān)資料的發(fā)送情況(4) 收到報關(guān)資料后的第一時間對報關(guān)資料進(jìn)行預(yù)審,有問題立即處理(5) 在約定的報關(guān)日期前一
11、工作日下班前,把完整的報關(guān)資料送報關(guān)行(6) 對于報關(guān)資料,要求復(fù)印留底;對于重要報關(guān)資料如核銷單等,必須在做登記(7) 跟蹤反饋報關(guān)結(jié)果五、文件部分1、提單確認(rèn)(文件員 )(1) 提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送提單確認(rèn)件的膳制和發(fā)送要及時,一般預(yù)定開航日2 個工作日前必須發(fā)送(2) 催促提單確認(rèn)件一般預(yù)定開航日前一工作日必須從客戶獲取完整、正確的提單確認(rèn)件“首先操作接到客戶的訂艙委托書,然后在把訂艙委托書錄入自己公司的電腦,換成自己公司格式的委托書傳給貨電腦發(fā)給船公司或上級貨代。 (也有些小的貨代就直接把接來的委托直接傳給船公司或上級貨代)船公司接受訂艙后,確認(rèn)價格和艙位無誤,會給貨代傳調(diào)箱單(提箱
12、單)或發(fā)放箱指令。如果訂艙時需要什么單證, 也都要提供給船公司, 如非危保函, MSDS ,化工鑒定,等等。貨代公司收到調(diào)箱單 (提箱單)后,如果安排工廠裝箱, 則會把調(diào)箱單傳給車隊(duì)。如果安排碼頭或堆場裝箱, 則把調(diào)箱單傳給碼頭或堆場。 然后裝貨后再找車隊(duì)或堆場要箱號。有了準(zhǔn)確的件數(shù),重量,箱號了,則把客戶提供的報關(guān)單據(jù)轉(zhuǎn)到報關(guān)行,提前轉(zhuǎn)也可以。報關(guān)單據(jù)包括:核銷單,發(fā)票,箱單,合同,報關(guān)委托書,通關(guān)單,許可證,等等。等報關(guān)結(jié)束后,由報關(guān)行將場站收據(jù)交到碼頭。 (以后再將海關(guān)退回的核銷單返給貨代,再返給客戶。)有了箱號以后, 貨代也要及時把箱號報給船公司。 然后再跟客戶確認(rèn)準(zhǔn)確的提單樣本。再將
13、正確的提單樣本發(fā)給船公司, 開船后由船公司出具提單。 貨代向船公司取回提單,再寄給客戶。這基本就是整個海運(yùn)貨代操作的整個流程,也包括了單證的流轉(zhuǎn)過程?!鄙厦媸俏乙郧敖o別人的回答(已經(jīng)被采納為最佳答案),跟你的提問比較吻合,所以貼過來以供參考,希望能對你有幫助。貨代的業(yè)務(wù)流程一、詢價1 貨主詢價,引發(fā)貨運(yùn)流程2.貨代向船公司詢價3.貨代向貨主報價4.貨主傳真訂艙委托單,即貨主與貨代的委托契約二、貨代訂艙5.貨代審核訂單為貨主選擇合適的船公司6.貨代訂艙,繕制自己的訂艙委托單7.船公司給貨代定單號(適航提單 )三、牽涉到的報關(guān),商檢及拖車等環(huán)節(jié)8.貨代憑貨主的裝箱單invoice 向海關(guān)申請9.安排拖車去工廠裝箱并運(yùn)到場地以上操作部分結(jié)束四、船公司按排
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