郵件管理制度

1、* 公司郵件管理制度1.0 目的：電子郵件是當(dāng)代辦公的主要溝通工具之一，為了提高公司辦公效率，加強(qiáng)辦公人員對工作郵件的重視度，并及時有效處理工作郵件，特制定本制度。2.0 適用范圍：公司配備個人辦公電腦的所有辦公人員。3.0 職責(zé)權(quán)限：3.1 人事行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、更新辦公人員的電子郵箱地址，并制成電子郵箱通訊錄下發(fā)給每位辦公人員。3.2 所有辦公人員妥善保管公司辦公人員電子郵箱通訊錄，不得隨意泄露。4.0 內(nèi)容：4.1 所有辦公人員在工作日內(nèi)，每天必須至少兩次查看自己的電子郵箱，及時處理相關(guān)工作事務(wù)； 主管級以上人員在休假期間每天至少查看電子郵箱一次，對于工作郵件做好處理。4.2 所有郵件往來

2、的工作，相關(guān)工作人員必須及時處理并將結(jié)果以郵件回復(fù)發(fā)件人， 如遇到無法及時處理的工作郵件， 要及時郵件告知發(fā)件人。4.3 郵件標(biāo)題應(yīng)為郵件概括性內(nèi)容， 若發(fā)件人認(rèn)為此郵件重要或加急，務(wù)必在標(biāo)題欄中注明，如“緊急” “重要” 等字樣。4.4 郵件開頭應(yīng)加稱謂與問候語，如： “先生、小姐、經(jīng)理”等。內(nèi)容要求簡明扼要， 若郵件中有附件需在郵件中做簡要說明， 郵件結(jié)尾加上問候語或禮貌性語言如： “順祝工作順利、十分感謝、侯復(fù)”等。* 公司4.5 郵件落款要統(tǒng)一，個人簽名應(yīng)包含姓名、職位、聯(lián)系方式、公司名稱與地址等。樣板如：姓名： XXX部門： XXX職務(wù)： XX公司： * 有限公司地址： *電話： X

3、XXXXXXXX傳真： *手機(jī)： XXXXXXXXXXXQQ ：XXXXXXXXX公司網(wǎng)址： http:/www.*.cc4.6 發(fā)送與抄送。郵件發(fā)送對象：直接事務(wù)溝通對象。郵件抄送對象：對郵件事務(wù)需知曉即可。如：生產(chǎn)部制定了質(zhì)量整改方案，需要品管部配合工作。一般可以將該郵件發(fā)送給品管部同時抄送總經(jīng)辦成員。再如 :總經(jīng)辦需與人事專員溝通某事項(xiàng)，則郵件原則為發(fā)送郵件至人事專員，同時抄送人事主管。4.7 公司人事行政部主管和總經(jīng)辦成員有權(quán)對公司辦公人員的電子郵箱做檢查。4.8 出現(xiàn)以下情形，將對責(zé)任人罰款100 元。4.8.1 長期不閱讀電子郵件；4.8.2 發(fā)布負(fù)面信息或誹謗辱罵他人者；4.8.3 郵件督辦事項(xiàng)逾期未執(zhí)行，并未能作出合理解釋的；4.8.4 經(jīng)常違反公司電子郵件管理規(guī)定的；* 公司4.8.5 泄露公司郵件通訊錄者。4.9 一般文件往來要求用郵件形式，減少或避免使用聊天工具傳輸文件。5.0 要求：本制度自發(fā)文之日起生效，要求辦公人員嚴(yán)格按照本制度執(zhí)行。附件： *人員電子郵箱通訊錄審批：*審核：*起草： *主題詞：郵件管理制度呈送：總經(jīng)辦