檔案整理的方法及分類

1、檔案整理的方法及分類、 檔號編制及質(zhì)量要求 （文書業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)聲像、實(shí)物電子、科技邵東檔案整理的方法及分類、 檔號編制及質(zhì)量要求 （文書、 業(yè)務(wù)、會(huì)計(jì)、聲像、實(shí)物、 電子、科技）編寫吳金林一、檔案整理幾個(gè)概念(一 )檔案整理定義： 是指將處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案，進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。（二） 檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系；區(qū)分文件材料的價(jià)值，確定檔案的保管期限；便于保管和利用。（三）檔案整理的文件范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的，具有查考保存價(jià)值的文件材料，包括收發(fā)文電、內(nèi)部文件、會(huì)議

2、文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)盤片、實(shí)物以及本機(jī)關(guān)編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。（四）檔案整理的方法：一是以“案卷 ”為單位整理。二是以“件 ”為單位整理。1、以 “案卷 ”為單位整理。1）以 “案卷 ”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯(lián)系將其組合為案卷。2）所謂案卷，就是一組密切聯(lián)系的文件的組合體。立卷是一個(gè)分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進(jìn)行實(shí)體分類；組合即將經(jīng)過分類的文件材料，按一定形式組合起來；編目即將經(jīng)過組合以后的文件材料，進(jìn)行系統(tǒng)排列和編目。3）以 “案卷 ”為單位整理的檔案，其基本保管單位

3、是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2 種，硬卷皮型號有1.2 ，1.5 ，2.0cm三個(gè)規(guī)格， 以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。4）以 “案卷 ”為單位檔案整理的依據(jù)是1987年12月國家檔案發(fā)布的機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范和文書檔案案卷格式5）以 “案卷 ”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍（ 1 ）大部分單位短期保管（現(xiàn) 10 年）的文書檔案，鄉(xiāng)財(cái)政所、中心學(xué)校等二級機(jī)構(gòu)文書檔案一般按 “卷 ”整理（2 ）各單位專門業(yè)務(wù)檔案一般按“卷 ”或是 “盒 ”整理。（ 3 ）科技檔案按 “卷 ”整理，整理要求按照國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局頒布的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求 （ gb/t 11822-200

4、0 ）執(zhí)行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發(fā)的科學(xué)技術(shù)研究課題檔案管理規(guī)范 da t2-92 執(zhí)行?；üこ虣n案按照國家檔案局、國家計(jì)委 1988 年頒發(fā)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理暫行規(guī)定執(zhí)行。（4 ）會(huì)計(jì)檔案按 “盒（卷） ”整理， 整理的依據(jù)是財(cái)政部、國家檔案局1998 年發(fā)布的關(guān)于 會(huì)計(jì)檔案管理辦法（財(cái)會(huì)字1998 32 號）。6）按 “卷 ”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內(nèi)文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。2、以 “件 ”為單位整理。1）以 “件 ”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的

5、基本單位即“件”來進(jìn)行整理。2）一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、 一個(gè)獎(jiǎng)杯等均為一件。 文書材料的正本與定稿作為一件， 正文與文件處理單為一件（處理單包括：收文處理單、擬辦單、發(fā)文稿頭紙及領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等），轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件為一件，正文與附件作為一件，原件與復(fù)制件為一件，報(bào)表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復(fù)文及其他相關(guān)文件可為一件。3）以 “件 ”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件 ”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內(nèi)。4）以 “件 ”為單位文書檔案整理的依據(jù)是2006 年 12 月國家檔案局發(fā)布的8 號令和 200

6、0 年12 月發(fā)布的歸檔文件整理規(guī)則。5）以 “件 ”為單位檔案整理的適應(yīng)范圍：（1 ）全縣副科級以上各級黨的機(jī)關(guān)、行政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件 ”整理。（2 ）企事業(yè)單位有關(guān)黨群工作、行政管理、 經(jīng)營管理、 生產(chǎn)技術(shù)管理類歸檔文件材料按“件 ”整理，（3 ）聲像、電子、實(shí)物檔案按“件 ”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發(fā)布的電子公文歸檔管理暫行辦法以及電子文件歸檔與管理規(guī)范（ gb/t 18894-2002）執(zhí)行。照片檔案整理按國家檔案局2002 年發(fā)布的 照片檔案管理規(guī)范（ gb/t 11821-2002）執(zhí)行。6）按 “件 ”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定

7、保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填寫檔案盒封面、編寫歸檔文件整理說明、編制歸檔文件目錄冊檔案排架。二、檔案分類、檔號編制（一）檔案的分類原則：以各單位全部檔案為對象，依據(jù)其基本職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)以及載體形式，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)檔案分類、整理、排列、保管、檢索、編目的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，便于檔案的科學(xué)管理與開發(fā)利用。（二）檔案的分類和大類設(shè)置辦法1 、大類的設(shè)置原則上每各單位設(shè)置八個(gè)大類，即文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、科技檔案（含科研、基建、設(shè)備儀器等）、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案、圖書資料。2、各類內(nèi)檔案的分類辦法1、文書檔案分類有

8、4 種方法1）保管期限 -年度分類法， 即先將歸檔文件按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。我縣以 “件”整理的檔案多數(shù)單位采用這種方法，采用這種分類比較便于操作，尤其對于小單位， 而對于大一些的單位，雖說不用份問題，但為了查找方便，還是要遵照傳統(tǒng)立卷方法和歸檔文件整理的原則，將本單位上下級、同級及非隸屬單位有密切聯(lián)系（針對本級）的材料組合在一起； 將本單位各部門及與有關(guān)個(gè)人有聯(lián)系的組合在一起；將同一工作、 同一問題、同一案件、 同一會(huì)議、同一項(xiàng)目、同一地區(qū)、同一事物等內(nèi)容上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；將同一時(shí)間、同一地區(qū)、同一文種、同一載體、同一規(guī)格等形式上有聯(lián)系的文件材料組合在一起；對

9、于純上級文件或下級文件，在實(shí)際操作中，如果上、下級文件不多，則和本級合并裝盒歸檔， 如果上級文件和下級文件較多，則將上、下級文件與本級文件分開，上級排前，本級排中，下級排后。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從“1開”始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度內(nèi)，從“1開”始編制一個(gè)流水號。2）保管期限 - 年度 -問題分類法，即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類，每個(gè)保管期限下按年度分類。再在年度下按問題（如綜合、政工、業(yè)務(wù)）分類。此種分類法適合以 “卷 ”整理的檔案和部分以 “件 ”整理檔案數(shù)量特別多的單位，以及上級業(yè)務(wù)主管部門有文件這樣規(guī)定的單位（如縣農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行）。

10、以“卷”為整理單位的，在按問題整理檔案前，先要按級別分類，上級、本級、下級文件不得出現(xiàn)在同一卷中，除非是針對本級的文件。以“件”為整理單位的，上、下級文件又必須分到各個(gè)問題類目中。此種分類法盒號編制方法是同一保館期限下，從 “1開”始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一保管期限下、同一年度中，同一個(gè)問題內(nèi)從 “1開”始編制一個(gè)流水號。3）問題 -年度 - 保管期限分類法，即先將歸檔文件按問題分類，每各問題下按年度分類，再在年度下按保管期限分類。此種分類法只適合于按十大類分類的企業(yè)單位（如自來水公司）。此種分類法盒號編制方法是同一問題內(nèi)，從 “1開”始編制一個(gè)大流水號，件號編制方法是同一年度內(nèi)，

11、同一保管期限下，從 “1開”始編制一個(gè)流水號。4）年度 -保管期限分類法。即先將歸檔文件按年度分類，每個(gè)年度下按保管期限分類，此種分類法我縣只有中國銀行、工商銀行 2 個(gè)企業(yè)采用，他們是按照上級業(yè)務(wù)主管機(jī)關(guān)的規(guī)定辦的。此種分類法盒號編制方法是同一年度內(nèi)，從 “1開”始編制一個(gè)流水號，件號編制方法是同一保管期限下，從 “1開”始編制一個(gè)流水號。2、業(yè)務(wù)檔案按種類 年度或保管期限 年度分類法。3、科技檔案采用種類或保管期限 年度分類法。（種類有基建、設(shè)備、科研等）4、會(huì)計(jì)類檔案采用類別 保管期限 年度分類法或年度 類別 保管期限的分類方法。類別有憑證、賬薄、報(bào)表、其他。5、聲像檔案一般采用載體形式

12、 年度 問題分類法；載體有照片和磁性2 種6 、實(shí)物檔案一般采用年度或類別 年度分類法，實(shí)物類可分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。（三）檔號（全宗號、目錄號、案卷號（件號）、頁號）的編制1、全宗號的編制全宗號填寫檔案館給立檔單位編制的代號，如邵東一中， 縣檔案館確定其全宗號為“142，” 標(biāo)識(shí)為 “142?！蔽创_定全宗號的在檔案未進(jìn)館之前該號可暫不填寫。企業(yè)可填寫表達(dá)單位的漢語拼音代字 .2 、目錄號編制。填寫全宗內(nèi)案卷所屬目錄的編號，在同一個(gè)全宗內(nèi)不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷目錄號，企業(yè)或參照工業(yè)企業(yè)檔案分類試行規(guī)則編制分類方案的單位，可填寫類別特征代碼。案卷目錄號應(yīng)根據(jù)全宗內(nèi)檔案整理狀況設(shè)置。

13、可按不同時(shí)間，不同組織結(jié)構(gòu)，不同保管期限，不同專題或不同載體形態(tài)設(shè)置案卷目錄號。每一案卷目錄所含案卷數(shù)量一般以三位數(shù)為宜。即，案卷目錄內(nèi)案卷數(shù)量不足1000 時(shí)，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數(shù)量超過 1000 時(shí)，一般應(yīng)另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個(gè)全宗內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)的案卷目錄號。目錄號是由漢語拼音字母和阿拉伯?dāng)?shù)字組成的檔案類別代碼標(biāo)識(shí)。不同級位的類別之間可用間隔符 “”分開。不產(chǎn)生誤解時(shí)，省略間隔符。1 ）一級類目的目錄號采用其類目中有代表性的一到二個(gè)漢字的大寫漢語拼音字母編寫。即 w 代表文書檔案； y 代表業(yè)務(wù)檔案（如果一個(gè)單位的業(yè)務(wù)檔案門類很多，可以分別用 y1

14、、y2 、y3等標(biāo)識(shí)）；j 代表科技檔案；k 代表會(huì)計(jì)檔案（報(bào)表k1 、賬本k2 、憑證k3) ； x 代表音像檔案；d 代表電子檔案；sw代表實(shí)物檔案。2 ）采用阿拉伯?dāng)?shù)字“ 1、”“ 2、”“ 3分”別表示 “永久 ”、“長期（或30 年） ”、 “短期（或10年） ”三個(gè)不同的保管期限。3）目錄號編制示例業(yè)務(wù)檔案目錄號案； y3 代表短期（或y1代表永久類的業(yè)務(wù)檔案；10 年）類的業(yè)務(wù)檔案。y2代表長期（或30 年）類的業(yè)務(wù)檔3、案卷（件）號、頁號1）案卷號是目錄內(nèi)案卷的順序編號，案卷號用三位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。目錄內(nèi)的案卷按排列次序流水編號， 不應(yīng)有空號，在同一個(gè)案卷目錄（或分類體系的最低

15、一級類目）內(nèi)也不允許出現(xiàn)重復(fù)的案卷號， 每一案卷目錄內(nèi)的全部案卷只應(yīng)編一個(gè)流水順序號。 如一個(gè)目錄出現(xiàn)兩個(gè)以上（含兩個(gè)）案卷流水順序號時(shí)應(yīng)重新編案卷號或分設(shè)案卷目錄。以 “卷 ”整理的文書檔案、業(yè)務(wù)、科技檔案分別在同一保管期限內(nèi)依次編寫案卷號，若超過 1000 卷要重新編制目錄號、案卷號。會(huì)計(jì)檔案中的財(cái)務(wù)報(bào)表，賬本，憑證、其他按 “大流水 ”形式編寫案卷號。2）件號即歸檔文件的排列順序號，它是反映歸檔文件在全宗中的位置和固定歸檔文件的排列先后順序的重要標(biāo)識(shí)。分為 “室編件號、館編件號 ”。室編件號是歸檔文件在分類方案的最低一級類目內(nèi)從 “1開”始編寫的順序號，每一件內(nèi)編寫頁號。館編件號是指歸檔

16、文件移交進(jìn)館，重新鑒定、整理、排列后編制的順序號。音像、電子、實(shí)物檔案按類從 “1開”始編寫件號。3）頁號是填寫卷內(nèi)文件材料所在之頁的編號。頁號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。卷（件）內(nèi)文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個(gè)號，即頁號。卷（件）內(nèi)文件各頁按排列次序流水編號，不應(yīng)有空號。頁碼的編寫都是雙面有字的記 2 面，空白頁不計(jì)數(shù)。頁號的位置：整卷裝訂的案卷， 頁碼應(yīng)編在文件正面右上角、 背面左上角編寫頁號；單份裝訂的歸檔文件，頁碼應(yīng)編在每份文件的右下角、背面左下角編寫頁號。我縣規(guī)定每一份文件都需用鉛筆重新編頁號。 單份裝訂的文件， 有文件閱辦單的， 編頁號從閱辦單開始。打印件已

17、經(jīng)編有頁碼的可不必再編，底稿頁碼接著正稿后面的頁碼數(shù)字續(xù)編。整卷裝訂的案卷， 如果文書材料與卷盒或者卷皮沒有裝訂在一起，應(yīng)在卷內(nèi)文件目錄右上角的小方框內(nèi)填寫全宗號、目錄號、案卷號。三、檔案整理的質(zhì)量要求：（一）組合（卷）要求；以問題為主，兼顧其它特征，使文書材料之間的聯(lián)系緊密，分級適當(dāng)，問題單一，類型鮮明，年度不混，保管期限準(zhǔn)確。1、齊全完整。1）歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，一個(gè)問題的構(gòu)件不能缺漏，字跡材料一律使用碳素墨水或藍(lán)黑墨水；2）收集工作應(yīng)立足本單位，注意業(yè)務(wù)部門形成的反映專業(yè)職能活動(dòng)的文件材料的收集；重大活動(dòng)事件材料的收集；3）文電合一；4）底稿隨印件一起收集。若底稿是直接在計(jì)算機(jī)上起

18、草的打印件，則一般只要收集發(fā)文稿紙與印件， 其中發(fā)文稿紙上除了領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)外還需加蓋單位公章以示效力。 若計(jì)算機(jī)打印的底稿上有領(lǐng)導(dǎo)的重要修改或批示，應(yīng)收集與印件一并歸檔；5）有重要領(lǐng)導(dǎo)批示的辦文單應(yīng)隨正文一起收集歸檔；6）附件隨正件收集歸檔；關(guān)于同一問題的請示和批復(fù)應(yīng)一起歸檔。2、分類科學(xué)。全宗內(nèi)檔案整理采用統(tǒng)一的分類方案，分類層次清楚，類、項(xiàng)、目概念明確，并列的類別之間界限分明，不互相交叉或重合。3、保持文件內(nèi)在聯(lián)系。1）時(shí)間聯(lián)系。要求區(qū)分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多個(gè)時(shí)間特征的分年度時(shí)以文件簽發(fā)日期（成文日期）為準(zhǔn)，據(jù)以判定文件所屬年度。計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及法規(guī)

19、性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件， 統(tǒng)一按簽發(fā)日期 （成文日期），電報(bào)以發(fā)出日期，判定文件所屬年度。遇到某些特殊情況，按以下原則處理：（ 1 ）跨年度的請示與批復(fù)、來文與復(fù)文，放在復(fù)文年度；沒有復(fù)文的，放在請示年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算，放在文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的總結(jié)、報(bào)告、決算，放在文件內(nèi)容針對的最后一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，放在會(huì)議結(jié)束的年度；跨年度的非訴訟案件，放在結(jié)案的年度；法規(guī)性文件放在公布或批準(zhǔn)的年度。（ 2 ）專門年度，以專門年度為一年。如學(xué)校的教學(xué)檔案。（ 3 ）沒有標(biāo)明落款日期的文件材料應(yīng)通過對照等手段考證文件的準(zhǔn)確日期或推斷近似日期，據(jù)以按年度合理歸類。（

20、4 ）臨時(shí)性機(jī)構(gòu)， 存在時(shí)間不長 （兩年以內(nèi)），文件材料較少 形成的文件可以不分年度 放在工作結(jié)束年度歸檔； 如果每年文件數(shù)量較多亦可分散在各個(gè)年度內(nèi)歸檔。 存在時(shí)間長的必須按年度立卷。2）來源聯(lián)系。要求區(qū)分級別，將上級機(jī)關(guān)、下屬機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)和本單位的文件分別組卷。對有密切聯(lián)系的上、 下級文件， 如本單位的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)， 下屬機(jī)關(guān)的請示與本單位的批復(fù)，應(yīng)與本單位的文件放在一起組卷。3）內(nèi)容聯(lián)系。要求保持卷內(nèi)文件內(nèi)容的單一性和內(nèi)容相近的文件之間的聯(lián)系。黨政工團(tuán)和業(yè)務(wù)管理活動(dòng)中形成的各種管理性、 業(yè)務(wù)性、 規(guī)范性文件和調(diào)研材料等， 一般按問題進(jìn)行組合。按問題組合要注意以下幾點(diǎn)：（ 1 ）

21、同一個(gè)問題、一次會(huì)議、一項(xiàng)工程、一個(gè)案件的文件以及正件與附件、正本與底稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)件與被轉(zhuǎn)發(fā)件放在一起組卷。（ 2 ）綜合性文件和涉及兩個(gè)以上問題的文件歸入綜合類。如檔案局的一份年度工作總結(jié)，一份涉及檔案法制、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、科教問題的文件均歸入綜合類。（ 3 ）文電應(yīng)合一組卷。（ 4 ）單一問題的文件數(shù)量少時(shí)，可將內(nèi)容相近的其他問題的文件合并組卷。（ 5 ）不同載體的文件材料，如錄音帶、錄像帶、照片、影片、電腦軟盤等要與內(nèi)容相關(guān)的文書檔案統(tǒng)一整理編目，分別存放，并在目錄中加注說明。（ 6 ）在按問題分類時(shí)，文件歸檔應(yīng)按其主要內(nèi)容有規(guī)律地進(jìn)行，并保持連續(xù)性，某個(gè)內(nèi)容的文件在去年放入哪類中，

22、今年亦歸入同一類中， 不要根據(jù)一時(shí)的需要隨便更改， 以免給將來的查找利用帶來不便。4）正確劃分保管期限。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。a、文書檔案類根據(jù)國家檔案局2006 年 8 號令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表的規(guī)定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按永久、定期（30 年、 10 年）二種不同的保管期限分開。鑒定時(shí)把握四句話：以我為主（即本機(jī)關(guān)形成的文件都應(yīng)存檔、占檔案的大頭，且永久為多） 、以人為本（即涉及個(gè)人的材料除了縣級以下的獎(jiǎng)勵(lì)、警告以下的處分都是永久保管）、重視執(zhí)法 （凡是跟行政執(zhí)法有關(guān)的多是永久），本級內(nèi)部科室

23、加掛縣機(jī)構(gòu)牌子期限提高。結(jié)合我縣實(shí)際，我對8 號令分級別，分期限進(jìn)行了梳理，如下：,（ 1 ）上級機(jī)關(guān)文件：上級主管機(jī)關(guān)和各級黨委、政府及職能部門關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、研究本機(jī)關(guān)工作的會(huì)議紀(jì)要、 人員任免、 人員編制、 縣級以上對本機(jī)關(guān)或人員的表彰及本機(jī)關(guān)起草的由它印發(fā)的重要業(yè)務(wù)文件等；省部級以上機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的文件，省部級以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的重要事由文件；上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的法律、法規(guī)、條例、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、中長期發(fā)展規(guī)劃等；上級機(jī)關(guān)對本機(jī)關(guān)重要業(yè)務(wù)問題的批復(fù)等永久保管。省部級以下機(jī)關(guān)及領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)、本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的

24、一般事由文件；參加上級機(jī)關(guān)召開重要業(yè)務(wù)工作會(huì)議主要材料（如領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告）、上級機(jī)關(guān)比較重要的文件、各級黨委政府有關(guān)本行業(yè)一般業(yè)務(wù)的文件30 年保管。其他要貫徹執(zhí)行或查考的文件及明傳電報(bào)10年保管（2 ） 本機(jī)關(guān)重要文件永久保存。一是反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌和主要職能活動(dòng)的重要文件材料。如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議、局務(wù)會(huì)記錄、會(huì)議紀(jì)要，黨代、人代、政協(xié)會(huì)、工青婦代會(huì)、工作會(huì)議和專題會(huì)議材料主要件（指請示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要）；本單位編輯、編寫的大事記、組織沿革、年鑒等；本單位機(jī)構(gòu)設(shè)置、撤并、名稱更改、人員編制、 組織簡則、 印信啟用和作廢等； 年度和年度以上的

25、計(jì)劃、總結(jié)、匯報(bào)、 統(tǒng)計(jì)材料；重要職能活動(dòng)的總結(jié)、 重要專題的調(diào)研材料；代表本單位參加上級工作會(huì)議的重要典型發(fā)言、經(jīng)驗(yàn)介紹，本機(jī)關(guān)制定的方針政策性、法規(guī)性業(yè)務(wù)，中長期規(guī)劃、綱要等；聯(lián)合行文中本局為主的重要性文件；重要業(yè)務(wù)（方針政策法規(guī)性）問題的請示及批復(fù)（含上級對本級、本級對下級）；出國或出境訪問考察、參加國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的重要文件材料（指發(fā)表的公報(bào)，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會(huì)談?dòng)涗?、紀(jì)要等）；人大政協(xié)機(jī)關(guān)的提案答復(fù)材料。二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料。如：行政管理工作制度、程序、規(guī)定，行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料（指固定資產(chǎn)投資、

26、科技計(jì)劃等項(xiàng)目的審批（核準(zhǔn)） 、管理、驗(yàn)收（評估）等，不動(dòng)產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)的確認(rèn)，20 年（含）以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件 ）；機(jī)關(guān)事物管理中形成的房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料 ，與有關(guān)單位簽訂的重要合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（指涉外、金額巨大、時(shí)效性長、涉及面廣）等文件材料，國有資產(chǎn)管理（登記、統(tǒng)計(jì)、核查清算、交接等）重要文件材料（機(jī)關(guān)房產(chǎn)、機(jī)動(dòng)車等價(jià)值相對較大，使用壽命周期較長的） ，職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關(guān)手續(xù)；財(cái)務(wù)審計(jì)結(jié)論 、決算報(bào)表、本單位制作的工資發(fā)放表；有領(lǐng)導(dǎo)重要批示和處理結(jié)果的信訪材料；檔案管理、保密

27、工作、綜治衛(wèi)生、計(jì)劃生育、中心工作等方面的重要材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償重要件；執(zhí)法檢查情況匯總、通報(bào)、整改通知等。三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動(dòng)的文件材料。如：人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料（縣級以上）、處分材料（警告以上） 、職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料，復(fù)員軍人安置；人事考核、職稱評審；職工調(diào)動(dòng)、職工名冊、黨團(tuán)員名冊、黨團(tuán)材料等。紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的重要綜合性報(bào)告、調(diào)查材料（黨員受到黨內(nèi)違紀(jì)處分）；一把手述職、述廉建設(shè)總結(jié)。本機(jī)關(guān)一般性文件定期保存。其中 30 年的有：一是反映機(jī)關(guān)一般歷史面貌和一般職能活動(dòng)的文件：如黨代、人代、政協(xié)會(huì)、工青婦代表大

28、會(huì)的一般件（重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會(huì)議記錄、會(huì)議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等），本機(jī)關(guān)召開工作會(huì)、專題會(huì)、承辦國際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì)的一般件（典型材料、代表發(fā)言及交流材料、簡報(bào)、新聞報(bào)道），本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會(huì)議的主要件；職工會(huì)議記錄，年度以下的綜合性匯報(bào)材料；中心組學(xué)習(xí)計(jì)劃、日程、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議記錄；上級機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察本地區(qū)或本機(jī)關(guān)工作時(shí)形成的一般文件及本地區(qū)或本機(jī)關(guān)的工作匯報(bào)材料；代表本單位參加上級工作會(huì)議的一般事由性典型發(fā)言、 經(jīng)驗(yàn)介紹； 本機(jī)關(guān)起草的一般業(yè)務(wù)文件， 代上級機(jī)關(guān)起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項(xiàng)業(yè)務(wù)文件的最后草稿；出國或出境訪問考察、參加

29、國際會(huì)議，接待來訪等外事活動(dòng)形成的一般件（出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報(bào)告、一般性會(huì)談?dòng)涗洠?，本單位對人大的交辦函、政協(xié)的提案及領(lǐng)導(dǎo)的批示所做的答復(fù)；本級簡報(bào)，報(bào)紙、期刊、上級簡報(bào)中有自己單位的重要信息等。二是機(jī)關(guān)行政及事物管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的一般文件材料： 20 年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料；機(jī)關(guān)財(cái)務(wù)預(yù)算 ，機(jī)關(guān)物資（辦公設(shè)備及用品、機(jī)動(dòng)車等）采購計(jì)劃、審批手續(xù)、招標(biāo)投標(biāo)、購置等文件材料；機(jī)動(dòng)車調(diào)撥、保險(xiǎn)、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料；職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細(xì)則；職工住房情況統(tǒng)計(jì)、調(diào)查表、職工住房申請 ；重要接待工作的計(jì)劃、方案；其他有處理結(jié)果的信訪材料；

30、機(jī)關(guān)辦理事業(yè)單位登記、機(jī)構(gòu)代碼、物價(jià)年檢、年審文件材料；行政處罰、處分、復(fù)議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻囊话阄募牧?。三是機(jī)關(guān)人事管理、紀(jì)檢活動(dòng)中形成的人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件 ； 受縣級以下表彰、獎(jiǎng)勵(lì)的先進(jìn)單位、勞動(dòng)模范、先進(jìn)工作者的文件，受到警告處分的 人員處分材料紀(jì)檢、監(jiān)察工作中形成的一般綜合性報(bào)告、調(diào)查材料；黨支部會(huì)議記錄，個(gè)人述職、述廉建；設(shè)總結(jié)。10 年保存的有：各種會(huì)議討論未通過的文件，本機(jī)關(guān)承辦國際性會(huì)議、大型展覽會(huì)、博覽會(huì) 的 次要件（委員會(huì)、分會(huì)會(huì)議和學(xué)術(shù)會(huì)的討論記錄，會(huì)議代表登記表、接待安排）， 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦會(huì)議的一般件（典型材料、代表發(fā)言、交流材料、簡報(bào)），職工業(yè)務(wù)學(xué)

31、習(xí)、政治學(xué)習(xí)記錄 ；年度以下的計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)材料；一般活動(dòng)的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料；本級情況反映、工作信息等；黨、團(tuán)、工會(huì)工作活動(dòng)中形成的情況反映、工作簡報(bào)；聯(lián)合行文本局協(xié)辦的一般性文件；一般業(yè)務(wù)問題的請示與批復(fù)、批示（含上級對本級、本級對下級）； 行政管理工件中形成的備案文件，人事考察及備案材料；財(cái)務(wù)經(jīng)費(fèi)請示及批復(fù)、月度報(bào)表、從工資發(fā)放中心拿回來的工資發(fā)放表、勞動(dòng)情況月報(bào)、醫(yī)保、社保、公積金余額報(bào)表 ； 一般接待工作的計(jì)劃、方案；與有關(guān)單位簽訂的一般合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書（金額小、臨時(shí)性、事物性）等文件材料；國有資產(chǎn)管理一般文件（指設(shè)備價(jià)值相對不高，使用壽命周期相對較短，若干年后就要淘

32、汰、重新更換的）；沒有處理結(jié)果但需要保存信訪材料；檔案管理、保密工作、綜治衛(wèi)生、計(jì)劃生育、中心工作等方面的一般材料（如成立領(lǐng)導(dǎo)小組、保衛(wèi)安全檢查、調(diào)查記錄）；與上級及各部門簽定的年度責(zé)任狀。（3）同級機(jī)關(guān)文件：非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料保存10 年。（4）下級機(jī)關(guān)文件：報(bào)送的重要的總結(jié)、報(bào)告保存30 年；一般的保存10 年。b 、會(huì)計(jì)檔案。（ 1 ）會(huì)計(jì)憑證：保管 15 年。（2）會(huì)計(jì)帳?。含F(xiàn)金日記帳、銀行日記帳保管25年，總帳、明細(xì)帳保管15 年 ,固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5 年。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表：決算報(bào)表永久保管（包括文字分析），會(huì)計(jì)月報(bào)表保管15 年。（ 4 ）其他

33、類：會(huì)計(jì)移交清冊保管 15 年，會(huì)計(jì)檔案保管、銷毀清冊為永久，銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對帳單保管 5 年c、科技檔案。基建、科研：永久。設(shè)備檔案：長期。e、音像、電子、實(shí)物檔案：永久或長期。f、業(yè)務(wù)檔案保管期限按上級要求辦。二) 外形要求1 、裝具要求。（ 1 ）采用由縣檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的規(guī)范化的檔案卷皮夾、文書檔案盒、科技檔案盒、照片檔案盒、會(huì)計(jì)憑證盒、會(huì)計(jì)賬簿盒、會(huì)計(jì)報(bào)表夾、歸檔文件目錄紙、卷內(nèi)文件目錄紙、歸檔文件目錄索引、案卷目錄紙、會(huì)計(jì)檔案登記清冊、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄、科技檔案目錄、案卷目錄夾、全引目錄夾、歸檔文件目錄夾等裝具材料。(2) 購置合適的裝訂工具。比如用于裝訂 “案卷 ”的手槍式電鉆、用于裝 “件 ”的小型縫紉機(jī)、打孔機(jī)、塑料螺釘、 不銹鋼夾等，用于起訂書針的起訂機(jī)、裝卷時(shí)用于固定檔案不動(dòng)的夾子（4 個(gè)以上 )，以及剪刀、棉線、漿糊或膠水等。2、填寫案卷或檔案盒封面要求。立檔單位名稱應(yīng)用毛筆書寫或刻章蓋印，其他項(xiàng)目應(yīng)用鋼筆（上黑色墨水）按規(guī)定逐項(xiàng)填寫清楚，字跡工整、清晰，也可以刻章蓋印。3、