高效會(huì)議管理技巧80555

1、第1講當(dāng)今會(huì)議面面觀【本講重點(diǎn)】會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻率會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的主要目的就是解決問(wèn)題，但由于開(kāi)會(huì)技巧不佳或過(guò)于頻繁，不但無(wú)益于解決問(wèn)題，反而使問(wèn)題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢(mèng)魘；員工花太多時(shí)間在無(wú)效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問(wèn)題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。會(huì)議的意義1會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道圖1-1集思廣益圖如上圖1-1，會(huì)議是一個(gè)集合的載體。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。2會(huì)議顯示一

2、個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議總是在大于一人的情況下發(fā)生的，即使是只有兩個(gè)人的會(huì)議，這兩個(gè)人也是一種小型組織。沒(méi)有不開(kāi)會(huì)的組織或部門，一個(gè)組織或部門不召開(kāi)會(huì)議，它的存在價(jià)值就會(huì)受到質(zhì)疑。因此，會(huì)議能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。圖1-2組織或部門與會(huì)議3會(huì)議是一種群體溝通的方式開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，絕大多數(shù)情況下都是一種群體溝通。隨著科技的迅猛發(fā)展，人們的溝通方式越來(lái)越多，現(xiàn)在人們可以通過(guò)-mail、多媒體等種種形式進(jìn)行溝通，但是，群體溝通，即會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都無(wú)法替代的。因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀，這種方式最符合人類原本的溝通習(xí)慣。會(huì)議的目的開(kāi)展有效的溝通會(huì)議是一種多項(xiàng)交

3、流，可以集思廣益，實(shí)現(xiàn)有效溝通是會(huì)議的一個(gè)主要目的。傳達(dá)資訊通過(guò)會(huì)議可以向員工通報(bào)一些決定及新決策，也就是說(shuō)向員工傳達(dá)來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾許多公司或部門的常規(guī)會(huì)議其主要目的是為了監(jiān)督、檢查員工對(duì)工作任務(wù)的執(zhí)行情況，了解員工的工作進(jìn)度；同時(shí)，借助會(huì)議這種“集合”的、“面對(duì)面”的形式，來(lái)有效協(xié)調(diào)上下級(jí)以及員工之間的矛盾。達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題一般要經(jīng)歷以下6個(gè)步驟，通過(guò)這6個(gè)步驟，最終實(shí)現(xiàn)協(xié)議的產(chǎn)生和問(wèn)題的解決。圖1-3達(dá)成協(xié)議與解決問(wèn)題的6個(gè)步驟資源共享利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，共同進(jìn)步。開(kāi)發(fā)創(chuàng)意開(kāi)發(fā)創(chuàng)意的會(huì)議目的突出反映在廣告公司、媒體公司中。通

4、過(guò)舉行會(huì)議，形成新的構(gòu)思，并且論證新構(gòu)思，使其具有可行性。激勵(lì)士氣年初或年底的會(huì)議通常具有這一目的性。這種會(huì)議是為了使公司上下團(tuán)結(jié)一心，朝著一個(gè)方向共同努力。鞏固主管地位經(jīng)理或主管為了體現(xiàn)自身的存在價(jià)值，更為了鞏固自己的地位，經(jīng)常會(huì)召開(kāi)一些上下協(xié)調(diào)會(huì)議，以此來(lái)強(qiáng)化自己的地位。會(huì)議的種類會(huì)議可以按照人數(shù)、開(kāi)會(huì)方式和開(kāi)會(huì)目的進(jìn)行分類，每一種分類都從一個(gè)方面反映了會(huì)議的作用，每一種分類都與人們的實(shí)際需要、社會(huì)的不斷發(fā)展密切相關(guān)。表1-1會(huì)議的種類按人數(shù)分類按開(kāi)會(huì)方式分類按開(kāi)會(huì)目的分類 團(tuán)體會(huì)議 一對(duì)一會(huì)議 面對(duì)面會(huì)議 電話會(huì)議 視頻會(huì)議 宣布人事安排、講解政策的會(huì)議 當(dāng)眾表?yè)P(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議 臨時(shí)處

5、理突發(fā)事件的會(huì)議 固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議 集思廣益的會(huì)議會(huì)議的頻率每種會(huì)議都有其合理的發(fā)生頻率，只有掌握了合理的會(huì)議發(fā)生頻率，才能更高效地利用各種會(huì)議解決問(wèn)題、達(dá)到目的。1.固定的部門會(huì)議2.全體會(huì)議3.處理突發(fā)事件的會(huì)議4.一對(duì)一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議成本分為時(shí)間成本、直接會(huì)議成本和效率損失成本3種。會(huì)議成本是非?？捎^的一筆數(shù)目，它關(guān)系到一家公司的得失成敗，因此萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。1.會(huì)議的時(shí)間成本2.直接的會(huì)議成本3.效率損失成本開(kāi)會(huì)時(shí)，主管人員必須離開(kāi)自己的工作崗位，這有可能造成公司整體管理效率的下降。由于管理效率下降而造成的損失，就是效率損失成本。效率損失成本包括以下3種情況：【本講總結(jié)】從某種

6、角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都“行之有效”。第2講會(huì)議效率不高的原因及解決方案【本講重點(diǎn)】會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理1會(huì)議的通病效率不高小王是一家公司的職員，他對(duì)公司會(huì)議有自己的一些想法，他的想法反映了許多公司會(huì)議的某些現(xiàn)狀，值得我們思考。很多公司往往由于以下原因，

7、開(kāi)會(huì)效率低下：公司的主管都不知道何時(shí)是開(kāi)會(huì)的最好時(shí)機(jī)。許多重要的會(huì)都安排在周五下午開(kāi)，或非要安排在事務(wù)繁忙的周一開(kāi)。許多主管對(duì)于何時(shí)開(kāi)會(huì)幾乎都不征詢員工的意見(jiàn)。這使得員工疲于奔命，甚至得延后或放棄參加其他會(huì)議。有些“必須到會(huì)”的員工，因?yàn)橐呀?jīng)與重要客戶或政府官員有約在先，根本不能出席，這使得會(huì)議討論很難進(jìn)行。而到場(chǎng)的人往往并非與議題關(guān)系最密切的人，所以準(zhǔn)備不充分或者根本來(lái)不及準(zhǔn)備。時(shí)下有一句很流行的話“最近比較煩”，對(duì)太多像小王一樣的職場(chǎng)人士來(lái)說(shuō)，這句話可以改為“開(kāi)會(huì)比較煩”。開(kāi)會(huì)之所以煩，用小王的話來(lái)說(shuō)，就是“會(huì)議常在毫無(wú)章法的狀況下進(jìn)行，甚至毫無(wú)意義地延長(zhǎng)時(shí)間，即使有決議，質(zhì)量也很低”，簡(jiǎn)

8、而言之，會(huì)議效率不高。因此，尋找致使會(huì)議效率不高的原因就顯得格外重要。2會(huì)議效率不高的原因會(huì)議效率不高通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會(huì)議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主持人的技能、會(huì)議的地點(diǎn)以及會(huì)議的準(zhǔn)備工作。表2-1會(huì)議效率不高的原因及具體表現(xiàn)項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)（1）時(shí)間會(huì)議安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無(wú)心開(kāi)會(huì)。（2）地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無(wú)法正常進(jìn)行。（3）開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議的人未到，通知來(lái)的是一些可有可無(wú)的參加者。（4）主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說(shuō)服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無(wú)法達(dá)到會(huì)議意圖。（5）參會(huì)

9、者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。（6）會(huì)議的準(zhǔn)備工作開(kāi)會(huì)前沒(méi)有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無(wú)成效。（7）開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無(wú)意義、宣告失敗。3預(yù)防性管理所謂預(yù)防性管理，其實(shí)就是防患于未然，將禍患扼殺于搖籃之中。對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，做預(yù)防性管理，實(shí)際上就是在開(kāi)會(huì)之前，針對(duì)可能導(dǎo)致會(huì)議效率低下的各種原因，一一做好預(yù)防工作，從而保證會(huì)議的高效進(jìn)行。【舉例】以會(huì)議為例，為了預(yù)防出現(xiàn)效率不高的情況，下面針對(duì)7種致使會(huì)議效率低下的原因，做一個(gè)全面的預(yù)防性管理。會(huì)議效率不高的原因預(yù)防性管理措施時(shí)間會(huì)議一般

10、應(yīng)安排在周二至周四上午或是下午兩點(diǎn)半之后，避免安排在周一或周五。地點(diǎn)地點(diǎn)盡量設(shè)置在一個(gè)封閉的會(huì)議室內(nèi)，而且最好圍著圓桌進(jìn)行。開(kāi)會(huì)對(duì)象的選擇事先通知必須出席會(huì)議的人，將出席會(huì)議的人分為必須參加者、可以旁聽(tīng)者和可選擇參加者幾類。主持人的技能選擇具有親和力、影響力的人擔(dān)任主持人一職。參會(huì)者的技能參會(huì)者一定要具有傾聽(tīng)能力。會(huì)議的準(zhǔn)備工作一定要提前做好具體的準(zhǔn)備工作。開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議舉行之前將開(kāi)會(huì)的原因、目的和結(jié)果通知所有的參會(huì)者。高效會(huì)議的八大特征與低效率會(huì)議相對(duì)的就是高效會(huì)議，高效會(huì)議充分克服了致使會(huì)議效率不高的種種不利因素。高效會(huì)議具有8大特征。建議在正式召開(kāi)會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大

11、特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開(kāi)的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范包含3個(gè)部分：會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范、固定的會(huì)議流程規(guī)范以及會(huì)議規(guī)范本身。1會(huì)議時(shí)間安排的規(guī)范上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開(kāi)始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來(lái)看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益

12、。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開(kāi)始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。2會(huì)議規(guī)范本身會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要包括以下條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開(kāi)會(huì)時(shí)間。超過(guò)1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書(shū)面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見(jiàn)不同是好事，議論才能面面俱到，甚至有人扮“黑臉”。

13、會(huì)議結(jié)束2-3天后，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。3固定的會(huì)議流程規(guī)范圖2-1固定的會(huì)議規(guī)范流程固定的會(huì)議流程規(guī)范主要包括一個(gè)中心、兩個(gè)基本點(diǎn)。（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開(kāi)始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭

14、一尾，即會(huì)議開(kāi)始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫(xiě)、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等?！颈局v總結(jié)】會(huì)議效率不高是當(dāng)前許多會(huì)議的現(xiàn)狀。因此，找出會(huì)議效率低下的原因就顯得格外重要。通常有7大因素致使會(huì)議效率低下，針對(duì)這些因素，應(yīng)在會(huì)前充分做好預(yù)防性管理。與此同時(shí)，清楚了解什么是高效會(huì)議、會(huì)議規(guī)范有哪些也至關(guān)重要，只有掌握了這些，才能從正面引導(dǎo)我們?nèi)绾翁岣邥?huì)議的效率。第3講開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備工作【本講重點(diǎn)】是否要開(kāi)會(huì)準(zhǔn)備工作的作

15、用1H 5W準(zhǔn)備工作核對(duì)單主持人的準(zhǔn)備工作是否要開(kāi)會(huì)“機(jī)遇只偏愛(ài)那些有準(zhǔn)備的頭腦”。對(duì)一個(gè)人而言，無(wú)論做任何事，如果事前沒(méi)有做好充分的準(zhǔn)備，那么等待他的必然是一個(gè)注定的失敗。對(duì)一次會(huì)議而言，高效的會(huì)議其實(shí)在正式宣布開(kāi)始之前就開(kāi)始了！一次高效會(huì)議的第一步準(zhǔn)備工作是確定是否真的有開(kāi)會(huì)的必要性。這個(gè)確定工作看似多余，實(shí)際上必不可少。這一步確定工作的作用相當(dāng)于一個(gè)“篩選器”，它使那些根本不符合發(fā)生條件的“會(huì)議”提前落選，從而為高效會(huì)議的產(chǎn)生把好第一關(guān)。1無(wú)需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”圖3-1不需開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”如果還有比開(kāi)會(huì)更好的方法，即如果能夠通過(guò)一些看似原始的方法達(dá)到與開(kāi)會(huì)同樣的目的，就無(wú)需舉行會(huì)議，例

16、如寫(xiě)紙條、打電話或發(fā)郵件等。這些方式可能在感覺(jué)上不如開(kāi)會(huì)那么痛快淋漓，然而卻簡(jiǎn)潔有效，對(duì)于一些問(wèn)題的解決具有經(jīng)濟(jì)實(shí)用的優(yōu)勢(shì)。如果你是唯一可以做決策的人，那么一定不要浪費(fèi)自己和他人的時(shí)間，召開(kāi)耗時(shí)長(zhǎng)久的所謂會(huì)議。首先，因?yàn)樗说膮⑴c可能只能把問(wèn)題變得更糟；其次，決策既然只能由你做出，就無(wú)需聚集他人集體討論，結(jié)果又全盤(pán)推翻他人意見(jiàn)，這種做法只會(huì)既不利于解決問(wèn)題，又容易令自己陷入尷尬境地。會(huì)議成本是一個(gè)絕對(duì)不容忽視的問(wèn)題，一定要做好會(huì)議成本的預(yù)算，不能用高昂的會(huì)議成本來(lái)?yè)Q取某些會(huì)議的發(fā)生，因?yàn)殚L(zhǎng)此以往公司必然會(huì)不堪重負(fù)、得不償失。2必須開(kāi)會(huì)的“五個(gè)如果”“聽(tīng)取部門匯報(bào)工作”最好采用會(huì)議的形式，不能用

17、每周或每月交一次書(shū)面報(bào)告的方式取代。定時(shí)交書(shū)面報(bào)告往往會(huì)流于形式，往往會(huì)使公司上下形成為了交報(bào)告而交報(bào)告的不良風(fēng)氣，使公司內(nèi)部缺乏溝通，使問(wèn)題和建議無(wú)法順暢流通，長(zhǎng)此以往，后果不堪設(shè)想。因此，每月一定要召開(kāi)正式的會(huì)議，聽(tīng)取部門匯報(bào)工作，使各種信息在公司內(nèi)部高效流通。 表?yè)P(yáng)和批評(píng)是兩種很好的激勵(lì)方式，而當(dāng)眾的表?yè)P(yáng)和批評(píng)具有更強(qiáng)的影響力。采用會(huì)議的形式表?yè)P(yáng)或批評(píng)，有利于充分發(fā)揮表?yè)P(yáng)或批評(píng)的作用。在大會(huì)上當(dāng)眾表?yè)P(yáng)“明星員工”可以樹(shù)立標(biāo)桿，充分發(fā)揮榜樣的好作用，有效推動(dòng)競(jìng)爭(zhēng)；當(dāng)眾批評(píng)某些情節(jié)嚴(yán)重的錯(cuò)誤行為，有利于警醒員工，避免同類事情再度發(fā)生。 當(dāng)你給某一個(gè)項(xiàng)目小組，或者給你的部門分配任務(wù)時(shí)，一定要舉

18、行會(huì)議，不能采用郵件或者其他書(shū)面形式。因?yàn)榉峙扇蝿?wù)意味著要達(dá)到團(tuán)結(jié)上下、協(xié)作完成任務(wù)的目的，只有通過(guò)會(huì)議把任務(wù)公共化、明確化，才能促進(jìn)協(xié)作，從而保證任務(wù)的及時(shí)完成。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單會(huì)議的具體準(zhǔn)備工作相當(dāng)于會(huì)議的硬件，因此必須要面面俱到。將這些具體的工作一一列出就是一張會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單。這張核對(duì)單雖然數(shù)目繁多，然而卻是會(huì)議成功的有效保證。會(huì)議準(zhǔn)備工作核對(duì)單1、了解會(huì)議的目的3、確定會(huì)議的形式5、決定會(huì)議的時(shí)間7、決定會(huì)議的地點(diǎn)9、確定出席人數(shù)11、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13、是否安排與會(huì)者住宿15、確定視聽(tīng)教材17、準(zhǔn)備會(huì)場(chǎng)周邊位置圖19、確定自己人的相關(guān)資料2、是否一定要開(kāi)會(huì)4、安排會(huì)議的議程6

19、、確定會(huì)議的主持人8、研究會(huì)場(chǎng)如何布置10、安排出席者座位12、是否安排交通工具14、是否發(fā)出了會(huì)議通知16、確定輔助教材18、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20、是否安排會(huì)后娛樂(lè)項(xiàng)目并做好事先通知以上20個(gè)條款是一般會(huì)議都應(yīng)該注意的一些硬性因素，還有一些因素很容易被忽視，一定要特別注意：會(huì)場(chǎng)的布置需要特別注意：如果與會(huì)人員超過(guò)10個(gè)，會(huì)場(chǎng)最好布置成“”字型，主持人可以站在會(huì)場(chǎng)中央，這樣有利于協(xié)調(diào)討論;如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室的形式；5到7人的會(huì)議，最好安排成圓桌型，也就是半島型。主持人的準(zhǔn)備工作1主持人的4個(gè)準(zhǔn)備工作2SWOT分析圖3-4SWOT分析SWOT是以上四個(gè)英文單詞的縮合形式。其

20、中，“S”和“W”代表主持人自身具有的主持優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì)；而“O”和“T”則是指你所進(jìn)行的這次會(huì)議主持工作對(duì)你周圍的環(huán)境（也包括你自身）可能帶來(lái)的機(jī)會(huì)或是威脅?！颈局v總結(jié)】一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無(wú)論是簡(jiǎn)潔明了的1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。第4講成功會(huì)議的五種策略【本講重點(diǎn)】如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議決策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議如何做開(kāi)場(chǎng)白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度掌握議事進(jìn)度對(duì)

21、一次會(huì)議的成功可謂至關(guān)重要。控場(chǎng)也就成為一個(gè)主持人最應(yīng)訓(xùn)練的技巧之一。掌握議事進(jìn)度主要包括2種方式：語(yǔ)言方式與非語(yǔ)言方式。1語(yǔ)言方式語(yǔ)言方式是指主持人用一些比較有技巧的話語(yǔ)來(lái)控制會(huì)議的議事進(jìn)度。例如，面對(duì)一些非常容易滔滔不絕的發(fā)言者，主持人可以憑借對(duì)其的了解，讓其先發(fā)言，使其盡量縮短發(fā)言的時(shí)間。具體做法如：“能不能用3分鐘的時(shí)間給我們簡(jiǎn)單的說(shuō)一下？”當(dāng)他說(shuō)到5分鐘的時(shí)候，你可以再說(shuō)：“嗯，已經(jīng)5分鐘了，你說(shuō)的正是我們需要的。”或者可以采用一帶而過(guò)的方法，例如“你剛才說(shuō)的內(nèi)容非常好，你對(duì)下一問(wèn)題怎么看？”這樣就可以把他從一個(gè)問(wèn)題帶到另一個(gè)問(wèn)題，或是可以轉(zhuǎn)移說(shuō)話對(duì)象，如“你說(shuō)得很好，坐在您旁邊的這

22、位怎么看呢？”通過(guò)以上這些話語(yǔ)，即語(yǔ)言方式，主持人可以有意識(shí)的、合理的控制議事進(jìn)度。2非語(yǔ)言方式更有效的掌控議事進(jìn)度的方式是用非語(yǔ)言性的方式，即通過(guò)眼神、手勢(shì)等面部表情告訴發(fā)言人說(shuō)多了或者別說(shuō)了，或者是說(shuō)得不夠接著說(shuō)等。比如主持人把目光轉(zhuǎn)向別人，就可能是在提示正在說(shuō)話的人可以停止說(shuō)話了；不耐煩的敲桌子，也可以提示結(jié)束發(fā)言；用比較不禮貌的方式，如不停的看手表，也能達(dá)到同樣的效果。語(yǔ)言和非語(yǔ)言這2種形式的合理運(yùn)用，可以做到有效的控場(chǎng)，使會(huì)議既不會(huì)太短，也不會(huì)太長(zhǎng)，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。如何達(dá)成決議決策方式彼德德魯克決議法彼德德魯克是世界著名的管理大師，他通過(guò)多年的學(xué)習(xí)研究，總結(jié)出了達(dá)成協(xié)議的如下步驟

23、。通過(guò)這些步驟的有效執(zhí)行，能夠順利達(dá)成協(xié)議。4種群體決策圖4-14種群體決策1權(quán)威決策權(quán)威決策出現(xiàn)于最高掌權(quán)者具有決策權(quán)和否決權(quán)，單方面作出決定時(shí)。適宜使用：當(dāng)組織授權(quán)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人作最終決策并全權(quán)負(fù)責(zé)時(shí)。不宜使用：當(dāng)團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)人希望團(tuán)隊(duì)成員接納并支持某項(xiàng)決策時(shí)?！九e例】特別行動(dòng)小組向部分領(lǐng)導(dǎo)提交報(bào)告并等待最后決策。經(jīng)理決定工作日程表，然后通知該小組。優(yōu)點(diǎn)：決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；在權(quán)力界限明顯的地方最有效。缺點(diǎn)：雖然可迅速做出決策，但實(shí)際支持和執(zhí)行建議也不易；當(dāng)復(fù)雜性增高時(shí)，權(quán)威決策的質(zhì)量會(huì)由于考慮面不寬而受到影響。2少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策出現(xiàn)于多數(shù)成員同意提案時(shí)，它以民

24、主原則為基礎(chǔ)。適宜使用：當(dāng)時(shí)間有限，而決策結(jié)果不會(huì)對(duì)反對(duì)者造成消極影響時(shí)。注意：投票容易導(dǎo)致輸贏之爭(zhēng)，輸方將難以盡職和投入?！九e例】團(tuán)隊(duì)成員投票接受一項(xiàng)新的工作程序。團(tuán)隊(duì)成員投票選舉團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)。優(yōu)點(diǎn)：允許多數(shù)人對(duì)問(wèn)題發(fā)表自己的意見(jiàn)。保證大多數(shù)人獲勝。決議可通過(guò)簡(jiǎn)單唱票，相對(duì)迅速和高效做出。缺點(diǎn)：在小集團(tuán)內(nèi)，投票一向促成人們分派。這種競(jìng)爭(zhēng)會(huì)影響一項(xiàng)決議的質(zhì)量和執(zhí)行。3共識(shí)決策共識(shí)決策產(chǎn)生于所有成員都不同程度地支持某項(xiàng)提議，每一團(tuán)隊(duì)成員均有否決權(quán)。共識(shí)決策提供一種反映所有成員想法的全面解決辦法，能夠提高成員實(shí)施決策的積極性，體現(xiàn)平等之風(fēng)。注意：如果決策時(shí)間有限，或團(tuán)隊(duì)成員不具備決策的足夠技巧，決策就

25、難以形成。【舉例】全體工作人員同意支持新的程序變動(dòng)，團(tuán)隊(duì)制定了一套工作方針。優(yōu)點(diǎn)：保證所有問(wèn)題和思想得到公開(kāi)辯論，每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)過(guò)深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。缺點(diǎn)：達(dá)成一致需要相對(duì)長(zhǎng)的時(shí)間，并具挑戰(zhàn)性。而且需要大量的溝通、耐心的聆聽(tīng)并理解他人觀點(diǎn)；為確保所有團(tuán)隊(duì)成員有機(jī)會(huì)發(fā)表意見(jiàn)和分享其見(jiàn)解，必須進(jìn)行有效的推動(dòng)。4無(wú)異議決策無(wú)異議決策產(chǎn)生于所有成員對(duì)某項(xiàng)決策完全贊同時(shí)。當(dāng)提案非常重要，要求所有成員達(dá)成完全一致時(shí)，團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)作出無(wú)異議決策。注意：無(wú)論團(tuán)隊(duì)具備什么樣的經(jīng)驗(yàn)，無(wú)異議決策都很難達(dá)成。只有當(dāng)一項(xiàng)決策的結(jié)果對(duì)每個(gè)成員都至關(guān)重要時(shí)才有可能作出無(wú)異議決策。【舉例】一陪

26、審團(tuán)認(rèn)真研究法庭案子后，呈遞一份無(wú)異議裁決書(shū)。優(yōu)點(diǎn)：確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最佳的，并公開(kāi)支持它；意見(jiàn)不和和沖突最低。缺點(diǎn)：因?yàn)闆](méi)有哪兩個(gè)人的思想完全合拍，達(dá)成無(wú)異議決策也許會(huì)花費(fèi)很長(zhǎng)的時(shí)間。無(wú)異議決策常常難以做出。4種團(tuán)隊(duì)決策法如何圓滿結(jié)束會(huì)議【本講總結(jié)】會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開(kāi)始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬(wàn)無(wú)一失。需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5種策略。希望你的每一次會(huì)議都碩果累累!第5講會(huì)議中的溝通與反饋技巧【本講重點(diǎn)】

27、會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧會(huì)議中的溝通3種溝通圖畫(huà)1溝通漏斗圖5-1溝通漏斗溝通漏斗呈現(xiàn)的是一種由上至下逐漸減少的趨勢(shì)，因?yàn)槁┒返奶匦跃驮谟凇奥薄?duì)溝通者來(lái)說(shuō)，是指如果一個(gè)人心里想的是100%的東西，當(dāng)你在眾人面前、在開(kāi)會(huì)的場(chǎng)合用語(yǔ)言表達(dá)心里100%的東西時(shí)，這些東西已經(jīng)漏掉了20%，你說(shuō)出來(lái)的只剩80%了。而當(dāng)這80%的東西進(jìn)入別人的耳朵時(shí)，由于文化水平、知識(shí)背景的關(guān)系，只存活了60%。實(shí)際上，真正被別人理解了、消化了的東西大概只有40%。等到這些人遵照領(lǐng)悟的40%具體行動(dòng)時(shí)，已經(jīng)變成20%了。這就是所謂的溝通漏斗，它的吞并功能可謂強(qiáng)大。然而，這樣的漏斗現(xiàn)象時(shí)時(shí)刻刻發(fā)生在我們周圍，真的非

28、?？膳隆Ｋ?，一定要掌握一些溝通技巧，爭(zhēng)取讓這個(gè)漏斗漏得越來(lái)越少。2溝通金三角圖5-2溝通金三角溝通金三角反映的是一種換位思考的思維模式。由圖5-2所示，在三角形的底端， “自己”和“對(duì)方”在兩邊說(shuō)話，你談你的事兒，我談我的事兒，這種溝通只是在對(duì)話，是不會(huì)成功的；只有在金三角的頂端，只有開(kāi)會(huì)溝通的雙方采用換位思考的方式，使談話雙方都站在對(duì)方的角度上，設(shè)身處地的為對(duì)方考慮，才能真正體會(huì)彼此的意思，也才能實(shí)現(xiàn)成功的溝通，所以溝通的關(guān)鍵在于換位思考。3溝通的冰山模式圖5-3溝通的冰山模式溝通的冰山模式反映了兩個(gè)人或者兩組人在談話時(shí)，談的是同一個(gè)話題，但是大家說(shuō)出的內(nèi)容只是冰山露出水面的部分，而對(duì)方真

29、正想表達(dá)的東西大部分隱藏在水面以下。冰山露出水面的部分只占整個(gè)冰山體積的5%20%，隱含在水面以下的冰山體積，即對(duì)方真正想說(shuō)卻沒(méi)說(shuō)出的內(nèi)容則占到80%95%。有效溝通原則溝通的成功得益于在溝通時(shí)，雙方都有明確的溝通目標(biāo)，并且有明確的時(shí)間約束。在溝通過(guò)程中，彼此積極主動(dòng)，善于傾聽(tīng)對(duì)方，注重雙方的每一個(gè)細(xì)節(jié)，并且雙方為達(dá)成目標(biāo)而不斷努力。只有掌握了這些溝通原則，才能促進(jìn)溝通的順利進(jìn)行。造成溝通困難的因素如何建立信任會(huì)議中的反饋技巧1反饋的兩種方式2反饋的兩種類型圖5-4反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋積極的反饋是一種正面的強(qiáng)化指導(dǎo)，即一般意義上的表?yè)P(yáng)。成功的正面指導(dǎo)反饋一定要具有以下特征：具有肯定行為價(jià)

30、值、描述特定的行為、真心的、及時(shí)、經(jīng)常、逐漸減少。建設(shè)性反饋是一種勸告指導(dǎo)，即一般意義上的批評(píng)。批評(píng)要非常注意方式，既要達(dá)到反饋的目的，又不能傷害別人的自尊。下面介紹2種效果較好的建設(shè)性反饋：3反饋時(shí)的特征4如何接受反饋【本講總結(jié)】高效的會(huì)議離不開(kāi)良好的溝通與反饋。溝通與反饋的良性進(jìn)行是極其重要又極其困難的。所以，要深刻理解溝通的特征，溝通會(huì)遇到的障礙，也要學(xué)會(huì)如何進(jìn)行巧妙的表?yè)P(yáng)和批評(píng)，如何理性的接受反饋，這樣才能有效提高會(huì)議的效率。第6講主持人的會(huì)議管理技巧【本講重點(diǎn)】?jī)A聽(tīng)的技巧實(shí)際的說(shuō)話技巧傾聽(tīng)的技巧1傾聽(tīng)的禮節(jié)傾聽(tīng)的禮節(jié)包括3項(xiàng)內(nèi)容：首先建議你學(xué)會(huì)傾聽(tīng)別人的故事，進(jìn)而傾聽(tīng)別人完整的故事，

31、而且最好能在聽(tīng)完別人完整的故事之后再發(fā)言。只有聽(tīng)完別人完整的故事之后，你才能換一個(gè)角度，站在他人的立場(chǎng)上，充分理解他人的處境、他人當(dāng)時(shí)的心情，也才能幫助你做出正確的判斷，以免犯下無(wú)法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。傾聽(tīng)是有一定禮節(jié)的行為，一定要充分重視。充分注意了傾聽(tīng)的禮節(jié)，就能夠很好的理解什么是傾聽(tīng)。傾聽(tīng)首先是一種管理技巧，這種技巧能夠通過(guò)學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。其次傾聽(tīng)是一種忘我的方式，讓自我與他人在同一種話語(yǔ)背景中融合。2傾聽(tīng)的具體方法傾聽(tīng)時(shí)最好保持點(diǎn)頭且微笑的精神面貌，你的眼神要與交談?wù)呦嗷ソ佑|，要使交談?wù)哂幸环N被重視、在溝通的感覺(jué)。另外還要發(fā)出一些傾聽(tīng)的聲音，例如“就是”、“好好”、“是這樣嗎？”“不錯(cuò)”、

32、“真的”這樣的話，這些語(yǔ)言會(huì)激勵(lì)對(duì)方越說(shuō)越多，因?yàn)樗麜?huì)覺(jué)得自己是被傾聽(tīng)的。此外，身體前傾也是傾聽(tīng)的有效技巧，這種往前傾的姿勢(shì)是保證精力充沛的良好方式，同時(shí)還可以保證你不走神，你的身體前傾時(shí)，會(huì)給被傾聽(tīng)者其很受尊重的印象。傾聽(tīng)的關(guān)鍵則是重復(fù)和總結(jié)，當(dāng)然也要做好相關(guān)的記錄。3傾聽(tīng)的誤區(qū)傾聽(tīng)容易陷入以下誤區(qū)，一定要格外注意：4“傾聽(tīng)”小總結(jié)如果用兩句日常用語(yǔ)來(lái)總結(jié)傾聽(tīng)的技巧，那你可以經(jīng)常使用“我也有相同的經(jīng)歷”“如果是我的話”這兩句話進(jìn)入傾聽(tīng)狀態(tài)，同時(shí)也能使會(huì)談?wù)叱浞指惺艿侥阏趦A聽(tīng)。其實(shí)，這兩句話的作用在于它可以使你置身于一種既合適表達(dá)自己感受，又能與別人融洽溝通的情境中，如此一來(lái)，身為主持人的你

33、，當(dāng)然能夠在會(huì)議主持中游刃有余。會(huì)議中的說(shuō)話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說(shuō)話技巧：展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見(jiàn)，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見(jiàn)，例如：“后來(lái)呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問(wèn)話之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問(wèn)題是.”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說(shuō)話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低

34、級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致?！敖ⅰ苯?jīng)常使用的問(wèn)話是“我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊剑闳绾慰创@個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見(jiàn)，對(duì)于這些反對(duì)意見(jiàn)作為主持人的你可能沒(méi)聽(tīng)明白，或者你認(rèn)為大家可能沒(méi)有聽(tīng)明白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō) “您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說(shuō)話方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見(jiàn)的實(shí)際含義。總結(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即

35、把大家的意見(jiàn)集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三”。排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”。“排除”的具體方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)題怎么看？”或是“你這個(gè)問(wèn)題回答得非常好，您旁邊那位有什么見(jiàn)解呀？后邊那位有什么見(jiàn)解呀？”用這種問(wèn)話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不

36、語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)話技巧，這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。會(huì)議中的說(shuō)話技巧會(huì)議中主持人要學(xué)會(huì)使用以下幾種說(shuō)話技巧：展示。即主持人使用流利的話語(yǔ)把自己的想法展示給大家。探詢。與會(huì)者面對(duì)主持人的展示發(fā)言會(huì)持有許多不同意見(jiàn)，這時(shí)候主持人要用一些經(jīng)典的探詢式問(wèn)話來(lái)了解與會(huì)者的意見(jiàn)，例如：“后來(lái)呢？”“那結(jié)果怎么樣呢？”“那你到底什么意思呢？”“你能再給我們講清楚一點(diǎn)嗎？”

37、評(píng)論。與會(huì)者回答完主持人的探詢問(wèn)話之后，主持人將對(duì)與會(huì)者的回答作出評(píng)論，如“我明白你的意思了”“我認(rèn)為問(wèn)題是.”這樣兩者的溝通就可以順暢進(jìn)行了。建立。評(píng)論之后需要采用“建立”的說(shuō)話技巧?！敖ⅰ本拖翊罘e木一樣，是指主持人將與會(huì)者表達(dá)的思想按照層次逐級(jí)歸納，從低級(jí)到高級(jí)，由初級(jí)協(xié)議至中級(jí)協(xié)議再到最終達(dá)成一致。“建立”經(jīng)常使用的問(wèn)話是“我們討論完第一個(gè)問(wèn)題了，接著我們?cè)龠M(jìn)一步，第二個(gè)問(wèn)題您怎么看？”“那我們?cè)偕钜徊?，你如何看待這個(gè)問(wèn)題的成因呢？”“我們進(jìn)一步具體怎么解決這個(gè)方案呢？”測(cè)試?yán)斫馇闆r。在會(huì)議中總有一些人表示反對(duì)意見(jiàn)，對(duì)于這些反對(duì)意見(jiàn)作為主持人的你可能沒(méi)聽(tīng)明白，或者你認(rèn)為大家可能沒(méi)有聽(tīng)明

38、白，這時(shí)候就要采用“測(cè)試”的問(wèn)話方式，來(lái)測(cè)試一下大家的理解情況。例如“剛才這位先生的發(fā)言大家都清楚了嗎？”或者說(shuō) “您剛才是說(shuō)的這個(gè)意思，我理解對(duì)了嗎？”這就是測(cè)試的說(shuō)話方式，用其來(lái)保證大家真正弄懂一些意見(jiàn)的實(shí)際含義?？偨Y(jié)。在測(cè)試完理解情況之后，就需要總結(jié)，即把大家的意見(jiàn)集中，例如：“剛才大家討論非常好，我來(lái)總結(jié)一下你們說(shuō)的是一、二、三”。排除與引進(jìn)。排除是指拒絕某些與會(huì)者繼續(xù)發(fā)言，引進(jìn)指邀請(qǐng)某些與會(huì)者發(fā)言。具體是指當(dāng)主持人碰到那些說(shuō)話容易滔滔不絕，或是說(shuō)話總是跑題的發(fā)言者時(shí)，要將其關(guān)在門外，即將其排除”?！芭懦钡木唧w方法是：“您這個(gè)觀點(diǎn)太好了，那么您對(duì)下一個(gè)問(wèn)題怎么看？”或是“你這個(gè)問(wèn)題回

39、答得非常好，您旁邊那位有什么見(jiàn)解呀？后邊那位有什么見(jiàn)解呀？”用這種問(wèn)話可以達(dá)到一舉兩得的效果，其一是可以把你想排除的人排除出去，其二則可以讓那些還沒(méi)發(fā)言的人得到發(fā)言的機(jī)會(huì)。這其二“把別人帶進(jìn)來(lái)”就是所謂的“引進(jìn)”。簡(jiǎn)而言之，排除的是滔滔不絕的人，引進(jìn)的是沉默不語(yǔ)的人。這是兩種很好的說(shuō)話技巧，這兩種技巧通常是連用的。就程序提出建議。主持人就會(huì)議程序提出一些建議，主要的目的是掌控會(huì)議時(shí)間。一個(gè)會(huì)議進(jìn)行到一定時(shí)間時(shí)，主持人就要根據(jù)實(shí)際情況說(shuō)：“好，這個(gè)程序我們現(xiàn)在進(jìn)行到第二步了，那我建議我們馬上轉(zhuǎn)入第三步的程序”、“我們討論這幾個(gè)方案到底哪個(gè)適用？”。第7講如何對(duì)待會(huì)議中的意外情況【本講重點(diǎn)】與“C

40、icada蟬”相遇與“Shark鯊魚(yú)”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤”與“Crab螃蟹(跑題者)”相遇與“Cicada蟬”相遇與“Shark 鯊魚(yú)”相遇與“Donkey驢”相遇遭遇“Rabbit Tracking兔子般追蹤” 與“Crab 螃蟹（跑題者）”相遇情景小案例地點(diǎn)：某公司會(huì)議室人物：主持人；與會(huì)者1“蟬”； 與會(huì)者2“鯊魚(yú)”；與會(huì)者3“兔子”；與會(huì)者4“驢”；與會(huì)者5“螃蟹”會(huì)議議題：?jiǎn)T工晚會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。會(huì)議內(nèi)容如下主持人說(shuō)：今天會(huì)議的主要議題是即將舉行的員工晚會(huì)，會(huì)議時(shí)間局限在1小時(shí)之內(nèi)，我們要決定4項(xiàng)內(nèi)容，即晚會(huì)的時(shí)

41、間、地點(diǎn)、節(jié)目單和抽獎(jiǎng)內(nèi)容。下面請(qǐng)大家各抒己見(jiàn)。評(píng)議：主持人開(kāi)場(chǎng)白可謂簡(jiǎn)潔明了，分別指明了會(huì)議的主題、時(shí)間。與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：我先說(shuō)吧，我覺(jué)得像節(jié)目方面，還是由各小組自己報(bào)上來(lái)，然后由誰(shuí)負(fù)責(zé)匯總，再?gòu)闹刑粢恍┖玫?，最后把?jié)目確定下來(lái)。抽獎(jiǎng)活動(dòng)是晚會(huì)重要的一環(huán)，我們一定要抽的讓大家都開(kāi)心。要達(dá)到這個(gè)效果，我覺(jué)得去年那個(gè)抽獎(jiǎng)就挺有意思，我抽中了一臺(tái)彩電，而張總只抽到一支鋼筆，把我們給樂(lè)壞了。地點(diǎn)的選擇也很重要，去年選擇的地點(diǎn)就在公司樓底下的一個(gè)迪廳，我覺(jué)得氣氛不太好，主要原因是天天從那兒經(jīng)過(guò)，沒(méi)有什么神秘感，也沒(méi)有新鮮感，我覺(jué)得挺沒(méi)有意思的。我建議去一個(gè)比較遠(yuǎn)的，高雅一點(diǎn)的，我想比如說(shuō)什么中央電視

42、臺(tái)梅地亞賓館，或者是去清華紫光國(guó)際會(huì)議中心，那個(gè)地方才與我們的身份相符嘛，是吧!評(píng)議：像“蟬”一樣的與會(huì)者1，說(shuō)話漫無(wú)邊際，滔滔不絕，符合蟬的本性。一定要控制其發(fā)言時(shí)間。主持人說(shuō)：好好，我明白你的意思了，你講的其實(shí)非常好，你想總結(jié)的是地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)是非常重要的，其他是不重要的?！跋s”說(shuō)：對(duì)。主持人說(shuō)：謝謝，那其他人有什么看法。與會(huì)者2“鯊魚(yú)”：我不同意他的看法，地點(diǎn)和抽獎(jiǎng)這些都是次要的，既然是一個(gè)晚會(huì)，主題應(yīng)該是節(jié)目，節(jié)目搞得好與壞能決定整個(gè)晚會(huì)質(zhì)量如何，是不是能夠引起大家的興趣。所有的員工在一塊，對(duì)去年一年做一個(gè)回顧，對(duì)來(lái)年做一個(gè)展望，在這一氣氛之下，也能凝聚團(tuán)隊(duì)的這種戰(zhàn)斗力，所以我覺(jué)得這些東西

43、都無(wú)所謂，只要不是太嚴(yán)肅的地方就可以，時(shí)間的話這個(gè)只要是臨近春節(jié)的幾天都行。評(píng)議：與會(huì)者2是屬于“鯊魚(yú)”性格的發(fā)言者，有攻擊別人的傾向；總是給予消極的、否定的意見(jiàn)。與會(huì)者3“兔子”：咱們現(xiàn)在討論一下禮品發(fā)放的問(wèn)題。評(píng)議：與會(huì)者3是屬于“兔子”性格的發(fā)言者，總是提議不同的程序。主持人說(shuō)：禮品的發(fā)放，你建議我們從禮品發(fā)放開(kāi)始討論，我們看看能不能這樣，既然他們兩位都說(shuō)到了時(shí)間、地點(diǎn)，我們不妨先按照這個(gè)順序討論，然后馬上討論這個(gè)禮品發(fā)放的問(wèn)題，好嗎？評(píng)議：主持人要采取以下方式對(duì)付這樣的人：肯定他的貢獻(xiàn)或是重申可以先試用現(xiàn)在的程序，如不奏效，則馬上按他的方法實(shí)施。與會(huì)者3“兔子”：不，既然開(kāi)晚會(huì)，節(jié)目還

44、是很重要的，不如從節(jié)目單開(kāi)始。主持人說(shuō)：我明白你的意思，可是我知道小王特別有表演天才，所以他更看重節(jié)目，是嗎?如果我是你的話我跟你一樣的心情，我特別想把節(jié)目定下來(lái)，那我想不妨把時(shí)間、地點(diǎn)確定一下，時(shí)間大家有沒(méi)有異議，就是元旦，新年的一月一號(hào)那一天，小王你覺(jué)得呢？與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：我同意，我覺(jué)得元旦那天可以。主持人說(shuō)：好，那么地點(diǎn)，梅地亞賓館？與會(huì)者2“鯊魚(yú)”：迪廳。與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：迪廳，又說(shuō)到迪廳，迪廳有什么好的？又像去年一樣。與會(huì)者2“鯊魚(yú)”：迪廳有什么不好??？與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：又像去年一樣鬧得有的同事都扭了腳了。與會(huì)者2“鯊魚(yú)”：他是太高興了扭的腳吧。與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：扭腳就是破壞了氣氛

45、。與會(huì)者2“鯊魚(yú)”：這個(gè)事情里面，不能沒(méi)有一點(diǎn)點(diǎn)失誤或一點(diǎn)點(diǎn)小插曲呀，搞節(jié)目的不求十全十美，而是說(shuō)通過(guò)晚會(huì)來(lái)使大家產(chǎn)生一種團(tuán)隊(duì)的凝聚力，這是最主要的。主持人說(shuō)：好，謝謝，謝謝，你們兩位的溝通暫時(shí)就到這兒。我們想聽(tīng)聽(tīng)這位怎么看呢，一直沒(méi)有說(shuō)話的這位。評(píng)議：主持人及時(shí)打斷了與會(huì)者1和與會(huì)者2的爭(zhēng)吵，避免了大會(huì)開(kāi)成小會(huì)。與會(huì)者4“驢”說(shuō)：我覺(jué)得去年搞的挺好的啊，我們大家就照去年的活動(dòng)那樣模式就行，在節(jié)目上做一下改變就可以了。主持人說(shuō)：您的意思就是不要什么變化，一切按老路子辦？與會(huì)者4“驢”說(shuō)：覺(jué)得去年挺好的。主持人說(shuō)：好，那最那邊的那位，怎么樣看？與會(huì)者5“螃蟹”：就按你們說(shuō)的辦吧。主持人說(shuō)：按照我

46、們這個(gè)討論，就是說(shuō)按照去年的模式，一會(huì)兒在會(huì)議的結(jié)束時(shí)大家做一個(gè)表決，你們各位思考一下是迪廳還是梅地亞賓館，最后以少數(shù)服從多數(shù)來(lái)決定，好不好？那下面呢我們要定一下節(jié)目，大家有什么高見(jiàn)沒(méi)有？與會(huì)者1“蟬”說(shuō)：節(jié)目的話，我覺(jué)得還是搞傳統(tǒng)藝術(shù)，比如京劇呀，我們公司那么多京劇票友，那這個(gè)機(jī)會(huì)應(yīng)該讓他們露一手吧，或者是來(lái)一個(gè)什么獨(dú)唱呀，或者是請(qǐng)幾個(gè)比較有名的人，比如什么宋祖英啊什么的，從觀眾席里面拉一個(gè)男同志起來(lái)對(duì)唱一段什么情歌啊那種節(jié)目，這樣的方式比較好，互動(dòng)性強(qiáng)。主持人說(shuō)：坐在最旁邊那位女士同意嗎?你同意嗎?你剛才有沒(méi)有聽(tīng)到他說(shuō)什么，他要請(qǐng)誰(shuí)？與會(huì)者5“螃蟹”：同意。主持人說(shuō)：同意啊，剛才他要請(qǐng)誰(shuí)呀

47、？與會(huì)者5“螃蟹”：好像是李谷一吧。評(píng)議：與會(huì)者5是典型的“螃蟹”性格的發(fā)言者。是會(huì)議中的跑題者，習(xí)慣于自己做自己的事情。主持人說(shuō)：好，那我最后再總結(jié)一下，我們這位先生的意思是說(shuō)請(qǐng)一些名人啊，比如宋祖英呀，我提議，因?yàn)槲覀儠?huì)議只有一個(gè)小時(shí)，我建議大家不做其他的事情，我們集中精力把這件事情來(lái)定一下，剛才時(shí)間、地點(diǎn)我們基本上已經(jīng)確定了，現(xiàn)在是節(jié)目單，最后一個(gè)議程是抽獎(jiǎng)和發(fā)放禮品，稍微集中一下精力，還有什么看法，關(guān)于節(jié)目單最后再討論1分鐘。評(píng)議：主持人主動(dòng)示意讓大家集中精力開(kāi)會(huì)，這樣的方式有利于對(duì)付會(huì)議中的跑題者?？偨Y(jié)：會(huì)議還沒(méi)有結(jié)束，但是最終取得了成功，形成了令大家都滿意的決議。這主要得力于這次會(huì)

48、議主持人的會(huì)議技巧，從“評(píng)議”我們可以清楚地認(rèn)識(shí)到會(huì)議中可能出現(xiàn)的各種意外，這主要是由一些比較有特色的發(fā)言者造成的，他們的表現(xiàn)特征在這個(gè)小情景劇中均有展示，主持人針對(duì)這些意外表現(xiàn)出了極高的處理技巧，值得從事會(huì)議管理的每個(gè)人認(rèn)真學(xué)習(xí)?！颈局v總結(jié)】主持人在會(huì)議中往往會(huì)遇到一些意外情況，這些情況主要是由5種具有典型特征的發(fā)言者所引起的。因此，要熟悉這5種發(fā)言者的具體表現(xiàn)，要掌握應(yīng)對(duì)這些意外情況的對(duì)策。每一類特殊的發(fā)言者，都有其明顯的表現(xiàn)特征；每一種由他們引發(fā)的意外情況，都有相應(yīng)的對(duì)策，這些對(duì)策掌握程度的深淺，會(huì)直接影響會(huì)議的效果。第8講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任【本講重點(diǎn)】主持人的守則與責(zé)任參會(huì)者的

49、守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突主持人的守則與責(zé)任1具體的守則與責(zé)任2主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)參會(huì)者的守則與責(zé)任1參會(huì)者10大守則2參會(huì)者的責(zé)任表8-1參會(huì)者責(zé)任一覽表時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任開(kāi)會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問(wèn)題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開(kāi)會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)中傾聽(tīng)他人的意見(jiàn)積極發(fā)表自己的見(jiàn)解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的開(kāi)會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成如何處理會(huì)議中的沖突圖8-1沖突的二維模式圖8-1是一個(gè)坐標(biāo)系，反映了面對(duì)沖突時(shí)人們各種各樣的反應(yīng)。這個(gè)圖的縱坐標(biāo)分為決斷和不決斷，橫坐標(biāo)則是合作與

50、不合作。它反映了沖突發(fā)生時(shí)，個(gè)人的選擇情況。個(gè)人是選擇滿足自己還是滿足別人，也就是選擇決斷還是選擇合作。根據(jù)這個(gè)坐標(biāo)，介紹5種處理沖突的方法。從而了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來(lái)共同解決矛盾，處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。暴力型。暴力型屬于特別決斷的那一類，面對(duì)沖突的時(shí)候，處理人往往以個(gè)人意志為主，馬上獨(dú)立做出決定。暴力類型的人一味的滿足自己的要求，類似暴君。但是在一些特別緊急的情況下，暴力型的處理者也是必不可少。遷就型。遷就型一味地放棄自己的要求，一味地滿足對(duì)方的要求，遷就型又稱為適應(yīng)型?；乇苄??；乇苄图炔粵Q斷，又不合作，而是回避矛盾。協(xié)作型。協(xié)作型是最理想的類型，可以做到既滿足自己

51、的需求，又滿足對(duì)方的需求。發(fā)生了沖突，促使大家合作，共同解決沖突。妥協(xié)型。妥協(xié)型處于坐標(biāo)的中間，屬于“和事佬”。【本講總結(jié)】主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來(lái)共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。第9講會(huì)議記錄【本講重點(diǎn)】會(huì)議記錄者的功能誰(shuí)能勝任會(huì)議記錄者對(duì)會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能會(huì)議記錄者主要有4種功能。會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記錄在會(huì)議中的重要性僅次于主持人，他也是導(dǎo)致一個(gè)會(huì)議成敗的關(guān)鍵。會(huì)議

52、記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。這一功能主要表現(xiàn)在會(huì)議的事后跟蹤這個(gè)部分。會(huì)議記錄者在會(huì)議的過(guò)程中主要負(fù)責(zé)記錄、維持會(huì)議的議程所設(shè)計(jì)的程序，可以起到“和事佬”的作用。會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。比較落后的工作方法是指派秘書(shū)或普通的文員去做會(huì)議記錄，現(xiàn)在則流行指派那些有潛力做主持人的員工去做這項(xiàng)工作。因?yàn)檫@樣做可以幫助公司培養(yǎng)后備人才(這里專指那些將來(lái)可以去做主持人的人才)。而且，在這個(gè)問(wèn)題上，主張要由不同的員工輪流擔(dān)任會(huì)議記錄者，而不是由固定的部門秘書(shū)來(lái)專職擔(dān)任，因?yàn)檫@一做法有助于鍛煉一群人，而不是一個(gè)人。觀察預(yù)防功能。會(huì)議記錄者的觀察預(yù)防功能是比較容易

53、被忽視的一大功能。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，會(huì)議記錄者可以以一個(gè)旁觀者的角度來(lái)觀察會(huì)議中是否存在一些誤區(qū)，同時(shí)可以從旁對(duì)主持人做出提醒。例如，可以清楚地觀察在會(huì)議中哪些人發(fā)言過(guò)長(zhǎng)，哪些人尚未發(fā)言，并對(duì)這些情況做好相關(guān)紀(jì)錄，以此來(lái)提醒主持人。當(dāng)然，最主要的觀察預(yù)防功能體現(xiàn)在他可以警醒主持人避免走入以下3大會(huì)議誤區(qū)：第一誤區(qū)社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠是一個(gè)心理學(xué)上的名詞，它指的是一種群體的無(wú)所謂狀態(tài)。以會(huì)議為例，許多會(huì)議決議的產(chǎn)生通常都要使用“全體通過(guò)”這個(gè)名詞，其實(shí)這個(gè)名詞代表的意義并不是真正的全體意見(jiàn)一致，而是一種群體性的漠視結(jié)果。大多數(shù)人對(duì)于主持人或發(fā)言者提出的問(wèn)題不感興趣或是不予理睬，聽(tīng)之任之，從始至終好像是在

54、一種參會(huì)狀態(tài)，實(shí)際是處在一種參與的假象中。對(duì)于這種會(huì)議誤區(qū)，身在其中的主持人和對(duì)答者均不易察覺(jué)，只有站在第三者角度上的會(huì)議記錄者可以清楚看到，因此，它可以針對(duì)此種情況適時(shí)做出提醒，避免會(huì)議作出少數(shù)人的決議，從而失去了開(kāi)會(huì)的真正價(jià)值。第二誤區(qū)從眾心理從眾心理就是大家都用一種聲音說(shuō)話。參會(huì)者之所以會(huì)用一種聲音說(shuō)話，不是因?yàn)檎驹谡胬淼慕嵌壬希饕且驗(yàn)橐?guī)范性的從眾壓力。例如某個(gè)小團(tuán)體或是很有權(quán)威的某個(gè)人的影響力很強(qiáng)，他們的想法因?yàn)樗麄兊挠绊懥Χ鴮?duì)很多個(gè)體產(chǎn)生一種強(qiáng)大的壓迫力，迫使許多個(gè)體同意其決策。這種誤區(qū)也需要類似會(huì)議記錄者這樣的第三者來(lái)觀察發(fā)現(xiàn)，并幫助大家及時(shí)預(yù)防。第三誤區(qū)團(tuán)體極化團(tuán)體極化指的是會(huì)議的討論有時(shí)會(huì)趨于極端化，或