展覽項目接洽流程(20210213042536)

1、接洽一個展覽項目的操作流程： 一、項目接洽階段 獲取參展客戶信息上門拜訪客戶，取得客戶參展相關資料，明確設計圖交付日期 二設計階段 與設計師溝通并即時同客戶進行展位設計的交流，向客戶交付設計初稿、設計說明、 工程報價，研究客戶反饋意見并再次修改，交付最后定稿之設計圖及工程報價 三簽約階段 同客戶確定工程價格，明確同客戶的相互配合要求，簽定合同 四制作階段 根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作，安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況，完 成主辦、主場、展館等各項手續(xù) 五. 現(xiàn)場施工階段 現(xiàn)場展位搭建，處理現(xiàn)場追加、變更項目，配合客戶展品進場，客戶驗收 六. 展會期間及撤場階段 安排展會期間現(xiàn)場應急服務

2、和增值服務，配合客戶展品離場，現(xiàn)場拆除 七. 后續(xù)跟蹤服務 展會的后續(xù)總結報告，為客戶提供行業(yè)會展信息和分析，邀請客戶參觀公司其他服務 案例 一.項目接洽階段 1獲取參展客戶信息 以下一些渠道是有可能幫助獲得最初步的客戶信息的。 上屆展覽會的會刊一一一般比較成熟和已經(jīng)固定的展會，行業(yè)中的主要廠商基本上 會繼續(xù)參展，所以上屆會刊是很好的渠道。會刊資料往往登載有平面圖（可以看出是否展 位屬于特裝，一般面積在 36平米以上是需要特別布置的）、展商的聯(lián)系方式和簡介（有些 展會也會把公司的展會負責人姓名登在上面）。會刊資料可以配合現(xiàn)場實景照片進行比 較，重要展會進行拍攝存檔（數(shù)碼相片統(tǒng)一存放路徑電腦備份

3、、相片紙打印編號存檔以方 便查閱）。 展會專設網(wǎng)站一一比較有規(guī)模的展會基本上建有專門的網(wǎng)頁，一般有對下屆展會的 宣傳和以往展覽的回顧，有些不僅會列出上屆的展商，為顯示其展會效益，網(wǎng)上也上傳一 些布置得挺美觀的展位照片。 行業(yè)資訊媒體一一行業(yè)資訊媒體比較熟悉其行業(yè)的展會和廠商，有些專門的采訪類 欄目，類似展會快報的性質(zhì)，里面有參展商市場宣傳方面的負責人信息。 正在服務客戶的參展商手冊和平面圖如果在每次展會上有已經(jīng)在服務的客戶參 展，最好能夠通過他們獲得展位平面圖（在為新客戶服務時也要盡可能獲得所有展商的平 面圖），上面是最新的參展商，該屆展會的特裝客戶可以一目了然。 2. 上門拜訪客戶 會展行業(yè)

4、的業(yè)務特殊性在于它的客戶基本是確定的，只是客戶需要選擇不同的供應 商而已。很多的客戶會進行邀稿競標，這些是很多展覽公司都可以進入的，有些供應商關 系已經(jīng)固定的客戶需要通過其他機會再進入。很多時候，確實要參展的特裝客戶是需要展 覽服務的，可以進行登門拜訪的。 通過對客戶的交談，詳細了解客戶的意圖，明確客戶希望展示的主題，偏愛色調(diào)， 是否開辟洽談區(qū)，需要媒介設備等。有些客戶會提供他們的公司介紹給展覽公司，但即便 有對方的公司介紹，通過交流，業(yè)務人員需要得知其以往的展臺情況，特別是為什么會放 棄原有的合作關系，有哪些地方是不滿意的。 有些客戶通常邀請很多家比稿，但最后選中的方案是幾個方案的集合，對于

5、這種客 戶事先很難分辨。也有個別客戶已經(jīng)有了搭建商，只是為了形式，或是為了通過比稿得到 一份現(xiàn)成的設計圖，最后自己另外找人做。目前會展行業(yè)比較混亂，該種情況希望可以通 過與客戶交流能夠提前得以發(fā)覺。 3. 取得客戶參展相關資料 如果得到客戶的認可，同意為其展覽提供策劃設計，通常需要得到客戶的以下資料 展館平面圖、展位面積、展商手冊、客戶公司介紹資料、客戶公司全稱、客戶標準司 標、客戶標準字體、客戶標準色標、參展產(chǎn)品名稱規(guī)格和數(shù)量登、參展產(chǎn)品用電要求、重 點參展產(chǎn)品、展位制作預算。 通常不管是何種情況，客戶都會提供設計本身需要的資料，但對于展覽服務公司來 說，獲得客戶的費用運算是最關鍵的，在投標

6、比稿中尤為重要。有些客戶會給一個大概的 范圍，但有些客戶不愿透露，甚至本身也沒有事先有預算。我們可以收集該客戶的以往同 行業(yè)展位照進行比較，或者把一些展位圖給客戶參考選擇，并告知其大致費用，請其選擇 參考。客戶一般會選擇其風格和價格都比較接近的展臺圖。 參展商手冊和客戶要求關系到設計師的方案是否能夠達到入圍中標，應該盡可能齊 全地從客戶那邊獲得。展商手冊涉及到了展館的技術參數(shù)和規(guī)則要求等?？蛻粢罂蓮囊?下幾個方面明確：展位結構、展位材質(zhì)要求、色彩要求、設計重點、照明要求、展板數(shù) 量、展位高度等。 4明確設計圖交付日期，制定工作計劃 同客戶明確首稿的交付時間和要求，會同設計師進行安排。對于大的

7、項目，應該制 定一份工作時間明細表，有需要可以提交給客戶。 二設計階段 1. 向設計師轉交客戶設計要求并隨時與客戶進行展位設計的相關溝通交流 為形成設計部的統(tǒng)一安排，業(yè)務人員應該把與客戶在項目接洽中獲得的客戶設計要 求和可能的需求風格，填寫設計明細表，轉交給設計部的負責人 在設計師出圖中，業(yè)務人員應該保持同客戶的隨時聯(lián)系，把握其可能的變化。如果 有必要，應該把設計師介紹給客戶，讓雙方可以有直接的聯(lián)系。 對于需要親自去考察測量的場地，可以由業(yè)務人員或者設計師安排去現(xiàn)場。設計師 應注意同工程施工人員保持聯(lián)系，了解最新的展示材料，避免設計采用的材料陳舊或者有 些設計無法實地施工。 2 向客戶交付設計

8、初稿、設計說明、工程報價 展臺初稿定下以后，會同供應商得到成本價，制作明晰的報價單。一般展臺設計的 報價有一個比較細分的順序，既是為了方便具體列項也有助與讓客戶明了并樂于接受，往 往按照設計圖從天到地或者從外到里按順序羅列，防止漏掉項目。在報價中要對材料、顏 色、形狀及尺寸進行盡可能完整的描述。一份完整的報價就是一份詳細的工單，便于把握 施工成本核算及施工的準確性。 展覽設計承建中，有一部分費用是可以由客戶自己向展館支付的，但往往實踐中都 是展覽公司代交的，應在報價中凡代場館收費的項目一定要注明，比如電箱申請、場地管 理費等。 有些客戶要求在提交設計圖時同時附上設計說明，但有些要求比較簡單，只

9、要看到 實際的效果圖就可以；一些形成規(guī)模的企業(yè)比較注重形象宣傳，盡管沒有明確要求設計圖 附有說明，但從今后正規(guī)化考慮，應該提倡設計師寫設計說明。一般可以就展位風格、材 質(zhì)說明、展位功能、色彩說明、照明說明、設計重點等幾個方面進行闡述。交圖時，如果 能夠安排設計師一起同客戶見面的就好，可由設計師向客戶說圖，解釋該方案的賣點和最 大的與眾不同。 3 研究客戶反饋意見并進行再次修改 客戶如果是多家比稿的話，就會有一番篩選。如果要求我們繼續(xù)修改，那么應仔細 了解其真實意圖。有些客戶經(jīng)過第一次接觸后，即便是原來對展覽陌生的要說出個一二 來。應仔細同其溝通。如果客戶要求重新以不同風格再次出圖，應該綜合具體

10、情況。 4 交付最后定稿之設計圖及工程報價 三簽約階段 1同客戶確定工程價格 在報價確定價格時，一定要保證所有的材料和特別要求公司是能夠做到的。否則一 旦客戶確認而現(xiàn)場無法達到要求的話，將造成不好影響。 2明確同客戶的相互配合要求 展館現(xiàn)場搭建的時間一般都比較緊張，只有2-3天的安排，這其中還有客戶的展覽 產(chǎn)品需要布置，有時涉及到需要提前申報的事宜，應同客戶協(xié)調(diào)好雙方負責的范圍。 3.簽定合同 四制作階段 1. 根據(jù)部門工作單完成制作及準備工作 根據(jù)具體項目的需要，安排 AV設備、木工結構制作、地毯供應商、美工制作等部 分按照設計圖的要求和客戶的制定進行制作。注意在制作過程中如果有變動，應及時

11、同設 計師聯(lián)系，有需要業(yè)務人員應照會客戶。 2. 安排客戶到工廠實地察看制作及準備情況 一般客戶確認最后的效果圖后就只是等待到時進場，有些項目較大或者是客戶特別 注重的項目會在制作中進行監(jiān)督，我們應做好安排其到公司或工廠間參觀的準備。 3完成主辦、主場、展館等各項手續(xù) 有些項目應該是要于開展前向展館或者主辦方進行申報的，如果該部分工作是由我 們來完成就要就定水、電、氣與客戶確認，并向主辦方提供必要的材料，如電圖等進行審 批。對于某些特殊用材如霓虹燈、高空氣球等等還要進行特別的審批。 五現(xiàn)場施工階段 1. 現(xiàn)場展位搭建 現(xiàn)場施工的好壞決定了項目設計是否得到了實現(xiàn)?，F(xiàn)在有很多的展覽公司只注重設 計

12、不注重搭建，造成了客戶的不滿，這也是展覽服務中經(jīng)常有客戶更換供應商的原因。一 般在搭建中客戶也會在現(xiàn)場布置展品，此時最好具體負責該項目的業(yè)務服務人員能到現(xiàn)場 陪同，有必要，設計師也可以到現(xiàn)場監(jiān)督施工，并同客戶即時交流。盡管實際的效果不能 馬上體現(xiàn)，但是很多客戶希望能得到這樣的服務。如果業(yè)務人員確實有原因不能在現(xiàn)場， 應該把負責搭建布置的聯(lián)系人介紹給客戶。 2. 處理現(xiàn)場追加、變更項目 現(xiàn)場中經(jīng)常會有一些設計中本身沒有預料到的情況出現(xiàn)，而且客戶也會臨時提出一 些要求。如果是由于公司本身的原因造成的，應即時進行更改，如果是客戶額外提出的， 應保證首先滿足其合理的要求，同時對追加的部分要求客戶簽收補

13、充到總項目款項中。 3配合客戶展品進場 實踐中往往是先把展臺結構布置好以后再安排展品入場的，現(xiàn)場的工作人員一定要 注意為客戶服務，配合其展品進場。 4客戶驗收 所有的搭建工作完成后，要進行展位的衛(wèi)生清潔，該項工作主要能安排我們的工作 完成好，直到客戶驗收完，確保次日的開幕。（應注意有些時候自己展臺搭建完成的較 早，所有工作都結束后，大家都以為沒事了，但隔壁展位的施工會造成展臺衛(wèi)生和展品擺 放等受到影響） 六展會期間及撤場階段 1安排展會期間現(xiàn)場應急服務和增值服務 在開展期間，主要是客戶的接待工作，但很多時候會需要對展臺進行維護和臨時配 置東西。業(yè)務負責人員和一二個工人應在現(xiàn)場進行應急服務。從客

14、戶方來講，他很是希望 能夠在展覽期間有展覽公司的人在場，并且最好是他熟悉的，能夠有需要的時候隨時可以 得到解決?？蛻粼诂F(xiàn)場的工作人員應該有我們的現(xiàn)場服務人員的最直接的聯(lián)系方法。 增值服務方面可以很廣泛，有些業(yè)務人員在現(xiàn)場幫助客戶做接待工作，外語水平好 的可以充當翻譯服務，甚至可以幫助客戶發(fā)送資料、安排客戶間見面等。 2配合客戶展品離場和現(xiàn)場拆除 展覽結束后，應首先配合客戶把展品撤離現(xiàn)場，再進行展位的拆除，如果客戶對有 些材料需要再次使用的，應幫助其大包運輸；如果是需要我們保存的，應主要拆裝。 3. 退回前期預付的相關費用 完成工程后，應即時進行成本總結，向展館或主辦方退回事先預付的電箱申請、通 訊押金等費用。 七.后續(xù)跟蹤服務 作好后續(xù)服務是贏得回頭客的重要原因。許多公司認為展會有些要間隔半年一年的 才舉辦一次