外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度_規(guī)范

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理1 .管理如要做到公正，公開(kāi)，需要員工的配合！a.要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。b.要做到完全公開(kāi)，管理者必須有實(shí)權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對(duì)各種單據(jù)進(jìn)行存檔及公共管理，以方便后來(lái)的員工查閱參考。2 .如要建立一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，管理者必須對(duì)業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對(duì)部門(mén)業(yè)務(wù)員進(jìn)行各項(xiàng)考核，包括銷(xiāo)售技巧，付費(fèi)平臺(tái)發(fā)布信息數(shù)量，免費(fèi)平臺(tái)廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù) 量，所簽訂的銷(xiāo)售合同數(shù)量， 達(dá)成訂單金額。公司應(yīng)針對(duì)這些考 核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎(jiǎng)金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因?yàn)榈仔皆?相差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過(guò)考核制度發(fā) 放獎(jiǎng)金既能調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)

2、員工作的積極性，也能為公司贏(yíng)得更多的客戶(hù)及銷(xiāo)售額。3 .關(guān)于銷(xiāo)售區(qū)域的劃分的，要盡量做到公平和平等 考慮到總有區(qū)域相對(duì)好的和一般的。劃分區(qū)域的時(shí)候要全面考 慮。一是免費(fèi)平臺(tái)的劃分。關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下 制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。（一） 日常工作1 .查看郵件詢(xún)盤(pán)郵信息，合理報(bào)價(jià)。兼顧其他規(guī)劃當(dāng)日工作。做好一天的 規(guī)劃和計(jì)劃，安排好主次工作，劃分緊急，重要，日常和臨時(shí)要做的工 作2 .和在線(xiàn)的客戶(hù)進(jìn)行及時(shí)溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘 出來(lái)存入備忘錄。3 .工作結(jié)束之前心里盤(pán)算和思考一天的工作結(jié)果，將重要和要完成的或者 未完成的工作做好紀(jì)律

3、一邊及時(shí)正確處理4.適當(dāng)時(shí)間開(kāi)會(huì)和整理一周或者半月的主要工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)進(jìn)展，以便領(lǐng) 導(dǎo)掌握業(yè)務(wù)情況和做出決斷總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1）所有在跟蹤的客戶(hù)名稱(chēng)，國(guó)家，感興趣產(chǎn)品，當(dāng)前工作計(jì)劃。（2）總結(jié)遇到的一些業(yè)務(wù)問(wèn)題和技術(shù)性問(wèn)題。5 .每月對(duì)自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格 條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng) 回收情況進(jìn)行總結(jié)。6對(duì)客戶(hù)進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶(hù)的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作 總結(jié)，進(jìn)行客戶(hù)評(píng)價(jià)分析。7 .定期對(duì)自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo) 和計(jì)劃。做出匯報(bào)（2） 客戶(hù)開(kāi)發(fā)前期工作1 .收到詢(xún)盤(pán)及

4、報(bào)價(jià)時(shí)，要及時(shí)跟部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒(méi)有, 及時(shí)跟蹤和處理。2 .在與客戶(hù)商談過(guò)程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問(wèn)題，即時(shí)與 部門(mén)經(jīng)理或研 發(fā)部門(mén)溝通，并記錄該信息。如有客戶(hù)要求公司沒(méi)有的證書(shū)，需要跟公 司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3 .業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶(hù)收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶(hù)到 付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付， 須經(jīng)部門(mén)經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn) 才可 郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶(hù)收到樣品后一個(gè)星 期，須跟蹤樣品測(cè)試結(jié)果。（3） 報(bào)價(jià)及合同簽定1 .收到客戶(hù)詢(xún)盤(pán)及報(bào)價(jià)時(shí)，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單， 應(yīng)與部門(mén)經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶(hù)報(bào)價(jià)2 .

5、收到客戶(hù)確認(rèn)形式發(fā)票后，做好后期的收款和催款工作。需支付傭金需 與客戶(hù)簽定傭金協(xié)議。3 .將填寫(xiě)完整的發(fā)票或者合同，傭金協(xié)議等遞交部門(mén)經(jīng)理審核，總經(jīng)理審 批。并做好備案（4） 安排生產(chǎn)（備貨）非常重要：應(yīng)安排專(zhuān)門(mén)的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報(bào)關(guān)發(fā)貨?。ú块T(mén)配備一個(gè)專(zhuān)門(mén)的跟單員，歸部門(mén)經(jīng)理管理。業(yè)務(wù)員一條龍操作如果訂單很多的話(huà)，容易跟不上，有個(gè)銷(xiāo)售助理最好，可以做做跟單工作和適當(dāng)?shù)?內(nèi)勤工作。）1 .業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)確認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員制作訂單，或者業(yè)務(wù)員自己制作身產(chǎn)蛋，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字后，安 排生產(chǎn)。2 .業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計(jì)劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。3 .

6、業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險(xiǎn)，定船定航班情 況。4 .業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5 .跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門(mén)白板統(tǒng)計(jì)本上。（5） 發(fā)貨1 . fob條款下，客戶(hù)如指定貨代，及時(shí)與客戶(hù)確認(rèn)貨代信息，如果是 cif 條款，或fob條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時(shí)聯(lián)系貨代，確 認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時(shí)間。2 .貨物報(bào)關(guān)出口后，把 所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)地證，提單等 掃描存檔，并發(fā)給客戶(hù)，進(jìn)行確認(rèn)。（6） 文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等）， 必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類(lèi)歸檔到

7、桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo) 識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場(chǎng)的情況下，其他人能盡快幫 助處理緊急事件。（七）電腦管理1 .電腦密碼一律在部門(mén)經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。2 .業(yè)務(wù)人員定期要進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。（八）文件管理1 .所有與客戶(hù)往來(lái)及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件 。掃描文件與往來(lái)電子 文件，定期保存和復(fù)制客戶(hù)郵件，2 .文件存放說(shuō)明：要做好分類(lèi)，以便方便查閱（九）郵件管理統(tǒng)一使用軟件管理，定期保存，（十）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序業(yè)務(wù)人員報(bào)價(jià)時(shí)要綜合考慮各種因素，價(jià)格，競(jìng)爭(zhēng)，客戶(hù)需求，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理，主管，提出書(shū)面或郵件申請(qǐng)，審批單價(jià)后才可對(duì) 外報(bào)價(jià)。（十一）合同號(hào)登記

8、本業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時(shí)在合同號(hào)登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部 門(mén)經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號(hào)，客戶(hù)名稱(chēng)，產(chǎn)品名稱(chēng)，數(shù)量，預(yù)計(jì)發(fā)運(yùn)日期，目的地。貨物發(fā)出十日后，收齊所有單證復(fù)印件，裝訂成冊(cè)，存檔保管合同管理制度1范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了龍騰公司合同管理工作的管理機(jī)構(gòu)、職責(zé)、合同的授權(quán)委托、洽談、承辦、會(huì)簽、訂閱、履行和變更、終止及爭(zhēng)議處理和合同管理的處罰、獎(jiǎng)勵(lì);本標(biāo)準(zhǔn)適用于龍騰公司項(xiàng)目建設(shè)期間的各類(lèi)合同管理工作，廠(chǎng)內(nèi)各類(lèi)合同的管理，廠(chǎng)內(nèi)所屬各具法人資格的部門(mén)，參照本標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。2規(guī)范性引用中華人民共和國(guó)合同法龍騰公司合同管理辦法3定義、符號(hào)、縮.略語(yǔ)4職責(zé)4.1 總經(jīng)理：龍

9、騰公司經(jīng)營(yíng)管理的法定代表人。負(fù)責(zé)對(duì)廠(chǎng)內(nèi)各類(lèi)合同管理工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。以法人代表名義或授權(quán)委托他人簽訂各類(lèi)合法合同，并對(duì)電廠(chǎng)負(fù)責(zé)。4.2 工程部：是發(fā)電廠(chǎng)建設(shè)施工安裝等工程合同簽訂管理部門(mén)；負(fù)責(zé)簽訂管理基建、安裝、人工技術(shù)的工程合同。4.3 經(jīng)營(yíng)部：是合同簽訂管理部門(mén)，負(fù)責(zé)管理設(shè)備、材料、物資的訂購(gòu)合同。4.5 合同管理部門(mén)履行以下職責(zé):4.5.1 建立健全合同管理辦法并逐步完善規(guī)范;4.5.2 參與合同的洽談、起草、審查、簽約、變更、解除以及合同的簽證、公證、調(diào)解、訴訟等活動(dòng)，全程跟蹤和檢查合同的履行質(zhì)量;，檢查合同的履行情況;4.5.3 審查、登記合同對(duì)方單位代表資格及單位資質(zhì)，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照

10、、經(jīng)營(yíng)范圍、技術(shù)裝備、信譽(yù)、越區(qū)域經(jīng)營(yíng)許可等證件及履約能力（必要時(shí)要求對(duì)方提供擔(dān)保）4.5.4 保管法人代表授權(quán)委托書(shū)、合同專(zhuān)用章，并按編號(hào)歸口使用;4.5.5 建立合同管理臺(tái)帳，對(duì)合同文本資料進(jìn)行編號(hào)統(tǒng)計(jì)管理;4.5.6 組織對(duì)法規(guī)、制度的學(xué)習(xí)和貫徹執(zhí)行，定期向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)報(bào)告工作;4.5.7 在總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下，做好合同管理的其他工作,4.6 工程技術(shù)部：專(zhuān)職合同管理員及材料、燃料供應(yīng)部兼職合同管理員履行以下職責(zé):4.6.1 在主任領(lǐng)導(dǎo)下，做好本部門(mén)負(fù)責(zé)的各項(xiàng)合同的管理工作，負(fù)責(zé)保管“法人授權(quán)委托書(shū)”4.6.2 簽訂合同時(shí)，檢查對(duì)方的有關(guān)證件，對(duì)合同文本內(nèi)容依照法規(guī)進(jìn)行檢查，檢查合同標(biāo)的數(shù)量、金額、