【管理-制度】公司行政管理文件匯編之檔案管理辦法

1、名稱公司檔案管理辦法文件編號(hào)：xz00-0051、目的：為加公司檔案管理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，維護(hù)公司合法權(quán)益。2、管理原則：規(guī)范管理，便利工作。3、范圍：公司所屬各部門(mén)及異地公司、異地項(xiàng)目公司均適用本辦法。4、職責(zé)：4.1 行政部：公司相關(guān)的檔案管理及公司檔案管理制度的制定。4.2 公司各部門(mén)：5、檔案管理內(nèi)容：5.1 公司內(nèi)部一般合同協(xié)議的管理，具體包括合同、協(xié)議整理、分類、編號(hào)、歸檔；如：租房協(xié)議、裝修協(xié)議、購(gòu)銷協(xié)議等。5.2 項(xiàng)目起來(lái)之后各項(xiàng)目相關(guān)具體資料的管理、分類、編號(hào)、歸檔；如：工程圖紙、合同等；5.3 國(guó)冢下發(fā)相關(guān)文件的整理、編號(hào)、歸檔；5.4 公司內(nèi)部文件（集團(tuán)卜發(fā)、武

2、漢公司）整理、分類、編號(hào)、歸檔；5.5 公司內(nèi)部圖文資料的歸檔（集體活動(dòng)、聯(lián)歡會(huì)等用紀(jì)念意義的照片等的留存）；5.6 公司及各部門(mén)辦公用品申購(gòu)、使用記錄的歸檔；5.7 固定資產(chǎn)申購(gòu)、使用、報(bào)廢等記錄的歸檔。6、檔案管理的相關(guān)制度6.1 檔案的保存6.1.1 文件應(yīng)分類管理，分別保存，建立分類名細(xì)和卷內(nèi)目錄。6.1.2 各部門(mén)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)收集、整理，按標(biāo)準(zhǔn)分類存放，并按規(guī)定的期限向行政部移交。6.1.3 檔案應(yīng)及時(shí)分類、歸檔，禁止散落存放，避免丟失。6.1.5每一檔案盒或多頁(yè)夾內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)目錄表，文件保存時(shí)依序編號(hào)、 登錄，并以每一案一個(gè)“目次”編號(hào)為原則。生效日期頁(yè)次1/2編制部門(mén)行政部名稱

3、公司檔案管理辦法文件編號(hào)：wh-xz00-0056.1.6同一類文件以存放于一個(gè)檔案盒內(nèi)為原則，如文件較多，一個(gè)檔案盒不夠使用時(shí)，可分兩個(gè) 或以上的檔案盒保存，但需增設(shè)分卷編號(hào)，以便查找。6.2 檔案的保存6.2.1 移交的檔案必須清晰、完整、保持原件。6.2.2 所有檔案資料應(yīng)按類別分類整卷，并附有卷內(nèi)目錄。6.2.3 檔案移交時(shí)由移交人填寫(xiě)檔案移交清單由行政部接受人員核對(duì)確認(rèn)，雙方簽字認(rèn)可。6.3 檔案的借閱6.3.1 檔案在保存期間，個(gè)人因工作需要可以查閱、借用檔案，借用時(shí)必須填寫(xiě)檔案借閱審批單 經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后可以借閱，借用后應(yīng)及時(shí)歸還。6.3.2 對(duì)于不歸還的檔案應(yīng)由借閱人說(shuō)明情況，需經(jīng)主管副總批準(zhǔn)。6.4 管理基本流程6.4.1 檔案管理人員應(yīng)將歸檔合同資料的基本情況，包括檔案序號(hào)、檔案名稱、合同來(lái)源部門(mén)、合同 雙方當(dāng)事人的名稱、處理結(jié)果等登記造冊(cè)；6.4.2 所有合同公司應(yīng)保留四份原件，其中正本一份交行政部、副本三份由運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、經(jīng)辦部門(mén)各存檔一份。行政部建立合同臺(tái)帳，以便備查；6.4.3 公司員工向行政部借閱、查詢檔案應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱登記單。借閱登記單的內(nèi)容包括借