(財(cái)務(wù)會(huì)計(jì))會(huì)計(jì)資料的整理與歸檔方法

1、會(huì)計(jì)檔案的整理與歸檔方法一、會(huì)計(jì)檔案含義料歸檔范圍會(huì)計(jì)檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)管理和會(huì)計(jì)核算一系列活 動(dòng)中產(chǎn)生、經(jīng)過(guò)整理歸檔保存起來(lái)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工 資表和綜合管理等材料。二、會(huì)計(jì)檔案材料歸檔范圍根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局制發(fā)的會(huì)計(jì)檔案管理辦法中的有關(guān)規(guī)定， 會(huì)計(jì)檔案歸檔范圍包括預(yù)算會(huì)計(jì)、建設(shè)銀行會(huì)計(jì)、企業(yè)會(huì)計(jì)和建設(shè)單位會(huì) 計(jì)所形成的會(huì)計(jì)憑證、帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、工資表和綜合管理等會(huì)計(jì)核算專 業(yè)材料。而對(duì)于上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)的普發(fā)性（非指本單位）不辦的文件；未生 效的合同、協(xié)議、單據(jù)；未定稿和重份文件；無(wú)查考利用價(jià)值的一般性、 臨時(shí)性文件都不應(yīng)歸檔。（一）會(huì)計(jì)憑證：會(huì)計(jì)憑證分原

2、始憑證和記帳憑證兩種：（企業(yè)會(huì)計(jì)中還有匯總憑證）1、原始憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，所填寫(xiě)的書(shū)面證明，是會(huì)計(jì)核算的原 始依據(jù)；原始憑證分自制和外來(lái)憑證兩種。自制憑證是由本單位填寫(xiě)的（如驗(yàn)收單、領(lǐng)料單、借款單），外來(lái)憑證 是在外單位、部門(mén)和個(gè)人取回來(lái)的。如由供貨單位幵給的發(fā)票和結(jié)算憑證， 由收款單位幵給的現(xiàn)金收據(jù)等。2、記帳憑證是會(huì)計(jì)人員根據(jù)原始憑證加以歸類整理編制的，分為收款憑證，付款憑證、轉(zhuǎn)帳憑證三種。企業(yè)還有匯總憑證。綜上所述：會(huì)計(jì)憑證歸檔范圍包括：原始憑證和記帳憑證、匯總憑證以 及其他的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)帳簿：會(huì)計(jì)帳簿是全面地、連續(xù)地記錄和反映各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。會(huì)計(jì)憑證只能反映某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)

3、，而帳簿能全面、系統(tǒng)地反映經(jīng)濟(jì)狀況、形成一種 經(jīng)濟(jì)信息體系。帳簿主要有下面幾種：1、序時(shí)帳簿（又稱日記帳）、出納帳、銀行帳；2、分類帳簿：分類帳簿分總帳和明細(xì)帳兩種（1）總帳（總分類帳），即按總分類帳戶分類登記的帳簿；（2）明細(xì)帳（明細(xì)分類帳），即按明細(xì)帳戶分類登記的帳簿；3、輔助帳（備查帳簿），還有固定資產(chǎn)明細(xì)帳（卡片）各種登記簿等 都要?dú)w檔，即在明細(xì)帳里不能記載的事項(xiàng)而進(jìn)行補(bǔ)充登記的帳簿。（三）會(huì)計(jì)報(bào)表：會(huì)計(jì)報(bào)表是用統(tǒng)一的貨幣計(jì)量單位， 綜合地反映機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位 在一定時(shí)期內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，財(cái)務(wù)收支計(jì)劃情況的報(bào)告文件。是根據(jù)帳簿的 記載，加以歸納、整理和匯總編制出來(lái)的。會(huì)計(jì)報(bào)表種類，主要

4、有：1、從內(nèi)容分：資金平衡表、產(chǎn)品成本計(jì)算表、年終獎(jiǎng)金結(jié)算表等；2、從時(shí)間分：旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等；3、從單位分：基層報(bào)表、匯總表等。（按各機(jī)關(guān)在編制會(huì)計(jì)報(bào)表時(shí)， 所作的文字說(shuō)明和分析材料是報(bào)表的重要組成部分要與報(bào)表一起歸檔。）（四）工資表：工資表是按照“各盡所能，按勞分配”原則分配給勞動(dòng)者供個(gè)人消費(fèi)的部 分國(guó)民收入。種類主要有：工資發(fā)放名冊(cè)、卡片、工資轉(zhuǎn)移、證明、通知 存根和各種獎(jiǎng)金等。（五）綜合管理：綜合管理是會(huì)計(jì)部門(mén)在工作過(guò)程中制定的有關(guān)規(guī)定、 計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、 批復(fù)和需要說(shuō)明、分析的文字材料及清冊(cè)。這部分材料應(yīng)單獨(dú)立卷，但編 案卷號(hào)時(shí)，可與報(bào)表一起編號(hào)，屬永久卷排在決算報(bào)表的后面

5、，屬短期卷 的排在月報(bào)表的前面。三、會(huì)計(jì)檔案立卷整理（一）會(huì)計(jì)檔案材料保管期限鑒定：會(huì)計(jì)檔案分兩個(gè)保管期限：即永久、短期。永久保管的檔案，沒(méi)有時(shí)間 終止，永遠(yuǎn)保存。短期保管的檔案，有三年、五年、十年、十五年、二十 五年五種。1、憑證保管期限：（1）涉及外事，對(duì)私資改造材料永久（2）關(guān)于地產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)權(quán)、林產(chǎn)的契約、證券圖紙等有關(guān)貨幣收支憑 證應(yīng)需要單獨(dú)立卷保管 永久（3）建設(shè)銀行憑證及附件 25 年（4）一般憑證作短期 15年其整理模式如下（以下屬類同樣）II III 1卷號(hào)I1檔案二級(jí)類目(屬類)代號(hào)1檔案一級(jí)類目代號(hào)2、帳簿保管期限：(1) 預(yù)算會(huì)計(jì)的現(xiàn)金出納帳、銀行存款帳25年(2)總帳1

6、5年(3) 明細(xì)帳15年(4)輔助帳10年3、會(huì)計(jì)報(bào)表保管期限：(1) 年終報(bào)表，各單位年度預(yù)決算報(bào)表 永久(2)匯總報(bào)表及需要 說(shuō)明、分析的文字材料 永久 (3)旬報(bào)、月報(bào)、季報(bào) 15 年(4)基 層報(bào)表 3-5 年我區(qū)會(huì)計(jì)報(bào)表主要有下面幾種：(1) 向區(qū)財(cái)局報(bào)的各類報(bào)表；(2) 向區(qū)統(tǒng)計(jì)局報(bào)的各類報(bào)表；(3) 向上級(jí)有關(guān)主管部門(mén)報(bào)的各類報(bào)表。4、工資表保管期限：(1) 工資發(fā)放名冊(cè)、卡片 25 年(2) 工資轉(zhuǎn)移、證明、通知存根 25 年(3) 各種獎(jiǎng)金發(fā)放名冊(cè)、卡片 25 年5、綜合管理材料保管期限：(1) 上級(jí)有關(guān)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作的文件永久(2) 本單位財(cái)務(wù)管理規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)、請(qǐng)示、批復(fù)

7、永久(3) 會(huì)計(jì)檔案移交保管、銷毀清冊(cè)永久(4) 本單位基金、管理工作文件和有關(guān)財(cái)務(wù)管理方面的其他文件材料短期以上憑證、帳簿、報(bào)表、工資表和綜合性文字材料中屬永久和短期保管的必須分開(kāi)立卷，同屬類又同保管期限的案卷，可同盒存放。(二) 會(huì)計(jì)檔案整理：1、會(huì)計(jì)憑證整理每月入帳之后按記帳編號(hào)順序訂成冊(cè)，裝訂要整齊結(jié)實(shí)、美觀。用字粒按 項(xiàng)目逐一填蓋憑證封面和案卷目錄， 分別裝成兩本檔案目錄，填蓋要清楚， 端正。案卷目錄一式二份，一本交檔案室，一本財(cái)務(wù)人員自存。案卷編號(hào) 按歷年編一個(gè)流水號(hào)，編至檔案目錄裝滿后方能斷號(hào)，啟用第二本檔案目 錄時(shí)再?gòu)?號(hào)開(kāi)始編案卷號(hào)。案卷套盒存放后，要填蓋好案卷盒封面，案 卷

8、排列從左至右，從上至下裝箱。2、帳簿整理立卷每年結(jié)束使用之后，按帳簿名稱分類，一種帳簿立一卷，在帳簿右上角 貼上帳簿標(biāo)簽卡。第個(gè)案卷內(nèi)的紙張要用號(hào)碼機(jī)編蓋頁(yè)號(hào)（空白頁(yè)不能編 號(hào)），填蓋案卷目錄一式二份。如果帳簿是活頁(yè)的，應(yīng)將原封面去掉，再 以三孔裝訂，然后用白紙（或牛皮紙）作封面。帳簿案卷編號(hào)，應(yīng)按出納 帳、總帳、明細(xì)帳、輔助帳各編流水號(hào)。當(dāng)年號(hào)要接上上年流水號(hào)，然后 填蓋卷盒和帳簿卡，裝箱時(shí)按從左至右順序排列。3、會(huì)計(jì)報(bào)表整理按報(bào)表名稱：年報(bào)、季報(bào)（含月報(bào)、旬報(bào)）、基層報(bào)表分別整理立 .4. 卷，然后按保管期限各編案卷流水號(hào)。每一案卷3 0至6 0頁(yè)，按時(shí)間先后順序排列，用號(hào)碼機(jī)編頁(yè)碼，填蓋

9、卷 內(nèi)目錄和案卷目錄，卷內(nèi)目錄一式三份，一份裝案卷首頁(yè)，另兩份同案卷 目錄裝訂成兩本檔案目錄冊(cè)，作查找索引。案卷以三孔裝訂，裝訂整齊、 結(jié)實(shí)、美觀。裝訂后填蓋案卷封面，編蓋案卷流水號(hào)（即當(dāng)年的案卷號(hào)和 上一年案卷號(hào)銜接上，一直編至檔案目錄冊(cè)滿后方斷號(hào)。然后按永久、短 期兩種不同案卷，分別套裝入盒，（每盒裝三卷左右），裝檔案硬盒與裝 箱排列方法同前。4、工資表立卷工資表的立卷方法和編號(hào)、裝盒、排列與報(bào)表的方法一樣。5、綜合管理材料整理各種文字材料應(yīng)按保管期限分開(kāi)立卷， 但裝盒時(shí)可與報(bào)表的相應(yīng)保管期 限的案卷同盒裝放。裝訂方法與報(bào)表一樣。（三）會(huì)計(jì)檔案編目 會(huì)計(jì)檔案整理、立卷后，按報(bào)表、帳簿、憑證

10、、工資表和綜合管理材料 五個(gè)屬類將編蓋好的案卷目錄和卷內(nèi)目錄，分別各匯編二本檔案目錄冊(cè) （報(bào)表和綜合管理可組合一本目錄。）一本交綜合檔案室，一本自留。這 本目錄，既是會(huì)計(jì)檔案的保管冊(cè)，又是查找利用檔案的檢索工具。四、會(huì)計(jì)檔案移交保管利用（一）檔案移交每個(gè)單位的會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)部門(mén)保管三年， 期滿后連同一套檔案目錄 起移交給本單位綜合檔案室保管。（二）檔案保管會(huì)計(jì)檔案整理、歸檔后，原則上保持原卷的封裝，不要隨便打亂，不能 拆卷，如特殊情況，必須會(huì)同原會(huì)計(jì)人員和經(jīng)辦人員共同研究決定完成。 任何人不準(zhǔn)亂拆、亂訂，但原封面不符合要求的，必須按規(guī)范要求重新加 上封面，并填蓋好有關(guān)項(xiàng)目。會(huì)計(jì)檔案要有專箱存放

11、、保管，方便查找。 財(cái)務(wù)部門(mén)移交檔案時(shí)，交接雙方必須當(dāng)面驗(yàn)收歸檔材料是否完整、 .5. 系統(tǒng)、準(zhǔn)確，卷內(nèi)材料排列、編號(hào)是否符合要求，凡不符合要求的案卷， 檔案室有權(quán)拒絕接收，并限期改正后才辦理交接手續(xù)。檔案室對(duì)違反財(cái)會(huì) 管理制度的有權(quán)進(jìn)行檢查糾正。(三) 利用會(huì)計(jì)檔案利用，主要有三方面：(1)會(huì)計(jì)分析利用檔案；(2) 會(huì)計(jì)檢查使用檔案；(3) 日常查考利用檔案。利用、借閱會(huì)計(jì)檔案，必須登記，閱后及時(shí)歸還，利用者對(duì)檔案不得污 損、毀壞， 違者要追究責(zé)任， 情節(jié)嚴(yán)重的要依法追究法律責(zé)任， 嚴(yán)肅處理。五、鑒定、銷毀(一)鑒定會(huì)計(jì)檔案鑒定分三步：1 、初步鑒定。 由檔案部門(mén)對(duì)到期檔案按會(huì)計(jì)檔案保管期限

12、表作初步審 查，提出銷毀意見(jiàn)；2、復(fù)查鑒定。在初步鑒定基礎(chǔ)上，由檔案部門(mén)和會(huì)計(jì)部門(mén)進(jìn)行第二次 鑒定。對(duì)初鑒定不恰當(dāng)?shù)慕o予糾正；3、銷毀鑒定。這是最后一次鑒定。這次由檔案、財(cái)政、審計(jì)主管部 門(mén)、對(duì)銷毀檔案嚴(yán)格審核，確定無(wú)保存價(jià)值的檔案作出銷毀結(jié)論。(二)銷毀銷毀檔案，要列銷毀清冊(cè)，并寫(xiě)書(shū)面報(bào)告報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)審批后銷毀。銷 毀檔案清冊(cè)要有檔案、財(cái)政、審計(jì)主管部門(mén)有關(guān)人員簽名。企業(yè)單位會(huì)計(jì) 檔案銷毀，要由本單位領(lǐng)導(dǎo)審核后，再報(bào)上一級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)。對(duì)未了結(jié)的債權(quán)、 債務(wù)的原始憑證， 要單獨(dú)抽出， 另行整理立卷、 編目， 由本單位的檔案室保存到債務(wù)結(jié)清為止。附：會(huì)計(jì)檔案名詞說(shuō)明全宗號(hào)一 本單位的代號(hào)。這個(gè)代號(hào)是由區(qū)檔案局確定給各單位永久 性使用的代碼。.6.目錄號(hào)一一種門(mén)類檔案的檔案目錄冊(cè)的流水號(hào)。如一單位的某種檔 案，共形成三本檔案目錄冊(cè)，第一本目錄冊(cè)為第1號(hào)，第二本目錄為第2 號(hào)，第三本目錄為第