前程眾和辦公自動化系統(tǒng)解決方案

1、前程眾和辦公自動化系統(tǒng)解決方案 系統(tǒng)概述 隨著當今社會的高速進展，借助運算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享，信息高 速、適時的傳遞已成為提升工作效率和加大市場競爭力的有效手段。在這 種環(huán)境和應(yīng)用要求下，對辦公過程的治理勢必以高速、高效的辦公網(wǎng)絡(luò)及 辦公自動化系統(tǒng)作為支持與保證，整合了機構(gòu)資源，加快了信息流通，規(guī) 范了辦公流程，提升了辦公效率，為用戶提供了一個先進的信息化工作平 臺。對治理層而言降低治理成本，提升治理力度；對職員而言，降低工作 內(nèi)耗，提升工作效率。辦公自動化能夠把前程眾合的各個部門緊密聯(lián)系在 一起，強化了機構(gòu)內(nèi)部職員之間、部門之間的信息交流與協(xié)同工作，使得 機構(gòu)內(nèi)部的辦公、業(yè)務(wù)流程都能在互聯(lián)

2、網(wǎng)上進行，相互之間能夠親熱地交 流協(xié)作，具有專門強的通用性和可移植性，將人從繁瑣、無序、低端的工 作中解放出來處理更有價值、更重要的核心事務(wù)，整體提升了機構(gòu)的辦事 效率和對信息的可控性，使機構(gòu)治理趨于完善，滿足社會進展需要，為前 程眾合營造具有綜合信息處理能力的現(xiàn)代辦公環(huán)境，真正實現(xiàn)辦公現(xiàn)代化、 信息集中化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。 辦公自動化的特點 圖形界面的流程繪制 基于網(wǎng)絡(luò)的工作流程 基于角色的工作流程 流程跟蹤與監(jiān)控機制 流轉(zhuǎn)路徑的智能化 和其他系統(tǒng)的緊密集成 三、辦公自動化實現(xiàn)的功能 3、實現(xiàn)工作流程的自動化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實時監(jiān)控、跟蹤，解 決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作咨詢題

3、，實現(xiàn)高效率的協(xié)作。我們都明 白，各個機構(gòu)都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各 種審批、請示、匯報等，差不多上一些流程化的工作，通過實現(xiàn)工作流程 的自動化，就能夠規(guī)范各項工作，提升機構(gòu)協(xié)同工作的效率。 4、實現(xiàn)文檔治理的自動化。可使各類文檔（包括各種文件、知識、信 息）能夠按權(quán)限進行儲存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。每個 機構(gòu)都會有大量的文檔，在手工辦公的情形下這些文檔都儲存在每個人的 文件柜里。因此，文檔的儲存、共享、使用和再利用是十分困難的。另外， 在手工辦公的情形下文檔的檢索存在專門大的難度。文檔多了，需要什么 東西不能及時找到，甚至找不到。辦公自動化使各種文檔實

4、現(xiàn)電子化，通 過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進行使用和共享。 5、輔助辦公。它牽涉的內(nèi)容比較多，像會議治理、車輛治理、物品治 理、圖書治理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實 J 1 1J I 現(xiàn)了這些輔助辦公 6、資源共享。畢們機構(gòu)岬在大量的業(yè)務(wù)系統(tǒng)J,L如組織機構(gòu)代碼、條 碼等各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)，企業(yè)的信息資源往往都在那個業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，辦公自動 化系統(tǒng)應(yīng)該跟這些業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)專門好的集成，使有關(guān)的人 獲得整體的信息，提升整體的反應(yīng)速度和決策、能力。 四、辦公頗化平臺架構(gòu) 4. 1系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu) 、 前程眾合辦公自動化系統(tǒng)不僅要提供辦公環(huán)境的信息自動化再且還 -, 1 n 1

5、n 提供信息治理建設(shè)H的基礎(chǔ)平臺。（總體分為五大部 f? r .r-= 治理。系統(tǒng)可裝配性強；滿足內(nèi)部用 用戶畫應(yīng)用需求以及持續(xù)擴展的業(yè)務(wù)需求J 4. 2系統(tǒng)功能模塊結(jié)構(gòu)圖： 的自 JI 動/ /i O 員能夠有效地 分: 常事 ;? 務(wù)、 流、 個人 于、 系統(tǒng) 資源 戶、 貝治理、 外 Iri 4. 3人員角色的使用權(quán)限 該系統(tǒng)以崗位角色為核心，承諾用戶按照本機構(gòu)的實際治理需要，靈 活進行各類角色的定義，賦權(quán)工作。體現(xiàn)了現(xiàn)代治理中的定崗定員、對崗 不對人的治理思想。同時支持操作用戶身兼多職，極大降低了由于人員調(diào) 動及崗位變動為系統(tǒng)設(shè)置帶來的阻礙。 五、辦公自動化系統(tǒng)模塊 5 1 信息公布中

6、心 信息公布中心是通過運算機網(wǎng)絡(luò)進行職員之間、部門之間進行信息交 流與共享的公共平臺。包括欄目治理、信息公布、信息掃瞄三大部分功能。 在那個地點，用戶能夠按照本身實際情形自行定義信息欄目名稱（如新聞、 公告、大事記、機關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎懲通報） 、層次結(jié)構(gòu)（可進行下級 欄目設(shè)置，如按部門設(shè)置新聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè) 置機構(gòu)介紹、人員介紹） ，設(shè)置各個欄目的公布治理人員、修改刪除人員， 并可將指定欄目設(shè)置為默認欄目，即進入信息中心后的默認顯示欄目；職 員能夠查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等。 5 2 文檔治理 文檔治理是對組織機構(gòu)中的各類電子文檔進行相應(yīng)的治理，使職員能

7、 夠及時方便地查詢到自己所需要的有關(guān)信息。在文檔治理中，治理員可對 文檔進行分類，對各個文檔類別指定相應(yīng)的公布權(quán)限和查詢權(quán)限。包括： 文檔類別治理、文檔公布、文檔查詢。 5 3 公文流轉(zhuǎn) 5 4 審批治理 審批登記是具有有關(guān)治理權(quán)限的人員對職員提出的各種申請進行審 批、登記處理，關(guān)于已閱覽的申請注明審批意見并蓋章或簽名。用戶能夠 按照本機構(gòu)的實際情形，自定義職員申請類別，并對其設(shè)置相應(yīng)的審批流 程，使工作流程的設(shè)置更加習(xí)慣機構(gòu)的實際情形及今后進展的需要。 5 5 工作打算 工作打算治理可針對整個組織機構(gòu)、部門或具體的工程項目進行治 理。治理人員能夠使用本功能制訂整個機構(gòu)工作打算、部門工作打算或

8、項 目工作打算，同時將這些打算分解到具體的執(zhí)行人員；并能夠隨時檢查打 算的執(zhí)行情形。職員按照分配到的工作打算，能夠定期上傳相應(yīng)的工作報 告，填寫工作日志，同時能夠上傳相應(yīng)的附件。工作打算治理和報銷治理 相結(jié)合，能夠使有關(guān)治理人員及時了解有關(guān)打算、項目的費用發(fā)生情形， 便于對有關(guān)打算、項目的費用進行跟蹤治理。 功能包括：報告類別治理、 打算類別治理、工作打算治理、填寫工作日志、全體日志查詢。 5 6 信息資源庫 信息資源庫整合了機構(gòu)中的所有信息，為機構(gòu)集中治理各種信息提供 了便利有效的手段。信息資源庫包括代碼數(shù)據(jù)庫、條碼數(shù)據(jù)庫、標準文獻 數(shù)據(jù)庫和標準圖書數(shù)據(jù)庫，供用戶掃瞄查閱。 信息資源庫中的資

9、源可分為公布資源和保密資源。公布資源中存放的 信息所有用戶均可查詢；而保密資源則只有具備相應(yīng)權(quán)限的指定人員才能 訪咨詢，相當于實際工作中的機要室。 5 7 內(nèi)部論壇 內(nèi)部論壇是機構(gòu)內(nèi)部人員自由交流的天地，任何人都能夠在那個地點 提出自己對某些咨詢題的看法和見解，也能夠針對別人的言論提出自己的 觀點和意見。由于所有討論均可采取匿名方式進行，使大伙兒能夠暢所欲 言，從而為團隊的內(nèi)部溝通開創(chuàng)了新的渠道。同時，內(nèi)部論壇還能夠成為 一個開放式的網(wǎng)上信息集散地，每個人都能夠?qū)⒆约赫J為有價值的信息在 那個地點與同事分享，也能夠通過那個地點發(fā)出各種啟事、求助信息等。 為了方便信息的組織和掃瞄，內(nèi)部論壇能夠按照

10、討論的主題和性質(zhì)分 為若干個欄目，每個欄目由一個專人負責(zé)，稱為版主。而整個論壇的負責(zé) 人稱為站長，由站長創(chuàng)建各個欄目并指定相應(yīng)的版主。版主能夠刪除自己 所負責(zé)的欄目中內(nèi)容不恰當?shù)奈恼?；將?yōu)秀的文章收入欄目的精華區(qū)；也 能夠終止對一個論題的討論。 每個想?yún)⑴c論壇討論的用戶都必須先注冊自己在論壇中的筆名，之后 便能夠在論壇中發(fā)表文章，或參與別人發(fā)起的討論，論壇中的所有言論都 署筆名。對自己差不多發(fā)表的文章，還能夠隨時進行修改。 系統(tǒng)會按照發(fā)表文章的順序及被閱讀的次數(shù)，自動生成最新討論和最 熱討論統(tǒng)計。用戶能夠通過對首頁欄目的設(shè)置使其顯現(xiàn)在首頁上，從而方 便地跟蹤討論情形。 5 8 資產(chǎn)治理 本功能

11、模塊的要緊功能是對機構(gòu)固定資產(chǎn)（房屋、車輛、運算機等各 類資產(chǎn)）的治理，包括固定資產(chǎn)的卡片愛護、使用情形愛護及相應(yīng)的查詢。 功能包括：資產(chǎn)信息治理、資產(chǎn)使用治理、部門資產(chǎn)使用查詢、全部資產(chǎn) 使用查詢、資產(chǎn)字典愛護。 5 9 辦公用品治理 辦公用品治理為治理人員提供了辦公用品采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計功能， 辦公用品的采購和領(lǐng)用申請在個人或部門辦公申請中進行，在審批治理模 塊中完成。辦公用品功能包括：用品治理、用品采購、用品統(tǒng)計、用品類 別愛護。 采購治理：用戶通過系統(tǒng)可在線填寫采購申請，有關(guān)采購治理人員進 行采購登記操作。 領(lǐng)用治理：關(guān)于需要對辦公用品進行領(lǐng)用的用戶，通過在線查詢、提 交申請、有關(guān)領(lǐng)

12、導(dǎo)審批、出庫登記完成對辦公用品領(lǐng)用的全流程治理。 統(tǒng)計查詢：各級治理者可通過部門、時刻段、類別等條件進行相應(yīng)的 統(tǒng)計查詢。關(guān)于辦公用品庫存情形、領(lǐng)用情形、采購情形進行治理。 5 10 車輛治理 車輛治理對機構(gòu)內(nèi)部的車輛進行統(tǒng)一治理，包括車輛的差不多信息、 使用信息、修理信息、油耗信息等，用車申請和修理申請在審批治理模塊 中完成相應(yīng)的審批登記處理。車輛治理功能包括：車輛信息愛護、油耗登 記、里程補貼、修理情形查詢及用車情形查詢。 5 11 會議治理 會議治理是對機構(gòu)內(nèi)的有關(guān)會議及其內(nèi)容進行登記和治理，同時能夠 查詢顯示會議室的有關(guān)信息，能夠向參加會議的有關(guān)人員發(fā)送會議通知。 功能包括：會議登記、

13、會議通知、會議紀要、會議信息查詢。 會議登記：關(guān)于各類會議進行登記，按照參加范疇自動發(fā)送會議通知 郵件。打印會議通知等功能能夠降低會議治理人員的工作強度。 會議室治理：關(guān)于機構(gòu)會議室安排進行預(yù)約申請，登記。使用情形查 詢。能夠提升關(guān)于會議室資源利用的合理性。 紀要治理：關(guān)于各類會議精神、決議的登記，有關(guān)文件的上傳治理。 能夠使機構(gòu)會議治理井井有條，便于日后關(guān)于會議決議執(zhí)行情形的跟蹤治 理。 5 12 人力資源治理 512 1 人事治理 人事機構(gòu)是對組織中的人員信息進行治理，包括人員的差不多信息、 履歷信息治理、人員的調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：人事 信息治理、人員調(diào)動和分配、離職人

14、員治理、人事信息統(tǒng)計查詢、部門人 事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典愛護。 512 2 考勤治理 考勤治理包括機構(gòu)職員自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準、加班 申請、加班核準，生成考勤統(tǒng)計、考勤統(tǒng)計查詢、職員考勤信息查詢、機 構(gòu)考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在審批治理模塊里完 成。 計、 護、 功能包括：請假 /銷假、銷假核準、加班 /確認、加班核準、生成考勤統(tǒng) 考勤統(tǒng)計查詢、個人考勤信息查詢、全部考勤信息查詢、考勤參數(shù)愛 休息日設(shè)置、請假類別字典愛護。 5 13 費用治理 513 1 用款治理 用款治理是利用運算機網(wǎng)絡(luò)，及時完成職員的用款申請、審批、登記 的過程，提升職員用

15、款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事 務(wù)和審批登記模塊中完成。用款治理功能包括：用款登記、用款歸還登記、 個人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計、用款字典愛護。 513 2 報銷治理 報銷治理要緊是實現(xiàn)費用報銷運作的全過程，關(guān)于機構(gòu)內(nèi)部的各種用 款進行在線提交、審批、報銷登記的治理，降低日常報銷治理工作的工作 強度，提升工作效率。報銷治理功能包括：報銷領(lǐng)款登記、職員報銷單據(jù) 查詢、全部報銷單據(jù)查詢、報銷統(tǒng)計、報銷類別愛護。 統(tǒng)計查詢：支持用戶按部門、款項類別、有關(guān)打算進行相應(yīng)的統(tǒng)計查 詢。方便治理者進行各種分析決策。 5 14 個人工具 個人事務(wù)模塊是為提升職員的日常工作效率提供的個性

16、化服務(wù)功能。 在那個地點，職員能夠及時了解需要辦理的各項事務(wù)，進行自己的工作日 程安排，治理個人名片夾，收發(fā)電子郵件，同時能夠進行自己的日常財務(wù) 治理，修改個人的登錄口令等。 包括如下功能： 實時短消息：用戶能夠在網(wǎng)上選擇對某個人、某些人、某個部門或全 體人員發(fā)送各種通知、通告、消息、留言等信息，并能夠隨時查看自己已 發(fā)和已收的通知，做到及時溝通，協(xié)同工作。支持聲音提示、圖標提示功 能，同時支持提醒鬧鐘設(shè)置功能，能夠進行日常按時提示的功能。 日程安排：能夠按天、周、月安排自己的工作內(nèi)容，清晰地查看未完 成、要完成、待完成的各項任務(wù)的內(nèi)容、狀態(tài)和時刻，便于用戶統(tǒng)籌安排 工作，調(diào)整進度，及時跟進，

17、確保各項工作的順利完成。 個人辦公申請：設(shè)置網(wǎng)上申請類別，填寫申請信息，按照相應(yīng)的審批 流程上報給具有相應(yīng)權(quán)限的治理者。 個人名片夾：能夠方便地存放和查找同事、客戶、關(guān)聯(lián)機構(gòu)、政府機 關(guān)等處的德聯(lián)系資料。 我的郵件：通過內(nèi)部郵件功能、實現(xiàn)內(nèi)部職員通過郵件進行日常工作 交流。同時具備的 POP3 郵件治理功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對外部郵箱的治理功能。 附加提供的地址簿功能， 可實現(xiàn)與 OUTLOOK 郵件地址簿的相互轉(zhuǎn)換功能。 個人桌面：是個人工作處理的平臺。具有友好的界面風(fēng)格，方便易用 的功能。關(guān)于個人工作的合理整合，能夠極大方便用戶的日常工作。 個人文件柜：提供用戶個人文檔的儲備空間和有關(guān)治理。包括文檔的 類型、標題、日期信息、摘要治理功能。 5 15 系統(tǒng)治理 功能包括：用戶治理、角色治理、機構(gòu)配置治理、審批流程設(shè)置、欄 目治理單位部門愛護、系統(tǒng)日志。 用戶治理：治理員定義并愛護使用本系統(tǒng)的用戶。 用戶組治理：將具有