檔案管理工作中存在的問題與對策初探

1、檔案管理工作中存在的問題與對策初探摘 要： 21 世紀(jì)的今天，信息化成為了當(dāng)代社會的重要特征之一。信息化促進了社會各行各業(yè)的發(fā)展，而各個行 業(yè)也推動了信息化的豐富和發(fā)展。正是因為如此，檔案管理 工作的改善和進步也相當(dāng)重要。作為檔案學(xué)界的重要研究方 向，檔案管理工作在社會的不斷進步與發(fā)展中也出現(xiàn)了各種 各樣的問題。又因為檔案里所包含的是有關(guān)于各個行業(yè)發(fā)展 的重要信息，所以做好檔案管理工作在某種程度上是對促進 社會發(fā)展具有重大意義的，這也是各檔案管理工作人員的職 責(zé)與義務(wù)。所以當(dāng)我們面對檔案管理工作中出現(xiàn)的問題時， 應(yīng)該積極地應(yīng)對和解決。本文的主要目的就在于分析當(dāng)下檔 案管理工作出現(xiàn)的問題，進而提

2、出良好的解決對策。關(guān)鍵詞：檔案管理；問題；對策 科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展，計算機和通信技術(shù)不斷發(fā)展和普 及，檔案管理工作的作用越來越突出。就其本身而言，檔案 管理工作是一項需要高度保密的工作，具有高機密性，所以 檔案管理工作的質(zhì)量非常重要。為了提高當(dāng)下檔案管理工作 的水平， 應(yīng)該積極運用先進的科學(xué)技術(shù)， 面對問題仔細研究， 及時解決， 使其與社會各行各業(yè)的發(fā)展共同進步， 相互促進一、檔案管理工作中出現(xiàn)的問題（一）對檔案管理工作的認(rèn)知不足對檔案管理工作不夠重視。一項工作的發(fā)展總是與上層 領(lǐng)導(dǎo)的支持力度有很大的關(guān)系，但是檔案管理工作作為一項 內(nèi)務(wù)工作，同許多其他的后勤工作一樣，很難得到上層領(lǐng)導(dǎo) 的大力支持

3、。比如現(xiàn)在的許多單位，檔案管理工作需要資金 的支持，但是檔案管理人員卻很難通過申請而得到領(lǐng)導(dǎo)的經(jīng) 費支持，這就容易造成檔案管理工作中的很多工作環(huán)節(jié)不能 夠順利開展。比如管理人員需要更新檔案錄入設(shè)備，但是資 金的缺乏使許多檔案管理人員只能用陳舊的計算機進行工 作，這就會拖慢工作速度，不僅會使工作速度變慢，也會導(dǎo) 致最后的工作成果達不到所要求的標(biāo)準(zhǔn)。對檔案工作存有偏見。不僅領(lǐng)導(dǎo)人員不夠重視檔案管理 工作，一些管理人員對這項工作也具有一些偏見。檔案管理 事一項內(nèi)務(wù)工作，就像是影視幕后的工作，在一些人眼里， 它并不具有吸引力，不夠出彩，所以很多人會比較輕視這份 工作。但是從檔案管理工作的本質(zhì)來看，它其

4、實就是對檔案 進行歸類和整理，使信息利用更加方便。拿企業(yè)來說，檔案 管理工作如果能 ?蜃齪茫 ?這些資料就能被直接利用到企業(yè)工 作中去，能給人帶來不少方便和快捷。所以，檔案管理工作 想要做好是很不容易的，是非常具有挑戰(zhàn)性的，這是一份不 應(yīng)該被輕視的工作。二）管理方式落后，水平低下就整個檔案管理行業(yè)來說，大部分的檔案管理工作人員 都會身兼數(shù)職，當(dāng)管理人員有很大的工作量時，管理工作難 免會被忽視，如果發(fā)生錯誤，檔案材料就有很大的可能會出 錯。再加上檔案管理人員儲備的知識可能會比較少，自身的 素質(zhì)會比較落后，不夠了解檔案管理業(yè)務(wù)。諸多原因，都使 檔案管理在許多行業(yè)都快速發(fā)展的時候，反而停滯不前。再者

5、，檔案管理工作的信息化水平有待提高，紙質(zhì)檔案 的管理方式依然存在，這種管理方式很難避免一些自然破壞 因素，也很難進行信息的查找，一旦信息被打亂，就難以恢 復(fù)，對管理人員的工作會產(chǎn)生很大的阻礙。（三）檔案管理硬件與軟件設(shè)施不夠完善制度不夠完善。任何工作都需要硬件與軟件設(shè)施的保 障，軟件是指保障工作順利開展以及約束工作人員行為的相 關(guān)規(guī)定制度。而在我國各個單位的檔案管理工作中，并沒有 什么規(guī)范性的管理制度被制定。就許多單位來講，就是因為 沒有完善的管理制度，造成檔案管理不能夠規(guī)范，檔案管理 人員也沒有被約束，整個檔案管理工作都不夠完備。所以當(dāng) 需要檔案有用的時候，不能被快速地找出，最后耽誤公司的

6、一些重要工作。硬件設(shè)施不夠完備。檔案是存放檔案的專用房間，但是 我國有許多單位的檔案并沒有專門的房間進行存放。沒有專 門的房間進行檔案的存放，就很容易導(dǎo)致檔案的雜亂和丟 失。而一些用專門檔案存放室的單位會選用一些用不著的比 較潮濕的房間作為檔案室，這很容易導(dǎo)致檔案發(fā)霉，不僅會 影響檔案的美觀，更會破環(huán)檔案的完整。如果檔案室的基本 設(shè)施不能被保障，那么許多后續(xù)工作都有可能被耽誤。（四）不及時解答問題檔案管理工作還有一個部分是檔案網(wǎng)站的管理，主要是 要求檔案管理工作人員回答網(wǎng)站訪問者的留言，這個工作是 完全肩負(fù)在檔案管理工作人員身上的。但是，在許多單位就 會常常出現(xiàn)一些問題，比如，管理人員很久不回

7、復(fù)訪問者的 問題，這樣會使訪問者對網(wǎng)站失去興趣，如果網(wǎng)站無法提供 有用的信息，網(wǎng)站瀏覽量減少是其次，更重要的是這會降低 網(wǎng)站的信譽度，乃至降低對其公司的信任度，更嚴(yán)重的是可 能會導(dǎo)致公司工作的順利進行。其實這項工作從本質(zhì)上來 看，是對管理人員的工作熱情和責(zé)任心的檢測。一個具有高 度責(zé)任心的人，自然不會消極怠工，而一個對自己的工作和 企業(yè)文化具有高度的熱情與自信的人，自然會能很好的勝任 這一項工作。二、檔案管理工作的對策（一）提高檔案管理工作的地位這主要是針對不夠重視檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，因為領(lǐng)導(dǎo) 的態(tài)度會在很大的程度上影響管理人員的態(tài)度。而從根本上 來說，我們并沒有對檔案管理工作有正確的認(rèn)識。前

8、面有講， 檔案管理是各行各業(yè)重要信息的管理，它相當(dāng)于歷史文獻， 是我們工作的重要基礎(chǔ)，更是我們進行研究的重要材料，所 以我們應(yīng)該將其提到一個重要的地位。那么作為領(lǐng)導(dǎo)，就要 起絕對的帶頭作用，要盡量滿足檔案管理工作的要求，配合 檔案管理工作人員的工作。領(lǐng)導(dǎo)要帶頭宣傳，讓大家認(rèn)可檔 案管理工作。（二）加強對管理人員的培訓(xùn)技能培訓(xùn)。管理工作看似簡單，但實際上是一個非常復(fù) 雜的過程。管理人員不僅應(yīng)該具有檔案管理的基本知識，更 需要與時俱進，不斷學(xué)習(xí)新知識新文化。所以單位在這方面 應(yīng)該給予相應(yīng)的支持，比如每年定時讓管理人員進行相關(guān)的 技能培訓(xùn)，比如檔案室設(shè)備維護，檔案日常護理。素質(zhì)培訓(xùn)。檔案工作歸根到底

9、是一項服務(wù)工作，它為人 民群眾服務(wù)。但是很多管理人員的素質(zhì)并不高，對檔案管理 工作并不重視。對于這一點，單位應(yīng)該要加強對管理人員的 素質(zhì)培養(yǎng)，讓他們明白管理工作的重要性，讓他們能主動為 人民去服務(wù)。再者，單位還應(yīng)該建立相關(guān)的激勵機制，對管 理人員進行獎勵，使其對于工作充滿熱情， 使他們充滿信心。 更要給管理人員充分的自由發(fā)揮空間，使其有自主創(chuàng)造的機 會。只有這樣，管理人員才能對工作真正具有熱情，真正做 到為人民服務(wù)，真正愛工作，享受工作。（三）建立健全檔案管理制度單位要根據(jù)自身情況，建立健全相應(yīng)的管理制度，既能 保證檔案管理工作能順利進行，也能讓檔案管理人員有一個 工作規(guī)范，規(guī)范行為，加強工作

10、積極性，就可以推動檔案管 理工作的發(fā)展。（四）完善檔案功能 這主要針對檔案管理工最的信息化。信息化是當(dāng)今社會 發(fā)展的一個大勢，也是一種時代潮流，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與計算 機的普及，就是在給我們一個實現(xiàn)信息化的機會，提高檔案 管理工作的信息化水平，能減少紙質(zhì)檔案的使用，減少檔案 信息的錯誤率，減少管理人員的工作量，跟上時代發(fā)展。三、結(jié)語 綜上所述，檔案管理工作作為各行各業(yè)乃至整個社會發(fā) 展的重要環(huán)節(jié)，雖然會因為各種因素出現(xiàn)一些問題，但是只 要善于及時發(fā)現(xiàn)問題，并且根據(jù)這一些問題找出合理的解決 辦法，就能得到很好的處理。而作為管理人員，應(yīng)該要有與 時俱進的思想，善于改進和完善管理方法，使檔案管理工作 也能跟上時代的腳步，進而更好地順應(yīng)時代的發(fā)展，更好地 配合社會各項事業(yè)的進步，就能提高社會現(xiàn)代化水平，對于 社會主義的發(fā)展也有非常重要的促進作用。參考文獻1 檔案記憶觀視野下的企業(yè)檔案管理探析J.李穎.檔案學(xué)通訊.2013（01）2 企業(yè)檔案文化建設(shè)