開思OA R5白皮書1

1、開思軟件技術(shù)白皮書 2000 年 3 月 辦公應(yīng)用系列 (R5) 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 2 目 錄 為什么要為什么要開思開思/OA/OA？.3 系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn) .6 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 .8 軟件功能軟件功能 .12 1 系統(tǒng)設(shè)置 .12 2 個人辦公 .14 3 行政辦公 .18 4 公共信息 .27 5 輔助辦公 .28 6 幫助系統(tǒng) .31 系統(tǒng)環(huán)境要求系統(tǒng)環(huán)境要求 .33 111 3 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 為什么要為什么要開思開思/OA/OA？ 如何幫助用戶實(shí)現(xiàn)大量信息快速、有效、準(zhǔn)確地獲取、管理和傳遞是當(dāng)今計算機(jī) 業(yè)，尤其是計算機(jī)

2、軟件業(yè)的追逐目標(biāo)和發(fā)展原則。Lotus Domino/Notes R5 作為目前 世界上最先進(jìn)的群件平臺，實(shí)現(xiàn)了對非結(jié)構(gòu)化信息的管理和共享，具備了安全、健壯、 可靠的通信基礎(chǔ)設(shè)備，內(nèi)含強(qiáng)大的工作流軟件開發(fā)環(huán)境。 但是，僅此并不能滿足目前國內(nèi)辦公軟件應(yīng)用方面的市場需求，辦公自動化(OA) 提倡了多年，見效并不明顯。其原因并非在于缺少性能優(yōu)良的平臺，而是在于缺少真 正功能全面、適用性強(qiáng)和方便易用的辦公管理應(yīng)用軟件。而且基于上述平臺之上的應(yīng) 用軟件過于名目繁多，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。實(shí)際情況是：許多單位喜歡自主開發(fā)，或自行 組織人員攻關(guān)，或?qū)ひ掚娔X公司定做。小則三五人，多則幾十人，開發(fā)資金從幾萬至 上百萬乃

3、至上千萬不等。重復(fù)開發(fā)很多，并且大多也只完成了局部管理功能，又缺乏 技術(shù)進(jìn)步、版本更新的后勁。在此，本公司無意忽略眾多用戶各自的特殊需求，而是 認(rèn)為要想真正實(shí)現(xiàn)信息更大范圍的共享、交流以及由此帶來的巨大的效益，那么廣大 用戶存在一個較為統(tǒng)一、合理的辦公自動化標(biāo)準(zhǔn)及軟件成品是必要的，也是必須的。 開思軟件公司多年來在辦公自動化方面的潛心探索和眾多大型應(yīng)用系統(tǒng)的豐富開 發(fā)經(jīng)驗(yàn)使得她有信心和實(shí)力在開思/OA 成功推向市場并獲得廣泛歡迎的基礎(chǔ)上，把 OA 產(chǎn)品作為一個重要發(fā)展方向，不斷地追求技術(shù)進(jìn)步和完善服務(wù)，從而在促進(jìn) OA 軟件標(biāo) 準(zhǔn)化和產(chǎn)品系列化的道路上取得更大的進(jìn)步。廣大用戶將會隨著開思/OA

4、 的不斷升級 或更新得到最大程度的滿足。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 4 開思 OAs-辦公應(yīng)用系列軟件產(chǎn)品 開思軟件公司繼成功推出開思/OA V1.0，V2.0，V3.0，R4.0 并在市場上取得廣泛 成功以后，繼而推出了更完善的開思開思/OA/OA R5-R5-辦公應(yīng)用系列軟件辦公應(yīng)用系列軟件。這個版本充分 利用了 Lotus Domino/Notes R5 良好的開發(fā)環(huán)境，結(jié)合周密、全面的眾多用戶的實(shí)際 需求調(diào)研和精心的分析、整理，盡可能地將眾多用戶的日常辦公慣例、規(guī)范形成統(tǒng)一 模式融入其設(shè)計方案之中。開思開思/OA/OA R5R5 不僅繼承了前版本中的一些優(yōu)良特性，更著力

5、于面向客戶群體，體現(xiàn)度身定制、力求完美的設(shè)計思想。在完善原有功能的同時，更 貼合用戶辦公模式，為進(jìn)入電子商務(wù)時代建立基礎(chǔ)。開思 OAs 辦公應(yīng)用系列軟件包括 開思開思/OA/OA R5-R5-辦公自動化系統(tǒng)、開思辦公自動化系統(tǒng)、開思/ /郵件一路通郵件一路通 R4.0R4.0、開思、開思/CRM/CRM StarStar 客戶關(guān)系管客戶關(guān)系管 理初階、開思理初階、開思/KM-/KM-知識管理系統(tǒng)知識管理系統(tǒng)等等。從而在原有的辦公自動化概念基礎(chǔ)上形成了更 全面的辦公應(yīng)用系列化（Office Application Series）產(chǎn)品。 現(xiàn)在，開思開思/OA/OA R5R5 等已經(jīng)正式推出。這套軟

6、件面向我國廣大企事業(yè)單位，充分利 用 Lotus Domino/Notes R5 的豐富強(qiáng)大的功能和平臺性能，結(jié)合先進(jìn)的 Internet/Intranet 技術(shù),針對我國辦公管理工作中公文和會議繁多、請示匯報程序復(fù) 雜等特點(diǎn)，力求功能全面而細(xì)致，操作簡單方便，強(qiáng)調(diào)網(wǎng)絡(luò)信息交流和共享。它適用 于政府部門、職能機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、各種企業(yè)、金融機(jī)構(gòu)、醫(yī)院、學(xué)校、科研機(jī)構(gòu)等 各類單位。可以在多種硬件環(huán)境的局域網(wǎng)(LAN)、內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)、互聯(lián)網(wǎng) (Internet)上使用。同時還支持手寫輸入、語音輸入及圖象掃描識別等輔助辦公應(yīng)用 技術(shù)，為廣大用戶提供了美觀、方便、易學(xué)易用的使用環(huán)境。同時還

7、特別考慮到各單 位使用 OA 軟件，全面實(shí)現(xiàn)辦公無紙化需要一個過程，開思開思/OA/OA R5R5 同時支持無紙化和 有紙方式的混合辦公模式，幫助用戶單位順利過渡。 開思開思/OA/OA R5R5 在軟件技術(shù)和應(yīng)用功能方面作了較大的改進(jìn)。R5 在以前版本的基礎(chǔ)上 大大擴(kuò)充了應(yīng)用范圍提供了多達(dá) 21 個的功能模塊及 1 個完善的幫助系統(tǒng)。同時，提供 了流程用戶自定義功能，使用時更加方便、靈活、易用。其中收文、發(fā)文和檔案管理 三個數(shù)據(jù)庫針對用戶分部門進(jìn)行處理的需求，將原先 OA 中單一數(shù)據(jù)庫存放處理數(shù)據(jù)轉(zhuǎn) 5 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 化為多個數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)存放和處理即每個部門可生成

8、屬于本部門的數(shù)據(jù)庫，用 于存放本部門的數(shù)據(jù)。此項功能優(yōu)點(diǎn)是：各部門的數(shù)據(jù)、操作權(quán)限相互獨(dú)立，從而提 高了數(shù)據(jù)的安全性，便于管理。開思開思/OA/OA R5R5 提供了獨(dú)特的遠(yuǎn)程辦公模式，不管您在任 何地方，同樣可以及時得到最新的信息，同樣可以批閱文件、填寫批示意見，就象在 局域網(wǎng)中辦公，這是開思/OA 提供給用戶的特有功能，使得整套系統(tǒng)功能更加強(qiáng)大、 使用更加方便。 開思開思/OA/OA R5R5 有支持有支持 NotesNotes clientclient 作為客戶端作為客戶端 R5cR5c 和支持瀏覽器作為客戶端和支持瀏覽器作為客戶端 R5bR5b 兩個版本，以適應(yīng)不同用戶層次的需求。兩個

9、版本，以適應(yīng)不同用戶層次的需求。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 6 系統(tǒng)特點(diǎn)系統(tǒng)特點(diǎn) 開思開思/OA/OA R5R5 是基于 Lotus Domino/Notes R5 平臺上的應(yīng)用軟件，能夠充分發(fā)揮 Lotus Domino/Notes R5 的許多優(yōu)良特性，在許多細(xì)節(jié)方面也表現(xiàn)得更加成熟、更加 完善。以下就以開思開思/OA/OA R5cR5c 中主要功能特點(diǎn)作一說明。 1. 多平臺支持 能在多種平臺上運(yùn)行：Microsoft 的 Window95/98 和 Windows NT/2000(Intel)， IBM OS/2 Warp Server 4，IBM AS/400 V4R3

10、 以上，IBM S/390 V2R6 以上，IBM AIX 4.3.1，HP-UX 11.0，Sun Solaris 2.6(SPARC)等，從一個平臺到另一個平臺是非常一 致的，在不同平臺上使用不需要修改或重新編譯。 (Domino 應(yīng)用服務(wù)器許可布署在一到四個 CPU 的系統(tǒng)中) 2. 安全機(jī)制 數(shù)據(jù)庫級數(shù)據(jù)庫級：對于本軟件的每個模塊所對應(yīng)的所有數(shù)據(jù)庫，首先在操作權(quán)限上可細(xì) 分為七個級別，由系統(tǒng)管理員設(shè)置。 管理員管理員：能夠在數(shù)據(jù)庫上執(zhí)行所有操作，讀、寫以及編輯文檔、表、視圖和 數(shù)據(jù)庫圖表。 設(shè)計者設(shè)計者：除了修改 ACL（存取控制表），用戶活動或復(fù)制、刪除數(shù)據(jù)庫外， 能夠執(zhí)行同管理員一

11、樣的操作。 編輯者編輯者：能夠在數(shù)據(jù)庫中讀、寫，以及編輯所有文檔，但不能修改表、視圖， 或者 ACL。 作者作者：能夠讀文檔，增加新文檔，但不能編輯別人的文檔。 讀者讀者：能夠讀文檔，但不能增加新文檔或者編輯現(xiàn)有文檔。 存放者存放者：能夠增加新文檔，但不讀現(xiàn)有的文檔。 無存取權(quán)限無存取權(quán)限：被分配該權(quán)限的用戶不可訪問數(shù)據(jù)庫，他們不能打開數(shù)據(jù)庫， 這個級別無對應(yīng)的符號表示。 文檔級文檔級：其次，在訪問數(shù)據(jù)庫文檔的權(quán)限方面又可細(xì)分為四個級別，由系統(tǒng)管理 員設(shè)置。 7 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 絕密權(quán)限絕密權(quán)限：可以訪問所有具有絕密、機(jī)密、秘密和平件密級的已授權(quán)文檔。 機(jī)密權(quán)限機(jī)密權(quán)限

12、：可以訪問所有具有機(jī)密、秘密和平件密級的已授權(quán)文檔。 秘密權(quán)限秘密權(quán)限：可以訪問所有具有秘密和平件密級的已授權(quán)文檔。 平件權(quán)限平件權(quán)限：可以訪問所有具有平件密級的已授權(quán)文檔。 操作權(quán)限級操作權(quán)限級：此外用戶還可以根據(jù)自己辦公的實(shí)際情況，通過設(shè)置不同的角色角色來 實(shí)現(xiàn)自定義運(yùn)作模式，確保每一步的操作權(quán)限，各司其職從而進(jìn)一步提高系統(tǒng)的可靠 性和安全性。 3. 實(shí)現(xiàn)各項目自定義 靈活的客戶自定義辦公模式。辦公中隨時需要應(yīng)變，靈活、易用的各類自定義工 具，給客戶以完全自由、充滿個性的空間，保障用戶的工作更加方便快捷。 4. 提供遠(yuǎn)程辦公模式 新型的遠(yuǎn)程/移動用戶辦公模式。新穎的遠(yuǎn)程工作站為工作流中的遠(yuǎn)

13、程/移動用戶提 供辦公捷徑，提高辦公效率，節(jié)省遠(yuǎn)程花費(fèi)。體現(xiàn)協(xié)同工作的優(yōu)勢。 5. 多媒體信息存儲 多媒體信息訪問能力。隨著系統(tǒng)的使用，用戶將來會要求郵件傳送系統(tǒng)能夠支持 更多的信息類型，如聲音、圖像、動畫以及 Internet 等。 6. 良好的可擴(kuò)展性 可靠、可用、可伸縮的群集結(jié)構(gòu)。不僅適用于中、小企業(yè)和機(jī)構(gòu)。更針對大型的 政府、機(jī)關(guān)和企業(yè)的辦公特點(diǎn)提供了群集構(gòu)架方式。支持群集數(shù)據(jù)庫和分布式數(shù)據(jù)庫 結(jié)構(gòu)，保障單位內(nèi)部的辦公更清晰、更順暢。 7. 周全的提醒功能和強(qiáng)大的工作流 功能完善、卓越的工作流。單一流程模式、組合流程模式、自由流程模式，三種 工作流模式確保辦公得心應(yīng)手、簡易快捷。待辦事

14、宜今日工作便可一覽無遺。所有需 要成員間協(xié)同工作的事件，都將通過電子郵件以工作流的方式進(jìn)行，形成真正快捷、 安全、有效的辦公模式。 8.備份支持 在所有的 Domino 平臺上，包括 NT，UNIX，AS/400，S390，API 都支持與第三方備份工 具的緊密集成。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 8 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 開思開思/OA/OA R5cR5c 主體軟件是由一個系統(tǒng)設(shè)置和二十一個功能模塊構(gòu)成，其中 系統(tǒng)將二十一個功能模塊分為五大類，即個人辦公、行政辦公、公共信息、輔 助辦公以及幫助系統(tǒng)。（請參看“開思/OA”R5c 模塊結(jié)構(gòu)圖） 開思/OA系統(tǒng) 系統(tǒng)設(shè)置 “開思/OA”模塊

15、結(jié)構(gòu)圖 個人辦公幫助系統(tǒng)公共信息行政辦公輔助辦公 電子郵件 待辦事宜 日程安排 報告管理 單位名錄 名片管理 綜合查詢 收文管理 發(fā)文管理 檔案管理 會議管理 資料管理 電子公告板 信訪管理 資源管理 物品管理 活動安排 信息采編 人事信息 焦點(diǎn)論談 （1 1）系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置 為整個系統(tǒng)提供了一個良好的系統(tǒng)設(shè)置環(huán)境，其中設(shè)置內(nèi)容包括 部門、人員和常用數(shù)據(jù)（如主題詞、常用意見、自動編號、公文格式等） 設(shè)置和維護(hù)。 （2 2）電子郵件電子郵件 提供了閱讀來信，事務(wù)處理、也可以寫信、回信、轉(zhuǎn)發(fā)來信、刪除 信件、保存信件、查閱信件和整理信件。 （3 3）待辦事宜待辦事宜 提供真正的輕松而又有序的工作

16、環(huán)境。打開待辦事宜，待閱公文、 9 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 會議文件等事務(wù)及相映的重要、緊急程度等巨細(xì)無遺。 （4 4）日程安排日程安排 日程安排可以用于個人時間進(jìn)行合理的安排和管理，也可設(shè)定群組 日歷，查詢他人的空閑時間從而大大提高了時間的利用率。 （5 5）名片管理名片管理 可以新增私人或共享的名片，也可以隨時查詢、打印您所需要的名 片。完全實(shí)現(xiàn)了名片管理的電子化管理。 （6 6）單位名錄單位名錄 齊全的企業(yè)級通訊錄，達(dá)到信息共享。 （7 7）報告管理報告管理 對各類報告可以流程自定義，在批閱的過程中，還可以對報告進(jìn)行 維護(hù)、傳送、辦理等工作。 （8 8）綜合查詢綜合查詢

17、通過綜合查詢系統(tǒng)，用戶可以全面、及時地了解系統(tǒng)中的各種相關(guān) 的信息。 （9 9）收文管理收文管理 執(zhí)行收文登記、辦理、查詢、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。文件 送閱和批復(fù)完全在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成，并且可實(shí)現(xiàn)對文件的密級區(qū)分、 管理以及相關(guān)操作、應(yīng)用人員的權(quán)限設(shè)定和控制，一切的流程都可以由 用戶自定義。 （1010） 發(fā)文管理發(fā)文管理 執(zhí)行發(fā)文擬稿、核稿、會簽、簽發(fā)、批閱流轉(zhuǎn)、歸檔等管理工作。 文件送閱和批復(fù)完全在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上完成，并且可實(shí)現(xiàn)對文件的密級區(qū) 分、管理以及相關(guān)操作、應(yīng)用人員的權(quán)限設(shè)定和控制，所有的工作流程 可以由用戶自定義。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 10 （1111） 檔

18、案管理檔案管理 對未組卷的文件進(jìn)行管理、分類，然后將其組入案卷中，可以對案 卷進(jìn)行封卷、拆卷、著錄標(biāo)引、案卷檢索、借閱及歸還等工作。 （1212） 會議管理會議管理 為用戶提供會議室管理，并且在會議召開前進(jìn)行會議計劃和會議文 件、會議議題等方面的準(zhǔn)備，還包括會議室的申請，會議通知的發(fā)送。 會議召開后可以做會議記錄、紀(jì)要和會議查詢，并且可將會議紀(jì)要?dú)w檔。 （1313） 資料管理資料管理 將日常辦公中一些公共的資料由有關(guān)部門收集更新，供用戶查詢、 使用。 （1414） 焦點(diǎn)論談焦點(diǎn)論談 一個網(wǎng)上 BBS，用戶可以用以熱點(diǎn)討論、經(jīng)驗(yàn)交流、電子公文板等 工作。用戶在填寫個人興趣簡要表后，可系統(tǒng)自動將用

19、戶關(guān)心的話題告 之用戶。 （1515） 電子公告板電子公告板 一個靈活易用的網(wǎng)上公告板，用戶可以通過它發(fā)布各類公共信息和 通知等。 （1616） 信訪管理信訪管理 信訪管理系統(tǒng)主要用于處理信訪工作?？梢缘怯浶旁L內(nèi)容，并可以 根據(jù)用戶的需要將信訪進(jìn)行流轉(zhuǎn)，結(jié)果登記，歸檔，數(shù)據(jù)查詢及統(tǒng)計等。 （1717） 資源管理資源管理 對內(nèi)部各種資源（如辦公設(shè)備、辦公用品、器材、車輛等）進(jìn)行統(tǒng) 11 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 一管理、調(diào)度。 （1818） 物品管理物品管理 將有關(guān)信息放入物品庫中，用戶就能夠及時、全面了解內(nèi)部物品的 各種情況，還可以進(jìn)行申領(lǐng)。 （1919） 信息采編信息采編 可以

20、通過多種渠道對各類信息進(jìn)行合理收集、分類、查詢，編輯成 內(nèi)部刊物經(jīng)批準(zhǔn)后在網(wǎng)上發(fā)布，也可以打印成文本。 （2020） 活動安排活動安排 可以進(jìn)行個人活動安排、單位活動組織安排、單位接待組織安排、 事務(wù)接洽記錄和電話記錄、值班安排、大事記等日?；顒庸芾?。 （2121） 人事信息人事信息 對公司的人員情況進(jìn)行登記，以后可以及時查詢、統(tǒng)計內(nèi)部人員的 各種信息。 （2222） 幫助系統(tǒng)幫助系統(tǒng) 開思/OA 提供了一個體貼的在線幫助系統(tǒng)，通過幫助系統(tǒng)，用戶能 夠獲得操作指南以及技術(shù)支持信息。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 12 軟件功能軟件功能 以下重點(diǎn)介紹上述軟件模塊的功能，其它開思以下重點(diǎn)

21、介紹上述軟件模塊的功能，其它開思/OAs 系列產(chǎn)品功能，請參見有關(guān)介紹。系列產(chǎn)品功能，請參見有關(guān)介紹。 1 系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置 1.11.1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 在開思/OA 中設(shè)立了系統(tǒng)設(shè)置模塊，系統(tǒng)管理員可以統(tǒng)一的對系統(tǒng)進(jìn)行管 理，設(shè)置將簡便化，管理將更加方便、安全、可靠。其中包括部門設(shè)置、人員 注冊和數(shù)據(jù)維護(hù)（數(shù)據(jù)維護(hù)其中還包括主題詞、常用意見、自動編號、公文格 式等）。（請參看系統(tǒng)設(shè)置結(jié)構(gòu)圖） 系統(tǒng)設(shè)置 “系統(tǒng)設(shè)置”結(jié)構(gòu)圖 人員注冊部門設(shè)置數(shù)據(jù)維護(hù) 主題詞 公文格式 自動編號 常用意見 1.21.2 功能介紹功能介紹 1.2.11.2.1 部門設(shè)置部門設(shè)置 在使用前，您要進(jìn)行部門的設(shè)置。其

22、中包括部門名稱、部門管理人員的設(shè) 置，還包括指定收文管理、發(fā)文管理和檔案管理數(shù)據(jù)庫中的用戶操作權(quán)限。 1.2.21.2.2 人員注冊人員注冊 為公司每一位人員進(jìn)行注冊。可以登記他的姓名、所在部門、設(shè)置他的公 文閱覽權(quán)限、系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的權(quán)限等。 1.2.31.2.3 數(shù)據(jù)維護(hù)數(shù)據(jù)維護(hù) 13 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 系統(tǒng)提供了無微不至的服務(wù)。你可以對一些常用的數(shù)據(jù)進(jìn)行設(shè)置，包括主 題詞、常用意見、自動編號和公文格式。 主題詞主題詞 提供了一個標(biāo)準(zhǔn)的主題詞庫，系統(tǒng)管理員可以對主題詞庫進(jìn)行維護(hù) （如加入某些主題詞）。有了主題詞庫，在收文管理、發(fā)文管理、信息采 編等模塊中，主題詞就可以自動

23、校驗(yàn)。 常用意見常用意見 系統(tǒng)管理員可以對領(lǐng)導(dǎo)常用的批示意見進(jìn)行設(shè)定（包括意見的內(nèi)容， 意見的適用人員等，如同意、已經(jīng)閱覽）。領(lǐng)導(dǎo)在批示文件時，就可以調(diào) 用設(shè)定的常用意見，方便輸入。 自動編號自動編號 自動編號就是根據(jù)您自己的需要對收文、發(fā)文、信息中的流水號進(jìn)行 定義，以后就根據(jù)您定義的格式自動生成流水號。 公文格式公文格式 您可以將公司經(jīng)常用的文件格式事先進(jìn)行定義（如“文件稿紙、傳真、 發(fā)貨單”），當(dāng)用到此公文格式就可以直接調(diào)用。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 14 2 個人辦公個人辦公 2.12.1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 用戶可通過此模塊完成個人日常的辦公工作，例如批閱各部門上報的各

24、種 公文，評閱同事交流的各種文件內(nèi)容，回復(fù)或發(fā)送電子郵件，起草各類報告， 查看個人的和公共的活動日程安排，并能自動提醒待辦事項。批閱公文和評閱 文件時可以使用與實(shí)際工作方式近似的筆輸入方式，也支持聲音輸入方式。同 時用戶可以查詢各種信息。 2.22.2 功能介紹功能介紹 1.2.11.2.1 電子郵件電子郵件 電子郵件引用 Lotus Notes 功能，可制作、發(fā)送、接收、閱讀、回 復(fù)、廣播、查詢、打印和保存電子郵件?？陕?lián)結(jié) Lotus CC-mail 和各種 E-mail。 閱讀來信閱讀來信 為了閱讀信件，您必須先打開您的郵件數(shù)據(jù)庫。任何時候您都可以迅 速打開它，盡管有時您會在別的模塊中處理

25、事務(wù)，也不必退出。當(dāng)您有新 郵件時，系統(tǒng)立即會給您聲音和視覺的提示，幫助您閱讀新郵件。 寫信寫信 通過電子郵件的功能，您可以與別人交往，您可以將信寄給任何一個 通過網(wǎng)絡(luò)和您的 Notes 互聯(lián)的人。同時，您還可以把信寄給那些您的網(wǎng)絡(luò) 之外的人?？梢宰屇男偶懈鞣N不同的格式，使它更吸引人，更易懂。 回轉(zhuǎn)回轉(zhuǎn) 收到信后，您可能想回封信?；匦挪幌駥懶拍菢勇闊?，得從頭開始。您 只需要寫信件的內(nèi)容，然后發(fā)了就行。因?yàn)槭占说牡刂氛墙o您寫信人 的地址，回信的主題也是與來信的主題相關(guān)的。在您的回信中還可以直接 引用來信的原文。 轉(zhuǎn)發(fā)來信轉(zhuǎn)發(fā)來信 讀完信以后，您也許還想讓別人也能看到它。不需要重新再寫一封

26、，您 只需把原信轉(zhuǎn)發(fā)出去。除此之外，還可以加入您的注釋。 刪除信件刪除信件 刪除一封不需要的信件可以使您更方便地尋找需要的文件，同時它能 夠節(jié)省存放郵件數(shù)據(jù)庫的 Notes 服務(wù)器的硬盤空間。刪除信件分為兩個步 15 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 驟，首先告訴系統(tǒng)哪些信件要刪除，系統(tǒng)會在這些信件旁做一個標(biāo)記，然 后讓系統(tǒng)將做了標(biāo)記的信件刪除。 保存來信保存來信 保存一封信以便以后再讀。要保存信件只須把它留在來信時放置它的 收件箱文件夾中就行了。然而，這樣做有可能會使信件越來越多，以至于 難以查找，所以最好的方法是將它們移到其他的文件夾中，文件夾的個數(shù) 隨您定。 查閱信件查閱信件 郵件

27、數(shù)據(jù)庫包括許多文件夾和視圖，允許您用不同的方法查閱信件。 整理信件整理信件 信件經(jīng)過整理后，就可以非常容易找到要找的文件。 2.2.22.2.2 待辦事宜待辦事宜 通過強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)工作流模式，系統(tǒng)按照用戶定義模式，自動傳遞、提醒用 戶有待閱公文、會議文件、事物接洽等工作，實(shí)現(xiàn)真正的輕松而又有序的工作 環(huán)境。 2.2.32.2.3 日程安排日程安排 日程安排可以用于個人時間管理、群組日歷的查詢?？梢赃M(jìn)行約會、工作 委托?？梢酝ㄟ^日歷進(jìn)行查看安排好的各種約會，同時還提供了時時提醒功能。 2.2.42.2.4 名片管理名片管理 用戶可將名片登記并進(jìn)行管理查詢和打印，同時可根據(jù)需要將部分名片共 享，供他

28、人使用。查詢分為匹配查詢與模糊查詢，還能全文索引，每個人只能 看到自己的名片集及共享的名片集，對于輸入重復(fù)的名片還給予提示警告，通 過 Lotus Notes 復(fù)制技術(shù)，所有由個人分別收集的名片將匯編成整個單位的名 片總集，可以輕松地找出所有需要聯(lián)系的名片主人，并方便地通知他們參加產(chǎn) 品發(fā)布會或郵寄賀年卡等等。 2.2.52.2.5 單位名錄單位名錄 齊全的企業(yè)級通訊錄，達(dá)到信息共享。并具有上下級單位結(jié)構(gòu)顯示功能。 2.2.62.2.6 報告管理報告管理 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 16 由報告管理員管理有關(guān)報告，定義每類報告的流轉(zhuǎn)流程（每類報告 可以有多個報告管理員，每個報告管理

29、員也可以管理多個報告）。起草 報告者可以對其進(jìn)行維護(hù)、查詢、提交此報告，也可以打印報告。 2.2.6.12.2.6.1 報告一覽報告一覽 修改修改 您可以對自己起草的報告進(jìn)行維護(hù)（包括修改報告內(nèi)容、增加或刪除 授權(quán)人、提交報告等工作），也可以對其他用戶授權(quán)于您的報告進(jìn)行維護(hù)。 但要記住報告提交后將不能再做維護(hù)。 新增新增 如果有事要申請，您就可以在此起草報告，然后進(jìn)行申請。 通知授權(quán)人員通知授權(quán)人員 在您設(shè)定了授權(quán)人員后，您可以立刻發(fā)個郵件給授權(quán)人。那么授權(quán)人 就會知道他被授權(quán)，以后可以對此報告進(jìn)行維護(hù)。 提交提交 每份報告由報告起草者自己提交。提交時系統(tǒng)根據(jù)報告類別自動選擇 流轉(zhuǎn)流程。報告提

30、交后不能再做維護(hù)。對已經(jīng)提交但尚未批復(fù)的報告，起 草者可以撤回報告，并在撤回后對報告進(jìn)行維護(hù)。 打印打印 您有兩種工作方式可選擇：有紙化和無紙化。如果要有紙化工作，您 可以打印此報告，打印出的報告內(nèi)容包括起草者、所有審批者的姓名、日 期及審批意見等信息。 刪除刪除 對不要的報告可以進(jìn)行刪除工作。刪除報告分為兩個步驟，首先告訴 系統(tǒng)哪些報告要刪除，系統(tǒng)會在這些報告旁做一個標(biāo)記，然后系統(tǒng)將做了 標(biāo)記的報告刪除。 全文索引全文索引 每份報告只有報告起草者及該類報告管理員可以查詢，但起草者可以 授權(quán)其他用戶查詢此報告。 2.6.2.2.2.6.2.2.數(shù)據(jù)設(shè)置數(shù)據(jù)設(shè)置 修改修改 報告管理員可以對您管的

31、這類報告的流轉(zhuǎn)流程進(jìn)行修改。 新增新增 報告管理員可以新增報告類型，同時定義此類報告的流轉(zhuǎn)流程，還可 17 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 以設(shè)置此類報告的適用部門。 刪除刪除 報告管理員可以刪除他所管的報告類型。 2.2.72.2.7 綜合查詢綜合查詢 綜合查詢系統(tǒng)可對系統(tǒng)中所有信息進(jìn)行信息導(dǎo)航和全文索引。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 18 3 行政辦公行政辦公 3.13.1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 用戶可通過此模塊完成行政事務(wù)，其中包括收文管理、發(fā)文管理、檔案管 理和會議管理。以下是此四個主要模塊的簡介。（請參看“行政辦公”結(jié)構(gòu)圖） 行政辦公 “行政辦公”結(jié)構(gòu)圖 發(fā)文管理收文

32、管理會議管理 收文登記 文件查詢 文件歸檔 收文辦理 檔案管理 流程定義 發(fā)文擬稿 文件查詢 文件歸檔 發(fā)文辦理 流程定義 發(fā)文登記 未封卷案卷 借閱管理 案卷管理 已封卷案卷 待組卷文件 查詢 會議計劃 會議查詢 會議記錄 會議室管理 3.23.2 功能介紹功能介紹 3.2.13.2.1 收文管理收文管理 收文管理主要對外來公文進(jìn)行登記和處理，包括權(quán)限設(shè)置。在登記收文過 程中提供了四種方式（文件引入、標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文調(diào)入、掃描和直接輸入）， 并將登記后的收文送領(lǐng)導(dǎo)批示或閱讀（批示的流程完全可以根據(jù)需要自己定義） ，處理結(jié)束后將文件進(jìn)行歸檔。管理人員可以對收文處理全過程進(jìn)行監(jiān)督、催 辦、重定位

33、，也可以隨時打印文件流程跟蹤表及其所有領(lǐng)導(dǎo)的批示意見。 3.2.1.13.2.1.1 流程定義流程定義 新增流程新增流程 可以對用戶各種收文流程進(jìn)行新增，只有管理員才有此操作權(quán)限。 （包括流程名稱、此流程的管理員即能夠修改此流程的人員以及簡要說明） 。 19 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 新增步驟新增步驟 每個收文的流程都有若干個步驟組成，您可以隨意定義步驟數(shù) （如 3 個步驟，4 個步驟）；對于步驟名稱也可以根據(jù)需要定義（如 秘書審批）；同時對用戶角色定義（如秘書）；然后涉及用戶為單個 或多個；再選擇人員。一切都可以根據(jù)您的需要進(jìn)行定義，使用更加 靈活。 3.2.1.2.3.2.1

34、.2.收文登記收文登記 新建新建 登記員對已簽收的文件進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括公文標(biāo)題、文件分類、 公文字號、緊急程度、公文種類、主題詞（能夠自動校驗(yàn)）、秘密等級、 公文頁數(shù)等，以及文件其他項、正文內(nèi)容等。其中系統(tǒng)還會自動生成一些 登記項，如文件流水號、登記員、登記日期、當(dāng)前處理狀態(tài)等。 擬辦擬辦 當(dāng)?shù)怯泦T無法確定此收文的流程，他可以提交某一用戶進(jìn)行擬辦（如 某辦公室主任），讓他來選擇收文的流程，使用起來更加靈活。 進(jìn)入流程進(jìn)入流程 確定收文流程后，您就可以進(jìn)入選擇的流程，也就是按照您選擇的流 程開始進(jìn)行流轉(zhuǎn),系統(tǒng)會幫助您自動找到第一個步驟，不再需要您每次人 工地去選擇人員。 文檔格式文檔格式

35、公文原文可以通過網(wǎng)絡(luò)接收或調(diào)入不同格式（如 MS Word、Lotus WordPro、MS PowerPoint 等）的已存在的計算機(jī)文件內(nèi)容，也直接接收掃 描文件。 意見一覽意見一覽 在文件處理過程中，只要具有權(quán)限，您就可以查看此文件的處理過程 中的所有領(lǐng)導(dǎo)的意見。 編輯編輯 如果您有足夠的權(quán)限，可以對登記中的收文進(jìn)行修改、更正（如修改 一些登記項，文件內(nèi)容等）。 刪除刪除 如果您有權(quán)限，您可以將一些登記中收文刪除。 打印打印 如果覺得有需要，您可以隨時打印收文標(biāo)題及其內(nèi)容。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 20 電子公文調(diào)入電子公文調(diào)入 如果收的文是標(biāo)準(zhǔn)字段的電子公文，您就可以直

36、接調(diào)入。系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn) 來文自動登記。 3.2.1.3.3.2.1.3.收文辦理收文辦理 上一步上一步 當(dāng)您接受到別人提交給你的待批閱的收件，您可以返回上一步驟即將 文件退回。 下一步下一步 當(dāng)您完成批閱后，您可以將文件送到下一人員進(jìn)行處理。如果您是最 后的批閱人員，此批閱流程就會自動結(jié)束。 個人意見個人意見 填寫您的個人意見?？梢允謱懝P輸入，調(diào)用常用意見，或者是鍵盤輸 入。 顯示文件顯示文件 在填寫個人意見是，還可以查看文件的所有信息（包括文件的基本項、 文件的其它項、文件內(nèi)容等）。 流程跟蹤流程跟蹤 對收文的整個流程進(jìn)行跟蹤，它會記錄每一位操作人員和批閱過此文 件的人員及其此人員批閱通過的時間

37、等信息。也可以查看到文件整個流轉(zhuǎn) 過程，文件的去向（如文件在誰處等等）。 查看流程查看流程 可以查看此待處理收文文件的整個流程的過程。 查看意見查看意見 在收文文件處理過程中，只要具有權(quán)限，您就可以查看此收文文件的 處理過程中的所有領(lǐng)導(dǎo)的意見。 催辦催辦 設(shè)定收文的催辦時限，當(dāng)辦文超過催辦時限時，系統(tǒng)會自動進(jìn)行催辦 （催辦時間間隔也可以進(jìn)行設(shè)置，如 1 天催辦一次）。 重定位重定位 管理人員可以對在流轉(zhuǎn)中的收文文件進(jìn)行重新定位，可以不讓流程因 為出現(xiàn)某故障而無法正常運(yùn)行。 21 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 3.2.1.43.2.1.4 文件歸檔文件歸檔 編輯編輯 收文歸檔員收到流程

38、結(jié)束的公文，他首先必須先打開這個待歸檔的收 文文件。 傳閱傳閱 如果您有足夠的權(quán)限，可以隨時將收文發(fā)送至各部門的人員進(jìn)行內(nèi)部 傳閱工作。 意見匯總意見匯總 將整個流程中，所有領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行匯總工作，意見將與文件一同歸入 檔案數(shù)據(jù)庫中，以備查看。 發(fā)往其它部門發(fā)往其它部門 可以將此收文發(fā)送至其它部門。（如本次收文文件是辦公室，當(dāng)整個 流程結(jié)束后，您可以將此收文文件發(fā)送給其他任意部門收文數(shù)據(jù)庫中） 歸檔歸檔 當(dāng)歸檔員打開公文后，他就可以將文件送交本部門的檔案數(shù)據(jù)庫中， 也就是完成了歸檔的操作。 3.2.1.53.2.1.5 查詢查詢 查詢查詢 可以按任意登記項組合方式對文件進(jìn)行模糊條件查詢，也可以打

39、印文 件各種信息。 打印登記表打印登記表 您可以將一段時間內(nèi)的收文打印成列表形式，內(nèi)容包括收文號、來 文單位、來文標(biāo)題、經(jīng)辦人等。 3.2.23.2.2 發(fā)文管理發(fā)文管理 發(fā)文管理主要處理來文轉(zhuǎn)發(fā)和內(nèi)部制發(fā)的公文。在發(fā)文管理中進(jìn)行正式的 擬稿工作，然后將文件提交，此文件將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié) 束后可以直接進(jìn)入登記和歸檔處理。流程結(jié)束后，也可以返回到呈送人，呈送 人再將文件給核簽人員進(jìn)行處理，最后此發(fā)文文件也可以進(jìn)行登記和歸檔。在 整個過程中，您可以隨時查看、打印流程跟蹤表，支持模糊查詢和全文索引。 3.2.2.13.2.2.1 流程定義流程定義 新增流程新增流程 可以對用戶各種發(fā)

40、文流程進(jìn)行新增，只有管理員才有此操作權(quán)限。 （包括流程名稱、此流程的管理員即能夠修改此流程的人員以及簡要說明） 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 22 。 新增步驟新增步驟 每個發(fā)文流程都有若干個步驟組成，您可以隨意定義步驟數(shù)（如 3 個 步驟，4 個步驟）；對于步驟名稱也可以根據(jù)需要定義（如領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)）； 同時對用戶角色定義（如總經(jīng)理）；然后涉及用戶為單個或多個；再選擇 人員。一切都可以根據(jù)您的需要進(jìn)行定義，使用更加靈活。 3.2.2.23.2.2.2 發(fā)文擬稿發(fā)文擬稿 新建新建 可以用不同的形式起草發(fā)文。系統(tǒng)已經(jīng)將擬稿人和起草時間自動登記 入內(nèi)，還有文件基本項、正文、附件等可以登記，您

41、還可以進(jìn)行語音輸入。 核簽核簽 您可以直接將該發(fā)文送核簽安排人，讓他去處理文件。也可以先選擇 流程，待流程結(jié)束后送核簽安排人。 進(jìn)入流程進(jìn)入流程 確定發(fā)文流程后，您就可以進(jìn)入定義的流程，也就是按照您選擇的流 程開始進(jìn)行流轉(zhuǎn),系統(tǒng)會幫助您自動找到第一個步驟，不再需要您每次人 工地去選擇人員。 文檔類型文檔類型 公文原文可以通過網(wǎng)絡(luò)接收或調(diào)入不同格式（如 MS Word、Lotus WordPro、MS PowerPoint 等）的已存在的計算機(jī)文件內(nèi)容，也直接接收掃 描文件。 常用格式常用格式 發(fā)文擬稿時，您可以調(diào)用經(jīng)常用的公文格式（如文件稿紙）。 意見一覽意見一覽 在發(fā)文文件處理過程中，只要具

42、有權(quán)限，您就可以查看此發(fā)文文件的 處理過程中的所有領(lǐng)導(dǎo)的意見。 編輯編輯 如果您有足夠的權(quán)限，可以對擬稿中的發(fā)文進(jìn)行修改、更正（包括文 件流程信息、文件基本信息、文件內(nèi)容等）。 刪除刪除 如果您有權(quán)限，您可以刪除一些擬稿中發(fā)文文件。（一般情況下，只 能刪除自己的文件） 23 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 打印打印 如果覺得有需要，您可以隨時打印發(fā)文標(biāo)題及其內(nèi)容。 3.2.2.33.2.2.3 發(fā)文處理發(fā)文處理 上一步上一步 當(dāng)您接受到別人提交給您的待核稿、批閱的發(fā)文文件，您可以返回上 一步驟即將文件退回。 下一步下一步 當(dāng)您完成核稿、批閱，您可以將文件送到下一人員進(jìn)行處理。如果您 是

43、最后的批閱人員，此批閱流程就會自動結(jié)束。 個人意見個人意見 填寫您的個人意見?？梢允謱懝P輸入，調(diào)用常用意見，或者是鍵盤輸 入。 顯示文件顯示文件 在填寫個人意見是，還可以查看發(fā)文文件的所有信息。 流程跟蹤流程跟蹤 對收文的整個流程進(jìn)行跟蹤，它會記錄每一位操作人員和批閱過此發(fā) 文的人員及其批閱通過的時間等信息。也可以查看到文件的去向，如文件 在誰處等等。 查看流程查看流程 可以查看此待處理發(fā)文文件的整個流程的過程，包括涉及人員。 查看意見查看意見 在發(fā)問文件處理過程中，只要具有權(quán)限，您就可以查看此文件的處理 過程中的所有領(lǐng)導(dǎo)的意見。 催辦催辦 設(shè)定發(fā)文的催辦時限，當(dāng)辦文超過催辦時限時，系統(tǒng)會自動

44、進(jìn)行催辦 （催辦時間間隔也可以進(jìn)行設(shè)置，如 1 天催辦一次）。 重定位重定位 管理人員可以對在流轉(zhuǎn)中的發(fā)文文件進(jìn)行重新定位，可以不讓流程因 為出現(xiàn)某故障而無法正常運(yùn)行。 3.2.2.43.2.2.4 發(fā)文登記發(fā)文登記 編輯編輯 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 24 打開要進(jìn)行登記的發(fā)文文件后，就可以進(jìn)行登記工作。包括對文件號 的登記、文件其它登記項的登記等等。 傳閱傳閱 如果您有足夠的操作權(quán)限，可以隨時將發(fā)文發(fā)送至各部門的人員進(jìn)行 內(nèi)部傳閱工作。 意見匯總意見匯總 將整個發(fā)文過程中，所有的領(lǐng)導(dǎo)意見進(jìn)行最后的匯總工作，意見將連 同整個發(fā)文文件一起歸入檔案數(shù)據(jù)庫中。 形成電子公文形成電子公

45、文 登記完成的公文可以形成標(biāo)準(zhǔn)字段電子公文。標(biāo)準(zhǔn)字段包括發(fā)文字號、 公文標(biāo)題、成文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)、簽發(fā)人、主題詞、 緊急程度、秘密登記、公文種類、公文頁數(shù)、印發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)日期、附件 數(shù)、正文、附件、附件說明和附注。 完成登記完成登記 最后，將所有登記完成的發(fā)文標(biāo)記完成，系統(tǒng)會自動將文件送至發(fā)文 歸檔員處。 3.2.2.53.2.2.5 文件歸檔文件歸檔 編輯編輯 歸檔員先將需要?dú)w檔文件打開。 發(fā)往其它部門發(fā)往其它部門 可以將當(dāng)前發(fā)文發(fā)送至其它辦理部門。 返回登記返回登記 發(fā)文歸檔員，可以將文件退回發(fā)文登記員處。 歸檔歸檔 當(dāng)歸檔員打開發(fā)文后，它就可以將文件送本部門的檔案數(shù)據(jù)

46、庫中，也 就是完成了歸檔的操作。 3.2.2.63.2.2.6 查詢查詢 查詢查詢 可以按任意登記項組合方式對發(fā)文文件進(jìn)行模糊條件查詢，也可以通 過全文索引進(jìn)行查詢，還可以打印文件內(nèi)容和其它信息。 打印表格打印表格 可以將一段時間內(nèi)的發(fā)文以列表的形式打印。 25 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 3.2.33.2.3 檔案管理檔案管理 對本部門或其它部門發(fā)送的文件進(jìn)行接收，也可以進(jìn)行獨(dú)立歸檔，然后將 文件進(jìn)行組卷（將文件組入某一案卷中）、移卷（將某案卷中的文件移動至其 它案卷）、移出（將某案卷中的文件移出案卷）。對于檔案可以進(jìn)行封卷，拆 卷。對封卷的案卷或未封卷的案卷都可以進(jìn)行借閱管理，

47、對已封卷的案卷還可 以著錄標(biāo)引，這樣可提供方便的檔案目錄和檔案內(nèi)容檢索查詢及借閱管理功能。 您可以在此進(jìn)行檔案的借閱、歸還。 待組卷文件待組卷文件 可以將未組卷的文件，如收文文件、發(fā)文文件、會議紀(jì)要和獨(dú)立歸檔 的文件等放入任何案卷中。 未封卷案卷未封卷案卷 在案卷封卷前，您可以對案卷中的文件進(jìn)行移動（包括從案卷中移出 或歸入其它案卷）。未封卷案卷也可以象封卷案卷一樣，生成案卷目錄， 供大家進(jìn)行借閱。 已封卷案卷已封卷案卷 對于已經(jīng)封卷的案卷，當(dāng)然可以進(jìn)行借閱。還可以進(jìn)著錄標(biāo)引，著錄 標(biāo)引后，更加方便查詢、借閱。 案卷管理案卷管理 提供檔案管理員一個查詢、管理方便的場所。您還可以打印案卷目錄、

48、卷內(nèi)文件目錄。 3.2.43.2.4 會議管理會議管理 實(shí)現(xiàn)會議計劃、準(zhǔn)備、記錄、查詢的功能。在會議召開前進(jìn)行會議準(zhǔn) 備，準(zhǔn)備內(nèi)容包括合理地安排會議的參加人員、時間、場地、內(nèi)容議題， 準(zhǔn)備會議文件，以電子郵件或打印通知單的方式發(fā)放會議通知等。對已 召開會議可對出席情況、議題討論結(jié)果、會議決議等內(nèi)容作記錄并整理 會議記要。同時還對所有的會議室的規(guī)模、設(shè)備服務(wù)配置和使用時間安 排進(jìn)行管理。 會議室管理會議室管理 每個會議室每天或每小時的利用情況都在系統(tǒng)中登記。預(yù)約會議時先 要在會議室安排計劃表上尋找所有對應(yīng)的空閑會議室。還可修改原有的安 排計劃，對別人提交的會議室申請進(jìn)行調(diào)度。會議室登記包括會議室

49、名稱、 所屬部門、負(fù)責(zé)人、聯(lián)系電話、電話設(shè)備情況、人數(shù)容量、有無服務(wù)員等； 會議室安排內(nèi)容包括日期、時間段、使用部門、會議名稱、聯(lián)系人等。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 26 會議計劃會議計劃 會議計劃內(nèi)容包括會議名稱、召開部門、日期、會期、地點(diǎn)、參加范 圍、費(fèi)用預(yù)算等內(nèi)容。登記會議準(zhǔn)備基本項目后（包括會議名稱、召開部 門、日期、會期、參會范圍等），接著準(zhǔn)備會議文件和議題。檢索空閑會 議室，對沖突的會議室進(jìn)行會議室的申請工作，然后可查詢個人空閑時間 確定召開日期時間，進(jìn)行預(yù)發(fā)通知，根據(jù)大家的回執(zhí)，確定會議時間，最 后即可發(fā)放會議通知（電子發(fā)放和通知單發(fā)放兩種方式），至此完成會議 計劃

50、的各項工作。 會議記錄會議記錄 在會議召開過程中或結(jié)束后，記錄會議召開的各方面的細(xì)節(jié)情況，如 基本情況、出席情況、議題討論情況、會議發(fā)言等，并整理形成會議紀(jì)要。 可以對會議紀(jì)要進(jìn)行歸檔。 會議查詢會議查詢 會議查詢提供某一會議情況的全面查詢，也可以對公司的會議計劃表 進(jìn)行查詢（如本周有些什么會議等等）。 27 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 4 公共信息公共信息 4.14.1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 公共信息為辦公軟件的全部使用者提供資料管理（對部門內(nèi)部文檔進(jìn)行統(tǒng) 一的管理）、電子公告板（網(wǎng)上的 BBS）和焦點(diǎn)論談（網(wǎng)上的討論組）等資料 和服務(wù)，資料內(nèi)容由相關(guān)部門各自整理更新后供查詢、使用。

51、 4.24.2 功能介紹功能介紹 4.2.14.2.1 資料管理資料管理 本系統(tǒng)將所有需要共享的、涉及日常工作的各個方面的資料詳細(xì)情況（如 分類、標(biāo)題、內(nèi)容等）由有關(guān)部門負(fù)責(zé)收集更新后，集中在一起為所有系統(tǒng)用 戶公共使用。 4.2.24.2.2 焦點(diǎn)論談焦點(diǎn)論談 為一組受權(quán)的使用者都共同關(guān)心的問題和信息（如：熱點(diǎn)話題、工作常見 問題及解答、客戶學(xué)習(xí)、工作經(jīng)驗(yàn)庫等）提供動態(tài)交流、研討、共享和積累的 功能。 所有文檔所有文檔 可察看焦點(diǎn)論談數(shù)據(jù)庫中的所有文檔，并可對其中用戶所關(guān)心的話題 參與討論或建立新的討論話題。 個人興趣個人興趣 可按照用戶填寫的個人興趣簡要表從所有公共文檔中自動選取用戶所 關(guān)

52、心的話題，通過電子郵件自動通知用戶。 按作者按作者 可按照文檔作者進(jìn)行分類察看，并可建立新主題或答復(fù)用戶感興趣的 主題。 按分類按分類 可按照文檔的定義類別進(jìn)行查看，并可建立新主題或答復(fù)用感興趣的 主題。 4.2.34.2.3 電子公告板電子公告板 一個靈活易用的網(wǎng)上公告板，用戶可以通過它發(fā)布各類公共信息和通知等。 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 28 5 輔助辦公輔助辦公 5.15.1 系統(tǒng)概述系統(tǒng)概述 輔助辦公提供了很多不常用，但往往不可缺少的功能模塊。其中包括九大 模塊：信訪管理、資源管理、固定資產(chǎn)管理、信息采編、項目管理、活動安排 以及人員信息管理。 5.25.2 功能介紹功能

53、介紹 5.2.15.2.1 信訪管理信訪管理 在信訪管理中，將登記信訪內(nèi)容，保存信訪檔案，并自動形成轉(zhuǎn)辦單，并 記錄反饋或處理意見。能夠?qū)π旁L情況進(jìn)行簡要的統(tǒng)計分析，為編寫信訪情 況反映準(zhǔn)備內(nèi)容。信訪情況反映也要進(jìn)行存儲，并在網(wǎng)上發(fā)送到各有關(guān) 部門傳閱。 5.2.25.2.2 資源管理資源管理 通用資源借用、調(diào)度管理系統(tǒng)。資源管理系統(tǒng)具有很大的靈活性和適應(yīng)能 力，可通過資源類別的選擇自動調(diào)整資源特征?？蓪?shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部如：辦公設(shè)備、 辦公用品、器材、車輛、房產(chǎn)、公用資料等的基本信息管理和借用、占用及調(diào) 度管理，同時還可以實(shí)現(xiàn)簡單的資源使用費(fèi)用核算功能。 5.2.35.2.3 物品管理物品管理 主要

54、對各種物品進(jìn)行管理，將相關(guān)信息放入物品管理庫中，客戶通過該系 統(tǒng)全面了解單位物品各種情況，還可以進(jìn)行申領(lǐng)。 5.2.45.2.4 信息采編信息采編 可以通過各種渠道，從所有可利用的信息源收集辦公需要的信息， 從各種媒體采集各種相關(guān)信息后作為原始信息記錄在案，經(jīng)過篩選整理 后編輯成各種主題的信息刊物（如每天重要信息、內(nèi)參、經(jīng)濟(jì)形勢、市 場銷售簡報等）?？锟勺鼍W(wǎng)絡(luò)電子發(fā)行，同時信息刊物也支持套紅頭 打印成冊?？梢苑奖愕夭樵?、檢索信息刊物和所有原始信息內(nèi)容。并對 信息采用情況、次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計。 信息收集信息收集 收集各類信息，并添寫信息說明項。信息來源可以是 CC- mail、Notes-mail、

55、公共信息、其他格式文件，還可以直接輸入傳真原件 29 開思開思/OA R5 產(chǎn)品簡介產(chǎn)品簡介 文字內(nèi)容。還支持各種格式的文件（如圖片）。 刊物編輯刊物編輯 從已登記的信息中選取信息編入信息刊物，信息可以被多個刊物所共 享。還能自動記錄各原始信息的選編次數(shù)。選入原始信息后，可以進(jìn)行匯 總，對整個信息刊物進(jìn)行編輯。 刊物發(fā)布刊物發(fā)布 刊物編輯完成后，可以提交領(lǐng)導(dǎo)審批，最后將刊物進(jìn)行發(fā)布。發(fā)布的 刊物可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看，也可以打印成文。 信息查詢信息查詢 包括對原始信息的查詢、刊物的查詢。還可以查詢到各類相關(guān)信息 （如某刊物中選編了哪些信息，某原始信息被哪些刊物所選編）。 5.2.55.2.5 活動安排活動安排 為辦公軟件的所有使用者提供活動日程安排，可以查詢個人單獨(dú)的或部分 人員公共的空閑時間和活動安排?？梢杂涗浲鈦淼氖聞?wù)接洽情況、電話記錄， 可進(jìn)行值班安排管理，登記單位大事記，還可以打印活動安排表等。更重要的 是軟件還可以對單位內(nèi)部公共活動和外部接待工作的內(nèi)容和組織進(jìn)行具體的安 排。 活動安排活動安排 定義或修改每次活動的程安排時間表，同時還要注明每個時間段的活 動內(nèi)容和地點(diǎn)