招商會籌備流程最詳計(jì)劃方案

1、 WORD 格式編輯整理 招商會議籌辦 會務(wù)工作計(jì)劃方案 2018 年 8 月，為全面配合渠道人員對于* 地區(qū)市場渠道的開拓工作，針對于* 市場渠道建 設(shè)開展招商會所有相關(guān)工作，特制定此工作計(jì)劃，以確保招商會工作條理清晰，成功完成。 此工作計(jì)劃中時(shí)間安排，假定8 月 20 開展針對 * 市場舉辦的招商會議。 一、前期籌備階段： 1. 宣傳造勢： 目的 -為了良好配 * 地區(qū)聯(lián)創(chuàng)人員開展工作，讓各級代理在前期與意向代理溝通、意向代 理選擇及后期團(tuán)隊(duì)建設(shè)中站有利位置。 工作計(jì)劃 ： 8.1-8.3 三天時(shí)間， 全面收集 * 區(qū)域意向代理的準(zhǔn)確信息， 對于回饋信息作出分析， 并制定出完整的造勢推廣方

2、案； （所采用宣傳方式，媒體名字，設(shè)計(jì)宣傳資料；制定具備一定效果的階 段性宣傳炒作方案） 8.4-8.5三天時(shí)間， 落實(shí)宣傳造勢方案的實(shí)施（根據(jù)所制定宣傳方案，制作宣傳資料的投放、 落實(shí)其他造勢炒作安排至具體人員） 8.5-8.11開始宣傳工作第一周，即時(shí)收集并分析全面收集* 區(qū)域意向代理的準(zhǔn)確信息反響 信息，并作出下一步宣傳方案：若目前所采用方式效果較好- 加大宣傳投入；若目前所采用方 式效果不佳- 立即分析問題所在（改良方式參照文檔“關(guān)于宣傳造勢”） Ps：前期宣傳造勢工作開展中，時(shí)刻保持與渠道人員溝通，通過渠道人員反饋信息，分析所 做造勢工作安排。 從制定此計(jì)劃即日起 ，全面運(yùn)用公司目前

3、所具備宣傳設(shè)施。 方案具體落實(shí)操作及責(zé)任落實(shí)： 1. 關(guān)于信息如何收集：會務(wù)人員及各級代理人員，在日常引流時(shí)，收集所需信息； 2. 關(guān)于宣傳方案如何制定： 根據(jù)所收集信息反饋， 由會務(wù)人員設(shè)計(jì)并通過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后聯(lián)系打 印廠家（創(chuàng)想廣告噴繪寫真）開始制作； （目前主要分析是否需要 - 市場宣傳海報(bào)，講師宣傳海報(bào)，優(yōu)秀代理個(gè)人簡介。 ） 3. 關(guān)于宣傳方案如何落實(shí)開展： 在宣傳資料制作完畢之后， 分發(fā)與各級代理， 由各級代理人 員在日常發(fā)圈時(shí)，利用軟文開始為招商會造事； 2. 招商會會中資料制作： 目的 -通過宣傳招商手冊、會議PPT等直觀展現(xiàn)于來會意向代理眼前的一些東西，更突 出企業(yè)對于招商之思路

4、專業(yè)地、清晰地體現(xiàn)。 工作計(jì)劃 ： 8.12-8.15與觀察宣傳方式效果回饋同期，根據(jù)負(fù)責(zé)人所提供資料（政策方面、會議內(nèi)容 相關(guān)），設(shè)計(jì)制作招商宣傳手冊，會議PPT； 8.16 起，與各級代理人員溝通配合，將與本次招商會相關(guān)的一些宣傳資料發(fā)到各級代理的 朋友圈， 并制定招商會開展具體工作流程。（此后工作計(jì)劃安排，制定 “招商會流程總表”及“招 商會流程總表細(xì)節(jié)說明”） 方案具體落實(shí)操作及責(zé)任落實(shí)： 1. 關(guān)于招商手冊，會議 PPT 制作及應(yīng)用：由會務(wù)人員設(shè)計(jì)并通過領(lǐng)導(dǎo)審核過后交付廣告公司打印制作；由各級代理人員經(jīng)過培訓(xùn)后在日常發(fā)圈及溝通過程中為意向性代理詳細(xì)講解； 2. 關(guān)于招商會開展具體流程

5、策劃設(shè)計(jì)：由會務(wù)人員策劃文案及總體流程以及所有環(huán)節(jié)細(xì)節(jié) 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 注意事項(xiàng)并落實(shí)各環(huán)節(jié)責(zé)任人員，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核并批準(zhǔn)后，嚴(yán)格按照策劃方案執(zhí)行； 二、前期策劃階段： 1. 招商會整體流程及總體方案策劃： 目的 ：制定具有規(guī)范性、可復(fù)制性的招商會具體流程方案，以接下來的工作中嚴(yán)格執(zhí)行且 便于今后復(fù)制與不斷改良。 工作計(jì)劃 ： 1. 確定會議目的、名稱、規(guī)模 概念：招商會議由于有其獨(dú)特的個(gè)性，因而不論以何種方式進(jìn)行，其目的就是為了招商引資。 圍繞這個(gè)目的，招商組織根據(jù)掌握的各種信息，意向性代理動態(tài)，以及目前行業(yè)發(fā)展趨勢，各代 理商具體情況等，來分析和擬定招商會的目標(biāo)，再根據(jù)邀

6、請客商的人數(shù)多少等因素確定招商會的 形式及規(guī)模。 目的：增加 * 地區(qū)團(tuán)隊(duì)規(guī)模 名稱： *聯(lián)創(chuàng)招商會 規(guī)模：參會人員* 人，會務(wù)人員* 人，知名講師* 人。 2. 會議當(dāng)日整體流程設(shè)計(jì) 概念：針對于招商會會前、會中、會后具體具備流程環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)，并通過領(lǐng)導(dǎo)審核后，嚴(yán)格按 照所設(shè)定的流程開展工作。 3. 人員分工與協(xié)調(diào) 概念：分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工， 完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)， 其次是配合其他組的需要，落實(shí)流程中各環(huán)節(jié)具體事項(xiàng)至具體人頭上。 4. 主持人、講師及課程設(shè)定 概念：主持人設(shè)定考慮中，注重一個(gè)總結(jié)能力，一個(gè)優(yōu)秀的主持，會把每一個(gè)講課人的內(nèi)容 總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個(gè)課題，過渡自然；講師設(shè)

7、定考慮業(yè)內(nèi)經(jīng)驗(yàn)豐富且語言表達(dá)能力強(qiáng)者。 5. 會前動員會及各工作組最后落實(shí)并強(qiáng)調(diào)職責(zé) 概念：會前總動員與職責(zé)強(qiáng)調(diào)要讓每個(gè)參與會議工作的員工了解整個(gè)會議的重要性，并把大 家的心態(tài)調(diào)整到期最佳。 方案具體操作與責(zé)任落實(shí)： 1. 關(guān)于如何確定此次招商會目標(biāo)及規(guī)模：從各級代理人員處了解目前所開發(fā)的目標(biāo)商戶的質(zhì) 量、意向等信息，由超盤手把關(guān)確定此次招商會性質(zhì)、目標(biāo)； 2. 關(guān)于如何設(shè)定會議當(dāng)日流程：由會務(wù)、策劃人員制定，參照“招商會策劃書”中“會議詳情一覽表”作為基本流程，在實(shí)際后續(xù)工作中針對具體流程再做修改于增減； 3. 關(guān)于人員分工于協(xié)調(diào)的原則和計(jì)劃： 根據(jù)“會議當(dāng)日流程”對現(xiàn)有人員進(jìn)行分工分組工作

8、基本組織架構(gòu)可以下表配置- 基本組織架構(gòu) 序號職位職能說明 1總指揮一般有公司超盤手擔(dān)任，主要是會議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào) 要求心態(tài)平和，熟悉整個(gè)流程環(huán)節(jié)細(xì)節(jié)以及各個(gè)代理商的情況。負(fù)責(zé)會議接待、登記、會議資料的發(fā)放的安排工作及會場的整理、各個(gè)成員的分配協(xié)調(diào)、 2 會務(wù)協(xié)調(diào) 突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與會場的事務(wù)性安排，參會人員的往返接送等 專業(yè)知識分享 WORD 格式 編輯整理 執(zhí)行落實(shí)會務(wù)協(xié)調(diào)工作，主要負(fù)責(zé)會場各設(shè)備設(shè)施等硬件相關(guān)工作，同時(shí)支 3 會場執(zhí)行 持會場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、 會場氣氛的營造 4 后勤支持 主要負(fù)責(zé)會場接待簽到、領(lǐng)導(dǎo)

9、引領(lǐng)、茶水供給等工作，同時(shí)支持協(xié)助業(yè)務(wù)人 員做好談判相關(guān)后勤工作 這個(gè)組責(zé)任最重，一般有公司核心人員擔(dān)任，成員是熟悉公司政策和具有談 5 業(yè)務(wù)洽談 判能力的人，負(fù)責(zé)參會人員的名單整理、分組、就餐安排、合同資料、與會 人員的事務(wù)協(xié)調(diào)、意向代理商的溝通促進(jìn)、配合會務(wù)組進(jìn)行業(yè)務(wù)安排等 4. 關(guān)于主持、講師、課程設(shè)定計(jì)劃： a. 提前 10 天定好講課內(nèi)容，并由授課人提供課件或講課提綱。 b. 授課內(nèi)容不沖突，而且要有遞進(jìn)關(guān)系，課程的順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的 優(yōu)勢講解； 公司的項(xiàng)目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動介 紹和財(cái)務(wù)分析；其他需要設(shè)置的內(nèi)容。基本上按

10、照經(jīng)銷商的了解事務(wù)的習(xí)慣和次序來講解，比如 說如果上述次序調(diào)整，在經(jīng)銷商不了解政策的情況下，講解營銷方案和財(cái)務(wù)分析就顯得很突兀，不容易被人接受。 c. 必須準(zhǔn)備備用講授主題以及備用主講人準(zhǔn)備，以免突發(fā)情況發(fā)生； d. 必須安排主講人、主持人、提前演練； e. 主持人職責(zé)： 1. 主持人必須提前熟悉會場、會議主題、內(nèi)容等； 2. 會前先宣布會議程序和會議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布； 3. 擬定每位嘉賓的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)嘉賓上臺前進(jìn)行介紹； 4. 致辭結(jié)束后用簡單的總結(jié)發(fā)動來賓為嘉賓鼓掌； 5. 事先準(zhǔn)備好活躍會議期間的話題、活動； 6. 主持人的煽動性和會議的氣氛息息相關(guān)。 講師職責(zé)： 1.

11、制定講授課程大綱予會務(wù)人員，參與會議 PPT制作把關(guān)工作； 2. 流程且專業(yè)地對于講授內(nèi)容的講解； 5. 關(guān)于會前動員及各組工作最后明確落實(shí)的開展： 再一次地強(qiáng)調(diào)個(gè)工作人員的職責(zé)， 引起所有參與人員的高度重視， 并嚴(yán)格按照之前分工及安排情況執(zhí)行后續(xù)工作； 2. 招商會物資準(zhǔn)備： 常用物資：電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，照相機(jī)、 攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面 膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識、以及各通知條（比如說有現(xiàn) 場打電話的，直接去說可能唐突一些，那么準(zhǔn)備一個(gè)紙條，“先生 / 女士

12、，你好，請維持會議現(xiàn)場 的安靜，請把手機(jī)調(diào)至震動或關(guān)閉，謝謝配合； 你這樣遞過去一個(gè)條子，比說話的效果要好多了) 。 布置物資：會場入口處會議相關(guān)歡迎橫幅；至?xí)雎窐?biāo)指引及沿途宣傳海報(bào)；簽到臺布 置 - 簽到本、桌花、簽到筆（多備） 、來賓簽到同時(shí)發(fā)放胸花或掛牌；會場桌面裝飾；墻面裝飾；舞臺裝飾 - 背景幕布、主持臺桌花、投影設(shè)備； 應(yīng)急物資：公司目前主打主推防水材料樣品，多帶一些， 以備來賓現(xiàn)場感受；簡單食物， 已備工作人員因忙碌導(dǎo)致無法用餐，可事先找到盒飯外賣等聯(lián)系方式，若需要及時(shí)可送；急救醫(yī) 療箱，會場基本應(yīng)配置； 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 邀約物資：由會務(wù)人員專門對此次招商

13、會設(shè)計(jì)入場門票或者請柬（請柬門票讓渠道人員有篩選的對客商發(fā)放） 3. 招商會開展活動策劃書： 目的： 制定具有規(guī)范性、可復(fù)制性的招商會具策劃文書，交予領(lǐng)導(dǎo)審核。同時(shí)可以接下來的 工作中嚴(yán)格執(zhí)行且便于今后復(fù)制與不斷改良。 工作計(jì)劃： 由招商會策劃組制定活動策劃書，將活動具體主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會人員、流程、各組織 成員職責(zé)等所有開展招商會相關(guān)工作方案落實(shí)至策劃書中，通過公司審批后，堅(jiān)決按照策劃書中 流程執(zhí)行工作； 4. 招商會各環(huán)節(jié)深化細(xì)節(jié)： 目的：針對于以上工作計(jì)劃，進(jìn)步一作出更深化細(xì)節(jié)明確，確保招商會從策劃至成功舉辦到 會后跟進(jìn)井然有序，萬無一失，完美成功。 詳細(xì)內(nèi)容： 一、招商會策劃會務(wù)組

14、的工作細(xì)節(jié)注意 （會務(wù)組是招商會的大腦和管家，事無巨細(xì)， 前頭萬緒， 會務(wù)組組長一定是一個(gè)既了解經(jīng)銷商又 有人生閱歷的人，脾氣很關(guān)鍵） 1. 確定會場后，會務(wù)組成員要熟悉會場環(huán)境及會場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個(gè)組長每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要。 2. 招商會策劃會務(wù)組人員確定會務(wù)組工作地點(diǎn)后，將會議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并 標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé) 任到人，否則容易出現(xiàn)大家都不知道的結(jié)果，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會場至撤離會務(wù)組應(yīng) 24小時(shí)有人在崗。 3. 了解會

15、場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并與 服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。 如：接送車輛何時(shí)、 何地、 如何接送客人， 叫醒服務(wù)的時(shí)間， 方式，語氣等。 4. 如來賓需要特殊的服務(wù)如：長話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺說明，來賓自己結(jié)算，會務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字就更好。 5. 若會議地點(diǎn)在酒店，則會務(wù)組除安排日常接待辦公房間外還應(yīng)安排用于專門與客戶溝通的 房間，套房要開一間到兩間，費(fèi)用這個(gè)時(shí)候不能省。 6. 招商會策劃會務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異

16、味充斥房間。 7.來賓提出的合理建議或問題在第一時(shí)間解決，即使不是自己的業(yè)務(wù)范圍，不能直接說：“你 去找那個(gè)那個(gè)人吧，支走 OK“，一定要說”你等一下我?guī)湍懵?lián)系一下，看他在那里，然后你去找他“，如果客戶提出的問題超標(biāo)，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。 8. 招商會策劃掌握所有會議信息及人員聯(lián)系方式，備注上通過何種方式得知的消息，和公司 哪個(gè)人員溝通過，這個(gè)很重要，如果知道那個(gè)方式，以及和公司的具體人溝通過，那么會后的談 判就是知己知彼，在言語上也不沖突，因?yàn)榧词故且粋€(gè)事情，兩個(gè)人就有兩個(gè)說法，一點(diǎn)語氣的 不同都會給客戶產(chǎn)生不正規(guī)的感覺，同時(shí)也容易被客戶利用互不通氣的弊病，那個(gè)誰、

17、誰說了， 你們是這樣的等等，來制造事件為自己利益打算。 9. 若接站車輛途中遇到塞車，及時(shí)向來賓解釋，請其等候或自己打車趕往會場。 10. 做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人，如：來賓之間產(chǎn)生糾紛，有人在會議現(xiàn)場無理取鬧，競爭對手參與等。 專業(yè)知識分享 WORD 格式編輯整理 二、 關(guān)于后勤支持成員工作注意細(xì)節(jié)：根據(jù)會場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程。 1. 登記簽到處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。 2. 若涉及酒店住宿則與酒店前臺及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確?？腿说娜?住安排。 同時(shí)提前向前臺領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。另外一定要收取房屋鑰

18、匙 押金，由我們轉(zhuǎn)向服務(wù)臺，不是不相信，而是防患以未然，同時(shí)也使客戶愛惜客房物品，因?yàn)槌闊煚C洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有發(fā)生，沒有押金最終公司要承擔(dān)。 3. 來賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)。 4. 來賓填寫完登記表后發(fā)放整套會議相關(guān)資料，并說明里面裝的內(nèi)容， 尤其是囑咐會議相關(guān) 秩序由專人在會場入口處迎接來賓，并向其說明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其提示警示牌，上面 寫有：“禁止吸煙” ，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會場內(nèi)請勿喧嘩和走動”等警示語。 ，不明處查詢會務(wù)組，并告知會務(wù)組所在；由專人負(fù)責(zé)將來賓引領(lǐng)至就坐，主動幫助來賓提行李，若座位旁邊已有來賓要

19、主動做介紹。 5. 提醒來賓將貴重物品妥善保管。 6. 引導(dǎo)來賓從前向后坐， 如來賓中有熟人， 可將其穿插安排在每排中間， 幫助我方調(diào)節(jié)會議氣氛，如：帶頭鼓掌，向授課人點(diǎn)頭示意等。座位安排盡量一次到位，避免對來賓進(jìn)行更換，如 有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動雙方做好解釋工作。 7. 對來賓任何問題要對其進(jìn)行指引，告知會務(wù)組、會場、衛(wèi)生間的具體位置。 8. 若需要休息用餐， 則輪流用餐， 確保崗位始終有人， 在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。若會議開展，則盡量支持會場內(nèi)其他工作調(diào)配。 三、 關(guān)于會場執(zhí)行成員工作注意細(xì)節(jié)： 1. 與會場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作。

20、2. 在會議開始前進(jìn)入會場，檢測會場設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、 燈光、音響、空調(diào)等。 3. 選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動對攝像效果的影響。 4. 來賓入席后通知由會場服務(wù)員提供茶水， 但是僅僅限于會前和中間休息的時(shí)候， 中間倒水 一是影響授課人的情緒，同時(shí)客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會擾亂會場秩序。 5. 在授課期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會場秩序， 如有來賓 打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神。 6. 為保證授課人的思路不受干擾， 授課期間會場內(nèi)除攝像人員可以來回走動外， 盡量控制其 他人員減少走動。 7. 注意各個(gè)來賓的神態(tài)和聽課

21、的認(rèn)真程度， 這個(gè)對后期談判都起到很好的作用 （注意來賓聽 課熱認(rèn)真度，更能看出來賓的成交意向是否強(qiáng)烈、是否真心希望了解加盟政策等關(guān)鍵細(xì)節(jié)信息） 四、關(guān)于業(yè)務(wù)洽談成員工作注意細(xì)節(jié)： 1. 自己邀約到的來賓前往會場的跟蹤接待，以及就坐后會議過程中堅(jiān)持保持住自己的專業(yè)形 象； 2. 對于熟悉或關(guān)系較好的來賓可安排至一起就坐，對于不熟知的來賓可分插就坐于身邊便于 深層次地交流挖掘； 3. 會議開始前隨時(shí)與簽到臺保持聯(lián)系，若自己邀約到的來賓未能到會場，及時(shí)通知會務(wù)成員， 以便會務(wù)人員對于會議就坐、用餐等方面的人數(shù)變化風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生時(shí)，作出及時(shí)地應(yīng)急措施； 4. 業(yè)務(wù)洽談相關(guān)資料、公司主推防水材料樣品等所以相關(guān)輔助用品一定