提高EXCEL錄入速度十招

1、提高 EXCEL 錄入速度十招第一招 -內(nèi)嵌序列法 。如果你經(jīng)常需要輸入一些有規(guī)律的序列文 本，如數(shù)字（1、2）、日期（1日、2日）等，可以利用E XCEL 內(nèi)嵌的序列來實現(xiàn)其快速輸入：先在需要輸入序列文本的第 1 、第 2 兩個單元格中輸入該文本的 前兩個元素（如 甲、乙 ） 。同時選中上述兩個單元格，將鼠標(biāo)移至 第 2 個單元格的右下角成細(xì)十字線狀時 （我們通常稱其為 填充柄 ）， 按住鼠標(biāo)左鍵向后 （或向下） 拖拉至需要填入該序列的最后一個單元 格后，松開左鍵，則該序列的后續(xù)元素（如丙、丁、戊依序 自動填入相應(yīng)的單元格中。第二招 -右鍵拖拉法 。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數(shù)值（如等

2、比序列：2、4、8 ），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：先在第 1、第 2 兩個單元格中輸入該序列的前兩個數(shù)值 （ 2、 4）。 同時選中上述兩個單元格， 將鼠標(biāo)移至第 2 個單元格的右下角成細(xì)十 字線狀時， 按住右鍵向后（或向下）拖拉至該序列的最后一個單元格， 松開右鍵，此時會彈出一個菜單（如圖 1），選等比序列 選項，則 該序列（2、4、8、16）及其單元格格式分別輸入相應(yīng)的單元 格中（如果選等差序列，則輸入2、4、6、8）。QfcfiS元 Cfi罠Tr霆易宅!山.lf口步吐V；為矍序列1序列爼|圖&第三招-定義序列法。單位里職工的姓名是經(jīng)常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困

3、難，如果我們一次性定義好職工姓名序列，以后輸入就快多了：將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中他們，用 工具-選項 命令打開選項對話框（如圖2）,選自定義序列標(biāo)簽，先后按 導(dǎo)入、確定按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一 定非得是第1位職工的姓名），用填充柄即可將該職工后面的職工 姓名快速填入后續(xù)的單元格中。第四招-自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標(biāo) 準(zhǔn)的名稱（如建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ300-88 ）輸入單元格中，對這些文本的輸入要求即準(zhǔn)確又必須統(tǒng)一。我利 用自動更正功能解決了為一難題：用工具-自動更正命令，打開自動更正對話框（如圖3）, 在替換下面的方框中

4、填入G300，在替換為下面的方框中填入 建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)GBJ300-88，然后按確定 按鈕。以后在單元格中輸？quot;G300（注意：G 一定要大寫?。┐_定 后，系統(tǒng)會自動將期改正為建筑安裝工程質(zhì)量檢驗評定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn) GBJ300-88，既快速又準(zhǔn)確、統(tǒng)一。特別需要指出的是：如果表格中需要文本G300時，你可以先輸 入G3000及后面的文本，然后再將1刪除即可。你可以依照上述方法將有關(guān)文本一性定義好， 方便以后使用。 特 別指出的是： 在這里定義好的自動更正詞條在 OFFICE 系列其他應(yīng)用 程序（如 WORD ）中同樣可以使用。第五招 -函數(shù)合并法 。我經(jīng)常需要輸入一些施工

5、企業(yè)的名稱（如 馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責(zé)任公司 等），這些文本大同小異， 如果采取上 ?自動更正 法，多了以后自己可能也記不清其代碼了 （你 可以打一外一覽表，擺在電腦前供查找），這時我們可以用 EXCEL 的一個函數(shù)來實現(xiàn)類似這些文本的快速輸入：假定上述文本需要輸入某一工作薄的 Sheetl工作表的D列中（如 D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩后單元格（如A1和B1） 中輸入文本 馬鞍山市 和建筑安裝工程有限責(zé)任公司 ，然后在 Shee t1 有 D2 單元格中輸入公式： =CONCATENATE（Sheet2!$A$1,C2,She et2!$B$1）,以后我們只要在C2

6、單元格中輸入第九，則D2單元格 中將快速輸入 馬鞍山市第九建筑安裝工程有限責(zé)任公司 文本。對于這一招有三點值得說明： 我們可以用填充柄將上述公式復(fù) 制到 B 列的其他單元格中，以后只要在 C 列相應(yīng)的單元格中輸入某 企業(yè)名稱的關(guān)鍵詞（如 第九），則該企業(yè)的全稱將填入到 D 列相應(yīng) 的單元格中。 為了便于公式的復(fù)制， 我們再公式中對單元格的引用 采取了 絕對引用（如Sheet2A1和Sheet2B1,這部分單元格不隨公 式的復(fù)制而發(fā)生變化，加上 $符號即表示絕對引用）和 相對引用 （如 C2 單元格，我們沒有加 $ 符號，該單元格會隨著公式的復(fù)制而 自動作相應(yīng)的調(diào)整）。這樣做工作表中就會多出一列

7、（ C列），我 們在打印時不希望將它打印出來， 我們選中該列后右擊鼠標(biāo)， 在隨后 彈出的菜單中 ?隱藏項，即可將該列隱藏起來而不被打印出來。第六招 -一次替換法 。有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個 文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如），非常麻煩，對錄入 速度有較大的影響。 這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺 陷：先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如 X。 注意：不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，用編輯替換命令（或按 Ctrl+H 鍵），打開 替換對話框（如圖 4），在查找 內(nèi)容下面的方框中輸入代替的字母 X ，在替換值下面的方框中輸 入，將單元格匹

8、配前面的V 號去掉（否則會無法替換），然 后按替換按鈕一個一個去替換（如果表格中確實需要字母 x 時，這 樣做就可達(dá)滿足這要求。 注意：此時鼠標(biāo)最好選定在需要替換的單元 格前面的單元格中，最好選定 A1 單元格。），也可以按 全部替換 按鈕，一次性全部替換完畢（這樣做表格中所有的 x 都被替換掉，且 鼠標(biāo)可以選定在任何單元格中）。替換鈕1叨I 關(guān)閉 替英I 全帝率委遁I第七招-快速復(fù)制法。有時后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了，可以采取快速復(fù)制（不是通常的 Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方 法來完成輸入： 如果需要在一些連續(xù)的單元格中輸入同一文本（如 磚混結(jié)構(gòu) ），我們先在第1個

9、單元格中輸入該文本，然后用填充柄將期復(fù) 制到后續(xù)的單元格中。 如果需要輸入的文本前面在同一列中前面已經(jīng)輸入過，當(dāng)你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下En ter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，可以直接按 下Ctrl+鍵就可以完成輸入。 如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)點擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下Ctrl+Enter鍵即可。第八招-定義格式法。有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如平方米等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地 輸入就顯得太慢了。我們？quot;

10、自定義單元格格式的方法來實現(xiàn)單位 的自動輸入：我們先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意：僅限于數(shù)值?。缓笤诎醋trl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用格式t單元格”命令，打開”單元格格式”對話框（如圖5）,在”數(shù)字 標(biāo)簽中，選中吩類下面的自定義選項，再在類型下面的方框中 輸入#平方米，按下確定鍵后，單位（平方米）即一次性加到 相應(yīng)數(shù)值的后面。1詛護(hù)4訐*+ in苜裕式勺奉礎(chǔ)，寧胃守定？笊爐手搐半總（I廠平“吶“來J上午/TWIT J%、wZjrfyTF d h: wiHn isRI4 ex. 0Jhi nra峯葦用 裁 裁tha. 01第討朗回J-tHr本斤 *敷盤厶目替亍洌第九招

11、 -定義詞組法 。對于一些經(jīng)常需要輸入的文本 （如 建筑工 程質(zhì)量監(jiān)督），我認(rèn)為，采取利用輸入法的手工造？quot功能來實 現(xiàn)比較好（此處以 五筆輸入法 為例）：啟動五筆輸入法 ，用鼠標(biāo)右擊狀態(tài)條，選 手工造詞 選項，打 開手工造詞 對話框（如圖 6） ，在詞語后面的方框中輸入詞組 （如 建筑工程質(zhì)量監(jiān)督 ，最多 20 個漢字， 夾雜一些符號也可以），在 外碼后面的方框中輸入 編碼（最好采用系統(tǒng)自動生成的外碼，他 符號該輸入法的編碼規(guī)則，便于記憶和使用），然后先后按添加和關(guān)閉按鈕。以后可以象輸入 其他詞組一樣輸入你自定義的詞組。第十招 -零找碎敲法 。下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關(guān) 系，但簡化了對 EXCEL 的設(shè)置過程，自然也就提高了錄入速度： 大家知道，如果向EXCEL中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份 證號碼） ，則系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)為科學(xué)記數(shù)的格式，為與我們的輸入原意 不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成 文本格式。如果 用命令的