天能集團子公司采購監(jiān)控制度[天能集團母子公司管控體系]

1、母子公司管控體系制度匯編之浙江天能集團公司下屬子公司采購監(jiān)控制度服務(wù)單位: 上海華彩管理咨詢有限公司二零零六年四月本報告僅供客戶內(nèi)部使用,未經(jīng)華彩公司書面許可,其他任何機構(gòu)不得擅自傳閱、引用或復(fù)制目錄第一章 總 則1第二章 組織與職責(zé)2第三章 采購操作規(guī)范3第四章 供應(yīng)商管理4第五章 附則6附錄一：供應(yīng)商基本資料表6附錄二：供應(yīng)商調(diào)查表（范例）7附錄三：供應(yīng)商評價表9附錄四：材料采購計劃（以半年為例）10附錄五：定購單11第一章 總 則第一條 為了加強天能集團（以下簡稱“集團”）對采購與付款的內(nèi)部控制，防范采購與付款過程中的差錯和舞弊，為生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)進行保證低價優(yōu)質(zhì)的物資供應(yīng)，特制訂

2、本制度。第二條 本制度適用于整個集團所屬各單位，適用于集團所有物資（包括原材料、輔助材料、機器設(shè)備及其備品備件、維修材料以及辦公物資）的采購。第二章 組織與職責(zé)第三條 各分子公司的采購部負責(zé)所在公司所有物資的采購，集團總部的采購由天能電池有限公司采購部代為履行；第四條 集團業(yè)務(wù)監(jiān)控中心負責(zé)對各分子公司的采購過程進行監(jiān)控，每季度重點檢查各分子公司大宗采購的授權(quán)批準手續(xù)是否健全，是否存在越權(quán)審批的行為。第五條 各分子公司采取統(tǒng)一采購，將不同物資采購進行歸口管理：（一）生產(chǎn)用原材料、輔助材料及勞保用品由生產(chǎn)部負責(zé)向采購部提交物資需求計劃；（二）辦公用品采購由辦公室負責(zé)向采購部提交物資需求計劃；（三）

3、生產(chǎn)設(shè)備、備品備件由設(shè)備部負責(zé)向采購部提交物資需求計劃；（四）集團總部的采購由總裁辦統(tǒng)一負責(zé)向天能電池有限公司采購部提交物資需求計劃；（五）其他特殊物資由需求部門負責(zé)向采購部提交物資需求計劃。第六條 如果公司所采購的物資屬于專業(yè)技術(shù)物資（如設(shè)備、特殊材料等），則應(yīng)由相應(yīng)部門配合采購部來完成采購。如果是重要和技術(shù)性較強的采購業(yè)務(wù)，采購部應(yīng)當(dāng)組織相關(guān)專家進行集體論證，必要時采購監(jiān)控經(jīng)理應(yīng)該到場參與決策，并將決策結(jié)果提請業(yè)務(wù)監(jiān)控副總審核、集團總裁審批。第七條 集團的月度物資需求計劃經(jīng)業(yè)務(wù)監(jiān)控中心審核、業(yè)務(wù)監(jiān)控總監(jiān)或集團總裁審批后，由總裁辦負責(zé)在每月的25日報送到天能電池有限公司采購部實施采購第八條

4、分子公司各部門的月度物資需求計劃應(yīng)在每月的25日分別報送到采購部，采購部經(jīng)理初步審核后，匯總后報送集團業(yè)務(wù)監(jiān)控中心采購監(jiān)控經(jīng)理（以下簡稱“采購監(jiān)控經(jīng)理”）審核，然后經(jīng)總經(jīng)理審批后由采購部進行綜合平衡并實施采購。第九條 非計劃性（預(yù)算外）的臨時采購?fù)瑯影凑丈鲜龀绦驁?zhí)行，同樣根據(jù)審批權(quán)限進行審批，具體見天能集團財務(wù)授權(quán)表。第十條 公司選聘采購人員必須同時看重業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德，并根據(jù)具體情況對采購人員進行崗位輪換以避免風(fēng)險。第三章 采購操作規(guī)范第十一條 申購： （一）集團總裁辦、分子公司各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單，進入采購審批程序； （二）緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理； （三）接到撤銷通

5、知的采購申請，應(yīng)迅速處理，在采購計劃中刪除；（四）無法于需用日期辦妥的采購申請，采購部必須及時通知申購部門。第十二條 詢價與洽談：（一）采購部應(yīng)向供應(yīng)商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求（及其他特別要求）、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式；（二）采購部應(yīng)積極調(diào)研市場上是否存在價格漲跌的因素，并據(jù)此與供應(yīng)商進行采購談判；（三）采購部應(yīng)盡可能注意尋求需購物資的低價優(yōu)質(zhì)替代品，并與申購部門溝通確定；（四）對于同規(guī)格的產(chǎn)品采購，采購部至少要選擇三家供應(yīng)商對交易條件（質(zhì)量、價格、交貨期、合作關(guān)系、信譽等）進行綜合對比。在給各供應(yīng)商的詢價單上應(yīng)詳細注明質(zhì)量、交貨期、退換等條款；（五）在其他交易條件基本相同的時候

6、，采購部應(yīng)首先根據(jù)集團統(tǒng)一的“采購比價系統(tǒng)”平臺確定基本的價格，然后以此為基礎(chǔ)根據(jù)報價高低選擇最終的供應(yīng)商。第十三條 訂購：（一）通常情況下，采購部向供應(yīng)商下訂購單（與申購單保持一致）進行采購； （二）對于需要預(yù)付定金、需要長期供應(yīng)的物資、采購金額在_元（人民幣）以上、分批交貨或有其他附加條件的采購，采購部在獲得相應(yīng)的權(quán)限審批后應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，然后將采購合同分別報送公司財務(wù)部、集團采購監(jiān)控經(jīng)理備案。第十四條 收貨：（一）采購物資到達公司后，采購部應(yīng)進行詳細核對以確認是否與訂購單所列內(nèi)容一致，并及時通知申購部門、質(zhì)量部門和倉庫驗收；（二）所購各種大宗原材料和設(shè)備必須有合格證、使用手冊等相

7、關(guān)詳細資料；（三）原輔材料入庫前，采購部填具報驗單，報質(zhì)量部門檢驗合格后負責(zé)辦理入庫手續(xù)；（四）其他物資需經(jīng)申購部門驗收合格后由采購部負責(zé)辦理入庫手續(xù)。（五）如果到貨沒有達到規(guī)格和/或質(zhì)量要求而需要退貨時，采購部負責(zé)組織辦理相關(guān)退貨手續(xù)并催收退貨的預(yù)付/全額貨款。第十五條 付款： （一）相關(guān)采購人員必須核對發(fā)票臺頭、金額及其它內(nèi)容是否相符，然后填寫付款申請單，隨附采購合同、入庫單和有效發(fā)票，經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總審核、總經(jīng)理審批后到歸口財務(wù)部辦理付款；（二）財務(wù)部根據(jù)相關(guān)制度和流程進行付款審核并辦理付款手續(xù)（詳見天能集團財務(wù)監(jiān)控制度）；（三）采購部配合財務(wù)部，定期與供應(yīng)商核對應(yīng)付賬款、應(yīng)付票據(jù)

8、、預(yù)付賬款等往來款項，如有不符應(yīng)查明原因并及時處理。第四章 供應(yīng)商管理第十六條 建立供應(yīng)商檔案：（一）分子公司采購部負責(zé)建立供應(yīng)商檔案，相關(guān)部門（如申購部門）予以配合；（二）采購部對每個選定的供應(yīng)商必須建立詳盡的供應(yīng)商檔案，內(nèi)容包括：供應(yīng)商調(diào)查表、供應(yīng)商審批表、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提供的合格證明、價格表及相關(guān)資料；（三）采購部應(yīng)及時根據(jù)情況變化更新供應(yīng)商檔案；（四）供應(yīng)商檔案由采購部經(jīng)理負責(zé)管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱；（五）采購監(jiān)控經(jīng)理保留供應(yīng)商檔案備份，必要時可以向相關(guān)采購部經(jīng)理提出質(zhì)詢。第十七條 供應(yīng)商調(diào)查：（一）凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合相關(guān)條件的廠商都應(yīng)填寫供應(yīng)商調(diào)

9、查表，作為公司選擇供應(yīng)廠商的參考信息。供應(yīng)商調(diào)查表由采購部經(jīng)理審核；（二）采購部應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的發(fā)展動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量，依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表每季度或半年復(fù)查一次，依變動情況更新原有資料內(nèi)容；第十八條 需要更換供應(yīng)商時，采購部出具供應(yīng)商審批表，提請采購監(jiān)控經(jīng)理審核后報總經(jīng)理審批。一般在下列情況下考慮更換供應(yīng)商：（一）原有供應(yīng)商不再能符合公司的要求；（二）新供應(yīng)商的相關(guān)條件更適合公司的需求；（三）原有供應(yīng)商由于各種原因拒絕供貨。第十九條 樣品的檢驗：（一）對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品（應(yīng)附帶完整的檢驗報告及合格證明等資料），必須經(jīng)質(zhì)量部門及其他相關(guān)部門進行各項指標的檢驗、檢測；（二）樣品檢驗合格的供應(yīng)

10、商方可向公司供貨；（三）如果樣品檢驗結(jié)果不合格，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，采購部可以取消其入選供應(yīng)商資格并及時向業(yè)務(wù)監(jiān)控總監(jiān)通報。第二十條 簽訂供貨合同：（一）物資采購采用訂單采購或合同訂貨的方式； （二）采購部根據(jù)供應(yīng)商的資質(zhì)來簽訂不同條件的供貨合同。對于供貨信譽好，資信度高的供應(yīng)商可以與其簽訂長期（以一年為限）供貨合同，以保證供應(yīng)穩(wěn)定；對于普通資質(zhì)的供應(yīng)商，采購部每次以下定購單的方式進行采購；（三）如果是如果供應(yīng)商是代理商而非生產(chǎn)廠家，采購部必須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議/條款；（四）小額零星物品的采購可以采用直接購買的方式，但采購部也須事前進行質(zhì)量和價格的評估。第二十一

11、條 供應(yīng)商控制：（一）在每批物資供貨結(jié)束后，采購部負責(zé)根據(jù)質(zhì)量部門提供的各項檢驗數(shù)據(jù)將供貨情況記入供應(yīng)商質(zhì)量檔案，作為日后評審供應(yīng)商業(yè)績的根據(jù)；（二）如果供應(yīng)商供貨不合格或供貨不及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量變動或拖延交貨，采購部應(yīng)提請采購監(jiān)控經(jīng)理審核后報送總經(jīng)理批準取消其供應(yīng)商資格。第二十二條 供應(yīng)商業(yè)績考評：采購部每半年整理供應(yīng)商供貨記錄，按其供應(yīng)業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂相應(yīng)的采購政策。第五章 附則第二十三條 本制度經(jīng)集團公司董事會批準后發(fā)布執(zhí)行，集團業(yè)務(wù)監(jiān)控中心負責(zé)制訂、修改并解釋。此前有關(guān)集團公司對控（參）股公司管理的規(guī)定，凡與本制度有抵觸的，均依照本制度執(zhí)行。第二

12、十四條 本制度未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和集團公司的有關(guān)規(guī)定。第二十五條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。附錄一：供應(yīng)商基本資料表填表：審核：日期：名稱與編號：地址：法人：聯(lián)系人電 話傳 真e-mail網(wǎng)址公司概況資本額 萬元機器設(shè)備名稱臺數(shù)廠牌規(guī)格購入時間購入成本性能建廠登記日期年 月 日營業(yè)執(zhí)照往來銀行開始往來時間停止往來時間所屬協(xié)會團體協(xié)力工廠數(shù)協(xié)力工廠利用率平均月營業(yè)額材料來源材料名稱供應(yīng)廠商備注員工職能人數(shù)干部數(shù)員工數(shù)大學(xué)高中以上平均月薪主要產(chǎn)品名稱比例名稱比例主要客戶名稱比例名稱比例附錄二：供應(yīng)商調(diào)查表（范例）供應(yīng)商名稱： 年 月 日項目調(diào)查項目內(nèi)容了解程度狀況材料零件確認1您對開發(fā)

13、部門樣品確認流程是否了解？了解 不了解 請求當(dāng)面溝通了解2您對本公司開發(fā)部門認定之材料交貨依據(jù)的規(guī)格及樣品是否了解？了解 不了解 請求當(dāng)面溝通了解3您對開發(fā)部門認可之樣品是否有保留，以作后續(xù)品質(zhì)管理之用？有保留 未保留 請求當(dāng)面溝通了解品質(zhì)驗收管制1您對本公司品管部質(zhì)檢驗標準與方法是否了解？了解 不了解 請求當(dāng)面溝通了解23采購合同1貴公司目前產(chǎn)量足以應(yīng)付本公司需求嗎？可以 不可以 需設(shè)法彌補23請款流程1您對本公司的付款條件、手續(xù)是否了解？了解 不了解 請求當(dāng)面溝通了解23售后服務(wù)1您對品質(zhì)有疑問時，會主動找哪一部門或主管？品管 開發(fā) 采購 總經(jīng)理23建議事項您對本公司的建議事項【注】本表由供應(yīng)商填寫附錄三：供應(yīng)商評價表年 半年廠商名稱廠商編號地 址采購材料評價項目品質(zhì)評價交期評價價格評價服務(wù)評價其他合計得分時間月月月月月月得分總和平均得分評價等級處理意見：制表： 審核： 審批：附錄四：材料采購計劃（以半年為例）材料名規(guī)格單位全年采購量 單價金額每 月 采 購 計 劃1月2月3月4月5月6月數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額數(shù)量金額制表： 審核： 批準： 日期：附錄五：定購單請購單號： 日期：廠商編號地址電話訂購內(nèi)容項次物料名稱料號單位訂