最新房地產(chǎn)公司合同管理制度

1、合同管理制度合同管理制度第一章 總則第一條 為加強許昌嘉苑房地產(chǎn)開發(fā)有限公司的合同管理,規(guī)范經(jīng)營行為、降低風(fēng)險,維護公司的合法權(quán)益,根據(jù)民法通則、中華人民共和國合同法等有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況,制定本制度。第二條 本制度所稱的合同是指公司所屬各部門公司名義與公司外各類法人、自然人、其他各類經(jīng)濟組織所進行的各類經(jīng)濟活動和非經(jīng)濟活動所簽訂的各種合同、協(xié)議、章程等。本制度不包括職工與公司簽訂的勞動合同。第三條 合同管理是指合同的預(yù)案審查、合同的執(zhí)行、合同的監(jiān)督、合同的管理。包括從資信調(diào)查、合同簽訂、履行、變更與解除、糾紛處理、合同終結(jié)歸檔等全過程的管理。第四條 公司合同管理實行統(tǒng)一管理、

2、分級負責(zé)、授權(quán)簽訂的原則,實行合同承辦部門負責(zé)制。貫徹以預(yù)防為主的原則,維護公司的合法權(quán)益。第二章 合同管理部門第五條 公司綜合部為合同事務(wù)主管部門,設(shè)立法律事務(wù)專員負責(zé)公司合同的具體管理工作。第六條 綜合部合同管理職能:1、 負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)公司格式條款合同以及部分非格式條款合同的起草制定,對部分重大及重要合同的條款內(nèi)容進行審核,避免出現(xiàn)法律漏洞。2、 組織、協(xié)調(diào)合同審查及會簽程序。3、 對涉及公司的合同訂立、變更、執(zhí)行、終止等行為進行監(jiān)督。4、 負責(zé)處理公司與外部的重大合同糾紛。5、 負責(zé)公司合同及其糾紛處理資料的匯總歸檔、分類保存、調(diào)閱登記等日常合同檔案管理工作。第七條 法律事務(wù)專員在合同管

3、理方面的主要職責(zé)是:1、 熟練掌握并宣傳經(jīng)濟合同法律法規(guī)及其他法規(guī)。2、 協(xié)助進行重大合同的可行性分析,并提出書面分析報告。參加公司重大合同的談判及文件起草工作；3、 對公司各類合同的簽訂及履行情況進行監(jiān)督、檢查；4、 參與合同糾紛的處理；5、 負責(zé)合同糾紛引起的法律訴訟的處理；6、 對公司簽訂的各類合同統(tǒng)一登記、編號并分類保管,并造冊記錄已簽訂合同的履行情況；對已履行的合同裝訂成冊,分別整理歸檔；7、 及時向公司領(lǐng)導(dǎo)如實匯報合同管理、簽訂、履行中的問題,遇有緊急情況時應(yīng)采取措施防止問題擴大。第八條 合同承辦部門的主要職責(zé):1、 根據(jù)授權(quán)依法組織合同的簽訂、變更、解除等事宜；2、 負責(zé)初審合同

4、承辦人草擬的合同的可行性、對方經(jīng)營范圍、資信及履約能力；3、 依法履行合同,及時向司法辦通報履行中發(fā)生的重大問題及解決方案；4、 參加對合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟；5、 負責(zé)本部門合同文本管理及歸檔移交工作。第九條 合同承辦人的主要職責(zé):1、 根據(jù)授權(quán)辦理簽訂、變更、解除合同事宜；2、 草擬合同,提供草擬合同的可行性論證及對方經(jīng)營范圍、資信情況及履約能力的調(diào)查材料,并對其真實性和合法性負責(zé)；3、 按合同簽訂的權(quán)限,提前向合同承辦部門提交合同草本及前款規(guī)定的材料,提請有關(guān)部門審查；4、 認真履行已生效的合同,隨時檢查合同履行情況；5、 及時向主管領(lǐng)導(dǎo)及辦公室匯報在履行中發(fā)生的問題,并按時將

5、合同有關(guān)文件交合同管理員歸檔；6、 依法參加合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟。第十條 合同管理員的主要職責(zé):1、 貫徹實施合同管理辦法；2、 協(xié)助合同承辦人依法簽訂或變更合同,必要時參與本部門重大合同談判與簽訂；3、 協(xié)助合同承辦人草擬合同并對合同進行初審,保證合同的完整性、合法性、可行性,防止不完善或不合法的合同出現(xiàn)；4、 檢查合同履行情況,協(xié)助合同承辦人解決合同履行中出現(xiàn)的問題；5、 對簽訂、履行合同中出現(xiàn)的重大問題,及時向司法辦和部門領(lǐng)導(dǎo)報告；6、 參加處理本部門合同糾紛；7、 負責(zé)編制合同付款、收款計劃,征得部門領(lǐng)導(dǎo)同意后報財務(wù)部備案。8、 負責(zé)合同臺賬、檔案的建立及合同文本(包括協(xié)議

6、書、有關(guān)文件、信函、圖表)的管理；9、 每季度向司法辦匯報合同管理工作,送交合同登記總臺賬及合同管理情況統(tǒng)計表。第三章 授權(quán)第十一條 下列人員有權(quán)代表公司簽訂經(jīng)濟合同:1、 公司法定代表人；2、 公司法定代表人書面授權(quán)的法人委托人。第十二條 各法人委托人的具體代理權(quán)限由法定代表人在簽發(fā)法人委托書時注明。法人委托人必須嚴(yán)格按授權(quán)范圍行使簽約權(quán),禁止超越代理權(quán)限對外簽約。第十三條 法人委托人的主要職責(zé)1、 在授權(quán)范圍內(nèi)負責(zé)談判、簽訂合同,既不能違章越權(quán),也不能消極推諉；2、 對所簽訂合同的合法性、完整性和可行性負責(zé)；3、 對須報請上級領(lǐng)導(dǎo)審批的合同,辦理申報手續(xù),提出本人意見并對本人意見負責(zé)；4、

7、 對所簽訂合同的履行負責(zé),履行中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即上報,同時積極想辦法解決；對發(fā)生的合同糾紛負責(zé)處理或協(xié)助有關(guān)部門處理；5、 負責(zé)保管好本人所簽合同的一切資料,合同履行完畢后應(yīng)立即將資料上交歸檔。第十四條 任何部門及工作人員未經(jīng)法定代表人授權(quán)委托,不得以公司名義對外簽訂合同或改變合同內(nèi)容,不得變更、解除合同及放棄合同規(guī)定的權(quán)利。第十五條 公司內(nèi)部的職能機構(gòu)不得以自己的名義對外簽訂合同。第十六條 授權(quán)委托分為期間授權(quán)委托和單位時間授權(quán)委托。第十七條 單位時間授權(quán)委托僅在單位時間內(nèi)授權(quán)委托有效。第十八條 被授權(quán)的部門行政負責(zé)人原則上不再向其他有關(guān)人員辦理繼續(xù)授權(quán)委托,如情況必需,辦理之前須征得授權(quán)人的

8、書面同意。第十九條 期間授權(quán)委托制,即一事一委托,期間可以為合同簽訂全過程也可以為合同簽訂的某一階段。具體程序為:經(jīng)辦部門負責(zé)人提出書面申請,附合同擬稿和可行性報告及其它材料送辦公室審查,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)和授權(quán)后,對外簽立合同。第四章 合同審批權(quán)限第二十條 公司董事長或其授權(quán)人各項合同簽訂的最終審批人。合同標(biāo)的在100萬元以下的,授權(quán)總經(jīng)理審批。第二十一條 合同主辦部門或提報部門提請合同時,必須在辦公室的組織和監(jiān)督下,獲得相應(yīng)的審批同意,并將相應(yīng)的審批意見連同所要提請的合同一起并入合同簽訂審批流程。第五章 合同審查第二十二條 合同應(yīng)由承辦部門、相關(guān)職能部門及公司領(lǐng)導(dǎo)進行審查。第二十三條 合同審查的

9、具體程序為:1、 首先由合同承辦部門的合同承辦人和合同管理員對所提報合同以及與合同相關(guān)的所有事宜進行自查和初審,并在此基礎(chǔ)上完成合同草稿和必要的情況說明書；2、 然后將合同文件移交辦公室,由辦公室和合同承辦部門會同相關(guān)職能部門(如財務(wù)部)逐條審查合同條款及其他相關(guān)事項。3、 最后由辦公室將合同文件提交公司工程建設(shè)分管副總、財務(wù)分管副總、總經(jīng)理逐級審批。第二十四條 需重點審查的內(nèi)容包括:1、 對方主體資格:具有經(jīng)年檢合格的企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照或非法人營業(yè)執(zhí)照,其核載的內(nèi)容必須與實際相符。2、 經(jīng)營范圍:合同標(biāo)的應(yīng)符合對方經(jīng)營范圍,涉及專營許可的,應(yīng)具有相應(yīng)的許可、等級、資質(zhì)證書；3、 代理權(quán)限:由代

10、理人代簽合同的,應(yīng)出具真實有效的法定代表人(負責(zé)人)身份證明、授權(quán)委托書、代理人身份證明；4、 履約能力:具有支付、生產(chǎn)、技術(shù)能力。必要時應(yīng)要求出具資產(chǎn)負債表、資金證明、注冊會計師簽署的驗資報告等相關(guān)文件。需提供擔(dān)保的合同,應(yīng)查明擔(dān)保人的擔(dān)保資格和擔(dān)保能力；5、 履約信用:重合同、守信用,無違約事實,現(xiàn)時未涉及重大經(jīng)濟糾紛或重大犯罪案件。6、 合同內(nèi)容（1） 合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度中相關(guān)規(guī)定；（2） 合同應(yīng)具備的條款是否齊全、合理、嚴(yán)密；（3） 雙方當(dāng)事人的意思表達是否真實、一致,雙方的權(quán)利、義務(wù)是否明確、平等；（4） 合同條款中有無潛在對公司不利或可能損害公司利益的條款；（5

11、） 是否存在無效條款。（6） 簽約雙方的用章是否為合同專用章。7、 合同文字（1） 合同用語是否規(guī)范；（2） 文字表達是否確切無誤。8、 合同的經(jīng)濟效益（1） 預(yù)計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔(dān)的風(fēng)險；（2） 合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。第二十五條 在合同審查時,根據(jù)公司的實際,應(yīng)注意的事項:1、 對于標(biāo)的額較大的涉外合同、貨物交付或工程竣工之日起一年后才能付清款項的合同。2、 銷售、加工承攬、工程承攬合同中質(zhì)保期的約定應(yīng)不超過一年,質(zhì)保金的約定原則不超過合同總標(biāo)的額的5%,且必須在質(zhì)保期滿之日一次性付清,以上內(nèi)容國家、行業(yè)有規(guī)定的依規(guī)定。3、 銷售、加工承攬合同中付款期限的約定一般應(yīng)為付款

12、提貨、貨到付款,按比例付款時所有款項的付清期限最長不能超過自貨到之日起三個月。4、 工程承攬合同中付款方式的約定一般應(yīng)為按工程進度付款,且付款時間和付款數(shù)量的約定必須明確,所有工程款的付清期限最長不能超過自工程竣工之日起三個月。5、 為了有利于可能由于合同履行而引起的法律訴訟,應(yīng)在合同條款中作如下規(guī)定:（1） 我方為需方時必須約定我方所在地人民法院管轄；（2） 我方為供方,在盡力爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時,可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決,協(xié)商不成,任何一方均可向起訴方住所地人民法院提起訴訟”；（3） 我方為供方,如約定需方到供方所在地提貨時,我方為合同履行地,在爭取我方所在地人民法院管

13、轄成為不可能時,可約定“發(fā)生糾紛應(yīng)協(xié)商解決,協(xié)商不成,依法律規(guī)定通過訴訟方式解決”；（4） 在合同簽訂時,估計我方違約的可能性大,且又爭取我方所在地人民法院管轄成為不可能時,可約定“依法律規(guī)定,通過訴訟方式解決”。第二十六條 審查時如對對方當(dāng)事人履行能力及資信情況存在疑義時,應(yīng)要求其提供相應(yīng)擔(dān)保并要求在合同中注明。第二十七條 辦公室和財務(wù)部必須在合同文本送達三日之內(nèi)出具審核意見書,不得拖延,在審核或?qū)彶檫^程中,發(fā)現(xiàn)重大錯誤、遺漏或不妥時,提出修改意見書,并與合同對方當(dāng)事人取得聯(lián)系,直到修改意見達到統(tǒng)一為止。第二十八條 負責(zé)審查合同的部門和員工,因工作失職或循私舞弊而疏忽、放任審查,致使不該簽訂

14、的合同得到簽訂而造成經(jīng)濟損失的,應(yīng)按后果及其責(zé)任的大小,承擔(dān)相應(yīng)的行政責(zé)任、經(jīng)濟賠償責(zé)任直至法律責(zé)任。第二十九條 審查完畢后,負責(zé)審查人員應(yīng)出具審查意見書,審查意見書應(yīng)附有審查人員簽名。第六章 合同的簽訂第三十條 簽訂合同必須內(nèi)容合法、具體、條款齊全、責(zé)權(quán)明確,用語確切,手續(xù)完備,程序合法。第三十一條 合同承辦人簽訂合同,必須先辦理授權(quán)委托書,明確授權(quán)范圍和權(quán)限。未經(jīng)授權(quán)委托或超出授權(quán)范圍簽訂的合同為無效合同,由承辦人承擔(dān)責(zé)任。法人授權(quán)委托書由辦公室負責(zé)辦理。第三十二條 合同承辦人凡簽訂不能即時清結(jié)的合同,都必須采取書面形式；凡標(biāo)的額在10萬元以上雖能即時結(jié)清的重大合同,也必須采取書面形式。當(dāng)

15、事人協(xié)商一致同意的有關(guān)修改合同的文書、電子郵件、圖表等均是合同的有效組成部分。第三十三條 凡國家或行業(yè)有示范文本的,應(yīng)當(dāng)優(yōu)先使用,但在選用時,對涉及權(quán)利義務(wù)關(guān)系的條款經(jīng)辦人和辦公室要重點審查,必要時可以進行修改。無范本的合同采用公司辦公室提供的示范文本。合同承辦人不能自擬合同文本。第三十四條 公司合同的簽訂審批的常規(guī)流程如下:1、 合同承辦部門確定的合同承辦人會同本部門的合同管理員負責(zé)起草合同(草案)并填寫“合同審批表”；2、 合同承辦部門負責(zé)人負責(zé)對合同的業(yè)務(wù)內(nèi)容進行審查,并簽署意見；3、 辦公室負責(zé)對合同的法律條款進行審查,并簽署意見；4、 財務(wù)部負責(zé)對合同的財務(wù)條款進行審查,并簽署意見；

16、5、 如該合同牽扯其他業(yè)務(wù)部門,由辦公室分送該業(yè)務(wù)部門經(jīng)理進行審查,并簽署意見；6、 分管副總對合同進行審查,并簽署意見；7、 在完成以上審查修改后,由辦公室將合同報送公司總經(jīng)理審批；8、 合同標(biāo)的在100萬元以上的,須經(jīng)董事長審批。9、 辦公室在相關(guān)負責(zé)人或授權(quán)代表在“合同簽約審批表”上簽字批準(zhǔn)后,加蓋公司合同專用章。第三十五條 合同生效后,各有關(guān)部門應(yīng)妥善保存合同履行過程中的各種憑證,包括結(jié)算單、結(jié)算證明、支付憑證、銀行進賬單、收料單、入庫單、過磅單、發(fā)票等。第七章 合同的履行第三十六條 合同依法成立后,即具有法律約束力。一切與合同有關(guān)的部門和人員,應(yīng)嚴(yán)格履行合同規(guī)定的義務(wù),確保合同履行。

17、第三十七條 合同執(zhí)行部門負責(zé)人應(yīng)隨時了解、掌握本單位的合同執(zhí)行情況,并督促本部門合同管理員按月統(tǒng)計合同執(zhí)行情況。第三十八條 合同執(zhí)行部門應(yīng)同時負責(zé)記錄和監(jiān)督對方合同單位的履約情況,保留好有關(guān)的單據(jù)、信函等文字資料；并由合同管理員按月填寫“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”,其中必須列明和驗證對方各項履約行為和承諾(如質(zhì)量、進度等),以此作為付款的基本依據(jù)。每月的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”必須由合同執(zhí)行部門經(jīng)理審核簽字,分別報辦公室、財務(wù)部備案。第三十九條 合同結(jié)算條款規(guī)定對方有付款義務(wù)的,合同執(zhí)行部門應(yīng)按付款條款中的規(guī)定及時向?qū)Ψ绞杖?由財務(wù)部統(tǒng)一出具發(fā)票。第四十條 合同結(jié)算條款規(guī)定本公司有付款義務(wù)

18、的:1、 執(zhí)行合同的各部門應(yīng)依照財務(wù)部門有關(guān)規(guī)定和合同具體約定,在合同簽訂以后向財務(wù)部報送項目整體用款計劃備案。2、 執(zhí)行合同的各部門應(yīng)填寫合同資金支付申請表,本表一式三份,由辦公室、財務(wù)部、執(zhí)行部門分別留存。3、 款項撥付的基本依據(jù)是由合同執(zhí)行部門提交的“對方合同執(zhí)行情況監(jiān)控說明”,款項撥付必須在分管副總、財務(wù)分管副總及總經(jīng)理逐級審批同意后方可進行。具體程序參見相關(guān)的財務(wù)管理辦法。4、 如果合同履行中出現(xiàn)違約責(zé)任中所規(guī)定的行為,業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時以書面形式反饋給辦公室,并書面報送分管副總及總經(jīng)理?？偨?jīng)理應(yīng)按合同規(guī)定進行違約處罰,并通知財務(wù)部在結(jié)算時執(zhí)行。第四十一條 合同履行過程中出現(xiàn)的問題,業(yè)務(wù)

19、部門應(yīng)及時督促解決。如無法履約,應(yīng)向分管副總和總經(jīng)理匯報。第四十二條 合同履行過程中如發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人履約能力及資信程度下降應(yīng)及時通知辦公室并向分管副總和總經(jīng)理上報,及時向?qū)Ψ匠鼍卟话部罐q書,維護公司合法權(quán)益。第八章 合同的變更與廢除第四十三條 合同一經(jīng)簽訂即依法成立,任何人不得擅自變更或解除。但合同在履行過程中,如遇到法律規(guī)定或合同約定允許變更、解除合同的條件時,可以變更或解除合同。第四十四條 合同的變更或解除必須符合經(jīng)濟合同法的規(guī)定,并應(yīng)在法律規(guī)定或合理期限內(nèi)由合同的當(dāng)事方共同商議。第四十五條 變更、解除合同的審批權(quán)限和程序與原合同訂立的審批權(quán)限和程序相同。第四十六條 合同承辦人在收到對方要

20、求變更或解除合同的正式文件、電子郵件、電話后,必須及時請示領(lǐng)導(dǎo),立即處理,緊急事宜不得超過一天,一般事宜不得超過三天,并在有效期限內(nèi)正式答復(fù)對方。超過期限再作答復(fù),造成嚴(yán)重后果的,承辦人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。涉及經(jīng)濟糾紛的復(fù)電、復(fù)文,須經(jīng)合同管理機構(gòu)審閱后方能發(fā)出。第四十七條 變更解除合同必須采取書面形式(包括雙方的信函、文件、傳真等),由雙方簽訂確認書。第四十八條 合同的變更、解除應(yīng)注意以下事項:1、 主體變更應(yīng)征得合同各方同意；2、 有擔(dān)保條款的合同變更,應(yīng)征得原擔(dān)保單位的同意并在變更協(xié)議上加蓋擔(dān)保單位的印章；3、 經(jīng)上級主管機關(guān)批準(zhǔn)的合同或協(xié)議變更、解除,應(yīng)報原批準(zhǔn)機關(guān)批準(zhǔn)；4、 經(jīng)公證、鑒

21、證的合同,所達成的變更、解除協(xié)議,應(yīng)報原公證、鑒證機關(guān)備案；5、 聯(lián)營、承包經(jīng)營、租賃經(jīng)營、涉外等合同的變更或解除,法律有特別規(guī)定的,應(yīng)依特別規(guī)定辦理；第四十九條 變更、解除合同的協(xié)議在尚未達成或批準(zhǔn)以前,原合同繼續(xù)有效,仍應(yīng)履行。第五十條 如因變更(解除)合同可能使當(dāng)事人受到損失,雙方應(yīng)在變更(解除)合同的協(xié)議中明確規(guī)定各自應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。第九章 合同糾紛的處理與訴訟管理第五十一條 提請合同糾紛的程序:1、 已經(jīng)簽訂的合同在履行過程中產(chǎn)生糾紛的,合同履行部門應(yīng)根據(jù)合同中有關(guān)糾紛處理的條款與合同訂立方協(xié)商進行解決。2、 協(xié)商不成時,必須在一個工作日向辦公室匯報,并在三個工作日內(nèi)提供有關(guān)資料,任何

22、部門或個人不得延誤訴訟時效或擅自放棄實體權(quán)利,更不得隱瞞實情。3、 辦公室應(yīng)在接到報告三個工作日內(nèi)提出處理意見。根據(jù)合同糾紛的不同情況,向公司有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。經(jīng)協(xié)商無法解決的糾紛,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后,可向仲裁委員會申請仲裁或直接向人民法院起訴。4、 如糾紛需進入法律訴訟程序解決,應(yīng)按中華人民共和國合同法、中華人民共和國民事訴訟法等有關(guān)法律、法規(guī)和本辦法處理。第五十二條 集團公司各單位與對方當(dāng)事人協(xié)商處理糾紛的時間,應(yīng)在法律規(guī)定的時效內(nèi)進行,并考慮留有申請仲裁或起訴的足夠時間。第五十三條 發(fā)生合同糾紛時,承辦人除應(yīng)將糾紛情況及時報告部門負責(zé)人和辦公室以外,還應(yīng)同時應(yīng)迅速收集下列有關(guān)證據(jù):1、 合同文本

23、,包括附件、變更或解除協(xié)議、信函、圖表、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書、介紹信及其他有關(guān)資料等；2、 開工、驗收、提貨、發(fā)票等有關(guān)單位票據(jù)；3、 貨款的承付、托收憑證、有關(guān)的財務(wù)賬目；4、 產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)；5、 證人證言；6、 其它與處理糾紛有關(guān)的材料。第五十四條 處理合同糾紛,應(yīng)特別注意以下問題:1、 在證據(jù)可能丟失或以后難以取得的情況下,及時采取證據(jù)保全措施；2、 發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人或利害關(guān)系人有可能隱匿、轉(zhuǎn)移財產(chǎn)將使我方權(quán)利難以實現(xiàn)時,適時依法申請采取財產(chǎn)保全措施；3、 對于債權(quán)債務(wù)關(guān)系明確、合法且雙方對債務(wù)無異議的,依法及時向人民法院申請支付令或提起訴訟；4、 做好每起合同糾紛實況記錄、存案備查；5、 凡屬我方責(zé)任的合同糾紛,應(yīng)逐筆查明原因,分清責(zé)任,要求責(zé)任人員承擔(dān)責(zé)任,并責(zé)成其提出補救措施。第五十五條 合同糾紛經(jīng)協(xié)商達成一致處理意見的,應(yīng)訂立書面的協(xié)議,雙方代表簽字并加蓋單位公章。第五十六條 雙方已簽署解決糾紛的協(xié)議書、仲裁機關(guān)的調(diào)解書、仲裁決定書及法院的裁定書、調(diào)解書、判決書