辦公室檔案管理制度

1、辦公室檔案管理制度為加強辦公室檔案管理工作，全面提高辦公室檔案管 理水平，以更好地為各科室各項工作服務，特制訂本制度。1、檔案管理制度1、各種檔案按類別要求，由檔案員整理，按有關規(guī)定 裝訂并移送檔案室統(tǒng)一保管。2、各種檔案的文字書寫，必須用藍黑或黑墨水書寫， 禁用其它筆書寫。3、檔案一般不外借，確因工作需要借閱檔案時，均應 在檔案室按有關要求借閱。4、檔案要做到安全保管，定期檢查，積極創(chuàng)造檔案保 管條件，做到防盜、防火、防潮、防塵、防失密，保持經(jīng) 常通風。5、檔案室內嚴禁吸煙，嚴禁存放易燃、易爆物品，嚴 禁使用電器。二、檔案歸檔制度1、歸檔范圍的保管期限(1)辦公室辦理完畢的具有保存價值的各種

2、文件材料， 包括政府辦文件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦 常務會議紀要等文件材料及證書、牌匾等實物檔案，均屬歸檔范圍(2)辦公室檔案的保管期限的種類分為永久和定期。凡 對辦公室有長遠保存利用價值的檔案列為永久，對在一定 時間范圍內有利用價值的檔案列為長期和短期。2、歸檔時間實行年度歸檔制度：辦公室在工作中形成的政府辦文 件、縣委辦文件、各部委辦局文件、政府辦常務會議紀要 等文件材料一律在次年第一季度內，登記存檔移交檔案室。3、歸檔要求(1) 歸檔的文件必須系統(tǒng)、齊全、完整。(2) 歸檔的文件材料必須紙質優(yōu)良、字跡耐久、書寫工 整清晰。三、檔案安全保密制度1、嚴格遵守黨和國家的有關保密制度

3、加強管理，防止 丟失、泄密。2、查閱檔案，一般應在檔案室查閱，需要摘抄或復制 的機密文件，必須經(jīng)領導批準，否則不準摘抄、復印。3、需要帶回使用的檔案，需經(jīng)領導批準，不準橫傳、 私自外借，不準帶入公共場所。4、外單位來查閱和抄錄檔案時，應嚴格履行手續(xù)，經(jīng) 有關領導批準后，方可調閱。四、檔案查閱借閱制度1、外單位查閱檔案時，必須持有介紹信，注明查閱人 的姓名、政治面貌及查閱內容或范圍。2、查閱黨組、局長辦公會議記錄、紀檢工作等有關案 卷和絕密數(shù)字時，需經(jīng)辦公室主任批準；查閱一般檔案資 料時，檔案員需進行登記，經(jīng)辦公室主任批準，方可查閱。3、凡查閱檔案者，一般不準將檔案帶出檔案室，如需 要借出時，必

4、須經(jīng)有關領導批準；查閱者必須按規(guī)定查閱， 與查閱內容無關的文字材料不準隨意翻閱、摘抄。4、查閱檔案者要愛護案卷，不得將案卷拆毀、拆頁、 勾抹、圈點，嚴防污染檔案；查閱時不得吸煙；也不得將 案卷轉借他人或帶回家中。5、查檔抄錄的材料經(jīng)檔案工作人員審核無誤后，簽字 蓋章，否則無效。6、借出的案卷一般不能超過七天，如延期使用，需補 辦延期手續(xù)。7、借出或還回的案卷，必須嚴格履行登記、注銷和檢 查手續(xù)，當面點清，如發(fā)現(xiàn)差錯，及時追究責任，并采取 補救措施。五、檔案人員崗位職責1、服從辦公室主任的領導，接受上級部門的指導，按 時、按質、按量地完成本崗位工作任務及辦公室主任交辦的其他任務。2、檔案員負責做好文件的整理、分類，做好收文登記、 分發(fā)文件、領導傳閱和借閱等管理工作。3、檔案員要及時、準確的把領導批閱的文件送到各科室，待科室領導批閱完畢后及時交由檔案人員保管，不得 隨意亂放、丟棄文件。在傳送文件過程中，要增強保密意 識，高度負責，保證不丟失、不損壞文件。4、督促各科室有關人員做好文件材料的形成、積累、 整理、歸檔工作。5、各科室兼職檔案人員負責根據(jù)歸檔的范圍和要求， 制訂、整理本科室各類檔案材料，按規(guī)定