SZ2100300公文管理規(guī)定（word）

1、旺昌資料城 精品管理資料世界 網(wǎng)址 /1.0總則1.1目的:為規(guī)范管理,XX公司行文標準和要求,制定本規(guī)定。1.2定義:公文是指各中心/部門、分支機構正式發(fā)布的令、決定、通知、通報、公告、批復、意見、報告、請示、會議紀要等內部文件。1.3管理部門:人力資源中心XX公司公文的管理。1.4適用范圍:本規(guī)定適用XX公司。2.0公文種類2XX公司的公文按用途劃分為十類:2.1.1令適用于總經(jīng)理直接簽發(fā)的用于嘉獎、懲處相關單位或人員的公文。2.1.2決定適用于對重要事項或者重大行動做出安排,人事任免,獎懲有關單位及人員,變更或者撤銷下級單位不適當?shù)臎Q定等事

2、項。2.1.3通知適用于批轉下級單位的公文,轉發(fā)上級或平級單位的公文,人事任免,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位了解或者執(zhí)行的事項。2.1.4通報適用于表彰先進,批評落后,傳達重要精神或事項。2.1.5批復適用于答復下級單位請示事項。2.1.6意見適用于對重要問題提出建議和處理辦法。2.1.7報告適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問。2.1.8請示適用于向上級單位請求指示、批準。2.1.9會議紀要適用于記錄、傳達會議情況和議定事項。2.1.10函適用于平級單位或無隸屬關系的單位之間商洽或聯(lián)系工作、詢問和答復問題。2.2公文按層級劃分為三層:2.2XX公司級公XX公司級公文是

3、XX公司統(tǒng)一發(fā)布的公文,包括機構調整、制度頒發(fā)、人事任免、獎XX公司重大決定與活動、企業(yè)理念等,由總經(jīng)理或總經(jīng)理助理簽發(fā)。2.2.2中心/部門級公文中心/部門級公文是指各中心/部門業(yè)務范疇的公文,由中心主任或獨立部門經(jīng)理簽發(fā)。2.2.3分支機構級公文分支機構級公文是指分支機構發(fā)布的日常公文,由分支機構負責人簽發(fā)。3.0公文格式3.1公文一般由發(fā)文單位標識:發(fā)文字號、標題、正文、附件說明、簽發(fā)人、簽發(fā)日期、主題詞、主送單位、抄送單位和附件等部分。3.1.1緊急公文應當根據(jù)緊急程度,在公文首頁右上角標明“特急”、“急件”。3.1.2發(fā)文單位標識應當使用發(fā)文單位全稱；聯(lián)合行文,主辦單位排列在后。3.

4、1.3發(fā)文字號應當包括單位簡稱或代碼、年份、序號。聯(lián)合行文,只標明主辦單位發(fā)文字號。3.1.4公文標題應當準確簡要地概括主要內容并標明公文種類,一般應當標明發(fā)文單位。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外,一般不用標點符號。3.1.5主送單位指公文的主要受理單位,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱。3.1.6公文如有附件,應當注明附件順序和名稱。3.1.7簽發(fā)人要求簽署姓名,清晰可辨。簽發(fā)日期以負責人簽發(fā)的日期為準,聯(lián)合行文以最后簽發(fā)單位負責人的簽發(fā)日期為準。3.1.8公文如有附注(需要說明的其他事項),應當加括號標注。3.1.9公文應當標注主題詞。3.1.10抄送單位指除主送單位外需要執(zhí)行或了解公文的

5、其他單位,應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。3.1.1l文字從左至右橫排書寫。3.2編號規(guī)則3.2XX公司級公文(格式見SZ2100301)由人力資源中心根據(jù)管理權限統(tǒng)一編號,編號格式為:RST總字年份第XXX號3.2.2中心/部門級公文(格式見SZ2100302)由各中心/部門自行編號,各機構根據(jù)業(yè)務工作需要和分類原則,按規(guī)則以26個英文字母進行區(qū)分,依次編號,編號格式為:總經(jīng)理辦公室 SZ總(A)字年份第XXX號法律事務部 SZ法(A)字年份第XXX號考核指導工作小組 SZ考(A)字年份第XXX號人力資源中心 SZ人(A)字年份第XXX號財務管理中心 SZ財(A)字年份第XXX號策劃中心

6、SZ策(A)字年份第XXX號營銷中心 SZ營(A)字年份第XXX號技術管理中心 SZ技(A)字年份第XXX號計劃管理部 SZ計(A)字年份第XXX號3.2.3分支機構級公文由各分支機構編號,其中“部門簡稱”取部門第一個漢字,編號格式為:3.2.3XX市場管理部(格式見SZ2100303)XX市場管理部 AS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 BS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 CS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 DS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 ES+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 FS+部門簡稱+字+年份+第XXX號

7、XX市場管理部 GS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 HS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 IS+部門簡稱+字+年份+第XXX號XX市場管理部 JS+部門簡稱+字+年份+第XXX號上海溢祥 YX+部門簡稱+字+年份+第XXX號生產(chǎn)廠(格式見SZ2100303)深圳日化廠 AC+部門簡稱+字+年份+第XXX號匯中宜恒廠 BC+部門簡稱+字+年份+第XXX號配貨站(格式見SZ2100303)沈陽配貨站 AP函年份第XXX號蘭州配貨站 BP函年份第XXX號鄭州配貨站 CP函年份第XXX號重慶配貨站 DP函年份第XXX號上海配貨站 EP函年份第X

8、XX號廣州配貨站 FP函年份第XXX號3.2.4聯(lián)合行文(格式見SZ2100302)的編號按主辦單位編號規(guī)則編列。3.3字型、字體與間距標準3.3.1大標題:黑體二號加粗3.3.2小標題:黑體三號加粗3.3.3文檔號:宋體四號3.3.4正 文:宋體四號、小四號或五號3.3.5主題詞:黑體四號加粗3.3.6抄 送:宋體小四號3.3.7頁 碼:宋體五號3.3.8行間距:單倍行距3.3.9字間距:標準3.4公文用紙一般采用國際標準A4型(210mmx297mm),左側裝訂,公文頁面上間距為20mm,下間距為15mm,左右間距均為25mm。3.5由于篇幅所限,發(fā)文單位標識等內容與正文不能在同一頁紙上出

9、現(xiàn)的,應于公文末頁第1-4行頂格處標識“(此頁無正文)” 。3.6落款形式:發(fā)文單位空二行印制簽發(fā)人的職務、姓名,職務、姓名上方用頂劃線作簽字位置,發(fā)文單位名稱與簽發(fā)人職務、姓名之間相互對稱。簽發(fā)人職務、姓名下空一行標注發(fā)文年、月、日。3.7公文收尾包括主題詞、抄送、頁碼三部分。3.7.1主題詞為便于計算機檢索和管理公文,文件應包含主題詞。主題詞由類別詞和類屬詞兩部分組成。標引方法.1一份文件的標引,除類別詞外最多不超過5個主題詞。主題詞標在文件的抄送欄之上,頂格寫,每個主題詞之間空一格,。.2標引順序是先標類別詞,再標類屬詞。在標類屬詞

10、時,先標反映文件內容的詞,最后標反映文件形式的詞。.3一份文件如有兩個以上的主題內容,先集中對一個主題內容進行標引,再對第二個主題內容進行標引。.4根據(jù)需要,可將不同類的主題詞進行組配標引。3.7.2抄送單位:整個標注區(qū)域用二條等寬的平行實線作界線,平行實線的下面一條位于頁面上的最后一行。3.7.3頁碼:位于公文紙正面頁腳正中的位置,用阿拉伯數(shù)字標識:“第X頁 共X頁”。4.0公文行文規(guī)則4.1行文應當確有必要,注重效用。4.2行文關系根據(jù)隸屬關系和職權范圍確定。4.2.1屬于主管單位職權范圍內的具體問題,應當直接報送主管單位處理,一般不得越級請示和報告。4.2.2

11、屬于單位職權范圍內的事務,應當由單位自行行文。非獨立運作部門未經(jīng)所屬中心/部門、分支機構負責人簽批或授權不得向外單位發(fā)文。4.3“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位,需要同時送其他單位的,應當用抄送形式?！皥蟾妗辈坏脢A帶請示事項。4.4草擬公文應注意以下事項:4.4.1符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的制度、規(guī)定等,要切實可行并加以說明。4.4.2情況詳實,觀點明確,表達準確,結構嚴謹,條理清晰,用詞規(guī)范,篇幅力求簡短。4.4.3公文應當根據(jù)發(fā)文目的、發(fā)文單位職權、與主送單位的行文關系確定。4.4.4人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當先引標題,后引發(fā)文字號。引用外文應當

12、注明中文含義。日期應具體到年、月、日。4.4.5結構層次序數(shù),第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。4.4.6要求使用國家法定計量單位。4.4.7文內使用非規(guī)范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現(xiàn)時注明中文含義。4.4.8公文中的數(shù)字,除日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用語、縮略語及具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外,其它應使用阿拉伯數(shù)字。5.0發(fā)文辦理流程5XX公司級公文5.1XX公司級公文由人力資源中心起草,統(tǒng)一格式并編號,公文背面由起草人、審核人及中心/部門負責人簽字確認,交簽發(fā)人簽發(fā)。

13、5.1.2人力資源中心負責公文的編號、分發(fā)和登記。在印制公文前,復核審批簽發(fā)手續(xù)是否齊全、附件是否完整、格式是否規(guī)范,否則不得下發(fā)。5.2中心/部門級公文5.2.1中心/部門單獨發(fā)文:屬中心/部門職權范圍內的事務,由相關中心責任人起草,由中心/部門負責人簽發(fā):其中屬分管副總經(jīng)理權限的,必須由分管副總經(jīng)理簽發(fā)。 5.2.2中心/部門聯(lián)合發(fā)文；涉及其他單位職權范圍內的事務,主辦中心/部門應當與相關中心/部門聯(lián)合發(fā)文,并由主辦中心/部門起草,經(jīng)中心/部門審核后,交相關中心/部門共同簽發(fā)。公文發(fā)布單位對以下情況承擔責任:越權行文；公文內容涉及其他中心/部門而未送交其他中心/部門會簽；與相

14、關中心/部門未達成一致意見而自行發(fā)文；與現(xiàn)行制度或有關公文發(fā)生沖突:公文本身存在較大矛盾或失誤。公文會簽單位對以下情況承擔責任:越權審批；公文與現(xiàn)行制度或有關公文發(fā)生沖突；公文本身存在較大矛盾或失誤。5.3總部各中心/部門向分支機構發(fā)文應嚴格遵循歸口管理原則。5.3.1各中心/部XX市場管理部發(fā)文,由營銷中心轉發(fā)。5.3.2各中心/部門向生產(chǎn)廠、配貨站行文,由分管生產(chǎn)副總經(jīng)理簽批轉發(fā)。6.0收文辦理流程 6.1各單位收到公文后,應及時登記、傳達。6.2各單位收到公文后,應當進行審核。重點為:是否應由本單位辦理；是否符合行文規(guī)定；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。6.3經(jīng)審

15、核無誤的公文,應及時提出擬辦意見送單位負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的,應當明確主辦部門。6.4各單位對公文要及時傳達,特急件立即批復,急件當天批復,一般文件兩個工作日內批復。確有困難的,應及時向發(fā)文單位說明原因。對不屬于本單位職權范圍或者不宜由本單位辦理的公文,應當及時退回發(fā)文單位并說明理由。6.5審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人簽字視為同意；沒有請示事項的,簽字表示閱知。6.6送單位負責人批示或者交有關部門辦理的公文,主辦人要負責催辦,做到緊急公文、重要公文跟蹤催辦,一般公文定期催辦。7.0公文歸檔及管理7.1公文發(fā)布完畢后,XX公司檔案管理規(guī)定和其他有關規(guī)定,發(fā)文部門應及時存檔,個人不得保留公文。7.1XX公司級公文發(fā)布后原件由總經(jīng)理辦公室存檔。7.1.2中心/部門級公文發(fā)布后原件由中心/部門自行存檔。7.1.3分支機