文書檔案管理綜合練習三答案

1、綜合練習（三）一、填空題：1、檔案實體管理的內(nèi)容主要包括檔案的 收集 、 整理 、 鑒定 、 保管 和 統(tǒng)計 。2、檔案實體管理是 手段 ，而檔案內(nèi)容信息的開發(fā)利用是 目的 。3、檔案實體管理的主要方法就是 歷史的方法 。4、鑒定檔案價值的方法主要采用 定性分析 與 綜合 的方法。5、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)，包括 順序號 、 條款 、 保管期限 、 附注 以及 說明 等部分。6、 科學性 、 實用性 、 可操作性 是評價檔案保管期限表優(yōu)劣的重要標準。7、檔案的收集是 接收 、 征集 和有關(guān)文獻的活動。8、檔案館作為國家永久保存檔案史料的基地，應(yīng)當確立“ 檔案為主 、 資料為輔 ”的館藏建設(shè)政策。

2、9、館藏結(jié)構(gòu)以形成的歷史時期劃分為 古代檔案 、 近代檔案 、 現(xiàn)代檔案 。10、館藏結(jié)構(gòu)按檔案內(nèi)容可以劃分為 文書檔案 、 科技檔案 、 專門檔案 和 人物檔案 。11、檔案統(tǒng)計工作的進行，基本上可以分為三個步驟； 選定檔案統(tǒng)計指標 、 進行檔案統(tǒng)計調(diào)查 、 檔案統(tǒng)計資料的整理與統(tǒng)計分析 。12、檔案統(tǒng)計調(diào)查的基本形式主要分為 統(tǒng)計報表 和 專門調(diào)查 兩種形式。13、全宗單由三個主要部分組成： 全宗的一般情況介紹 、 未編目檔案 和 已編目檔案 。14、檢索效率通常采用 查全率 和 查準率 兩個指標來衡量和表示。15、檔案檢索語言由 詞匯 和 語法 組成。16、中檔法的標記符號采用 漢語拼音

3、 和 阿拉伯數(shù)字 相結(jié)合的混合號碼制。17、著錄格式有兩種類型，一種為 表格式 ，一種為 段落式 。18、在檔案著錄中對 檔案內(nèi)容 進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化 檢索標識 的過程，稱為檔案標引。19、主題詞的組配，一般有 概念限定組配 和 概念相交組配 兩種。20、檔案館指南是以 文章 的方式，全面概要地介紹檔案館 所保存檔案情況 的一種工具書。二、選擇題：1、在檔案實體管理過程中應(yīng)遵循 C 、全宗原則、有機聯(lián)系原則以及保管和利用方便原則。A、有序原則 B、準確原則 C、來源原則 D、可續(xù)性原則2、面對數(shù)量眾多，內(nèi)容、形式、來源復雜多樣的檔案，要實施有序化管理，大體上可以歸納為歷史的和 B

4、的兩種方法。A、唯物 B、邏輯 C、發(fā)展 D、辯證3、優(yōu)化檔案館（室）藏的標準， 1、內(nèi)容標準； 2、 A ；3、層次標準； 4、類型標準。A、結(jié)構(gòu)標準 B、數(shù)量標準 C、種類標準 D、題材標準4、文件的平時收集工作包括 1、零散文件的收集 2、 D ；3、專門文件的收集。A、“體外”文件的收集 B、“循環(huán)”文件的收集 C、“缺失”文件的收集 D、“賬外”文件的收集5、現(xiàn)行機關(guān)檔案在本機關(guān)的保管的期限， 機關(guān)檔案工作條例 、檔案館工作通則規(guī)定為省級以上機關(guān)將永久保存的檔案在本機關(guān)保存 C 年左右。A、10 B、15 C、20 D、256、全宗的補充形式主要有以下幾種， B 、全宗匯集和檔案匯集

5、。A、部門全宗 B、聯(lián)合全宗 C、系統(tǒng)全宗 D、組織全宗7、2000 年 12 月 6 日，中華人民共和國檔案行業(yè)標準 D 正式頒布實施，這是我國機關(guān)檔案工作改革的一項重大舉措。A、機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范 B、檔案館工作通則 C、中國檔案分類表 D、歸檔文件整理規(guī)則8、較為適宜的庫房溫度應(yīng)在 14 20之間，相對濕度應(yīng)在 C 之間。A、30%40% B、40%55% C、50%65% D、60%70%9、檔案保管工作中常說的“八防” ，一般是指防火、 D 、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。A、防風 B、防凍 C、防灰 D、防水10、平放檔案是為了避免檔案承擔過重的壓力，堆疊的高度以不超過

6、 B 為宜。A、30 B、40 C、50 D、60 11、檔案檢索工具按功能分，有 A 、報道性和館藏性三種。A、查找性 B、主題性 C、公務(wù)性 D、開放性12、 C 的結(jié)構(gòu)主要包括以下幾個部分：目錄、序言、檔案館概況、檔案全宗介紹、館藏資料介紹、附錄等。A、檔案檢索工具 B、檔案館登記 C、檔案館指南 D、檔案館統(tǒng)計13、專題指南的結(jié)構(gòu)由 B 、檔案內(nèi)容介紹和附錄三部分組成。A、目錄 B、序言 C、檔案全宗介紹 D、館藏資料介紹14、 D 是指按照一定歷史時期、區(qū)域、專業(yè)系統(tǒng)匯集檔案目錄信息，以統(tǒng)一的目錄體系提供各種檔案目錄信息服務(wù)的工作實體。A、檔案檢索中心 B、檔案館 C、檔案館統(tǒng)計中心

7、 D、檔案目錄中心15、檔案計算機檢索系統(tǒng)由硬件、軟件和 C 等部分組成。A、目錄 B、索引 C、數(shù)據(jù) D、材料16、 D 是反映個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)實績、個性特點、專長愛好等情況的原始記錄。A、個人檔案 B、機關(guān)檔案 C、勞動檔案 D、人事檔案17、人事檔案是以 A 為特征組成的專卷和專冊。A、個人姓名 B、單位 C、組織 D、職務(wù)18、我國人事檔案工作目前仍實行 A 管理。A、分塊 B、分級 C、集中 D、分散19、人事檔案的分類，依據(jù)干部檔案工作條例 、企業(yè)職工檔案管理工作的規(guī)定的劃分方法，人事檔案的正本分為 B 類、副本分為 8 類。A、5 B、10 C、15 D、2020、 C

8、是機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位或其它經(jīng)濟組織在經(jīng)濟管理活動中產(chǎn)生的會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等具有保存價值并作為歷史記錄保存起來的會計核算專業(yè)材料。A、財務(wù)檔案 B、經(jīng)濟檔案 C、會計檔案 D、賬簿檔案三、名詞解釋：1、檔案檢索語言：檔案檢索語言是由詞匯和語法組成，具有三個組成要素。第一，擁有一組系統(tǒng)的文字或符號，用來構(gòu)成檢索詞匯要素，分類號和主題詞就是它的檢索詞匯；第二，具有一定量的詞匯，用來表達檔案信息基本概念，分類表的類目、分類號與主題詞就反映了基本概念；第三，有一套語法規(guī)則，用以滿足檔案檢索系統(tǒng)多元化檢索的需求。2、詞族：是把屬性相同的主題詞按其概念等級階梯式排列而成的概念體系。3、檔案著錄

9、：檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。4、縮微式檢索工具：縮微式檢索工具是以縮微攝影方式制作的、以膠片為載體的檢索工具。5、全宗指南：全宗指南又名全宗介紹，它是以文章敘述的形式，介紹和揭示檔案館（室）收藏的某一全宗檔案內(nèi)容和成分及其意義的一種參考材料。6、檔案證明：檔案證明是檔案館（室）根據(jù)機關(guān)、團體或個人的詢問和申請，為了證實某種事實在本館（室）保存檔案內(nèi)有無記載和如何記載而摘抄的書面證明材料。四、簡答題：1、構(gòu)成立檔單位的條件有哪些？答：一是能獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義對外行文。二是一個預算會計單位或經(jīng)濟核算單位，可以編制預算或財務(wù)計劃。三是

10、設(shè)立管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。確定立檔單位時，不能把單位大小、檔案數(shù)量的多少、駐地遠近作為街量條件2、全宗內(nèi)的檔案分類方法有哪些？答：1）按文件的來源分類。具體形式有三種：組織機構(gòu)分類法；作者分類法，即按成文單位和個人分類；通訊者分類法，即按與立檔單位有來往通訊關(guān)系的單位或個人分類。2）按文件形成時間分類具體形式有兩種：年度分類法、時期 (或時代、階段 )分類法。即按立檔單位發(fā)展過程中所處的不同時期分類。3）按文件內(nèi)容分類具體形式有三種：問題分類法；實物分類法，即按文件內(nèi)容涉及的實物分類；地理分類法，即按文件內(nèi)容涉及的地區(qū)分類。4）按文件的形式分類具體形式有三種：按文件種類

11、(名稱)分類如會計報表、賬簿、憑證等；按文件載體分類，即按文件的不同制成材料分類；按文件的形狀、規(guī)格分類，如卷片、平片，不同尺寸、不同開本等3、保管工作的內(nèi)容是什么？答：保管工作的具體內(nèi)容，是圍繞三個任務(wù)展開的，主要包括以下三個方面：（1）檔案的庫房的管理檔案的庫房的管理即庫房內(nèi)檔案科學管理的日常工作。（2）檔案流動中的保護檔案流動中的保護即檔案在各個流動環(huán)節(jié)中的一般安全防護。(3)檔案保護的專門措施。檔案保護的專門措施，即為延長檔案壽命中采取的諸如復制和修補等各種專門的技術(shù)處理。4、零散文件的整理程序有哪幾個步驟？答：整理積存零散文件的工作程序，可以分為以下七個步驟：(1)區(qū)分全宗；(2)全

12、宗內(nèi)檔案的分類(3)立卷；(4)檢查案卷質(zhì)量和確定案卷保管期限；(5)案卷的加工整理；(6)案卷排列與編號；(7)案卷目錄的編制5、檢索工具的基本質(zhì)量指標有哪些？我們可以從以下 3 個方面去衡量檢索工具是否合適，即檢索工具的 3 項基本質(zhì)量指標：（1）信息存貯豐富信息存貯豐富是指檔案材料收錄要齊全，范圍要廣，項目著錄詳細，標引有深度。（2）檢索迅速準確檢索迅速準確就是通常說的“快”和“準” 。（3）實用有效項目設(shè)置實用、文字簡明、結(jié)構(gòu)合理、易于掌握，切忌盲目追求檢索工具的數(shù)量和形式多樣化。五、能力題：1、將下列文件合理地組為兩卷，分別為其擬定案卷標題，并說明組卷特征。1）、 縣財政局關(guān)于撥款維修希望小學危舊校舍的復函2）、國務(wù)院辦公廳關(guān)于采取有力措施解決拖欠教師工資問題的通知3）、 縣希望小學關(guān)于請求置換廢舊課桌椅的函4）、 縣教育局關(guān)于解決本地拖欠教師工資問題的實施辦法5）、 省人民政府關(guān)于加大解決拖欠教師工資問題的力度的指示6）、 縣財政局關(guān)于同意置換希望小學廢舊課桌椅的復函7）、 縣希望小學關(guān)于請求撥款維修危舊校舍的函