人事檔案電子信息化管理的論文

1、人事檔案電子信息化管理的論文1 電子信息化應(yīng)用于人事檔案管理的優(yōu)點(diǎn)及必要性 企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收 集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全 面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值， 幫助企業(yè)更好地完成工 作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系 統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證 人員檔案的有效性和真實(shí)性。 企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后， 可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)， 減少紙質(zhì)檔案的使用效率， 節(jié)約環(huán)保的 同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性， 在使用過程中僅需要使用 U 盤等 存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。

2、 此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè) 的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施 人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。1.1 企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求 如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用 的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。 這就要求企 業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、 無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案 管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。1.2 建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案 傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很 多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在

3、信息化 條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作， 這在很大程度上節(jié) 約了管理時(shí)間， 有效減少了檔案的翻查工作， 同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無限制 的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息， 這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作 用，非常有利于延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間。1.3 完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求 通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè) 的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低 企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本， 進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展， 為客戶提供更加優(yōu) 越的服務(wù)。2 企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端2.1 人事檔案管理手段落后 目前，我國(guó)雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管 理，但是還有很

4、多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。 很 多小型企業(yè)的設(shè)備不足， 辦公硬件跟不上， 導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的 人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)， 而且存放設(shè)備簡(jiǎn)陋， 沒有嚴(yán)格的保密性， 幾乎所有人都可以輕松地接 觸到人事檔案， 嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。 同時(shí)檔案管理 工作人員不具備專業(yè)技能， 對(duì)人事檔案管理沒有給予足夠的重視， 缺 乏工作積極性。 即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能， 但是其綜 合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。2.2 電子檔案管理意識(shí)淡薄 很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案 管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作

5、人員的資源配置， 同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ) 備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔 案管理人員非但不能及時(shí)現(xiàn)有人員的基本資料， 還經(jīng)常發(fā)生丟失、 遺 漏等問題，更沒有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理 部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)， 資料填寫隨意性很強(qiáng)， 而且手 寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。2.3 思想上不重視檔案管理工作 很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生 產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。 其實(shí)不然， 企業(yè)人事檔案管理對(duì) 提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。 企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源 配置，提高企業(yè)人事管理效率

6、，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多 企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或 者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。 這些人基本上都 不是專業(yè)檔案管理人員， 根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)， 僅僅對(duì) 檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。2.4 信息化管理技術(shù)更新較慢 目前，我國(guó)部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理， 但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。 電子 檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)， 但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管 理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國(guó) 的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理， 卻嚴(yán)重

7、缺乏對(duì)檔案的管理與維 護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。2.5 工作人員綜合素質(zhì)有限企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能 看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操 作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚， 要么是從其他崗 位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同 時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。 然而全新的電子 信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求， 不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)， 還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。 原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn) 遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。3 企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息

8、化管理3.1 不斷完善電子信息化系統(tǒng) 要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè) 完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。 該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信 息進(jìn)行分類， 通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享， 有效提高人事檔案 電子信息管理的作用。 為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和 操作能力， 企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)， 保證檔案信息 錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員 應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。 與此同時(shí)， 企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息 系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.2 建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫 人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把

9、館藏多年的紙質(zhì)文件 的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中， 但是由于文件的數(shù)量過多， 延緩了工作的進(jìn)展。 這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入， 增加工 作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行和分類，建立 起一套由數(shù)據(jù)輸入、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔 案數(shù)據(jù)庫， 實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化， 及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程 運(yùn)輸和區(qū)域化共享。3.3 轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí) 在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中， 在信息收集方面比較滯后， 難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。 因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意 識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作， 并確保檔案信息不被惡意修改和 破壞；為防止黑 * 入

10、侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御 工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密， 以保障檔案信息的真 實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從 而提高檔案的使用效率。3.4 企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn) 企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全 新的要求， 為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求， 企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員 進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)， 讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)， 能夠熟練應(yīng) 用人事檔案管理系統(tǒng)， 保證人事檔案的有效使用， 提高工作效率和質(zhì) 量。4 結(jié)語人類進(jìn)入 21世紀(jì)后，科技迅速發(fā)展， 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及與 應(yīng)用，以及現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展和高科技設(shè)備的

11、應(yīng)用， 使得傳統(tǒng)的人工的 人事檔案已不能滿足企業(yè)工作的需要， 企業(yè)人事檔案電子信息化管理 的應(yīng)用變得愈加重要。 但是，企業(yè)人事檔案電子信息化管理是一項(xiàng)長(zhǎng) 期、全面、具體且重要的工作，需要所有企業(yè)檔案管理人員的積極參 與和配合。首先， 是數(shù)量龐大的原始資料的掃描，使之成為數(shù)字化信 息輸入計(jì)算機(jī)中， 并根據(jù)資料的特點(diǎn)進(jìn)行分類和， 成為系統(tǒng)化的電子 信息。其次，建立完善的企業(yè)人事檔案管理的電子信息化系統(tǒng)，轉(zhuǎn)變 管理工作人員對(duì)檔案的管理意識(shí)， 提高管理的安全性意識(shí)， 確保重要 人事檔案的真實(shí)性與完整性。最后，企業(yè)要加大投入，建設(shè)完善的硬 件設(shè)備，減少不必要的設(shè)備損壞；選擇科學(xué)合理的軟件，建設(shè)系統(tǒng)完 善的電子信息化數(shù)據(jù)庫，并采取有效措施防止網(wǎng)絡(luò)黑 * 的