WORD郵件合并圖文教程

1、Office高級(jí)技巧篇之 word郵件合并郵件合并圖文教程在日常的辦公過程中， 我們可能有很多數(shù)據(jù)表， 同時(shí)又需要根據(jù)這些數(shù)據(jù)信息制作出大量信 函、信封或者是工資條。 面對(duì)如此繁雜的數(shù)據(jù)， 難道我們只能一個(gè)一個(gè)地復(fù)制粘貼嗎？能保證過 程中不岀錯(cuò)嗎？其實(shí)，借助Word提供的一項(xiàng)功能強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能一一郵件合并”我們完全可以輕松、準(zhǔn)確、快速地完成這些任務(wù)。這里我們特別組織了這個(gè)的專題，詳細(xì)講解郵件合并”以及具體用法，同時(shí)以實(shí)例剖析的方式幫助大家快速上手。一、什么是郵件合并”什么是 郵件合并”呢？為什么要在 合并”前加上 郵件”一詞呢？其實(shí)郵件合并”這個(gè)名稱最初是在批量處理郵件文檔”時(shí)提岀的。具體

2、地說就是在郵件文檔（主文檔）的固定內(nèi)容中，合并與發(fā)送信息相關(guān)的一組通信資料（數(shù)據(jù)源：女口Excel表、Access數(shù)據(jù)表等），從而批量生成需要的郵件文檔，因此大大提高工作的效率，郵件合并”因此而得名。顯然，郵件合并”功能除了可以批量處理信函、信封等與郵件相關(guān)的文檔外，一樣可以輕松 地批量制作標(biāo)簽、工資條、成績單等。Word2002以上的版本中新增了 郵件合并”任務(wù)窗格式的 郵件合并向?qū)А边@讓我們?cè)谑褂?郵件合并”操作時(shí)更加方便和容易。本課程通過三個(gè)實(shí)際任務(wù)的解決步驟，詳細(xì)介紹郵件合并”功能的使用方法，學(xué)習(xí)完成后大家就可以按部就班地運(yùn)用到自己的實(shí)際工作當(dāng)中。二、什么時(shí)候使用郵件合并”我們可以通過

3、分析一些用郵件合并”完成的任務(wù)，從而得到答案。比如最我們最常用的需要批量處理的信函、工資條等文檔，它們通常都具備兩個(gè)規(guī)律：一是我們需要制作的數(shù)量比較大；二是這些文檔內(nèi)容分為固定不變的內(nèi)容和變化的內(nèi)容，比如信封上的寄信人地址和郵政編 碼、信函中的落款等，這些都是固定不變的內(nèi)容；而收信人的地址郵編等就屬于變化的內(nèi)容。其中變化的部分由數(shù)據(jù)表中含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表表示。什么是含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表呢？通常是指這樣的數(shù)據(jù)表：它由字段列和記錄行構(gòu)成，字段列規(guī)定該列存儲(chǔ)的信息，每條記錄行存儲(chǔ)著一個(gè)對(duì)象的相應(yīng)信息。比如圖1就是這樣的表，其中包含的字段為客戶姓名”服務(wù)帳號(hào)”等。接下來的每條記錄，存儲(chǔ)著每個(gè)客戶

4、的相應(yīng)信息。三、郵件合并的三個(gè)基本過程上面討論了郵件合并的使用情況，現(xiàn)在我們了解一下郵件合并的基本過程。理解了這三個(gè)基本過程，就抓住了郵件合并的綱”以后就可以有條不紊地運(yùn)用郵件合并功能解決實(shí)際任務(wù)了。（一）建立主文檔主文檔”就是前面提到的固定不變的主體內(nèi)容，比如信封中的落款、信函中的對(duì)每個(gè)收信人都不變的內(nèi)容等。 使用郵件合并之前先建立主文檔，是一個(gè)很好的習(xí)慣。一方面可以考查預(yù)計(jì)中的工作是否適合使用郵件合并，另一方面是主文檔的建立，為數(shù)據(jù)源的建立或選擇提供了標(biāo)準(zhǔn)和思路。（二）準(zhǔn)備好數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)源就是前面提到的含有標(biāo)題行的數(shù)據(jù)記錄表，其中包含著相關(guān)的字段和記錄內(nèi)容。數(shù)據(jù)源表格可以是 Word、Exc

5、el、Access或Outlook中的聯(lián)系人記錄表。在實(shí)際工作中，數(shù)據(jù)源通常是現(xiàn)成存在的，比如你要制作大量客戶信封，多數(shù)情況下，客戶信息可能早已被客戶經(jīng)理做成了Excel表格，其中含有制作信封需要的姓名” 地址” 郵編等字段。在這種情況下，你直接拿過來使用就可以了，而不必重新制作。也就是說，在準(zhǔn)備自己 建立之前要先考查一下，是否有現(xiàn)成的可用。如果沒有現(xiàn)成的則要根據(jù)主文檔對(duì)數(shù)據(jù)源的要求建立，根據(jù)你的習(xí)慣使用Word、Excel、Access都可以，實(shí)際工作時(shí)，常常使用Excel制作。（三）把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中前面兩件事情都做好之后，就可以將數(shù)據(jù)源中的相應(yīng)字段合并到主文檔的固定內(nèi)容之中了， 表格

6、中的記錄行數(shù)，決定著主文件生成的份數(shù)。整個(gè)合并操作過程將利用郵件合并向?qū)А边M(jìn)行，使用非常輕松容易。四、實(shí)例詳細(xì)剖析明白了原理和使用過程之后，我們進(jìn)入實(shí)際操作。這里我們提岀三個(gè)實(shí)際任務(wù)：如何根據(jù)已有的 Excel客戶資料表快速批量書寫信函？如何根據(jù)已有的 Excel客戶資料表快速批量制作信封？如何根據(jù)已有的 Access工資數(shù)據(jù)表快速批量制作工資條？第一和第二個(gè)任務(wù)中我們提供的數(shù)據(jù)源是Excel表格，第三個(gè)任務(wù)提供Access表格，操作完成之后你會(huì)發(fā)現(xiàn)過程都是大同小異，使用非常簡單。（一）制作大量信函由于現(xiàn)在我們已經(jīng)預(yù)先制作好了 信函（主文檔）”和 信函和信封（數(shù)據(jù)源）”案例文件，所以接 下來的

7、操作，實(shí)際上就是郵件合并的第三個(gè)過程一一把數(shù)據(jù)源合并到主文檔中 ”在實(shí)際處理自己的工作時(shí)，主文檔和數(shù)據(jù)源當(dāng)然都會(huì)改變，到時(shí)參照提供的案例文件制作即可。1. 啟動(dòng)Word2003 （其他版本一樣），打開主文檔信函（主文檔）”案例文件，接下來的任務(wù)就把數(shù)據(jù)源中的 客戶姓名”和 服務(wù)帳號(hào)”兩個(gè)字段合并到主文檔中。2. 如果任務(wù)窗格沒有顯示，選擇菜單視圖-任務(wù)窗格”命令顯示它，然后單擊它頂部右邊的下拉按鈕，在彈岀的菜單中選擇郵件合并”命令，切換到 郵件合并 任務(wù)窗格（圖1）。連搔到OnJ i ne自動(dòng)川XH.剪加畫新逮交檔共亨工作醫(yī) 文檔更新樣式和格式顯示稻式曲件合并K卻L貉構(gòu)圖13. 接下來，可以在

8、郵件合并任務(wù)窗格中看到郵件合并向?qū)У牡谝徊剑哼x擇文檔類型，這里我們采用默認(rèn)的選擇:信函”圖2)選擇立檔矣型正在使用的文睚是什么裘型？目錄信函將信畫發(fā)送給一組人.您可以單獨(dú)設(shè) 置信畫的格式*車擊“下一步產(chǎn)讎?yán)m(xù).4.單擊任務(wù)窗格下方的下一步：正在啟動(dòng)文檔鏈接，進(jìn)入郵件合并向?qū)А钡诙剑哼x擇開始文檔。由于我們當(dāng)前的文檔就是主文檔，故采用默認(rèn)選擇：使用當(dāng)前文檔”5.單擊任務(wù)窗格下方的下一步：選取收件人，進(jìn)入 從這里可以看到，如果你還沒創(chuàng)建數(shù)據(jù)源，則可以選擇郵件合并向?qū)А钡谌剑哼x擇收件人鍵入新列表”單選框，然后單擊鍵入新列表”下方的 創(chuàng)建”鏈接，在彈出的 新建地址列表”對(duì)話框中進(jìn)行創(chuàng)建。 但是前面已經(jīng)

9、說過， 為了提高效率，還是在之前就把數(shù)據(jù)源創(chuàng)建好。由于我們已經(jīng)準(zhǔn)備好了Excel格式的數(shù)據(jù)源，信函和信封（數(shù)據(jù)源）”案例文件，于是我們單擊使用現(xiàn)有列表”區(qū)的 瀏覽”鏈接（圖3），打開 選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。使用現(xiàn)有曳康0從Ontlock聯(lián)至人中謹(jǐn)擇C窿入新亂辰使用現(xiàn)有列表便用來自某文件或數(shù)據(jù)匡的姓和地址.選擇牧件人宛表立件17圖36.通過該對(duì)話框定位到 信函和信封（數(shù)據(jù)源）”案例文件的存放位置，選中它后單擊打開”由于該數(shù)據(jù)源是一個(gè) Excel格式的文件，接著彈岀 選擇表格”對(duì)話框，數(shù)據(jù)存放在 Sheetl工作 表中，于是在 Sheetl被選中的情況下單擊 確定”按鈕（圖4）。圖47.接著彈出 郵

10、件合并收件人”對(duì)話框，可以在這里選擇哪些記錄要合并到主文檔，默認(rèn)狀 態(tài)是全選。這里保持默認(rèn)狀態(tài)，單擊確定”按鈕（圖5），返回Word編輯窗口。綁件合并枚件人www.Ye野1#農(nóng)圖r更對(duì)列養(yǎng)謎行徘臣請(qǐng)單擊相應(yīng)的列訐臥 要辭卜滿足呈種爭件的收件人范圍，噸英城幣詰 單擊列標(biāo)題旁的箭頭.請(qǐng)使用寢濫或技紐麗加戟?jiǎng)h除郵件合并戲收f牛人收件幾列謨X).duiIF-刃0可30兩可3可glis11艇華弊鼬眉侃紅陽雯 繋王.昊鐘李陳周暢沈傾gaA5S3. .0 ,距酉 0.,.A5S9. .0 ,呵90 ,fiSSB0. 心9,D傾9D.Z.,.1 2,-1lob.,2.,IUUQC.2.,X13XC2, . ,

11、 sKy 宅、 xi ui2 I d I S 1 J I 2, r j i ck1全燧全部潛除 1 利新 11垂找&.止苛e驗(yàn)證i圖58.單擊下一步：撰寫信函鏈接，進(jìn)入郵件合并向?qū)А钡牡谒牟剑鹤珜懶藕?。這個(gè)步驟是郵件合并的核心，因?yàn)樵谶@里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的恰當(dāng)字段插入到主文檔中的恰當(dāng)位置。9. 先選中主文檔中的“收信人姓名”接著單擊任務(wù)窗格中的其它項(xiàng)目”鏈接，打開 插入合并域”對(duì)話框， 數(shù)據(jù)庫域”單選框被默認(rèn)選中，域(F):”下方的列表中出現(xiàn)了數(shù)據(jù)源表格中的字段。接下來我們選中 客戶姓名”，單擊 插入”按鈕后，數(shù)據(jù)源中該字段就合并到了主文檔中(圖6)。插入合并城 www.Yes-ky.c圖

12、 隈|庫瞬尊敢的收信人姓名霜 聲司話址羈 夠公電地郵電惑謝您選擇血時(shí)代日 務(wù)合作我們相信您能事:取消附件中提慎的信息將 問題iwsin聯(lián)系.負(fù)責(zé) I- 請(qǐng)晉誓課管您的帳戶號(hào)斥戶科J7與我“蹴瓠時(shí)誼誰苗旳冃黃刪和秤 快為您提供服務(wù)，10. 先關(guān)閉插入合并域”對(duì)話框，然后選中“服務(wù)帳號(hào)”，用同樣的方法把數(shù)據(jù)源中的服務(wù)帳號(hào)”字段合并到主文檔中，合并完成后效果如下面（圖7）。尊鎖觸客戶姓名片生F女士和感謝您選擇蟲時(shí)代日用品公司”與憊返行履化妝日用品淳載銷售芳面的業(yè) 務(wù)合作n珈們相信您能亭受到令人扁意的服務(wù)卡附件中提供的信患將協(xié)助您了解如何更審便用我們提供的服務(wù).如臬荷任何I 問題請(qǐng)與我們聯(lián)系.堺與無搖

13、鈉業(yè)務(wù)經(jīng)崖陳好的聯(lián)系電 I 惱妥善保管您的帙戶申服務(wù)帳號(hào)冰昌我們莊系時(shí)齒準(zhǔn)備好相關(guān)的村料，以便我們 盡快為您提供服務(wù).圖711. 可以看到從數(shù)據(jù)源中插入的字段都被用”符號(hào)擴(kuò)起來，以便和文檔中的普通內(nèi)容相區(qū)別。12. 檢查確認(rèn)之后，就可以單擊下一步：預(yù)覽信函鏈接，進(jìn)入郵件合并向?qū)А钡谖宀剑侯A(yù)覽信函。首先可以看到剛才主文檔中的帶有”符號(hào)的字段，變成數(shù)據(jù)源表中的第一條記錄中信息的具體內(nèi)容，單擊任務(wù)窗格中的“”按鈕可以瀏覽批量生成的其它信函（圖8）。頊臨信函在此預(yù)掘一個(gè)合并信函若要發(fā)寬其 牠詹畫*諸單擊下列項(xiàng)：叫i回鼻査攜收件人做岀更改廉還可以更改收件人列表：以 鋼輯收件人

14、列轟 排除此收I坤人|1函預(yù)斃壽畢K涪諸單擊“下一 歩槪穫富討岀打印合并惜函圖813. 瀏覽合并生成的信函通常是件很愉快的事，因?yàn)橛脗鹘y(tǒng)方法做起來很麻煩的任務(wù)，已經(jīng)被聰明的 Word完成了。確認(rèn)正確無誤之后，單擊下一步完成合并”就進(jìn)入了 郵件合并向?qū)У淖詈笠徊?完成合并”在這里單擊 合并”區(qū)的打印”鏈接就可以批量打印合并得到的10份信函了，為什么有10份信函呢？還記得這是因?yàn)閿?shù)據(jù)源表格中的記錄數(shù)只有10個(gè)的原因嘛？在彈岀合并到打印機(jī)”對(duì)話框中還可以指定打印的范圍，這里我們采用默認(rèn)選擇全部”圖9）。圖914. 如果你的電腦上裝了打印機(jī)和打印紙，單擊確定”按鈕，彈岀 打印”對(duì)話框，再單擊一次 確定

15、” 一會(huì)兒之后，10份專業(yè)的信函就岀現(xiàn)在你面前了。現(xiàn)在使用郵件合并制作大量信函的任務(wù)就初步完成了，可能有的朋友會(huì)問，如果我不想把信函打印岀來，而是想直接發(fā)Email給這些客戶，該怎么操作啊？是的，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及Email早已被大多數(shù)企業(yè)所接受，所以有這個(gè)想法非產(chǎn)不錯(cuò)，實(shí)現(xiàn)起來也很簡單。請(qǐng)返回本操作過程的Step3，也就是 郵件合并向?qū)А钡牡谝徊?，如圖3所示。在 選擇文檔類型”區(qū)選中 電子郵件”單選框就可以了，后面的操作完全一致。不過有兩點(diǎn)要注意：一是數(shù)據(jù)源表格中必須包含 電子信箱”字段，二是 郵件合并向?qū)А钡牡诹酵瓿珊喜⒅?，合并”區(qū)岀現(xiàn)的是電子郵件”鏈接，單擊它后，打開合并到電子郵件”對(duì)話框

16、，單擊 收件人”框的下拉箭頭，在彈岀的列表中顯示了數(shù)據(jù)源表格中的所有字段，我們選擇電子信箱”字段，這就讓 Word知道把信往那里發(fā)。然后在主題行”框內(nèi)輸入電子郵件的主題，女口 時(shí)代公司服務(wù)信函”同前面一樣在這里也可 以指定電子郵件的范圍。最后，單擊確定”按鈕（圖10），Word就啟動(dòng)Outlook進(jìn)行發(fā)送郵件的操作了，同時(shí)要注意你的 Outlook要能正常工作才能最終完成任務(wù)哦。圖10（二）制作大量信封完成信函的制作之后我們開始批量制作信封。之所以介紹制作信封，而不做貼在信封上的那種信簽條，是因?yàn)橐环矫婢闹谱骱眯欧饽芙o客戶更專業(yè)和深刻的印象，另一方面信簽條的制作方法和最后介紹的制作大量的工資

17、條類似，完全可以仿照操作。顯然，信封的制作也要經(jīng)歷郵件合并向?qū)А钡牧鶄€(gè)步驟，有了前面的基礎(chǔ)，下面的學(xué)習(xí)將更加輕松。不過也不應(yīng)該掉以輕心，這個(gè)任務(wù)只提供了數(shù)據(jù)源，并沒有提供主文檔，我們將把重點(diǎn) 放在主文檔的制作與修飾上。1. 啟動(dòng) Word2003，進(jìn)入主界面后新建一個(gè)空白文檔，并打開郵件合并任務(wù)窗格。在 由E件合并向?qū)А钡牡谝徊剑哼x擇文檔類型中，選中信封”單選框。2. 進(jìn)入第二步：選擇開始文檔。這里我們要設(shè)定信封的類型和尺寸。單擊更改文檔版式區(qū)的 信封選項(xiàng)”鏈接，打開 信封選項(xiàng)”對(duì)話框，單擊 信封尺寸”框的下拉箭頭，在彈出的列表中 選擇一種信封類型。 這里我們以使用較普遍的標(biāo)準(zhǔn)小信封（規(guī)格為1

18、10mM 220mm）的尺寸為例于是選擇普通5選項(xiàng)（圖11）。單擊 確定”后返回Word編輯窗口，可以看到頁面已經(jīng)根據(jù)信封的 規(guī)格改變（在頁面視圖”下查看）。說明：如果 信封尺寸”框的下拉列表中沒有符合你要求的信封規(guī)格，則選擇最后一項(xiàng)自定義信封的尺寸。唇封選項(xiàng) 打E卩選項(xiàng)童信封尺寸圖ii3. 下面我們將輸入信封中的固定內(nèi)容，即發(fā)信人的信息。將插入點(diǎn)定位于信封下方的文本 框中，輸入發(fā)信人的信息，如下圖（圖12）。圖124. 然后拖動(dòng)文本框到信封右下角恰當(dāng)位置，以便符合信封的布局規(guī)定。為了讓這些信息看起來更加美觀，可以對(duì)它們進(jìn)行修飾。選中公司名稱上海時(shí)代日用品公司”設(shè)置字體為楷體” 對(duì)其方式為 居

19、中對(duì)齊”選中地址和郵編，設(shè)置對(duì)齊方式為分散對(duì)齊”稍加修飾后可以得到比較專業(yè)的外觀（圖13）。到這里為此，我們算是完成了主文檔的制作。圖135. 接下來的工作，就進(jìn)入把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的過程了。本任務(wù)使用的數(shù)據(jù)源和任務(wù)1相同，如果你夠仔細(xì)的話，應(yīng)該已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，任務(wù)1的數(shù)據(jù)源中就含有制作信封所需要的收信人姓名”地址和郵編”這些字段的信息。6. 進(jìn)入第三步：選取收件人。單擊使用現(xiàn)有列表”區(qū)的瀏覽”鏈接，用和任務(wù)一相同的方法 打開Excel格式的數(shù)據(jù)源 信函和信封（數(shù)據(jù)源）”文件。7. 進(jìn)入第四步：選取信封。在這里我們將完成把數(shù)據(jù)源中的字段合并到主文檔中的操作。把插入點(diǎn)定位于信封左上角安置郵

20、編的位置，單擊其它項(xiàng)目”鏈接，打開 插入合并域”對(duì)話框,在域（F） ”下方的框中選擇 郵編”再單擊 插入”按鈕，于是 郵編”字段被合并到主文檔中。用同 樣的方法把 地址”字段插入到 郵編”的下方（圖14），客戶姓名”插入到位于信封正中的文本框中。応g編T直地址4F插人合并強(qiáng)心數(shù)JE嘩展I匚戟gp fT5S蘇睪山賂10 0 0號(hào)己 :2 0 0 0 3 0圖148. 插入操作完成后關(guān)閉插入合并域?qū)υ捒颍祷豔ord編輯窗口，調(diào)整存放客戶姓名字段的文本框的大小和位置，設(shè)置客戶姓名”字段的對(duì)齊方式為居中對(duì)齊”圖15）。事郵編”起地址上海葉代口用話金町 上海市半血路1 0 0 0號(hào)丿 郵編：205 0

21、 3 0.圖159. 進(jìn)入第五步：預(yù)覽信封。在這里可以先瀏覽一下信封的效果。也許此時(shí)信封的外觀并不能讓你滿意，因?yàn)槭招湃说泥]編和地址都湊在一起，客戶姓名字體不夠醒目等等。為了讓信封的外觀更加悅目，下面再來進(jìn)行一番修飾。10. 先選中郵政編碼所在的段落，選擇菜單格式-字體段落 ”在打開的 字體”對(duì)話框中，設(shè)置為宋體、三號(hào)、加粗”選擇字符間距”選項(xiàng)卡，設(shè)置 間距為加寬，磅值為 18磅”設(shè)置完 成后單擊 確定”圖16）。圖1611. 然后選中地址所在段落，用同樣的方法打開字體”對(duì)話框，設(shè)置為 黑體、三號(hào)、間距：加寬，18磅”設(shè)置完成后單擊 確定”12. 在 客戶姓名”后輸入一個(gè)空格和 收”字，然后選

22、中它們，設(shè)置對(duì)齊方式為居中對(duì)齊”打開字體”對(duì)話框，設(shè)置為 華文行楷、小一、間距：加寬， 5磅”設(shè)置完成后單擊 確定”現(xiàn) 在再來看看信封的外觀，是不是更加美觀呢？（圖17）204）234-上海市桂抹齬 5D0號(hào)周思邈 收*上誨時(shí)代a用耗矗環(huán)上海弗半山路1 00 0號(hào)圖1713. 瀏覽滿意之后，就進(jìn)入第六步：完成合并。單擊合并”區(qū)的打印”鏈接，打開 合并到打印機(jī)”對(duì)話框，在這里可以設(shè)定打印的范圍，我們保持默認(rèn)選擇全部”圖18），單擊確定”按鈕后彈岀打印”對(duì)話框，再單擊確定”按鈕可以開始打印。圖1814. 如果這些信封以后還會(huì)用到，則可以把合并結(jié)果保存一個(gè)新的文檔，以便重復(fù)使用。15. 在第六步：合

23、并完成的任務(wù)窗格中，單擊編輯個(gè)人信封”鏈接，打開 合并到新文檔”對(duì)話框，保持默認(rèn)選擇 全部”單擊確定”后，得到一個(gè)名稱為信封1”的新文檔，設(shè)置顯示的比例為50 %，可以在編輯窗口內(nèi)看到合并生成的所有信封。16. 接下來為 信封1 ”新文檔取一個(gè)恰當(dāng)?shù)拿Q，如客戶信封”保存在恰當(dāng)?shù)奈恢眉纯?，以后需要重新制作這些信封時(shí)，打印這個(gè)文檔即可。（三）制作大量的工資條已經(jīng)運(yùn)用郵件合并完成了兩個(gè)任務(wù)， 大家應(yīng)該對(duì)這個(gè)強(qiáng)大的功能比較了解了。那么是否還有必要繼續(xù)操練任務(wù)三呢？回答是肯定的，一是因?yàn)槿蝿?wù)三的完成過程代表了一系列任務(wù)，比如制作大量的成績條、信簽條等的完整方法；二是在任務(wù)三中我們將學(xué)習(xí)使用郵件合并”工

24、具欄，熟練使用郵件合并”工具欄可以提高操作的效率。本任務(wù)提供了主文檔和數(shù)據(jù)源案例文件，進(jìn)入具體操練之前，請(qǐng)先去下載好。主文檔是一個(gè)工資條表格，數(shù)據(jù)源是一個(gè) Access格式的記錄表。大家將會(huì)在操練中體會(huì)到Excel格式數(shù)據(jù)源和Access的在使用方法上幾乎沒什么區(qū)別，操作都很簡單。1. 打開主文檔 工資條（主文檔）案例文件，可以看到，這是一個(gè)制作好的工資條表格，和前 兩個(gè)任務(wù)一樣，在后面的過程中，我們要通過 郵件合并”向?qū)О褦?shù)據(jù)源中的的字段信息合并進(jìn)來。2. 打開 郵件合并”任務(wù)窗格，進(jìn)入 郵件合并向?qū)А钡谝徊剑哼x擇文檔類型，我們采用默認(rèn)選 擇信函”3. 進(jìn)入第二步：選擇開始文檔。由于當(dāng)前文檔

25、就是主文檔，故采用默認(rèn)選擇 使用當(dāng)前文檔 ”4. 進(jìn)入第三步：選取收件人。在這里我們要告訴 Word數(shù)據(jù)源在哪里。單擊 使用現(xiàn)有列表”區(qū)的 瀏覽”按鈕，用同前面任務(wù)相同的方法，通過選擇數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，定位至 Access格式數(shù)據(jù)源的存放位置，選中并打開它。5. 接著彈岀 郵件合并收件人”對(duì)話框，這和前面兩個(gè)任務(wù)的情形是類似的，在這里可以指定參與郵件合并的記錄，我們保持默認(rèn)選擇全部”并單擊 確定按鈕返回 Word編輯窗口。6. 進(jìn)入第四步：撰寫信函。在這里我們通過郵件合并”工具欄操作。如果你的郵件合并工具欄沒有顯示，請(qǐng)選擇菜單視圖-工具欄-郵件合并”命令，以顯示它。7. 將插入點(diǎn)定位于表格的第二行第一格內(nèi)，單擊郵件合并”