檔案室管理制度參考范文

1、檔案室管理制度參考范文主題詞：檔案管理制度試行起草：校對：簽發(fā)：類別：制度編號：_005一、目的。為加強公司檔案的管理，確保檔案信息完整、準確、系統(tǒng)、安全，有效地利用檔案信息資源，維護公司合法權(quán)益，特制訂本制度。二、范圍。從公司成立和現(xiàn)在的公司、各級部門及員工在從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理、公關(guān)宣傳等活動中所形成的有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。第三條檔案資源是公司發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源之一，其所有權(quán)歸屬本公司，由公司統(tǒng)一管理、調(diào)度和使用。第四條公司、各部門、員工都有提供和保護檔案的義務(wù)。公司和部門負責(zé)人有責(zé)任加強對本單位檔

2、案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作正常開展；并按規(guī)定定期向公司檔案管理部門移交檔案。第五條檔案資源實行統(tǒng)一管理、信息共享、方便使用的基本管理原則。第二章檔案機構(gòu)及管理模式第六條機構(gòu)設(shè)置公司行政部設(shè)立檔案室；在各部門設(shè)置檔案管理崗位。第七條工作職責(zé)公司檔案室：1、負責(zé)制定和完善相關(guān)管理制度、工作規(guī)范和標準，規(guī)劃檔案系統(tǒng)，確保檔案安全和方便利用。2、負責(zé)公司的檔案、收集、整理、管理工作，提供檔案。3、對部門的檔案業(yè)務(wù)工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督。4、向各級領(lǐng)導(dǎo)報送檔案及服務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)。5、推行檔案信息化管理，逐步提高檔案工作效率。6、收集保管體現(xiàn)公司發(fā)展歷程、標志公司重大事件的相關(guān)資料。7、各部門檔案管理崗：1、負責(zé)

3、本部門檔案材料的收集、整理及服務(wù)工作。2、負責(zé)向公司檔案室定期提供檔案收集、整理及利用相關(guān)數(shù)據(jù)。3、接受公司檔案室管理第三章接口關(guān)系及職責(zé)第八條公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司行政部經(jīng)理為該部門檔案工作主要責(zé)任人。負責(zé)督促該單位檔案的收集、歸檔工作。第九條各部門按月收集、整理本單位在本月中形成的、有保存價值的各種文件材料。按規(guī)定的范圍、日期、要求將形成的檔案材料移交到檔案管理部門。負有保護公司檔案資源和未歸檔的文件材料的義務(wù)。對已移交的檔案材料的真實性負責(zé)。第十條各資源部門財務(wù)部門。基本建設(shè)工程項目、大型設(shè)備儀器檔案材料未移交到檔案管理部門即檔案管理部門未出具該項目檔案材料交接清單不得結(jié)算。項目驗收鑒定組織

4、機構(gòu)。在對項目責(zé)任單位的項目作結(jié)項驗收、鑒定時，其項目驗收資料應(yīng)由檔案管理部門提供（項目責(zé)任單位應(yīng)提前將項目檔案材料移交到檔案管理部門），不得索取、接受非檔案管理部門提供的項目文檔。第十一條公司、部門、員工自覺維護公司利益，保護公司檔案資源。及時將工作中形成的檔案資源送交相應(yīng)人員進行匯集、整理。保護好所借檔案材料，不得損壞、遺失、私自向第三方泄漏相關(guān)信息，自覺維護檔案的信息安全，并按時歸還。第四章檔案的管理第十二條管轄權(quán)凡是公司所屬檔案和有保存價值的材料都必須交由檔案管理部門管理，其他任何部門和個人不得私存、轉(zhuǎn)讓、銷毀。公司檔案室：公司所屬部門檔案的管理和服務(wù)工作。公司對外簽署的投資、金融方面

5、的合同、協(xié)議。體現(xiàn)公司發(fā)展歷程的重大事件的相關(guān)資料。非本制度規(guī)定，由公司領(lǐng)導(dǎo)指定由檔案室保管之檔案的管理與服務(wù)工作。各部門或檔案管理崗：本部門形成的檔案材料（公司檔案室管轄的除外）的管理與服務(wù)工作。第十三條檔案的分類公司檔案根據(jù)其形成內(nèi)容分為如下九類：運作檔案（三會、投資、設(shè)立及變更材料等）行政管理檔案（行政事務(wù)、公關(guān)宣傳、資源配置等）經(jīng)營管理檔案（計劃統(tǒng)計、財務(wù)金融管理、對外經(jīng)濟活動形成的合同、協(xié)議）學(xué)術(shù)研究檔案（公司學(xué)術(shù)活動、科研項目、培訓(xùn)資料等）基本建設(shè)檔案（合同、協(xié)議、驗收報告等）財務(wù)會計檔案（報表、帳簿、憑證及其它會計資料）人力資源檔案（人力資源登記冊、個人檔案、培訓(xùn)記錄等）教學(xué)檔案

6、（各類培訓(xùn)、教材、記錄、成績等）黨群工作檔案（黨務(wù)工作、共青團工作、協(xié)會工作等）第十四條檔案歸檔流程。由歸檔人員填寫移交清單，經(jīng)檔案管理人員確認并在移交單上雙方簽字后接收。第十五條公司檔案材料歸檔要求：歸檔文件質(zhì)量要求：1、應(yīng)當歸檔的文件材料由相關(guān)責(zé)任人收集齊全，按歸檔要求初步整理后，填寫移交清單一式二份后向公司檔案管理部門移交歸檔。2、歸檔的文件材料必須保持其成套性和完整性。3、歸檔的文件材料必須文實相符，準確地反映公司各項活動的真實面貌和歷史過程。4、歸檔的文件材料必須層次分明，保持其有機聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。5、對完整系統(tǒng)的歸檔文件材料，必須按序整理。6、歸檔的文件材料必須簽署完備、印鑒

7、齊全。7、歸檔的文件材料要求載體優(yōu)良、格式統(tǒng)一、書寫清晰、字跡整潔、圖線清晰、裝訂整齊美觀。不得使用圓珠筆、鉛筆書寫檔案材料。8、基建檔案、以光盤、軟件等為載體的電子信息檔案，歸檔部門應(yīng)編寫歸檔材料簡要說明。歸檔時間和數(shù)量要求：1、經(jīng)營合同簽署完畢后即歸檔一份。2、工程項目必須先歸檔，后驗收。驗收后一周內(nèi)補歸驗收過程中形成的文件材料。3、重要設(shè)備儀器開箱驗收后，其所屬資料立即全部歸檔。安裝驗收后，應(yīng)立即將竣工報告、驗收報告等歸檔。4、文件材料每月頭五天內(nèi)歸檔一份。5、會計檔案每年第二季度移交前一年檔案材料。6、人力資源檔案每季度第一個月_日前整理歸檔上季度檔案。7、教學(xué)檔案形成后立即歸檔。8、

8、部門撤銷。原部門負責(zé)人應(yīng)做好文件材料的整理工作，移交檔案管理部門，任何個人不得帶入其他部門。第十六條監(jiān)督。公司行政部定期或不定期地對各部門檔案工作進行檢查以監(jiān)督其執(zhí)行情況。第十七條銷毀。須報經(jīng)公司總經(jīng)理/董事長、檔案室負責(zé)人幾方批準，銷毀時應(yīng)有兩人以上負責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字。第十八條檔案利用。提供利用是檔案工作的核心內(nèi)容，檔案管理人員必須主動、積極了解公司、各項工作的需要，廣泛開展檔案利用工作，在提供服務(wù)中要嚴格把握檔案利用審批，以維護公司利益。檔案利用流程：申請人提出申請審批人審批檔案管理部門提供利用按時歸還。審批權(quán)限：一般檔案及秘密檔案部門負責(zé)人或其授權(quán)人審批；機密檔案公司負責(zé)人或其授權(quán)人審批；絕密及重要檔案公司總經(jīng)理/董事長或其授權(quán)人審批。非公司人員原則上不允許直接借用或查看公司的任何檔案材料。如確需借用或查閱的，須取得公司檔案室負責(zé)人同意后報經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)人批準。第十九條檔案庫房應(yīng)該設(shè)在安全、防盜、防潮、防火、防光、防塵、防蟲的建筑內(nèi)。第二十條檔案室應(yīng)在內(nèi)部辦公信息系統(tǒng)中公布并定期更新各類收藏檔案目錄和借閱管理辦法，方便檔案的有效利用。第二十一條檔案安全。所有檔案必須確保其信息安全并做好備份工作。第五章責(zé)任及其它第二十二條本規(guī)范適用于公司、部門和全體員工。第二十三條有下列行為之一，一經(jīng)查實，視其情節(jié)輕重，給予記過