南方醫(yī)科大學(xué)檔案實(shí)體分類方案

1、南方醫(yī)科大學(xué)檔案實(shí)體分類方案一、編制目的為適應(yīng)學(xué)校檔案工作需要，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，根據(jù)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況，制定本方案。二、編制原則以學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按檔案形成的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容，特點(diǎn)，在保持其形成的自然規(guī)律的前提下，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系。把產(chǎn)生于同一活動(dòng)領(lǐng)域，記錄和反映相同性質(zhì)的管理性文件材料和業(yè)務(wù)性文件材料當(dāng)成有機(jī)聯(lián)系的整體，分別設(shè)類，盡可能地體現(xiàn)思想性、科學(xué)性、適用性。學(xué)校檔案劃定為：黨群、行政、教學(xué)、科學(xué)研究、產(chǎn)品生產(chǎn)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)、聲像、實(shí)物等12個(gè)一級(jí)類目。三、分類結(jié)構(gòu)與檔案的編制學(xué)校檔案實(shí)體分類的檔號(hào)

2、由年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三大部分組成，用連接號(hào)“”連接各組代碼。即年度號(hào)分類號(hào)案卷號(hào)（一）年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，如“20”。（二）分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由實(shí)體分類的一、二、三級(jí)類目的標(biāo)識(shí)符組成。聲像類根據(jù)實(shí)際需要擴(kuò)展到四級(jí)類目。1.一級(jí)類目是分類的最高層位，其標(biāo)識(shí)符號(hào)取該類目名稱主詞的漢語拼音的第一個(gè)字母，如黨群類標(biāo)識(shí)符號(hào)：DQ，行政類標(biāo)識(shí)符：XZ。2.二級(jí)類目是對(duì)一級(jí)類目的細(xì)分，細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。二級(jí)類目標(biāo)識(shí)，采用阿拉伯?dāng)?shù)字雙位制，如“綜合”為“11”、其余二級(jí)類目依次層累為12、1399，帶“0”的數(shù)字不用（如0、10

3、、20等）。3.三、四級(jí)類目標(biāo)識(shí)符與二級(jí)類目相同。（三）案卷號(hào)是按所選擇的分類號(hào)中最下位置的案卷順序號(hào)，由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)不限級(jí)數(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字按1n標(biāo)識(shí)。（四）檔號(hào)模式：例如：黨群類20XX DQ11 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 黨群類檔案二級(jí)類目代號(hào)（黨務(wù)綜合） 黨群類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)（五）檔案的實(shí)體排架從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限，但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)期排在前面。檔號(hào)排架采用：一級(jí)類目年代縱向排列四、類目代號(hào)（一）黨群類黨群類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)三級(jí)類目代號(hào)DQ黨群類11 黨務(wù)綜合12 紀(jì)檢、監(jiān)察13

4、 組織、統(tǒng)戰(zhàn)14 宣傳教育15 學(xué)生工作16 工會(huì)17 團(tuán)委18 保密工作11密級(jí)12非密檔號(hào)模式：20XX DQ12 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 黨群類檔案二級(jí)類目代號(hào) 黨群類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)（二）行政類：行政類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)XZ行政類11 行政綜合12 人事13 審計(jì)14 保衛(wèi)、武裝15 總務(wù)16 檔案17 圖書18 網(wǎng)絡(luò)管理19 醫(yī)療管理21 發(fā)展規(guī)劃?rùn)n號(hào)模式：20XX XZ12 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 行政類檔案二級(jí)類目代號(hào) 行政類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)（三）教學(xué)類教學(xué)類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)三級(jí)類目代號(hào)JX教學(xué)類11綜合12研究生教育11 綜

5、合（優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評(píng)獎(jiǎng)材料入此）12 專業(yè)建設(shè)（專業(yè)設(shè)置、專業(yè)認(rèn)證、實(shí)驗(yàn)室建設(shè)材料入此）13 招生工作14 學(xué)籍管理（學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、本科生學(xué)位審核材料入此）15 課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐（計(jì)算機(jī)、英語等級(jí)統(tǒng)考材料入此）16 學(xué)位工作17 畢業(yè)生工作（就業(yè)指導(dǎo)、畢業(yè)生信息反饋工作入此）18 教材13 全日制本、?？平逃?4 繼續(xù)教育15 國(guó)際教育檔號(hào)模式：20- JX1211-1n案卷號(hào)教學(xué)類檔案三級(jí)目錄 分教學(xué)類檔案二級(jí)目錄 類教學(xué)類檔案一級(jí)目錄 號(hào)年度號(hào) 年度按照文件材料的屬性采用自然年度立卷，學(xué)籍管理采用畢業(yè)年度立卷。 （四）科研類科研類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)KY 科研類11

6、 綜合（科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)、專利材料入此）12各項(xiàng)目(課題 )代號(hào)檔號(hào)模式：20XXKYXX1 n 案卷號(hào) 分科研類檔案二級(jí)類目(學(xué)科)代號(hào) 類科研類檔案一級(jí)類目代號(hào) 號(hào)年度號(hào)注：檔號(hào)年度綜合類用自然年度，項(xiàng)目用結(jié)題年度。（五）產(chǎn)品與科技開發(fā)類產(chǎn)品與科技開發(fā)類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)類11 產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)綜合管理12產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)項(xiàng)目代號(hào)檔號(hào)模式：20XX CPXX 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 產(chǎn)品與科技開發(fā)類檔案二級(jí)類目代號(hào)產(chǎn)品與科技開發(fā)類檔案一級(jí)類目代號(hào) 年度號(hào) 注：綜合管理用自然年度，產(chǎn)品項(xiàng)目用產(chǎn)品鑒定或定型年度。（六）基本建設(shè)類基本建設(shè)類檔案

7、類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)三級(jí)類目代號(hào)JJ基本建設(shè)類11基建工作綜合管理【12】 基建項(xiàng)目文件11 建設(shè)單位形成文件12 設(shè)計(jì)單位形成文件13 監(jiān)理單位形成文件14施工單位形成文件檔號(hào)模式:20XX JJ XX XX 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 基建類檔案三級(jí)類目代號(hào)基建類檔案二級(jí)類目代號(hào) 基建類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào) 注：綜合類（JJ11）采用自然年度，工程項(xiàng)目（【12】）采用竣工年度。（七）儀器設(shè)備類儀器設(shè)備類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)SB儀器設(shè)備類11 綜合12 按儀器設(shè)備種類設(shè)置類目檔號(hào)模式：20XX SB12 1n 案卷號(hào) 分類號(hào) 儀器設(shè)備類檔案二級(jí)類目代號(hào) 儀器設(shè)

8、備類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào)年度：綜合管理類用自然年度，儀器設(shè)備種類用儀器設(shè)備購(gòu)置的年度。（八）出版類出版類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)三級(jí)類目代號(hào)CB出版類11出 版 綜 合12期 刊 12 南方醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)13 護(hù)理學(xué)報(bào)14中國(guó)臨床解剖學(xué)雜志15中國(guó)醫(yī)學(xué)物理學(xué)雜志16中華創(chuàng)傷骨科學(xué)雜志 17中華神經(jīng)醫(yī)學(xué)雜志18分子影像學(xué)雜志19南方醫(yī)學(xué)教育 13報(bào) 紙 12南方醫(yī)科大學(xué)校報(bào)14專 著 15其 它 檔號(hào)模式： 20-CB-1n 案卷號(hào) 出版類檔案三級(jí)類目代號(hào) 分出版類檔案二級(jí)類目代號(hào) 類出版類檔案一級(jí)類目代號(hào) 號(hào)年度號(hào)注：年度用出版物出版年度。（九）外事類外事類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)

9、類目二級(jí)類目WS外事類11 綜合12 出國(guó)（境）（政審材料、外匯經(jīng)費(fèi)、延長(zhǎng)期限材料入此）13來校（接待外賓登記表等材料入此）14國(guó)際交流與合作檔號(hào)模式：20- WS11-1 n案卷號(hào) 分外事類檔案二級(jí)目錄 類外事類檔案一級(jí)目錄 號(hào)年度號(hào)年度用自然年度（十）財(cái)會(huì)類財(cái)會(huì)類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目代號(hào)三級(jí)類目代號(hào)CK財(cái)會(huì)類11財(cái)會(huì)綜合12報(bào) 表13賬 本14憑 證11預(yù)算內(nèi) 12獨(dú)立核算15工資冊(cè)檔號(hào)模式：20- CK1411-1n案卷號(hào)財(cái)會(huì)類檔案三級(jí)目錄 分財(cái)會(huì)類檔案二級(jí)目錄 類財(cái)會(huì)類檔案一級(jí)目錄 號(hào)年度號(hào)年度用自然年度（十一）聲像類聲像類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目代號(hào)二級(jí)類目（部門代號(hào)

10、）三級(jí)類目（載體代號(hào)）四級(jí)類目代號(hào)11聲像類檔案綜合11綜合SX聲像類12宣傳部12照片11綜合管理12重要會(huì)議及重大活動(dòng)13教學(xué)、科研、資產(chǎn)設(shè)備等活動(dòng)14外事活動(dòng)15文藝體育活動(dòng)16校園建設(shè)17成果榮譽(yù)18人物及紀(jì)念性集體合影19其他13光盤同上14錄音帶、錄像帶同上15磁盤同上16影視膠片同上17幻燈片同上18其它同上13教育技術(shù)中心同上同上檔號(hào)模式: 20XX SX xx xx xx 1n案卷號(hào)分類號(hào)聲像類檔案四級(jí)類目代號(hào) 聲像類檔案三級(jí)類目代號(hào)聲像類檔案二級(jí)類目代號(hào) 聲像類檔案一級(jí)類目代號(hào)年度號(hào) 注：年度用聲像類檔案形成的自然年度。（十二）實(shí)物類實(shí)物類檔案類目代號(hào)簡(jiǎn)表一級(jí)類目二級(jí)類目SW實(shí)物類11 綜合12 廢止印章13 題詞畫作（簽到冊(cè)）14 獎(jiǎng)狀（含榮譽(yù)證書、光榮冊(cè)）15 獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗16 禮品、紀(jì)念品17 文博18 科技創(chuàng)造檔號(hào)模式：20 SW12 1n 案卷號(hào) 實(shí)物類檔案二級(jí)類目代號(hào) 分 類