檔案分類規(guī)范[共22頁(yè)]

1、檔案分類規(guī)范第一條 為適應(yīng)公司檔案信息化發(fā)展需要，進(jìn)一步規(guī)范公司檔案的分類與編號(hào), 根據(jù)中國(guó)石油化工集團(tuán)公司現(xiàn)行企業(yè)檔案分類規(guī)則，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范。第二條 公司檔案分類以立檔單位的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)本單位管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容、形成特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。第三條 一級(jí)類目的設(shè)置：（一）公司檔案設(shè)置一級(jí)類目15 個(gè)，即黨群管理類、行政管理類（包括經(jīng)營(yíng)管理類、生產(chǎn)技術(shù)管理類）、產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、干部員工檔案類、教育工作類、禮品類、聲像類、榮譽(yù)類、印章類、照片類、光盤類；第四條 二級(jí)及二級(jí)以下類目，按照公司部門（車間）專業(yè)

2、管理職能和檔案形成特點(diǎn)設(shè)置（見附件1）。設(shè)置方法如下：（一）黨群管理、行政管理、教育工作類的二級(jí)類目，按保管期限設(shè)置。（二）產(chǎn)品、科研、設(shè)備儀器類的二級(jí)類目，按專業(yè)性質(zhì)設(shè)置。三級(jí)類目分別按產(chǎn)品類型、科研課題、設(shè)備儀器類型設(shè)置。（三）基本建設(shè)類的二級(jí)類目，按工程項(xiàng)目（或裝置）設(shè)置。三級(jí)類目按階段設(shè)置。（四）會(huì)計(jì)檔案類的二級(jí)類目，按文件材料形式（名稱）設(shè)置。三級(jí)類目按所屬單項(xiàng)內(nèi)容設(shè)置。（五）干部員工檔案類的二級(jí)類目，按員工身份設(shè)置。（六）禮品類的二級(jí)類目，按制成材質(zhì)設(shè)置。（七）聲像類下設(shè)錄像帶、錄音帶、數(shù)字磁帶（盤）二級(jí)類目，三級(jí)類目按內(nèi)容設(shè)置。（八）榮譽(yù)類的二級(jí)類目，按獎(jiǎng)品種類設(shè)置。（九）印章、

3、照片類下設(shè)黨群工作、行政工作二級(jí)類目。（十）光盤類的二級(jí)類目，按數(shù)據(jù)類型設(shè)置。第五條 全部檔案應(yīng)按一、二級(jí)類目分類。三級(jí)類目一般只作分類排架的依據(jù)，是否采用由各部門根據(jù)本單位檔案數(shù)量、內(nèi)容構(gòu)成和形成特點(diǎn)確定。第六條 類目標(biāo)識(shí)的構(gòu)成：（一）一級(jí)類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字01、02、03、04依次標(biāo)識(shí)；（二）二級(jí)及二級(jí)以下類目采用阿拉伯?dāng)?shù)字0199 標(biāo)識(shí)；（三）各級(jí)類目號(hào)之間、全宗號(hào)與類目號(hào)、類目號(hào)與年度號(hào)之間均使用間隔號(hào)“ ”隔開。案卷號(hào)（或件號(hào)）與其它代號(hào)之間，一律使用連接號(hào)“”相連。第七條 檔號(hào)的結(jié)構(gòu)：（一）檔號(hào)一般包括全宗號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)。全宗號(hào)按公司各車間、部門的編號(hào)標(biāo)識(shí)（見附件三），一些類別

4、檔案還將年度號(hào)放入檔號(hào)中。各類別檔案的檔號(hào)具體結(jié)構(gòu)執(zhí)行第八條規(guī)定。（二）分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，有擴(kuò)展到三級(jí)類目的，還應(yīng)包括三級(jí)類目代號(hào)。第八條 各類檔案的檔號(hào)標(biāo)識(shí)方法與標(biāo)識(shí)示例如下：（一）黨群管理類、行政管理類、教育工作類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX件號(hào)年度保管期限一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 01 01 2015 013第13 件2015年永久黨群管理類公司辦公室（二）產(chǎn)品類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX 05 XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：107（04） 04 02 012第12 卷石油化工產(chǎn)品產(chǎn)品類監(jiān)察部（分析化驗(yàn)）（三

5、）科研類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX 05 XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：201（01） 05 03 002第2 卷石油化工科研類生產(chǎn)車間（天然氣制氫）（四）基本建設(shè)類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX 06 XX XX XXX案卷號(hào)階段代號(hào)項(xiàng)目代號(hào)基本建設(shè)類全宗號(hào)例：202（02） 06 26 43 006第6 卷竣工圖消防水池基本建設(shè)類動(dòng)力車間（公用工程）1.小型工程、公用工程、民用建筑等檔案的檔號(hào)，可采用以下結(jié)構(gòu)：XXX 06 XX XXX案卷號(hào)項(xiàng)目代號(hào)基本建設(shè)類全宗號(hào)例：301（02） 06 12 007 第7 卷變配電所基本建設(shè)類機(jī)電儀車間（電氣）2.技改、技措項(xiàng)目檔案的

6、檔號(hào)，可采用以下結(jié)構(gòu)：XXX 06 XX XX XXX案卷號(hào)技改技措次數(shù)原項(xiàng)目代號(hào)基本建設(shè)類全宗號(hào)例：202（01） 06 05 61 006第6卷第一次技改技措液化氣球罐基本建設(shè)類動(dòng)力車間（油品）3.公用工程、民用建筑等有子項(xiàng)（分項(xiàng)）的項(xiàng)目，其子項(xiàng)編號(hào)由各單位檔案部門確定。（五）設(shè)備儀器類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX 07 XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目設(shè)備儀器類全宗號(hào)例：201（01） 07 01 005第5 卷爐設(shè)備儀器類生產(chǎn)車間（天然氣制氫裝置）（六）會(huì)計(jì)檔案類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX 08 XX XX . XXXXXXX案卷號(hào)年度財(cái)務(wù)部門代號(hào)二級(jí)類目會(huì)計(jì)類全宗號(hào)其中“財(cái)務(wù)部門代號(hào)

7、”由公司檔案部門根據(jù)實(shí)際情況確定。例：104 08 01 01 2015 016第16 卷2015 年財(cái)務(wù)部辦公室憑證會(huì)計(jì)檔案類公司財(cái)務(wù)部（七）干部員工檔案類的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XX XX XX XXX案卷號(hào)二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 09 01 015第15 卷干部檔案干部員工檔案類公司辦公室（八）禮品類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX件號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例:106 13 01 2015 013第13 件2015 年金屬禮品類公司辦公室（九）聲像類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XX XXXX XXX盤號(hào)年度三級(jí)類目二級(jí)類目一級(jí)類目全宗

8、號(hào)例：106 14 01 01 2015 013第13 盤2015年新聞錄像帶錄像帶聲像類公司辦公室（十）榮譽(yù)類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX件號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 15 01 2015 009第9 件2015 年獎(jiǎng)杯榮譽(yù)類公司辦公室（十一）印章類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX枚號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 16 01 2015 010第10 枚2015 年黨群工作印章類公司辦公室（十二）照片類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX序號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 17 01

9、2015 002第2 張2015 年黨群工作照片類公司辦公室（十三）光盤類檔案的檔號(hào)結(jié)構(gòu)與標(biāo)識(shí)為：XXX XX XX XXXX XXX盤號(hào)年度二級(jí)類目一級(jí)類目全宗號(hào)例：106 18 01 2015 006第6 盤2015 年圖像光盤光盤類公司辦公室第九條 件號(hào)、案卷號(hào)的編制：（一）件號(hào)，是指文件的排列順序號(hào)。黨群管理類、行政管理類和教育工作類檔案的“件號(hào)”，是結(jié)合二級(jí)類目和年度進(jìn)行編制的，即同一大類同一保管期限和年度下的文件，按文件歸檔的先后順序從“001”開始標(biāo)注文件號(hào)。（二）案卷號(hào)，是指案卷的排列順序號(hào)。產(chǎn)品、科研、設(shè)備、基本建設(shè)等類檔案的“案卷號(hào)”，是對(duì)檔案號(hào)中最小一級(jí)類目下的所有案卷依

10、次進(jìn)行排列。如：產(chǎn)品類檔案號(hào)中最小一級(jí)類目是二級(jí)類目，則其下面的所有案卷從“001”開始排列案卷號(hào)；會(huì)計(jì)檔案類檔案的“案卷號(hào)”，是在二級(jí)類目下，對(duì)同一財(cái)務(wù)部門的所有案卷跨年度地從“001”開始排列；干部員工檔案類的“案卷號(hào)”，是在二級(jí)類目下從“001”開始排列。（三）印章、聲像、光盤、榮譽(yù)、禮品、照片等類檔案的枚號(hào)（或盤號(hào)、件號(hào)和序號(hào)），按二級(jí)類目對(duì)其下面的所有檔案跨年度地從“001”開始排列。第十條 案卷的排架：（一）檔案按大類分別排架，大類之間不得交叉混排。（二）黨群管理類、行政管理類、教育工作類檔案，分別按大類、保管期限、年度排架，即把同一大類的案卷按永久、30年、10 年分排，再將同一

11、保管期限的案卷按年度排列。（三）產(chǎn)品類、科研類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類檔案，分別按大類、項(xiàng)目（一個(gè)產(chǎn)品、一個(gè)課題、一項(xiàng)工程、一臺(tái)設(shè)備儀器）排架。其中基本建設(shè)類的圖紙案卷，按專業(yè)順序排列（見附件2）。（四）會(huì)計(jì)檔案類檔案，按會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿、會(huì)計(jì)報(bào)表和工資獎(jiǎng)金表分別排架。（五）干部員工檔案類、禮品類、聲像類、榮譽(yù)類、印章類、照片類、光盤類檔案，分別按大類、二級(jí)類目排架。（六）底圖對(duì)應(yīng)其藍(lán)圖整理順序，單獨(dú)平放排列。第十一條 本規(guī)范適用于臨沂沂河石化有限公司、沂河集團(tuán)分公司。第十二條 本辦法由公司辦公室、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)解釋。第十四條 本辦法自下文之日起施行。附件1：公司檔案分類表一、二、三級(jí)類目代號(hào)

12、一、二、三級(jí)類目名稱01 黨群管理類01.01 永久01.02 30 年01.03 10 年02 行政管理類02.01 永久02.02 30 年02.03 10 年04 產(chǎn)品類04.01 石油產(chǎn)品04.01.01 燃料04.01.02 溶劑與化工原料04.01.03 潤(rùn)滑劑04.01.04 瀝青04.01.05 焦04.01.06 其它04.02 石油化工產(chǎn)品04.02.01 基本有機(jī)化工04.02.02 合成樹脂與塑料04.02.03 合成橡膠與合成膠乳04.02.04 氮肥04.02.05 其它04.03 精細(xì)石化產(chǎn)品04.03.01 催化劑04.03.02 石油添加劑04.03.03 合

13、成材料助劑04.03.04 表面活性劑04.03.05 水處理劑04.03.06 其它04.04 石油化工機(jī)械產(chǎn)品04.05 其它05 科研類05.01 基本理論05.02 石油煉制05.03 石油化工05.04 精細(xì)石油化工05.05 分析測(cè)試05.06 儀表自動(dòng)化05.07 高分子材料05.08 環(huán)境保護(hù)05.09 樹脂加工應(yīng)用05.10 其它06 基本建設(shè)類06.項(xiàng)目代號(hào) 二級(jí)類目項(xiàng)目代號(hào)由公司綜合管理部統(tǒng)一排定。06.項(xiàng)目代號(hào).階段號(hào) 三級(jí)類目階段號(hào)及內(nèi)容如下:階段號(hào) 階段內(nèi)容1 前期準(zhǔn)備階段11 工程前期文件12 工程管理文件13 工程設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料14 其它2 涉外部分21 合同談判

14、22 設(shè)計(jì)審查23 設(shè)備檢驗(yàn)24 外籍人員現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)25 其它3 設(shè)計(jì)階段31 總體設(shè)計(jì)32 初步設(shè)計(jì)33 最終設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)專利34 施工圖設(shè)計(jì)、最終版施工圖35 設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范36 其它4 竣工驗(yàn)收41 竣工驗(yàn)收材料42 交工文件43 竣工圖紙44 監(jiān)理文件45 聲像材料46 其它5 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備51 生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備52 試車階段53 其它6 技改技措07 設(shè)備儀器類07.01 爐07.01.01 加熱爐07.01.02 轉(zhuǎn)化爐07.01.03 燃燒爐（硫磺）07.01.04 重沸爐07.01.05 熱載體爐07.01.06 其它07.02 塔07.02.01 板式塔07.02.02 填

15、料塔07.02.03 焦炭塔07.02.04 干燥塔07.02.05 冷卻塔07.02.06 吸附塔07.02.07 其它07.03 反應(yīng)設(shè)備07.04 貯罐07.04.01 金屬貯罐07.04.02 非金屬貯罐07.04.03 球形罐07.04.04 氣柜07.04.05 其它07.05 換熱設(shè)備07.05.01 管殼式換熱器07.05.02 套管式換熱器07.05.03 水浸式換熱器07.05.04 噴淋式換熱器07.05.05 回轉(zhuǎn)（蛇管）式換熱器07.05.06 板式換熱器07.05.07 板翅式換熱器07.05.08 管翅式換熱器07.05.09 廢熱鍋爐07.05.10 其它07.

16、06 石油化工機(jī)械07.07 橡膠與塑料機(jī)械07.08 化纖機(jī)械07.09 通用機(jī)械07.09.01 泵07.09.02 壓縮機(jī)07.09.03 鼓風(fēng)機(jī)07.09.04 冰機(jī)07.09.05 閥門07.09.06 減變速器07.09.07 其它07.10 動(dòng)力設(shè)備07.10.01 工業(yè)鍋爐07.10.02 汽輪機(jī)07.10.03 蒸汽機(jī)07.10.04 內(nèi)燃機(jī)07.10.05 電動(dòng)機(jī)（100 千瓦及以上）07.10.06 交直流發(fā)電機(jī)07.10.07 變壓器（100 千伏安及以上）07.10.08 開關(guān)柜07.10.09 其它07.11 儀器、儀表07.11.01 測(cè)量?jī)x表07.11.02 控

17、制儀表07.11.03 檢測(cè)儀表07.11.04 計(jì)算機(jī)07.11.05 其它07.12 機(jī)修設(shè)備07.13 起重運(yùn)輸與施工機(jī)械07.14 其它08 會(huì)計(jì)檔案類08.01 會(huì)計(jì)憑證08.01.01 原始憑證、記帳憑證、匯總憑證08.01.02 公積金憑證08.01.03 企業(yè)補(bǔ)充保險(xiǎn)08.01.04 增值稅抵扣稅款憑證08.01.05 涉外憑證08.01.06 其它08.02 會(huì)計(jì)帳薄08.02.01 總帳08.02.02 日記帳08.02.03 銀行對(duì)帳單08.02.04 明細(xì)帳08.02.05 固定資產(chǎn)卡片08.02.06 輔助帳薄08.02.07 涉外會(huì)計(jì)帳薄08.02.08 其它08.

18、03 會(huì)計(jì)報(bào)表08.03.01 年度會(huì)計(jì)報(bào)表（決算）08.03.02 月、季會(huì)計(jì)報(bào)表08.03.03 財(cái)務(wù)快報(bào)08.03.04 其它08.04 工資獎(jiǎng)金表08.04.01 工資表08.04.02 獎(jiǎng)金表08.04.03 獨(dú)生子女表08.04.04 保健表08.04.05 其它08.05 其它08.05.01 會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)08.05.02 會(huì)計(jì)檔案清冊(cè)08.05.03 會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)09 干部員工檔案類09.01 干部檔案09.02 工人檔案09.03 健康檔案10 教育工作類10.1 基礎(chǔ)教育(中小學(xué))10.2 中等教育10.03 高等教育10.03.01 綜合事務(wù)10.03.02 教學(xué)

19、管理10.03.03 學(xué)藉管理10.03.04 學(xué)生畢業(yè)與分配10.03.05 公司干部職工培訓(xùn)10.03.06 教職工進(jìn)修與培訓(xùn)10.03.07 教學(xué)科研10.03.08 教學(xué)設(shè)備儀器10.03.09 其它11 醫(yī)療衛(wèi)生類12 商業(yè)服務(wù)類13 禮品類13.01 金屬13.02 玉質(zhì)13.03 瓷質(zhì)13.04 木質(zhì)13.05 其它14 聲像類14.01 錄像帶14.01.01 新聞錄像帶14.01.02 專題錄像帶14.02 錄音帶14.02.01 黨群工作14.02.02 行政工作14.03 數(shù)字磁帶(盤)14.03.01 數(shù)字磁帶14.03.02 數(shù)字磁盤15 榮譽(yù)類15.01 獎(jiǎng)杯15.02 獎(jiǎng)牌15.03 獎(jiǎng)旗15.04