第7章_總賬系統(tǒng)

1、第七章 總賬系統(tǒng)第一節(jié) 總賬系統(tǒng)概述一、總賬系統(tǒng)的功能概述定義：總賬系統(tǒng)的功能：是將一個(gè)單位由于發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)信息，通過錄入會(huì)計(jì)憑證、審核會(huì)計(jì)憑證、登記賬簿的方式保存在計(jì)算機(jī)中，以便形成全面、系統(tǒng)、完整的數(shù)據(jù)資料，供信息使用者使用。總賬系統(tǒng)的基本功能：是憑證處理、賬簿處理、出納管理和期末轉(zhuǎn)賬等，有些總賬系統(tǒng)還提供往來核算、部門核算、項(xiàng)目核算和備查簿等輔助管理功能，這些都是總賬系統(tǒng)處理功能的進(jìn)一步擴(kuò)充?？傎~系統(tǒng)的基本功能如下：1.系統(tǒng)設(shè)置：通過嚴(yán)密的制單控制保證填制憑證的正確性。提供資金赤字控制、支票控制、預(yù)算控制、外幣折算誤差控制以及查看科目最新余額等功能，加強(qiáng)對發(fā)生業(yè)務(wù)的及時(shí)管理和

2、控制。制單赤字控制可控制出納科目、個(gè)人往來科目、客戶往來科目、供應(yīng)商往來科目?？筛鶕?jù)需要增加、刪除或修改會(huì)計(jì)科目。2.憑證處理：輸入、修改和刪除憑證，對機(jī)內(nèi)憑證進(jìn)行審核、查詢、匯總和打印。根據(jù)已經(jīng)審核的記賬憑證登記明細(xì)賬、日記賬和總分類賬。3.賬簿管理：提供按多種條件查詢總賬、日記賬、明細(xì)賬等，具有總賬、明細(xì)賬和憑證聯(lián)查功能，月末打印正式賬簿。4.出納管理：為出納人員提供一個(gè)集成辦公環(huán)境，加強(qiáng)對現(xiàn)金及銀行存款的管理。提供支票登記簿功能，用來登記支票的領(lǐng)用情況；并可完成銀行、現(xiàn)金日記賬，隨時(shí)輸出最新資金日報(bào)表。定期將企業(yè)銀行日記賬與銀行出具的對賬單進(jìn)行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。5.期末處理

3、：自動(dòng)完成月末分?jǐn)?、?jì)提、對應(yīng)轉(zhuǎn)賬、銷售成本、匯兌損益、期間損益結(jié)轉(zhuǎn)等業(yè)務(wù)。進(jìn)行試算平衡、對賬、結(jié)賬、生成月末工作報(bào)告。二、總賬系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系1總賬系統(tǒng)屬于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的一部分，而財(cái)務(wù)系統(tǒng)與其它系統(tǒng)成并行關(guān)系。財(cái)務(wù)系統(tǒng)既可獨(dú)立運(yùn)行，也可同其他系統(tǒng)協(xié)同運(yùn)轉(zhuǎn)。2總賬系統(tǒng)是財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的一個(gè)基本的子系統(tǒng)，它能夠綜合、概括地反映企業(yè)供產(chǎn)銷等各個(gè)方面的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，它在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中處于中樞地位?？傎~系統(tǒng)與其他系統(tǒng)的主要關(guān)系圖見教材第109頁。三、總賬系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流程圖見教材第110頁。四、總賬系統(tǒng)操作的一般流程使用總賬系統(tǒng)的基本操作流程包括初始設(shè)置、日常處理和期末處理三部分。1.初始設(shè)置第一次使用

4、總賬系統(tǒng)與次年使用總賬系統(tǒng)，初始設(shè)置操作流程不同。（1）第一次使用總賬系統(tǒng)，首先安裝總賬系統(tǒng)，增加新賬套。從第4步建立會(huì)計(jì)科目開始到第7步輸入期初余額，是對賬套進(jìn)行的初始設(shè)置，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的特點(diǎn)進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。當(dāng)會(huì)計(jì)科目、各輔助項(xiàng)目錄、期初余額及憑證類別等均輸入完畢，就可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行填制憑證、記賬了。（2）次年使用以前賬套數(shù)據(jù)時(shí)，在系統(tǒng)管理中建立新的年度賬。從第4步到第7步是對賬套基本信息進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整和設(shè)置。當(dāng)會(huì)計(jì)科目、各輔助項(xiàng)目錄、期初余額及憑證類別等均調(diào)整和設(shè)置完畢，就可以使用計(jì)算機(jī)處理新年度的賬了。2.日常處理第8步到第11步是每月進(jìn)行的日常業(yè)務(wù)，包括憑證的填制、審核、記賬，以及賬

5、簿管理等。3.期末處理第12步到第16步是月末需要進(jìn)行的工作，包括月末轉(zhuǎn)賬、對賬、結(jié)賬，以及對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份等?？値は到y(tǒng)的操作流程圖見教材第111頁。第二節(jié) 總賬系統(tǒng)初始設(shè)置一、系統(tǒng)初始化定義：是指從手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)或從舊的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)轉(zhuǎn)化成新的電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)所做的有關(guān)初始性工作。系統(tǒng)初始化工作是使用電算化會(huì)計(jì)軟件的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，只有完成了初始化工作，才能用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行日常的會(huì)計(jì)處理。因此，初始化工作在使用電算化會(huì)計(jì)軟件過程中占有非常重要的地位，這項(xiàng)工作的好壞直接影響到能否順利開展會(huì)計(jì)電算化工作及其質(zhì)量，必須加以正確對待。二、總賬系統(tǒng)初始化設(shè)置的內(nèi)容：總賬系統(tǒng)初始設(shè)置包括

6、會(huì)計(jì)科目、外幣設(shè)置、憑證類別、結(jié)算方式、期初余額、分類定義、編碼檔案等。三、設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)1在首次啟動(dòng)總賬系統(tǒng)時(shí)，需要確定反映總賬系統(tǒng)核算要求的各種參數(shù)，使得通用總賬系統(tǒng)適用于本單位的具體核算要求。總賬系統(tǒng)的業(yè)務(wù)參數(shù)將決定總賬系統(tǒng)的輸入控制、處理方式、數(shù)據(jù)流向、輸出格式等，設(shè)定后一般不能隨意更改。2使用總賬系統(tǒng)需要先啟動(dòng)總賬系統(tǒng)程序，然后登錄有關(guān)操作員、密碼、賬套、會(huì)計(jì)年度、操作日期等信息。3總賬系統(tǒng)啟動(dòng)后，系統(tǒng)內(nèi)預(yù)設(shè)了一系列總賬系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理控制開關(guān)，用戶可根據(jù)企業(yè)的具體需要進(jìn)行更改?？赏ㄟ^總賬系統(tǒng)“設(shè)置”菜單中的“選項(xiàng)”命令，實(shí)現(xiàn)參數(shù)的設(shè)置或調(diào)整。4選項(xiàng)功能包括“憑證”、“賬簿”、“會(huì)計(jì)日歷”

7、、“其他”四個(gè)標(biāo)簽頁，選擇相應(yīng)標(biāo)簽頁可進(jìn)行賬套參數(shù)的修改。其中：“憑證”頁簽憑證頁簽主要用于“制單控制”、“憑證編號(hào)方式”、“外幣核算”、“憑證控制”、“預(yù)算控制”、“合并憑證顯示、打印”等相關(guān)參數(shù)的設(shè)置。 “賬簿”頁簽賬簿頁簽主要用于賬簿顯示、打印格式和方式的設(shè)置?！皶?huì)計(jì)日歷”頁簽“會(huì)計(jì)日歷”頁簽用于查看啟用會(huì)計(jì)年度和啟用日期，以及各會(huì)計(jì)期間的起始日期與結(jié)束日期。 “其他”頁簽“其他”頁簽用于“數(shù)量小數(shù)位”、“單價(jià)小數(shù)位”、“本位幣精度”、“部門排序方式”、“個(gè)人排序方式”、“項(xiàng)目排序方式”、“打印設(shè)置按客戶端保存”等項(xiàng)目的設(shè)置。四、建立會(huì)計(jì)科目會(huì)計(jì)科目是對會(huì)計(jì)對象具體內(nèi)容進(jìn)行分類核算的目錄

8、，它是填制會(huì)計(jì)憑證、登記會(huì)計(jì)賬簿、編制會(huì)計(jì)報(bào)表的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)科目設(shè)置的完整性影響著會(huì)計(jì)工作的順利實(shí)施，會(huì)計(jì)科目設(shè)置的層次深度直接影響會(huì)計(jì)核算的詳細(xì)、準(zhǔn)確程度。本功能完成對會(huì)計(jì)科目的設(shè)立和管理，用戶可以根據(jù)業(yè)務(wù)的需要方便地增加、插入、修改、查詢、打印會(huì)計(jì)科目。.設(shè)置會(huì)計(jì)科目的原則財(cái)務(wù)軟件中采用的一級會(huì)計(jì)科目，必須符合國家會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，而明確科目，各使用單位則可根據(jù)實(shí)際情況，在滿足核算和管理要求以及報(bào)表數(shù)據(jù)來源的基礎(chǔ)上，自行設(shè)定。具體設(shè)置原則如下：（1）會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足會(huì)計(jì)核算與宏觀管理和微觀管理的要求，在會(huì)計(jì)核算時(shí)資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益等各類科目中所有可能用到的各級明細(xì)科目均需

9、設(shè)置。（2）會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須滿足編制財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的要求，凡是報(bào)表所用數(shù)據(jù)，需要從總賬系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)的科目。（3）會(huì)計(jì)科目的設(shè)置必須保持科目與科目的協(xié)調(diào)性和體系完整性。不能只有下級科目，而沒有上級科目，既要設(shè)置總賬科目又要設(shè)置明細(xì)科目，用來提供總括和詳細(xì)的會(huì)計(jì)核算資料。（4）會(huì)計(jì)科目要保持相對穩(wěn)定，會(huì)計(jì)年中不能刪除。會(huì)計(jì)科目名稱的設(shè)置，一級會(huì)計(jì)科目名稱按國家會(huì)計(jì)制度的規(guī)定設(shè)置，明細(xì)科目的名稱要通俗易懂，具有普遍的適用性。（5）設(shè)置會(huì)計(jì)科目要考慮到與子系統(tǒng)的銜接。因?yàn)樵诳傎~系統(tǒng)中，只有末級會(huì)計(jì)科目才允許有發(fā)生額，才能接收各個(gè)子系統(tǒng)轉(zhuǎn)入的數(shù)據(jù)，因此，要將各個(gè)子系統(tǒng)中的核算大類設(shè)置為末級

10、科目。2.增加會(huì)計(jì)科目如果用戶需建立的會(huì)計(jì)科目體系與所選行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目基本一致，則可以在建立賬套時(shí)選擇預(yù)置標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目，對缺少的會(huì)計(jì)科目進(jìn)行增加處理即可。如果用戶需建立的會(huì)計(jì)科目體系與所選行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)會(huì)計(jì)科目相差較多，則可在系統(tǒng)初始設(shè)置時(shí)，選擇不預(yù)留行業(yè)會(huì)計(jì)科目，這樣可以根據(jù)自身的需要自行設(shè)置全部會(huì)計(jì)科目。在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)輸入的基本內(nèi)容包括：（1）會(huì)計(jì)科目編碼：一級科目編碼按財(cái)政部規(guī)定設(shè)置；明細(xì)科目編碼按照參數(shù)設(shè)置中對科目編碼級次和級長的規(guī)定進(jìn)行設(shè)置。通常的方法是同級科目按順序排列，以序號(hào)作為本級科目編碼，加上上級科目編碼，組成本級科目全編碼。（2）會(huì)計(jì)科目名稱：會(huì)計(jì)科目名稱是指會(huì)計(jì)科目的漢字名

11、稱?？颇繚h字名稱是證、賬、表上顯示和打印的標(biāo)志，是企業(yè)與外部交流信息所使用的標(biāo)志。輸入科目名稱時(shí)盡量避免重名，以免影響科目運(yùn)用的準(zhǔn)確性。（3）科目類型：按會(huì)計(jì)科目性質(zhì)對會(huì)計(jì)科目進(jìn)行劃分，按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，科目類型分為五大類即資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、成本、損益。（4）賬頁格式：規(guī)定每個(gè)科目的會(huì)計(jì)賬頁格式，賬頁格式一般有金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、數(shù)量外幣式等種類。（5）輔助賬類：輔助賬標(biāo)識(shí)一般要求設(shè)在最底層的科目上，但為了查詢或出賬方便，其上級也可以設(shè)賬類。輔助賬一經(jīng)定義并使用，則不要進(jìn)行隨意的修改，以免造成賬簿數(shù)據(jù)的混亂。3.復(fù)制會(huì)計(jì)科目系統(tǒng)提供了復(fù)制會(huì)計(jì)科目的功能，可以對下級科目或者同級

12、屬性相近的科目進(jìn)行復(fù)制，這樣只需稍作改動(dòng)即可完成增加工作。在“會(huì)計(jì)科目”窗口中，執(zhí)行“編輯”菜單中的“復(fù)制”命令，或按“Ctrl+I”鍵，打開“會(huì)計(jì)科目新增”對話框，從中修改科目編碼和名稱，最后單擊“確定”按鈕完成復(fù)制。成批復(fù)制：如果某一科目的下級與另一個(gè)或幾個(gè)科目的下級內(nèi)容相同，我們還可以將某一科目的下級成批復(fù)制到另一科目中作為下級，同樣地，必要時(shí)只需將科目做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整即可。4.修改會(huì)計(jì)科目如果需要對原有會(huì)計(jì)科目的某些項(xiàng)目進(jìn)行修改，如科目名稱、賬頁格式、輔助核算、匯總打印、封存標(biāo)識(shí)等，我們可以通過“修改”功能完成。5.刪除會(huì)計(jì)科目如果某些科目目前暫時(shí)不需用或者不適合企業(yè)科目體系的特點(diǎn)，可以將

13、其刪除。6.帶輔助核算的會(huì)計(jì)科目設(shè)置企業(yè)還可以設(shè)置輔助核算，以更靈活多變的輔助核算形式、統(tǒng)計(jì)方法為管理者提供準(zhǔn)確、全面的會(huì)計(jì)信息。輔助賬主要包括：數(shù)量核算、外幣核算、個(gè)人往來核算、客戶與供應(yīng)商往來核算、部門核算和項(xiàng)目核算等。在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，對有輔助核算要求的科目，需要設(shè)置相應(yīng)的輔助核算標(biāo)識(shí)，以便在輸入憑證時(shí)，系統(tǒng)根據(jù)輔助賬標(biāo)識(shí)，輸入相應(yīng)的附加業(yè)務(wù)信息。7.指定現(xiàn)金、銀行及現(xiàn)金流量會(huì)計(jì)科目指定會(huì)計(jì)科目是確定出納的專管科目。只有在系統(tǒng)中指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字功能，被指定為現(xiàn)金、銀行總賬科目的在出納功能中可以查詢現(xiàn)金、銀行日記賬，進(jìn)行銀行對賬，以及在制單中進(jìn)行支票控制和資金赤字控制，從而實(shí)現(xiàn)

14、現(xiàn)金、銀行管理的保密性。一般情況下，現(xiàn)金科目要設(shè)為日記賬；銀行存款科目要設(shè)為銀行賬和日記賬。此處指定的現(xiàn)金流量科目供UFO編制現(xiàn)金流量表時(shí)取數(shù)函數(shù)使用，所以在輸入憑證時(shí)，對指定的現(xiàn)金流量科目系統(tǒng)自動(dòng)彈出窗口要求指定當(dāng)前輸入分錄的現(xiàn)金流量項(xiàng)目。 指定會(huì)計(jì)科目的操作方法8.定義科目的自定義項(xiàng)在填制憑證時(shí)，除了摘要、科目、金額等主要信息外，還可能有許多輔助信息來說明此項(xiàng)業(yè)務(wù)的情況，這些信息并不是憑證的主要信息，又無法通過輔助賬實(shí)現(xiàn)，但在制單時(shí)又希望對這些信息提供輸入的地方，并在查詢時(shí)可以進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。利用科目自定義項(xiàng)，就可以很方便地實(shí)現(xiàn)這些功能了?？颇孔远x項(xiàng)是由用戶自由設(shè)置并在填制憑證時(shí)輸入內(nèi)容。五、

15、憑證類別設(shè)置根據(jù)企業(yè)管理和核算要求，將會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行分類編制，系統(tǒng)提供了設(shè)置憑證類別的功能，以便于管理、記賬和匯總。但是，無論如何分類都不會(huì)影響記賬結(jié)果。第一次使用總賬系統(tǒng)，首先應(yīng)正確選擇憑證類別的分類方式。1.選擇憑證類別可供選擇的分類方式有“記賬憑證”分類方式、“收款、付款、轉(zhuǎn)賬憑證”分類方式、“現(xiàn)金、銀行、轉(zhuǎn)賬憑證”分類方式、“現(xiàn)金收款、現(xiàn)金付款、銀行收款、銀行付款、轉(zhuǎn)賬憑證”分類方式和“自定義憑證類別”分類方式。2.確定限制條件選擇“分類方式”后，可以設(shè)置該種憑證的限制條件，以便提高憑證處理的準(zhǔn)確性。憑證類別的限制條件是指限制該憑證類別的使用范圍，如收款憑證的借方必有現(xiàn)金或銀行存款科目、

16、付款憑證貸方必有現(xiàn)金或銀行存款科目、轉(zhuǎn)賬憑證必?zé)o現(xiàn)金或銀行存款科目。六、結(jié)算方式設(shè)置系統(tǒng)提供了設(shè)置銀行結(jié)算方式的功能，用來建立和管理用戶在經(jīng)營活動(dòng)中所涉及到的結(jié)算方式。結(jié)算方式設(shè)置主要內(nèi)容包括：結(jié)算方式編碼、結(jié)算方式名稱、票據(jù)管理標(biāo)志等，其操作方法是：見教材第122-123頁。七、分類定義設(shè)置設(shè)置分類定義主要包括客戶分類、供應(yīng)商分類和地區(qū)分類。八、設(shè)置編碼檔案設(shè)置編碼檔案主要包括部門檔案、職員檔案、客戶檔案、供應(yīng)商檔案、項(xiàng)目檔案5部分。前四種編碼設(shè)置見第6章第8節(jié)的內(nèi)容，此處著重介紹項(xiàng)目目錄設(shè)置。一個(gè)單位項(xiàng)目核算的種類可能多種多樣，如在建工程、對外投資、技術(shù)開發(fā)、融資成本、在產(chǎn)品成本、課題、合

17、同定單等。為了滿足企業(yè)的實(shí)際需要，可定義多類項(xiàng)目核算，將具有相同特性的一類項(xiàng)目定義成一個(gè)項(xiàng)目大類，一個(gè)項(xiàng)目大類可以核算多個(gè)項(xiàng)目。為了便于管理，企業(yè)還可以對這些項(xiàng)目進(jìn)行分類管理，如將存貨、成本對象、現(xiàn)金流量、項(xiàng)目成本等作為核算的項(xiàng)目分類。系統(tǒng)要求在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)先設(shè)置相關(guān)的項(xiàng)目核算科目，然后再定義項(xiàng)目目錄。“項(xiàng)目目錄”功能用于項(xiàng)目大類的設(shè)置、項(xiàng)目目錄及分類的維護(hù)。企業(yè)可以在此增加或修改項(xiàng)目大類、項(xiàng)目核算科目、項(xiàng)目分類、項(xiàng)目欄目結(jié)構(gòu)，以及項(xiàng)目目錄。預(yù)置現(xiàn)金流量項(xiàng)目，現(xiàn)金流量項(xiàng)目增加指定現(xiàn)金流入、現(xiàn)金流出方向，提供統(tǒng)計(jì)表、明細(xì)表的查詢功能。1.定義項(xiàng)目大類定義項(xiàng)目大類的內(nèi)容包括：（1）項(xiàng)目大類名稱：

18、項(xiàng)目大類名稱是該類項(xiàng)目的總稱，而不是會(huì)計(jì)科目名稱。（2）定義項(xiàng)目級次：項(xiàng)目級次即項(xiàng)目編碼規(guī)則，項(xiàng)目分類最多分8級，總級長不超過22位，單級級長不能超過9位。（3）定義項(xiàng)目欄目：編輯項(xiàng)目欄目的名稱和各欄目的屬性。系統(tǒng)默認(rèn)的欄目有“項(xiàng)目編號(hào)”、“項(xiàng)目名稱”、“是否結(jié)算”及“所屬分類碼”，用戶可根據(jù)需要，單擊“增加”、“刪除”按鈕，編輯欄目內(nèi)容。2.指定核算科目指定核算科目就是具體指定核算此大類項(xiàng)目所使用的會(huì)計(jì)科目。指定核算科目之前，必須在總賬系統(tǒng)的會(huì)計(jì)科目設(shè)置中，將需要進(jìn)行項(xiàng)目核算的科目的輔助核算屬性設(shè)置為項(xiàng)目核算。3.定義項(xiàng)目分類為了便于統(tǒng)計(jì)，可對同一項(xiàng)目大類下的項(xiàng)目做進(jìn)一步劃分，這就需要進(jìn)行項(xiàng)

19、目分類的定義，如工程的項(xiàng)目大類下的分類項(xiàng)目及明細(xì)項(xiàng)目。4.定義項(xiàng)目目錄定義項(xiàng)目目錄是將各個(gè)項(xiàng)目大類中的具體項(xiàng)目輸入系統(tǒng)。而具體輸入的內(nèi)容又取決于項(xiàng)目欄目中所定義的欄目名稱。在項(xiàng)目目錄下，系統(tǒng)將列出所選項(xiàng)目大類下的所有項(xiàng)目，其中“所屬分類碼”為此項(xiàng)目所屬的最末級項(xiàng)目分類的編碼。九、設(shè)置操作權(quán)限用友ERP-U8應(yīng)用系統(tǒng)采用了集中權(quán)限管理方式，分為“在系統(tǒng)管理中設(shè)置功能權(quán)限”和“在總賬系統(tǒng)中進(jìn)行數(shù)據(jù)權(quán)限分配”兩部分。在總賬管理中，對操作員的權(quán)限控制功能主要包括制單權(quán)限、科目權(quán)限、審核權(quán)限、部門等輔助核算的制單、查詢權(quán)限、憑證類別制單、查詢權(quán)限等。填制憑證時(shí)，是否可查詢他人憑證控制，如不可查詢他人憑證

20、，則在填制憑證時(shí)，應(yīng)過濾掉其他人填制的憑證。1.設(shè)置功能操作權(quán)限在使用總賬系統(tǒng)前要先在系統(tǒng)管理中設(shè)置相應(yīng)的操作員，并賦予總賬系統(tǒng)全部功能或部分功能的操作權(quán)限，詳見“系統(tǒng)管理”部分。2.分配數(shù)據(jù)操作權(quán)限新建賬套時(shí)選擇“是否需要數(shù)據(jù)權(quán)限控制”的選項(xiàng)，并且必須在系統(tǒng)管理中定義角色或用戶，并分配完功能級權(quán)限后才能在這里進(jìn)行“數(shù)據(jù)權(quán)限分配”。十、設(shè)置科目備查簿科目備查簿是在輸入憑證時(shí)登記的某些科目的輔助明細(xì)信息，如擔(dān)保、投資或項(xiàng)目開支等情況，以供備查之用?？颇總洳椴驹O(shè)置的內(nèi)容包括：備查項(xiàng)目檔案設(shè)置和備查科目設(shè)置。1.設(shè)置備查項(xiàng)目檔案備查項(xiàng)目檔案用于設(shè)置科目備查簿的表結(jié)構(gòu)和定義表結(jié)構(gòu)的字段信息，系統(tǒng)預(yù)置的

21、科目備查簿表含有四個(gè)字段：會(huì)計(jì)期間、憑證類別、憑證號(hào)、分錄號(hào)。進(jìn)入此功能后，左邊是備查表的屬性信息，右邊是對應(yīng)表結(jié)構(gòu)的字段信息。2.設(shè)置備查科目備查科目設(shè)置用于定義哪些科目需要設(shè)置備查簿。十一、輸入期初余額為了保證新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)能與原系統(tǒng)的數(shù)據(jù)銜接，保持賬簿數(shù)據(jù)的連續(xù)完整，在應(yīng)用總賬系統(tǒng)前，需要將一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中。首先將各賬戶的年初余額或啟用月份的月初余額，以及年初到該月的累計(jì)發(fā)生額計(jì)算清楚，然后輸入到總賬系統(tǒng)中?！捌诔跤囝~”功能包括：第一步輸入科目期初余額：用于年初輸入余額或調(diào)整余額。第二步核對期初余額，并進(jìn)行試算平衡。1.確定方向、輸入余額當(dāng)?shù)谝淮问褂每傎~系統(tǒng)時(shí)，首先應(yīng)將原系統(tǒng)的賬戶

22、余額整理好，編制科目余額表，然后通過鍵盤輸入到系統(tǒng)中。輸入的內(nèi)容主要包括：余額方向和余額，主要要求如下：（1）輸入余額時(shí)必須注意調(diào)整有關(guān)科目余額的方向。如果借貸標(biāo)志不能改變，余額可用“”符號(hào)表示。（2）只要求用戶輸入最低級科目的余額，非末級科目的余額系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。（3）如果在年中某月開始建賬，需要輸入啟用月份的月初余額，以及年初到該月的借貸方累計(jì)發(fā)生額。例如：假設(shè)為4月份建賬，需輸入4月初的期初余額以及13月的借、貸方累計(jì)發(fā)生額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算年初余額。（4）在輸入期初余額時(shí)，如果某科目涉及輔助核算，則必須輸入輔助賬的期初數(shù)據(jù)。如：往來科目（即含個(gè)人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來賬類的科目）應(yīng)輸入期

23、初往來未達(dá)項(xiàng)。如：某科目為數(shù)量核算，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)要求輸入期初數(shù)量余額。將光標(biāo)定位在要輸入余額的會(huì)計(jì)科目“期初余額”欄上，輸入期初余額數(shù)字，然后按“Enter”鍵，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算出年初余額。數(shù)量和外幣核算科目期初余額的錄入也采取同樣的方法，只不過要先錄入本位幣金額，再錄入數(shù)量和外幣金額。如果要輸入往來科目、部門核算科目、項(xiàng)目核算科目期初余額，例如輸入“應(yīng)收賬款應(yīng)收人民幣”科目期初余額時(shí)，先將光標(biāo)定位在該科目上，然后雙擊“期初余額”欄，打開“客戶往來期初”窗口，再單擊“增加”按鈕，輸入有關(guān)信息即可。2.試算平衡期初余額輸入后，必須進(jìn)行上下級科目間余額的試算平衡，以保證初始數(shù)據(jù)的正確性，檢驗(yàn)過程直接由

24、計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行。3.年初結(jié)轉(zhuǎn)年初結(jié)轉(zhuǎn)是在舊的會(huì)計(jì)年度結(jié)束，新的會(huì)計(jì)年度開始時(shí)，為保持會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的連續(xù)性，將上一年度的期末余額結(jié)轉(zhuǎn)為新會(huì)計(jì)年度的期初余額。第一次使用賬務(wù)系統(tǒng)或沒有上年數(shù)據(jù)時(shí)，不能進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。第二年使用賬務(wù)系統(tǒng)時(shí)，首先建立賬簿，然后調(diào)整會(huì)計(jì)科目，最后結(jié)轉(zhuǎn)上年余額，系統(tǒng)將自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)各賬戶余額、往來未達(dá)賬等。一般情況下，新年度賬套建立流程是：（1）完成上年工作；（2）年度賬備份；（3）建立新年度賬；（4）結(jié)轉(zhuǎn)年度數(shù)據(jù)；（5）調(diào)整科目、客戶、供應(yīng)商等；（6）調(diào)整余額；（7）新年度日常業(yè)務(wù)。第三節(jié) 總賬系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)處理日常業(yè)務(wù)處理的任務(wù)是通過輸入和處理各種記賬憑證，完成記賬工作，查詢和打印輸

25、出各種日記賬、明細(xì)賬和總分類賬，同時(shí)對部門、項(xiàng)目等各種輔助賬簿進(jìn)行管理。一、填制憑證記賬憑證是登記賬簿的依據(jù)，在實(shí)行計(jì)算機(jī)處理賬務(wù)后，電子賬簿的準(zhǔn)確與完整完全依賴于記賬憑證，因而使用者要確保記賬憑證輸入的準(zhǔn)確完整。記賬憑證是總賬系統(tǒng)處理的起點(diǎn)，也是所有查詢數(shù)據(jù)的最主要的一個(gè)來源，日常業(yè)務(wù)處理首先從填制憑證開始。記賬憑證的內(nèi)容一般包括兩部分：一是憑證頭部分，包括憑證類別、憑證編號(hào)、憑證日期和附件張數(shù)等；二是憑證正文部分，包括摘要、會(huì)計(jì)分錄和金額等。錄入憑證時(shí)，應(yīng)先輸入憑證頭部分，然后輸入憑證正文部分。如果輸入的會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，則還要輸入輔助核算內(nèi)容。1.增加憑證在總賬中，記賬憑證的來源有

26、三種：一是根據(jù)審核無誤的原始單據(jù)直接在計(jì)算機(jī)上編制記賬憑證，或是由人工編制記賬憑證，再輸入計(jì)算機(jī)內(nèi)；二是從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)中的憑證；三是從外部導(dǎo)入的憑證，如憑證引入或接口開發(fā)。填制記賬憑證時(shí)，應(yīng)先輸入憑證頭部分，然后輸入憑證正文部分。記賬憑證的主要內(nèi)容包括：（1）憑證類別：即初始設(shè)置過程中所確定的憑證類別?？梢灾苯虞斎霊{證類別代碼或名稱，也可從憑證類型下拉列表框中選擇所需的憑證類型。（2）憑證編號(hào)：一般采用系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)時(shí)，計(jì)算機(jī)自動(dòng)按憑證類別按月對憑證進(jìn)行順序編號(hào)，也可采用手工編號(hào)。（3）憑證日期：即記賬憑證的年月日。憑證日期的正確性會(huì)影響到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在明細(xì)賬和日記賬中的順序，所以

27、日期應(yīng)隨憑證號(hào)遞增而遞增。系統(tǒng)自動(dòng)取當(dāng)前業(yè)務(wù)日期為記賬憑證填制的日期，可修改。憑證日期應(yīng)大于系統(tǒng)啟用日期，但不能超過業(yè)務(wù)日期。（4）附件張數(shù)：即本張憑證所附的原始憑證張數(shù)。（5）摘要：即對本張憑證所反映的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容的簡要說明。憑證每行必須有摘要內(nèi)容，不同行的摘要內(nèi)容可以不同；上行的摘要可以自動(dòng)帶入下一行；每行的摘要將隨該行的會(huì)計(jì)科目在相應(yīng)的機(jī)內(nèi)賬簿中出現(xiàn)；許多總賬系統(tǒng)提供了預(yù)先定義常用摘要（錄入摘要時(shí)直接錄入代碼或簡碼）的功能，以方便用戶輸入摘要。（6）科目：輸入科目時(shí)，一般輸入科目編碼或助記碼，計(jì)算機(jī)將根據(jù)科目編碼或助記碼自動(dòng)切換為對應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱；也可直接輸入會(huì)計(jì)科目名稱，但不方便。輸

28、入的科目編碼必須在建立科目時(shí)已經(jīng)定義，而且必須是最末級科目的編碼。（7）方向：每一科目的發(fā)生額均應(yīng)有它的方向，即借方或貸方。（8）金額：借方、貸方金額是指本位幣金額，兩者不能同時(shí)為0，也不能同時(shí)不為0。紅字金額以“”負(fù)號(hào)表示。憑證借貸欄的底部有“金額合計(jì)”，自動(dòng)累計(jì)已輸入的借貸方本位幣金額合計(jì)數(shù)。注意：如果輸入的會(huì)計(jì)科目有輔助核算要求，在錄入此科目時(shí)，系統(tǒng)會(huì)彈出輔助項(xiàng)窗口，要求輸入輔助核算內(nèi)容。如果一個(gè)科目同時(shí)兼有幾個(gè)輔助核算要求，則要求同時(shí)輸入有關(guān)內(nèi)容。若空過輔助信息，系統(tǒng)仍可運(yùn)行，不顯示出錯(cuò)信息，但有可能導(dǎo)致輔助核算對賬不符，因此，應(yīng)認(rèn)真輸入輔助核算內(nèi)容。（1）當(dāng)輸入的科目需要待核銀行賬時(shí)

29、，要求輸入對應(yīng)的結(jié)算方式、票號(hào)和發(fā)生日期，這些信息在進(jìn)行銀行對賬時(shí)使用。如果在初始設(shè)置中選擇了支票控制，該結(jié)算方式設(shè)為支票管理，則銀行賬輔助信息不能為空，而且該方式的票號(hào)應(yīng)在支票登記簿中有記錄。（2）當(dāng)輸入的科目有數(shù)量核算要求時(shí)，要求輸入數(shù)量和單價(jià)。系統(tǒng)根據(jù)“數(shù)量單價(jià)”自動(dòng)計(jì)算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不符，可將光標(biāo)移動(dòng)到貸方，按空格鍵即可調(diào)整金額方向。（3）當(dāng)輸入的科目有外幣核算要求時(shí)，要求輸入外幣金額和記賬匯率，并以外幣金額和記賬匯率的乘積作為記賬本位幣金額自動(dòng)填入借方或貸方金額欄內(nèi)。（4）當(dāng)輸入的科目有個(gè)人往來核算要求時(shí)，要求輸入部門、個(gè)人、票號(hào)和發(fā)生日期。（5）當(dāng)輸入的科目有

30、部門核算要求時(shí)，要求輸入部門。（6）當(dāng)輸入的科目有項(xiàng)目核算要求時(shí)，要求輸入部門、項(xiàng)目名稱等。（7）當(dāng)輸入的科目有客戶或供應(yīng)商往來核算要求時(shí)，要求輸入客戶或供應(yīng)商、業(yè)務(wù)員、票號(hào)、發(fā)生日期，以客戶往來為例。（8）當(dāng)輸入的科目已設(shè)置為備查科目時(shí)，再輸入憑證時(shí)，可按工具欄上的“備查”按鈕，打開“備查科目資料”對話框，輸入該科目備查資料。2.修改憑證憑證輸入時(shí)，盡管系統(tǒng)提供了多種控制錯(cuò)誤的措施。但錯(cuò)誤憑證是難免的，記賬憑證的錯(cuò)誤必然影響系統(tǒng)的核算結(jié)果。為了更正錯(cuò)誤，系統(tǒng)提供了對錯(cuò)誤憑證修改的功能。具體修改方式如下：第一種方式：對已經(jīng)輸入但未審核的記賬憑證，可隨時(shí)找到錯(cuò)誤憑證，在編輯狀態(tài)下直接進(jìn)行修改。第

31、二種方式：已通過審核但還未記賬的憑證不能直接修改，可以先通過憑證審核功能取消審核后，再通過憑證的編輯功能進(jìn)行直接修改。第三種方式：若已記賬的憑證發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)，不允許直接修改，針對此類憑證的處理，會(huì)計(jì)制度要求留下審計(jì)線索，可以采用“紅字沖銷法”或者“補(bǔ)充登記法”進(jìn)行更正。修改憑證的操作方法是：（1）編輯狀態(tài)下憑證的修改操作（2）沖銷憑證3.作廢/恢復(fù)憑證如果遇到有非法的憑證需要作廢時(shí)，可在“填制憑證”窗口中單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”命令，將非法憑證作廢。對于已作廢的憑證，可再次單擊“制單”菜單中的“作廢/恢復(fù)”命令，即可取消“作廢”標(biāo)志，將當(dāng)前憑證恢復(fù)為有效的憑證。4.整理憑證對于已作廢的憑

32、證，如果不想保留，則可單擊“制單”菜單中的“整理憑證”命令，將作廢憑證徹底刪除，并對未記賬的憑證重新編號(hào)。5.查詢和匯總憑證憑證的輸出和匯總是指對已經(jīng)輸入到計(jì)算機(jī)內(nèi)，且符合條件的憑證進(jìn)行查詢、打印和匯總。通過憑證的輸出和匯總可以明確當(dāng)前經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的情況，檢查憑證內(nèi)容的合法性和正確性，是否已對憑證進(jìn)行了審核。在進(jìn)行記賬憑證的輸出和匯總時(shí)，既可對未記賬憑證進(jìn)行查詢、打印和匯總，也可對已記賬憑證進(jìn)行查詢、打印和匯總；既可查詢、打印一張憑證，也可查詢、打印多張憑證。憑證的匯總可以得到一個(gè)匯總表，該表可以顯示或打印出來。憑證的輸出和匯總操作方法比較簡單，由有權(quán)進(jìn)行憑證查詢、打印的操作員進(jìn)入相應(yīng)的功能模塊，

33、輸入需查詢、打印和匯總的條件，確認(rèn)條件后，計(jì)算機(jī)會(huì)自動(dòng)顯示符合條件的憑證。如果單擊“打印”或“匯總”，即可打印、匯總憑證。二、審核憑證審核是指由具有審核權(quán)限的操作員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對制單人填制的記賬憑證進(jìn)行的檢查核對。審核的內(nèi)容包括兩個(gè)方面：一是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合法性，二是所錄入會(huì)計(jì)憑證的正確性。如記賬憑證是否與原始憑證相符、會(huì)計(jì)分錄是否正確等等。審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后，再審核。只有經(jīng)過審核后的記賬憑證才能作為正式憑證進(jìn)行記賬處理。審核憑證主要包括出納簽字、審核憑證兩方面工作。1.出納簽字會(huì)計(jì)憑證填制完成之后，如果該憑證是出納憑證，且在系統(tǒng)“選項(xiàng)”中選擇了“出納憑

34、證必須經(jīng)由出納簽字”，則應(yīng)由出納核對簽字。出納憑證由于涉及企業(yè)現(xiàn)金的收入與支出，應(yīng)加強(qiáng)對出納憑證的管理。出納人員可通過“出納簽字”功能對制單人員填制的帶有現(xiàn)金銀行科目的憑證進(jìn)行檢查核對，主要核對出納憑證的出納科目的金額是否正確，審查認(rèn)為錯(cuò)誤或有異議的憑證，應(yīng)交與填制人員修改后再核對。2.審核憑證憑證審核有屏幕審核和對照審核兩種方法。（1）屏幕審核屏幕審核是指直接根據(jù)原始憑證，對屏幕上顯示的記賬憑證進(jìn)行審核，對正確的記賬憑證，執(zhí)行審核命令，計(jì)算機(jī)將在憑證下方的審核處自動(dòng)簽上審核人姓名；對錯(cuò)誤的記賬憑證，不予審核或執(zhí)行標(biāo)錯(cuò)命令。如果標(biāo)錯(cuò)，計(jì)算機(jī)在憑證左上方標(biāo)明“有錯(cuò)”字樣。屏幕審核的方式有單張審核

35、方式和成批審核方式兩種方式。所謂單張審核方式是指憑證審核人員在審核憑證時(shí)一張一張地進(jìn)行審核，這種審核方式容易發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，但比較麻煩，適用于對憑證錄入人員所錄入的憑證有理由認(rèn)為有錯(cuò)誤的情形。所謂成批審核方式是指憑證審核人員一次審核多張憑證，這種方式比較快，只要用戶選擇相應(yīng)的功能鍵或輸入審核條件即可，但不能發(fā)現(xiàn)問題，適用于對憑證錄入人員所錄入的憑證有理由認(rèn)為完全正確的情形。有時(shí)會(huì)出現(xiàn)審核人員誤操作或已經(jīng)審核通過的憑證在未記賬前發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤等情況，此時(shí)應(yīng)取消簽章。取消簽章是指從已經(jīng)簽章的憑證上抹去審核人員的姓名，使得該張憑證成為未簽章的憑證。取消簽章的方式也分為單張取消簽章方式和成批取消簽章方式，具體方法

36、與憑證審核基本相同，所不同的是用的功能鍵不同。（2）對照審核對照審核是通過對憑證的二次輸入，達(dá)到系統(tǒng)自動(dòng)審核憑證的目的，確保經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理不會(huì)發(fā)生輸入錯(cuò)誤。三、記賬記賬憑證經(jīng)審核簽字后，即可用來登記總賬和明細(xì)賬、日記賬、部門賬、往來賬、項(xiàng)目賬以及備查賬等。記賬即登記賬簿，計(jì)算機(jī)記賬是將存放在“記賬憑證數(shù)據(jù)庫”這個(gè)非正式會(huì)計(jì)檔案中那些已經(jīng)審核簽章的會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)，通過一定的方法轉(zhuǎn)化成有關(guān)正式會(huì)計(jì)賬簿。在電算化方式下，記賬是由有記賬權(quán)限的操作員發(fā)出記賬命令，由計(jì)算機(jī)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的記賬程序自動(dòng)進(jìn)行合法性檢驗(yàn)、科目匯總、登記賬簿等操作。1.記賬處理計(jì)算機(jī)在處理記賬功能時(shí)，采用向?qū)Х绞?，使記賬過程更加明確。

37、只要單擊“憑證”菜單中的“記賬”命令，即可進(jìn)入記賬向?qū)В来位卮鹩嘘P(guān)問題就可完成記賬工作。計(jì)算機(jī)自動(dòng)對記賬前的各種憑證和賬簿進(jìn)行檢查和核對，并由計(jì)算機(jī)自動(dòng)進(jìn)行強(qiáng)制備份，其目的在于，一旦記賬過程被非法中斷（比如掉電）或用戶需要時(shí)，計(jì)算機(jī)將根據(jù)備份的數(shù)據(jù)，恢復(fù)到記賬前狀態(tài)。備份完數(shù)據(jù)后，就開始轉(zhuǎn)移已經(jīng)審核的憑證，同時(shí)根據(jù)這些憑證進(jìn)行匯總，產(chǎn)生各賬簿最新的本月發(fā)生額、本年累計(jì)發(fā)生額、期末余額等。這個(gè)過程由計(jì)算機(jī)在短時(shí)間內(nèi)自動(dòng)完成，不需人工干預(yù)。計(jì)算機(jī)處理完畢后自動(dòng)退出。記賬功能比較重要，一旦記賬，憑證不能再修改。因此，可將記賬權(quán)限限定為專人使用。已經(jīng)記賬的憑證需要修改，只能做藍(lán)字或紅字調(diào)整憑證進(jìn)行修

38、改。每月可進(jìn)行多次記賬，采用分時(shí)、分類、分批等方式將憑證記入有關(guān)賬簿。業(yè)務(wù)多的單位可每天記一次賬。2.取消記賬操作由于某種原因，如記賬過程中，由于斷電使登賬發(fā)生中斷等，導(dǎo)致記賬錯(cuò)誤，或者記賬后發(fā)現(xiàn)輸入的記賬憑證有錯(cuò)誤，需進(jìn)行修改。為了解決這類問題，可調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”功能，將數(shù)據(jù)恢復(fù)到記賬前狀態(tài)，待調(diào)整完后再重新記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動(dòng)調(diào)用“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”恢復(fù)數(shù)據(jù)，然后用戶重新記賬。系統(tǒng)提供兩種恢復(fù)記賬前狀態(tài)方式：一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到最后一次記賬前狀態(tài)；另一種是將系統(tǒng)恢復(fù)到本月月初狀態(tài)，不管本月記過幾次賬。具體操作方法是：首先，單擊“期末”菜單中的“對賬”命令

39、，進(jìn)入“對賬”窗口，在對賬狀態(tài)下，按“Ctrl+H”鍵，激活恢復(fù)記賬前狀態(tài)功能。然后，單擊“憑證”菜單中的“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”命令，打開“恢復(fù)記賬前狀態(tài)”對話框，選擇恢復(fù)方式單選按鈕，即可恢復(fù)記賬。四、 出納管理出納管理功能是出納人員進(jìn)行管理的一套工具，它包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬的輸出、支票登記簿的管理以及銀行對賬功能，并可對長期未達(dá)賬提供審計(jì)報(bào)告。1.日記賬日記賬輸出的主要格式包括：金額式日記賬和外幣日記賬（即復(fù)幣式日記賬），通過該功能可輸出某一天的現(xiàn)金、銀行存款日記賬，還可輸出任意一個(gè)會(huì)計(jì)月份的現(xiàn)金、銀行存款日記賬。（1）查詢?nèi)沼涃~現(xiàn)金科目、銀行存款科目必須在“會(huì)計(jì)科目”功能下的“指定科目”

40、中預(yù)先指定，使用“現(xiàn)金日記賬”功能，可查詢現(xiàn)金日記賬，同樣使用“銀行日記賬”功能，可查詢銀行日記賬。（2）打印日記賬使用“出納”菜單中的“賬簿打印”功能，可打印正式現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬?，F(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要每天登記，做到日清月結(jié)。如果業(yè)務(wù)較多要每天打印輸出，如果每天業(yè)務(wù)較少也可按旬打印輸出。定期采用計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁賬頁裝訂成冊。2.資金日報(bào)表資金日報(bào)表是反映現(xiàn)金、銀行存款每日發(fā)生額及余額情況的報(bào)表，在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中占據(jù)重要位置。在手工方式下，資金日報(bào)表由出納人員逐日填寫，反映當(dāng)天營業(yè)終了時(shí)現(xiàn)金、銀行存款的收支情況及余額。電算化方式下，“資金日報(bào)”功能用于查詢、輸出和打印資金日報(bào)表，提

41、供當(dāng)日借、貸金額合計(jì)和余額以及發(fā)生的業(yè)務(wù)量等信息。3.支票登記簿為了加強(qiáng)企業(yè)銀行支票的管理，企業(yè)通常需要建立“支票登記簿”，以便詳細(xì)登記支票領(lǐng)用人、領(lǐng)用日期、支票用途、是否報(bào)銷等情況。在手工方式下，支票登記簿由出納人員逐項(xiàng)填寫，用來反映支票的使用情況。電算化方式下，用戶要執(zhí)行“支票登記簿”功能，需要以下三個(gè)條件：（1）必須在初始設(shè)置的“選項(xiàng)”中已選擇“支票控制”。（2）必須在結(jié)算方式設(shè)置中已設(shè)置“票據(jù)結(jié)算”標(biāo)志。（3）必須在“會(huì)計(jì)科目”中已指定銀行總賬的科目。4.銀行對賬銀行對賬是企業(yè)出納人員的最基本工作之一。企業(yè)的結(jié)算業(yè)務(wù)大部分要通過銀行進(jìn)行結(jié)算，但由于企業(yè)與銀行的賬務(wù)處理和入賬時(shí)間不一致，

42、往往會(huì)發(fā)生雙方賬面不一致的情況，即所謂“未達(dá)賬項(xiàng)”。企業(yè)必須定期將銀行存款日記賬與銀行出具的對賬單進(jìn)行核對，并編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。電算化方式下，出納人員只需把對賬單錄入到計(jì)算機(jī)中，銀行存款日記賬與對賬單的核對可由計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成，并自動(dòng)編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。銀行對賬是貨幣資金管理的主要內(nèi)容。在總賬系統(tǒng)中，銀行對賬的科目是指在會(huì)計(jì)科目界面編輯菜單下指定科目中指定為銀行存款的科目。（1）錄入銀行對賬期初為了保證銀行對賬的正確性，在使用“銀行對賬”功能進(jìn)行對賬之前，必須在開始對賬的月初先將日記賬、銀行對賬單未達(dá)項(xiàng)錄入系統(tǒng)中?！般y行對賬期初錄入”功能是用于第一次使用銀行對賬模塊前輸入日記賬及對賬單

43、未達(dá)賬項(xiàng)，在開始使用銀行對賬之后一般不再使用。（2）錄入銀行對賬單“銀行對賬單”功能用于平時(shí)錄入、查詢和引入銀行對賬單，在此功能中顯示的銀行對賬單為啟用日期之后的對賬單。要實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)自動(dòng)對賬，在每月月末對賬前，必須將銀行開出的銀行對賬單輸入到計(jì)算機(jī)中，存入“對賬單文件”。（3）銀行對賬銀行對賬采用自動(dòng)對賬與手工對賬相結(jié)合的方式。自動(dòng)對賬是計(jì)算機(jī)根據(jù)對賬依據(jù)自動(dòng)進(jìn)行核對、勾銷，對于已核對上的銀行業(yè)務(wù)，系統(tǒng)將自動(dòng)在銀行存款日記賬和銀行對賬單雙方寫上兩清標(biāo)志，并視為已達(dá)賬項(xiàng)，對于在兩清欄未寫上兩清符號(hào)的記錄，系統(tǒng)則視其為未達(dá)賬項(xiàng)。手工對賬是對自動(dòng)對賬的補(bǔ)充，采用自動(dòng)對賬后，可能還有一些特殊的已達(dá)賬尚

44、未勾對出來而被視為未達(dá)賬項(xiàng)，為了保證對賬更徹底正確，可通過手工對賬來進(jìn)行調(diào)整。下列四種情況中，只有第一種情況計(jì)算機(jī)能夠自動(dòng)核銷已對賬的記錄，后三種情況均需人工幫助挑選相應(yīng)的業(yè)務(wù)，用強(qiáng)制的方式核銷：l 對賬單文件中一條業(yè)務(wù)記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中一條業(yè)務(wù)記錄相同；l 對賬單文件中一條業(yè)務(wù)記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中多條業(yè)務(wù)記錄相同；l 對賬單文件中多條業(yè)務(wù)記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中一條業(yè)務(wù)記錄相同；l 對賬單文件中多條業(yè)務(wù)記錄和銀行日記賬未達(dá)賬項(xiàng)文件中多條業(yè)務(wù)記錄相同。（4）輸出余額調(diào)節(jié)表在對銀行賬進(jìn)行兩清勾對后，便可調(diào)用此功能查詢打印“銀行存款余額調(diào)節(jié)表”，以檢查對賬是否正確。進(jìn)入

45、此項(xiàng)操作，屏幕顯示所有銀行科目的賬面余額及調(diào)整余額。（5）查詢對賬勾對情況“查詢對賬勾對情況”功能用于查詢單位日記賬及銀行對賬單的對賬結(jié)果。通過此功能可以了解經(jīng)過對賬后，對賬單上勾對的明細(xì)情況，包括已達(dá)賬項(xiàng)情況和未達(dá)賬項(xiàng)情況，從而進(jìn)一步查詢對賬結(jié)果。（6）核銷已達(dá)賬“核銷銀行賬”功能用于將核對正確并確認(rèn)無誤的已達(dá)賬刪除。在總賬系統(tǒng)中，用于銀行對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的數(shù)據(jù)是會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理的輔助數(shù)據(jù)。正確對賬后，已達(dá)賬項(xiàng)數(shù)據(jù)已無保留價(jià)值，因此，通過上述對賬的結(jié)果和對賬明細(xì)情況后，便可通過“核銷銀行賬”功能核銷用于對賬的銀行日記賬和銀行對賬單的已達(dá)賬項(xiàng)，以清理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的硬盤空間。在執(zhí)行核

46、銷功能時(shí)，應(yīng)確保銀行對賬正確。（7）長期未達(dá)賬審計(jì)“長期未達(dá)賬審計(jì)”功能用于查詢至截止日期為止未達(dá)天數(shù)超過一定天數(shù)的銀行未達(dá)賬項(xiàng)，以便企業(yè)分析長期未達(dá)原因，避免資金損失，其操作方法是：單擊“出納”菜單中的“長期未達(dá)賬審計(jì)”命令，打開“長期未達(dá)賬審計(jì)條件”對話框，輸入查詢的截止日期及至截止日期未達(dá)天數(shù)超過天數(shù)，審計(jì)條件輸入完成后，單擊“確定”按鈕，屏幕顯示查詢結(jié)果。五、賬簿管理賬簿管理也叫賬表輸出，是指對存放在計(jì)算機(jī)內(nèi)的有關(guān)總賬、明細(xì)賬、日記賬、余額表等進(jìn)行查詢、打印方面的輸出。無論是查詢還是打印，都必須輸入指定條件，由計(jì)算機(jī)按照所給條件，在有關(guān)數(shù)據(jù)庫中查找符合條件的記錄，并將符合條件的賬表顯示

47、出來。所不同的是，打印先把賬表顯示出來，然后再單擊“打印”即可。查詢賬簿，是會(huì)計(jì)日常工作中另一個(gè)重要內(nèi)容。除了前述現(xiàn)金和銀行存款的查詢輸出外，賬簿管理還包括基本會(huì)計(jì)核算賬簿的查詢輸出，以及各種輔助核算賬簿的查詢輸出。賬簿查詢提供未記賬憑證的模擬記賬功能，使企業(yè)能隨時(shí)了解各科目的最新余額和明細(xì)情況，對部門、項(xiàng)目信息反映及時(shí)，費(fèi)用控制更加可靠；而且在賬簿查詢的過程中，處處可以方便地實(shí)現(xiàn)：總賬、明細(xì)賬、憑證之間的聯(lián)查。1.基本核算賬簿基本會(huì)計(jì)核算賬簿管理包括總賬及余額表、明細(xì)賬及序時(shí)賬、多欄賬、日記賬和日報(bào)表的查詢及打印輸出。（1）總賬的查詢：總賬查詢不但可以查詢各總賬科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)

48、和月末余額，而且還可查詢所有二至六級明細(xì)科目的年初余額、各月發(fā)生額合計(jì)和月末余額。（2）余額表的查詢：發(fā)生額及余額表用于查詢統(tǒng)計(jì)各級科目的本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、余額等，可以輸出某月或某幾個(gè)月的所有總賬科目或明細(xì)賬科目的期初余額、本期發(fā)生額、累計(jì)發(fā)生額、期末余額。（3）明細(xì)賬的查詢：“明細(xì)賬”功能用于平時(shí)查詢各賬戶的明細(xì)發(fā)生情況，以及按任意條件組合查詢明細(xì)賬。在查詢過程中可以包含未記賬憑證。本功能提供了三種明細(xì)賬的查詢格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。普通明細(xì)賬是按科目查詢，按發(fā)生日期排序的明細(xì)賬；按科目排序明細(xì)賬是按非末級科目查詢，按其有發(fā)生的末級科目排序的明細(xì)賬；月份綜合

49、明細(xì)賬是按非末級科目查詢，包含非末級科目總賬數(shù)據(jù)及末級科目明細(xì)數(shù)據(jù)的綜合明細(xì)賬。（4）多欄賬的查詢：在總賬系統(tǒng)中，普通多欄賬由系統(tǒng)將要分析科目的下級科目自動(dòng)生成“多欄賬”。一般負(fù)債、收入類科目分析其下級科目的貸方發(fā)生額，資產(chǎn)、費(fèi)用類科目分析其下級科目的借方發(fā)生額，并允許隨時(shí)調(diào)整。多欄賬的欄目內(nèi)容可以自定義，也可以對科目的分析方向、分析內(nèi)容、輸出內(nèi)容進(jìn)行定義，同時(shí)可定義多欄賬格式，以便于滿足核算管理需求。（5）日記賬和日報(bào)表的查詢通過日記賬和日報(bào)表的查詢，可查詢除現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬以外的其他日記賬，其具體操作與總賬、明細(xì)賬的查詢操作基本相同。（6）賬簿打印打印賬簿是賬務(wù)處理最終目標(biāo)，包括總賬

50、、明細(xì)賬、日記賬等。賬簿打印用于打印正式的會(huì)計(jì)賬簿，打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿的格式和內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。如果已結(jié)賬，打印會(huì)計(jì)賬簿時(shí)應(yīng)有特殊標(biāo)記，以示區(qū)別。系統(tǒng)的“賬簿打印”功能打印的是作為正式賬簿使用的賬簿；各種賬簿查詢窗口中的“打印”功能是打印符合查詢條件的各種賬簿，不能作為正式賬簿保存。計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表均應(yīng)以計(jì)算機(jī)打印的書面形式保存。2.輔助核算賬簿各類輔助核算的代碼、名稱、初始余額已經(jīng)在初始化過程完成，輔助核算的數(shù)據(jù)錄入已在憑證錄入過程完成，計(jì)算機(jī)內(nèi)輔助核算賬簿數(shù)據(jù)的形成已經(jīng)在記賬過程完成，輔助核算數(shù)據(jù)打印的關(guān)鍵在于找到以各種形式表現(xiàn)的所需數(shù)據(jù)，因此

51、，本節(jié)介紹輔助核算數(shù)據(jù)的瀏覽、查詢。（1）客戶/供應(yīng)商往來管理由于賒銷（賒購）或其他方面的原因，形成了企業(yè)往來款項(xiàng)，這些往來款項(xiàng)如不能有效地進(jìn)行管理，就會(huì)使企業(yè)的經(jīng)營活動(dòng)受到一定的影響，因此加強(qiáng)往來款項(xiàng)管理是一項(xiàng)不容忽視的工作?？傎~系統(tǒng)為企業(yè)提供清理所有具有往來性質(zhì)賬戶的功能，包括客戶往來、供應(yīng)商往來和個(gè)人往來的清理。往來管理主要涉及往來輔助賬余額表、明細(xì)賬的查詢及其正式賬簿的打印，以及往來賬的清理。往來賬清理主要是對往來賬戶的勾對，并提供賬齡分析及催款單。本節(jié)以客戶往來輔助賬為例，說明往來管理的主要內(nèi)容，供應(yīng)商往來管理基本相同。往來余額表：客戶往來余額表包括客戶科目余額表、客戶余額表、客戶三

52、欄余額表、客戶項(xiàng)目余額表、客戶部門余額表、客戶業(yè)務(wù)員余額表、客戶分類余額表、客戶地區(qū)分類余額表。往來明細(xì)賬：客戶往來明細(xì)賬包括客戶明細(xì)賬、客戶科目明細(xì)賬、客戶三欄明細(xì)賬、客戶部門明細(xì)賬、客戶項(xiàng)目明細(xì)賬、客戶業(yè)務(wù)員明細(xì)賬、客戶分類明細(xì)賬、客戶地區(qū)分類明細(xì)賬、客戶多欄明細(xì)賬。往來兩清：對已達(dá)往來賬應(yīng)該及時(shí)作往來賬的兩清工作。例如：上月向某單位銷貨時(shí)應(yīng)收1000元，本月收回欠款1000元，兩清就是在這兩筆業(yè)務(wù)上同時(shí)打上“標(biāo)記”，表示這筆往來業(yè)務(wù)已結(jié)清。兩清應(yīng)該分科目、分往來客戶進(jìn)行。首先選擇往來科目，然后選擇往來客戶，再選擇兩清方式，進(jìn)行兩清處理。往來兩清的處理方式有計(jì)算機(jī)自動(dòng)勾對和手工強(qiáng)制勾對兩種

53、。自動(dòng)勾對是指計(jì)算機(jī)自動(dòng)將所有已結(jié)清的往來業(yè)務(wù)打上“標(biāo)記”。手工勾對是在無法自動(dòng)勾對時(shí)，通過手工勾對方式將往來業(yè)務(wù)人為地打上勾對標(biāo)記，是系統(tǒng)自動(dòng)勾對的補(bǔ)充。兩清依據(jù)包括按部門兩清、按項(xiàng)目兩清和按票號(hào)兩清。按部門兩清是對于同一科目下部門相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動(dòng)勾對；按項(xiàng)目兩清是對于同一科目同一往來戶下，輔助核算項(xiàng)目相同的往來款項(xiàng)多筆借方（貸方）合計(jì)相等情況的自動(dòng)勾對；按票號(hào)兩清是對于同一科目下相同票號(hào)、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄自動(dòng)勾對。查詢方式包括專認(rèn)勾對、逐筆勾對和全額勾對。專認(rèn)勾對是按業(yè)務(wù)號(hào)勾對，通過在制單過程中指定業(yè)務(wù)編號(hào)或字符，作為往來賬勾對標(biāo)識(shí)，對于同一科目下

54、業(yè)務(wù)號(hào)相同、借貸方向相反、金額一致的兩筆分錄進(jìn)行自動(dòng)勾對；逐筆勾對是在未指定業(yè)務(wù)號(hào)的情況下，系統(tǒng)按金額一致、方向相反的原則自動(dòng)勾對同一科目下同一往來戶的往來款項(xiàng)；全額勾對是為提高對賬成功率，對于同一科目同一往來戶下，可能存在著借方（貸方）的某項(xiàng)合計(jì)等于對方科目的某幾項(xiàng)合計(jì)，尤其是帶有業(yè)務(wù)號(hào)的往來款項(xiàng)，全額勾對將對這些合計(jì)項(xiàng)進(jìn)行勾對。系統(tǒng)自動(dòng)勾對時(shí)，第一次按專認(rèn)勾對，第二次按逐筆勾對，第三次按全額勾對。往來賬齡分析應(yīng)收賬款的賬齡分析是往來管理的重要功能之一?！百~齡”是指某一往來業(yè)務(wù)從發(fā)生之日到結(jié)清之日的時(shí)間期限。通過賬齡分析表對應(yīng)收賬款拖欠時(shí)間的整理歸類和分析，了解企業(yè)管理人員收款工作的效率，以

55、便正確確定今后的銷售策略，并能根據(jù)各種應(yīng)收賬款過期的時(shí)間和歷史資料，估計(jì)壞賬損失。通過賬齡分析表，系統(tǒng)將輸出應(yīng)收賬款科目下所指定的，各個(gè)賬齡期間內(nèi)各往來客戶應(yīng)收賬款的分布情況，計(jì)算出各種賬齡應(yīng)收賬款占總應(yīng)收賬款的比例，以幫助管理人員了解分析應(yīng)收賬款的資金占用情況，便于及時(shí)通過“客戶往來催款單”催要貨款或通過調(diào)整客戶的信用額度控制客戶延期付款的狀況。（2）個(gè)人往來管理個(gè)人往來賬功能適用于個(gè)人往來業(yè)務(wù)較多的企業(yè)或單位，個(gè)人往來是指企業(yè)與單位內(nèi)部職工發(fā)生的往來業(yè)務(wù)。利用個(gè)人往來核算功能需先在設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)將需使用個(gè)人往來核算的科目的賬類設(shè)為個(gè)人往來。使用個(gè)人往來核算功能可以完成個(gè)人余額查詢統(tǒng)計(jì)、個(gè)人

56、往來明細(xì)賬查詢輸出、個(gè)人往來清理、往來對賬、個(gè)人往來催款單、個(gè)人往來賬齡分析和打印催款單等。（3）部門核算管理在總賬系統(tǒng)中，如果在定義會(huì)計(jì)科目時(shí)，把某科目賬類標(biāo)注為部門輔助核算，系統(tǒng)則對這些科目除了進(jìn)行部門核算外，還提供了橫向和縱向的查詢統(tǒng)計(jì)功能，為企業(yè)管理者輸出各種會(huì)計(jì)信息，真正體現(xiàn)了“管理”的功能。部門輔助賬的管理主要涉及部門輔助總賬、明細(xì)賬的查詢，正式賬簿的打印以及如何得到部門收支分析表。（4）項(xiàng)目核算管理項(xiàng)目核算管理功能主要用于核算項(xiàng)目的收支情況，歸集項(xiàng)目發(fā)生的各項(xiàng)費(fèi)用、成本，系統(tǒng)還提供項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)表，進(jìn)一步幫助企業(yè)管理人員及時(shí)地掌握項(xiàng)目完成進(jìn)度、項(xiàng)目超預(yù)算情況。項(xiàng)目核算管理提供項(xiàng)目總賬、項(xiàng)目明細(xì)賬兩種查詢方式，并提供項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)分析功能。第四節(jié) 總賬系統(tǒng)月末處理月末處理是指在將本月所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)全部登記入賬后所要做的工作，主