公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度規(guī)章制度

1、公司人事檔案管理辦法規(guī)章制度規(guī)章制度篇一：員工人事檔案管理制度 員工人事檔案管理制度 第一章 總 則 第一條 為加強(qiáng)和規(guī)范員工檔案管理，根據(jù)中華人民共和國檔 案法和勞動(dòng)部發(fā)企業(yè)職工檔案管理工作規(guī)定，結(jié)合公司工作實(shí)際，特制定本辦法。 第二條 員工檔案建立范圍 凡被公司招聘并錄用的人員，均應(yīng)同時(shí)擁有個(gè)人社會(huì)檔案和公司 員工內(nèi)部檔案包括電子檔案、文本檔案各一套。 第二章 員工檔案種類及運(yùn)用 第三條 個(gè)人社會(huì)檔案：本公司員工的個(gè)人社會(huì)檔案原則上要求 均在西安市各人才中心托管，并隨員工工作關(guān)系予以轉(zhuǎn)接。 第四條 員工內(nèi)部檔案：公司員工內(nèi)部檔案作為個(gè)人社會(huì)檔案的 補(bǔ)充，統(tǒng)一在公司存檔由行政人事部管理，以方

2、便行政人事部工作需求，并按年度視情移交歸存到個(gè)人社會(huì)檔案。 第五條 公司員工內(nèi)部檔案收集的內(nèi)容： 1、員工應(yīng)聘登記表、員工入職登記表、身份證及戶口本（或暫住證）復(fù)印件、最高學(xué)歷證書和職稱證書及職業(yè)資格證書復(fù)印件。以及其他有關(guān)員工職業(yè)、技能信息的相關(guān)證書、文件復(fù)印件。 2、勞動(dòng)合同、員工轉(zhuǎn)正申請表、職務(wù)任免文件、公司內(nèi)部調(diào)令、社會(huì)保險(xiǎn)轉(zhuǎn)移繳納證明、年度績效考核表、工傷事故處理記錄、退休、解除勞動(dòng)合同證明書及其他相關(guān)離職手續(xù)文件等材料 3、培訓(xùn)合同、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、獎(jiǎng)懲文件或記錄等其他資料。 4、參加中國共產(chǎn)黨、共青團(tuán)及民主黨派的材料以及其他可供組織參考的材料。 第三章 員工檔案收集程序和歸檔標(biāo)準(zhǔn)

3、第六條 收集辦法： 1、個(gè)人社會(huì)檔案：個(gè)人社會(huì)檔案托管在西安市各人才交流中心的公司的員工，提出歸檔申請，由行政人事部統(tǒng)一向申請人檔案所在人才交流中心移交員工內(nèi)部檔案信息，以形成員工社會(huì)檔案的有效積累。移交社會(huì)檔案的材料須加蓋公章，并在公司員工內(nèi)部檔案中留存?zhèn)洳椤?2、員工內(nèi)部檔案：公司新入職員工一律由行政人事部負(fù)責(zé)形成公司內(nèi)部檔案。凡本文所列應(yīng)歸檔的各類資料，在職能部門內(nèi)形成材料后的一周內(nèi)按要求將材料送交行政人事部歸檔。 第七條 歸檔標(biāo)準(zhǔn)： 1、歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應(yīng)完整、齊全、 真實(shí)，文字清楚，對象明確，有承辦單位蓋章或個(gè)人簽字、有形成時(shí)間的日期。 2、一般要求用原件存檔。

4、如用復(fù)印件存檔的，須加蓋行政人事部門專用章后方可入檔。 第四章 員工檔案的借閱 第八條 員工檔案除總經(jīng)理和副總經(jīng)理、行政人事部經(jīng)理及主管人事的主管外，其余人員不得擅自查閱。如確因工作需要查閱和借用公司員工檔案，須填寫檔案查閱審批表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 第九條 有關(guān)國家機(jī)關(guān)及相關(guān)單位人員若需查閱員工檔案，應(yīng)持單位介紹信和本人工作證并填寫檔案查閱審批表，由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字審批后方予查閱。 第十條 員工檔案原則不予外借，如必須借出使用時(shí)，須嚴(yán)格履行登記審批手續(xù)。 第十一條 查閱檔案者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁在檔案卷宗中涂改、圈劃或抽取撤換檔案材料，不得泄露或擅自擴(kuò)散檔案內(nèi)容，違者按有關(guān)規(guī)定追究

5、當(dāng)事人責(zé)任。 第五章 檔案的轉(zhuǎn)接 第十二條 員工社會(huì)檔案的轉(zhuǎn)接由本人按照相關(guān)機(jī)構(gòu)的規(guī)定自行辦理，原則要求社會(huì)檔案隨勞動(dòng)關(guān)系一并轉(zhuǎn)移。 第十三條 員工調(diào)動(dòng)或離職，其內(nèi)部檔案內(nèi)需要移存至社會(huì)檔案的資料由行政人事部負(fù)責(zé)移存。 第六章 員工檔案的存檔期限及銷毀要求 第十四條 對于正常離職且離職手續(xù)齊備的員工內(nèi)部檔案，在公司保存5年（一般員工）10年（中高層管理人員）后酌情銷毀。 第十五條 對非正常離職或離職手續(xù)不齊全的員工內(nèi)部檔案，原則上永久留存，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得銷毀。 第十六條 員工檔案編號(hào)管理，檔案編號(hào)為八位數(shù)且具有唯一性，其中檔案編號(hào)前四位數(shù)字為入職員工序號(hào)，包括前兩位公司部門編號(hào)和后兩位員

6、工編號(hào)。檔案編號(hào)后四位數(shù)字表示員工入職的年份和月份。員工檔案編號(hào)與員工工卡、餐卡、考勤卡以及未來公司增設(shè)的各項(xiàng)與員工信息有關(guān)的物品保持一致性，以便檢索。 第十七條 員工檔案的銷毀由行政人事部門負(fù)責(zé)，在辦理檔案銷毀審批手續(xù)后按照國家相關(guān)規(guī)定安排專人到專業(yè)銷毀場所進(jìn)行銷毀。未經(jīng)鑒定和未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自銷毀員工檔案。對故意損壞或擅自銷毀者，應(yīng)視情節(jié)給予懲處。 第七章 員工檔案管理人員的職責(zé) 1、忠于職守，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法規(guī)及企業(yè)相關(guān)制度，維護(hù)員工檔案的真實(shí)性。 2、按照歸檔范圍認(rèn)真收集、鑒別和整理員工檔案材料，并按規(guī)定辦理日常的查閱、借用和轉(zhuǎn)遞。 3、做好員工檔案的保管、保密和保護(hù)工作，確保員工

7、檔案的完整與安全。 4、做好員工檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)，促進(jìn)員工檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。 第_條 本辦法自印發(fā)之日起執(zhí)行。 行政人事部 年1月5日 篇二：人事檔案管理制度 人事檔案管理制度 第一章、總則 第一條：為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效的保護(hù)和利用檔案，使之科學(xué)化、規(guī)范化、制度化，在企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)中充分發(fā)揮人事檔案的作用，更好地為怡通集團(tuán)各項(xiàng)工作服務(wù)，特制定本管理制度。 第二條：人事檔案工作是集團(tuán)組織人事工作的重要組成部分，也是集團(tuán)檔案工作的重要組成部分。它是為貫徹執(zhí)行集團(tuán)戰(zhàn)略、方針、政策服務(wù)的，是選賢舉能，知人善任，歷史地全面地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。 第

8、三條：本制度適用于怡通集團(tuán)總部及其各子公司。 第二章、管理職責(zé) 第四條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的職責(zé) a、負(fù)責(zé)制訂、修改和完善集團(tuán)人事檔案管理的相關(guān)工作管理制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范； b、負(fù)責(zé)本制度在各子公司實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查； c、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)戰(zhàn)略決策委員會(huì)成員的人事檔案管理工作； d、負(fù)責(zé)怡通集團(tuán)各子公司、部門的員工人事檔案管理工作； e、負(fù)責(zé)對各子公司的員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)。 第五條：集團(tuán)企業(yè)管理部人事檔案管理的義務(wù)是指導(dǎo)各子公司按本制度要求建立規(guī)范的檔案管理程序、規(guī)范檔案管理行為。 第六條：各子公司行政部門人事檔案管理的職責(zé)就是負(fù)責(zé)執(zhí)行本制度，按其要求建立規(guī)范的

9、人事檔案管理；負(fù)責(zé)管理企業(yè)管理部所有員工人事檔案管理工作。 第三章、人事檔案內(nèi)容 第七條：人事檔案一式兩套（原件由各子公司行政部保管、復(fù)印件由集團(tuán)人事部統(tǒng)一管理），是由歷史地、全面地反映員工情況的有關(guān)材料構(gòu)成，主要有如下幾類： a、履歷材料（包括個(gè)人的簡歷資料、學(xué)歷、資格證等）； b、考核、考察材料； c、獎(jiǎng)勵(lì)及處分材料； d、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料； e、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、錄用、任免、聘用、離職材料； f、其他可供企業(yè)用人參考的資料。 第四章、檔案編號(hào)管理 第八條：各子公司行政部門必須按照oa管理系統(tǒng)中的員工編號(hào)（即：工號(hào)）進(jìn)行編號(hào)，每100 個(gè)檔案做一個(gè)標(biāo)記，方便查找。 由其他單位轉(zhuǎn)入

10、的員工檔案，按照轉(zhuǎn)入單位的編號(hào)更換編號(hào)（轉(zhuǎn)出單位辦理離職手續(xù)）。 第五章、人事檔案的收集與整理 第九條：日常收集員工履歷表、試用期考評表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、崗位/待遇調(diào)整表、續(xù)簽合同等材料。 各子公司人事檔案管理人員必須在每次招聘結(jié)束后的七日之內(nèi)（試崗期結(jié)束），必須將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。 日常新進(jìn)人員的人事檔案必須于辦理入職手續(xù)兩日之內(nèi)，將將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。 第十條：各子公司行政部門的人事專員在以下幾個(gè)時(shí)段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。 1、新員工報(bào)到時(shí) 新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋

11、封面右上方書寫上檔案袋編號(hào)（口取紙）、員工姓名、性別。結(jié)束試崗期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔： 許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表（必須要有面試評價(jià)表及審批人意見簽署）； 身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件； 2、員工辦理正式入職手續(xù)時(shí) 員工結(jié)束七天試用期后的三個(gè)工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行再次歸檔： （1）許昌怡通集團(tuán)應(yīng)聘人員求職表（必須要有面試評價(jià)表及審批人意見簽署）； 身份證（雙面都印在同一頁上，a4紙）、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件 3、員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時(shí) 員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，各級(jí)人力資源部門人事專員必

12、須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋： 該員工的應(yīng)聘求職表、試用期考評表； 勞動(dòng)合同、保密協(xié)議； 4、員工辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)時(shí) 各級(jí)人力資源部門，在完成員工調(diào)動(dòng)手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)將員工調(diào)動(dòng)手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的資料有： 崗位/待遇調(diào)整表； 、工作交接表； 、文件檔案資料移交明細(xì)表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表； 5、員工辦理離職手續(xù)時(shí) 各級(jí)人力資源部門人事專員，在辦完員工離職手續(xù)的三個(gè)工作日內(nèi)，將離職相關(guān)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，必須裝入的資料有： 該員工的書面離職申請書； 離職清算表 、離職申批表； 、員工離職工作移交表； 、文件檔案資料移交明細(xì)

13、表、物品資產(chǎn)移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作（事宜）移交明細(xì)表。 第十一條：每年一季度按公司檔案管理辦法對上一年的人事檔案進(jìn)行整理、組卷。人事檔案的收集范圍：本管理制度第三章中所列的檔案內(nèi)容涉及的相關(guān)材料。 第十二條：在整理過程中,不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。 第六章、人事檔案的借閱與移交 第十三條：凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部門的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)企業(yè)管理部領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在7天內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。 借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換，不得復(fù)印。 第十四條： 人事檔案的移

14、交分為人事檔案移交和人事檔案管理人員工作變動(dòng)移交兩種。 第七章、其他規(guī)定 第十五條：凡是公司的員工（正式員工、試用員工和臨時(shí)員工）都必須建立檔案正本，是否建立副本，根據(jù)工作需要由人力資源部自行確定。 第十六條：檔案管理人員應(yīng)具有良好的思想素養(yǎng)，按受過正規(guī)的檔案管理培訓(xùn)，在工作中須嚴(yán)格遵守保密制度。 第十七條：不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)按公司檔案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。 第_條：集團(tuán)人事部定期或不定期地對各子公司的人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)，檢查中凡發(fā)現(xiàn)不按照以上規(guī)定予以辦理執(zhí)行的，視情節(jié)輕重，處罰人事檔案管理員50200元，其所屬各子公司領(lǐng)導(dǎo)負(fù)連帶責(zé)任，處罰100200元。 第

15、_條：各子公司人事檔案管理人員是定崗管理，凡與原人事檔案管理人員的變動(dòng)（包括換 崗、離職、增減其他工作量）的，必須報(bào)經(jīng)集團(tuán)企業(yè)管理部，批準(zhǔn)后方可執(zhí)行，否則直接處罰當(dāng)事人50200元，各子公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任，處罰50200元。 第二十條：獎(jiǎng)懲投訴 員工對本人或他人的獎(jiǎng)懲在以事實(shí)為依據(jù)的前提下可以越級(jí)投訴，也可以直接投訴到集團(tuán)人事部。 受到投訴的獎(jiǎng)懲在抽查時(shí)可暫停，待調(diào)查清楚后再予以處置。 1、投訴調(diào)查結(jié)果屬實(shí)的，撤消原獎(jiǎng)懲決定，可以對員工投訴他人獎(jiǎng)懲的進(jìn)行表揚(yáng)獎(jiǎng)勵(lì)。 2、投訴調(diào)查結(jié)果不屬實(shí)的，維持原獎(jiǎng)懲決定，并對投訴員工進(jìn)行，要規(guī)范其行為和思想，注重事實(shí)；若純屬造謠生事的，可以對投訴員工予

16、以行政記過處罰。 第二十一條：本制度最終解釋權(quán)歸集團(tuán)企業(yè)管理部。 第二十二條：本制度從下發(fā)之起實(shí)施。 篇三：員工檔案管理制度 員 工 檔 案 管 理 制 度 一、目 的 為了規(guī)范公司人事檔案管理，加強(qiáng)檔案管理的完整性、真實(shí)性、及時(shí)性和保密性。同時(shí)為了維護(hù)人事檔案的完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。 二、適用范圍 適用于公司員工紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理工作。 三、職 責(zé) 公司行政人事部門為本公司員工人事檔案的歸口管理部門。 四、原則 分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規(guī)范。 五、檔案管理內(nèi)容 1、員工入職檔案：個(gè)人簡歷、員工入職登記表、應(yīng)聘人員登記表、

17、面試記錄及待遇核定事項(xiàng)審批、筆試試題、身 份證復(fù)印件、學(xué)歷學(xué)位證復(fù)印件、轉(zhuǎn)正及晉級(jí)表、離職證明、各類合同及協(xié)議。 2、員工培訓(xùn)檔案：培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)報(bào)告或者考評結(jié)果、培訓(xùn)審批表、員工外派培訓(xùn)合同、外出培訓(xùn)反饋表（證書原件）、員工培訓(xùn)統(tǒng)計(jì)表。 3、績效管理檔案：將員工績效考核相關(guān)資料按月歸類整理。 4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。 六、程序 1、新員工報(bào)到后，收齊新入職員工的所有手續(xù)、證件、資料后，統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號(hào)、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質(zhì)檔案統(tǒng)一歸入每位員工的個(gè)人檔案

18、袋，電子檔案以hr管理信息系統(tǒng)為平臺(tái)進(jìn)行統(tǒng)一管理。員工人事檔案管理人員須忠于職守，嚴(yán)格遵守公司員工保密管理制度。 2、檔案建立：新員工經(jīng)考核合格，入職之日始，即建立個(gè)人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學(xué)歷職稱證件的復(fù)印件、個(gè)人簡歷、應(yīng)聘擋案表、錄用審批表、員工個(gè)人檔案表、體檢報(bào)告、離職(失業(yè))證明等。 七、 為保證員工檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，以體現(xiàn)系統(tǒng)時(shí)效性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)，及時(shí)更新、變化的資料進(jìn)行系統(tǒng)錄入， 具體時(shí)限要求如下： 1、 新員工入職、員工調(diào)動(dòng)、任命、借用、離職信息自生成之日起二個(gè)工作日內(nèi)錄入電子檔案，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔； 2、組織機(jī)構(gòu)變動(dòng)、培訓(xùn)管理、考核管理、獎(jiǎng)懲管理信息自生成之日起七個(gè)個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔； 3、 社會(huì)保險(xiǎn)、合同簽訂等信息自生成之日起七個(gè)工作日內(nèi)錄入，并進(jìn)行紙質(zhì)檔案歸檔。 八、 人事檔案借/調(diào)閱 1、調(diào)閱員工的人事檔案需填寫檔案借/查閱申請表并經(jīng)有效批準(zhǔn)。 2、本部門員工的人事檔案調(diào)閱需經(jīng)部門主管批準(zhǔn)。 3、 部門主管有權(quán)調(diào)閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審核，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4、部門主管級(jí)別的人事檔案，總經(jīng)理有權(quán)調(diào)閱。 5、調(diào)閱檔案原則上在行政人事部門內(nèi)部并在指定人員陪同下調(diào)閱。如需借出行政人事部門，需行