優(yōu)秀秘書應該具備的條件ppt課件.ppt

1、秘書應具備的基本條件,1,教學策劃,教學目標：、了解秘書任職應有的技術(shù)資格 、了解秘書任職應有的非技術(shù)資格 3、了解秘書任職的一般要求 教學重點：秘書應具有的素質(zhì)、修養(yǎng) 教學難點：靈活地掌握秘書任職應有的技術(shù)資格 和非技術(shù)資格，較好地完成秘書工作,2,秘書在現(xiàn)代企業(yè)中的位置圖,3,一、秘書任職的技術(shù)資格,1、受教育程度 2、專業(yè)技能 3、工作經(jīng)歷 知識是基礎；智力是知識的結(jié)晶；能力是知識和智力的最終體現(xiàn)和歸宿,4,受教育程度（智能素養(yǎng),1）秘書的知識結(jié)構(gòu)：（通才型） 知識積累： 基礎知識 專業(yè)知識 行業(yè)知識 相關知識 工具性知識 （1）專與博的兼容性。 （2）廣泛的適應性。 （3）強健的再生性

2、,5,2）秘書的智力結(jié)構(gòu) 智力是賴以吸取外界知識的能力，包括： 觀察力 注意力 記憶力 思維力 想象力,6,專業(yè)技能（才干素養(yǎng)）（重點,1）較強的寫作能力（閱讀概括能力） 2）精明的辦事能力 聽知領悟能力 口頭表達能力 靈活應變能力 溝通與交際能力 組織協(xié)調(diào)能力 分析判斷能力 商業(yè)運作能力 超前預測能力 （秘書輔助領導：跟蹤適應、同步適應、超前適應） 獨立辦事能力、策劃與決策能力 3）熟練的操作能力,7,提高商業(yè)運作能力,遵循“一個原則” （商業(yè)游戲規(guī)則：“成本+利潤=報價” ） 做好“三類事情”（1、能夠為公司帶來新生意、增加營業(yè)額的事情；2、能夠維持現(xiàn)有狀況及鞏固已有客戶的事情；3、必須要

3、做但對企業(yè)沒有直接利益的事情。在第一類事情沒有做好之前，決不做第二類事情。 ） 做到“五個是否”（1、是否提供滿意的服務；2、是否向客戶索取電話、名字，取得進一步聯(lián)系的理由意愿；3、是否在客戶拒絕后繼續(xù)用其他辦法保持聯(lián)系；4、是否清楚、準確地表達客戶的要求；5、是否能讓客戶為你介紹新的業(yè)務或新的客戶。） 同時，職業(yè)秘書要具備商業(yè)敏感性，判斷項目的真?zhèn)位蚩尚行?8,3、工作經(jīng)歷（工作經(jīng)驗,一是為人處世的經(jīng)驗，又稱社會經(jīng)驗； 二是長期從事某一職業(yè)的工作經(jīng)驗，也稱為專業(yè)經(jīng)驗,9,全美秘書協(xié)會章程對秘書人員的要求,要象心理學家一樣善于洞察別人的心靈； 要象文學家一樣善于駕駛文字； 要象政治家一樣有靈敏

4、的頭腦； 要象外交家一樣有瀟灑的風度； 要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力; 以美國為代表的西方國家為聯(lián)合國秘書長選定了協(xié) 定的條件：具有領導、籌劃和組織眾多國家職員的管 理能力，能流利使用聯(lián)合國兩種的工作語言，具有作 為領導人物感人的魅力和有溝通人際交流思想的能力,10,二、 秘書任職的非技術(shù)資格,秘書應有的職業(yè)素養(yǎng)： 1）角色意識。 2）服務意識。 3）勤奮意識,11,二、秘書任職的非技術(shù)資格1,一）秘書的心理素質(zhì) 秘書的心理健康是指秘書個體能以良好的心理狀態(tài)適應職業(yè)活動的環(huán)境。 1、秘書的氣質(zhì)特點： 秘書的氣質(zhì)是指一個秘書比較穩(wěn)定的心理活 動的動力特征，可理解為“脾氣”、“秉性”、“性

5、情”。 膽汁質(zhì) 多血質(zhì) 粘液質(zhì) 抑郁質(zhì),12,多血質(zhì)的秘書主動靈活，交際能力強，但缺乏持續(xù)性，興趣易轉(zhuǎn)移； 膽汁質(zhì)的秘書熱情、認真、果斷，但感情容易沖動，影響工作的開展； 粘液質(zhì)的秘書遇事沉著冷靜，長于實干，穩(wěn)定性強，但往往反應較慢，動作遲緩； 抑郁質(zhì)的秘書敏感心細，一絲不茍，但性情易孤僻，優(yōu)柔寡斷。 秘書人員應根據(jù)職業(yè)特點和自身狀況，自覺重視和加強氣質(zhì)修養(yǎng)，克服不良的氣質(zhì)傾向，培養(yǎng)良好的氣質(zhì)品格，都可以成為合格的秘書工作者。 思考：請分析自己屬于哪種氣質(zhì)類型? 假如要勝任辦公室工作得注意什么,13,二、秘書任職的非技術(shù)資格2,2、秘書的性格要求 秘書的性格是秘書對現(xiàn)實穩(wěn)定的態(tài)度以及與之相適應

6、的習慣化的行為方式。 有人說：秘書的職業(yè)性格無疑是人類為了生存和發(fā)展所設定的職業(yè)類型中最為優(yōu)秀的性格，近乎完美的品質(zhì)。擁有這樣性格的人是引人注目，值得欣賞和贊嘆的,14,秘書的性格、品質(zhì)（重點,開朗 敏捷 穩(wěn)健 堅毅 幽默 自制 合作 自信 勤快 整齊,正直、善良， 熱忱、溫和， 豁達、寬容， 縝密、內(nèi)斂， 誠實、上進心等,15,技能訓練】 自測1“我是否適合辦公室工作,在小組內(nèi)進行自我剖析，找出自己的性格優(yōu)勢和劣勢，找出差距，制定自己今后訓練的重點。 提示 1對照辦公室工作職業(yè)意識，分析自己：我身上的優(yōu)點有哪些?至少找出五條。（這些是需要保持的，也是你將來勝任工作的信心支撐源泉。） 2自己身

7、上的缺點有哪些?至少找出三條。你準備怎樣改進,16,二、秘書任職的非技術(shù)資格3,3、 秘書的心理調(diào)適 （1）秘書的心理障礙常有： 嫉妒心理 孤僻心理 壓抑心理 依賴心理 焦慮心理 厭煩心理 羞怯心理 自負和自卑心理,17,二、秘書任職的非技術(shù)資格4,2）秘書心理調(diào)適的方法： 博覽群書，開闊胸襟。 培養(yǎng)廣泛興趣，豐富業(yè)余生活。 善于反省，自我調(diào)適。 傾訴、宣泄、調(diào)節(jié)情緒。 增強自信心，科學安排工作。 培養(yǎng)自己的交往能力，充分發(fā) 揮自己的主觀能動性,18,二、秘書任職的非技術(shù)資格5,二）思想素質(zhì)（政治素養(yǎng)） 良好的政治素養(yǎng)； 強烈的事業(yè)心； 較高的理論政策水平； 實事求是的思想作風； 淡泊明志，樂

8、于奉獻； 踏實細致，一絲不茍,19,技能訓練】 自測2“從業(yè)動機調(diào)查”1,我愿意做那些對自己有意義的事情，即便它們可能不會給我?guī)砦镔|(zhì)上的獎勵； 我想徹底向自己證明，我確實了解自己的工作規(guī)范； 我的工作是我尋求生活真諦的一部分； 我渴望達到高標準的專業(yè)能力； 我樂意被別人領導；,20,從業(yè)動機調(diào)查”2,我喜歡扮演一個操控他人的角色、一個舉足輕重的領導角色； 我喜歡那種受尊重的感覺； 我希望在我的工作成果上能寫上的自己名字； 我不希望成為大方向盤上的一個小齒輪；,21,秘書的職業(yè)道德（重點,是人們在履行職責范圍內(nèi)所遵守的道德原則和行為規(guī)范的總和。 1、忠于職守，不得瀆職 2、保守秘密，不準泄密

9、3、誠實守信，不輕視怠慢 4、文明禮貌，平等待人 5、廉潔奉公，不謀私利,22,三、秘書任職的一般要求,1、性別； 2、年齡； 3、體質(zhì)； 4、外貌,國際秘書節(jié)”即每年四月的最后一個星期三，“秘書周”即每年四月的最后一周,23,女性秘書的自我保護(情感修養(yǎng)) 自尊自重自愛。 有正確的認識和心態(tài)。 把握交往的尺寸。 采取有力有效的方法,24,一個成熟的秘書，她首先要具備相當?shù)纳鐣ＷR，了解公司的規(guī)章制度(各種潛規(guī)則)；其次她做事沉著而又機伶，工作踏實，具備相當?shù)呢熑胃袕?，富于團隊精神，能進行自我管理,25,秘書只有具備了一定的條件，才能成為企業(yè)領導人的助手，做好秘書工作，成為一個優(yōu)秀的秘書。 一

10、、精神上自立。 所謂精神自立，就是當他面對自己工作與生活中的問題時，他會用自己的頭腦作出判斷，想出解決問題的辦法，并且自己動手去解決問題。同時，要有責任意識，要對自己的家庭、公司和社會負責,26,二、自我管理能力 由于秘書處于一個關鍵而又敏感的位置，所以，秘書必須在工作中隨時約束自己的行為，自覺地進行自我管理。1、學習管理 隨著企業(yè)的發(fā)展和市場競爭越來越激烈，企業(yè)領導人面臨的各種壓力也越來越大，所以，他們對自己的助手-秘書的要求自然也就越來越高，因此，秘書必須提高自我學習能力，在工作中學習，在實踐中總結(jié)，注意隨時給自己充電。絕對不能憑興趣學習，要有針對性的讀書,27,2、時間管理 秘書必須在規(guī)

11、定的時間內(nèi)按質(zhì)按量地完成工作，上司不會允許秘書工作總是拖拖拉拉。因此，秘書對自己的每一項工作都要清楚它需要花多少時間才能完成。為了保證工作的順利和效率，在工作開始之前，就要對工作的步驟和程序確定好，做好工作計劃。 視頻：時間管理,28,3、健康管理 上司對秘書的要求首先是頭腦敏捷，秘書工作可以說既是腦力工作也是體力工作，因此，身心健康是從事秘書工作的先決條件。作為秘書，不僅要保持身體健康，而且還要保持心理健康。只有保持身心健康，才能夠在工作中保持相當?shù)哪土捅l(fā)力，出色地完成自己的工作，這是作為秘書最基本的條件,29,4、感情管理 秘書的感情管理就是不感情用事。秘書在日常工作中要與各種各樣的人

12、打交道，不能因為對方是自己的朋友或熟人，就改變自己的接待方式或者公司的原則，比如向他透露公司機密；在另一方面，對于你眼中的“小人”或跟自己鬧過矛盾的人，你也不能利用自己手中的“權(quán)力”故意刁難他。感情管理的另一方面是控制辦公室戀情的發(fā)生。同一公司員工之間不允許談戀愛，這是現(xiàn)代職場一條潛規(guī)則,30,5、金錢管理 在工作中無論是對外打交道，還是對內(nèi)的管理，作為秘書，都要有成本意識。金錢管理的另一方面就是要有個人的“理財計劃”，開始積累個人的“財產(chǎn)”。學會理財，也并不是處處節(jié)省，而是花同樣的錢做更多的事,31,三、自我提升欲望 由于秘書新人的工作存在上述特點，所以，剛進入秘書行業(yè)或即將進入秘書行業(yè)工作

13、的人必須做好相應的思想準備，注意在工作中發(fā)揮主觀能動性，努力提高自己工作的含金量，充分利用自己的職位優(yōu)勢，在“打雜”過程中給自己創(chuàng)造機會，從而使自己盡快成長。 1、充分發(fā)揮主觀能動性,32,秘書并不是算盤珠子，上司撥一下你才動一下；很多時候需要秘書充分發(fā)揮主觀能動性，自己去找事做。一個秘書是否能充分發(fā)揮自己的主觀能動性，實際上反映出他是否有強烈的上進心。作為秘書，必須有強烈的上進心，因為企業(yè)的生存環(huán)境越來越復雜，老板的壓力越來越大，因而對秘書的期望值越來越高。如果沒有上進心，注意自我積累和提升，那秘書的能力就會離上司的要求越來越遠,33,案 例 這天下午上班不久，市工商銀行的李行長打電話來找張

14、總。張總正在市政府匯報工作，作為張總的秘書，于雪知道李行長是張總研究生班的同學，他與張總的私交不錯。見于雪一時聯(lián)系不上張總，李行長就對于雪說，他們導師的夫人昨晚突然去世了，他想約張總明早一起去看看老師。 “你們老板回來后，請你馬上告訴他，讓他給我回個話?！币驗殛P系很熟，所以李行長說話也比較隨便：“另外，看老師的時候，多少得送點錢，表示一下心意。我倆最好送一樣多，所以，你問一問你們老板，看他打算送多少，到時候告訴我。,34,張總到下午7點多才回到辦公室，于雪馬上把李行長的意思向張總作了匯報。 “你說送多少錢比較合適？明天還要帶些什么東西去？”不知是突如其來的噩耗讓張總不知所措，還是張總對這種世態(tài)

15、人情沒有什么了解，他這樣反問于雪。 “？”于雪只好搖頭，她看到了張總眼里對自己的不滿。 問題出在哪里,35,點 評 的確，吊唁師母是張總的私事，送多少錢和帶什么東西去看老師，作為秘書，于雪都可以不聞不問；但是，這種“私事”如果處理得不好，它必然會影響張總的工作，因此，作為助手，于雪必須將這種事情當作自己份內(nèi)的工作來處理。既然是份內(nèi)的工作，那么，于雪就應該充分發(fā)揮主觀能動性，利用張總回來之前這一段時間做些相應的準備工作。比如，雖然吊唁的時候送多少錢沒有一定的標準，但在社會上它有相應的潛規(guī)則，送多了人家可能認為你是擺譜，顯示自己財大氣粗，顯得俗氣；如果送少了，人家又可能認為你寡情少義。因此，如果于

16、雪還不知道這種送禮的行情，那就應該向部門或公司其他的人請教；如果公司的,36,人不了解，可以問自己的親戚朋友總之，于雪沒有及時去了解這方面的情況，讓上司失望，說明她作為秘書對自己的職責范圍缺乏真正的了解；由于不了解自己的職責，所以在工作中缺乏主動積極的精神,37,2、提高工作的含金量對于秘書來說，不只是接打電話能增加工作“附加值”，幾乎所有的秘書工都可以增加“附加值”，比如給客人泡茶的時候，給客人一個微笑，讓客人感到更溫馨；在給上司起草文件的時候，多加幾幅圖表，讓簡單枯燥的數(shù)字更直觀，更生動雖然秘書的主要工作是做“雜務”，但你不能只是機械地做，你要有精益求精的態(tài)度，盡量給自己的每一份工作增加“

17、附加值”；如果你給自己的每做的一件事都增加“附加值”，那么，你工作的含金量會大大地提高。如果你工作的“含金量”很高，那上司對你自然就會刮目相看。相反，如果你認為秘書工作只是“打雜”，那么，你的工作永遠只能是“打雜,38,案 例 于雪是天津某高科技公司總裁秘書。公司這幾年從無到有，年營業(yè)額接近10億元人民幣。這天上午總裁正在召集各分公司負責人開營銷會議，公司財務總監(jiān)劉總給于雪來電話了：“于雪，你好！我是財務部的劉志?！?“劉總，您好！” “大老板(指公司總裁)這幾天能抽得出時間來嗎？北京天地證券公司的馬總想過來拜訪他，一起吃頓飯?！?“老板開完會后，我問一下老板的意思，回頭給你電話。你看可以嗎？

18、” “謝謝！”對方放下電話。 總裁散會后，于雪馬上把財務部劉總的意思告訴總裁。總裁想了一會后反問于雪：“你看我有必要見這個馬總嗎？” “？”于雪不知如何回答是好，總裁也顯得很失望。 問題出在哪里,39,點 評 作為秘書，傳遞信息是她的一項主要工作；在傳遞這種信息過程中，她必須做到準確與及時。從這個意義上來說，于雪完全履行了自己的職責，工作中不存在任何暇疵。但是，秘書又不是一個簡單的傳聲筒，當她在傳遞這種信息過程中，應盡可能地給它增加“附加值”。由于天地證券公司是財務總監(jiān)介紹過來的，所以于雪應該知道總裁對這個證券公司不熟悉，因此，于雪在將“馬總要求見面”的信息傳遞給總裁之前，她就應該想到總裁在做

19、“見不見馬總”這個決策的時候缺乏足夠的信息，所以，于雪在將這個信息傳遞給上司之前，她就應盡可能地收,40,集有關天地證券公司的信息；將有關天地公司的信息連同“馬總要求見面”這個信息一起傳遞給上司，以方便他決策。所以，于雪的問題就出在沒有給老板提供“天地公司”的相關信息，也就是說，于雪在這里只是一個簡單的傳聲筒，在傳遞這個信息過程中給它增加任何“附加值”。如果于雪在與劉總通話時，問清對方的意圖和公司背景，并到網(wǎng)上去查“天地證券公司”的網(wǎng)站，了解有關情況；做好相應的準備，那么，一旦總裁問起來，她就能提供天地公司的相關背景資料和馬總來訪的意圖，這樣，總裁就能作出自己的決策,41,3、充分發(fā)揮職務優(yōu)勢

20、 一般的上司工作都非常忙，不可能將自己所有的工作和要求都向秘書“匯報”，所以，秘書必須學會利用自己的職務優(yōu)勢來收集自己工作的信息。那么，作為秘書，在日常工作中應如何利用自己的職位優(yōu)勢充實自己呢？第一，對從自己經(jīng)手轉(zhuǎn)發(fā)的各種文件和資料仔細閱讀和琢磨。第二，留意上司的電話和上司與各部門經(jīng)理的談話。第三，留意網(wǎng)上和報刊雜志上有關本行業(yè)的新聞和動向，遇到不清楚的問題就向同事請教。只要做到了這幾點，那你就能基本了解公司運營狀況和上司的工作重心。通過這種日積月累，你的工作視野自然就會開闊，想上司所想，急上司所急，與上司在工作中形成默契，自然而然成為上司的得力助手,42,案 例 這是一家通訊輔助設備制造公司

21、，這天老板終于得到了與本地移動通訊公司老總見面的機會，并約好晚上一起吃飯。下午，老板就晚上見面的事與秘書于雪商量。“聽朋友說，移動公司大老板的酒量很大，我原準備讓研發(fā)部的劉奇今晚一起去，但他太書生氣，不會喝酒。除開銷售部的王濤，你看今晚還派誰去比較合適？”老板興致盎然地征求于雪的意見。 “我怎么知道？你是老板你定吧！”于雪誠懇地回答。 聽于雪這么一說，老板興致陡降，只好轉(zhuǎn)移話題。他指著移動公司的宣傳樣本說：“這個上面SP(編者注：指內(nèi)容提供商)這兩個英文字母，它是什么意思？” “對不起，我是學中文的，我也不知道這SP是什么意思?！庇谘嵤虑笫堑鼗卮?。 “好吧，你出去忙吧！”老板明顯地不高興。

22、問題出在哪里,43,點 評 隨著市場競爭越來越激烈，上司面臨的壓力越來越大，對自己的助手的期望值越來越高，因此，作為秘書，應盡可能地提高自己的能力，以滿足上司的工作要求。如果從這個角度看，作為老板的助手，于雪連公司幾個高層管理人員的酒量如何都不清楚，主要客戶的樣本也看不懂，那就不能不說是一種失職。如果說這種失職還可以諒解的話，那么，在老板征詢自己的意見時，用“不知道”來應付，而不是積極采取措施“我去查一下”或“我去問一問”，則更不可原諒。 于雪的問題在于她安于現(xiàn)狀，沒有積極地利用自己的職務優(yōu)勢，充實和提高自己。作為秘書一定要學會利用自己的職位優(yōu)勢，突破自己本職工作的束縛，逐步開闊自己的視野，從整