Excel基礎知識培訓

1、電子Excel基礎知識培訓,課程大綱,一、數(shù)據自動輸入 二、公式與函數(shù) 三、單元格引用和工作表格式化 四、創(chuàng)建圖表 五、數(shù)據處理 六、建立和編輯數(shù)據透視表 七、頁面設置和打印 八、常用EXCEL操作技巧,一、 數(shù)據自動輸入,1自動填充 2用戶自定義序列 3產生一個序列 4. 用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進行填充,1. 自動填充,圖1 自動填充效果,圖2 初值選兩個單元格時的自動填充,2.用戶自定義序列,圖3 自定義序列對話框,工具/選項/自定義序列 1.在“自定義序列”列表框中單擊“新序列”，再在“輸入序列”列表框中輸入新的序列，如“部門A、部門B、部門C、部門D”。每輸完序列中的一項，都要按一次

2、Enter鍵。2.單擊“添加”按鈕，新序列就出現(xiàn)在“自定義序列”列表框中了。3.單擊“確定”按鈕，關閉“選項”對話框。之后，只要在單元格輸入序列中的某一項，如“部門A”，則“部門B、部門C、部門D”等其它項目就可以用自動填充來輸入了。,同時還可在進行數(shù)據排序時按指定的序列進行排序,3.產生一個序列,圖4 序列對話框,編輯/填充/序列 比如，想在一個“列”的區(qū)域中填入1、3、5、7的等差序列。方法是：(1)在起始單元格中輸入數(shù)值1；(2)選定包括起始單元格在內的欲填充序列的同一列單元格區(qū)域；(3)用“編輯/填充/序列”打開“序列”對話框；(4)在“序列產生在”選項中選擇“列”，在“類型”選項中選

3、擇“等差數(shù)列”，“步長”設定為2；(5)單擊“確定”，則在選定的區(qū)域就填好一個1、3、5、7的等差序列。,4.用鼠標右鍵拖拽“填充柄”進行填充,用鼠標左鍵拖拽“填充柄”可以進行自動填充。其實用鼠標右鍵拖拽“填充柄”也可以進行填充，當然填充形式更多樣。方法是，填好起始單元格數(shù)據，用鼠標指向填充柄，按下鼠標右鍵在同一行(或同一列中)進行向左、向右(或向上、向下)拖拽到預定單元格后，松開右鍵，這時會彈出一個快捷菜單。點擊相應菜單，可完成相關操作。如點擊“復制單元格”，可在鼠標拖拽的范圍內，用起始單元格數(shù)據復制填充。 同時在多個單元格中輸入相同數(shù)據。首先是選定需要輸入數(shù)據的單元格，可以是相鄰的，也可以

4、是不相鄰的(何不試試按下Ctrl鍵），然后輕松地鍵入數(shù)據，再按下CtrlEnter鍵.,二、 公式與函數(shù),1.使用公式 2.使用函數(shù),1. 使用公式,公式中的運算符有以下四類： （1）算術運算符: %、(冪)、*和/、+和-。 （2）比較運算符: =、=、。 （3）文本運算符:不帶為相對引用，冒號：是區(qū)域運算符，對左右兩個引用之間，包括兩個引用在內的矩形區(qū)域內所有單元格進行引用。逗號，是聯(lián)合運算符，聯(lián)合操作符將多個引用合并為一個引用?？崭袷墙徊孢\算符，它取引用區(qū)域的公共部分（又稱為交）。三維引用運算符“！”，利用它可以引用另一張工作表中的數(shù)據，其表示形式為：工作表名！單元格引用區(qū)域。引用不同工

5、作簿中某工作表中的數(shù)據，其表示形式為：工作簿名工作表名！單元格引用區(qū)域。表示某一行或幾行，可以表示成“行號:行號”的形式，同樣若要表示某一列或幾列，可以表示成“列標:列標”的形式。,圖5 輸入公式,圖6 復制公式,2. 使用函數(shù),（1）函數(shù)的輸入 （2）自動求和 （3）自動計算 （4）常用函數(shù)介紹,（1）函數(shù)的輸入 函數(shù)的輸入有兩種方法：一為直接輸入，一為粘貼函數(shù)法（即使用函數(shù)向導）。,圖7 輸入公式,圖8 粘貼函數(shù)對話框,圖9 求和函數(shù)對話框,圖10 從函數(shù)列表中選擇函數(shù)粘貼,（2）自動求和,圖11 自動求和,自動求和: 1、選定一個連續(xù)區(qū)域; 2 、選定目標值存放的區(qū)域; 3、點擊工具欄上

6、的“”按鈕,（3）自動計算,計算結果顯示,功能菜單:表格名欄下端就緒字所在欄,選擇的區(qū)域,圖12 自動計算功能,(4)VLOOKUP介紹,VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)可以寫為： VLOOKUP(需在第一列中查找的數(shù)據,需要在其中查找數(shù)據的數(shù)據表,需返回某列值的列號,邏輯值True或False) 1.Lookup_value為“需在數(shù)據表第一列中查找的數(shù)據”，可以是數(shù)值、文本字符串或引用。 2.Table_array 為“需要在其中查找數(shù)據的數(shù)據表”，可以使用單元格區(qū)域或區(qū)域名稱等。Table_array

7、 的第一列中的數(shù)值可以為文本、數(shù)字或邏輯值。若為文本時，不區(qū)分文本的大小寫。 3.Col_index_num 為table_array 中待返回的匹配值的列序號。 Col_index_num 為 1/2時，返回 table_array 第一/二列中的數(shù)值；以此類推。 如果Col_index_num 小于 1，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值 #VALUE!； 如果Col_index_num 大于 table_array 的列數(shù)，函數(shù) VLOOKUP 返回錯誤值 #REF!。 4.Range_lookup 為一邏輯值，指明函數(shù) VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。如果為 TRUE 或省

8、略，則 table_array 的第一列中的數(shù)值必須按升序排列，否則，函數(shù) VLOOKUP 不能返回正確的數(shù)值, 也就是說，如果找不到精確匹配值，則返回小于lookup_value 的最大數(shù)值；如果 range_value 為 FALSE， table_array 不必進行排序,函數(shù) VLOOKUP 將返回精確匹配值。如果找不到，則返回錯誤值 #N/A。,HYPERLINK函數(shù),HYPERLINK(link_location, friendly_name)，創(chuàng)建快捷方式函數(shù)，以打開文檔或網絡驅動器。在某個Excel文檔中，也許您需要引用別的Excel文檔或Word文檔等等，其步驟和方法是這樣的

9、： （1）選中您要輸入此函數(shù)的單元格，比如B6。 （2）單擊”插入”欄中的“函數(shù)”，將出現(xiàn)“插入函數(shù)”對話框，在“函數(shù)分類”框中選擇“常用”，在“函數(shù)名”框中選擇HYPERLINK，此時在對話框的底部將出現(xiàn)該函數(shù)的簡短解釋。 （3）單擊“確定”后將彈出HYPERLINK函數(shù)參數(shù)設置對話框。 （4）在“Link_location”中鍵入要鏈接的文件或INTERNET地址，比如：“c:my documents會議紀要.doc”；在“Friendly_name”中鍵入“打開會議紀要” 。 （5）單擊“確定”回到您正編輯的Excel文檔，此時再單擊B6單元格就可立即打開用Word編輯的會議紀要文檔。

10、HYPERLINK(E:狼道.DOC),LEFT函數(shù),主要功能：從一個文本字符串的第一個字符開始，截取指定數(shù)目的字符。 使用格式：LEFT(text,num_chars) 參數(shù)說明：text代表要截字符的字符串；num_chars代表給定的截取數(shù)目。 應用舉例：假定A38單元格中保存了“我喜歡天極網”的字符串，我們在C38單元格中輸入公式：=LEFT(A38,3)，確認后即顯示出“我喜歡”的字符。 其他如MID(text,start_num,num_chars)：從中間截取； RIGHT(text,num_chars)函數(shù).,LEN函數(shù),主要功能：統(tǒng)計文本字符串中字符數(shù)目。 使用格式：LEN(

11、text) 參數(shù)說明：text表示要統(tǒng)計的文本字符串。 應用舉例：假定A41單元格中保存了“我今年28歲”的字符串，我們在C40單元格中輸入公式：=LEN(A40)，確認后即顯示出統(tǒng)計結果“6”。 特別提醒：LEN要統(tǒng)計時，無論中全角字符，還是半角字符，每個字符均計為“1”；與之相對應的一個函數(shù)LENB，在統(tǒng)計時半角字符計為“1”，全角字符計為“2”。,MATCH函數(shù),主要功能：返回在指定方式下與指定數(shù)值匹配的數(shù)組中元素的相應位置。 使用格式：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type) 參數(shù)說明：Lookup_value代表需要在數(shù)據表中查找的數(shù)值；

12、Lookup_array表示可能包含所要查找的數(shù)值的連續(xù)單元格區(qū)域；Match_type表示查找方式的值（-1、0或1）。如果值為-1，查找大于或等于 lookup_value的最小數(shù)值，Lookup_array 必須按降序排列；如果值為1，查找小于或等于lookup_value 的最大數(shù)值，Lookup_array 必須按升序排列；如果值為0，查找等于lookup_value 的第一個數(shù)值，Lookup_array 可以按任何順序排列；如果省略match_type，則默認為1。 應用舉例：如圖4所示，在F2單元格中輸入公式：=MATCH(E2,B1:B11,0)，確認后則返回查找的結果“9”

13、。,MAX函數(shù),主要功能：求出一組數(shù)中的最大值。 使用格式：MAX(number1,number2) 參數(shù)說明：number1,number2代表需要求最大值的數(shù)值或引用單元格（區(qū)域），參數(shù)不超過30個。 應用舉例：輸入公式：=MAX(E44:J44,7,8,9,10)，確認后即可顯示出E44至J44單元和區(qū)域和數(shù)值7，8，9，10中的最大值。 特別提醒：如果參數(shù)中有文本或邏輯值，則忽略。 另MIN求出最小值,函數(shù) IF,語法:IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) Logical_test表示計算結果為TRUE或FALSE的任意值或表達式。

14、本參數(shù)可使用任何比較運算符。 Value_if_true logical_test 為 TRUE 時返回的值。如果 logical_test 為 TRUE 而 value_if_true 為空，則本參數(shù)返回 0（零）。Value_if_true 也可以是其他公式。 Value_if_false logical_test 為 FALSE 時返回的值。如果logical_test 為FALSE且Value_if_false為空（即value_if_true后有逗號，并緊跟著右括號），則本參數(shù)返回0（零）。Value_if_false 也可以是其他公式。 =if(判斷條件，條件正確返回值，條件錯誤返

15、回值) =IF(SUM(C5:F5),SUM(C5:F5),“”)：如果SUM(C5:F5)不等于零，則在單元格中顯示SUM(C5:F5)的結果，否則顯示字符串。說明：（1） SUM(C5:F5)不等于零的正規(guī)寫法是SUM(C5:F5)0，在EXCEL中可以省略0；（2） “”表示字符串的內容為空，因此執(zhí)行的結果是在單元格中不顯示任何字符。 銷售獎金-假定公司的銷售獎金規(guī)則為當訂單總額超過5萬元時，獎勵幅度為百分之十五，否則為百分之十。根據這一規(guī)則銷售人員的獎金計算公式為：=IF(C1750000,10%,15%)*C17,多層嵌套函數(shù)的應用,=IF(F1160,IF(F1190,“優(yōu)秀”,“

16、合格”),“不合格”)語法解釋為，如果單元格F11的值大于60，則執(zhí)行第二個參數(shù)，在這里為嵌套函數(shù)，繼續(xù)判斷單元格F11的值是否大于90，如果滿足在單元格F12中顯示優(yōu)秀字樣，不滿足顯示合格字樣，如果F11的值以上條件都不滿足，則執(zhí)行第三個參數(shù)即在單元格F12中顯示不合格字樣。綜合評定欄中可以看到由于F列的同學各科平均分為92分，綜合評定為優(yōu)秀。,圖14 多層嵌套函數(shù)應用,Countif根據條件統(tǒng)計數(shù)量,COUNTIF可以用來計算給定區(qū)域內滿足特定條件的單元格的數(shù)目。比如在成績表中計算每位學生取得優(yōu)秀成績的課程數(shù)。在工資表中求出所有基本工資在2000元以上的員工數(shù)。語法形式為COUNTIF(r

17、ange,criteria)。其中Range為需要計算其中滿足條件的單元格數(shù)目的單元格區(qū)域。Criteria確定哪些單元格將被計算在內的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式或文本。例如，條件可以表示為 32、32、32、apples。=COUNTIF(B4:B10,90)語法解釋為，計算B4到B10這個范圍，各科成績中有多少個數(shù)值大于90的單元格。,Sumif函數(shù)應用,語法：SUMIF(range,criteria,sum_range)，用于根據指定條件對若干單元格求和。 其中： Range 為用于條件判斷的單元格區(qū)域。 Criteria 為確定哪些單元格將被相加求和的條件，其形式可以為數(shù)字、表達式

18、或文本。例如，條件可以表示為 32、32、32、apples。 Sum_range 為需要求和的實際單元格。只有當 Range 中的相應單元格滿足條件時，才對 sum_range 中的單元格求和。如果省略 sum_range。則直接對 Range 中的單元格求和。例如，假設A1:A4單元格中的內容分別為四種產品的屬性值：$100,000，$200,000，$300,000，$400,000。B1:B4 的內容為每個屬性值所對應的銷售傭金；$7,000，$14,000，$21,000，$28,000，那么就可以運行公式：SUMIF(A1:A4,160,000,B1:B4)最后的求和結果將是$63

19、,000。,其他函數(shù),1求和函數(shù)SUM SUM(num1,num2,) 2求平均值函數(shù)AVERAGE AVERAGE(num1,num2,) 當單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時將被忽略不計 3計數(shù)函數(shù)COUNT COUNT(num1,num2,) 當單元格中填入的是文字、邏輯值或空白時，將不會計數(shù) 4取整函數(shù)INT 格式：INT(number) 5四舍五入函數(shù)ROUND 格式：ROUND(number,num_digits) 邏輯求與函數(shù)ANDAND(logical_value1,logical_value2,logical_value3,) 7邏輯求或函數(shù)OR。OR(logical_va

20、lue1,logical_value2,logical_value3,) 8邏輯非函數(shù)NOT 格式：NOT(logical),出錯顯示信息：,三、單元格引用及工作表格式化,1. 單元格引用 2. 工作表格式化 3. 工作表的保護,圖15 相對引用和絕對引用示例,1. 單元格引用,（1）相對引用（計算總計欄） （2）絕對引用（計算稅額）,2. 工作表格式化,（1）自定義格式(條件格式) （2）自動套用格式 （3）格式的復制、刪除 （4）設置工作表背景圖案,圖17 數(shù)字格式對話框,圖18 對齊方式對話框,單擊右鍵選擇“單元格格式”可進行如下操作：字體/下劃線/對齊/框線/數(shù)字,（1）自定義格式,圖

21、19 字體對話框,自動換行,水平居中與合并單元格,旋轉45度,縮小字體填充,圖20 對齊格式示例,清除所有框線,預覽效果,清除或添加左邊線,選擇邊框線的顏色,選擇邊框線的線型和粗細,所選區(qū)域加外框線,內部加表格線,圖21 邊框對話框,設置邊框線示例：,圖23 條件格式示例,條件格式示例：“格式”菜單“條件格式”,條件運算符,條件值,單擊打開格式對話框,添加條件,刪除條件,預覽效果,圖24 條件格式對話框,條件格式示例：,（2）.自動套用格式,圖25 自動套用格式對話框,（3）. 格式的復制、刪除,（1）格式復制 方法一： 單擊“編輯”菜單中的“復制”命令。選擇目標區(qū)域，單擊“編輯”菜單中的“選

22、擇性粘貼”命令，在打開的選擇性粘貼對話框中選中“格式”按鈕（只復制格式而不會復制內容）。 方法二：選“格式刷”按鈕。 （2）格式刪除 選擇要刪除格式的區(qū)域。選擇“編輯”菜單中的“清除”命令，在彈出的子菜單中選擇“格式”子命令。,（4）. 設置工作表背景圖案,圖26 工作表背景圖案示例,1、單擊要添加背景圖案的工作表; 2 、將鼠標指針指到“格式”菜單的“工作表”，然后單擊“背景”。 3 、選擇背景圖案要使用的圖形文件，單擊“打開”按鈕即可。 4 、刪除背景圖案：將鼠標指針指到格式菜單的工作表，然后單擊背景，單擊無。,3. 工作表的保護,選擇“工具”菜單“保護”子菜單下的“保護工作表”命令項，可

23、使工作表被“鎖定”，別人可瀏覽而不能修改。,四、創(chuàng)建圖表,1 使用“圖表”工具欄創(chuàng)建簡單圖表 . 利用圖表向導創(chuàng)建圖表 . 圖表的編輯 . 圖表格式化,1使用“圖表”工具欄創(chuàng)建簡單圖表,圖表對象,圖表類型,圖例,按行,按列,圖表區(qū)格式,4-52 圖表工具欄,圖4-54 按列產生的圖表,圖4-55 按行產生的圖表,2利用圖表向導創(chuàng)建圖表,對話框一：圖表類型,對話框二：數(shù)據源,系列產生在“行”,設置系列名稱和分類軸標志,圖表向導對話框三：圖表選項,對話框四：圖表位置,圖4-62 用圖表向導創(chuàng)建的獨立圖表,3 圖表的編輯,1圖表的移動、復制、縮放和刪除 2圖表類型的改變 3圖表中數(shù)據的編輯 4圖表中

24、文字的編輯 5顯示效果的設置,圖表中數(shù)據的編輯,（1）刪除數(shù)據系列：單擊要刪除的數(shù)據系列，再按Delete鍵 （2）向圖表添加數(shù)據系列 （3）圖表中數(shù)據系列次序的調整,圖4-64 添加數(shù)據對話框,向圖表添加數(shù)據系列 方法一：選擇添加的數(shù)據，用“編輯”菜單的“復制”命令；再選中圖表，用“編輯”菜單的“粘貼”命令。(可直接先選定數(shù)據區(qū)域，然后CTRL+C再在圖表上CTRL+V即可添加） 方法二：選中圖表，用“圖表”菜單的“添加數(shù)據”命令。,圖4-65 系列次序對話框,單擊條狀圖，再點擊右鍵選擇“數(shù)據系列格式”,圖表中文字的編輯,（1）增加圖表標題和坐標軸標題 （2）增加數(shù)據標志 (3)添加文字 方

25、法一：選中圖表，單擊“繪圖”工具欄中的“文本框”按 方法二：選中圖表，直接輸入文字，然后按Enter鍵。,圖4-66 “圖表選項”對話框,圖4-67 添加網格線/圖例,顯示效果的設置,4. 圖表格式化,要對圖表對象進行格式化可以有三種方法： （1）選擇要編輯的對象，單擊“格式”菜單中增加的該對象選項。 （2）在圖表中直接雙擊要進行編輯的對象。 （3）在要進行格式化的對象上點擊鼠標右鍵，在彈出菜單中選擇對象格式命令。 如可以設置圖表各區(qū)域色彩等。,圖4-69 繪畫區(qū)格式對話框,圖4-70 坐標軸格式對話框,五、數(shù)據處理,1. 使用記錄單 2. 篩選數(shù)據表 3. 數(shù)據排序 4. 分類匯總 5. 合

26、并計算,（1）使用記錄單添加/刪除/修改數(shù)據,1. 使用記錄單,（2）使用記錄單搜索條件匹配的記錄,輸入查詢條件,查找到滿足條件的第一條記錄,2. 篩選數(shù)據表,（1）自動篩選 （2）自定義篩選 （3）高級篩選,（1）自動篩選示例,圖4-78 下拉箭頭按扭的選擇,圖4-79 自動篩選之后的清單,圖4-80 多條件篩選的篩選結果,圖4-81 設置篩選條件,圖4-82 篩選結果,（2）自定義篩選,圖4-83 “自定義自動篩選方式”對話框,自動篩選后再選用“自定義自動篩選方式”對話框,圖4-84 篩選結果,（3）高級篩選,如果用戶要使用高級篩選，一定要先建立一個條件區(qū)域。條件區(qū)域用來指定篩選的數(shù)據必須

27、滿足的條件。,空二行,條件區(qū)域,圖4-85 條件區(qū)域,圖4-86 高級篩選對話框,圖4-87 篩選結果顯示數(shù)據表格,圖4-88 復制后的篩選結果,3. 數(shù)據排序,（1）默認排序 （2）按一列排序 （3）按多列排序,注意整體排序（整個工作表）與局部排序（部分單元格）,（1）默認排序,Excel在默認排序時是根據單元格中的數(shù)據進行排序的。在按升序排序時，Excel使用如下順序： （1）數(shù)值從最小的負數(shù)到最大的正數(shù)排序。 （2）文本和數(shù)字的文本按從09，az，AZ的順序排列。 （3）邏輯值False 排在True 之前。 （4）所有錯誤值的優(yōu)先級相同。 （5）空格排在最后。,同時還可在進行數(shù)據排序時

28、先用前面介紹的自定義序列然后再進行排序：數(shù)據/排序/選項/選用自定義序列,（2）按一列排序,圖4-89 設置排序方式,主關鍵字排列順序,按“筆試”字段降序排列之后的結果,（3）按多列排序,圖4-92 設置多列排序對話框,圖4-93 以筆試為主要關鍵字，機試為次要關鍵字的排序結果,4. 分類匯總,（1）簡單的分類匯總 （2）創(chuàng)建多級分類匯總 （3）分級顯示數(shù)據 （4）清除分類匯總,分類匯總前需先按關鍵詞進行排序,（1）簡單的分類匯總,圖4-95 分類匯總的結果,圖4-94 設置分類匯總對話框,（2）創(chuàng)建多級分類匯總,圖4-96 設置二級分類匯總的結果,在一級分類匯總結果的基礎上再重新選擇關鍵字進

29、行一次匯總,（3）分級顯示數(shù)據,下面介紹分級視圖中的各個按鈕的功能： 一級數(shù)據按鈕： 只顯示數(shù)據表格中的列標題和匯總結果，該級為最高級。 二級數(shù)據按鈕： 顯示分類匯總結果即二級數(shù)據。 三級數(shù)據按鈕： 顯示所有的詳細數(shù)據即三級數(shù)據。 分級顯示按鈕： 表示高一級向低一級展開顯示。 分級顯示按鈕： 表示低一級折疊為高一級數(shù)據顯示。,點擊-按鈕進行折疊后用選定可見可得匯總結果,圖4-97 顯示一級數(shù)據,圖4-98 顯示前兩級數(shù)據,（4）清除分類匯總,圖4-99 顯示明細數(shù)據,5.合并計算,如何將兩張格式類似的表中的數(shù)據進行合并計算? “數(shù)據”-“合并計算”,如果格式不完全相同，除選擇數(shù)據區(qū)域外需將標志

30、區(qū)域也一并選入；并在標志位置處選“”,六、建立和編輯數(shù)據透視表,1. 建立簡單的數(shù)據透視表 2. 編輯數(shù)據透視表 3. 數(shù)據透視表的操作,1. 建立簡單的數(shù)據透視表,數(shù)據透視表一般由7部分組成，它們是： (1)頁字段 (2)頁字段項 (3)數(shù)據字段 (4)數(shù)據項 (5)行字段 (6)列字段 (7)數(shù)據區(qū)域,數(shù)據透視表的數(shù)據源 數(shù)據透視表的數(shù)據源是透視表的數(shù)據來源。數(shù)據源可以是Excel的數(shù)據表格，也可以是外部數(shù)據表和Internet上的數(shù)據源，還可以是經過合并計算的多個數(shù)據區(qū)域以及另一個數(shù)據透視表。,數(shù)據透視表和數(shù)據透視圖向導3步驟:,步驟1對話框,步驟2對話框,步驟3對話框,圖4-104 “

31、數(shù)據透視表”工具欄,圖4-105 創(chuàng)建的數(shù)據透視表,圖4-106 在“數(shù)據透視表字段”對話框中設置匯總方式,圖4-107 選擇頁字段項,圖4-108 用頁字段篩選數(shù)據的結果,圖4-109 選擇列字段項,圖4-110 用列字段篩選之后的數(shù)據,2修改數(shù)據透視表,圖4-111 行列互換后的透視表,3設置數(shù)據透視表選項,圖4-113 “數(shù)據透視表選項”對話框,圖4-114 設置后的數(shù)據透視表,4. 數(shù)據透視表的操作,1對數(shù)據透視表排序（對匯總的結果進行排序） 2改變數(shù)據透視表的匯總方式 3顯示和隱藏明細數(shù)據(會單獨生成新表) 4使用數(shù)據透視表繪制動態(tài)圖表,七、頁面設置和打印,1. 設置打印區(qū)域和分頁

32、2. 頁面的設置 3. 打印預覽和打印,1. 設置打印區(qū)域和分頁,圖4-130 設置打印區(qū)域,1設置打印區(qū)域,“文件”菜單下”打印區(qū)域”下設置打印區(qū)域,2分頁與分頁預覽,插入水平分頁符,“插入”菜單下面之分頁符,分頁預覽視圖,“文件”菜單”打印預覽”下分頁預覽,3設置頁眉/頁腳,頁眉/頁腳設置對話框,自定義頁眉對話框,4工作表,圖4-137 “工作表”標簽,八、常用EXCEL操作技巧,1、如何制做復雜的EXCEL表格表頭,如下表頭如何制做?,1、輸入沒有斜線的單元格的內容，調整行列。調整行列很重要，這樣制作帶斜線表頭后表格的其它部分不用再調整了，否則調整表格的其它部分，斜線單元格的內容又挨重新

33、調整。 2、利用繪圖工具欄中的“直線”來畫表格頭的斜線。將鼠標移到單元格中，明確直線的起點和終點，從起點按住鼠標拉到終點，即可畫出第一條直線。如果起點和終點有偏差，可將鼠標移到直線的起點處(或終點)，鼠標由空心十字形變成斜雙箭頭后，即可按住鼠標往任意一個方向調整直線到合適的位置，上、下、左、右均可。這就是這種方法的好處。 3、用文本框工輸入文字。單擊繪圖工具欄中的“文本框”，然后在單元格中按一下鼠標，輸入第一個字“科”。這里要注意的是“按一下鼠標”，不要拖動鼠標。如果拖動鼠標，文本框會出現(xiàn)黑邊框，將文本框中的“科”選中，調整其字體、字號等格式成合適的效果。這一點也要注意，到下面的復制操作時就不

34、必再來調整各個文字的格式了。,2、如何在表格中輸入分數(shù)？,技巧一、在Excel輸入分數(shù)時，先輸入整數(shù)，然后加一空格，再輸入分數(shù)(用斜線的方式，例如5/8)，用這種方法，可以14 5/8的分數(shù)。 技巧二、問題：如果只是想輸入5/8，前面沒有整數(shù)，輸入完成后，一回車，你會發(fā)現(xiàn)分數(shù)變成了日期(即5月8日)。這當然不是我們希望看到的結果。如何避免出現(xiàn)這種情況呢？解決方法：先輸入0，然后輸入空格，再輸入分數(shù)。 技巧三 問題：如果想輸入的是4/16，按技巧二的方法輸入完成后一回車，會發(fā)現(xiàn)分數(shù)變成了1/4。這是因為Excel自動應用了一種分數(shù)格式，將分數(shù)中的分子分母最小化了。 解決方法：選擇輸入分數(shù)的單元格

35、，選擇菜單命令“格式單元格”，打開“單元格格式”對話框，在“數(shù)字”選項卡中的“分類”列表中選擇“分數(shù)”，然后從右側的“類型”列中選擇“以16為分母”，如圖2所示。單擊“確定”后，會發(fā)現(xiàn)1/4變成了4/16。,3、如何自動為Excel單元格添加數(shù)量單位,很多種情況下需要給單元格中的數(shù)據添加上單位，例如單位全年財政預算報表，就需要給單元格數(shù)據添加上單位“元”。遇到這種情況，我們可以實現(xiàn)自動為單元格數(shù)據添加單位。 1、選中所有需要添加單位的單元格； 2、單擊“格式/單元格”，在彈出的“單元格格式”對話框中，切換到“數(shù)字”選項卡，在“分類”列表框中點選“自定義”，在“類型”列表框中選擇自己需要的數(shù)據格

36、式，如“0.00”，最后在“類型”文本框中數(shù)據格式的后面添加中需要的數(shù)量單位，如“元”，完成后點擊“確定”按鈕（如圖）。,4、如何快速輸入大寫中文數(shù)字,將光標移至需要輸入大寫數(shù)字的單元格中。利用數(shù)字小鍵盤在單元格中輸入相應的小寫數(shù)字(如12345)。右擊該單元格，點擊“設置單元格格式”，從彈出的“單元格格式”對話框中選擇“數(shù)字”選項；然后從“類型”列表框中選擇“中文大寫數(shù)字”選項。最后單擊“確定”按鈕，這時輸入的12345就自動變成“壹萬貳仟叁佰肆拾伍”。,5、如何同時設置多個工作表的頁眉和頁腳,我們有時要把一個Excel文件中的多個工作表設置成同樣的頁眉和頁腳，分別對一張張工作表去設置感覺很

37、煩瑣。如果用下面的方法就可以一次將多個工作表中的頁眉和頁腳同時設置好：把鼠標移到工作表的名稱處(如果沒有給每張表取名的話，Excel自動設置的名稱就是Sheet1、Sheet2、Sheet3等等)，然后點右鍵，在彈出的菜單中選擇“選擇全部工作表”的菜單項，這時再進行頁眉和頁腳設置就是針對全部工作表了。,6、如何進行Excel單元格文字隨時換行,1、通過選中格式菜單中的“單元格”下“對齊”的“自動換行”復選項，單擊“確定”即可，但這種方法使用起來不是特別隨心所欲，需要一步步地操作。 2、還有一種方法是：當你需要重起一行輸入內容的時候，只要按住Alt鍵的同時按下回車鍵就可以了，這種方法又快又方便。

38、,7、如何插入空行？,1、如果想在某一行上面插入幾行空白行，可以用鼠標拖動自此行開始選擇相應的行數(shù)，然后單擊右鍵，選擇插入。 2、如果在每一行上面均插入一空白行，按住Ctrl鍵，依次單擊要插入新行的行標按鈕，單擊右鍵，選擇插入即可。,8、如何在Excel中消除0值？,Excel中當單元格計算結果為0時，默認會顯示0，這看起來顯然有點礙眼。如果你想顯示0時，顯示為空白，可以打開“工具選項視圖”，取消“0值”復選項前的，確定后，當前工作表中的值為0的單元格將全部顯示成空白。,9、如何快速選定“空白”和“數(shù)據”單元格,打開“編輯定位”，在“定位”窗口中，按下“定位條件”按鈕；選擇“定位條件”中的“空值”，再按“確定”，空白單元格即被全部選定。如果要選定只含數(shù)據的單元格，在上面方法的“定位條件”窗口中，選擇“常量”，再點“確定”，含有數(shù)據的單元格全部選定。,若點擊“可見單元格”，則隱藏的單元格就不會選中,10、如何快速隱藏行或列？,在打印工作表時，我們有時需要把某些行或者列隱藏起來，可是用菜單命令或調整行號(列標)分界線的方法比較麻煩，介紹一個簡單方法：在英文狀態(tài)下，按“Ctrl+9”（行）或“Ctrl+0”（列）組合鍵，就可以快速隱藏光標所在的行或列。,11、如何讓Excel表頭自動填寫當前月份和日期,假設我們要做一個標題為“某公司X月份電費統(tǒng)計表”的