山東石橫發(fā)電廠質(zhì)量控制程序文件05文件和資料管理程序1

編寫劉仁和2001年4月16日初審徐云海2001年4月16日審核王緒文2001年4月23日批準(zhǔn)殷培光2001年4月25日本程序修改記錄序號修改時(shí)間修改內(nèi)容修改依據(jù)修改人注“修改依據(jù)”欄內(nèi)填寫修改申請單的名稱和編號，參見SH/HJ/CX050122001文件修改申請單。1目的為規(guī)范文件控制活動的實(shí)施過程，確保各相關(guān)場所使用現(xiàn)行有效的版本，以滿足環(huán)境管理體系的要求。2適用范圍適用于我廠環(huán)境管理體系的文件和資料（包括外來文件和資料）的控制。3職責(zé)31最高管理者負(fù)責(zé)環(huán)境管理手冊的批準(zhǔn)發(fā)布。32環(huán)境管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)發(fā)布。33企劃部負(fù)責(zé)組織環(huán)境管理手冊、程序文件的制（修）訂，并負(fù)責(zé)管理控制。34各相關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門第三層次文件的制（修）訂和管理控制。各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門第三層次的審核，由業(yè)務(wù)上受其管轄的副總工程師或副廠長批準(zhǔn)。4工作程序41我廠環(huán)境管理體系文件和資料的組成411環(huán)境管理體系文件環(huán)境管理手冊、程序文件、第三層次文件。412外來有關(guān)環(huán)境的法律、法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)等文件。42文件的編號421第一層次文件編號4211環(huán)境管理手冊編號為“SH/HJ/HJSC2001”其中SH“石橫發(fā)電廠”的漢語拼音縮寫HJ“環(huán)境管理體系”的漢語拼音縮寫HJSC“環(huán)境管理手冊”的漢語拼音縮寫2001文件發(fā)布年度4212環(huán)境管理手冊附錄（或附表、附圖等）編號為“SH/HJ/HJSC2001”其中阿拉伯?dāng)?shù)字序數(shù)，可編為“001999”422第二層次文件編號4221程序文件編號為“SH/HJ/CX2001”其中CX“程序文件”的漢語拼音縮寫環(huán)境管理體系中程序文件阿拉伯?dāng)?shù)字序數(shù)，可編為“0199”4222程序文件附錄（或附表、附圖等）編號為“SH/HJ/CX2001”423第三層次文件編號4231第三層次文件編號為“SH/HJ/CX/2001”其中SH/HJ/CX所支持的程序文件編號阿拉伯?dāng)?shù)字序數(shù)，可編為“0199”4232第三層次文件附錄（或附表、附圖等）編號為“SH/HJ/CX/2001”424我廠環(huán)境管理體系文件的接口4241環(huán)境管理體系中所有文件之間或單個(gè)文件內(nèi)部需接口時(shí)，均使用文件編號和文件名即可。若與我廠環(huán)境管理體系以外的文件接口，則需提供文件出處，文件名，文件編號（若有時(shí)）。43文件的格式431環(huán)境管理手冊的格式4311封面格式見SH/HJ/CX050012001封面格式（見附圖）。頁眉距邊界4厘米，中間字體為宋體三號加粗，右邊字體為宋體小四，其格式為山東石橫發(fā)電廠環(huán)境管理體系文件SH/HJ/HJSC2001頁腳距邊界4厘米，線上字體為宋體四號，線下“山東石橫發(fā)電廠”字體為宋體三號，“發(fā)布”字體為宋體小四，其格式為發(fā)布時(shí)間20實(shí)施時(shí)間20山東石橫發(fā)電廠發(fā)布4312文件審批手續(xù)頁的格式見SH/HJ/CX050022001審批手續(xù)頁格式（見附圖）。頁眉距邊界25厘米，字體為宋體小四，其格式為SH/HJ/HJSC2001環(huán)境管理手冊第版頁腳距邊界25厘米，字體為宋體小四，其格式為山東石橫發(fā)電廠20年月日發(fā)布20年月日實(shí)施4313目錄格式見SH/HJ/CX050032001目錄格式（見附圖）。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4314正文格式見SH/HJ/CX050042001正文格式（見附圖）。正文中的圖表內(nèi)容格式自定，保證文件整體的協(xié)調(diào)和美觀。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4315附件（附表、圖等）格式見SH/HJ/CX050052001附件格式（見附圖）。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4316文件修改記錄頁的格式見SH/HJ/CX050062001文件修改記錄頁格式（見附圖）。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。432程序文件的格式4321封面格式參照SH/HJ/CX050012001封面格式。頁眉距邊界4厘米，中間字體為宋體三號加粗，右邊字體為宋體小四，其格式為山東石橫發(fā)電廠環(huán)境管理體系文件（文件編號）頁腳距邊界4厘米，線上字體為宋體四號，線下“山東石橫發(fā)電廠”字體為宋體三號，“發(fā)布”字體為宋體小四，其格式為發(fā)布時(shí)間20實(shí)施時(shí)間20山東石橫發(fā)電廠發(fā)布4322文件審批手續(xù)頁的格式參照SH/HJ/CX050022001審批手續(xù)頁格式。頁眉距邊界25厘米，字體為宋體小四，其格式為（文件編號）（文件名）第版頁腳距邊界25厘米，字體為宋體小四，其格式為山東石橫發(fā)電廠20年月日發(fā)布20年月日實(shí)施4323文件修改記錄頁的格式參照SH/HJ/CX050062001文件修改記錄頁格式。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4324目錄頁可根據(jù)實(shí)際情況決定是否設(shè)置，設(shè)置時(shí)其格式參照SH/HJ/CX050032001目錄格式。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4325正文格式參照SH/HJ/CX050042001正文格式（見附圖）。正文中的圖表內(nèi)容格式自定，保證文件整體的協(xié)調(diào)和美觀。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。4326附件（附表、圖等）格式參照SH/HJ/CX050052001附件格式（見附圖）。頁眉和頁腳格式同文件審批手續(xù)頁。433第三層次文件的格式由使用單位參照第二層次文件自定，保證文件的整體協(xié)調(diào)和美觀。434我廠環(huán)境管理體系文件的發(fā)布均使用A4復(fù)印紙。文件頁碼格式為底部居中，封面不需頁碼。44文件的編寫441環(huán)境管理體系文件除外來文件外，由企劃部組織各相應(yīng)部門編寫。45文件的審核和批準(zhǔn)451環(huán)境管理手冊由管理者代表審核，最高管理者批準(zhǔn)。452程序文件由企劃部組織審核，環(huán)境管理者代表批準(zhǔn)。453第三層次文件由各部門負(fù)責(zé)人審核，受其業(yè)務(wù)管轄的副總工程師或副廠長批準(zhǔn)。46文件和資料受控狀態(tài)與標(biāo)識。461文件和資料的受控狀態(tài)分為兩種“受控”、“非受控”。462在環(huán)境管理活動中執(zhí)行的文件和資料必須有效，并處于受控狀態(tài)。463現(xiàn)場執(zhí)行的文件及資料的有效版本必須標(biāo)注受控狀態(tài)、受控號。4631各種文件和資料均要根據(jù)其使用性質(zhì)及有效性作出如下受控標(biāo)識A）受控文件；B）非受控文件；C）作廢保留，僅供參考。4632為確定文件和資料的分發(fā)/使用數(shù)量，應(yīng)對其進(jìn)行分發(fā)/使用編號。A）環(huán)境管理手冊、程序文件受控使用，發(fā)放時(shí)加蓋“受控文件”標(biāo)識并填寫受控號；B）第三層次文件為受控使用，使用單位負(fù)責(zé)保存和使用的管理，要保證現(xiàn)場使用有效版本，對于過期無效版本應(yīng)從現(xiàn)場撤回，并銷毀處理，須保留時(shí)應(yīng)標(biāo)注醒目標(biāo)識，與有效版本分開存放；C）外來標(biāo)準(zhǔn)、法律、法規(guī)等加蓋“受控文件”標(biāo)識，并填寫受控號；D）對于其他文件或一次性文件等無需受控使用時(shí)，發(fā)放時(shí)加蓋“非受控文件”標(biāo)識，使用完后可不必收回，但要保存發(fā)放記錄。47文件發(fā)放471環(huán)境管理手冊、程序文件由企劃部按環(huán)境管理體系規(guī)定范圍發(fā)放，文件領(lǐng)用人在SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表（見附表）上簽名記錄。472第三層次文件由各相應(yīng)部門負(fù)責(zé)發(fā)放到使用崗位，文件領(lǐng)用人在SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表上簽名記錄。473當(dāng)正在使用的文件破損嚴(yán)重，影響使用時(shí)，到文件相應(yīng)管理部門填寫SH/HJ/CX050082001文件補(bǔ)發(fā)登記表（見附表），辦理更換手續(xù)，交回破損文件，領(lǐng)用新文件，使用原受控號。文件管理部門將收回的破損文件銷毀處理。474所有文件使用者應(yīng)妥善保管，嚴(yán)禁丟失，若出現(xiàn)文件丟失現(xiàn)象，文件使用人應(yīng)向文件管理部門說明丟失經(jīng)過、原因，填寫SH/HJ/CX050092001文件補(bǔ)發(fā)申請表（見附表），經(jīng)文件管理部門審核批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，使用新受控號，填寫SH/HJ/CX050082001文件補(bǔ)發(fā)登記表，并對文件丟失者給予50200元的罰款。48文件的保存和使用481企劃部備查及保存文件資料，應(yīng)填寫SH/HJ/CX050102001文件資料一覽表。482因工作需要臨時(shí)借閱環(huán)境管理手冊和程序文件時(shí)，經(jīng)企劃部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱，填寫SH/HJ/CX050112001環(huán)境管理體系文件借閱登記表，按時(shí)歸還。483各部門備查及保存的文件資料，應(yīng)填寫本部門的SH/HJ/CX050102001文件資料一覽表。484凡受控文件，一律不準(zhǔn)對外提供，保管/使用者若有違犯，將視情況進(jìn)行嚴(yán)格考核。49文件的修改491環(huán)境管理手冊和程序文件的修改4911提出人須填寫SH/HJ/CX050122001文件修改申請表（見附表），經(jīng)批準(zhǔn)后由企劃部對文件組織修改，在所修改文件的修改記錄頁做好記錄，并給予申請人50100元的獎勵。4912為防止對環(huán)境管理體系文件未經(jīng)授權(quán)的修改，對環(huán)境管理體系文件的任何修改/修訂應(yīng)同樣遵循文件的編寫與審批（45條款）程序，由相應(yīng)的授權(quán)人審批并在SH/HJ/CX050122001文件修改申請表上簽字。4913根據(jù)SH/HJ/CX050122001文件修改申請表進(jìn)行的局部修改，修改完畢后下發(fā)SH/HJ/CX050132001文件修改通知單（見附表）給每一所修改文件使用人，作為所修改文件的附件執(zhí)行，不須重印原文件。發(fā)放時(shí)執(zhí)行SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表。每一位文件使用人在收到SH/HJ/CX050132001文件修改通知單后應(yīng)及時(shí)在原文件中的修改部分做出醒目標(biāo)志，以防誤用修改前的內(nèi)容。492第三層次文件的修改由使用單位組織進(jìn)行，并履行與文件編寫相同的審批手續(xù)，見45條款。修改后應(yīng)及時(shí)更換現(xiàn)場版本或通知現(xiàn)場使用人以適宜的形式進(jìn)行修改，防止誤用修改前的內(nèi)容。410文件要定期評審4101企劃部負(fù)責(zé)組織文件的定期評審；各文件使用部門根據(jù)內(nèi)部審核信息、管理評審結(jié)果、外部審核信息、社會科學(xué)技術(shù)發(fā)展信息以及文件在使用中出現(xiàn)的問題等，向企劃部提出評審意見。4102企劃部在每年管理評審后綜合各種信息組織進(jìn)行文件評審。4103根據(jù)文件評審結(jié)果，需對文件進(jìn)行局部修改時(shí)，下發(fā)SH/HJ/CX050132001文件修改通知單給每一所修改文件使用人，作為所修改文件的附件執(zhí)行，不須重印原文件。發(fā)放時(shí)執(zhí)行SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表。每一位文件使用人在收到SH/HJ/CX050132001文件修改通知單后應(yīng)及時(shí)在原文件中的修改部分做出醒目標(biāo)志，以防誤用修改前的內(nèi)容。411文件的換版與作廢4111環(huán)境管理體系文件應(yīng)以版次來控制，修改超過10次或?qū)χ饕獌?nèi)容進(jìn)行重大修改或調(diào)整時(shí)須重新?lián)Q版，原版文件作廢，換版時(shí)履行文件審核、批準(zhǔn)程序。每換一次版，在原有版次上加1。4112換版后的文件發(fā)放執(zhí)行47款。4113作廢文件由文件管理部門按SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表和SH/HJ/CX050082001文件補(bǔ)發(fā)登記表收回，集中銷毀，SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表歸檔保存。4114需作參考保留的文件和資料，經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人后，加蓋“作廢保留，僅供參考”標(biāo)識方可留用，但要與現(xiàn)行文件嚴(yán)格區(qū)分，不得混用。412外來文件的控制4121所有環(huán)境管理的法律、法規(guī)文件，由生技部按SH/HJ/CX022001法律與其他要求管理程序規(guī)定執(zhí)行。5相關(guān)文件51SH/HJ/CX022001法律與其他要求管理程序6環(huán)境管理體系記錄61SH/HJ/CX050012001封面格式62SH/HJ/CX050022001審批手續(xù)頁格式63SH/HJ/CX050032001目錄格式64SH/HJ/CX050042001正文格式65SH/HJ/CX050052001附件格式66SH/HJ/CX050062001文件修改記錄頁格式67SH/HJ/CX050072001文件發(fā)放/收回登記表68SH/HJ/CX050082001文件補(bǔ)發(fā)登記表69SH/HJ/CX050092001文件補(bǔ)發(fā)申請表610SH/HJ/CX050102001文件資料一覽表611SH/HJ/CX050112001環(huán)境管理體系文件借閱登記表612SH/HJ/CX050122001文件修改申請表613SH/HJ/CX050132001文件修改通知單附圖SH/HJ/CX050012001封面格式SH/HJ/CX050022001審批手續(xù)頁格式（頁眉）文件名（黑體二號，居中）（頁腳）（頁眉）編寫（宋體小二，首行縮進(jìn)六字符）年月日（宋體三號）審核（宋體小二，首行縮進(jìn)六字符）年月日（宋體三號）批準(zhǔn)（宋體小二，首行縮進(jìn)六字符）年月日（宋體三號）（頁腳）SH/HJ/CX050032001目錄格式SH/HJ/CX050042001正文格式（頁眉）目錄（宋體小二，居中）11（宋體四號）11（宋體四號）111（宋體四號）（宋體四號）2（宋體四號）（宋體四號）（頁腳）（頁眉）1（仿宋三號加粗，行距固定值，28磅）11（仿宋三號，行距固定值，28磅）111（仿宋三號，行距固定值，28磅）2（仿宋三號加粗，行距固定值，28磅）（頁腳）SH/HJ/CX050052001附件格式SH/HJ/CX050062001文件修改記錄頁格式（頁眉）附錄（或表、圖等）（仿宋三號）（文件編號）（文件名）（黑體三號，居中）文字內(nèi)容參照正文格式。圖表格式自定。（頁腳）（頁眉）本文件修改記錄（黑體三號居中）序號修改時(shí)間修改內(nèi)容修改依據(jù)修改人（表內(nèi)文字為宋體四