企業(yè)檔案管理制度匯編-祿勸供電有限責(zé)任公司管理標(biāo)準(zhǔn)

QCGD祿勸供電有限責(zé)任公司管理標(biāo)準(zhǔn)Q/CGD企業(yè)檔案管理制度匯編編制說明為進(jìn)一步規(guī)范、完善公司檔案管理工作，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理水平，根據(jù)國家、上級有關(guān)規(guī)定及云南電網(wǎng)公司縣級供電企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)書，結(jié)合公司檔案工作實(shí)際，對原來企業(yè)檔案管理制度匯編進(jìn)行了修編與完善，增加了部分新的規(guī)定、新內(nèi)容，以方便公司各部門在檔案管理工作中共同遵守執(zhí)行。二OO九年三月修訂目錄檔案分類3檔案管理制度4檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖8文書檔案保管期限表9文書檔案歸檔范圍12文書檔案管理制度21歸檔章式樣23歸檔文件目錄24備考表25檔案接收制度26檔案整理制度27檔案修改補(bǔ)充制度28檔案保管制度29檔案鑒定、銷毀制度30檔案統(tǒng)計(jì)工作制度31檔案安全保密制度32檔案查借閱制度33檔案庫房管理制度34檔案室設(shè)備管理制度35底圖保管制度36人事檔案管理制度37工程檔案管理制度39科技檔案管理制度42科技檔案保管期限表44聲像檔案管理制度45會計(jì)檔案管理辦法47附錄1會計(jì)檔案保管期限表49附錄2會計(jì)檔案管理流程圖50“三納入”、“四參加”、“三同步”、“四同期”制度51電子文件歸檔與管理辦法52歸檔電子文件登記表（目錄）57歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表58電子文件標(biāo)簽59檔案分類1文書檔案（05大類）黨群工作行政管理經(jīng)營管理生產(chǎn)技術(shù)管理財(cái)務(wù)審計(jì)人事勞資2科技檔案（69大類）一級類目二級類目案卷順序號6電力系統(tǒng)生產(chǎn)、調(diào)度1交接班記錄18基本建設(shè)2配電網(wǎng)工程、4變電站工程、7自身用房19設(shè)備、儀器0綜合設(shè)備、2線路設(shè)備、4變電站設(shè)備1N農(nóng)村電網(wǎng)建設(shè)與改造X縣城電網(wǎng)建設(shè)與改造3會計(jì)檔案類一級類目二級類目、三級類目案卷順序號4會計(jì)檔案類3會計(jì)賬務(wù)、0報(bào)表14會計(jì)檔案類3會計(jì)帳務(wù)、1賬冊14會計(jì)檔案類3會計(jì)賬務(wù)、2憑證14會計(jì)檔案類3會計(jì)賬務(wù)、3移交、銷毀清冊14干部職工檔案類一級類目二級類目案卷順序號1履歷表12自傳材料13鑒定、考察材料14學(xué)歷及專業(yè)技術(shù)材料15政治、歷史審查材料16入黨、入團(tuán)材料17獎勵材料18違紀(jì)、處罪材料19工資、任免、出國、離退休材料1工資材料、2錄用、任免材料、3出國材料、4退（離）休及其他材料110其他材料15聲像類一級類目二級類目案卷順序號1聲像類1照片11聲像類2錄音錄像16實(shí)物類一級類目二級類目案卷順序號2實(shí)物類1獎牌、錦旗、獎杯12實(shí)物類2獎狀、證書17電子檔案一級類目二級類目案卷順序號3電子檔案1電子檔案1檔案管理制度1范圍本制度適用于祿勸供電有限責(zé)任公司檔案管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據(jù)本制度達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。中華人民共和國檔案法企業(yè)檔案管理規(guī)定（檔發(fā)20025號）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GBT/118222000歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000）照片檔案管理規(guī)范GB/T1182189檔案庫房技術(shù)管理暫行規(guī)定3管理職能祿勸供電有限責(zé)任公司檔案管理職能部門為公司辦公室。4管理內(nèi)容與要求41檔案管理的基本原則及任務(wù)411檔案工作堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則。辦公室下設(shè)檔案室，配備專職檔案員，負(fù)責(zé)全公司文書檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案的集中統(tǒng)一管理。各部門設(shè)一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)本部門的文件材料保管、收集、歸檔工作。412辦公室檔案室應(yīng)配置必要的設(shè)備器材，維護(hù)檔案的完整與安全，便于各方面的利用。413對檔案進(jìn)行收集、整理、保管、利用、更改、鑒定、移交和統(tǒng)計(jì)，辦理檔案借閱，積極開展檔案開發(fā)和利用工作。414對公司各部門檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。415公司員工違反檔案法、損毀、丟失或擅自銷毀檔案，根據(jù)情節(jié)輕重，給予不同處理。416檔案人員享受專業(yè)技術(shù)管理人員待遇。按工程技術(shù)專業(yè)或?qū)I(yè)技術(shù)職務(wù)聘任。42文件材料的歸檔421歸檔范圍4211上級頒發(fā)的針對本單位職能活動和要執(zhí)行的各類文件材料。4212公司召開的黨支部會議、職代會、員工大會、安全會議等重要會議及專題會議中形成的各種文件材料。4213公司黨政工團(tuán)在各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料。4214公司在生產(chǎn)技術(shù)、安全、調(diào)度、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備、儀器、儀表、經(jīng)營、物資供應(yīng)、勞動工資、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、教育衛(wèi)生等技術(shù)和業(yè)務(wù)管理中形成的各種文件材料。4215公司在財(cái)務(wù)、審計(jì)業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料。4216公司在工作活動中產(chǎn)生的并具有保存價(jià)值的各種錄音帶、錄像帶、照片、底片、計(jì)算機(jī)磁盤（電子文件）等。4217公司產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的實(shí)物。4218具體分類按電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則供電企業(yè)檔案分類表歸檔。422歸檔要求及移交手續(xù)4221歸檔的文件材料必須齊全、完整、層次分明，保持文件之間的歷史聯(lián)系，符合其形成規(guī)律。4222歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映公司黨政、生產(chǎn)、基建、科研和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史全過程。4223歸檔的文件材料必須經(jīng)過系統(tǒng)整理，組成保管單位，符合案卷的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求，作到分類科學(xué)、排列系統(tǒng)、保管期限劃分準(zhǔn)確。4224歸檔的案卷要做到裝訂結(jié)實(shí)、整齊美觀、編目齊全完備。4225歸檔的聲像材料，要經(jīng)過編輯整理，并要附文字說明。4226歸檔的文件材料，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。423歸檔份數(shù)4231各項(xiàng)工作活動中形成的種類文件材料一般歸檔一式一份，比較重要的和利用頻繁的文件材料適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。4232基本建設(shè)工程歸檔份數(shù)，按照云南電力檔案學(xué)會編制的建設(shè)項(xiàng)目檔案工作指南辦理。424歸檔時(shí)間和歸檔職責(zé)4241黨支部、職代會和重要的專業(yè)會議中形成的文件材料，會議結(jié)束后，由主辦部門收集后移交檔案室歸檔。4242各管理工作中形成的文件材料，在次年上半年內(nèi)，由各部門的兼職檔案人員收集后移交檔案室。4243基建、大修、技改工程、科研項(xiàng)目等活動中形成的文件材料，由各部門指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、收集、整理，在任務(wù)完成一月內(nèi)或告一段落時(shí)，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審定后，向檔案室歸檔。4244財(cái)務(wù)管理活動中形成的會計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門整理立卷，保存一年，向檔案部門移交。4245各部門產(chǎn)生的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄人員注明攝錄者、時(shí)間和簡單文字說明及時(shí)向檔案室歸檔。4246生產(chǎn)調(diào)度與運(yùn)行原始記錄、水文、氣象、水工建筑觀測等文件材料，在次年上半年內(nèi)歸檔。425控制措施4251對在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)檔案法規(guī)定，任何部門或個人都無權(quán)保存和據(jù)為已有，都應(yīng)向檔案室歸檔。4252文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作應(yīng)列入生產(chǎn)、基建、科研、經(jīng)營等工作計(jì)劃、規(guī)劃管理程序。4253檔案室人員應(yīng)參加企業(yè)鑒定，基建工程竣工驗(yàn)收等活動，并簽署意見，接收有關(guān)文件材料。4254檔案室人員應(yīng)參加重要設(shè)備儀器的開箱驗(yàn)收，并接收文件材料。4255檔案室人員應(yīng)參加重要的生產(chǎn)技術(shù)會議。4256公司工作人員因公外出（包括出國）參加學(xué)習(xí)、考察或參加會議、收集帶回的文件材料，要按歸檔范圍的規(guī)定及時(shí)歸檔。426業(yè)務(wù)指導(dǎo)4261檔案人員對各部門文件材料的形成、積累、收集工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督。43檔案的分類整理431檔案的分類4311檔案按照電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則供電企業(yè)檔案分類表進(jìn)行分類，分庫保管。文書檔案員負(fù)責(zé)按電力工業(yè)企業(yè)檔案分類表（05大類）分類及聲像檔案人事檔案管理；科技檔案員負(fù)責(zé)按供電企業(yè)檔案分類表（69大類）分類管理。432檔案的管理4321文書檔案按照文書檔案整理辦法進(jìn)行整理。4322科技檔案按照科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求進(jìn)行整理。4323聲像檔案按照不同載體分別進(jìn)行整理。4324會計(jì)檔案按照會計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理。433檔案的排架4331文書檔案案卷排列是按年度一機(jī)構(gòu)問題一保管期限。4332科技檔案案卷排列是按大類一工期一案卷順序號。4333會計(jì)檔案案卷排列按類別一年度一案卷順序號。4334聲像檔案案卷排列是根據(jù)不同載體，按大類一案卷順序號。434檔案的編目4341檔案編制案件目錄和全引目錄。4312文書檔案以件為單位著錄目錄和編號。4313科技檔案以工期為單位，按照項(xiàng)目工程著錄目錄和編號。4314會計(jì)檔案以類別著錄目錄和編號。4315聲像檔案區(qū)分載體，以專題為基本單位，以案卷為登記單位，依照案卷整理排列順序進(jìn)行流水登記。44檔案的開發(fā)利用441檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具，如檔案案卷目錄、全引目錄等。442檔案管理人員應(yīng)熟悉所保管的檔案，了解生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營和管理工作，積極提供檔案資料，為各項(xiàng)工作服務(wù)。443檔案室應(yīng)根據(jù)需要組織編制各種專題資料，積極開發(fā)利用檔案。444公司員工借閱檔案的要求4441公司員工均可借閱、查閱與本職工作有關(guān)的檔案，辦理必要的手續(xù)。4442查閱檔案應(yīng)在閱覽室進(jìn)行，如需摘抄應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，如需復(fù)制應(yīng)經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。不準(zhǔn)復(fù)制，摘抄與本人所查內(nèi)容無關(guān)的檔案。4443借閱檔案應(yīng)進(jìn)行登記，凡解決的重大問題或取得一定經(jīng)濟(jì)效益、社會效益的事例，應(yīng)及時(shí)反饋給經(jīng)理工作部。4444查閱密級檔案應(yīng)按保密規(guī)定辦理。4445檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室確定。4446借出、歸還檔案都應(yīng)嚴(yán)格清點(diǎn)和辦簽證手續(xù)。4447借查人應(yīng)妥善保管、愛護(hù)檔案，嚴(yán)防失密，不得刪改、涂污、勾畫、加注、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人。4448因公外出需帶檔案時(shí)，一般可帶復(fù)印件或副本，密級檔案應(yīng)通過保密手續(xù)傳遞。4449凡屬下列情況之一者，應(yīng)立即將檔案歸還檔案室。A因工作調(diào)動、退（離）休、退（離）職者等。B因事外出，請假超過一周者。C因檔案室工作需要時(shí)。445對外單位人員借閱檔案的要求4451外單位人員需持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫“借閱登記單”后，方可在閱覽室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。4452外單位承包我公司工程需借出檔案，由經(jīng)理工作部辦理手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案安全及時(shí)催還。4453外單位確實(shí)需復(fù)制檔案，經(jīng)辦理審批手續(xù)。4454凡借出檔案發(fā)生遺失或損壞時(shí)，應(yīng)立即報(bào)告檔案室，采取彌補(bǔ)措施，對所產(chǎn)生的后果由借閱人員負(fù)責(zé)，并按檔案法等有關(guān)規(guī)定處理。45檔案管理工作的保密451檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富。凡涉及國家安全和利益，在一定時(shí)間內(nèi)只能讓一定范圍內(nèi)的人員知悉的文件材料，劃屬保管范圍。檔案保密工作要內(nèi)外有別。對外必須堅(jiān)持保密，對內(nèi)則應(yīng)在遵守國家保密規(guī)定的前提下，提倡協(xié)作交流，便于提供利用。452對檔案管理人員保密要求4521檔案室要配備政治可靠人員。4522檔案管理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)，宣傳貫徹檔案法、保密法和上級有關(guān)保密規(guī)定，以此來檢驗(yàn)、指導(dǎo)自己的工作和言行。4523檔案管理人員要樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識，不得以任何方式泄露公司的秘密。對違反保密制度的人和事，要堅(jiān)決抵制，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反映。4524屬于保密范圍的檔案，都應(yīng)標(biāo)明密級，對不同密級的檔案，應(yīng)由不同范圍的人員查閱利用，不得擅自擴(kuò)大利用范圍。46檔案庫房的管理461檔案管理人員，應(yīng)刻苦鉆研檔案保護(hù)技術(shù)，不斷提高科學(xué)管理水平。462檔案庫房要有專人負(fù)責(zé)管理，無關(guān)人員不得入內(nèi)。463交接檔案時(shí)要認(rèn)真清點(diǎn)，手續(xù)完備。464檔案庫房應(yīng)做到整齊、清潔、檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。465走廊、通道應(yīng)暢通無阻，不得堆放雜物。466辦公室、閱覽室與檔案庫房分開。467定期對各種載體檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對，做到帳、物、卡相符、存毀有據(jù)。468錄音帶、錄像帶每隔半年倒帶一次，計(jì)算機(jī)磁盤每隔半年上機(jī)檢查一次。469發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或異?，F(xiàn)象，要及時(shí)查明原因，設(shè)法采取補(bǔ)救措施。4610溫度、濕度控制46101檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案載體，保管特性，控制好溫濕度。必要時(shí)安裝空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。對庫房的溫濕度做定期的測量記錄，對不適應(yīng)檔案載體保管的溫濕度要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。46102檔案庫房（含膠片庫，磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在1424，相對濕度控制在4560。46103安放溫濕度計(jì)，應(yīng)考慮庫房面積，檔案多少和當(dāng)?shù)貧夂虻葪l件，選擇有代表性的位置，不得放在庫內(nèi)死角或門窗，通風(fēng)口旁。安放的高度應(yīng)根據(jù)觀測員的身高，保持平視即可。46104溫濕度計(jì)要定期檢查和校驗(yàn)。46105檔案柜架應(yīng)與墻保持一定距離，成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降溫。46106新建庫房峻工后，應(yīng)經(jīng)612個月干燥，方可投入使用。4611防蟲、防霉、防鼠46111檔案柜內(nèi)要投放有效的防蟲、防霉變的藥物，要定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。嚴(yán)禁使用失效和過期的藥物。46112庫房內(nèi)禁止存放食品等其他無關(guān)雜物。46113要定期松動檔案，使案卷之間透氣，不可擠得過緊。46114接收檔案入庫時(shí)，要經(jīng)過檢查，確無灰塵、無蟲害，無霉變方能入庫。46115做好防鼠滅鼠工作。4612除塵46121檔案庫房門、窗必須嚴(yán)密、防止風(fēng)沙灰塵進(jìn)入。46122庫房的墻壁、地面要平滑，使之不起塵，不掛灰。46123檔案庫房應(yīng)配備吸塵器，定期除塵、清掃。4613防光與照明的管理46131檔案庫房應(yīng)用白熾燈做照明光源。46132檔案庫房不宜采用自然光源，防止陽光直射。46133檔案庫房一般少留窗，窗要窄小，采用外淡內(nèi)暗的雙層窗簾。4614防火與防盜46141檔案庫房門窗必須十分堅(jiān)固、牢靠，必要時(shí)鑲嵌鐵皮，安裝鐵欄，保險(xiǎn)鎖和報(bào)警器等。46142檔案庫房內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃易爆物品，嚴(yán)禁吸煙，動用明火。46143檔案庫房必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。46144檔案庫房門鑰匙不得隨身攜帶，備用鑰匙專人妥善保管。46145檔案庫房內(nèi)的電氣設(shè)備要科學(xué)管理，定期檢查，做好維護(hù)工作，防止意外事故（如火災(zāi)、觸電）發(fā)生。46146案庫房離人時(shí)，要關(guān)窗鎖門，節(jié)日要加封條。47檔案的統(tǒng)計(jì)471堅(jiān)持做好工作日志，及時(shí)積累材料，按時(shí)記錄，凡是能用數(shù)字反映的都要用數(shù)字登記。472統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)要以原始記錄為依據(jù)，做到準(zhǔn)確、可靠。473建立健全檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)、檔案歸檔統(tǒng)計(jì)、檔案借閱統(tǒng)計(jì)、檔案利用效果統(tǒng)計(jì)、復(fù)制檔案統(tǒng)計(jì)、檔案鑒定銷毀統(tǒng)計(jì)、檔案管理基本情況統(tǒng)計(jì)等各種統(tǒng)計(jì)臺帳。474定期進(jìn)行庫藏檔案的清理核對和檢查，確保檔案齊全完整，帳物相符。5檢查與考核51本制度由祿勸供電有限責(zé)任公司辦公室負(fù)責(zé)檢查。52本制度的檢查結(jié)果按員工履職考核辦法及公司崗位動態(tài)管理辦法進(jìn)行考核與獎懲。附1公司檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖2公司文書檔案保管期限表3公司文書檔案歸檔范圍附1檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖公司總經(jīng)理（何鐵軍）辦公室主任（鄺松軍）檔案室（專職檔案員張宗翠）公司各職能部門附件2文書檔案保管期限表1總則為了提高文書檔案的科學(xué)管理，便于確定文書檔案的保管期限，進(jìn)行鑒定工作，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。2主題內(nèi)容及適用范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書檔案的保管期限，保管期限分為永久（50年及以上）、長期（1650年）、短期（15年以下，按檔案管理新規(guī)定有關(guān)規(guī)定，一般不作歸檔，可作資料類留查）三種。本標(biāo)準(zhǔn)適用于我公司文書檔案保管期限。3引用標(biāo)準(zhǔn)或政策規(guī)定國檔發(fā)198742號文書檔案保管期限表序號項(xiàng)目名稱1黨代會、職代會、團(tuán)代會會議文件11會議議程、參加會議人員名單、報(bào)告、決議、紀(jì)要、選舉結(jié)果、領(lǐng)導(dǎo)講話、提案、大會發(fā)言、討論通過的文件、重要的照片、錄音帶等文件材料（永久）12會議通知、討論未通過的文件、賀電、賀信、小組討論記錄（長期）辦公室電力營銷部安全監(jiān)察部財(cái)務(wù)部輸變電管理所生產(chǎn)技術(shù)部客戶服務(wù)中心營銷稽查中心黨群工作部兼職檔案員阮艷媚兼職檔案員邵繼紅兼職檔案員吳榮菊兼職檔案員楊述燕兼職檔案員梅艷兼職檔案員李建偉兼職檔案員伍學(xué)秀兼職檔案員周全福兼職檔案員李昌存兼職檔案員李敏人事部城農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目部調(diào)度所兼職檔案員楊華兼職檔案員梅躍華13參考文件、為會議服務(wù)機(jī)構(gòu)的計(jì)劃、總結(jié)等（短期）2黨委會議記錄、經(jīng)理辦公會議記錄（永久）3公司召開的工作會議、董事會、股東會、監(jiān)事會、專業(yè)會議文件和有關(guān)材料31會議的報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、紀(jì)要、重要的照片、錄音帶等（永久）32會議通知、典型材料、發(fā)言稿、討論文件（長期）33會議的參考材料、小組記錄（短期）4上級電力部門召開會議的文件材料41本公司領(lǐng)導(dǎo)在會上的重要發(fā)言材料（永久）42會議的報(bào)告、總結(jié)、決議等文件（長期）43簡報(bào)、參考材料（短期）5上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的決議、決定、指示、命令、景例、規(guī)定、批轉(zhuǎn)和通報(bào)等文件51針對本公司的（永久）52屬于普發(fā)的并需要貫徹執(zhí)行的521重要的（長期）522一般的（短期）6上級機(jī)關(guān)下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃、任務(wù)（長遠(yuǎn)計(jì)劃、年度計(jì)劃和控制數(shù)字）（長期）7上級機(jī)關(guān)或有關(guān)機(jī)關(guān)對本公司及本公司對基層部門工作檢查形成的文件71重要的（永久）72一般的（長期）8本公司頒發(fā)的（包括與其他機(jī)關(guān)聯(lián)合頒發(fā)的）決定、決議、條例、規(guī)定、通報(bào)、通知等文件81政策性的、重大問題的、有歷史意義的（永久）82一般業(yè)務(wù)問題的（長期）9本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)、基層部門的請示與本公司的批復(fù)91政策性的、重大問題的、有歷史意義的（永久）92一般業(yè)務(wù)問題的（長期）10本公司制成并反映主要職能活動的工作總結(jié)、報(bào)告、工作安排101重要的（年度、典型的）（永久）102一般的（長期）11本公司調(diào)查研究形成的文件材料111重要的（典型的、系統(tǒng)的）（永久）112一般的（長期）12本公司與有關(guān)單位協(xié)商工作的來往文書121重要的（長期）122一般的（長期）13本公司編制的各種計(jì)劃、規(guī)劃131長遠(yuǎn)的、年度的（永久）132季度、月份的（長期）14本公司編制的各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表、資料141年度和年度以上的、典型的、專題的（含名冊）（永久）142季度、月份的（長期）15本公司黨、團(tuán)、工形成的文件材料151工作報(bào)告、總結(jié)、會議紀(jì)要、主要統(tǒng)計(jì)材料（永久）152一般工作中形成的（長期）16本公司處理信訪形成的有關(guān)材料161重要的來信來訪記錄、處理結(jié)果、復(fù)信（永久）162一般的來信來訪記錄、處理結(jié)果、復(fù)信（長期）17本公司干部任免文件171上級或本公司批準(zhǔn)的（永久）172備案的（長期）18本公司干部、職工的獎勵、處分決定181上級或本公司批準(zhǔn)的（永久）182備案的（長期）19本公司干部、職工的錄用、轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)整、評定職稱、退職、退休、離休、撫恤、死亡等有關(guān)材料（永久）20干部、職工的轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根（長期）21本公司機(jī)構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信等文件211上級或本公司批準(zhǔn)的（永久）212備案的（長期）22本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音帶等（永久）23本公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證（永久）24本公司編輯的公開的或內(nèi)部出版物（永久）25本公司在外事活動中形成的文件材料251請示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、重要簡報(bào)、會議記錄、照片等（永久）252一般的來往文書、簡報(bào)（長期）253具體事務(wù)性文件（如贈送禮品、宴會的安排）（短期）26公司在國內(nèi)簽訂的具有重要意義的條約、儀定書、協(xié)議、合同、換文及有關(guān)材料或與外國簽訂的條約、儀定書、協(xié)議、合同、換文及有關(guān)材料261正本、副本（永久）262談判過程中形成的文件2621重要的（長期）2622一般的（短期）27同級機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等（長期）28基層部門報(bào)送的工作總結(jié)、報(bào)告281典型的、重要的、年度的（長期）282一般的（短期）29基層部門送來的統(tǒng)計(jì)報(bào)表291年度和年度以上的（長期）292季度和月度的（短期）注本表所列“重要的”是指方針政策性或重大問題的，具有科學(xué)歷史價(jià)值的文件材料；“一般的”是指一般業(yè)務(wù)問題、科學(xué)任何價(jià)值不大的文件材料。附件3文書檔案歸檔范圍結(jié)合公司實(shí)際和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，公司檔案實(shí)行一級分類歸檔，不再作細(xì)分到下級分類。0黨群工作綜合01黨群工作綜合02黨務(wù)工作綜合020黨委工作計(jì)劃、總結(jié)021黨委會、民主生活會、政工會議記錄、報(bào)告含黨委學(xué)習(xí)中心組學(xué)習(xí)記錄022黨員大會、黨員代表大會文件023黨委指示范決定、報(bào)告、通知024黨委調(diào)查研究形成的材料025黨委專題總結(jié)、報(bào)告在如清查、核查、兩清工作026爭先創(chuàng)優(yōu)和表彰先進(jìn)027機(jī)要、保密工作028信訪工作材料029黨務(wù)工作大事記03組織工作030組織工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)定、通知等031組織設(shè)置機(jī)構(gòu)級別、待遇、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系變動、啟用印信等032黨員管理組織生活、組織關(guān)系介紹信及存根、黨籍、黨齡033整黨建黨思想、組織、作風(fēng)整頓,黨員入黨、轉(zhuǎn)正034干部管理黨內(nèi)干部任免、選舉、審查、考核、考績、黨委領(lǐng)導(dǎo)分工035黨費(fèi)管理039統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、黨員名冊將要求填寫報(bào)表的通知和說明等入此，并根據(jù)不同保管期限組卷。各三級類目9相同04紀(jì)檢工作040紀(jì)檢工作計(jì)劃、總結(jié)041紀(jì)檢會議記錄043關(guān)于紀(jì)檢工作的指示、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要等案件處理規(guī)定043黨風(fēng)建設(shè)含黨政干部違紀(jì)044黨員民生評議材料045案件處理和處分046紀(jì)檢信訪工作材科049統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)05宣傳、統(tǒng)戰(zhàn)工作050宣傳工作計(jì)劃、總結(jié)051宣傳工作的指示、通知、會議紀(jì)要052黨員輪訓(xùn)和黨課計(jì)劃、小結(jié)、教材053理論學(xué)習(xí)、時(shí)事政策教育和精神文明建設(shè)含政治思想且作會議054反映本單位活動的剪報(bào)、廣播稿、輩單位辦的報(bào)刊058統(tǒng)戰(zhàn)工作文件059統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)06工會工作060工會工作計(jì)劃、總結(jié)、通知、會議紀(jì)要等061工會會議記錄、職代會、工代會文件062組織工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免、會員管理等063企業(yè)民主管理和班組建設(shè)含干部評議、合理化建議等材料064職工教育065勞動競賽和評選勞模、先進(jìn)材料表彰廠、局和領(lǐng)導(dǎo)班子、行政各部門競賽評比及辦法均入此，表彰外單位的入各專業(yè)，如農(nóng)電、三電066工會財(cái)務(wù)管理067勞保福利職工休養(yǎng)入此068文體、宣傳和女工、調(diào)解工作069統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)07共青團(tuán)、青年工作070團(tuán)、青工作計(jì)劃、總結(jié)071團(tuán)委會議記錄、團(tuán)代會文件072團(tuán)、青工作的規(guī)定、通知073組織工作機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免074團(tuán)員管理組織生活、組織關(guān)系介紹信及存根、團(tuán)籍、團(tuán)員處分075團(tuán)費(fèi)管理076青年工作077競賽比武和評比先進(jìn)材料評選優(yōu)秀團(tuán)員、團(tuán)干部、新長征突擊手等078文體、宣傳活動材料079統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、團(tuán)員名冊08協(xié)會、學(xué)會工作政治思想工作研究會、電機(jī)工程學(xué)會、企協(xié)、科協(xié)、文協(xié)、體協(xié)等080年度工作計(jì)劃、總結(jié)081機(jī)構(gòu)、章程、會員管理082協(xié)會、學(xué)會工作的通知、規(guī)定合技術(shù)咨詢服務(wù)的規(guī)定、評比先進(jìn)等083年會活動和論文084技術(shù)咨詢服務(wù)的合同、協(xié)議085刊物089統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、名冊1行政管理11行政管理綜合12行政事務(wù)120行政工作計(jì)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定、辦法等含各行政科室、部門工作計(jì)劃、總結(jié)各專業(yè)的工作計(jì)劃、總結(jié)入專業(yè)121和本公司、局長經(jīng)理辦公會、行政辦公會、生產(chǎn)（計(jì)劃）調(diào)度會記錄、紀(jì)要、決定含廠、局分工122廠長負(fù)責(zé)制、任期目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃文件123企業(yè)整頓、企業(yè)升級等企業(yè)管理、行業(yè)管理文件內(nèi)部承包、廠規(guī)廠法、單項(xiàng)升級及辦法、雙文明建設(shè)、達(dá)標(biāo)等入此下屬單位單項(xiàng)升級入各專業(yè)124王商行政管理、法律事務(wù)含企業(yè)登記,經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、營業(yè)執(zhí)照和各項(xiàng)證書125廠簽報(bào)單各科室、車間給廠部的報(bào)告和批復(fù)126文秘、機(jī)要、保密工作文書處理、印信、無線電管理等127信訪工作和人大、政協(xié)提案的答復(fù)128修志工作、大事記129簡報(bào)全廠（公司簡報(bào)入此，各專業(yè)簡報(bào)入各專業(yè)類各三級類目9號均可有簡報(bào)130董事會、股東會、監(jiān)事會13武裝保衛(wèi)130機(jī)構(gòu)設(shè)置、干部任免如經(jīng)濟(jì)民警配備131民兵、征兵和人防工作132治安管理危險(xiǎn)物品、槍支彈藥、交通管理、內(nèi)部治安、戶口管理、電力設(shè)施保護(hù)等133消防工作134刑事案件處理及歷史案件復(fù)查135保衛(wèi)工作的通知、規(guī)定、辦法等139統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、名冊14監(jiān)察140監(jiān)察工作計(jì)劃和總結(jié)141監(jiān)察會議記錄142監(jiān)察工作的指示、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要143行業(yè)作風(fēng)、廉政建設(shè)和優(yōu)質(zhì)服務(wù)144案件處理和處分材料149統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)15醫(yī)療衛(wèi)生150醫(yī)療衛(wèi)生工作的計(jì)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定151衛(wèi)生宣傳、防病、治病152計(jì)劃生育159統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)16后勤福利160后勤福利工作的通知、規(guī)定、會議紀(jì)要161辦公用房管理162職主住房分配與管理163生活管理食堂、洛室、招待所、托兒所、幼兒園管理164車輛管理行政、生產(chǎn)豐輛管理均入此165綠化管理166用水、用電、用汽管理169統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)17外事工作170外事活動的計(jì)劃、總結(jié)171外事工作的通知、規(guī)定172接待工作2經(jīng)營管理21經(jīng)營管理綜合22計(jì)劃統(tǒng)計(jì)220生產(chǎn)、基建計(jì)劃、總結(jié)及計(jì)劃調(diào)整基建工程下馬入此221計(jì)劃管理規(guī)定、通知等222技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)完成情況分析223月度計(jì)劃任務(wù)書或月度作業(yè)計(jì)劃228統(tǒng)計(jì)工作含工業(yè)普查、房屋普查等229統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)資料匯編（固定資產(chǎn)報(bào)表入此23物資管理230年度物資分配計(jì)劃舍采購計(jì)劃231物資管理的通知、辦法、規(guī)定232重要物資供應(yīng)文件招標(biāo)、投標(biāo)、合同、協(xié)議、來往函件233儲備定額管理234物資價(jià)格管理235倉庫管理含清倉利庫239統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)24用電營業(yè)注241、244可按實(shí)際情況,實(shí)行二級管理240用電營業(yè)的計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章、通知、會議紀(jì)要等含供用電規(guī)則、用戶電氣設(shè)備安裝規(guī)程等241電力分配及負(fù)荷管理合用電構(gòu)成、用電分析、主要產(chǎn)品耗電定額、例供電等242電費(fèi)、電價(jià)、熱價(jià)管理243三電管理安全、節(jié)約、計(jì)劃用電244用電監(jiān)察及重要用戶管理重要用戶名單、用戶重大事故、供用合同、協(xié)議等245業(yè)擴(kuò)與用電貼費(fèi)246集資辦電與加工電管理247余熱發(fā)電和小水、火電管理249統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)25農(nóng)村電網(wǎng)和農(nóng)電管理250農(nóng)電規(guī)劃、計(jì)劃、目標(biāo)管理、總結(jié)251農(nóng)電管理的規(guī)定、通知、會議紀(jì)要252農(nóng)村電網(wǎng)整改253農(nóng)電工管理與農(nóng)電聯(lián)站254農(nóng)電經(jīng)費(fèi)、物資管理255農(nóng)村電氣化、標(biāo)準(zhǔn)鄉(xiāng)建設(shè)256農(nóng)電安全259統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)26產(chǎn)品銷售260銷售計(jì)劃、總結(jié)261管理的規(guī)定、通知262產(chǎn)品銷售合同、協(xié)議、函件263市場分析和用戶調(diào)查264廣告宣傳265售后服務(wù)269統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)27種經(jīng)營與協(xié)作聯(lián)營270多種經(jīng)營計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告271發(fā)展、整頓集體企業(yè)的通知、規(guī)定272集體企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和經(jīng)營項(xiàng)目更改機(jī)構(gòu)成立、撤銷、更名、工商行政登記等273集體企業(yè)財(cái)務(wù)管理文件274集體企業(yè)勞資管理文件275協(xié)作聯(lián)營的規(guī)定、通知中外合資入此276協(xié)作聯(lián)營的合同、協(xié)議、函件279統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)3生產(chǎn)技末管理31生產(chǎn)技術(shù)綜合32規(guī)劃基建管理320長遠(yuǎn)規(guī)劃含城網(wǎng)發(fā)展規(guī)劃321勘測設(shè)計(jì)管理資格認(rèn)證、設(shè)計(jì)招標(biāo)、投標(biāo)等323基建工程管理的規(guī)定、辦法等征、租土地、建筑市場管理等324工程項(xiàng)目管理注本單位不立項(xiàng)，對下屬單位項(xiàng)目的批復(fù)與請示325工程概、預(yù)算定額管理規(guī)定及外包管理含外包隊(duì)伍資格認(rèn)伍、招標(biāo)、投標(biāo)、外包合同326企業(yè)定額含預(yù)算、資金、消耗材料、工具定額329統(tǒng)計(jì)、報(bào)喪、簡報(bào)33生產(chǎn)管理330設(shè)備技術(shù)管理設(shè)備可靠性管理、設(shè)備評級與可調(diào)出力、設(shè)備異動、完善化、備品定額管理、固定資產(chǎn)管理規(guī)定331生產(chǎn)技術(shù)管理的通知、規(guī)定、辦法等332檢修、運(yùn)行管理檢修三年滾動規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、技術(shù)改進(jìn)措施、運(yùn)行方式、電網(wǎng)、電壓、負(fù)荷管理、繼電保護(hù)設(shè)備更新改造、技術(shù)措施、零星購置334四項(xiàng)監(jiān)督和過電壓保護(hù)金屬、絕緣、化學(xué)、儀表及其他生產(chǎn)技術(shù)監(jiān)督和網(wǎng)絡(luò)活動335節(jié)能管理含節(jié)水、節(jié)電、節(jié)煤、線損336燃料管理含煤碼頭管理337帶電作業(yè)338水電站管理移民政策、水庫維護(hù)、抗震加固等339統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)34施工管理340施工及設(shè)備管理工作的計(jì)劃、總結(jié)含備品備件341施工調(diào)度會議、設(shè)備工作會議文件342施工及設(shè)備管理的規(guī)定、辦法、條例、通知等343設(shè)備訂購、報(bào)廢含設(shè)備選型、經(jīng)濟(jì)效益預(yù)測、訂購合同349統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)35安全環(huán)保350安全技術(shù)管理通知、規(guī)定、通報(bào)、會議紀(jì)要等351安全技術(shù)措施、總結(jié)含事故措施、安全教育等352迎峰渡夏和防自然災(zāi)害防汛、防臺風(fēng)、防凍等353壓力容器管理354事故報(bào)告、調(diào)查分析含設(shè)備、人身、交通等非生產(chǎn)事故及障礙、未遂事故355特殊工種考核356環(huán)境保護(hù)的通知、規(guī)定、會議紀(jì)要357環(huán)保調(diào)查和污染治理含大氣、水、噪音污染及費(fèi)用和賠償358粉煤灰綜合利用359統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)36科技管理360科技計(jì)劃、總結(jié)和長遠(yuǎn)規(guī)劃361科技管理的通知、規(guī)定、會議紀(jì)要362科技管理合同、協(xié)議注針對具體項(xiàng)事的入科研檔案364現(xiàn)代化管理365專利管理366學(xué)術(shù)論文、出國考察報(bào)告、匯報(bào)、專題總結(jié)、專題材料369統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)37質(zhì)量管理370全面質(zhì)量管理規(guī)劃、計(jì)劃、措施、總結(jié)含工程質(zhì)量規(guī)劃、措施、總結(jié)371全面質(zhì)量管理辦法、規(guī)定、培訓(xùn)、考試、檢查372工程質(zhì)量監(jiān)督辦法、規(guī)定、通知、考核373產(chǎn)品與工程創(chuàng)優(yōu)材料374產(chǎn)品、工程質(zhì)量回訪及反饋375QC小組活動376質(zhì)量保證系統(tǒng)QA文件材料379統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)38標(biāo)準(zhǔn)計(jì)量380標(biāo)準(zhǔn)工作文件381計(jì)量工作文件含計(jì)量收費(fèi)協(xié)議等382生產(chǎn)技術(shù)規(guī)范上級和本單位以零散文件發(fā)的規(guī)程、制度、條例、辦法等入專業(yè),經(jīng)過二次加工的入此383本企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)384本企業(yè)管理標(biāo)準(zhǔn)385本企業(yè)工作標(biāo)準(zhǔn)389統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)39信息工作390關(guān)于信息工作的通知、規(guī)定等391計(jì)算機(jī)應(yīng)用和管理的通知、規(guī)定等392本企業(yè)編制的計(jì)算機(jī)軟件、盤片材料注分庫保管393檔案工作394圖書資料工作395情報(bào)工作399統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)4財(cái)務(wù)審計(jì)41財(cái)務(wù)審計(jì)綜合42財(cái)務(wù)管理420財(cái)務(wù)管理制度、規(guī)定、辦法、通知各種補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)亦入此421流動資金核定、結(jié)算422固定資產(chǎn)的新增、報(bào)廢、調(diào)撥含清產(chǎn)核資、設(shè)備保險(xiǎn)423專項(xiàng)資金前提取、分配更改、大修、科技資金、福利、獎勵基金等424生產(chǎn)財(cái)務(wù)和成本含財(cái)務(wù)收支計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)分析、增收節(jié)支、利潤、年度財(cái)務(wù)決算等425基建財(cái)務(wù)426稅收合財(cái)政、稅收、物價(jià)大檢查、能源、交通建設(shè)基金、預(yù)算調(diào)節(jié)基金、教育基金等427價(jià)格管理電價(jià)、熱價(jià)、煤運(yùn)加價(jià)428債券、國庫券的認(rèn)購429控購、費(fèi)用開支含養(yǎng)路費(fèi)、過橋費(fèi)等43會計(jì)帳務(wù)430報(bào)表431帳冊432工資單433憑證434會計(jì)檔案移交、銷毀消冊44審計(jì)工作440審計(jì)工作的通知、規(guī)定、計(jì)劃、總結(jié)等441專頂審計(jì)的通知、報(bào)告、結(jié)論、決定、證明材料各專項(xiàng)審計(jì)應(yīng)分開立卷,概、預(yù)算審計(jì)入工程442下級報(bào)送備案的審計(jì)文件材料449統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)5人事勞資51人事勞資綜合52機(jī)構(gòu)、編制520機(jī)構(gòu)設(shè)置成立、撤銷、合并、更名、改變隸屬關(guān)系、級別等,各種行政的臨時(shí)機(jī)構(gòu)亦入此,各專業(yè)人員如審計(jì)員任取入各專業(yè)類521編制53人事管理530干部管理的規(guī)定、辦法、通知等531干部待遇工資、級別、落實(shí)知識分子政策532干部教育培訓(xùn)533干部調(diào)配和人才交流大中專畢業(yè)生分配、軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部安置、干部調(diào)動介紹信存根534干部考察、審查含出國人員政審535平部獎懲536干部任免、聘任、選拔、錄用含后備干部培養(yǎng)537干部離、退休、退職及其待遇含離休干部申報(bào)表、審批材料538干部職稱評定、職務(wù)聘任539統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、干部名冊、離休干部名冊54勞動管理540勞動管理的規(guī)定、辦法、通知541勞動定額和勞動指標(biāo)申請、就業(yè)工人招聘錄用、含合同工、臨時(shí)工、退役，人員安置、農(nóng)轉(zhuǎn)非542調(diào)配含職工調(diào)動介紹信及存根、工資轉(zhuǎn)移證、廠內(nèi)調(diào)動通知單543退職、退休規(guī)定、名單、審批表含辭退、留職停薪544各級崗位責(zé)任制、經(jīng)濟(jì)責(zé)任制的材料545班組建設(shè)和技師評聘含班組長和重要崗位人員的任免546獎懲547安全生產(chǎn)含勞動保護(hù)548勞務(wù)出口549統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)、職工名冊55工資管理550勞動工資計(jì)劃、總結(jié)、會議紀(jì)要551工資管理、工資改革含調(diào)資、定級、工資計(jì)件、落實(shí)政策補(bǔ)發(fā)工資、職工獎勵性調(diào)資升級及調(diào)動后待遇、規(guī)定也入此552獎金、津貼553勞動保險(xiǎn)、福利含勞保統(tǒng)籌56教育培訓(xùn)560教育計(jì)劃、規(guī)劃、總結(jié)、通知、規(guī)定、辦法等561教育經(jīng)費(fèi)562學(xué)校教育管理含大、中、小學(xué),職工技術(shù)教育等563職工技術(shù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育569統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、簡報(bào)文書檔案管理制度1范圍本制度適用于祿勸供電有限責(zé)任公司文書檔案管理工作。2規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂均不適用于本制度，然而，鼓勵根據(jù)本制度達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。中華人民共和國檔案法國有企業(yè)文件材料歸檔辦法（檔發(fā)20044號）歸檔文件整理規(guī)則（DA/T222000）云南電力集團(tuán)公司文書檔案整理辦法（云電集辦200454號）3管理職能祿勸供電有限責(zé)任公司文書檔案管理職能部門為公司辦公室。4管理內(nèi)容與要求41歸檔范圍411凡我公司在工作活動中形成的文書材料，包括收文、發(fā)文、收電、發(fā)電、底稿、內(nèi)部文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要會議記錄、各種合同、協(xié)議、出版物原稿等，均由各部門統(tǒng)一收集歸檔。412凡與本公司業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。42歸檔原則421總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。422歸檔文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)應(yīng)齊全完整。423歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件分別立在一卷，不得分開，文電應(yīng)合一立卷。424卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后。425歸檔文件以“件”為基本整理單位。一般以每份文件為一件；文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；收文的文件處理單與收文為一件；原件與復(fù)制件為一件；多種文字形成的同一文件各為一件；報(bào)表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文各為一件；來文與復(fù)文各為一件（包括請示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函等）；重要文件須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿（包括定稿）各為一件。簡報(bào)一期一件或幾期一件。會議文件原則上每份文件為一件，一般會議可視情況作為一件。會議記錄原則上一次會議為一件，也可一本（冊）為一件。43文書檔案的整理431歸檔文件的分類，遵循歸檔文件整理規(guī)則中的分類原則，并結(jié)合本公司的實(shí)際情況，采用“年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限”或“年度保管理期限”分類法。432不同年代的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議形成的文件材料歸在會議閉幕；跨年度處理的非訴訟案件形成的文件材料歸在結(jié)案年；其他文件材料的立卷按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。433歸檔文件應(yīng)以件為單位按照其排列順序編寫件號，并以歸檔章的形式在歸檔文件上注明。件號應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排弄順序從“1”開始標(biāo)注。裝訂材料可選用不銹鋼釘書針、棉線進(jìn)行裝訂。433歸檔文件目錄的打印裝訂。按照機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限的方式由計(jì)算機(jī)軟件自動形式，然后打印出完整的，符合自己查詢要求的歸檔文件目錄并裝訂成冊。433卷內(nèi)備考表要標(biāo)明案卷內(nèi)文件的件數(shù)、頁數(shù)及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題，若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置卷尾。44檔案的管理441存放檔案的庫房門窗應(yīng)牢固，室內(nèi)整潔，在保管中應(yīng)做到防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防光、防高溫，室內(nèi)嚴(yán)禁煙火和存放易燃物品。442每年應(yīng)對文書檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。45檔案的利用451工作人員因工作需要借閱時(shí)，須辦理借閱手續(xù)，方可借閱與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案材料。452外單位人員借閱，需持單位介紹信，并注明借閱范圍、借閱目的、借閱時(shí)間，重要檔案需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意方可借閱。453檔案是反映公司歷史面貌的原始依據(jù)，各單位、個人在借閱檔案時(shí)應(yīng)愛護(hù)檔案，保護(hù)檔案的完整與卷面整潔，不得任意涂改或拆裝。454一般每次限借一卷檔案，特別情況經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意根據(jù)需要而定，每次借檔時(shí)間最長不得超過一周，借檔人請假或出差三天以上，應(yīng)將所借檔案歸還。455借閱人員必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，不得將檔案帶回家或轉(zhuǎn)借，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員，不得擅自復(fù)印或摘抄機(jī)密檔案。456如因特殊情況需復(fù)印文件時(shí)，應(yīng)說明理由，經(jīng)檔案員審核不是禁止復(fù)印的檔案材料，并經(jīng)經(jīng)理工作部主任批準(zhǔn)方可復(fù)印，復(fù)印件交兼職檔案員保管。457借閱檔案時(shí)，應(yīng)清查卷、份、頁數(shù)，歸還時(shí)應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，經(jīng)查無誤后才能簽收。發(fā)現(xiàn)檔案損壞、散失、泄密等現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，追查當(dāng)事人責(zé)任。458各部門（個人）借閱檔案必須按此規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對不按此規(guī)定借閱檔案者，檔案人員有權(quán)拒絕借閱檔案，否則追究檔案管理人員責(zé)任。46檔案的鑒定461根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位檔案的保管期限表，定期對檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判斷檔案的存毀。462檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。4621凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司電力建設(shè)和歷史研究有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案應(yīng)永久保存。4622凡是反映公司一般工作活動，在較長時(shí)間內(nèi)對公司工作有查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)長期保存。4623凡是在較短時(shí)間內(nèi)對公司有參考利用價(jià)值的檔案應(yīng)短期保存。4624凡是介于兩種保管期限之間的檔案，其保管期限一律從長。463鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)部門專業(yè)人員參加的鑒定小組直接進(jìn)行鑒定。464鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體時(shí)間視實(shí)際需要而定。465檔案通過鑒定，要達(dá)到保管期限準(zhǔn)確，質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求。如鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確，不完整，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改、補(bǔ)充。47檔案的銷毀471對不立卷歸檔的“三密”文件必須逐件登記造冊，經(jīng)鑒定小組鑒定，請求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀；對超過保管期限的檔案應(yīng)進(jìn)行鑒定，由鑒定小組提出意見，登記造冊，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。472銷毀時(shí)，在指定地點(diǎn)，并派專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊上簽字。5檢查與考核51本制度由祿勸供電有限責(zé)任公司經(jīng)理工作部負(fù)責(zé)檢查。52本制度的檢查結(jié)果按員工履職考核辦法及公司崗位動態(tài)管理辦法進(jìn)行考核與獎懲。圖A歸檔章式樣（全宗號）（年度）（室編件號）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）注標(biāo)有“”號的為選擇項(xiàng)，下同。尺寸單位MM表A歸檔文件目錄件號責(zé)任者文號題名日期頁數(shù)備注表B備考表盒內(nèi)文件情況說明整理人檢查人年月日檔案接收制度在公司經(jīng)營管理活動中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按相關(guān)的檔案歸檔范圍和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。1在維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，按照檔案集中統(tǒng)一管理和分級保管的原則，定期接收公司各職能部門所形成的，具有永久、長期保存價(jià)值的各種門類、各種載體的檔案，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的室藏體系。2檔案接收工作由經(jīng)理工作部檔案室負(fù)責(zé)，做好檔案接收前的調(diào)查了解指導(dǎo)檢查工作。3進(jìn)室檔案要做到保持全宗的完整性和時(shí)間的連續(xù)性；檔案的立卷（歸檔）、裝訂、編目達(dá)到規(guī)范要求；填寫立卷說明，編制檢索工具；照片、音像檔案要有文字說明。4各職能部門專（兼）職檔案員負(fù)責(zé)各部門檔案資料的收集和整理，并按規(guī)定移交綜合檔案室歸檔。5檔案移交到綜合檔案室時(shí)，移交部門或個人必須填寫檔案移交清冊一式兩份，綜合檔案室與移交部門或個人必須嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，按照清冊清點(diǎn)核對檔案數(shù)量，雙方在移交清冊上簽字蓋章。交接文據(jù)各自保留一份。6對不按照檔案法及有關(guān)規(guī)定，拖延或不移交應(yīng)進(jìn)室檔案的部門和個人，要做好宣傳說服工作，使之能按規(guī)定移交綜合檔案室；對拒不移交者，要依法追究法律責(zé)任。7注意對檔案材料的審核主要審核兩個方面即檔案材料的真實(shí)性和檔案材料的完整性。8接收時(shí)間及程序81公司各部門次年二月底前將預(yù)立卷及歸檔的文件材料移交經(jīng)理工作部檔案室。82基建項(xiàng)目在竣工驗(yàn)收后歸檔。83大型儀器設(shè)備在驗(yàn)收后歸檔。84會計(jì)檔案每年十月底以前移交（保存兩年后）。85刊物檔案次年二月底前立卷移交。86聲像檔案次年二月底前移交（錄音、錄像、題辭、照片）。87人事檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)收集、整理管理。88研究生畢業(yè)論文在答辯后移交。89公開發(fā)表的論文次年二月底前移交。檔案整理制度案卷質(zhì)量總的要求是遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。具體應(yīng)做到下述幾點(diǎn)1歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。2在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開；文電應(yīng)合一歸檔。3不同年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年歸檔；沒有復(fù)文的，放在請示年歸檔；跨年度的規(guī)劃放在針對的第一年歸檔；跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年歸檔；跨年度的會議文件放在會議開幕年歸檔；非訴訟案件放在結(jié)案年歸檔；其它文件材料的歸檔應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。4歸檔文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件卷結(jié)論、決定、判決性文件材料在前，依據(jù)材料等在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，按有關(guān)規(guī)定排列。5歸檔文件材料應(yīng)按排列順序，依件編寫頁號。科技文件材料排列要求文字在前，圖紙?jiān)诤?，各類藍(lán)圖要疊成“手風(fēng)琴”式，圖幅為四號圖，盡寸（210X297MM）C邊為5毫米，D邊為25毫米，標(biāo)題欄露右下角。裝訂的案卷，應(yīng)統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、北面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應(yīng)在卷內(nèi)每份文件材料的右上方加蓋檔號章，并逐件編件號；圖表和聲像材料等也應(yīng)在裝具上或在聲像材料的北面逐件編號。6永久、長期和短期檔案必須按規(guī)定的格式逐件填寫歸檔文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應(yīng)擬寫題名，有的雖有題名但無實(shí)質(zhì)內(nèi)容的亦應(yīng)重新擬寫；沒有責(zé)任者、年、月、日的文件材料要考證清楚，填入有關(guān)項(xiàng)內(nèi)；會議記錄應(yīng)填寫每次會議的時(shí)間和主要內(nèi)容；填寫的字跡要工整。歸當(dāng)文件目錄由綜合檔案室統(tǒng)一留存。7聲像材料應(yīng)用文字標(biāo)出攝像或錄音的對象、時(shí)間、地點(diǎn)、中心內(nèi)容和責(zé)任者。8有關(guān)歸檔文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)，若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí)間填上以示負(fù)責(zé)。備考表應(yīng)置檔案盒尾。9盒內(nèi)文件材料要去掉金屬物，對破損的文件材料應(yīng)按裱糊技術(shù)要求托裱，字跡已擴(kuò)散的應(yīng)復(fù)制并與原件一并歸檔；10文書檔案盒脊、封面、備考表、歸檔章的格式按文書檔案歸檔辦法執(zhí)行。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。12整理檔案時(shí)，要考慮檔案的安全保管和保密及便于提供利用。檔案修改補(bǔ)充制度1對已歸檔的各類檔案，凡與實(shí)際不相符合，認(rèn)為有必要進(jìn)行修改補(bǔ)充的，均應(yīng)進(jìn)行修改補(bǔ)充。2檔案需要修改補(bǔ)充時(shí)，必須寫明修改補(bǔ)充的內(nèi)容和原因，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)同意，方能進(jìn)行修改補(bǔ)充。3檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容涉及多個專業(yè)或部門時(shí)，應(yīng)由修改補(bǔ)充內(nèi)容較多的部門主持，會同有關(guān)部門協(xié)商并會簽。4檔案修改補(bǔ)充內(nèi)容少的，可直接在原件上修改，修改處要加蓋“修改核實(shí)”章。5檔案經(jīng)修改補(bǔ)充后，將修改內(nèi)容填寫在卷內(nèi)備考表中，及時(shí)交回綜合檔案館，檔案人員應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，并做好記錄。6要定期對庫藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)脫色、褪色等字跡模糊的現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，情況嚴(yán)重時(shí)，立即采取補(bǔ)救措施7圖紙的修改補(bǔ)充71如因生產(chǎn)及工程建設(shè)的需要，對建筑設(shè)施等進(jìn)行改動時(shí)，必須及時(shí)對已歸檔的底圖和藍(lán)圖進(jìn)行修改或補(bǔ)充，以保證歸檔圖紙與實(shí)物相符，底