湖州市規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)

湖州市規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)目測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)分評(píng)分細(xì)則得分一、組織保障(20分)1明確分管領(lǐng)導(dǎo)并建立檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)（協(xié)調(diào)）小組，將檔案信息化納入本單位信息化總體規(guī)劃，切實(shí)幫助解決檔案信息化過程中的實(shí)際問題。3分管領(lǐng)導(dǎo)不明確或未建立相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)（協(xié)調(diào)）小組的扣1分；檔案信息化未納入本單位信息化總體規(guī)劃的扣1分（納入的須提供書面材料）；分管領(lǐng)導(dǎo)不能及時(shí)解決工作中的實(shí)際問題的扣1分。2配備責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)素質(zhì)好，有一定計(jì)算機(jī)操作能力的檔案管理人員，且相對(duì)穩(wěn)定。3近2年未參加過檔案部門組織的相關(guān)培訓(xùn)扣1分；不能提供相關(guān)計(jì)算機(jī)專業(yè)培訓(xùn)證明的扣1分；人員更換頻繁的扣1分。3建立健全本單位檔案信息化管理制度，包括電子文件歸檔制度、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范、檔案數(shù)據(jù)安全保密制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)上查詢利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度等，并確保有效落實(shí)。4未制定管理制度的扣2分；制度落實(shí)不力的扣2分。4配備必要的檔案信息化需要的軟硬件設(shè)備。硬件包括計(jì)算機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、刻錄機(jī)、檔案專用服務(wù)器等；軟件包括相關(guān)的數(shù)字檔案應(yīng)用平臺(tái)和管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)同時(shí)具備檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)的采集、管理和利用等功能；單位有OA系統(tǒng)的應(yīng)與檔案管理系統(tǒng)有效鏈接。10硬件每缺1項(xiàng)扣1分，最多扣4分；系統(tǒng)軟件功能不全的酌情扣分，最多扣5分；檔案管理系統(tǒng)未與單位OA系統(tǒng)有效鏈接的扣1分。二、數(shù)字檔案建設(shè)(24分)（一）目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)81建立室藏各類檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索。4要求100%的室藏檔案有電子目錄。只建立部分類別檔案電子目錄的按百分比扣分。2建立科學(xué)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)校對(duì)制度，檔案實(shí)體與電子目錄一一對(duì)應(yīng)，目錄數(shù)據(jù)錄入完整準(zhǔn)確規(guī)范。2隨機(jī)抽查1%的目錄，檢查檔案實(shí)體與電子目錄是否一一對(duì)應(yīng)，抽檢目錄總數(shù)的合格率應(yīng)達(dá)99%，不達(dá)標(biāo)的扣1分；目錄數(shù)據(jù)著錄是否符合浙江省省直單位檔案室電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與交換格式的要求，合格率應(yīng)達(dá)到95%以上，不達(dá)標(biāo)的扣1分。3根據(jù)本單位利用要求，建成2種以上專題數(shù)據(jù)庫(kù)2列出專題數(shù)據(jù)庫(kù)名稱和數(shù)量。每少一種扣1分。（二）全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)101長(zhǎng)久保存價(jià)值的紙質(zhì)檔案完成數(shù)字化掃描8保管期限為永久、長(zhǎng)期（或30年）的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案和科技檔案、保管期限為永久的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)完成全文數(shù)字化掃描，每完成1年得1分。2檔案數(shù)字化成果質(zhì)量符合國(guó)家和省有關(guān)紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范的要求2數(shù)字化成果是否規(guī)范（掃描分辨率、格式等），質(zhì)量是否達(dá)到規(guī)定要求，隨機(jī)抽檢圖像數(shù)據(jù)合格率達(dá)到95%以上，每降低1%扣1分。（三）多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)61完成室藏重要照片、實(shí)物等檔案的數(shù)字化，并符合質(zhì)量要求3未完成保管期限為永久、長(zhǎng)期（或30年）的照片、實(shí)物檔案數(shù)字化的扣2分；質(zhì)量不符合要求的扣1分。2完成室藏重要聲像檔案數(shù)字化，并符合質(zhì)量要求3未完成保管期限為永久、長(zhǎng)期（或30年）的聲像檔案數(shù)字化的扣2分；質(zhì)量不符合要求的扣1分。三、電子文件歸檔(16分）1單位檔案部門應(yīng)明確電子文件的歸檔范圍和保管期限，加強(qiáng)對(duì)歸檔電子文件的日常監(jiān)督與指導(dǎo)。3無(wú)歸檔范圍的扣1分；無(wú)保管期限的扣1分；檔案部門未履行監(jiān)管職責(zé)的扣1分。2對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)歸檔，包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)，并由單位數(shù)字檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理。5電子文件沒有定時(shí)或定期歸檔的扣1分；歸檔不完整的扣1分；沒有實(shí)現(xiàn)檔案部門統(tǒng)一管理的扣3分。3歸檔電子文件應(yīng)符合國(guó)家和省有關(guān)規(guī)定，做到真實(shí)、完整、可用，且整理規(guī)范。8不符合歸檔要求的酌情扣分，最多扣4分；整理不規(guī)范的酌情扣分，最多扣4分。四、數(shù)據(jù)管理(24分)1檔案室應(yīng)配備專用的歸檔電子文件和數(shù)字檔案存儲(chǔ)設(shè)備，規(guī)范存放各類檔案數(shù)據(jù)，并指定專人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的維護(hù)與管理，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。4沒有專用存儲(chǔ)設(shè)備的扣2分；沒有專人維護(hù)與管理的扣1分；存在安全隱患的扣1分。2定期檢查電子檔案的保管情況、檢測(cè)電子檔案的可用性，做好相應(yīng)的遷移、轉(zhuǎn)換工作。6沒有定期檢查檢測(cè)的扣2分；導(dǎo)致數(shù)據(jù)不可用、丟失或損毀的扣2分。3建立電子文件和數(shù)字檔案安全保管和備份制度。歸檔電子文件和數(shù)字檔案應(yīng)一式三套保存，一套封存保管，一套提供利用，一套異地保管；按照檔案登記備份的相關(guān)規(guī)定，將本單位的各類重要電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、電子公文和檔案數(shù)字化成果移交備份到各級(jí)國(guó)家綜合檔案館。8未建立電子文件和數(shù)字檔案安全保管、備份制度的扣1分；未按要求開展安全保管工作的扣3分；未開展向當(dāng)?shù)貒?guó)家綜合檔案館進(jìn)行移交備份工作的扣5分。4屬于國(guó)家、集體秘密的電子檔案（數(shù)據(jù)）有專用的保密存儲(chǔ)介質(zhì)，并按國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。4沒有專用存儲(chǔ)設(shè)備的扣2分；沒有對(duì)涉密文件進(jìn)行規(guī)范管理的扣2分。5涉密電子檔案的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理，履行相關(guān)審批手續(xù)。2沒有履行審批手續(xù)的扣1分（提供書面材料）；對(duì)涉密電子檔案銷毀不徹底的扣1分。五、開發(fā)利用(16分)1建立健全電子檔案利用和利用登記制度，確保檔案信息資源在規(guī)定范圍內(nèi)的有效共享。4不能及時(shí)提供利用的酌情扣分，最多扣3分；沒建立利用登記制度的扣1分。2采用網(wǎng)頁(yè)文件、CHM文件或PDF電子文檔等格式編制實(shí)用的電子檔案編研成果不少于3種。6每缺一種扣2分。3建立了數(shù)字檔案室信息發(fā)布網(wǎng)站，有關(guān)室藏檔案、檔案工作和檔案管理的信息與成