妙筆生花的公文寫(xiě)作之道之八：公文寫(xiě)作一點(diǎn)通

2020/5/27,1,公文寫(xiě)作實(shí)務(wù)湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院院長(zhǎng)辦公室張鳳松,2,2020/5/27,公文的分類(lèi)和種類(lèi),公文格式,公文寫(xiě)作要求,公文概論,3,2020/5/27,一、公文概論,4,2020/5/27,公文是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位等在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書(shū)面文件，是各級(jí)各類(lèi)社會(huì)組織實(shí)施管理的一種重要工具。,（一）公文的概念,5,2020/5/27,1.實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能2.輔助領(lǐng)導(dǎo)決策3.展現(xiàn)機(jī)關(guān)形象4.提高工作效率,（二）公文的寫(xiě)作目的,6,2020/5/27,1.受領(lǐng)導(dǎo)之命，代機(jī)關(guān)立言2.集思廣益、群體行動(dòng)3.有特定讀者對(duì)象，內(nèi)容針對(duì)性強(qiáng)4.事關(guān)公務(wù)活動(dòng)，方針政策性強(qiáng)5.通?？滩蝗菥?，時(shí)限性強(qiáng)6.講究規(guī)范表達(dá)，不求標(biāo)新立異,（三）公文的寫(xiě)作特點(diǎn),7,2020/5/27,二、公文的分類(lèi)與種類(lèi),8,2020/5/27,根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的不同領(lǐng)域,（一）總體分類(lèi),9,2020/5/27,根據(jù)信息表達(dá)方式的不同,10,2020/5/27,根據(jù)物質(zhì)載體的不同,11,2020/5/27,傳遞方向,通用公文的分類(lèi),上行文：向所屬上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送文件；,平行文：向無(wú)隸屬關(guān)系和指導(dǎo)關(guān)系的其它機(jī)關(guān)送達(dá)的文件。,下行文：向所屬被領(lǐng)導(dǎo)、被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)送達(dá)文件；,12,2020/5/27,內(nèi)容性質(zhì),13,2020/5/27,涉密程度,指國(guó)家秘密，不是工作秘密、商業(yè)秘密、公民隱私等。,14,2020/5/27,緩急程度,平件：無(wú)特殊時(shí)間要求；,特急件：內(nèi)容至關(guān)重要并特殊緊急，隨到隨優(yōu)先迅速傳遞處理。,急件：內(nèi)容重要并緊急，優(yōu)先迅速傳遞處理；,公務(wù)電報(bào)與文件的性質(zhì)效用完全相同，標(biāo)識(shí)方法則不同，根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明：特提、特急、加急、平急。,15,2020/5/27,公文的種類(lèi)是指文件各種不同的名稱(chēng)，通常也稱(chēng)為文種。,不同的名稱(chēng)的通用文件能體現(xiàn)出文件制作與發(fā)布者不同的目的與意圖，也能體現(xiàn)出發(fā)文者的權(quán)限及其與收文者之間的行文關(guān)系。,正確認(rèn)識(shí)與選用文種能夠準(zhǔn)確反映發(fā)文者的目的與意圖，體現(xiàn)文件的作用與價(jià)值，便于公文的處理與查找，并對(duì)于提高文件工作的質(zhì)量與機(jī)關(guān)工作效率有直接的影響。,（二）公文的種類(lèi),16,2020/5/27,1.通用公文的規(guī)定文種,17,2020/5/27,命令（令）,18,2020/5/27,決定決議,19,2020/5/27,議案,20,2020/5/27,指示,21,2020/5/27,意見(jiàn),22,2020/5/27,通知,批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)：是行文形式。批轉(zhuǎn)受機(jī)關(guān)等級(jí)和組織系統(tǒng)的制約，只有領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)對(duì)其所屬的工作部門(mén)或其下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文，才能依照法律和上級(jí)規(guī)定的權(quán)限進(jìn)行批轉(zhuǎn)，具有批復(fù)和批轉(zhuǎn)雙重作用；轉(zhuǎn)發(fā)只要是本級(jí)機(jī)關(guān)需要，并符合文件復(fù)制、印發(fā)規(guī)定，均可轉(zhuǎn)發(fā)。,23,2020/5/27,通報(bào),24,2020/5/27,請(qǐng)示報(bào)告,25,2020/5/27,批復(fù),26,2020/5/27,公報(bào)公告通告,27,2020/5/27,條例規(guī)定,28,2020/5/27,函,29,2020/5/27,會(huì)議紀(jì)要,條例：用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)；辦法：適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。,30,2020/5/27,2.單位常用的其它文種,31,2020/5/27,3.專(zhuān)用文件的種類(lèi),32,2020/5/27,三、公文的格式,33,2020/5/27,1文件的格式是文件區(qū)別于其它書(shū)面材料的一個(gè)顯著標(biāo)志。,2由于公文的特殊屬性與作用，因而決定了文件必須有規(guī)范的格式。,3公文格式關(guān)系到維護(hù)文件的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、有效性；關(guān)系到檔案的外在質(zhì)量；關(guān)系到公文格式適應(yīng)現(xiàn)代化管理工作需要，并有利于提高公文處理的效率。,文件的格式,34,2020/5/27,公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)：60g80g膠版印刷紙或復(fù)印紙紙張白度為85%90%橫向耐折度15次不透明度85%pH值為7.59.5,國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式,35,2020/5/27,公文用紙幅面及版面尺寸：A4紙（210mm297mm）天頭（上白邊）37mm1mm訂口（左白邊）28mm1mm版心尺寸（不含頁(yè)碼）156mm225mm排版規(guī)格正文用3號(hào)仿宋體字每面排22行每行排28字頁(yè)碼插在“外側(cè)”,36,2020/5/27,公文用紙幅面及版面尺寸,37,2020/5/27,公文中各要素標(biāo)識(shí)眉首部分：公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人主體部分：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注版記部分：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間,38,2020/5/27,00001,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院文件,鄂經(jīng)院發(fā)2010號(hào),湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院關(guān)于的通知,、：,，。,附件：12,二一年十月二十日,（附注）,主題詞：XXXXXX,抄送：，。湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院院長(zhǎng)辦公室2010年10月20日印發(fā),眉首,主體,版記,機(jī)密一年,特急,1、傳達(dá)行文意圖；2、表明文件的生效時(shí)間和法律憑據(jù)；3、表明行文關(guān)系和主送范圍等。,1、提供主題檢索標(biāo)識(shí)；2、確定復(fù)本送達(dá)范圍；3、提供公文印制責(zé)任者、時(shí)間等。,1、表明文件的法定權(quán)威和信息源；2、確定文件的處理緩急和安全要求；3、為文件的科學(xué)管理提供分類(lèi)標(biāo)識(shí)和檢索途徑。,39,2020/5/27,00001,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院文件,鄂經(jīng)院發(fā)20063號(hào),眉首,機(jī)密一年,特急,目的是為了便于統(tǒng)計(jì)、登記和回收；領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)大批下發(fā)公文時(shí)使用，絕密、機(jī)密公文應(yīng)標(biāo)明。,便于公文查閱、處理、統(tǒng)計(jì)。由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。聯(lián)合發(fā)文時(shí)只標(biāo)注主辦機(jī)關(guān)發(fā)文字號(hào),傳遞和辦理的時(shí)間限度，平件不必標(biāo)注。公文分特急、急件；電報(bào)分特提、特急、加急、平急,同時(shí)在信封上標(biāo)明。,發(fā)文機(jī)關(guān)全稱(chēng)或規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)加“文件”，紅色標(biāo)識(shí)，居中，莊嚴(yán)顯示文件的法定性和權(quán)威性,文件內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的，應(yīng)表明密級(jí)和保密期限；分秘密、機(jī)密、絕密。,反映機(jī)關(guān)本質(zhì)屬性，避免與相近機(jī)關(guān)混淆。通常采用三種方法：1、機(jī)關(guān)代字；2、機(jī)關(guān)代字加文種代字；3、機(jī)關(guān)代字加承辦部門(mén)代字。,年份用全稱(chēng)，用六角括號(hào),不加“第”不編虛號(hào),40,2020/5/27,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院文件,鄂經(jīng)院發(fā)2010XX號(hào),平行、下行公文，至版心上邊緣25mm,眉首,41,2020/5/27,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院文件,鄂經(jīng)院發(fā)20101號(hào),上行文至版心上邊緣為80mm,簽發(fā)人：呂忠梅,上報(bào)的公文需標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名,眉首,42,2020/5/27,四、公文寫(xiě)作的要求,43,2020/5/27,（一）結(jié)構(gòu)層次,第一層為“一、”第二層為“（一）”第三層為“1.”第四層為“（1）”,44,2020/5/27,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院法商學(xué)院團(tuán)委關(guān)于評(píng)選2007-2008年度“五四”先進(jìn)集體和優(yōu)秀個(gè)人的通知（鄂經(jīng)法團(tuán)字20084號(hào)）各團(tuán)總支、學(xué)生社團(tuán)：。一、評(píng)選原則（一）堅(jiān)持公平、公開(kāi)、公正原則；（二）堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)、寧缺勿濫原則；（三）。三、評(píng)選條件（一）“紅旗團(tuán)總支”評(píng)選條件1.2.,45,2020/5/27,（二）公文語(yǔ)言,1.準(zhǔn)確嚴(yán)密（1）準(zhǔn)確反映意圖。（2）嚴(yán)格遵循邏輯。“只要全校上下統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，振奮精神，今年我校高考重點(diǎn)升學(xué)率一定能夠突破90%的目標(biāo)?！保?）恰當(dāng)使用修辭。公文“重實(shí)用，少文飾”，崇尚精粹簡(jiǎn)潔之美、莊重樸素之美。,46,2020/5/27,2.簡(jiǎn)潔明了“在這個(gè)問(wèn)題上，無(wú)論在思想上，還是在觀念上，無(wú)論在認(rèn)識(shí)上，還是在想法上，我們都取得了共同的認(rèn)識(shí)?！?.莊重嚴(yán)謹(jǐn)（1）使用書(shū)面語(yǔ)，不用口語(yǔ)。“散會(huì)后一塊兒吃晚飯”“會(huì)后共進(jìn)晚餐”“來(lái)信早就收到了，現(xiàn)答復(fù)你們”“來(lái)信收悉，函復(fù)如下”（2）使用含義限定的詞語(yǔ)，避免出現(xiàn)歧義。“最近，有些職工表現(xiàn)不太好?！?47,2020/5/27,（三）幾種常用公文的寫(xiě)法,1.通知（1）標(biāo)題格式：發(fā)文單位+事由+文種院團(tuán)委關(guān)于評(píng)選2007-2008年度“五四”先進(jìn)集體和優(yōu)秀個(gè)人的通知（2）收文單位各團(tuán)總支、學(xué)生社團(tuán),48,2020/5/27,（3）正文通知的緣由（目的、意義或依據(jù)）、通知的事項(xiàng)和執(zhí)行通知的要求（4）附件（5）落款部分標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)和成為日期。,49,2020/5/27,關(guān)于我校門(mén)牌號(hào)變更的通知（標(biāo)題）校內(nèi)各單位：（主送機(jī)關(guān)）根據(jù)江夏區(qū)行政區(qū)劃的調(diào)整及武漢市“實(shí)有人口、實(shí)有房屋”信息采集的需要，接公安部門(mén)通知，（緣由）我校的門(mén)牌號(hào)由原來(lái)的“武漢市江夏區(qū)藏龍島科技園區(qū)洋湖大道特1號(hào)”變更為“武漢市江夏區(qū)藏龍島開(kāi)發(fā)區(qū)楊橋湖大道8號(hào)”。（事項(xiàng)）請(qǐng)各單位將相關(guān)資料予以變更。（要求）特此通知。（結(jié)語(yǔ)）院長(zhǎng)辦公室（發(fā)文機(jī)關(guān)）二一年十月二十一日（發(fā)文日期）,50,2020/5/27,2.請(qǐng)示（1）標(biāo)題格式：發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)+事由+文種不能把“請(qǐng)示”寫(xiě)成“申請(qǐng)”，也不能寫(xiě)成“報(bào)告”或“請(qǐng)示報(bào)告”。（2）主送機(jī)關(guān)只能選擇一個(gè)主管上級(jí)機(jī)關(guān)作為主送機(jī)關(guān)。,51,2020/5/27,（3）正文說(shuō)明請(qǐng)示原因（依據(jù)、目的、背景）；提出請(qǐng)示的事項(xiàng)（主體部分）；提出行文要求。（4）發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)（5）成文日期,52,2020/5/27,湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院關(guān)于建設(shè)普通話水平測(cè)試計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)室的請(qǐng)示湖北省語(yǔ)言文字工作委員會(huì):(主送單位)我校自2004年成立普通話水平測(cè)試工作站以來(lái)，已先后組織近3萬(wàn)名學(xué)生參加普通話水平等級(jí)測(cè)試。近年來(lái)，我校要求參加普通話測(cè)試的學(xué)生越來(lái)越多，但由于我校普通話測(cè)試員數(shù)量不足，加之學(xué)校地處遠(yuǎn)城區(qū)，從校外聘期測(cè)試員的難度較大，（背景、原因）因此希望建設(shè)普通話水平測(cè)試計(jì)算機(jī)輔助測(cè)試系統(tǒng)10臺(tái)，費(fèi)用由我校承擔(dān)。（請(qǐng)示事項(xiàng)）妥否，請(qǐng)批示。（行文要求）湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院二一年十月二十日,53,2020/5/27,3.會(huì)議紀(jì)要,（1）標(biāo)題（2）正文（會(huì)議概況+會(huì)議主要精神）會(huì)議概況：會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、列席人員、主持人、研究的問(wèn)題等會(huì)議要素用一段文字概況起來(lái)，以使讀者對(duì)會(huì)議情況有基本了解。會(huì)議主要精神：會(huì)議研究決定的主要事項(xiàng)。一般用條款式來(lái)行文，一條寫(xiě)一個(gè)決定事項(xiàng)。要正確集中會(huì)議討論的意見(jiàn)，不統(tǒng)一、有分歧的意見(jiàn)一般不寫(xiě)進(jìn)會(huì)議紀(jì)要。,54,2020/5/27,4.工作計(jì)劃和總結(jié),工作計(jì)劃和總結(jié)，不是國(guó)家法定公文，屬于日常事物類(lèi)公文。不能單獨(dú)行文，一般用“通知”的形式發(fā)文。如，湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院關(guān)于印發(fā)學(xué)校2010年工作計(jì)劃的通知。,55,2020/5/27,（1）工作計(jì)劃的寫(xiě)法標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱(chēng)+時(shí)間+事由+文種正文：前言：主要交代制定計(jì)劃的指導(dǎo)思想、背景、目的、依據(jù)、總體目標(biāo)，以及實(shí)施此項(xiàng)計(jì)劃對(duì)今后的重大影響等內(nèi)容。主體：具體任務(wù)、措施要求和安排步驟?！坝?jì)劃三要素”。,56,2020/5/27,結(jié)尾：通常說(shuō)明檢查落實(shí)的辦法、注意的事項(xiàng)等等。落款：標(biāo)明制定計(jì)劃的單位名稱(chēng)和具體時(shí)間。有的計(jì)劃采用題注方式，將單位名稱(chēng)和日期，在標(biāo)題之下的括號(hào)內(nèi)注明，有了題注，就不需要落款。,57,2020/5/27,（2）工作總結(jié),標(biāo)題：機(jī)關(guān)名稱(chēng)+時(shí)間+事由+文種正文前言：用簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言概括總結(jié)針對(duì)的時(shí)間、工作情況、基