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有衛(wèi)生防疫專業(yè)特色的檔案編研工作 隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的蓬勃發(fā)展,各級衛(wèi)生防疫站的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道,特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來,更是將檔案工作推向一個新的高度。衛(wèi)生部“等級站評審標(biāo)準(zhǔn)”,將檔案管理晉級達(dá)標(biāo)做為等級站評審申報(bào)的先決條件之一,明確地列入其隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的蓬勃發(fā)展,各級衛(wèi)生防疫站的檔案工作也逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化管理的軌道,特別是自檔案目標(biāo)管理活動開展以來,更是將檔案工作推向一個新的高度。衛(wèi)生部“等級站評審標(biāo)準(zhǔn)”,將檔案管理晉級達(dá)標(biāo)做為等級站評審申報(bào)的先決條件之一,明確地列入其中,這就極大地促進(jìn)了防疫站檔案工作的發(fā)展。僅以我市為例,我市區(qū)縣站中目前已有十三家區(qū)縣站晉升了市級先進(jìn),兩家達(dá)國家二級,市防疫站也于年晉升為國家一級。隨著檔案工作的升級發(fā)展,研究如何提高檔案編研工作,深入開發(fā)檔案信息資源已成為各衛(wèi)生防疫站檔案工作中一項(xiàng)十分重要的任務(wù)。我站在開展編研工作時,在突出衛(wèi)生防疫專業(yè)特色上做文章,使編研材料有很強(qiáng)的專業(yè)性、實(shí)用性,受到業(yè)務(wù)人員的歡迎和好評。在工作中我們體會到,要開發(fā)有衛(wèi)生防疫特色的檔案編研材料,要抓住以下幾個環(huán)節(jié):一、以業(yè)務(wù)檔案為編研工作的主要對象衛(wèi)生防疫站在以開展衛(wèi)生防病為中心的各項(xiàng)工作中,形成了大量的文書、業(yè)務(wù)技術(shù)、科研、基建、設(shè)備、會計(jì)、教學(xué)、聲像、實(shí)物等檔案材料。但由于衛(wèi)生防疫是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作,故而反映與記錄此項(xiàng)工作的主要載體棗業(yè)務(wù)檔案也就具有了極強(qiáng)的專業(yè)性。此外,衛(wèi)生防疫在業(yè)務(wù)上又具有連續(xù)性的特點(diǎn),對疫情流行規(guī)律的認(rèn)識以及在開展公共衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測的過程中,都必須以業(yè)務(wù)檔案為依據(jù)。因此,在開展檔案編研工作時,應(yīng)首先從業(yè)務(wù)檔案入手,編研材料才可能有專業(yè)特色,才能更有效地為站開展衛(wèi)生防病、監(jiān)督監(jiān)測工作服務(wù)。二、選題要圍繞業(yè)務(wù)上的主要任務(wù)檔案編研材料要有特色,要把好選題關(guān)。選題應(yīng)圍繞和反映單位的中心工作和主要業(yè)務(wù)活動。脫離業(yè)務(wù)工作的選題,就談不上編研材料的專業(yè)性。為此,檔案人員應(yīng)做到兩個了解和掌握。?要了解和掌握單位的中心工作在安排全年的檔案編研工作時,首先要摸清單位檔案利用需求的趨向,以此來確定編研選題,從而確保編研材料能最大限度地滿足單位實(shí)際工作的需要。然而,對檔案的利用往往都圍繞著單位的中心工作,因此,只有了解和掌握單位的中心工作,才能對當(dāng)年的編研工作的開展做到心中有數(shù),才能確保編研選題在大的方向上與單位的中心工作保持一致,不偏離利用需求,更好地服務(wù)于中心工作。如我站近兩三年來的中心工作是為申報(bào)省市級一級站評審做準(zhǔn)備工作,而等級站評審標(biāo)準(zhǔn)要求各科出具近十年、五年的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)的綜合分析。對此,檔案室及早做出反應(yīng),在制定編研計(jì)劃時,就安排編制反映這一內(nèi)容的編研材料,為及時滿足全站的利用需要起到了積極的作用。?要了解和掌握各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作內(nèi)容衛(wèi)生防疫站的主要業(yè)務(wù)是開展傳染病、地方病的預(yù)防和管理以及食品衛(wèi)生、環(huán)境衛(wèi)生、學(xué)校衛(wèi)生、放射衛(wèi)生、勞動衛(wèi)生的監(jiān)督監(jiān)測。檔案人員在具體做各專業(yè)口的編研計(jì)劃時,應(yīng)針對以上各業(yè)務(wù)工作的特點(diǎn)和內(nèi)容來確定編研材料的題目和適合的類型。為此,檔案人員應(yīng)經(jīng)常深入科室,廣泛地與業(yè)務(wù)人員交流,了解各科工作職責(zé)和范圍,熟悉各業(yè)務(wù)工作的流程和具體內(nèi)容,從中掌握業(yè)務(wù)人員的利用需求。此外,還可通過在借閱中開展專題利用登記、發(fā)放利用意見表和分析利用效果登記等形式,充分全面地了解和認(rèn)識業(yè)務(wù)人員的利用需求。這是確保編研選題具有專業(yè)性并能符合業(yè)務(wù)需求的重要環(huán)節(jié)。三、積極開發(fā)深層次的檔案編研材料檔案部門在分析利用需求的基礎(chǔ)上,針對室藏檔案的內(nèi)容和特點(diǎn),可以開展多種層次的編研加工。如各衛(wèi)生防疫站的檔案中均有歷年來國務(wù)院、衛(wèi)生部及北京市政府頒發(fā)的關(guān)于傳染病管理及五大衛(wèi)生的法規(guī)、條例、程序及業(yè)務(wù)技術(shù)規(guī)范,而衛(wèi)生防疫站做為衛(wèi)生行政機(jī)關(guān)委托的執(zhí)法機(jī)構(gòu),在履行其職權(quán)時必須依據(jù)有關(guān)的法規(guī)條例進(jìn)行。檔案部門如能編制有關(guān)的業(yè)務(wù)依據(jù)性文件匯編,就會十分有效地滿足業(yè)務(wù)工作的需要。這種文件匯編既實(shí)用,做起來又不難。然而,由于衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)是一項(xiàng)連續(xù)性很強(qiáng)的工作,在開展疫情的分析預(yù)測、制定防治策略以及對公共衛(wèi)生實(shí)施監(jiān)督監(jiān)測的過程中,都需要掌握和對比以前年度的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù),特別是在開展預(yù)防醫(yī)學(xué)科學(xué)研究時,更需要以較長年度的相關(guān)數(shù)據(jù)做依據(jù)。因此,檔案部門如能將分散在各年檔案中的監(jiān)督監(jiān)測數(shù)據(jù)集中起來,做出有針對性的統(tǒng)計(jì)和分析,就可以使檔案的利用變得更系統(tǒng)更直觀,就可以極大地節(jié)省業(yè)務(wù)人員的時間。這就要求檔案人員對檔案信息除進(jìn)行上述初次加工外,還應(yīng)將編研工作的重點(diǎn)放在能系統(tǒng)地提供高度濃縮的檔案信息的二三次加工產(chǎn)品上。從實(shí)踐中看,根據(jù)各專業(yè)口的需要,開展專題性的統(tǒng)計(jì)分析更為適宜。如我站所編制的“年北京市食物中毒發(fā)生情況分析”,“北京市五百例預(yù)防接種副反應(yīng)分析”,“年北京市流腦發(fā)病、死亡數(shù)統(tǒng)計(jì)與分析”,這類編研材料已經(jīng)常地被業(yè)務(wù)人員應(yīng)用于科研、專題調(diào)查等實(shí)際工作中,顯示了很強(qiáng)的實(shí)用性。檔案部門在編制專題性統(tǒng)計(jì)分析材料時,應(yīng)注意以下幾個問題:?要積極爭取業(yè)務(wù)部門的配合檔案部門根據(jù)所選題目,以站藏檔案為依據(jù),在完成對各年度相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)后,可交予業(yè)務(wù)科室,由專業(yè)人員做出分析性報(bào)告。這樣的編研材料既內(nèi)行,又有一定的深度。?統(tǒng)計(jì)分析時間跨度要大統(tǒng)計(jì)分析材料的時間跨度越大,越能揭示出規(guī)律性、本質(zhì)性的信息,越能有助于業(yè)務(wù)人員認(rèn)識和總結(jié)疾病流行規(guī)律及公共衛(wèi)生發(fā)展趨勢。如果所跨年度過短,就沒有多少實(shí)用的價(jià)值,不能為湊編研材料的數(shù)量而忽視編研材料的實(shí)用性。?統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)真實(shí)準(zhǔn)確完整編研不是杜撰,它必須以檔案材料為依據(jù),是在分析檔案原件內(nèi)容的基礎(chǔ)上,根據(jù)選題對數(shù)據(jù)進(jìn)行取舍。因此,如實(shí)地采用檔案數(shù)據(jù),是決定編研質(zhì)量及可靠程度的前提。有時,某個編研題目所需數(shù)據(jù)不能從檔案上直接得來,就需要檔案人員認(rèn)真研究檔案材料,找到相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算而得出,不能圖省事而主觀杜撰。另外,數(shù)據(jù)必須要準(zhǔn)確完整,不能隨意遺漏,要保證所采用的數(shù)據(jù)能系統(tǒng)全面地揭示編研材料的主題。要根據(jù)數(shù)據(jù)間的有機(jī)聯(lián)系進(jìn)行分類,同類項(xiàng)目才能進(jìn)行有關(guān)的計(jì)算。計(jì)算要正確,并要經(jīng)過復(fù)核。?形式新穎好看編制專題性統(tǒng)計(jì)分析,往往以表格、數(shù)字、文字為主,形式比較單一刻板。我們可采用計(jì)算機(jī)豐富的圖表處理軟件和打印技術(shù),使編研材料做到圖文并茂,色彩鮮艷,生動直觀,新穎好看。 四、檔案人員應(yīng)具備專業(yè)知識 檔案人員要努力開發(fā)檔案信息資源,做到編研材料有特色,為衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)服務(wù),這是衛(wèi)生防疫站檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時,這項(xiàng)工作也對檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。做四、檔案人員應(yīng)具備專業(yè)知識檔案人員要努力開發(fā)檔案信息資源,做到編研材料有特色,為衛(wèi)生防病業(yè)務(wù)服務(wù),這是衛(wèi)生防疫站檔案工作不斷發(fā)展和進(jìn)取的需要。同時,這項(xiàng)工作也對檔案人員的自身素質(zhì)提出了較高的要求。做為衛(wèi)生防疫站檔案人員,做好編研工作,應(yīng)具備的專業(yè)知識應(yīng)有兩層含義,一是檔案編研專業(yè)知識,一是衛(wèi)生防病專業(yè)知識。目前的衛(wèi)生防疫站檔案人員多為“半路出家”,因此加強(qiáng)對檔案編研工作的認(rèn)識和編研知識與技能的學(xué)習(xí)是十分必要的。這是做好編研工作的基礎(chǔ)。另一方面,檔案人員只有學(xué)習(xí)和掌握了衛(wèi)生防病專業(yè)知識,才能閱讀和分析業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告和總結(jié),才能選擇反映專業(yè)特點(diǎn)和內(nèi)容的編研材料題目及適合的類型,這是確保編研材料具有專業(yè)特色的前提。此外,在編研材料的編制過程中,即使請有關(guān)的業(yè)務(wù)人員配合進(jìn)行,也需要檔案人員在具備一定的專業(yè)知識的基礎(chǔ)上,與
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