會務(wù)組織與管理.ppt

,會務(wù)組織與管理,2000年8月,會議的組織和管理目錄,一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-目錄,會前準(zhǔn)備,策劃案的內(nèi)容Team小組會場勘察起草協(xié)議會務(wù)分工制定會議費(fèi)預(yù)算,精品資料網(wǎng),會議的組織和管理目錄,前四周,前一周,匯款;物資備齊,前二周,與賓館簽協(xié)議;起草預(yù)算并通過,前三周,策劃案定稿;會務(wù)組成立;會場勘察,開會日期,策劃案起草;成立會議TEAM;會務(wù)準(zhǔn)備開始,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,目的、主題、時間、參會人員（類型、人數(shù)）、地點(diǎn)、會議日程、議程、人員分工、各項(xiàng)工作負(fù)責(zé)人、各項(xiàng)活動的推進(jìn)時間等會務(wù)工作是圍繞會議的內(nèi)容、形式進(jìn)行的。,策劃案的內(nèi)容,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,案例：99年代理會及聯(lián)歡會策劃實(shí)施案,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-成立TEAM組,組織落實(shí)，成立TEAM組,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-策劃案的內(nèi)容,會務(wù)工作要保證策劃案的順利實(shí)現(xiàn)會務(wù)工作五個意識：全局意識、客戶意識補(bǔ)臺意識、奉獻(xiàn)意識創(chuàng)新意識,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,會場勘察,會場院勘察俗稱“踩點(diǎn)”是會前必須要做的基礎(chǔ)性工作,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,原則,勘察原則：會務(wù)工作為會議內(nèi)容服務(wù)以策劃案為依據(jù)，方便操作、節(jié)約資金，保證會議順利進(jìn)行,注意事項(xiàng),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,會場方面賓館的軟硬件,注意事項(xiàng),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會場勘察,餐飲方面租車問題價格問題,起草協(xié)議的內(nèi)容和注意事項(xiàng),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,協(xié)議是會務(wù)組與賓館合作的基礎(chǔ)和標(biāo)準(zhǔn)，要細(xì)致、全面、對等、無漏洞。,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,1、會議日期2、住房標(biāo)準(zhǔn)及費(fèi)用3、場地安排及費(fèi)用,內(nèi)容涉及,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,4、餐飲及費(fèi)用5、甲方對乙方的規(guī)定6、乙方對甲方的規(guī)定7、結(jié)算等,內(nèi)容涉及,會前準(zhǔn)備-起草協(xié)議,會議的組織和管理,案例：2000與成都銀河王朝酒店的協(xié)議,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,會務(wù)組的分工,精品資料網(wǎng),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：99代理會人員分工職責(zé),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：2000年代理會邀請信內(nèi)容：1、前言2、會議日程3、注意事項(xiàng)4、入住賓館地點(diǎn)及電話5、回執(zhí),會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,邀請流程,1、北京制定原則、分配名額；2、大區(qū)操作定名單；3、E-mil參會代理；4、代理填個人資料回執(zhí)發(fā)大區(qū)；5、大區(qū)審核E-mil北京；6、北京終審、給編號；7、編號分別發(fā)大區(qū)；,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,案例：2000代理會物資準(zhǔn)備清單,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-會務(wù)組的分工,工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、細(xì)心、耐心溝通協(xié)調(diào)能力強(qiáng)任勞任怨能連續(xù)作戰(zhàn)服從分配協(xié)作意識好原則性強(qiáng)應(yīng)變能力強(qiáng),對會務(wù)人員的要求,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,會議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問題,年初有預(yù)算；全面、精細(xì)、節(jié)約；距開會日期前兩周，做出預(yù)算送審批；,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,會議費(fèi)預(yù)算的制定,必須注意的問題,距開會日期前一周，務(wù)必匯出所需款項(xiàng)；提前行文，寫明規(guī)則。,會議的組織和管理會前準(zhǔn)備-制定會議預(yù)算,案例：99年代理會預(yù)算表,會議的組織和管理案例,案例：99代理會費(fèi)申請報(bào)告99代理會費(fèi)用使用、審批、報(bào)銷規(guī)定關(guān)于參加西安活動的人員通知,會議的組織和管理目錄,一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施,會務(wù)的實(shí)施,會務(wù)組：出發(fā)時間及工作內(nèi)容簽到注意事項(xiàng)會議期間的工作會議結(jié)束的工作,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-出發(fā)時間,會務(wù)組的工作,提前兩天出發(fā)熟悉環(huán)境檢查工作熟悉各自接口人購物及準(zhǔn)備工作開預(yù)備會,精品資料網(wǎng),注意事項(xiàng),會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-簽到,關(guān)鍵點(diǎn)：住房鑰匙簽到臺住房分配其它,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-簽到,案例：簽到程序界面演示,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-簽到,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-開會期間,開會期間的工作,與餐廳的聯(lián)系與會場的聯(lián)系與服務(wù)臺的聯(lián)系與客房部的聯(lián)系處理突發(fā)事件,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-會議結(jié)束,會議結(jié)束的工作1退房；整理物品；結(jié)帳；回收問卷。,會議的組織和管理會務(wù)的實(shí)施-會議結(jié)束,案例：意見反饋樣式,會議的組織和管理目錄,一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，表彰先進(jìn),會后的總結(jié)和決算,案例：匯款、99年總結(jié)、會務(wù)人員考核標(biāo)準(zhǔn),會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,統(tǒng)計(jì)分析參會情況,會后的總結(jié)和決算,案例：2000年代理會分析,會議的組織和管理其它,代理簽到情況,會議的組織和管理其它,代理入住情況,精品資料網(wǎng),會議的組織和管理其它,代理地域分布,會議的組織和管理會后總結(jié)和決算,會議費(fèi)的報(bào)銷、決算和分?jǐn)?會后的總結(jié)和決算,案例：99決算,會議的組織和管理目錄,一、會前準(zhǔn)備二、會務(wù)實(shí)施三、會后總結(jié)和決算四、中小型會議的會務(wù)管理,目錄,會議的組織和管理中小型會議的會務(wù)實(shí)施,中小型會議的會務(wù)實(shí)施,會務(wù)工作程序會議準(zhǔn)備檢查表會議主持人自我檢查表,目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理,1、會議目的：2、會議的形式：3、會議的時間：4、會議議程及主持人：5、會議地點(diǎn)；6、會場如何布置；7、出席人數(shù)；8、出席者名單；9、出席者座位安排；10、是否準(zhǔn)備座簽；,高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題幾個注意問題,舉例：會務(wù)準(zhǔn)備檢查,目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理,11、是否安排出席人員往返會場的交通工具；12、會議是否安排出席人員住宿問題；13、有無資料隨會議通知預(yù)先發(fā)出；14、準(zhǔn)備那些必要的輔助視聽器材；15、準(zhǔn)備文具（文件夾、訂書機(jī)、訂書針、膠帶紙等）；,高效會議基本環(huán)節(jié)及注意問題幾個注意問題,精品資料網(wǎng),目標(biāo)管理為什么實(shí)行目標(biāo)管理,16、準(zhǔn)備會議場所周邊位置圖（行車路線、洗手間、茶水間、休息室、餐廳等；17、是否要求與會者準(zhǔn)備資料及副本的份數(shù)；18、安排食宿及床位及娛樂項(xiàng)目；19、其他：